für Lead Partner und Partner des Programms zur Grenzüberschreitenden Kooperation Österreich Ungarn 2007-2013

CBC Austria Hungary 2007-2013 DRAFT Version FINANZHANDBUCH für Lead Partner und Partner des Programms zur Grenzüberschreitenden Kooperation Österreich Ungarn 2007-2013 PÉNZÜGYI ÚTMUTATÓ az Ausztria-Magyarország Határon Átnyúló Együttmőködési Program 2007-2013 vezetı partnerei és partnerei számára Finanzhandbuch / Pénzügyi Útmutató Stand / Állapot 06.08.2009 1

1 INHALTSVERZEICHNIS / TARTALOMJEGYZÉK 1 Inhaltsverzeichnis/Tartalomjegyzék... 2 2 Vorwort / Elıszó... 4 3 Rechtlicher Rahmen / Jogi keretek... 5 3.1 EU-Gesetze / EU jogszabályok... 5 3.2 Relevante Gesetze in Ungarn / Magyarországi jogszabályok... 6 3.3 Relevante Gesetze in Österreich / Osztrák jogszabályok... 7 3.4 Programmspezifische Dokumente / Programdokumentumok... 7 4 Berichtslegung und Finanzierung / Jelentéstétel és finanszírozás... 8 4.1 Prozessbeschreibung / A folyamat leírása... 8 4.1.1 Berichtslegung auf Partnerebene / Jelentéstétel partner szinten... 9 4.1.2 Bestätigung der Ausgaben / A kiadások hitelesítése... 9 4.1.3 Berichtslegung auf Projektebene / Jelentéstétel projekt szinten... 11 4.1.4 Abschluss des Projekts und Abschlussbericht / A projekt zárása és a zárójelentés... 12 4.1.5 Rolle der Verwaltungsbehörde und der Bescheinigungsbehörde im Zahlungsprozess / Az Irányító Hatóság és az Igazoló Hatóság szerepe a kifizetési folyamatban... 14 4.1.6 Auszahlung der nationalen Kofinanzierungsmittel / A nemzeti társfinanszírozási források kifizetése... 15 4.1.7 Auszahlung der EFRE Mittel / Az ERFA források kifizetése... 15 4.2 Die für die First Level Control zuständige Stellen / Az elsı szintő ellenırzést végzı szervezetek... 17 4.3 Wechselkursbezogene Fragen / Árfolyamkérdések... 19 4.4 Inhalt des Berichts / A jelentés tartalma... 20 5 Förderfähigkeitsregeln / Elszámolhatósági szabályok... 22 5.1 Grundprinzipien / Alapelvek... 22 5.2 Nicht förderfähige Kosten / Nem támogatható költségek... 22 5.3 Zeitliche Rahmen der Förderfähigkeit / A jogosultság idıbeli keretei... 24 5.4 Geographische Einschränkungen der Förderfähigkeit / A jogosultság földrajzi korlátai... 26 5.4.1 Allgemeine geografische Förderfähigkeitsregeln / Általános földrajzi jogosultsági szabályok... 26 Version 06.08.2009 2/86

5.4.2 Berechnungsmethode der Wirkung des Projektes auf die 20% Regionen / A projekt 20 százalékos területekre gyakorolt hatásának számítási módszere... 27 5.5 Förderfähigkeitsregeln für die einzelne Kostkategorien und Dokumentierung der Ausgaben / Költségkategóriánkénti elszámolhatósági szabályok, és a kiadások dokumentálása... 28 5.5.1 Interne Organisationskosten / Belsı szervezeti költségek... 29 5.5.2 Externe Dienstleistungen / Külsı szolgáltatások... 37 5.5.3 Lieferaufträge / Áru ill. eszközbeszerzés... 41 5.5.4 Bauaufträge / Építés... 45 5.5.5 Einnahmen / Bevételek... 46 5.6 Förderfähigkeit der Umsatzsteuer / Az ÁFA elszámolhatósága... 47 5.6.1 Allgemeine Umsatzsteuerregelungen / Az ÁFA-val kapcsolatos általános szabályok... 47 5.6.2 Rechnungen mit Reverse Charge / Fordított Áfa... 48 6 Gemeinsame Kosten / Közös költségek... 51 7 Nachweis des Marktpreises und öffentliche Vergabe / Piaci ár igazolás és közbeszerzés...55 8 Dokumentenaufbewahrung und Kontrolle / Iratmegırzés és ellenırzés... 57 9 Publizitätsvorschriften / A nyilvánossági tevékenység szabályai... 58 10 Ausfüllhilfe zu Dokumenten für die Berichtslegung / Kitöltési Útmutató jelentéstételi dokumentumokhoz... 59 10.1 Bericht auf Partnerebene / Partnerszintő jelentés... 59 10.1.1 Tätigkeitsbericht auf Partnerebene / Partnerszintő szakmai jelentés... 59 10.1.2 Finanzbericht auf Partnerebene / Partnerszintő pénzügyi jelentés... 66 10.2 Bericht auf Projektebene / Projekt szintő jelentés... 71 10.2.1 Tätigkeitsbericht auf Projektebene/ Projekt szintő szakmai jelentés... 72 10.2.2 Finanzbericht auf Projektebene / Projekt szintő pénzügyi jelentés... 78 10.2.3 Declaration on validation of expenditure... 83 Version 06.08.2009 3/86

2 VORWORT / ELİSZÓ Dieses Dokuments dient zur Information der Lead Partner und Projektpartner im Programm zur grenzüberschreitenden Kooperation Österreich-Ungarn 2007-2013 in Fragen der finanziellen Abwicklung von Projekten. Das Finanzhandbuch ergänzt das von der Europäischen Kommission genehmigte Operationelle Programm und den Leitfaden für Antragsteller und Projektträger. Trotz aller Bemühungen der Programmstellen kann es Fragen geben, die in diesem Handbuch nicht beantwortet werden; in solchen Fällen wenden Sie sich bitte an die zuständigen regionalen Kontrollstellen, regionalen Koordinierungsstellen und das Gemeinsame Technische Sekretariat. A dokumentum célja tájékoztatást nyújtani a az Ausztria Magyarország ETC program 2007-2013 vezetı partnerei és projektpartnerei számára a projektek pénzügyi lebonyolításával kapcsolatban. A Pénzügyi kézikönyv kiegészíti az Európai Bizottság által jóváhagyott Operatív Programot, a Pályázati és megvalósítási útmutatót. A program intézményeinek minden igyekezete ellenére lehetnek kérdések, melyeket a jelen kézikönyv nem válaszol meg, ilyen esetekben kérjük, forduljanak a regionálisan illetékes elsı szintő ellenırzésért felelıs szervezethez, a regionális tanácsadóhoz, vagy a Közös Technikai Titkársághoz. Die aktuelle Version des Finanzhandbuch kann von der Programmwebseite (www.at-hu.net) herunterladen werden. A dokumentum aktuális verziója elérhetı a program honlapján (http://www.at-hu.net) Version 06.08.2009 4/86

3 RECHTLICHER RAHMEN / JOGI KERETEK 3.1 EU-Gesetze / EU jogszabályok Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 vom 5. Juli 2006 des Rats und des Europäischen Parlaments über den Europäischen Fond für Regionale Entwicklung, welche die Verordnung (EG) Nr. 1783/1999 (EFRE-Verordnung) aufhebt Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 vom 11. Juli 2006 des Rats, welche die allgemeinen Bestimmungen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfond sowie den Kohäsionsfond festlegt und die Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 (Allgemeine Verordnung) aufhebt Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 vom 8. Dezember 2006 der Europäischen Kommission, welche die Regeln für die Umsetzung der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 (Festlegung der allgemeinen Bestimmungen für EFRE, ESF und den Kohäsionsfond) festschreibt sowie die Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 des Europäischen Parlaments und des Rats zu EFRE (Durchführungsverordnung) Verordnung (EG) Nr. 1082/2006 vom 5. Juli 2006 der Europäischen Kommission über den Europäischen Verbund für territoriale Zusammenarbeit (EVTZ) als Option. Verordnung (EG) Nr. 1341/2008 vom 18. Dezember 2008 der Europäischen Kommission über den Europäischen Fond für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds sowie den Kohäsionsfonds über Änderungen hinsichtlich einzelner Einnahmen schaffender Projekte Az Európai Parlament és a Tanács 2006. július 5-i 1080/2006/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapról és az 1783/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezésérıl a Tanács 2006. július 11-i 1083/2006/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról és az 1260/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezésérıl A Bizottság 2006. december 8-i 1828/2006/EK rendelete a 1083/2006/EK tanácsi rendelet, valamint az Európai Regionális Fejlesztési Alapról szóló 1080/2006/EK európai parlamenti és a tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó szabályok meghatározásáról A Bizottság 2006. július 5-i 1082/2006/EK rendelete az európai területi együttmőködési csoportosulásról, mint opcióról. A Bizottság 2008. december 18-i 1341/2008/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapról, az Európai Szociális Alapról és a Kohéziós Alapról szóló 1083/2006/EK rendelet egyes jövedelemtermelı projektek tekintetében történı módosításáról Version 06.08.2009 5/86

COCOF-Dokumente über Unregelmäßigkeiten im öffentlichen Vergabeverfahren (Guidelines for determining financial corrections to be made to expenditure co-financed by the structural funds or the cohesion fund for non-compliance with the rules on public procurement) Az Alapok Koordinációs Bizottsága által kiadott ajánlás (száma: COCOF 07/0037/03-HU) A közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése esetén alkalmazandó pénzügyi korrekciók meghatározására vonatkozó iránymutatások a strukturális alapok és a Kohéziós Alap által társfinanszírozott kiadások tekintetében 3.2 Relevante Gesetze in Ungarn / Magyarországi jogszabályok: Gesetz über das öffentliche Vergabeverfahren (2003. CXXIX) Gesetz über die Rechnungslegung (2000. C.) Gesetz über die Steuerordnung (2003.XCII) Gesetz über die Allgemeine Umsatzsteuer (2007. CXXVII) Regierungsverordnung Nr. 85/2004(IV.19) über das Verfahren hinsichtlich staatlicher Beihilfen gemäß Gründungsvertrag der Europäischen Gemeinschaft Artikel 87 Absatz (1) und über die regionale Förderlandkarte Regierungsverordnung Nr. 160/2009(VIII.3) über die Durchführung einzelner, auf die territoriale Zusammenarbeit bezogener Programme der Finanzierungsfonds des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung sowie des Instruments für Heranführungshilfe in der Programmperiode 2007-2013 Regierungsverordnung Nr. 217/1998 über die Verfahrensordnung des Staatshaushaltes Regierungsverordnung Nr. 49/2007 über Einrichtungen der nationalen Verwendung von Förderungen aus einzelnen, auf die territoriale Zusammenarbeit bezogenen Programmen der Finanzierungsfonds des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung sowie des Instruments für Heranführungshilfe und des Europäischen Nachbarschafts- und Partnerschaftsinstruments im Programmperiode 2007-2013. A Közbeszerzésrıl (2003. CXXIX) szóló törvény A Számvitelrıl (2000. C) szóló törvény Az adózás rendjérıl (2003.XCII) szóló törvény Általános forgalmi adóról (2007. CXXVII) szóló törvény 85/2004(IV.19) kormányrendelet az Európai Közösséget létrehozó Szerzıdés 87. cikkének (1) bekezdése szerinti állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképrıl; 160/2009(VIII.3) kormányrendelet a 2007-2013 programozási idıszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Elıcsatlakozási Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttmőködéshez kapcsolódó programjainak végrehajtásáról 217/1998 kormányrendelet Az államháztartás mőködési rendjérıl 49/2007 kormányrendelet a 2007-2013 programozási idıszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Elıcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttmőködéshez kapcsolódó programjaiból származó támogatások hazai felhasználásának intézményeirıl Version 06.08.2009 6/86

3.3 Relevante Gesetze in Österreich / Osztrák jogszabályok 17. Bundesgesetz: Bundesvergabegesetz 2006 BVergG 2006 Vereinbarung zwischen dem Bund und den Ländern gemäß Art. 15a B-VG über das Verwaltungs- und Kontrollsystem in Österreich für die EU-Strukturfonds in der Periode 2007-2013 Bieten die voran genannten Regulative keine ausreichenden Erklärungen, so gilt die jeweils landesspezifische Allgemeine Richtlinie für die Förderung von Projekten samt seinen Durchführungsbestimmungen. BverG 2006. évi 17. számú szövetségi közbeszerzési törvény A Szövetség és a Tartományok az alkotmány 15a cikke szerinti megállapodása a 2007-2013 idıszak EU Strukturális Alapjainak irányítási és ellenırzési rendszerérıl Amennyiben a korábban megadott irányelvek nem nyújtanak kielégítı magyarázatot, úgy az országspecifikus Projektek támogatásának általános irányelvei lép érvénybe. 3.4 Programmspezifische Dokumente / Programdokumentumok Operationelles Programm zur grenzüberschreitenden Kooperation Österreich- Ungarn 2007-2013 (OP) (Genehmigt: durch den Beschluss der Europäischen Kommission (CCI: 2007CB163PO010) am 20. Dezember 2007) Leitfaden für Antragssteller und Projektträger Die Publizitätsvorschriften für geförderte Projekte im Rahmen des Programms zur grenzüberschreitenden Kooperation Österreich- Ungarn 2007-2013 Die Programmdokumente sind auf der Programmhomepage (www.at-hu.net) verfügbar. Ausztria-Magyarország 2007 2013 közötti Határon Átnyúló Együttmőködés operatív programja (OP) Jóváhagyva: az Európai Bizottság határozatával (CCI: 2007CB163PO010) 2007. december 20-án) Pályázati és megvalósítási útmutató Nyilvánossági elıírások az Ausztria- Magyarország Határon Átnyúló Együttmőködési Program 2007-2013 keretében támogatott projektek számára A programmal kapcsolatos dokumentumok hozzáférhetıek a program weboldalán (http://www.at-hu.net) Version 06.08.2009 7/86

4 BERICHTSLEGUNG UND FINANZIERUNG / JELENTÉSTÉTEL ÉS FINANSZÍROZÁS 4.1 Prozessbeschreibung / A folyamat leírása Im Rahmen eines ETZ-Projekts können - wie bei allen EU-geförderten Projekten - nur tatsächlich entstandene und förderfähige Kosten aus EFRE-Mitteln finanziert werden. Grundlage dafür sind Rechnungen und Belege, die in einer klaren Beziehung zum Begünstigten, zum Projekt und zum definierten Förderzeitraum stehen. Damit EFRE-Mittel ordnungsgemäß an die Projekte ausgezahlt werden können, ist ein bestimmtes Berichts- und Kontrollprozedere vorgesehen, das in der folgenden Übersicht kurz dargestellt und im Weiteren detaillierter beschrieben wird. Stufe 1 Tätigkeitsbericht und Finanzbericht auf Partnerebene Berichtlegung aller Projektpartner eines Projektes mittels der dafür vorgesehenen Formulare Einreichung der Partnerberichte bei den im Fördervertrag angegebenen zuständigen Kontrollstellen Prüfung der Berichte und der getätigten Ausgaben durch die zuständigen Kontrollstellen Erstellung der Kostenbestätigung ( declaration on validation of expenditure ) durch die zuständige Kontrollstelle und Übermittlung an den jeweiligen Projektpartner Weiterleitung dieser Erklärung von dem Projektpartner an den Lead Partner Egy európai területi együttmőködési projekt keretében úgy, mint minden EU által támogatott projektben csak ténylegesen felmerült és elszámolható költségeket lehet ERFA forrásból finanszírozni. Ennek feltétele azoknak a számláknak és bizonylatoknak a megléte, amelyek világos kapcsolatban állnak a kedvezményezettel, a projekttel és a meghatározott támogatási idıszakkal. Hogy az ERFA források az elıírásoknak megfelelıen kifizethetıek legyenek a projektek részére, egy meghatározott jelentéstételi- és ellenırzési folyamatot kell teljesíteni, amelyet a következı áttekintésben röviden, a továbbiakban pedig részletesebben mutatunk be. 1.lépés Partneri szintő szakmai- és pénzügyi jelentés Az elıre megadott dokumentumminta segítségével az összes a projektben résztvevı projektpartner jelentéstétele. A partneri jelentés benyújtása a támogatási szerzıdésben megadott illetékes FLC szervezetnek. Az illetékes FLC szervezetek ellenırzik a jelentéseket és a projekthez kapcsolódó kiadásokat. A hitelesítési nyilatkozat ( declaration on validation of expenditure ) kiállítása és megküldése az érintett projektpartner számára. A projektpartner megküldi a hitelesítési nyilatkozatot a vezetı partner számára. Stufe 2 Tätigkeitsbericht und Finanzbericht auf Projektebene LP erstellt den Tätigkeitsbericht über das Gesamtprojekt sowie den Finanzbericht auf Projektebene 2.lépés Projektszintő szakmai- és pénzügyi jelentés A vezetı partner elkészíti a projektszintő szakmai- és pénzügyi jelentést. Version 06.08.2009 8/86

Übermittlung des Berichtspakets an das GTS / die VB. A vezetı partner megküldi a jelentést a KTT/IH részére. Stufe 3 Auszahlung der ERFE-Mittel Prüfung des Berichtspakets durch das GTS / die VB Einreichung der Zahlungsanweisung bei der Bescheinigungsbehörde Auszahlung der EFRE-Mittel durch die Bescheinigungsbehörde an den Lead Partner Weitergabe der EFRE-Mittel an die Projektpartner durch den LP 3.lépés ERFA forrás kifizetése A KTT/IH ellenırzi a jelentéseket. A kifizetési kérelem megküldése az Igazoló Hatóságnak. Az Igazoló Hatóság Kifizetı Egysége kifizeti az ERFA támogatást a vezetı partner részére. A vezetı partner átutalja az ERFA forrásokat a projektpartnereknek. 4.1.1 Berichtslegung auf Partnerebene / Jelentéstétel partner szinten Jeder Projektpartner (einschließlich des LP) erstellt auf Partnerebene einen Bericht über seinen eigenen Projektteil bis zu den im Partnerschaftsvertrag in 6 (3) definierten Fristen. Die Partner reichen den Fortschrittsbericht bei den regional zuständigen Kontrollstellen (FLC) ein. Der Partnerbericht besteht aus zwei Teilen: Tätigkeitsbericht: Dieser hat die Projekttätigkeiten in der vorgegebenen Form zu enthalten, die vom Projektpartner im jeweiligen Berichtszeitraum durchgeführt wurden. Finanzbericht: Dieser hat die Ausgaben zu enthalten, die beim Projektpartner im jeweiligen Berichtzeitraum entstanden sind und bezahlt wurden. Die im Berichtzeitraum angefallenen, aber nicht bezahlten Kosten sind im folgenden Berichtzeitraum anzuführen. Beim Fortschrittsbericht wird der Finanzbericht in der Sprache des Prüfers (FLC) abgefasst (Deutsch oder Ungarisch). Der Tätigkeitsbericht muss zweisprachig (Deutsch und Ungarisch) oder auf Englisch abgefasst sein. Die Vorlage für die Kostenbestätigung ist Englisch. Der Projektpartner hat dafür Sorge zu tragen, dass jede Information und jeder Beleg, der die Entstehung der Ausgaben beweist, der jeweiligen Kontrollstelle zu Verfügung steht. Minden projekt partner (a vezetı partnert is beleértve) partneri szintő jelentést készít a saját projektrészére vonatkozóan a partnerségi szerzıdés 6 (3) pontjában meghatározott határidık szerint. A partnerek az elırehaladási jelentést a területileg illetékes FLC szervezetnek nyújtják be. A partneri jelentés két részbıl áll: Szakmai jelentés: a projekt partner által az adott beszámolási idıszakban megvalósított projekt tevékenységeket kell tartalmaznia, megadott formában. Pénzügyi jelentés: a projekt partnernél az adott beszámolási idıszakban felmerült és kifizetett kiadásokat kell tartalmaznia. A beszámolási idıszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekrıl a következı beszámolási idıszakban kell jelenteni. Az elırehaladási jelentés esetében a pénzügyi jelentés a kontroller (FLC) nyelvén készül (németül vagy magyarul). A szakmai jelentés készülhet két nyelven (magyarul és németül) vagy angolul is. A hitelesítési nyilatkozat dokumentummintája angol nyelvő. A projekt partnernek biztosítania kell, hogy minden információ és a kiadások valódiságát alátámasztó bizonylat az ellenırzést végzı szervezet rendelkezésére álljon. Version 06.08.2009 9/86

Die im Partnerschaftsvertrag angegebenen Abgabefristen beziehen sich auf die Abgabe der Partner-Fortschrittsberichte und die zugehörigen Belege bei den jeweiligen FLC Stellen. Um die im EFRE-Fördervertrag in Teil 1 4 festgelegten Fristen auf Projektebene einhalten zu können - unter Berücksichtigung der Frist für die zuständigen Kontrollstellen laut Verordnung (EG) 10180/2006 in 16 (2) - kann der LP in begründeten Fällen und falls für die ordnungsgemäße Abwicklung des Projekts erforderlich, die genannten Berichtlegungstermine auf Partnerebene ändern (Partnerschaftsvertrag 6 (3)). Bei fehlenden Nachweisen oder eindeutigen Widersprüchen zu den Förderfähigkeitsregeln ist der LP berechtigt, die vom PP geltend gemachten Ausgaben nicht in die Ausgabenerklärung auf Projektebene aufzunehmen (Partnerschaftsvertrag 7 (6)). Diese Ausgaben können im nächsten Berichtzeitraum geltend gemacht werden. A partnerségi szerzıdésben megadott jelentéstételi határidık a partnerszintő elırehaladási jelentés, valamint az azokhoz kapcsolódó bizonylatok FLC felé történı leadásának dátumára vonatkoznak. Az ERFA Támogatási szerzıdés 1 részének 4 - ban foglalt projektszintő jelentéstételi határidık betartása érdekében, tekintettel az elsı szintő ellenırzést végzı szervezet számára az 1080/2006 EK rendelet 16 (2) alapján megszabott határidıkre a vezetı partner indokolt esetben, amennyiben a projekt szabályszerő lebonyolítása szükségessé teszi, megváltoztathatja a partnerszintő jelentéstételi határidıket (Partnerségi szerzıdés 6 (3) A benyújtott bizonylatok hiányossága illetve a támogathatósági szabályoknak való ellentmondás esetén a vezetı partner jogosult a projektpartner által érvényesíteni kívánt költségeket kihagyni a projektszintő költségnyilatkozatból. (Partnerségi szerzıdés, 7 (6)). Ezen kiadások a következı beszámolási idıszak jelentésében szerepeltethetıek. 4.1.2 Bestätigung der Ausgaben / A kiadások hitelesítése Überprüfung: Nach der Einreichung des Berichts prüft die Kontrollstelle zunächst, ob die Unterlagen komplett sind. Danach wird kontrolliert, ob die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit dem Fördervertrag erbracht wurden und ob die deklarierten Ausgaben real sind (Prüfung der Rechnungen). Darüber hinaus wird die Vereinbarkeit dieser Ausgaben mit den gemeinschaftlichen und nationalen Rechtsvorschriften (1080/16 (1)) geprüft. Nachreichung: Wenn Form und/oder Inhalt des Berichts nicht den Erfordernissen entspricht, fordert die Kontrollstelle den Partner schriftlich (E-Mail, Fax) zur Nachreichung der Dokumente bzw. zur Fehlerkorrektur auf. Vor-Ort-Kontrollen durch die regionalen Kontrollstellen: Ziel der Vor-Ort-Kontrollen ist es u.a. zu überprüfen, ob Produkte und Dienstleistungen Ellenırzés: Az elsı szintő ellenırzést végzı szervezet a beérkezett jelentés alapján megvizsgálja, hogy a dokumentumok teljesek-e. Ezután ellenırzi, hogy a ársfinanszírozott termékeket és szolgáltatásokat a támogatási szerzıdéssel összhangban teljesítették és hogy a lenyilatkozott költségek valósak (számlák ellenırzése). Azonkívül ezen kiadások megfeleléséta közösségi és a tagállam nemzeti szabályaval 1080/16 (1). Hiánypótlás: Amennyiben a jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelı, írásban (e-mail, fax) felszólítja a partnert a mulasztás pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. Helyszíni ellenırzések a regionális ellenırzıszervezeteken keresztül A helyszíni ellenırzések célja többek között az, hogy a termékek és szolgáltatások valóban Version 06.08.2009 10/86

wirklich geliefert wurden und ob Publizitätsregeln sowie die Vergabegesetze eingehalten wurden. Während der Projektdauer wird mindestens einmal - aufgrund von Risikoanalysen kann dies auch öfters der Fall sein eine Vor-Ort-Kontrolle durchgeführt. Die Vor-Ort-Kontrolle kann von MitarbeiterInnen der regional zuständigen Kontrollstellen und/oder von externen ExpertInnen durchgeführt werden. Prüfungen können auch nach Projektabschluss durchgeführt werden. Ausstellung der Ausgabenbestätigung: Nach Abschluss der Prüfung stellt die Kontrollstelle eine Ausgabenbestätigung über diejenigen Ausgaben aus, die den Vorschriften entsprechen (auf Gemeinschaftsebene, Ebene der Mitgliedstaaten und auf Programmebene), und schickt diese Bestätigung an den Partner. Laut Verordnung (EG) 1080/2006 16 (2) stehen der Kontrollstelle für die Bestätigung der Ausgaben 3 Monate zu Verfügung. Die Ausgabenbestätigung wird in Euro ausgestellt, jegliche nicht in Euro erfolgte Ausgaben werden vorher umgerechnet. In Österreich wird dabei der am Tag der Transaktion gültige Tageskurs, in Ungarn der im letzten Monat des Berichtzeitraumes gültige Monatskurs der Europäischen Zentralbank zugrunde gelegt. Der Monatskurs der EZB ist unter der folgenden Webadresse abrufbar: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm? fuseaction=home&language=en teljesítésre kerültek-e és hogy a nyilvánosságra vonatkozó elıírásokat, valamint a közbeszerzési törvényt betartották-e. A projekt idıtartama során legalább egy alkalommal kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet helyszíni ellenırzésre kerül sor. A helyszíni ellenırzést az ellenırzésért felelıs szervezet munkatársai, és/vagy külsı szakértık is végezhetik. Ellenırzésre sor kerülhet a projektzárást követıen is. A hitelesítési nyilatkozat kiállítása: Az ellenırzés elvégzését követıen az ellenırzı szerv kiállítja a hitelesítési nyilatkozatot azokra a kiadásokra vonatkozóan, melyek megfelelnek az EU, nemzeti, valamint programszintő elıírásoknak, majd megküldi azt az érintett projektpartnerek számára. Az 1080/2006 EK rendelet 16 (2) alapján az elsı szintő ellenırzésnek a költségek hitelesítésére 3 hónap áll rendelkezésére. A FLC a hitelesítési nyilatkozatot euróban állítja ki, ennek megfelelıen a nem euróban felmerült kiadások átváltásra kerülnek. Az átváltás árfolyama Ausztriában az átutaláskor/ valuta vásárlásakor használt árfolyam, Magyarországon a jelentéstételi idıszak utolsó hónapjában érvényes Európai Központi Bank által közölt havi árfolyam. Az EKB havi árfolyamát az alábbi webcímen lehet elérni: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm? fuseaction=home&language=en 4.1.3 Berichtslegung auf Projektebene / Jelentéstétel projekt szinten Die Abgabetermine der vom Lead Partner beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat abzugebenden Fortschrittsberichte sind in Teil 1 4 des EFRE Vertrages festgelegt und basieren auf den vom LP angegebenen Daten. Die Abgabefristen für die Fortschrittsberichte dürfen 5 Monate nach Ende des Berichtzeitraums nicht überschreiten. Die folgende Grafik stellt beispielhaft die Beziehungen zwischen dem Ende des Berichtzeitraumes (Abschluss der Tätigkeiten in Az egyes, a vezetı partner által a Közös Technikai Titkárságra benyújtandó elırehaladási jelentések határidejét az vezetı partner által megadott adatok alapján az ERFA Támogatási szerzıdés rögzíti az 1 részének 4 -ban. Ez a határidı nem lehet késıbb, mint a beszámolási idıszak végétıl számított 5 hónap. Az alábbi ábra egy példán keresztül mutatja be a beszámolási idıszak vége (az idıszakhoz tartozó tevékenységek lezárása), a Version 06.08.2009 11/86

einem gegebenen Zeitraum), Abgabe des Fortschrittberichts auf Partnerebene, Überprüfung durch die Kontrollstelle und der Abgabe des Fortschrittberichtes auf Projektebene dar. partnerszintő elırehaladási jelentés leadása, az elsı szintő ellenırzés és a projektszintő elırehaladási jelentés leadása egymáshoz való idıbeli viszonyát. Abbildung 1. ábra Späteste Abgabe des Partner-Fortschrittsberichts bei der FLC A partnerszintő elırehaladási jelentés legkésıbbi leadása az FLC-nek Ende des Berichtzeitraumes Beszámolási idıszak vége Abgabe des Fortschrittberichts auf Projektebene beim GTS Projektszintő elırehaladási jelentés leadása a KTT-nek Projekttätigkeiten Projekt tevékenység Administrativer Abschluss des Berichtzeitraums A beszámolási idıszak adminisztratív zárása Überprüfung durch die Kontrollstelle Ellenırzés az FLC által 0 1 2 3 4 5 Monate / Hónapok Der vom Lead Partner beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat eingereichte Fortschrittsbericht ist auf Basis der Partnerberichte zu erstellen. Er besteht aus einem Tätigkeits- und einem Finanzbericht sowie den Ausgabenbestätigungen der Partner, jeweils ausgestellt von den zuständigen Kontrollstellen. Sämtliche Teile des Fortschrittsberichts müssen in einer elektronischen Fassung sowie in Papierform inklusive Unterschrift beim GTS eingereicht werden. A vezetı partner által a Közös Technikai Titkárságnak benyújtott elırehaladási jelentést a partnerszintő jelentések alapján kell elkészíteni. A jelentés egy szakmai és egy pénzügyi jelentésbıl, valamint a partnerszinten illetékes elsı szintő ellenırzést végzı szerv(ek) által kiállított partner-szintő hitelesítési nyilatkozatokból áll. Az elırehaladäsi jelentés összes részét egy elektronikus és egy egyeredeti, aláírással ellátott nyomtatott példányban kell a KTT-nek benyújtani. 4.1.4 Abschluss des Projekts und Abschlussbericht / A projekt zárása és a zárójelentés Teil 1 des EFRE Vertrags legt in 2 das späteste Datum für die Förderfähigkeit von Ausgaben fest. Dieser Termin kann vom Projektträger nicht einseitig verlängert werden. Die tatsächliche Umsetzung des Projekts endet normalerweise vor diesem Termin. Der Abgabetermin des vom Lead Partner beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat abgegebenen Abschlussberichts ist im EFRE Vertrag in Teil 1 4 festgelegt. Die Abgabefrist Az ERFA Támogatási szerzıdés I rész 2 rögzíti a kiadások elszámolhatóságának legkésıbbi idıpontját. Ez a határidı nem hosszabbítható meg a projektgazda egyoldalú döntésével. Mindazonáltal a projekt tényleges megvalósítása általában ezt megelızıen lezárul. A vezetı partner által a Közös Technikai Titkárságra benyújtandó zárójelentés határidejét az ERFA Támogatási szerzıdés rögzíti az 1 rész 4 -ban. E határidı nem lehet Version 06.08.2009 12/86

darf 7 Monate nach Ende des letzten Berichtzeitraums nicht überschreiten und muss spätestens auf den 30.6.2015 datieren. Vor dem Abschluss des Projektes ist unbedingt Folgendes zu berücksichtigen : Sowohl die Umsetzung der Projektaktivitäten als auch die Begleichung aller Rechnungen muss innerhalb des letzten Berichtzeitraums, also bis zu dem im EFRE Fördervertrag festgelegtem Datum für das Ende der Förderfähigkeit abgeschlossen werden. Die nach diesem Datum getätigten Ausgaben sind nicht mehr förderfähig. Auch Löhne, einschließlich der Lohnnebenkosten, sind nur bis zu diesem Zeitpunkt förderbar. Die folgende Grafik stellt beispielhaft die Beziehungen zwischen dem Abschluss der Projekttätigkeiten, dem administrativen Abschluss der Ausgaben und dem Ende der Förderfähigkeit, inkl. der Abgabe des Partnerberichts, Überprüfung durch die Kontrollstelle und Abgabe des Projekt- Abschlussberichts dar. késıbb, mint az utolsó beszámolási idıszak végétıl számított 7 hónap, de legkésıbb 2015. június 30. A projekt lezárása elıtt a következıket kell figyelembe venni: A projekt tényleges tevékenységeit, valamint a felmerült költségek kifizetését egyaránt le kell zárni az utolsó jelentéstételi idıszakban, vagyis az elszámolhatóság ERFA szerzıdésben rögzített legkésıbbi dátumáig. Az ez után a dátum után kifizetett költségek nem elszámolhatóak. A bérek, beleértve a járulékokat is csak eddig a dátumig számolhatóak el. Az alábbi ábra egy példán keresztül mutatja be a projekt tevékenységeinek lezárása, az adminisztratív zárás és az elszámolhatóság végsı határideje, valamint a partnerszintő jelentés leadása, az elsı szintő ellenırzés és a projektzárójelentés leadása közötti idıbeli viszonyt. Abbildung 2. ábra Späteste Abgabe des Partner-Abschlussberichts bei der FLC Partnerszintő zárójelentés legkésıbbi leadása az FLC-nek Ende der tatsächlichen Umsetzung A tényleges megvalósítás lezárása Spätestes Datum für die Förderfähigkeit Az elszámolhatóság legkésıbbi idıpontja Abgabe des Abschlussberichts auf Projektebene beim GTS Projektszintő zárójelentés leadása a KTT-nek Projekttätigkeiten Projekt tevékenység Administrativer Abschluss der Ausgaben, letzte Auszahlungen A kifizetések adminisztratív zárása, utolsó kifizetések Berichterstellung Jelentés összeállítása Überprüfung durch die Kontrollstelle Ellenırzés az FLC által 0 1 2 3 4 5 6 7 Hónapok Der Abschlussbericht über dengesamten Projektverlauf hat folgende Punkte zu beinhalten: a) Gegenüberstellung geplanter und tatsächlich durchgeführter Aktivitäten mit Begründung etwaiger Abweichungen, A projekt teljes folyamatát magában foglaló zárójelentésnek a következı pontokat kell tartalmaznia: a) A tervezett és ténylegesen megvalósított tevékenységek összevetése, az esetleges eltérések indoklásával, Version 06.08.2009 13/86

b) Darstellung der Ergebnisse und der erreichten Ziele, c) falls zutreffend, erhebliche Änderungen gegenüber den ursprünglich geplanten Aktivitäten, d) Erfahrungen mit der grenzüberschreitenden Kooperation, e) nähere Angaben zu geplanten Folgeaktivitäten sowie weitere Schritte zur Nutzung und Verbreitung der Ergebnisse, f) Bericht über Informations- und Publizitätsmaßnahmen gemäß 16 des EFRE Vertrags. Die Abschlussberichte müssen in dem vom Programm vorgegebenen Format zweisprachig (Deutsch und Ungarisch) erstellt werden. Sämtliche Teile des Abschlussberichts müssen in einer elektronischen Fassung sowie in Papierform inklusive Unterschrift beim GTS eingereicht werden. b) az eredmények és az elért célok bemutatása, c) az eredetileg tervezett tevékenységekhez képesti lényeges változások, ha felmerült ilyen d) a határon átnyúló együttmőködési struktúrával kapcsolatos tapasztalatok, e) közelebbi adatok a projektet követıen tervezett tevékenységekrıl, valamint az eredmények felhasználása és terjesztése érdekében tett további lépések, f) az ERFA szerzıdés 16 szerinti tájékoztatási és nyilvánossághoz kapcsolódó tevékenységekrıl szóló jelentés. Az elırehaladási és zárójelentéseket a program által rendelkezésre bocsátott formában németül és magyarul kell elkészíteni. A zárójelentés összes részét egy elektronikus és egy egyeredeti, aláírással ellátott nyomtatott példányban kell a KTT-nek benyújtani. 4.1.5 Rolle der Verwaltungsbehörde und der Bescheinigungsbehörde im Zahlungsprozess / Az Irányító Hatóság és az Igazoló Hatóság szerepe a kifizetési folyamatban Nach dem Eingang eines Fortschritts- oder Abschlussberichts (bestehend aus Tätigkeitsund Finanzbericht sowie den Kostenbestätigungen der einzelnen Partner) prüft die Verwaltungsbehörde mit Unterstützung des GTS dessen Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie bestätigt, dass die Prüfanforderungen gemäß Artikel 15 (1) der EFRE-Verordnung erfüllt wurden, stellt eine Zahlungsanforderung aus und übermittelt diese an die Bescheinigungsbehörde. Die Bescheinigungsbehörde führt alle erforderlichen Prüfungen durch, die sich aus ihren Pflichten gemäß Artikel 61 der Allgemeinen Verordnung ergeben. Bei Bedarf kann sie über die Verwaltungsbehörde weitere Informationen vom Lead Partner anfordern oder selbst weitere Prüfungen durchführen. A (szakmai jelentésbıl és pénzügyi jelentésbıl, valamint az egyes partnerek költségigazolásaiból álló) elırehaladási vagy zárójelentés beérkezése után az Irányító Hatóság a Közös Technikai Titkárság segítségével ellenırzi, hogy a jelentések hiánytalanságát és helyességét. Az Irányító Hatóság igazolja, hogy az ERFA szerzıdés 15. cikk 1. bekezdés ellenırzési követelményeinek eleget tettek, kifizetési kérelmet állít ki, és megküldi az Igazoló Hatóságnak. Az Igazoló Hatóság elvégzi az Általános Rendelet 61. cikke szerinti kötelességébıl adódó összes ellenırzést. Szükség esetén az Irányító Hatóságon keresztül további információkat szerezhet be a vezetı partnertıl, vagy saját maga is további ellenırzéseket végezhet. Version 06.08.2009 14/86

4.1.6 Auszahlung der nationalen Kofinanzierungsmittel / A nemzeti társfinanszírozási források kifizetése Die nationalen Kofinanzierungsstellen geben parallel (aber nicht unbedingt zeitgleich) mit den EFRE-Auszahlungen ihre Mittel an die Projektpartner / den Lead Partner frei. Ob eine Vorfinanzierung aus nationalen Kofinanzierungsmitteln zu Verfügung gestellt wird, bzw. ob die Auszahlung der nationalen Kofinanzierung auf Basis der Ausgabenbestätigung der FLC oder auf Basis anderer Abrechnungsmodalitäten erfolgt, wird in den Kofinanzierungsverträgen festgelegt. Gemäß 8 (6) des EFRE-Fördervertrags muss die proportionelle Aufwendung der nationalen öffentlichen Kofinanzierungsmittel zu den EFRE- Mitteln laut des vom Begleitausschuss genehmigten Budgets spätestens vor der letzten EFRE-Auszahlung gesichert werden. A nemzeti társfinanszírozást biztosító szervezetek az ERFA kifizetésekkel párhuzamosan de nem feltétlenül azonos idıben - kezdeményezik a hazai források kifizetését a projektpartnerek/vezetı partner számára. Az, hogy a nemzeti társfinanszírozásból biztosítanak-e elıfinanszírozást, illetve, hogy a nemzeti társfinanszírozás kifizetése az elsı szintő ellenırzés hitelesítési nyilatkozatán nyugszik vagy más elszámolási módot használnak, a társfinanszírozási szerzıdésben kerül lefektetésre. Az ERFA támogatási szerzıdés 8 (6) szerint a nemzeti közpénz társfinanszírozás ERFA forrásokkal arányos felhasználását a Monitoring Bizottság által jóváhagyott költségvetésnek megfelelıen, legkésıbb az utolsó ERFA kifizetésig biztosítani kell. 4.1.7 Auszahlung der EFRE Mittel / Az ERFA források kifizetése Die EFRE-Fördermittel werden von der Zahlstelle der Bescheinigungsbehörde in Euro auf das im Teil 1, 4 des EFRE-Fördervertrags genannte Konto überwiesen. Änderungen der Projektkontodaten sind unverzüglich dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat und der Verwaltungsbehörde schriftlich zu melden. Der Lead Partner ist gemäß EFRE-Fördervertrag für die Überweisung der EFRE-Mittel an die Projektpartner in Höhe der tatsächlichen, bescheinigten Kosten verantwortlich. Abbildung 3 zeigt den oben beschriebenen Ablauf der Berichtslegung und Zahlungsflüsse in einem Flussdiagramm. Az Igazoló Hatóság Kifizetı Egysége az ERFA támogatást euróban, az ERFA szerzıdés 1. rész, 4. -ban megnevezett bankszámlára utalja át. A projekt vagy az egyes partnerek számlaadatainak változását haladéktalanul jelenteni kell a Közös Technikai Titkárságnak és az Irányító Hatóságnak. A vezetı partner az ERFA szerzıdés alapján felel azért, hogy az ERFA forrásokat a ténylegesen igazolt költségek mértékében átutalja a projektpartnereknek. A 3. ábra a fentiekben leírt jelentéstételi és kifizetési folyamatokat mutatja be. Version 06.08.2009 15/86

Abbildung 3. ábra Version 06.08.2009 16/86

4.2 Die für die First Level Control zuständige Stellen / Az elsı szintő ellenırzést végzı szervezetek Eine Liste der jeweils zuständigen regionalen Kontrollstellen (FLC) aller Projektpartner ist im Anhang F des EFRE-Fördervertrags zu finden. Die Kontrollaufgaben nach 16 der Verordnung (EG) 1080/2006 übernehmen in Österreich die in den jeweiligen österreichischen Landesregierungen der Bundesländer Wien, Niederösterreich, Burgenland und Steiermark eingerichteten Kontrollstellen. In Ungarn wird die Kontrolle von VÁTI Nonprofit GmbH für Regionale Entwicklung und Städteplanung (VÁTI Nonprofit Kft.) durchgeführt. Die regional zuständigen Kontrollstellen des Programms sind: Az egyes projektpartnerek ellenırzéséért felelıs elsı szintő ellenırzést végzı szervezeteket (FLC) az ERFA szerzıdés F melléklete tartalmazza. Ausztriában az 1080/2006/EK rendelet szerinti elsı szintő ellenırzést a mindenkori tartományi kormyányok, Bécs, Alsó-Ausztria, Burgenland és Stájerország veszik át. Magyarországon az elsı szintő ellenırzést a VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. (VÁTI Nonprofit Kft.) végzi. A program regionálisan illetékes elsı szintő ellenırzést végzı szervezetei: Burgenland: Name / név: Organisation / szervezet: Thomas Grass RMB - Regionalmanagement Burgenland GmbH Adresse / Cím: Technologiezentrum Eisenstadt, A-7000 Eisenstadt, Marktstraße 3 Niederösterreich / Alsó-Ausztria Name / név: Organisation / szervezet: Steiermark / Stájerország: Alois Zink Amt der Niederösterreichischen Landesregierung Adresse / cím: A-3109 St. Pölten Landhausplatz 1 Haus 16, Zimmer 16.119 Name / név: Margit Feiertag-Tantscher Organisation / szervezet: Amt der Steiermärkischen Landesregierung Abt. 16. Adresse / cím: A-8010 Graz, Stempfergasse 7 West-Transdanubien / Nyugat-Dunántúl: Name / név: Organisation / szervezet: Péter Virágh VÁTI Non-profit Kft. Nyugat-dunántúli Iroda Adresse / cím: Verı József. u. 1., Sopron H-9400 Version 06.08.2009 17/86

Wien / Bécs: Name / név: Ingrid Real Organisation / szervezet: Amt der Wiener Landesregierung MA 27 Dezernat Ausgabenkontrolle Adresse / cím: A-1082 Wien Schlesingerplatz 2. Version 06.08.2009 18/86

4.3 Wechselkursbezogene Fragen / Árfolyamkérdések Sämtliche Projektunterlagen werden in Euro ausgestellt: Bei den eingereichten Projektanträgen müssen die Kosten in Euro angeführt werden, und auch im abgeschlossenen EFRE-Fördervertrag sind die Kosten und die Förderung in Euro angegeben. Die Partner müssen ihre Ausgaben im Finanzbericht in Euro angeben, und auch die Ausgabenbestätigung der First Level Control wird in Euro ausgestellt. Die Förderung wird stets in Euro überwiesen unabhängig davon, ob die Ausgaben in Euro oder in einer anderen Währung erfolgt sind. Daher müssen im Zuge der Berichtslegung die nicht in Euro entstandenen Ausgaben in Euro umgerechnet werden. In Österreich wird dabei der am Tag der Transaktion gültige Tageskurs, in Ungarn der im letzten Monat des Berichtzeitraumes gültige Monatskurs der Europäischen Zentralbank zugrunde gelegt. Der Monatskurs der EZB ist unter der folgenden Webadresse abrufbar: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index. cfm?fuseaction=home&language=en Wegen der oben erwähnten Programmregeln tragen vor allem die ungarischen Projektpartner das Wechselkursrisiko, da ihre Ausgaben hauptsächlich in Forint entstehen, obwohl auch bei den österreichischen Partnern Kosten in Forint anfallen können. Zur Vermeidung von Wechselkursverlusten wird daher Folgendes vorgeschlagen: Es sollte ein Eurokonto eröffnet werden, auf das die EFRE-Fördermittel überwiesen werden, so dass Sie den Zeitpunkt der Umwechslung selbst bestimmen können. Verträge mit Zulieferern sollten in Euro abgeschlossen werden, so dass die Unternehmer und nicht die Projektpartner das Wechselkursrisiko tragen. Für die Auszahlung der Kosten, die auf keinen Fall in Euro (größtenteils in HUF) anfallen, sollte eine Art Reservefond geschaffen werden. Az összes projektdokumentumot euróban szükséges kitölteni. A beadott pályázatokban a költségeket és forrásokat euróban kellett feltüntetni, ugyanígy az ERFA támogatási szerzıdés is euróban kerül megkötésre. A partnereknek az elsı szintő ellenırzéshez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket euróban kell feltüntetniük, s az elsı szintő ellenırzés által kibocsátott hitelesítési nyilatkozatot szintén euróban állítják ki. A támogatás folyósítása euróban valósul meg, függetlenül attól, hogy a partner költsége euróban vagy más pénznemben keletkezett. Ennek megfelelıen a jelentéstétel során azokat a kiadásokat, amelyek nem euróban keletkeztek, át kell váltani euróra. Az átváltás árfolyama Ausztriában az átutaláskor/ valuta vásárlásakor használt árfolyam, Magyarországon a jelentéstételi idıszak utolsó hónapjában érvényes Európai Központi Bank által közölt havi árfolyam. Az EKB havi árfolyamát az alábbi webcímen lehet elérni: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index. cfm?fuseaction=home&language=en A program fent bemutatott sajátossága miatt az árfolyamkockázat nagymértékben terheli a magyarországi partnereket, akiknek kiadásai várhatóan túlnyomórészt forintban merülnek fel, bár az osztrák partnereknél is felmerülhetnek forint kiadások. Ezért az árfolyamveszteségek elkerülése érdekében javasoljuk a következıket: A támogatás fogadására nyisson euró alapú bankszámlát, így az átváltás idıpontját Ön tudja megválasztani. A vállalkozói szerzıdéseket lehetıleg euró alapon kösse meg, így nem a projektpartner, hanem a vállalkozó viseli az árfolyamkockázatot. A nem euróban (nagyrész forintban) felmerülı költségek kifizetésekor keletkezı árfolyamkockázat kivédésre képezzen egyfajta tartalékalapot. Version 06.08.2009 19/86

4.4 Inhalt des Berichts / A jelentés tartalma Sowohl der Fortschrittsbericht als auch der Abschlussbericht bestehen aus einem Tätigkeitsbericht und einem Finanzbericht über den jeweiligen Berichtzeitraum. Die zwei Teile des Berichts müssen mit einander im Einklang sein, das heißt im Finanzbericht sollen diejenigen Ausgaben aufgeführt werden, die in Zusammenhang mit den im jeweiligen Zeitraum durchgeführten Tätigkeiten entstanden sind (mit der Ausnahme einiger vom vorherigen Zeitraum übrig gebliebenen Ausgaben). Der Bericht ist im vorgegebenen Format, vom zeichnungsberechtigten Vertreter des Partners unterzeichnet und gestempelt einzureichen. Der Tätigkeitsbericht soll folgendes darstellen: - die im jeweiligen Zeitraum durchgeführten Tätigkeiten, - die Ergebnisse dieser Tätigkeiten, besonders den aktuellen Stand der im Anhang G des EFRE-Fördervertrags festgelegten Output Indikatoren, bzw. die Begründung von Abweichungen, - die für den nächsten Zeitraum geplanten Aktivitäten, besonders die jetzt konkretisierten Pilotmaßnahmen, die vorher nur grob geplant waren, - Informations- und Publizitätsmaßnahmen, - Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit den Partnern, - eventuell aufgetrenene Schwierigkeiten und deren Lösungen, - jegliche Abweichungen von den geplanten Aktivitäten und deren Begründung, - im Endbericht außerdem die Wirkungen des Projekts auf die Gleichstellung, Umwelt und die grenzüberschreitende Regionalentwicklung bzw. Zusammenarbeit. Dem Bericht sind die von der zuständigen Kontrollstelle bestimmten Belegdokumente beizuschließen. Die Kontrollstellen behalten sich Az elırehaladási és zárójelentés egyaránt a vonatkozó idıszakot bemutató szakmai és pénzügyi jelentésbıl áll. A jelentés két részének egymással összhangban kell állni, vagyis a pénzügyi jelentés (egyes az elızı idıszakról áthúzódó kiadások kivételével) az adott idıszakban elvégzett, a szakmai jelentésben bemutatott tevékenységek kapcsán felmerült kiadásokat mutatja be. A jelentést a kiadott formátumban benyújtani, s el kell látni a partner képviselıjének aláírásával valamint bélyegzıjével. A szakmai jelentésben a következıket kell bemutatni: - az adott idıszakban elvégzett tevékenységeket, - azok eredményeit, különös tekintettek az ERFA szerzıdés G mellékletében rögzített output indikátorok aktuális értékeit, illetve az esetleges eltérések indoklását, - a következı idıszakra tervezett tevékenységeket, különös tekintettel a korábban csak átfogóan tervezett, de idıközben konkretizált pilot tevékenységekre, - a tájékoztatás és nyilvánosság intézkedéseit, - a partnerekkel való együttmőködés tapasztalatait, - a felmerült problémákat és azok megoldásait, - a tervezett tevékenységektıl való eltérést, és annak indoklását, - valamint a zárójelentésben a projekt esélyegyenlıségre, környezetvédelemre és a határon átnyúló területfejlesztésre, valamint együttmőködésre gyakorolt hatásait. A jelentéshez az elsı szintő ellenırzésért felelıs szerv által elvárt alátámasztó dokumentumokat kell csatolni. Az elsı szintő ellenırzést végzı Version 06.08.2009 20/86

jedoch das Recht vor, von den Partnern eventuell noch zusätzliche Belegdokumente zu verlangen. Es ist ratsam, dass alle Partner die Vollständigkeit ihrer vorzulegenden Dokumente anhand der von der Kontrollstelle zu Verfügung gestellten Checkliste auch selbst überprüfen, da eventuelle Nachreichungen die Ausstellung der Ausgabenbestätigung erfahrungsgemäß stark verzögern können. Grundsätzlich müssen zur Abrechnung Originalbuchungsbelege beigeschlossen werden. Nach der Ausstellung der Ausgabenbestätigung versieht die Kontrollstelle den Originalbeleg mit einem Stempel, der beweist, dass die Rechnung im jeweiligen Projekt verwendet wurde. Die Partner erhalten die Originalrechnungen nach der Bestätigung zurück. Laut 8 in Teil 2 des EFRE-Fördervertrags müssen der Lead Partner und seine Partner für das Projekt ein separates Bankkonto führen. Ausgenommen sind solche Partner, denen dies gemäß nationalem Recht nicht gestattet ist. Der Lead Partner und seine Partner haben dafür zu sorgen, dass die Ausgaben und Einnahmen sowie alle im Rahmen des Projektes erhaltenen Fördermittel Gegenstand einer separaten und nachvollziehbaren Buchhaltung sind. Die Berichtsvorlagen können von der Programmwebseite (www.at-hu.net) heruntergeladen werden. szervezetek fenntartják a jogot arra, hogy esetileg további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a partnerektıl. Javasolt, hogy a partner saját maga is ellenırizze az elszámoláshoz benyújtandó dokumentáció teljességét az elsı szintő ellenırzést végzı szerv által kiadott ellenırzı lista alapján, mivel tapasztalatok szerint a hiánypótlások nagy mértéken lelassíthatják a hitelesítési nyilatkozatok kiadásának idıtartamát. Fıszabályként az elszámoláshoz a projektpartnernek eredeti számviteli bizonylatokat kell csatolnia. A számlán a hitelesítési nyilatkozat kiadását követıen az FLC pecséttel igazolja, hogy a számla az adott projekthez felhasználásra került. Az eredeti számlákat a projektpartnerek a hitelesítést követıen visszakapják. Az ERFA szerzıdés 2. rész 8 szerint a vezetı partnernek és partnereinek a projekt céljaira külön bankszámlát kell vezetni, kivéve azokat a partnereket, melyek esetében a nemzeti szintő szabályozás ezt nem teszi lehetıvé. A vezetı partner és partnerei kötelesek gondoskodni arról, hogy a kiadásokról és bevételekrıl, valamint minden, a projekttel kapcsolatos támogatási forrásról elkülönített és átlátható könyvelést vezessenek. A jelentésminták a program weboldalán (http://www.at-hu.net) hozzáférhetıek. Version 06.08.2009 21/86

5 FÖRDERFÄHIGKEITSREGELN / ELSZÁMOLHATÓSÁGI SZABÁLYOK 5.1 Grundprinzipien / Alapelvek Generell sind Kosten förderfähig, wenn a) sie dem Lead Partner oder seinem/n Partner/n tatsächlich entstanden sind und von diesem/n bezahlt wurden und sie mit Originalrechnungen oder anderen gleichwertigen Buchhaltungsbelegen nachgewiesen werden können. b) sie direkt dem Projekt zuordenbar und für seine Umsetzung erforderlich sind und mit dem vom BA genehmigten Projektinhalt übereinstimmen (sie sind in dem genehmigten Budget aufgeführt). c) sie den Grundsätzen eines effizienten Finanzmanagements und ggf. den geltenden nationalen Vergaberechtsbestimmungen entsprechen. A költségek általában akkor támogathatók, ha a) a vezetı partnernél vagy annak partnerénél/partnereinél ténylegesen felmerültek, és azokat ki is fizette/ki is fizették, és eredeti számlákkal vagy egyéb egyenértékő könyvelési bizonylattal igazolhatók. b) közvetlenül kapcsolódnak a projekthez és elengedhetetlenek annak megvalósításához, valamint egyeznek a projekt Monitoring Bizottság által jóváhagyott tartalmával (szerepelnek a projekt költségvetésében). c) megfelelnek a hatékony pénzügyi menedzsment alapelveinek és adott esetben a hatályos nemzeti közbeszerzési jogszabályoknak. 5.2 Nicht förderfähige Kosten / Nem támogatható költségek Folgende Kosten sind in diesem Programm nicht förderfähig: a) jegliche Kosten, die vor Beginn oder nach Ende des im Fördervertrag festgeschriebenen förderfähigen Projektzeitraums bezahlt wurden; b) Erwerb von Grundstücken und anderen Immobilien 1 ; c) Repräsentationsausgaben 2 ; d) nicht bezahlte Teilbeträge von Rechnungen 3 e) nicht beanspruchte Preisnachlässe 4 ; f) Sollzinsen; Ebben a programban a következı költségek nem támogathatók: a) minden olyan költség, amely a támogatási szerzıdésben rögzített elszámolhatósági idıszak kezdete elıtt vagy vége után került kifizetésre; b) föld vagy egyéb ingatlan vásárlása 1 ; c) reprezentációs költségek 2 ; d) számlák meg nem fizetett része 3 ; e) igénybe nem vett árengedmények 4 ; f) kamatköltségek; 1 2 3 4 5 6 7 In wohlbegründeten Fällen können vom BA von Fall zu Fall Ausnahmen gemacht werden, z.b. für Hochwasserschutz / Alaposan indokolt esetekben a Monitoring Bizottság esetenként kivételt tehet, pl. árvízvédelem esetében; z.b. Blumen, Geschenke, Grußkarten / pl. virágok, ajándékok, üdvözlıkártyák; z.b. Schadenersatzforderungen, Garantieleistungen, Skonti, Rabatte etc. / pl. kártérítés-követelések; garanciális kifizetések, árengedmények, árkedvezmények stb. z.b. Skonti, Rabatte / pl. árengedmények, árkedvezmények z.b. kostenlose Benutzung von Räumlichkeiten, Anlagen oder anderen Einrichtungen, unbezahlte freiwillige Arbeit / pl. termek, berendezések vagy egyéb létesítmények díjmentes használata, ingyenes önkéntes munka z.b. Erfolgshonorar / pl. sikerdíj z.b. Kaffeegeschirr/-besteck, Dekorationsmaterial, Mobiltelefone, Fahrzeuge, Kameras, Laptops / pl. kávéskészlet, dekoráció, mobiltelefon, jármő, kamera, laptop Version 06.08.2009 22/86