Budapest, 2012-04-05 AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS Tárgy: - COMM/IO-HU/CON/ 2012/003 - MÉDIA FIGYELÉS - OJ 2012/S 67-108647 Tisztelt Uram/Asszonyom! Az Európai Parlament a tárgyban említettekkel kapcsolatban közbeszerzési szerzıdést kíván kötni. Csatoltan küldjük a fenti közbeszerzési szerzıdésre vonatkozó versenyfelhívással kapcsolatos dokumentumokat, hogy az esetleges ajánlattételhez minden szükséges információ rendelkezésére álljon. 1. AZ AJÁNLAT BENYÚJTÁSA Amennyiben a közbeszerzési szerzıdés elnyerte érdeklıdését, kérem, szíveskedjék az Európai Unió egyik hivatalos nyelvén megírt ajánlatát az itt következı 2. pontban jelzett határidı letelte elıtt benyújtani. Felhívjuk figyelmét ugyanakkor, hogy a munkanyelv a magyar lesz. Ajánlatának tartalmaznia kell három, külön aktába rendezve egy aláírt eredeti és két másolati példányt, amelyeknek minden oldalát megfelelıen számozva és jól olvashatóan ki kell tölteni annak érdekében, hogy a fogalmak és a számok tekintetében semmilyen kétely ne merülhessen fel. Az ajánlatot: - az ajánlattevı fejléces papírján kell benyújtani; - az ajánlattevınek vagy szabályosan felhatalmazott képviselıjének feltétlenül alá kell írnia; - a közbeszerzési szerzıdés egészére kell benyújtani; - euróban kell megadni Az Európai Parlament fenntartja a jogot a hiányos vagy olvashatatlan ajánlatok elutasítására. Az ajánlatnak tartalmaznia kell: 1. A pénzügyi azonosító adatlapot az ajánlat elsı lapján kell feltüntetni. 2. A költségvetési lapot az ajánlat második oldalán kell feltüntetni. Az árat ÁFA nélkül kell megadni az ÁFA összegének külön feltüntetésével. Valamennyi
költséget euróban kell megadni.. 3. A kizárásról és összeférhetetlenségrıl szóló nyilatkozatot az ajánlat harmadik oldalán kell feltüntetni. Ez a nyilatkozat kötelezı, és szabályszerően alá kell írni. 4. Az ajánlati dokumentációban felsorolt, a gazdasági, pénzügyi, szakmai és mőszaki kapacitásra vonatkozó valamennyi dokumentumot. 5. Az ajánlattevı technikai ajánlatát: A technikai ajánlat tartalmának a lehetı legérthetıbbnek kell lennie a szerzıdés tárgya és az odaítélési feltételek leírásában meghatározott követelmények tekintetében. - A technikai elıírásokban megadott formai (E melléklet) és tartalmi elıírásoknak (2.1.4.) megfelelıen elkészített minta média szemlét a 2012.04.19-i írott, audiovizuális és online médiára vonatkozóan. A minta média szemlét nyomtatott formában és CD-n kell benyújtani. 2. HATÁRIDİ ÉS AZ AJÁNLATOK BENYÚJTÁSÁNAK MÓDJAI 1. Az ajánlatok benyújtásának határidejét percre pontosan, az alábbiak szerint határozzák meg: 2012.05.18-án 12.00 óra 2. Az ajánlattevı az ajánlatot belátása szerint a) benyújthatja postai úton vagy csomagküldı szolgálattal az alábbi címre legkésıbb a fent jelzett határidıig postára adva, amit a postai bélyegzı dátuma vagy a küldemény feladását igazoló szelvényen feltüntetett dátum igazol: EURÓPAI PARLAMENT TÁJÉKOZTATÁSI IRODÁJA MAGYARORSZÁGON 1024 Budapest, Lövıház u. 35. b) átadhatja személyesen vagy képviselıjén keresztül a postaszolgálatnak legkésıbb a fent jelzett határidıig. Az ajánlattétel átadását az Európai Parlament postaszolgálatának két példányban keltezett és aláírt átvételi elismervénye tanúsítja. Az elismervényen feltüntetett dátum és idıpont igazolja az átadás idejét. A postaszolgálat nyitvatartási ideje, amikor az ajánlattételeket át lehet adni: hétfıtıl-péntekig 07.30-19.00 óra 3. Az a) és b) pontban jelzett benyújtási határidın túl benyújtott ajánlatok nem fogadhatók el.
4. Az ajánlatok bizalmas kezelése és sértetlensége érdekében a küldeményt két borítékba kell csomagolni. Mindkét borítékot le kell zárni. A belsı borítékon kell feltüntetni - a címzett szolgálatot: EURÓPAI PARLAMENT TÁJÉKOZTATÁSI IRODÁJA MAGYARORSZÁGON 1024 Budapest, Lövıház u.35. - az ajánlati felhívás azonosító számát: COMM/IO-HU/CON/2012/003 - az alábbi megjegyzést (amely a boríték illetéktelen személyek általi felbontásának tilalmára hívja fel a figyelmet): SEM A POSTAI SZOLGÁLAT, SEM ILLETÉKTELEN SZEMÉLY NEM BONTHATJA FEL Az ajánlattevıknek a küldemény csomagolásától függetlenül minden esetben ügyelniük kell az ajánlatuk továbbítására használt borítékok és a csomagolás minıségére annak érdekében, hogy az ajánlattétel ne elszakadva érkezzen be, mivel így már nem garantálható bizalmas kezelése és sértetlensége. Öntapadós borítékok alkalmazása esetén azokat ragasztószalag segítségével is le kell zárni, és ezen a ragasztószalagon átírva el kell helyezni a feladó aláírását. A feladó aláírásának tekintendı kézírásos kézjegye vagy cégszerő aláírása és bélyegzıje is. Hivatalból elutasítanak minden olyan ajánlatot, amely tartalmának titkossága az ajánlatok közös felbontását megelızıen sérült. A külsı borítékon fel kell tüntetni az ajánlattevı nevét vagy vállalata cégnevét és pontos címét, amelyen értesítést vár ajánlata sorsáról. A belsı borítéknak ugyancsak két lezárt borítékot kell tartalmaznia, az egyikben a technikai részt, a másikban az árajánlatot kell elhelyezni. Mindkét borítékon egyértelmően fel kell tüntetni a boríték tartalmát ( Technikai rész és Árajánlat ). 3. AZ AJÁNLATI FELHÍVÁS FELTÉTELEI 1. Az ajánlattétel benyújtása egyben az ajánlattételi felhívás dokumentumaiban megszabott feltételek elfogadását is jelenti: az ajánlati dokumentáció és a szerzıdés tervezete. A fent említett dokumentumok rögzítik a jelen ajánlati felhívás feltételeit, és kölcsönösen kiegészítik egymást. Ha a dokumentumok egymásnak ellentmondanak, az a dokumentum az irányadó, amely a szerzıdés tervezetének végén található záró rendelkezésekben megadott sorrendben elıbbre van.
2. Az ajánlat megtétele maga után vonja, hogy az ajánlattevı lemond a saját eladási, illetve munkavégzés feltételeirıl. Az ajánlattevıt amennyiben a szerzıdést elnyeri az általa tett ajánlat a szerzıdés teljesítésének teljes idıtartama alatt köti. 3. Az ajánlat benyújtása elıtt az ajánlattevınek minden szükséges intézkedést meg kell tennie az ajánlati felhívás tárgyköre és minısége, valamint az esetleges nehézségek értékelése érdekében. Az ajánlat benyújtásával az ajánlattevı elismeri, hogy ismeri a jelen szerzıdés teljesítésével kapcsolatos kockázatokat és eshetıségeket. 4. Az ajánlat érvényességének idıtartama, amely alatt az ajánlattevı köteles fenntartani az ajánlatában szerepeltetett valamennyi feltételt 6 hónap, amely az ajánlatok benyújtásának végsı idıpontjától kezdıdik. 5. A közbeszerzési szerzıdésre vonatkozó ajánlati dokumentáció, valamint a szerzıdés a jelen ajánlattételi felhívás mellékletét képezi. Az ajánlati dokumentáció meghatározza a csatolandó dokumentumokat, ideértve a gazdasági, pénzügyi, technikai és szakmai alkalmasságot igazoló iratokat is. 6. A jelen ajánlattételi felhívás semmilyen kötelezettségvállalást nem jelent az Európai Parlament részérıl. Az Európai Parlament kötelezettségei kizárólag a nyertes ajánlattevıvel kötött szerzıdés aláírásától érvényesek. Hasonlóképpen az ajánlat benyújtása nem jogosít fel a közbeszerzésben való teljes vagy részleges részvételre. Az Európai Parlament a szerzıdés aláírásáig lemondhat a közbeszerzésrıl, illetve leállíthatja a közbeszerzés odaítélésére irányuló eljárását anélkül, hogy a jelentkezık vagy ajánlattevık a felmerült kiadásokért, beleértve az esetleges utazási költségeket is, bármilyen kártérítésre igényt tarthatnának. E döntését az ajánlatkérı adott esetben indokolja, és az ajánlattevık tudomására hozza. 7. Az ajánlattevık tájékoztatást kapnak az ajánlatukkal kapcsolatos további lépésekrıl. 8. Az ajánlatok elıkészítésével és benyújtásával kapcsolatos kiadások az ajánlattevıket terhelik, és nem téríthetık vissza. 9. Az ajánlatok az Európai Parlament tulajdonában maradnak. 10. Az ajánlattételi felhívásra adott ajánlatok benyújtását követıen sor kerül a személyes adatok (például név, cím, önéletrajz) rögzítésére és feldolgozására. Ezeknek az adatoknak a feldolgozása a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történı feldolgozása tekintetében az egyének védelmérıl, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló 45/2001/EK rendeletnek megfelelıen történik. Eltérı rendelkezés hiányában a kérdésekre adott válaszok és a kért személyes adatok az ajánlattételi felhívás részletes elıírásainak megfelelıen az ajánlat értékeléséhez szükségesek, azokat kizárólag a Kommunikációs Fıigazgatóság dolgozza fel a fenti cél érdekében. Az ajánlattevı kérésre hozzáférhet személyes adataihoz és minden pontatlan vagy kiegészítésre szoruló személyes adatát kijavíthatja. Az ajánlattevı személyes adatainak feldolgozásával kapcsolatos kérdéseivel a Kommunikációs Fıigazgatósághoz fordulhat. Jogában
áll, hogy személyes adatainak feldolgozásával kapcsolatban bármikor az európai adatvédelmi biztoshoz forduljon. 4. KAPCSOLATTARTÁS AZ AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS IDEJE ALATT Az ajánlattevı és az Európai Parlament között az eljárás teljes idıtartama alatt tilos mindennemő kapcsolatfelvétel, illetve erre csak kivételes esetben és az alábbi feltételek mellett kerülhet sor: Az ajánlatok benyújtására megszabott idıszak záró napját megelızıen: - az ajánlattevı kérésére kiegészítı információk beszerzése érdekében kizárólag a közbeszerzési szerzıdés természetének pontosítása céljából. Azok az ajánlattevık, akik az ajánlattételi dokumentumokkal kapcsolatban kiegészítı információkat kívánnak beszerezni, kérdéseiket kizárólag írásban tehetik fel o levélben a következı címre küldve: EURÓPAI PARLAMENT TÁJÉKOZTATÁSI IRODÁJA MAGYARORSZÁGON 1024 Budapest, Lövıház u. 35. o vagy faxon az alábbi számra küldve: +36 1 411 3560 o vagy e-mailben a következı címre: epbudapest@europarl.europa.eu Valahányszor kiegészítı információkat kér, ne feledje el feltüntetni levelén a következıket: AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS COMM/IO-HU/CON/2012/003 Csak az ajánlatok benyújtási határidejénél legalább öt naptári napnál korábban beérkezı, kiegészítı információkra irányuló kérelmekre válaszolunk. Az Európai Parlament a szóbeli és a fenti határidın túl érkezı kérdéseket, továbbá a helytelenül megfogalmazott vagy megcímzett kérdéseket figyelmen kívül hagyja. A beérkezett kérdéseket és az azokra adott válaszokat az Európai Parlament levélben továbbítja minden ajánlattevı számára, aki az ajánlati dokumentációt kérte. - az Európai Parlament kezdeményezésére, ha az intézmény szolgálatai észrevesznek egy hibát, kihagyást vagy bármilyen más konkrét hiányosságot a közbeszerzési hirdetmény, az ajánlattételi felhívás vagy az ajánlati dokumentáció megfogalmazásában. Adott esetben a kiegészítı információkat és a fent említett információkat az ajánlati dokumentációt igénylı valamennyi ajánlattevı számára egyazon napon és szigorúan azonos körülmények között adják meg.
Amennyiben az ajánlattételi felhívással kapcsolatos dokumentumok az Európai Parlament honlapján www.europarl.hu is megjelennek, a fenti kiegészítı információk és tájékoztatás is felkerül az alábbi internetes oldalra: www.europarl.hu. Az ajánlatok felbontását követıen az Európai Parlament kezdeményezésére: - amennyiben az ajánlattal kapcsolatban további felvilágosításra, illetve az ajánlat megszövegezésében nyilvánvaló tárgyi tévedések helyesbítésére van szükség, az Európai Parlament kezdeményezheti az ajánlattevıvel történı kapcsolatfelvételt. A kapcsolatfelvétel nem vezethet az ajánlatban megadott feltételek módosításához. 5. AZ AJÁNLATOK FELBONTÁSA Az ajánlatok felbontásának idıpontját percre pontosan, az alábbiak szerint határozzák meg: 2012.05.22-én 10 óra 00 perc. Kérjük, hogy azok az ajánlattevık, akik jelen kívánnak lenni az ajánlatok felbontásánál, írásban az alábbi címen jelezzék szándékukat: EURÓPAI PARLAMENT TÁJÉKOZTATÁSI IRODÁJA MAGYARORSZÁGON 1024 Budapest, Lövıház u.35. vagy faxon + 36 1 411 3560 vagy e-mailben az alábbi e-mail címen: epbudapest@europarl. europa.eu 2012.05.15-ig, és részvételüket 1 fıre korlátozzák. Tisztelettel: Andrea Lıvei Megbízott irodavezetı Mellékletek: 1. Pénzügyi azonosító adatlap (A melléklet) 2. Költségvetési lap (B melléklet) 3. Kizárásról és összeférhetetlenségrıl szóló nyilatkozat (C melléklet) 4. Technikai elıírások (D melléklet) 5. Formai követelmények (E melléklet) 6. Hivatalos ünnepnapok (F melléklet) 7. Szerzıdés tervezet (G melléklet)