1/5 oldal Fuvarszámla készítés A SZÁMLÁZÁS modul első és legtöbbször használt menüpontja a Fuvarszámla készítés. A Fuvarnaplóban bevitt és teljesített fuvarok leszámlázására szolgál. Ahhoz, hogy a fuvarszámlát egy gombnyomásra elkészíthessük, szükséges az alábbi kapcsolódó program részekben a beállítások elvégzése, illetve a pontos adatok felvitele. 1. Törzs/Fuvarozó (Tulajdonos) adatai: a Számla Szállító részébe innen kerülnek beírásra a következők: Fuvarozó neve 1,2,3 Irsz.Település, Cím (ez a székhelyé értelemszerűen) Telefon, fax, e-mail Levelezési cím (amennyiben kitöltésre került) Adószám - Közösségi adószám Számla aláírója: amennyiben ki van töltve akkor automatikusan minden számlán szerepelni fog. 2. Törzs/Vevő (Megbízó) törzs: a Számla Vevő részébe innen kerülnek beírásra a következők: Vevőnév I,II. Irsz.Település, Cím (ez a székhelyé értelemszerűen) Adószám - Közösségi adószám Felajánlásra kerülnek (de ha szükséges számlázáskor egyedileg módosíthatók) a számla készítése közben továbbá, a vevőhöz rendelt alábbi beállítások: Számla pénzneme Számla nyelve Számla teljesítés dátuma/árfolyam dátuma Fizetésmód Esedékesség dátuma 3. Törzs/Rendszerszintű beállítások II./HU Bankszámlaszámok fül: a számlázásnál használni kívánt számlaszámok bevitele a megadott formátumok betartásával 4. Törzs/Rendszerszintű beállítások I./HU Számlázás fül a Számla tétel megnevezése és a feltüntetett TEÁOR szám kerül innen beírásra 5. Törzs/Munkaállomás szintű beállítás: gépenként határozza meg, hogy a számla nyomtatási iránya és példányszáma mennyi legyen. 6. Törzs/Nyomtatványok lábléce: minden számlán szereplő szöveges információ 7. Pénzügy/Napi árfolyam: a Számla árfolyama valutás számla esetén
2/5 oldal 8. Fuvarnapló: a bevitt adatok alapján automatikusan kerül a számlára: a fuvardíj a teljesítés dátuma a rakomány a viszonylat a járatszámok a felrakás-lerakás ideje a gépjármű (pótkocsi is) rendszáma Ennyi előkészítés szükséges a Számlázáshoz, természetesen a törzsadatok feltöltése egyszeri feladat, az árfolyamtörzs illetve a fuvarnapló karbantartása pedig a napi feladatok része amúgy is. 1. fül: Fuvarazonosító alapú fuvarszűrés Következhet a számlázás! Miután a fuvarnaplóban bejelölésre, érkeztetésre került a fuvar, azaz megtörtént a tényleges teljesítés és a fuvarokmányok birtokában elkészíthető a számla, akkor egy adott járat számlázására (lehet több is ugyanazon megbízónak) az 1.fül használható. Keresés: a listában megjelenő fuvarok között lehet a bejelölt rendező elv alapján a sárga mezőben a keresendő adat begépelésének az elkezdésével keresni. A mutató rááll az első keresésnek megfelelő értékre.
3/5 oldal Amennyiben ez a számlázni kívánt tétel, az egérmutatót állítsuk a sorra. és dupla egérkattintás, ennek hatására a fuvarhoz/megbízóhoz kapcsolódó adatok automatikusan megjelennek a lista alatti részen: Valuta számla jelölés: Vevőtörzsből Fizetésmód: Vevőtörzsből Számla kelte: a tárgynapi dátum Teljesítés dátumok: a fuvarnapló és Vevőtörzsben beállított értékek alapján Esedékes dátum: Vevőtörzsből Árfolyam: Árfolyamtörzsből Bankszámlaszám: Valuta számla jelölés alapján a Bankszámlatörzsből kerül beírásra Belföldi/Külföldi megbontás: igény esetén egy lehetőség, a belföldbe beírt díj és a teljes fuvardíj különbözete kerül felajánlásra a külföld mezőbe. Számlára nyomógomb: megnyomását követően a számla tétel rögzítésre kerül, ez látszik az alsó táblázatban. Ezt követően 3 lehetőség kínálkozik: Számlázás befejezése Számlázás folytatása: o a fenti módszerrel még további fuvar felvitele a választott megbízóhoz, ahány fuvar kerül rá, annyi sor lesz a számlán, hiszen különbözhet a fuvardíj, az árfolyam, a teljesítések, stb o ha nem megfelelő tétel került fel, akkor azon a soron állva használható a Tétel törlés nyomógomb. Számlázás folytatása: o lehetőség van adott fuvarhoz kapcsolódóan egyéb nem a fuvardíj részét képező tételt is számlázni, a Szolgáltatás (Törzs/Fuvarszolgáltatások törzsből lehet választani) részen.
4/5 oldal 2. fül: Megbízó szerinti fuvarszűrés /Gyűjtőfuvar készítés/ A fuvarlevél menüpontban berögzített fuvarfeladatok számlázására szolgáló menüpont. Akkor célszerű használni, ha nem járatonként készül a számla, hanem időszakos teljesítmény kerül egyszerre számlázásra. Ez klasszikusan belföldi fuvaroknál szokott előfordulni, de természetesen EU-n belüli fuvaroknál is használható. Gyűjtőfuvar: bejelölése esetén az elkészített számlán a fuvarlevelek egy összegben szerepelnek majd, ha nincs bejelölve, akkor pedig tételesen kerülnek fel a számlára. Fuvaroztató: a vevő/megbízó kiválasztása Lerakodási időszak: a beállított intervallumba eső fuvarleveleket fogja a gép összeválogatni Számlára: további szűkítési lehetőség A megbízó aktuális fuvarjai nyomógomb: a fenti feltételeknek megfelelő fuvarlevelek leválogatása, a Számlázható listában való megjelenítése Számlafej adatok: o Valuta számla: a vevőnél beállított o Fizetésmód: a vevőnél beállított o Számla kelte: a tárgynap o Teljesítések: a legkésőbbi fuvarlevél dátuma o Esedékes: a vevőnél beállított o Árfolyam: az árfolyam törzsből, ha a Valuta számla be van állítva
5/5 oldal További tételek: o Felvihetők a Szolgáltatás törzsből, Számlára nyomógomb: megnyomását követően a számla tétel rögzítésre kerül, ez látszik az alsó táblázatban. Számlázás befejezése Ha megfelel, akkor jöhet az Elkészít/Nyomtat nyomógomb, ezzel a számla lezáródik, sorszámot kap, bekerül a számlalistába o ha nem megfelelő tétel került fel, akkor azon a soron állva használható a Tétel törlés nyomógomb. Utána, ha megfelel, akkor jöhet az Elkészít/Nyomtat nyomógomb, ezzel a számla lezáródik, sorszámot kap, bekerül a számlalistába A számlázás követően a számla sorszám és kelte dátuma szerint a Számlalistában lesz található, a számlázott fuvar, pedig a Fuvarnaplóban a számlázott fuvarok fülre kerül át, a Fuvarlevélben pedig megváltozik a státusza és többet már nem kerül számlázásra felajánlásra. A számla hatására árbevétel/forgalom képződik, illetve saját fuvar esetén a gépjármű bevételi oldalán is szerepelni fog a számlázott összeg.