A TERMELÉSI FOLYAMAT MINÕSÉGKÉRDÉSEI, VIZSGÁLATOK 2.1 1.8 Következetes projektvezetés és a termékminőség szabványos tervezése egy autóipari beszállítónál Tárgyszavak: minőségtervezés; projektvezetés; autóipar; számítógépes tervezés. Az autógyáraknak szállító német Selzer vállalat az autóipar stagnálásának idején is meg tudta kétszerezni forgalmát. Sikerének titka egy, az autógyártásban egyre elterjedtebben alkalmazott projektvezetési és terméktervezési módszer sikeres bevezetése és következetes alkalmazása volt. Az új, számítógépes technikára épülő integrált rendszer révén a cég javította működésének rugalmasságát, lerövidítette a reakcióidőket, és módszeres alapokra helyezve, hatékonyabbá tette a termék-, illetve termékminőség-tervezést. Egy jellegzetes német középvállalat Az 1923-ban alapított Selzer Fertigunstechnik GmbH & Co. KG vállalat sebességváltók, motorok és fékek moduljainak és gépelemeinek fejlesztésével és gyártásával foglalkozik. A közepes nagyságú családi vállalat 550 embert foglalkoztat, forgalma 2003-ban 76 M EUR volt. A cég németországi, európai, USA-beli és távol-keleti autógyártóknak egyaránt szállít autóipari egységeket és alkatrészeket. A Selzer által kifejlesztett és gyártott egységek összetettek, esetenként 70 alkatrészből állnak. Az előszerelés és -gyártás általában egy-két hétig tart, a tulajdonképpeni sorozatgyártás azonban csak egy-két napig. A Selzernek van ugyan 12 000 egységet befogadó magasraktára, elsősorban azonban nem raktárra, hanem rendelésre termelnek. Számítógéppel vezérelt igénytervezés (PPS) számítja ki a beszerzési, előkészítési és gyártási időket.
Egyre bővülő számítógépes rendszerek hiányos integráció A Selzernél már korán felismerték, hogy a termékfejlesztéshez integrált projektmenedzsmentre van szükség. Ezt a fejlesztést a Fordkonszern a korszerű termékminőség-tervezésre (Advanced Product Quality Planning, APQP) vonatkozó követelménnyel már 1993-ban megvalósította. Azóta havonta kell a Ford által megadott formanyomtatványban (Excel-munkalap) ún. állapotjelentéseket küldeni. Mivel az abban megadott információk a beszállítók oldalán csak az előtervezés sarokadatait adják meg, a projektek részletes (finom-) tervezéséhez a Selzer kezdetben MS-Project programot használt. Ez a projekttervezési program azonban nem felel meg maradéktalanul az autógyártók speciális követelményeinek. Az MS-Excel és az MS-Project párhuzamos használata miatt olyan nagy lett a két alkalmazás közötti adatcseréhez szükséges adatkezelési ráfordítás, hogy kezdetben csak a Ford megrendeléseit dokumentálták Excellel. A többi ügyfél megrendeléseit más módon dolgozták fel. Ily módon azonban jelentős súrlódási veszteségek keletkeztek, elsősorban olyankor, ha futó projekteket más teamek vettek át, illetve hasonló projektek esetében: az információk nem megfelelő áttekinthetősége, valamint a projektek örökölhetőségének és egymással való összehasonlíthatóságának hiánya miatt minden projektet újra és újra az alapoktól kellett kezdeni. További problémát jelentett, hogy minden közreműködőnek ismernie és értenie kellett az egész projektet ahhoz, hogy a számára fontos információkhoz hozzá tudjon jutni. Központi csomópont volt itt a dokumentáció: a projektvezetés, a tervezés és az értékesítés mind saját módszereket használt. Nem volt könnyű feladat ezért az információk összegyűjtése és szinkronizálása. Ráadásul az alkalmazott szoftverrel nem lehetett megoldani figyelmeztető vagy vészjelzések előállítását bár minden információ adva volt, manuálisan kellett azt is lehívni. Ebből adódóan nem lehetett felismerni a szűk keresztmetszeteket, ami egyébként elkerülhető késedelmeket okozott. Az ISO TS 16949 szabvány szerinti tanúsítás keretében, 2001-ben a vállalat vezetése elhatározta, hogy az APQP alkalmazását kiterjeszti az összes megrendelésre, alapvető követelményként határozva meg, hogy a termékfejlesztés összes tevékenységének érthetőnek, átláthatónak és visszakereshetőnek kell lennie. Azért esett a választás az APQPra, mert ezzel a módszerrel lehet leginkább figyelembe venni az autóipar
sajátosságait. Mivel az alkalmazottak, az ügyfelek és a beszállítók reakciói pozitívak voltak, már csak a megfelelő eszközt kellett megtalálni az APQP átfogó megvalósítására. APQP-t mindenkinek! Annak érdekében, hogy minél több érintettet tudjanak bevonni az APQP megvalósításához szükséges rendszer kiválasztásába, irányító bizottságot alakítottak, ugyanakkor az APQP bevezetésének projektjét a következő négy alprojektre bontották fel külön teamet rendelve mindegyikhez: a termék előállításának folyamata, kalkuláció, kommunikáció, oktatás és a folyamatra vonatkozó információk, a szervezeti felépítés változásai. A projekt-teamek első lépésként hat hónap alatt meghatározták az adott területhez tartozó fontosabb üzleti folyamatokat, majd ezek alapján összeállították a követelmények jegyzékét. Az összes alprojektben fontos szempont volt olyan megoldás kidolgozása, amely az összes érintett munkatársat bevonja a munkába. Fontos követelmény ugyanakkor az is, hogy a munkatársak csak a számukra fontos információkat kapják meg. Ezeket egyszerű és áttekinthető formában, a lényegre tömörítve kell előállítani. Mivel a tapasztalatok szerint az elméletben megtervezett projekteket módosítás nélkül szinte sosem lehet a gyakorlatba átültetni, megfelelő rugalmasságra van szükség. Annak érdekében, hogy a projektek során összegyűlt tapasztalatokat a későbbiek során hasznosítani lehessen, fontos volt olyan átörökítési funkció megvalósítása is, amelynek segítségével az új projekteket a korábbiak egyszerű lemásolásával vagy az azokhoz való hozzáigazítással lehet megvalósítani, elkerülve így, hogy mindig mindent elölről kelljen kezdeni. Végül követelmény volt az is, hogy a rendszer csatlakoztatható legyen a meglevő vállalati erőforrás tervezési (ERP) szoftverhez, ez ugyanis lehetővé teszi a cikk- és beszállítóadatok, illetve statisztikai értékek átvételét. Az elmondottakat összefoglalva, elmondható tehát, hogy a keresett megoldásnak a dokumentumok átfogó irányítása mellett le kellett fednie a projekttervezés, a projekt-összehangolás, a projektadminisztráció, a feladatok nyomon követése és a kontrolling területeit. Az irányító bizottság számos kiállítás és más rendezvény megtekintésével felmérte a kínálatot, és összehasonlította a szóba jöhető szoftve-
reket, végül úgy döntött, hogy kizárólag a Böhme & Weihs GmbH (Sprockhövel) vállalat CASQ-it 9000 nevű minőségirányítási rendszere képes az összes feladat megoldására. Ezt a szoftvercéget azután két másik pályázóval együtt meghívták átfogó termékbemutatóra, amelyen részt vett az összes fontosabb terület termék- és ügyfélmenedzsere. Mivel a bemutatón jelen levők közül mindenki úgy találta, hogy az APQP-modulban megfogalmazott követelményeit a CASQ-it 9000 maradéktalanul ki tudja elégíteni, a vállalat úgy döntött, hogy egy kísérleti telepítést követően 2002-ben első lépésben két-három kísérleti projektet valósít meg APQP-vel. Előnyök mindenki számára Jól áttekinthető megjelenítésre van szükség ahhoz, hogy az APQPeszköz meggyőző legyen: a közlekedési lámpa jelzéseihez hasonló figyelmeztetések még azt megelőzően felhívják a figyelmet a szűk keresztmetszetekre, hogy az adott projekt kritikus helyzetbe kerülne. Hibák, a tervezett értékektől való eltérések felléptekor az APQP automatikus vészjeleket ad, lehetővé téve az időbeni, hatékony korrekciókat. A korábban decentralizált információk a rendszerben központilag hívhatók le. Az intelligens dokumentumirányítás minden munkatársat a számára fontos információkkal lát el, így megszabadulva a bonyolult átfogó összefüggésektől mindenki saját részfeladatára összpontosíthat. A projektek minden egyes résztvevője viszont könnyen és kényelmesen integrálhatja a projektbe saját dokumentumát. Az állapotjelentéseket nem kell többé manuálisan előállítani, mert folyamatosan, automatikusan lehívhatók. Mivel ezek is mutatják a lámpa aktuális állapotát, kiváló dokumentációs és ellenőrzési eszközök is egyben. Az adatbeviteleket időrend szerint tárolják, ezért az összes projekt utóla g is visszakereshető, kielégítve ez- zel a TS 16949 követelményeit. Az egyes projektekbe betáplált információkat számos olyan kiértékeléshez lehet felhasználni, amelyet az APQP-rendszer lehívásra automatikusan generál. A jövőben az ilyen elemzések az idő- és erőforrástervezés alapját képezik, egyszersmind átfogó controlling-adatokat szállítva. Még azok az ügyfelek is szívesen veszik az APQP állapotjelentéseket, akik egyébként nem követelnek ilyen jelentéseket, mivel ezek nagy mennyiségű részletes információkat tartalmaznak. Az elmúlt évek tapasztalatai szerint egyébként folyamatosan nő az ügyfelek igénye a szabványosított állapotjelentések iránt. Mivel ráadásul az APQP egyre
ismertebbé válik az autóiparban, nem vagyunk messze általánosan elfogadott szabvány létrejöttétől. Az 1. táblázat pontokba szedve foglalja össze az APQP jellemzőit és előnyeit. 1. táblázat Az APQP-módszer fő jellemzői Termék- és folyamattervezés a prototípustól a kísérleti fázisig. A folyamatlépéseket a QS 9000, VDA, illetve az ISO/TS 16949 szerint irányítják. Projektek szabványos és strukturált nyomon követése előre megadott lépések szerint. Az ügyfelek és a vállalat számára küldött szabványos állapotjelentések. A feladatok személyre szabott felsorolása az adott projekt összes részvevője számára, a munka előrehaladásának dokumentálása. A projekt előrehaladásának figyelése szabványos ellenőrző jegyzékek alapján. Határidők figyelése optikai tény/terv összehasonlításokkal és figyelmezető rendszerrel. Átfogó tájékoztatás Gantt-diagramokkal, forrásdokumentumokkal, tájékoztatókkal stb. Átfogó belső és külső kommunikáció a QS 9000, VDA, illetve az ISO/TS 16949 szabványok szerint. XML, MS-Project és MS-Excel formátumú adatcsere. A rendszer bevezetése kockázatok nélkül A kísérleti telepítést mind a Selzer, mind az azt szállító Böhme & Weihs alaposan kiértékelte, annak érdekében, hogy a folyamatokat nyílt együttműködés keretében tovább lehessen tökéletesíteni. Ennek során a beszállító vállalatok sajátos érdekeit ugyanúgy figyelembe vették, mint az autógyártók speciális követelményeit. Mivel a kísérleti telepítés hibátlanul zajlott le, a Selzer úgy döntött, hogy 2003 októberétől beindítja a tényleges üzemet. Ettől az időtől minden új projektet CASQ-it 9000-rel működő APQP-vel valósítottak meg, a még futó korábbiakat viszont a korábbi módon fejezték be. Egy projektvezetőkből, ügyfél- és termékmenedzserekből, valamint APQP-felhasználókból álló kb. 70-fős központi team alapos képzésben részesült. Ezzel lehetővé vált a multiplikátorhatás hasznosítása: megszerzett elméleti ismereteiket a képzésben részt vett személyek közvetlenül a gyakorlatban alkalmazták.
Az APQP-szoftver Windows-szerű felhasználói felülete mindenki számára lehetővé teszi a rendszer azonnali használatba vételét. Mivel az APQP-ben a projektek menete utólag is nyomon követhető, ugyanakkor az ERP-rendszerrel zavartalan kommunikáció valósítható meg, a Selzer lemondott párhuzamos tartalék rendszer üzemeltetéséről. A munkatársakat bevonták az egész döntési folyamatba, így az új rendszer megítélése lényegében véve pozitív volt. Még a kis számú szkeptikus is nyitott volt iránta, így nem volt nehéz meggyőzni őket. Mivel az MS-Project-tel és az MS-Excel-lel megvalósított projektmenedzsment terén szerzett tapasztalatok messze nem voltak megnyugtatóak, az érintettek többsége belátta a rendszer továbbfejlesztésének szükségességét. Időközben minden új projektet az APQP-rendszerrel valósítottak meg. Néhány munkatárs némileg ellenségesen fogadta az új rendszerre jellemző átláthatóságot és visszakereshetőséget, mivel féltek a mindenre kiterjedő, totális ellenőrzéstől. Nem teljesen alaptalanul, mivel az irányító bizottság feladatai közé tartozott a meglevő helyzet lehető legrészletesebb feltárása és rögzítése. A kétkedés és ellenérzés azonban megszűnt, mivel szinte mindenki rájött, hogy az új rendszerben az információk átláthatósága egyrészt szisztematikusabbá teszi a munkavégzést, másrészt mindenkit segít saját feladatainak megoldásában. A vállalatvezetés elsősorban a reakcióidők lerövidülését és az ebből adódó nagyobb rugalmasságot találta a versenyképességet leginkább javító nyereségnek. Az APQP mint átfogó szabvány alapja A döntés óta eltelt fél év után az APQP előnyei már egyértelműek voltak. Az állapotjelentésekkel olyan kommunikációs eszközt kapott a vállalat, amely egyértelművé teszi a határidőre elvégzett ügyfélszolgáltatások (pl. időben továbbított rajzok) fontosságát. Az ügyfél is értékes többlet információkhoz jut az APQP-állapot révén, mivel át tudja tekinteni az aktuális projekt helyzetét. Mivel az APQP-t a TS 16949 követelményei szerint alakították ki, mindig megvalósítható a szabvány szerinti munkavégzés. Az APQP még igen bonyolult, több száz alprojektből álló, több mint ötven gépelemre kiterjedő és akár tíz beszállítót is foglalkoztató projektek esetében is áttekinthető marad, és megbízhatóan jelzi a szűk keresztmetszeteket. Biztonságosabbá teszi a projektek elindítását az a lehetőség, hogy a határidőket a termelés kezdetének időpontjától visszafelé is ki lehet számítani.
Mivel az ügyfelek APQP iránti igényének növekedésével párhuzamosan a Selzernél is egyre fontosabb szempont lett a termékek széles körű tanúsításának megvalósítása, a vállalat már középtávon is csak azokkal a cégekkel fog együttműködni, amelyek a TS 16949 szerint működnek vagy éppen magát az APQP-t használják. Ezt a követelményt azonban az autóipari beszállítók szívesen teljesítik, csupán azok a vállalatok riadnak vissza a számukra túl nagy dokumentációs követelményektől, amelyek elsősorban más ágazatoknak dolgoznak, és nincs az APQP-t alkalmazó üzleti partnerük. A Selzernél a gyakorlatban is egyértelműen bebizonyosodtak a módszeres munkavégzés előnyei: az APQP-vel időt és költségeket lehet megtakarítani, csökkennek a surlódási veszteségek és a projektekben fellépő problémák, a rövidebb reakcióidőknek köszönhetően nő a rugalmasság. Mindez együtt jelentős versenyelőnyt szolgáltat. Összeállította: Enyedi István Selzer, H.J.; Schmidt, W.; Springob, M.: Agil in schwerem Terrain.= Qualität und Zuverlässigkeit, 49. k. 3. sz. 2004. p. 3034. Farris, G. F.; Hartz, C. A. stb.: Web-enabled innovation in new product development. = Research Technology Management, 46. k. 6. sz. 2003. nov./dec. p. 2435.