Nemzetközi kommunikáció. II. unit Diplomáciatörténet, nemzetközi protokoll és etikett. Szerző: Kovács Krisztina Lektor: Hidasi Judit
Bevezető Ebben az elektronikus tananyagban ön megismerkedhet a viselkedési szabályok kulturális és interkulturális dimenzióival, a nemzetközi protokoll és etikett alapjaival, valamint a diplomáciai tevékenység történetével és jellegzetességeivel. A tananyag első részében a kultúra és viselkedés összefüggéseit, az interkulturalitás és a nemzetköziség fogalomkörét mutatjuk be. Szó esik azokról az általános, nemzetspecifikus viselkedési szabályokról is, amelyek hozzásegítenek a kommunikációs sikerhez hivatalos és magán jellegű külföldi útjaink során. A második és harmadik tananyagrészben a viselkedéskultúrával, valamint a társadalmi érintkezés eszköztárával foglalkozunk, kitérünk az öltözködéskultúra legfontosabb elemeire, a hivatalos névjegyhasználatra, az ajándékozási szokásokra, nemzeti jelképeinkre, valamint a kitüntetések átadásának és viselésének szabályaira. A negyedik részben bevezetjük az olvasót a diplomácia világába az alapvető diplomáciai fogalmak ismertetésével, a diplomata tevékenységének jellemzésével. Ezt követően tárgyaljuk az állami és üzleti protokoll alapjait, a protokolláris rangsorolást, a hivatalos ceremóniák szertartásrendjét és ültetésrendjét. A tananyag utolsó része a kétoldalú delegációs programok, valamint a sokoldalú nemzetközi rendezvények szervezési folyamatát mutatja be lépésről-lépésre. Az egyes tananyagrészek végén található feladatok, valamint a feleletválasztós kvíz lehetővé teszik az ismeretek elmélyítését, ellenőrzését és gyakorlati alkalmazását az olvasó számára.
Tartalom Első rész: A viselkedési szabályok kulturális dimenziói Második rész: Viselkedéskultúra Harmadik rész: A társadalmi érintkezés eszközei Negyedik rész: Diplomácia és protokoll Ötödik rész: Nemzetközi rendezvények szervezése
A viselkedési szabályok kulturális dimenziói
Kultúra és viselkedés A kultúra Egy adott közösség által birtokolt, használt, alakított és közvetített szellemi és tárgyi világ, amelyet a közösség tagjai azonos módon értelmeznek. (Hidasi 2004, 14) A kultúra tehát az emberiség által létrehozott anyagi és szellemi értékek összessége, egy bonyolult kölcsönhatási viszonyrendszer, amely alkotóelemeinek változása által maga is folyamatos átalakuláson megy keresztül. De szintén kultúrának nevezzük a művelődés valamely területét és megnyilvánulásait egy népcsoport életében. Egy adott társadalom kulturális működése közös szimbólumrendszer alapján biztosított, amely lehetővé teszi a társas érintkezések létrejöttét és értelmezését. E kulturális szimbólumrendszer alkotóelemei többek között a viselkedési szabályok, konfliktuskezelési stratégiák, belső normák, a verbális és nonverbális kommunikáció aránya, amelyek kultúránként eltérő módon és mértékben érvényesülnek. A kultúra és a rá jellemző viselkedési szabályrendszer nem velünk született értékrendszer, hanem a szocializáció során sajátítjuk el, amelynek színtere a család, az oktatás, valamint a társas környezet. A kulturális közösség tagjai rendelkeznek egyfajta közös tudással, amelyet nap mint nap alkalmaznak a társas interakcióban.
Viselkedés nemzeti viszonylatban Bemutatkozás japán módra A jó modor nemzetközi jelenség, ám az egyes nemzetek különböző kulturális szokásokkal rendelkeznek, így az illem követelményei is eltérőek a nemzeti sajátosságok függvényében. A nemzeti illemszokások egy adott közösség lakhelyének természeti adottságaihoz (földrajzi elhelyezkedés, éghajlat, nyersanyagok), történeti gyökereihez, társadalmi rendszeréhez, kulturális hagyományaihoz és életviteléhez kapcsolódnak. A mai kor embere már nem elzártan, egyetlen közösség tagjaként él a világban, hanem a technika fejlődésének köszönhetően számos kultúrával kerül kapcsolatba mindennapi munkája és személyes élete során. Szükségessé vált a számára, hogy ne csak annak a kultúrának a keretei között tudjon érvényesülni, amelybe beleszületett, hanem helyt tudjon állni a nemzetközi társas érintkezés helyzeteiben is. A következőkben kis ízelítőt nyújtunk egyes nemzetek sajátosságaiból olyan nemzet-specifikus illemszabályokkal, amelyeknek ismerete elengedhetetlen a nemzetközi kommunikációs helyzetek megértéséhez és zökkenőmentes kezeléséhez.
Sajátos nemzeti viselkedési szabályok Egymás köszöntése Az arab országokban vallási okok miatt egymás üdvözlése szigorú szabályok alapján történik. Az arab etikettben fontos szerepet tölt be a kézfogás, de távozáskor el is hagyható. Barátok között az arc mindkét oldalára adott csók egy természetes üdvözlési mód, de csak férfiak közt megengedett. Női családtagokkal nem illik kezet fogni, hogylétük felől érdeklődni szintén udvariatlanság. A kézfogás Izraelben is csak férfiak között szokás, mivel hithű izraeliták nem érinthetnek meg idegen nőt. Indiában sem fognak kezet a nők, bemutatni sem szokták őket. Az indiaiak két tenyerük összeillesztésével üdvözlik egymást. Japánban sem jellemző a kézfogás, meghajlással köszöntik egymást az emberek. Amerikában, Afrikában és az európai országokban jellemző köszöntési mód a kézfogás, sőt, egyes európai országokban illik a hölgyeknek kezet csókolni, pl. Lengyelországban, Ausztriában. Másutt azonban (a britteknél) ez kerülendő és a kézfogás is inkább csak férfiak közt szokás. Spanyolországban a kézcsók csak magán jellegű kapcsolat esetén illendő a szigorú spanyol etikett miatt. De előfordul, hogy egy spanyol férfi meghajol az utcán egy idegen nő előtt, kifejezve ezzel tiszteletét. Búcsúzáskor az oroszok egy percig hangtalanul várakoznak, míg Svédországban távozáskor illik a vendéglátónál névjegyet hagyni köszönetképpen.
Megszólítás Az Amerikai Egyesült Államokban a társasági érintkezést az egyszerűség és a közvetlenség jellemzi, Dél felé haladva azonban erősödnek a formalitások. Az amerikaiaknál és a svédeknél általánosan elterjedt a tegeződés, de ez nem jelent bizalmaskodást. Latin-Amerikában és egyes európai országokban a történelmi múlt hagyatékaként alapvető elvárás rangjukon szólítani a nemesi származású és magas hivatali tisztséget betöltő személyeket, mint például Ausztriában, Franciaországban és Angliában. Ajándékozás és dicséretek Arab országokban és Spanyolországban nem illik dicsérni a házigazda otthoni vagy irodai tárgyait, mivel ősi szokás szerint fel kell ajánlani e tárgyakat a vendég részére. Egyes népcsoportok tagjai számára tilos alkoholt ajándékozni (pl. arabok), mivel vallásuk tiltja az alkoholfogyasztást. Indiában az ajándékba kapott virágfüzért illik egészen a szálláshelyig viselni. Japánban ajándékozásnál a csomagolásnak nagyobb szerepe van, mint az ajándék tartalmi értékének, míg pl. Kínában egyáltalán nem szokás az ajándékozás. Svédországban lakásra szóló meghíváskor illik virágot küldeni a háziasszonynak, a főztjét azonban nem illik megdicsérni az étkezés során.
Étkezési szokások Angol szokás pl. étkezésnél a villa domború oldalával venni az ételből, a fűszereket a tányér szélére szórni az étel egyéni fűszerezéséhez, a levest pedig a kanál oldaláról fogyasztani. Az angol étkezéskultúra szerint a bal kéz étkezéskor a karfán nyugszik, a szalvétát pedig a gallérba kell tűrni, nem ölbe (ez utóbbi kontinentális hagyomány). Előkelőbb angol társaságban illik először tejet tölteni a csészébe, majd utána a teát rátölteni. Arab országokban megtiszteltetésnek számít, ha a vendéglátó saját kezűleg teszi a vendég szájába a legfinomabb falatokat. Az arabok nem fogyasztanak disznóhúst, a hinduk azonban nem fogyasztanak marhahúst és jellemzően jobb kézzel étkeznek. A zsidó vallás kizárólag a kóser (rituálisan tiszta) ételek fogyasztását engedélyezi. (A teve, a sertés és a nyúlhús nem minősülhetnek tisztának.) Az USA-ban nem modortalanság csak villával étkezni, miután késsel felvágták az ételt. Mekkora eltérés ez az angol etiketthez képest! Japánban a vendégnek illik böfögéssel jeleznie, hogy ízlett az étel és szürcsöléssel dicsérni a zöld teát. Japán étteremben a vendégnek le kell vennie lábbelijét és figyelni kell arra, hogy az idősebb vendég vegye fel előbb a pálcikát az asztalról az étkezés kezdetén. A svédek köszöntése koccintáskor Skál (szkól, jelentése koponya), mivel a legenda szerint a viking ősök az ellenség koponyájából ittak. Poháremeléskor a poharat a négy égtáj felé nyújtják, egy hajtásra megisszák az italt és megismételik a jelképes mozdulatot.
Öltözködés Arab országokban a nők semmi esetre sem öltözködhetnek kihívóan, illik kerülniük a nadrágviseletet. A karok és a vállak soha nem maradhatnak fedetlenül. Templomokba tilos fedetlen vállakkal bemenni. Argentínában nem illik öltönyt és nyakkendőt hordani ünnepekkor. Ünnepi alkalmakkor Spanyolországban (a mediterrán klíma ellenére) elengedhetetlen nők számára a harisnya viselete. Gesztusok Az arab világban bizonyos ujj- és kéztartásoknak meghatározott jelentése van, ezért az ujjak legyenek mindig összezárva, amikor arabokkal kerülünk kontaktusba, soha ne mutogassunk! Bulgáriában az igen-nem jelzése a magyar kultúrához képest fordított jelentésű. Burmában a kétkezűség gesztusa terjedt el. Bal kézzel tilos, de jobb kézzel sem javasolt az ajándék és pénzt átadása. Ez többféle kultúra közös sajátossága, ajánlott figyelnünk rá külföldi útjaink során! A Perzsa-öböl országaiban nem szabad lábfejünket a partner felé mutatni és mutatóujjal gesztikulálni. Nem illik továbbá keresztbe tett kezekkel vagy lábakkal ülni.
Nemzetköziség A nemzeti viselkedésbeli sajátosságok vizsgálatakor kirajzolódik előttünk egy értékrendszer, egy alapvető illemtani norma, amelynek különböző megnyilvánulásai tükröződnek vissza a nemzeti viselkedéskultúrákban. Ennek egyik oka, hogy az illemtani szokások összefüggnek az ember gondolkodásával, biológiai meghatározottságával, érzelemvilágával, a közösségi létforma jellemzőivel és az emberi civilizáció előrehaladásával. A jó modor és az egymás iránti tisztelet minden nemzet viselkedéskultúrájának szerves része. A másik ok a kultúrák közötti párbeszéd és egymásra gyakorolt hatásrendszerük. Napjainkban a kulturális érintkezések színtere mind szakmai, mind személyes életünkben meghaladja a nemzeti kultúra határait. Önmagában véve, passzivitásként mit sem ér kulturális tudásunk. Csak abban az esetben tudjuk hasznát venni, ha képesek vagyunk az egyes társadalmi helyzetekben aktív tevékenységgé alakítani. A globalizáció hatásmechanizmusai és az információs technológiák térhódítása miatt minden általános emberi tevékenység egyszerre több kultúrához is kapcsolódik. A nemzetköziesedés folyamata egyes tudományok dinamikus fejlődését és újak megjelenését váltotta ki, gondoljunk például a fordítástudományra, a média- és kommunikációs tudományokra, valamint az interkulturalitásra.
Feladatok (A viselkedési szabályok kulturális dimenziói) 1.Mely népcsoport(ok)hoz köthetőek az alábbi jellegzetességek? - ha nem volna kezük, megnémulnának - nem mondanak nemet, inkább haboznak igent mondani - egyes állatokat szentként kezelnek - nem adnak sokat a külsőségekre - nem illik kereken visszautasítani kéréseiket, invitálásukat - nem szívesen beszélnek történelmi gyökereikről - nem értik a viccet 2. Egy törökországi ügyfelétől meghívást kap Ankarába egy közös üzleti találkozóra, valamint ügyfele nagyszabású születésnapi ünnepségére. Hogyan készül elő az útra? Mire ügyel különösen a kint tartózkodás alatt? (leíró jellegű feladat, kb. 10 mondat terjedelemben) 3. Mely nemzet közmondásai lehetnek a következők? Mit jelenthetnek? A majom is leesik a fáról. Ajándék lónak ne nézd a fogát! Aki kapja, marja.
Viselkedéskultúra
A viselkedéskultúra fogalma Az egyén társadalmi, üzleti, személyes megnyilvánulásai magatartásában (belső tulajdonságok által meghatározott viszony másokkal kapcsolatosan) és viselkedésében (a magatartás formai megnyilvánulása) mutatkoznak meg. Ugyanazon magatartásforma eltérő viselkedésformákkal is kifejezhető. Minden társadalmi közösség rendelkezik magatartásbeli sajátosságokkal, létrehozza saját érintkezési szabályait, írott és íratlan erkölcsi, illetve nem erkölcsi tartalmú szabályokat, amelyek a viselkedéskultúrát alkotják. A társadalmi érintkezések e szabályozója térben (szinkron szempontból, kultúránként eltérően) és időben (diakrón, történeti szempontból) is folyamatosan változik. A társadalmi fejlődés során a viselkedési formák is tovább fejlődnek, egyre kifinomultabbá válnak. A viselkedéskultúrának jelentős szerepe van a társadalmi életvitelben, a társas interakciókban. Az illemszabályok ismerete nem téveszthető össze bármely szakterületen szerzett képzettséggel, hanem az általános műveltséghez tartozik.
Illem, viselkedéstechnika: aktívák, passzívák Az illem a társadalmi érintkezés, a jó modor, az udvariasság szabályainak összessége, az a figyelmesség, amelyben megnyilvánul az embertársaink iránti tapintatunk. Az illemtan a kulturált magatartás szabályainak gyűjteménye. (Ottlik 1999, 13) Viselkedéstechnikának nevezzük a kapcsolatteremtés eszközrendszerét, amelynek két alapvető típusát különböztetjük meg: aktívákat és passzívákat. Léteznek olyan öröklött és kialakult viselkedésbeli tulajdonságok, amelyeket fejleszteni, alakítani lehet, de elsajátításukra nincs mód és vannak elsajátítható viselkedési elemek, amelyek a többi viselkedési mozzanatra jótékony hatást fejtenek ki. Aktíváknak nevezzük azokat az elemeket, amelyeknek megnyilvánulásához cselekvő közreműködésünkre van szükség. Ilyen például a köszönés, kézfogás, kézcsók, meghajlás, megszólítás, bemutatás, bemutatkozás, társalgás, beszédmodor, tegezés, magázás, partnerség, tüsszentés, és a köhögés. A passzívák azok a mozzanatok, amelyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik illemtani kulturáltságunk szintjét, például a jellem, lelkiismeret, magatartás, viselkedés, megjelenés, fellépés, öltözködés, illedelmesség, jó modor, udvariasság, előzékenység, figyelmesség, tapintat, pontosság, szerénység, türelem, önuralom.
Öltözködéskultúra A megjelenés, a fellépés, valamint az öltözet egy első benyomást nyújtanak az egyénről, sok információt közvetítenek környezetéhez, munkájához fűződő viszonyáról. Nem szabad csupán ez alapján megítélni valakit, hiszen a külső forma nem helyettesíti a belső tartalmat. Mégis törekedjünk arra, hogy az alapvető külső esztétikai elvárásoknak megfeleljünk ápolt megjelenéssel, igényes és alkalomhoz illő öltözködéssel, öltözékünk ugyanis fontos kulturális funkcióval rendelkezik. Tiszta, elegáns külsővel, egyéni jó ízléssel bizalmat ébresztünk környezetünkben.
Hivatalos öltözet Üzletemberek és köztisztviselők számára nem magánügy az öltözködés. Mindazok számára, akik munkavégzésük során üzleti partnerekkel hivatalos körülmények között találkoznak, a hivatalos megjelenés alapvető elvárás mind a munkáltató, mind a társadalmi közeg részéről. A hivatalos megjelenés legfontosabb üzenetei a megbízhatóság, magabiztosság, a kollégák és az ügyfelek iránti megbecsülés, valamint az igényes és körültekintő munkavégzés. Egyes intézmények, vállalatok az általuk kialakított hivatali öltözék színével, stílusával és kellékekkel meg kívánják különböztetni magukat piaci versenytársaiktól, érzékeltetni kívánják alapértékeiket, filozófiájukat, munkahelyi közösségük összetartozását.
Férfiak hivatalos öltözete A férfiak alapvető hivatali öltözete az öltöny (amely nem egyenlő egy zakó és egy nadrág párosításával) sötét színű, zárt, a kor divatját követő tiszta lábbelivel. Fontos, hogy a zokni ne látszódjon ki a nadrág alól és sötét színű legyen (illetve az öltözethez illő színű legyen). A derékszíj is harmonizáljon a cipő színével. Az ing és a nyakkendő mindig legyen igényes. Az ing legyen friss, jó állapotú, egy színű. A zakó kialakítása egy- vagy kétsoros lehet. A kétsoros zakó legyen mindig begombolva, az egysorosat illik legalább a vendég fogadásakor vagy az iroda elhagyásakor begombolni. Az öltözék színárnyalata kövesse az adott évszakot. Javasolt az aktatáska használata diplomatatáska helyett. Nők hivatalos öltözete A nők alapvető hivatali öltözete a kosztüm, a szoknya blúzzal és blézerrel valamint a klasszikus egyszabású szoknya. A női hivatalos öltözet fontos kellékei az ékszerek, az illatszer, valamint a smink. Minden esetben ügyelni kell arra, hogy ne kerüljön a kellékekre túl nagy hangsúly. A jól fésült, ápolt haj, valamint az ápolt kéz fontos mindkét nem hivatalos megjelenésében. A nők rendszerint nagy figyelmet fordítanak a frizura és a körmök esztétikumára. Nagyon fontos, hogy kerüljék a rikító árnyalatú körömlakkokat és hajfestékeket.
Alkalmi öltözet A társasági életben a protokolláris alkalmak szerint négyféle öltözetet, azaz szokványos, félünnepélyes, ünnepélyes, külön előírás szerinti alkalmi öltözetet különböztetünk meg. A Black Tie megjelölés alatt férfiak számára fekete szmokingot értünk fekete csokornyakkendővel. A hölgyek számára előírt elvárás a kisestélyi vagy a hosszú ruha. A White Tie fekete frakkot ír elő fehér csokornyakkendővel, a hölgyek részére pedig estélyi vagy báli ruhát. Az informal vagy tenue de ville utalás férfiaktól sötét színű öltöny viselését kéri. A nők számára ilyenkor a kiskosztüm, kétrészes ruha, vagy a kosztüm a legmegfelelőbb öltözet. Arra figyeljenek a hölgyek, hogy a válluk legyen fedett. A hivatalos eseményekre, alkalmakra szóló meghívókon egyre gyakrabban szerepeltetik az öltözékre vonatkozó elvárásokat (dress code). A 2010. évi operabálról készült következő videó az alkalmi viselet szemléltetése: http://www.youtube.com/watch?v=-9ypblkvjfy
Magyar díszöltözet: Bocskai
Diplomáciai öltözet Diplomáciai rendezvények előtt szokás hivatalos úton előre egyeztetni az adott esemény alkalomhoz illő viseletét. Fontos, hogy kialakítsunk magunkban egy megközelítőleges képet arról, milyen öltözéket illik viselni diplomáciai találkozások alkalmával. A diplomatának mindig szem előtt kell tartania azt, hogy egész országát képviseli megjelenésével. Ha öltözete helytelen, azzal nem személy szerint őt, hanem a magyar diplomatát ítélhetik el, ezért fokozottan ügyelni kell megjelenésének minden részletére. Férfiak diplomáciai viselete Az öltöny lehet fekete frakk, zsakett vagy szmoking (általában csíkos nadrággal). Az ing mindig fehér színű, a nyakkendő szürke vagy fekete, sötétmintás. Ünnepi estélyen elvárás a fehér vagy fekete csokornyakkendő. A diplomáciai események fontos kelléke a kesztyű, amely általában fehér bőrkesztyű, kivéve gyász esetén (amikor fekete színű). A kalap általában cilinder, kivéve látogatáskor és félünnepélyes alkalmakkor, amikor is fekete puha vagy kemény kalap az előírás. A férfiak öltözékében a cipő mindig fekete, ünnepélyes alkalmakkor lakkcipő.
Nők diplomáciai viselete A női diplomáciai öltözetre vonatkozó előírásokat a férfiöltözetek alapján határozza meg a szakirodalom, hiszen egy adott alkalomra a férfi és női öltözetet harmonizálni kell egymással. Frakk és szmoking előírása esetén a hölgyek számára hosszú ruha ajánlott kiegészítőkkel és könyökön felül érő kesztyűvel. A látogatóöltözet nők esetében kosztüm vagy ruha kabáttal a klímának és divatnak megfelelően. A gyászöltözet fekete ruha fekete kiegészítőkkel. Diplomáciai eseményeken a nők számára kötelező a kesztyű és táska viselete. Kalapot a helyi szokásoknak megfelelően illik hordani. Kitüntetés viselete az öltözéken Szalagrendek, érdemrendek, vagy rendjel-lánc felöltése ünnepélyes, hivatalos alkalmakkor frakkhoz, illetve díszegyenruhához ajánlott. Ezzel szemben gomblyukrozetta, miniatűr jelvények és szalagsáv viselete félünnepélyes öltözethez, látogatásokhoz, gyászöltözet részeként, vagy ceremoniális alkalmakkor javasolt. Ünnepélyes diplomáciai alkalmakkor általában csak egy kitüntetést hordanak, a küldő vagy a fogadó ország által adományozott legmagasabb kitüntetést.
Egyházi öltözet A diplomáciai öltözékhez képest még kötöttebb, még szigorúbb szabályok jellemzik az egyházi öltözködéskultúrát. Vallásonként, kultúránként erőteljes eltérések mutatkoznak különböző hagyományokkal, szokásokkal. Egyes vallások egyházi tisztségviselői például csak férfiak lehetnek, másutt azonban nők is betölthetnek ilyen szerepet. Ez befolyásolja az adott egyházi öltözéket és a hozzá kapcsolódó előírásokat. A református egyház szertartásrendjét és öltözködéskultúráját a visszafogottság, a letisztult, puritán, egyszerű stílus jellemzi. A református lelkész liturgikus öltözéke a palást, amely alatt a férfiak sötét öltönyt viselnek fehér inggel. A női lelkészek a palást alatt általában kosztümöt viselnek fehér blúzzal. A református lelkészi palást viseletében a tudományokban való jártasság, valamint a szolgálatkészség fejeződik ki.
Feladatok (viselkedéskultúra) 1. Mely tényezők határozzák meg a viselkedéskultúrát? 2. Milyen öltözékben illik megjelenni díjazottként egy díjátadó ünnepségen? (leíró jellegű feladat, kb. 10 mondat terjedelemben) 3. Ön egy vagyonvédelmi eszközöket forgalmazó cég ügyvezetője. Milyen előírásokat határoz meg beosztottai számára a vállalati viselkedéskultúra terén, különös tekintettel a megjelenésre? (leíró jellegű feladat, kb. 10 mondat terjedelemben) 4. Milyen öltözékben jelenik meg egy olyan üzleti találkozón, amelyre nincs előre meghatározott dress code? (esti meglepetésprogram) 5. Mely vallások egyházi öltözete jelenik meg az alábbi képeken?
A társadalmi érintkezés eszközei
Hivatalos névjegy és névjegyhasználat A névjegy a viselkedéstechnikai aktívák körébe, azon belül a megismerkedés mozzanatához tartozik. Bemutatáskor, illetve bemutatkozáskor alapvető követelmény, hogy az ismerkedés aktusát névjegycsere kövesse. A névjegy ugyanis lehetővé teszi, hogy a két fél a későbbiek folyamán újra kontaktusba kerülhessen egymással. A hivatalos névjegyen szereplő információk A névjegyen fel kell tüntetni a tulajdonos pontos beosztását, nevét, hivatali címét, telefonszámát és faxszámát, mobilszámát, e-mailcímét, a vállalat/intézmény nevét és címét, logóját, elérhetőségeit. Fontos követelmény, hogy a névjegyen szereplő adatok pontosak és aktuálisak legyenek. A névjegy minden eleme jól olvasható legyen (betűméret, szín) és tükrözze az adott intézmény arculatát (színeit és motívumait). A névjegy használatával kapcsolatban fontos megemlítenünk, hogy a névjegyet átvételekor illik elolvasni és eltenni, még a vendég jelenlétében. A két ismerkedő fél közül az számít udvariasabbnak, aki a névjegycserét kezdeményezi.
Névjegykártya minták
Meghívások, meghívók A hivatalos társadalmi és társasági eseményeken való részvételt a meghívás gesztusa előzi meg. A meghívás szóbeli formái a személyes, vagy a telefonon történő invitálás. Írásban levél, vagy meghívó formájában érkezik. Protokolláris eseményre történő szóbeli meghívást írásos meghívásnak kell követnie. A meghívó tartalmaz minden lényeges információt a meghívással kapcsolatban. Szerepel benne a meghívó neve és rangja, a meghívott neve és rangja, a meghívás ténye, alkalma, időpontja és helyszíne, a rendezvény jellege, kezdési (és befejezési) időpontja, az öltözetre vonatkozó elvárások és hogy milyen elérhetőségen tud visszajelezni a meghívott a részvételével kapcsolatban. A meghívón a meghívó rangja megelőzi a nevét. A meghívott rangját nem kötelező kiírni, ha mégis így szerepel, az a különleges figyelem jele. A meghívás szövegezése egyes szám harmadik személyben történik. Az időpont megjelölésekor az évszámot nem kell feltüntetni, betűvel illik kiírni a hónap nevét és a napot számjeggyel, valamint napmegnevezéssel (pl. október 12-én, szerdán). A meghívó küldése 2-3 héttel az esemény előtt, postai úton történik. Delegáció érkezésekor az első hivatalos találkozáskor illik személyesen odaadni a meghívókat. A részvételről illik a írásos visszajelzést küldeni a meghívó fél számára.
Diplomáciai meghívó
Ünnepek Nemzeti és vallási ünnepekkor világszerte munkaszünetet vagy csökkentett munkaidőt rendel el az állam, illetve a vállalatok és intézmények vezetősége a munkavállalók számára. A hivatalos ünnepnapok gyakran változnak, időről-időre új ünnepnapokat vezetnek be, másokat megszűntetnek, vagy más napra helyeznek. Egyes mohamedán ünnepek időpontja évente változik, ilyen a Ramazan (közismert nevén Ramadan, jelentése Szent Hónap). Előfordul továbbá, hogy egyazon ünnepet különböző nemzetek különböző időpontokban ünnepelnek meg (eltérő naptárok alkalmazása miatt). Külföldi üzleti tárgyalásaink ütemezésekor ellenőrizzük, hogy a tervezett időpont nem esik-e egybe az adott ország valamely hivatalos ünnepnapjával. Amennyiben ünnepnapra esik, érdemes érdeklődni a nagykövetségeken (illetve az interneten) keresztül az adott ünnephez kapcsolódó helyi szokásokról és hogy érdemes-e az üzleti találkozóra az említett napon sort keríteni. Amennyiben üzletfelünk nem áll el az ünnepnapon tartandó találkozástól, figyelmességgel és körültekintő, alkalomhoz illő viselkedésünkkel még kedvezőbb, még jobb benyomást tehetünk üzleti partnerünkre.
Ajándékozás Az ajándék a protokoll szerint egy olyan figyelmesség, amelyben a kapcsolat folytatásába vetett bizalmunk fejeződik ki. Az ajándékozás gesztusa kezd kiszorulni a diplomáciai protokollból, ugyanis nemzetenként eltérő megítélése és hagyománya. Amennyiben ajándékozás mellett döntünk, választott ajándékunk alkalomhoz illő legyen. Előzetesen tájékozódjunk vendégünk személyes érdeklődéséről. Ne kapja partnerünk kétszer ugyanazt az ajándékot. Az ajándék súlya, mérete se okozzon gondot a számára. A csomagolásnak komoly szerepe van az élményszerzésben, ezért fordítsunk kellő figyelmet rá. Az ajándékot először az érkező fél nyújtja át. Az állami ajándék nagy értékű, nem személyre szóló. Államfői látogatások előtt tisztázzák a felek, hogy óhajtanak-e kölcsönösen ajándékozni, milyen értékű legyen az ajándék és mikor adják át egymásnak. Protokolláris ajándékként nem adható tárgyak a pénz, értékpapír, élelmiszer, ruházat, a magyar vámszabályok szerint kiviteli tilalom alá eső, a partner országában beviteli tilalom alatt álló tárgyak. A figyelmességi ajándék a másik fél jó közérzetének növelésére irányul. Kis értékű, emlékeztet az ajándékozó félre, valamint a jó hivatali kapcsolat meglétére (például herendi porcellán, népművészeti tárgyak). Komoly értékű, lekötelező ajándékot nem szabad elfogadni, mivel megvesztegetés eszközévé válhat!
Virág mint ajándék Egyes országokban nem illik virágot ajándékozni, másutt kifejezetten népszerű mind a hivatalos, mind a magán jellegű kapcsolatok terén. Étterembe és fogadásra nem szokás virágot vinni. Kórházi látogatáskor egyenesen tilos! Egyes országokba tilos zöld növényt bevinni (Kanada, Dánia, Norvégia)! Hivatalos kapcsolat ápolása esetén kifejezetten illik virágcsokrot ajándékozni. Páratlan számút virágot válasszunk! Cserepes virág ajándékozása csak magán jellegű kapcsolat esetén megengedett. Külföldi hölgyvendégeket nagyon illő érkezésükkor virágcsokorral köszönteni a reptéri fogadáskor, vagy akár szállodai bekészítés formájában. A virágot átadáskor papírból csomagoljuk ki és szárral felfelé, bal kézzel nyújtsuk át! A virágot az átadást követően haladéktalanul vízbe, vázába kell tenni. A vendéglátó otthonában tett látogatáskor illik a háziasszony számára érkezés előtt néhány órával küldeni virágcsokrot (névjeggyel, bal alsó sarkában a a.c. / avec compliments felirattal). De pótolható a látogatást követő napon is, köszönő levél és névjegy kíséretében.
Nemzeti jelképek A Magyar Köztársaság legfőbb nemzeti jelképei a magyar címer, a magyar nemzeti zászló, valamint a Nemzeti Himnusz. A magyar címer Hivatali feladatok ellátása során a Magyar Köztársaság címerét engedély nélkül használhatja az Országgyűlés, annak képviselői és biztosai, a köztársasági elnök, az Alkotmánybíróság és tagjai, Állami Számvevőszék, Nemzeti Bank, a Kormány és tagjai, a fegyveres erők, helyi önkormányzatok, kisebbségi önkormányzatok, bíróság, ügyészség, rendvédelmi és közigazgatási szervek és hivatalaik, a képviseletükre jogosult személyek. Az előbb felsoroltak elhelyezhetik továbbá a címert épületeikben, helyiségeikben. A címer feltüntetése kötelező a bankjegyeken, illetve lehetséges a pénzérméken és az állampapírokon. Jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet, továbbá magánszemély nem jogosult a címer használatára.
A magyar nemzeti és állami zászló A nemzeti és az állami zászló általában ugyanazt jelölik. Az állami zászlót csak hivatalos alkalmakkor és az állam, illetve az állami szervek tisztviselői használhatják. A nemzeti zászlót az adott ország minden állampolgára használhatja, hiszen kifejezi a nemzethez tartozását, hazaszeretetét. A zászlók használatával kapcsolatos tudnivalók: Több zászlót külön rudakon kell elhelyezni! Tilos egy ország zászlaját egy másik ország zászlaja alá felvonni! Az egymás mellé felvont zászlók azonos méretűek legyenek és azonos hosszúságú rúdra kerüljenek fel! Kétoldalú kapcsolatok esetén a vendéglátó ország zászlaja a szemlélő bal oldalára kerül. Először a fogadó ország zászlaját vonják fel, a leeresztés fordított sorrendben történik. Nemzeti ünnepeken katonai tiszteletadással, ünnepélyes keretek között vonják fel az Országház előtt a Magyar Köztársaság lobogóját. A zászlót határozottan kell felvonni, leengedni viszont lassan kell. Talajra érés előtt meg kell fogni a zászlót, majd pedig összehajtani. Amennyiben a Himnusz is elhangzik, lassan kell felvonni a zászlót. El- és levonáskor a fegyveres testületek egyenruhát viselő tagjai tisztelegnek, a többi jelenlévő feláll, a férfiak leveszik kalapjukat. A nemzeti lobogó ünnepélyes felvonása: http://videotar.mtv.hu/videok/2012/10/23/09/magyarorszag_nemzeti_lobogojanak_felv onasa_2012_oktober_23_.aspx
Nemzeti Himnusz és Szózat E két 19. századi költeményünk a magyar nemzet összetartozását fejezi ki. A Magyar Köztársaság himnusza Kölcsey Ferenc Himnusz című költeménye Erkel Ferenc megzenésítésében. A Szózat Vörösmarty Mihály költeménye, dallamát Egressy Béni komponálta. A Szózatot a nemzetünk imádságaként, mintegy második himnuszként tiszteljük. A 19. század második felében heves viták tárgya volt, hogy melyik költeményt ismerje el a magyar társadalom a magyar nemzet himnuszaként. Végül az Országgyűlés 1903-ban elfogadta azt a törvényjavaslatot, amely Kölcsey Himnuszát jelöli meg nemzeti himnuszunkként. Azóta kialakult egy szokás, mely mindkét költeményünknek megadja a neki kijáró tiszteletet. Állami ünnepségeink rendszerint a Himnusszal kezdődnek és a Szózattal zárulnak. Amikor felcsendül a Himnusz és a Szózat, kihúzzuk magunkat, kezünk a testünk két oldalán van. Ha kórus énekli, némán és csendben végighallgatjuk, ha csak a zene szólal meg, énekelhetjük. A Magyar Himnusz és a Szózat dallamának és szövegének ismerete, valamint a közös énekléseken való részvétel minden, magát magyarnak valló ember számára alapvető és természetes. A protokollosok feladata annak biztosítása, hogy a Himnusz és a Szózat a világon mindenütt egységesen hangozzon el protokolláris eseményeken.