Csoportos felhatalmazások kezelése a Raiffeisen Expressz programban Csoportos felhatalmazások 1 A Raiffeisen Expressz program ezen moduljának keretében lehetővé válik a csoportos beszedési megbízásokhoz tartozó felhatalmazás-üzenetek fogadására, exportálására, importálására, majd minősítés után a felhatalmazás-üzenetek visszaküldésére. A funkció a Megbízások menü Csoportos felhatalmazások pontján keresztül, vagy a gombra kattintva érhető el. A felhatalmazási folyamat áttekintése A funkció kezelésének részletes ismertetése előtt célszerű röviden áttekinteni a felhatalmazási folyamat egész rendszerét, mivel ez feltétlenül szükséges a funkció működésének megértéséhez. Az alábbi ábra szemlélteti egy új felhatalmazás-üzenet útját a fogyasztótól (kötelezett) a szolgáltatóig (beszedő). INDÍTÓ Kötelezett bankja 1. FELHBE 2. FELHAC 6. FELHOK GIRO rendszer 3. FELHKI 4. FELHAP 5. FELHNA FOGADÓ Beszedõ bankja 3. FELHKI 5. FELHNA 4. FELHAP Fogyasztó Felhatalmazás bizonylat (papír) Szolgáltató A rendszerben kezelt felhatalmazások a kötelezettektől (fogyasztók) származnak. Ha valaki úgy dönt, hogy valamilyen rendszeres díjfizetési kötelezettségét a banki folyószámlájáról kívánja kiegyenlíteni, s ezért felhatalmazni kívánja a bankját, hogy a folyószámlájáról rendszeresen átutalja az aktuális összeget, ezt a felhatalmazást két helyen jelentheti be: vagy a saját számlavezető bankjánál, vagy az érintett szolgáltatónál. A felhatalmazásokat azonban csak a kötelezett számlavezető bankja indíthatja, ezért ha a kötelezett a szolgáltatónak adja be a felhatalmazást, akkor a szolgáltató - a számítógépes rendszer hatókörén kívül - postán elküldi a felhatalmazó dokumentumot a kötelezett bankjának, és a számítógépes közvetítőrendszerben a felhatalmazó üzenetet ilyenkor is a kötelezett bankja indítja. A teljes felhatalmazási folyamatban az alábbi üzenetek szerepelnek: FELHBE - A kötelezett bankja beküldi a felhatalmazások adatait a közvetítőrendszerbe. FELHAC - A közvetítőrendszer visszajelzi a felhatalmazások vételének és formai ellenőrzésének eredményét. FELHKI - A közvetítőrendszer továbbítja a felhatalmazások adatait a szolgáltatókhoz, azok számlavezető bankján keresztül.
Csoportos felhatalmazások 2 FELHAP - A szolgáltató a bankján keresztül visszaigazolja a felhatalmazások feldolgozását a közvetítőrendszernek. FELHNA - A közvetítőrendszer visszajelzi a FELHAP visszaigazolások vételének és formai ellenőrzésének eredményét. FELHOK - A közvetítőrendszer továbbítja a FELHAP visszaigazolásokat a kötelezett bankjának. Az ábrán látható, hogy a Szolgáltatóhoz Bankunkon keresztül két üzenet érkezik (3. FELHKI és 5. FELHNA), míg Bankunk egy üzenetet (4.FELHAP) vár a Szolgáltatótól. Ezek adatszerkezete megegyezik a GIRO rendszerben definiált formátummal, melyet a melléklet tartalmaz. A fenti üzenetcsere támogatására szolgál a Raiffeisen Expressz jelen funkciója. Attól függően, hogy a felhatalmazás üzenetek feldolgozása mennyire automatizáltan történik az Ügyfelünk saját rendszerében, a funkciója kétfajta üzemmódban használható: Saját adatbázishasználat nélkül. Használata akkor célszerű, ha az Ügyfél a felhatalmazás-üzeneteket teljes mértékben képes feldolgozni a saját rendszerében és ezért a Raiffeisen Expressz programot kizárólag csak a FELHKI és FELHNA üzenetek lekérdezésére, valamint a saját rendszerben előállított FELHAP üzenetek bankba küldésére használja. Ebben az esetben a letöltött felhatalmazások nem olvasódnak be a funkció saját adatbázisába. A funkció csak egy Import munkalapot tartalmaz, ahol beolvashatók az Ügyfél saját rendszerében előállított FELHAP üzenetek, majd a Postaládába helyezve a bankba küldhetők. Saját adatbázist használva. Ha az ügyfél nem rendelkezik a felhatalmazások feldolgozására képes saját rendszerrel, a Raiffeisen Expressz ezen funkciójában lehetővé válik a felhatalmazás üzenetek kézi feldolgozása. Ekkor az érkezett felhatalmazásokat a program automatikusan beolvassa saját adatbázisába. Ebben az esetben a négy munkalapból áll a funkció: Változás lap, ahová a frissen letöltött felhatalmazás üzenetek kerülnek. Ezen a lapon lehet minősíteni (elfogadni vagy visszautasítani) a felhatalmazásokat, majd a csomagoláshoz hasonló módon előállítani a bankba visszaküldendő FELHAP üzeneteket. Import lap, ahol az egyes felhatalmazás üzenetek olvashatók be. Export lap, ahol az összeállított FELHAP állományok másolhatók ki a programból, valamint az aktív állapotú felhatalmazás állomány nyerhető ki, FELHKI állomány formájában. Felhatalmazások lap, amely a meglévő felhatalmazások áttekintésére szolgál. Ezen a lapon található adatbázisban gyűlik az összes feldolgozott felhatalmazás, amelyek itt különböző szempontok szerint leválogathatók. Megjegyzés: A fenti két üzemmód között váltani a jobb egérgombra kattintás hatására feldobódó kis menü megfelelő pontjának bejelölésével lehet. A megfelelő üzemmódot a telepítés után azonnal célszerű beállítani, mivel az üzemmódok közti váltás később adatvesztést okozhat a funkció adatbázisában. A megfelelő üzemmód kiválasztását követően az alkalmazáshoz ki kell lépni a funkcióból és vissza.
Csoportos felhatalmazások 3 Felhatalmazás üzenetek fogadása A felhatalmazás üzenetek (FELHKI, FELHNA) lekérdezésére nincs külön funkció, ezen üzenetek - feltéve természetesen, ha vannak az adott ügyfélnek szólók - egy banki kapcsolatfelvétel során (pl. egy információ-lekérdezés, vagy utaláscsomag bankba küldése) automatikusan letöltődnek az Ügyféloldalra, ahol a DATA\FELHAT\<BESZEDŐAZONOSÍTÓ> könyvtárban automatikusan eltárolódnak, valamint a Postaláda ablakba is bejegyződnek. Változás lap A bankból érkező felhatalmazás üzenet (FELHKI) tételei a Változás lap Érkezett felhatalmazások ablakába kerülnek bejegyzésre. Bal oldali űrlapon látszódnak a felhatalmazás részletes adatai.
Csoportos felhatalmazások 4 A baloldali űrlapon a felhatalmazás adatai közül két mező értéke változtatható meg: Az Érv. kezdete mező értékének módosításával tájékoztatható a kötelezett bankja az első díjlehívás várható időpontjáról. A legalsó, Státusz mező értékének módosításával kell az adott tételt minősíteni, azaz elfogadni vagy visszautasítani a felhatalmazást. A fenti mező alapértelmezett értéke a korábban feldolgozott felhatalmazások alapján határozódik meg, azaz ha pl. egy olyan törlő felhatalmazás érkezik, amihez nem tartozik korábbi, elfogadott felhatalmazás, akkor az alapértelmezett érték: "13 - Visszautasítva, mert nem létezőt töröltek". Megjegyzés: A Státusz mező értéke kézzel minden esetben felülbírálható, de ez a program adatbázisában inkonzisztenciákat okozhat. Az érkezett felhatalmazások visszaigazolásához a következőket kell tenni: 1. Ha mint szolgáltató több GIRO-azonosítóval is rendelkezik, elsőként a "Szolgáltató Azonosítója" mezőben válassza ki azt az azonosítót, amelyhez tartozó felhatalmazásokat meg kívánja jeleníteni. 2. Az "Érkezett felhatalmazások" mezőben válassza ki a kívánt felhatalmazást a megfelelő sorra kattintással. Egyszerre több felhatalmazást is kijelölhet. 3. Ha módosítani kíván az első díjlehívás várható idején, az Érv. kezdete mezőben ezt beállíthatja. 4. Állítsa be a felhatalmazás státuszát a Státusz mező megfelelő értékének kiválasztásával, majd folytassa a lépéseket a 2. ponttól, míg az összes felhatalmazás sorra nem került. 5. A gombok segítségével helyezze be a felhatalmazásokat egy FELHAP csomagba. A forint utalások becsomagolásánál ismertetett módon ezek a gombok szolgálnak a kijelölt, vagy az összes tétel csomagba helyezésére, kivételére a csomagból. 6. Ha nem kíván több felhatalmazást a FELHAP csomagba helyezni, a gomb segítségével küldje át a csomagot a Postaládába, ahonnan majd az gomb segítségével az a bankba küldhető. Megjegyzés: Az összeállított FELHAP csomagokat a bankba küldés előtt nem kell elektronikus aláírással ellátni. A Változás lap további funkciói: Egyszerre több FELHAP csomagot is létrehozhat és kezelhet az gomb segítségével. Az egyes csomagok között váltani a FELHAP csomag azonosítója mögötti kis nyílra kattintás után megjelenő listából történő választással lehet. A két gomb segítségével az érkezett felhatalmazások, vagy egy FELHAP csomag tartalma nyomtatható. A gomb az érkezett felhatalmazások közül a kijelölt tételek törlésére szolgál. Kérjük, megfelelő körültekintéssel használják, mivel a törlés később már nem vonható vissza. Az gomb hatására egy táblázat jelenik meg, amelyben az eddig érkezett, illetve bankba küldött üzenetek láthatók főbb adataikkal együtt.
Csoportos felhatalmazások 5 A Típus mező egyes értékeinek jelentése: FHKI - vonalon érkezett FELHKI üzenet FHKI-I - importból származó FELHKI üzenet FHAP - vonalon bankba küldött FELHAP üzenet FHAP-X- exportált FELHAP üzenet FHNA - vonalon érkezett FELHNA üzenet Import lap Ez a lap a különböző felhatalmazás üzenetek importálására szolgál. A megbízások beolvasásához az alábbiakat kell tenni: 1. A "Kódlap" mezőben válassza ki az importálandó állományban alkalmazott kódlapot. Alapértelmezett a 852-es kódlap.
Csoportos felhatalmazások 6 2. Kattintson az gombra, majd a megjelenő ablakban válassza ki a beolvasandó állomány típusát, majd magát az állományt, végül kattintson az gombra. Hatására megtörténik az importálás. 3. A gombra kattintva importálás nélkül visszaléphet az előző ablakra. Az importálás során, ha a program hibát talál, azokat megjeleníti a képernyőn. Ha voltak jó tételek is, a gombra kattintva azok megjeleníthetők, illetve tovább feldolgozhatók. A gombra kattintva újra a hibalista jelenik meg. A gombra kattintva a hibalista kinyomtatható. A három különböző üzenettípus beolvasása a következőt jelenti: FELHKI üzenet importálása megfelel annak, mintha telefonvonalon keresztül érkezett volna a felhatalmazás üzenet, a beolvasott felhatalmazások a gombra kattintva átkerülnek a Változás lapra, míg az gombra kattintva az import törölhető. FELHAP üzenet beolvasása annak felel meg, mintha kézzel végezte volna el a felhatalmazás tételek minősítését (elfogadását/visszautasítását). Ekkor a gombra kattintva a FELHAP csomag átkerül a Változás lapra, ahol még további tételekkel bővíthető a bankba küldés előtt. A FELHAP üzenet közvetlenül is a Postaládába helyezhető a gombra kattintva. FELHNA üzenet importálása az üzenet telefonvonalon keresztüli fogadását helyettesíti, azzal egyenértékűen állítja a Felhatalmazás lapon szereplő tételek FELHNA mezőjének értékét. A sikeres import után kattointson a gombra. Export lap Ezen a lapon két különböző exportálási művelet hajtható végre, attól függően, hogy az "Export adata" mezőben mit választ: A Változás lapon kézzel előállított FELHAP üzeneteket lehet egy állományba kimásolni, ha itt bejelöli az "Egy FELHAP csomag" mezőt, majd kiválasztja az exportálandó csomagot.
Csoportos felhatalmazások 7 A program által kezelt felhatalmazás-állomány Elfogadott és Aktív állapotú tételeit egy szabványos FELHKI üzenete exportálni, ha "Az aktív felhatalmazás állomány" pontot jelöli be. A fenti kiválasztás hatására a képernyőn megjelennek a kimásolandó tételek. Az export tényleges megtörténtéhez kattintson az gombra, majd a megjelenő ablakban adja meg a fájl nevét és elérési útvonalát, végül kattintson a gombra. Ha az exportálás befejeződött, a program ezt "Az export fájl elkészült!" üzenettel jelzi. Felhatalmazások lap Ez a lap szolgál a teljes felhatalmazás állomány tárolására. Az itt látható adatbázisba bekerül az összes olyan felhatalmazás, amelyre egy FELHAP csomagban a választ visszaküldték a bankba, vagy a FELHAP csomagot exportálták a programból. Minden megválaszolt FELHKI tétel új rekord (új sor). A jobb oldal tetején lévő jelölődobozok segítségével lehet beállítani, hogy mely típusú és státuszú felhatalmazások jelenjenek meg a jobb alsó táblázatban. A táblázat kijelölt sorának megfelelő felhatalmazás adatai látszódnak részletesebben a bal oldali űrlapon.
A megjelenített felhatalmazásokat ennek megfelelően szűkíteni lehet: 1. Típus alapján: Új - Új felhatalmazás. Csoportos felhatalmazások 8 Módosítás - Módosító felhatalmazás, amely lehet értékhatár (Limit), vagy érvényesség (Dátum) módosítás, esetleg mindkettő egyszerre. Törlés - A felhatalmazás visszavonása. 2. Státusz alapján: Elfogadott - A FELHAP csomagban elfogadták a felhatalmazást. Ezt a státuszt csak addig tartja meg, míg esedékessé nem válik, akkor ugyanis átvált Aktívra. Visszautasított - Valamilyen ok miatt visszautasították a felhatalmazást. Ekkor tovább szűkíthető a megjelenített felhatalmazások köre egy hibatípusra, ha a Hiba mezőt bejelöli, majd az adott hibakódot kiválasztja. Aktív - Ha elérkezik egy tétel érvényességének kezdete, státusza átvált Elfogadottról Aktívra. Módosított - Ha egy tételt módosítanak, az eredeti tétel állapota Módosított lesz, míg a módosítás Aktívvá válik. Törölt - A felhatalmazást törölték. Az egyes szűrési feltételek között ÉS kapcsolat van, tehát legalább egy szűrődobozt be kell jelölni a Típus és a Státusz mezőkben is. Megjegyzés: A program a dátumfüggő státuszállításokat (pl. Elfogadottról Aktívra) a Csoportos felhatalmazások funkció indításakor végzi el. A státuszok változásának ennél részletesebb leírását táblázatos formában a melléklet tartalmazza. További funkciók: A gomb segítségével az éppen megjelenített felhatalmazások nyomtathatók. A gomb a megjelenített felhatalmazások közül a kijelölt tételek törlésére szolgál. A felhatalmazásokat tartalmazó táblázat tetszőleges mezője szerint átrendezhető a megfelelő oszlop fejlécére kattintva. A fejléc sötét színe jelöli azt a mezőt, amelyik szerint rendezett a táblázat. A jobb egérgombra kattintás hatására megjelenő menü "Keresés fogyasztó azonosító alapján" pontja segítségével rá lehet keresni egy adott felhatalmazásra. A megjelenő ablakba írja be az azonosítót (elegendő lehet az elejét), majd a gombra kattintva a program megjeleníti az első olyan tételt, melynek az azonosítója a megadott értékkel kezdődik.
Melléklet - A felhatalmazások státuszának változása Csoportos felhatalmazások 9 Normális működés - Az érkezett felhatalmazások minősítő státusza a Felhatalmazások lapon található adatbázis pillanatnyi állapota alapján értelmezhető értéket kapja. Felhatalma zás típusa FELHAPBAN Bejegyzés státusza Új Visszautasítva Visszautasított --- További események Elfogadva Elfogadott Ha esedékes lesz (T117mező) átvált Aktívra a státusz. Ha eljön az érvényesség végének ideje, átvált Töröltre a státusz. Módosítás Visszautasítva Visszautasított --- Elfogadva Elfogadott Ha esedékes lesz (T117mező) átvált Aktívra a státusz és ezzel együtt, ha van korábbi Aktív státuszú Új vagy Módosítás tétel, az átvált Módosítottra. Ha eljön a módosítás érvényesség végének ideje, átvált Töröltre a státusz. Törlés Visszautasítva Visszautasított ---- Elfogadva Elfogadott Ha esedékes lesz (T117mező) a státusz nem változik, de ha van korábbi Aktív státuszú Új vagy Módosítás tétel, az átvált Töröltre. "Nem normális működés" Az érkezett felhatalmazások minősítő státusza NEM a Felhatalmazások lapon található adatbázis pillanatnyi állapota alapján értelmezhető értéket kapja, hanem ez az értéket felülbírálták. Felhatalma zás típusa FELHAPBAN Új Elfogadva, pedig már van egy Aktív státuszú Új, vagy Módosítás tétel Módosítás Elfogadva, pedig nincs Aktív Új vagy Módosítás tétel Törlés Elfogadva, pedig nincs Aktív Új vagy Módosítás tétel Bejegyzés státusza Elfogadott Elfogadott Elfogadott További események Úgy kezeljük, mintha módosítás jönne, azaz ha esedékes lesz (T117mező), átvált Aktívra a státusz, és ezzel együtt, ha van korábbi Aktív státuszú Új vagy Módosítás tétel, az átvált Módosítottra. Úgy kezeljük, mintha új felhatalmazás jönne, azaz ha esedékes lesz, átvált Aktívra a státusz. Ha esedékes lesz a státusz átvált Töröltre, és ha ekkor van Aktív státuszú Új vagy Módosítás tétel, az átvált Töröltre. Ha nincs, nem történik semmi.