Pénztár felhasználói dokumentum Lezárva: 2015.11.24. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417
TARTALOM 1 PÉNZTÁR... 3 1.1 ALAPFOGALMAK... 3 1.1.1 Közvetlen banki sorok... 3 1.1.2 Közvetett banki sorok... 3 1.2 A RÖGZÍTÉSEK ELŐFELTÉTELE... 3 1.2.1 Pénzügyi napló nyitása... 3 1.3 ELŐLEGKEZELÉS FOLYAMATA... 4 1.3.1 Előleg kiadás... 4 1.3.1.1 Előlegbizonylat rögzítése... 4 1.3.1.1.1 A rögzítés előfeltétele... 4 1.3.1.1.2 Alapadatok rögzítése... 4 1.3.1.1.3 Sor adatok rögzítése... 5 1.3.1.1.4 Előleg bizonylat megtekintése zárás előtt... 6 1.3.1.1.5 Bizonylat zárása (véglegesítése)... 6 1.3.1.1.6 Előleg bizonylat nyomtatása... 6 1.3.1.1.7 Előleg bizonylatról utalványlap nyomtatása... 6 1.3.1.2 Pénztár kiadási bizonylat generálása előleg kiadásról... 6 1.3.1.2.1 A generálás előfeltétele... 7 1.3.1.2.2 Kiadási bizonylat generálása... 7 1.3.1.2.3 Előleg bizonylat megtekintése zárás előtt... 7 1.3.1.2.4 Bizonylat zárása (véglegesítése)... 8 1.3.1.2.5 Pénztár bizonylat nyomtatása... 8 1.3.2 Előleg elszámolás... 8 1.3.2.1 Készpénzes szállítói számlák felrögzítése... 8 1.3.2.2 Előleg bizonylat kiegészítése előleg visszavét információval... 8 1.3.2.3 Pénztár bevételi bizonylat generálása előleg visszavételéről... 9 1.3.2.3.1 A generálás előfeltétele... 10 1.3.2.3.2 Bevételi bizonylat generálása... 10 1.3.2.3.3 Pénztár bizonylat megtekintése zárás előtt... 10 1.3.2.3.4 Bizonylat zárása (véglegesítése)... 11 1.3.2.3.5 Pénztár bizonylat nyomtatása... 11 1.3.2.4 Pénztár kiadási bizonylat generálása (Számlák kiadásba helyezése)... 11 1.4 PÉNZTÁR BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE... 13 1.4.1 A rögzítés előfeltétele... 13 1.4.2 Alapadatok rögzítése... 13 1.4.3 Sor adatok rögzítése... 14 1.4.4 Pénztár bizonylat megtekintése zárás előtt... 15 1.4.5 Bizonylat zárása (véglegesítése)... 15 1.4.6 Pénztár bizonylat nyomtatása... 15 1.4.7 Utalványlap nyomtatása... 15 1.5 BIZONYLATOK MÓDOSÍTÁSA... 16 1
1.5.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt... 16 1.5.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után... 16 1.6 PÉNZTÁRJELENTÉS GENERÁLÁSA... 17 1.7 SPECIÁLIS FUNKCIÓK... 19 1.7.1 Pénztár bizonylat generálása számlából... 19 1.7.2 Stornó bizonylat generálása... 19 1.7.3 Bizonylat rontása... 20 1.7.4 Pénztár átadása... 20 1.7.5 Bizonylatok mozgatása naplók között... 21 1.8 LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSI HELYEK... 22 1.8.1 Pénzforgalmi lekérdezés... 22 1.8.2 Pénztár bizonylatok lekérdezése... 23 1.8.3 Pénztár karton... 23 2
1 Pénztár 1.1 Alapfogalmak 1.1.1 Közvetlen banki sorok Olyan pénztári tételek, amelyek nem kapcsolódnak kimenő vagy bejövő számlákhoz, illetve egyéb ki-befizetésekhez. Ilyen például kiadás esetén készpénz befizetés bankba vagy előleg kifizetése, bevétel esetén a készpénz felvétel bankból, vagy előleg visszavételezés, stb. Jellemzői: Nincs kitöltve számlahivatkozás (kivéve előleg nem kontíroz) Közvetlen jogcím szerepel a sorban (pl.: Készpénz felvétel) Dimenziók ki vannak töltve, ahol szükséges (szervezeti egység, szakfeladat, stb.) 1.1.2 Közvetett banki sorok Olyan pénztári tételek, amelyek kimenő vagy bejövő számlákhoz, illetve egyéb kibefizetésekhez kapcsolódnak Jellemzői: Ki van töltve a számlahivatkozás (szállító, vevő, egyéb pénzbekérő) Kiegyenlítés jogcím szerepel a sorban (PSZALL, PVEVO, stb.) Kötváll hivatkozás NINCS kitöltve Dimenziók NINCSENEK kitöltve 1.2 A rögzítések előfeltétele 1.2.1 Pénzügyi napló nyitása Adott időszaki pénzügyi napló létrehozása (ha még nem létezik az érintett időszakra). PÉNZÜGYI MODUL / NAPLÓ / PÉNZÜGYI NAPLÓ NYITÁSA 3
1.3 Előlegkezelés folyamata 1.3.1 Előleg kiadás 1.3.1.1 Előlegbizonylat rögzítése MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / ELŐLEGKEZELÉS CSOPORTOS ELSZÁMOLÁSI BIZONYLATOK 1.3.1.1.1 A rögzítés előfeltétele Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, bizonylati tömb), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipipálása. A program a következő belépéskor megjegyzi a beállított paramétereket 1.3.1.1.2 Alapadatok rögzítése Nyomjuk meg a felső ikonsoron a program! A kötelező mezőkön nem enged túllépni a Fontosabb mezők: 4
Pénzügyi esedékesség: Az elszámolási határidő. Személy: Az a saját dolgozó, aki igényli az előleget. Pénzügyi karton azonosító: Az a karton, amelyről ki szeretnénk adni az előleget. Ellenőrző összeg: A kiadandó előleg összege. 1.3.1.1.3 Sor adatok rögzítése A sor adat mezőiben adhatjuk meg a későbbi pénztár kiadási bizonylat könyveléséhez szükséges információkat: Jogcím, szakfeladat, ÁFA kód, szervezeti egység, pénzforrás, rovat, stb. A program automatikusan felajánlja a sort rögzítésre. Amennyiben mégsem ajánlaná fel, nyomjuk meg a Fej karbantartó felület alsó ikonsorán a Jogcím mezőben előleg kiadás jogcímet válasszunk ki! 5
1.3.1.1.4 Előleg bizonylat megtekintése zárás előtt Ha szükséges, a bizonylat fej karbantartó vagy navigációs felületén nyomjuk meg a 1.3.1.1.5 Bizonylat zárása (véglegesítése) Fej adatok karbantartó felületén nyomjuk meg a 1.3.1.1.6 Előleg bizonylat nyomtatása Csak Zárt státuszú bizonylatról nyomtatható előleg bizonylat! A bizonylat fej karbantartó vagy navigációs felületén nyomjuk meg a 1.3.1.1.7 Előleg bizonylatról utalványlap nyomtatása Ha az utalványt előre ki akarjuk nyomtatni, még a kiadási pénztárbizonylat előtt, akkor bizonylat fej karbantartó vagy navigációs felületén a ikont nyomjuk meg. 1.3.1.2 Pénztár kiadási bizonylat generálása előleg kiadásról MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / PÉNZTÁRI KIADÁS 6
1.3.1.2.1 A generálás előfeltétele Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, Pénzügyi karton, Bizonylati tömb), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipipálása. A program a következő belépéskor megjegyzi a beállított paramétereket. 1.3.1.2.2 Kiadási bizonylat generálása A navigációs felületen indítsuk el a MŰVELET fül / BIZONYLAT GENERÁLÁSA ELŐLEG ELSZÁMOLÁSI BIZONYLATBÓL funkciót! Az előleg bizonylat kiválasztása után, a gomb megnyomásának hatására a program kigenerál egy Nyitott státuszú pénztár kiadási bizonylatot. 1.3.1.2.3 Előleg bizonylat megtekintése zárás előtt Ha szükséges, a bizonylat fej karbantartó vagy navigációs felületén nyomjuk meg a 7
1.3.1.2.4 Bizonylat zárása (véglegesítése) A navigációs felületről átlépve ( ikon) a Fej adatok karbantartó felületére, nyomjuk meg a 1.3.1.2.5 Pénztár bizonylat nyomtatása A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a 1.3.2 Előleg elszámolás 1.3.2.1 Készpénzes szállítói számlák felrögzítése Ha az előleggel kapcsolatos számlák visszaérkeztek, akkor érdemes azokat a rendszerbe felrögzíteni (PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁMLA vagy EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ). FONTOS! A szállítói bizonylatok Rendelés / Iktatószám mezőjébe be kell írni az előleg bizonylat sorszámát (pl.: EL05-00001). 1.3.2.2 Előleg bizonylat kiegészítése előleg visszavét információval MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / ELŐLEGKEZELÉS CSOPORTOS ELSZÁMOLÁSI BIZONYLATOK 8
Keressük ki az érintett előleg bizonylatot, majd lépjünk be a bizonylat karbantartójába ( ikon), ahol a sor adatok ikonsorán a ikonnal duplikáljuk le a kiadási sort. Módosítsuk le a kiadási jogcímet a megfelelő bevételi jogcímre, majd mentsük el a sort ( ikon vagy ctrl+enter billentyűk)! 1.3.2.3 Pénztár bevételi bizonylat generálása előleg visszavételéről MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / PÉNZTÁRI BEVÉTELEZÉS 9
1.3.2.3.1 A generálás előfeltétele Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, Pénzügyi karton, Bizonylati tömb), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipipálása. A program a következő belépéskor megjegyzi a beállított paramétereket 1.3.2.3.2 Bevételi bizonylat generálása A navigációs felületen indítsuk el a MŰVELET fül / BIZONYLAT GENERÁLÁSA ELŐLEG ELSZÁMOLÁSI BIZONYLATBÓL funkciót! Az előleg bizonylat kiválasztása után, a gomb megnyomásának hatására a program kigenerál egy Nyitott státuszú pénztár bevételi bizonylatot. 1.3.2.3.3 Pénztár bizonylat megtekintése zárás előtt Ha szükséges, a bizonylat fej karbantartó vagy navigációs felületén nyomjuk meg a 10
1.3.2.3.4 Bizonylat zárása (véglegesítése) A navigációs felületről átlépve ( ikon) a Fej adatok karbantartó felületére, nyomjuk meg a 1.3.2.3.5 Pénztár bizonylat nyomtatása A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a 1.3.2.4 Pénztár kiadási bizonylat generálása (Számlák kiadásba helyezése) Előfeltétele: Az előleggel kapcsolatos szállítói számlák felrögzítése korábban megtörtént. Az érintett szállítói bizonylatok fizetési módja Készpénzes (K). Az érintett szállítói bizonylatok státusza Zárt vagy Könyvelt. Az érintett szállítói bizonylatok pénzügyi kartonja megegyezik a környezetben kijelölt kartonéval. Az érintett szállítói bizonylatok Rendelés / Iktatószám mezőjében feltöltésre került az előleg bizonylat sorszáma (pl.: EL05-00001). MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / PÉNZTÁRI KIADÁS A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA SZÁMLA ALAPJÁN 11
Fontosabb mezők: Elszámoltakat is: Állítsuk Igenre Rendelés / Iktatószám: Válasszuk ki azt az előleg bizonylatot, amellyel kapcsolatos számlákból generálni szeretnénk a kiadási bizonylatot. Kiadási jogcím: PSZALL 12
1.4 Pénztár bizonylatok rögzítése Pénztár bizonylatok rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / PÉNZTÁR BEVÉTELEZÉS PÉNZTÁRI KIADÁS PÉNZTÁR VALUTABEVÉTELEZÉS PÉNZTÁRI VALUTAKIADÁS 1.4.1 A rögzítés előfeltétele Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, Pénzügyi karton, Bizonylati tömb), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipipálása. A program a következő belépéskor megjegyzi a beállított paramétereket. 1.4.2 Alapadatok rögzítése Nyomjuk meg a felső ikonsoron a program! A kötelező mezőkön nem enged túllépni a 13
1.4.3 Sor adatok rögzítése A sor adat mezőiben adhatjuk meg a könyveléséhez szükséges információkat: Jogcím, szakfeladat, ÁFA kód, szervezeti egység, pénzforrás, rovat, stb. A program automatikusan felajánlja a sort rögzítésre a fej adat létrehozása után. Amennyiben mégsem ajánlaná fel, nyomjuk meg a Fej karbantartó felület Tétel adatainak ikonsorán a 14
1.4.4 Pénztár bizonylat megtekintése zárás előtt Ha szükséges, a bizonylat fej karbantartó vagy navigációs felületén nyomjuk meg a 1.4.5 Bizonylat zárása (véglegesítése) A navigációs felületről átlépve ( ikon) a Fej adatok karbantartó felületére, nyomjuk meg a 1.4.6 Pénztár bizonylat nyomtatása A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a 1.4.7 Utalványlap nyomtatása Ha szükséges, a bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a 15
1.5 Bizonylatok módosítása 1.5.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt Nyitott státuszú bizonylat minden adata módosítható. Zárt státuszú bizonylaton csak a sor adatok (Jogcím, szervezeti egység, szakfeladat, stb.) módosíthatóak, de azon belül összeg és ÁFA adatok nem! A bizonylat módosítását a navigációs illetve a bizonylat fej és sor karbantartó felületén a ikonnal lehet végrehajtani. Fej módosítása a fej navigációs felület felső ikonsorán (Csak Nyitott státusz esetén) Fej módosítása a fej karbantartó felület felső ikonsorán (Csak Nyitott státusz esetén) Sor módosítása fej karbantartó felület alsó ikonsorán 1.5.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után Könyvelt státuszú pénztár bizonylat egyik adata sem módosítható közvetlenül. A könyvelt státuszú bizonylat könyvelési, sor adatai (Jogcím, szakfeladat, egyedi gyűjtő, stb.) csak korrekciós bizonylaton keresztül módosíthatóak. A korrekciós bizonylattal egyszerre egy pénztár bizonylat, egyetlen sora módosítható le. Előfeltétele: Technikai pénztár karton kiválasztása a környezetben! Könyvelési korrekciós bizonylat generálása: Navigációs felületen MŰVELETEK / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS BIZONYLAT GENERÁLÁSA Ha mégsem technikai kartont választottunk ki, még van lehetőségünk javítani. 16
A korrigálandó bizonylatot és annak tételét kiválasztva az gomb megnyomása után a program kigenerál egy nyitott státuszú pénztár bizonylatot, amelynek lesz egy mínuszos és egy pluszos sora. Csak a pluszos sorok karbantarthatóak. 1.6 Pénztárjelentés generálása MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / PÉNZTÁRJELENTÉS KÉSZÍTÉSE Az Alábbi ablakban kell megadni, hogy mely pénztár mely időszakára szeretnénk a jelentést elkészíteni! 17
Jelentés sorszáma: Ha egy már elkészített és véglegesített pénztárjelentést szeretnénk újra nyomtatni, akkor ebben a mezőben tudjuk kiválasztani annak sorszámát. A gombot megnyomva, a következő ablakban kell megadni, hogy pénztárunk egyenlege milyen címletekből áll össze! A címleteket megadva, a nyomtatható pénztárjelentést. gomb megnyomása után a program kigenerálja a 18
1.7 Speciális funkciók 1.7.1 Pénztár bizonylat generálása számlából Hatására a program szállítói számlák alapján pénztár kiadási, vevő számlák alapján pénztár bevételi bizonylatokat tud létrehozni Feltételei: Az érintett vevő vagy szállítói bizonylat fizetési módja Készpénzes (K). Az érintett vevő vagy szállítói bizonylat státusza Zárt vagy Könyvelt. Az érintett vevő vagy szállítói bizonylat pénzügyi kartonja megegyezik a környezetben kijelölt kartonéval. A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK fül / BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA SZÁMLA ALAPJÁN A Számla felsorolás mezőben tudjuk kiválasztani az érintett számla(ka)t! Pénztár kiadás esetén a Jogcím PSZALL, pénztár bevételezés esetében PVEVO! 1.7.2 Stornó bizonylat generálása Hatására a program az érintett pénztár bizonylat alapján létrehoz egy stornó pénztár bizonylatot. A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / STORNÓ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA 19
1.7.3 Bizonylat rontása Hatására a program Rontott státuszúra állítja a pénztár bizonylatot. A rontott bizonylatnak nincsenek sorai. Csak Nyitott státusszal rendelkező pénztár bizonylatokat lehet rontani! A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a 1.7.4 Pénztár átadása Egy pénztári karton mindig felhasználóhoz kötött. Ha a pénztárban helyettesítés történik, vagy új pénztáros dolgozik egy kartonnal kapcsolatban, akkor az alábbi funkcióval lehet átadni egyik felhasználótól a másiknak a kartont. MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / PÉNZTÁR ÁTADÁSA 20
Az átadandó Pénztár kartont, illetve az átvevő pénztárost kiválasztva, az kattintva a program felajánlja a címletjegyzéket. A címleteket megadva, a megnyomása után a program kigenerálja a nyomtatható átadási jegyzőkönyvet. gombra gomb 1.7.5 Bizonylatok mozgatása naplók között Abban az esetben, ha egy pénztár bizonylat rossz időszakú naplóban van, vagy más felhasználónak kell átadni, akkor a mozgatást tranzitálással lehet megoldani. A tranzitálás részletes menete a Bizonylatok tranzitálása (naplók közötti áthelyezése) (OKT_DN_TRANZITALAS.PDF) dokumentumban található. 21
1.8 Leggyakrabban használt lekérdezési helyek 1.8.1 Pénzforgalmi lekérdezés A lekérdezéssel lehetőségünk van a banki és pénztári bizonylatokat listázni. A lekérdezés leválogatja a közvetett pénzforgalmi sorokhoz kapcsolódó vevő és szállító típusú bizonylatok sorait is, így akár dimenzió szintű listázás is megvalósítható. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / BANK / PÉNZFORGALMI LEKÉRDEZÉS menüpontot. Hatására az alábbi ablak jelenik meg. Fontosabb sorok Időszaktól Időszakig: A pénzforgalmi bizonylatok naplóinak időszakára szűrés. Bank/Számla devizaösszegét arányosítsuk? Igen esetén a közvetlen banki/pénztári sorból a deviza terhelés/jóváírás bruttó összegét, vagy a számla devizaösszegét (külső devizaösszeg) válogatja le a program, és azt arányosítja a hivatkozott számla soraira. Nettó, ÁFA forgalomhelyesen?: Igen válasz hatására a Terhelés (Kiadás) tranzakciók sorában lévő nettó és ÁFA értékeknek a -1-szeresét jeleníti meg a program. 22
Az adatok megadása után kattintsunk a lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( Ezután kattintsunk a ikonra. 1.8.2 Pénztár bizonylatok lekérdezése gombra, melynek hatására az általános ) válasszuk ki a megfelelő listát. A lekérdezéssel lehetőségünk van a pénztár bizonylatokat lekérdezni. Fontos, hogy a pénzforgalmi lekérdezéssel ellentétben nem válogatja le a közvetett pénztár sorokhoz kapcsolódó vevő és szállító típusú bizonylatok sorait, így lekérdezés csak a pénztári fej és sor adatokból, illetve az azokban lefúrható bizonylat fej, és törzs adatokból készíthető. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / PÉNZTÁR BIZONYLATOK LEKÉRDEZÉSE menüpontot. Hatására az általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. ) válasszuk ki 1.8.3 Pénztár karton Lehetőségünk van a Pénztár karton nyomtatására. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / PÉNZTÁR / PÉNZTÁRKÖNYV NYOMTATÁSA menüpontot. 23
Hatására az alábbi ablak jelenik meg. A gomb hatására egy lista áll elő, amennyiben a Listázás helye mezőben Fix listát választottunk ki. Ha a Listázás helye mezőben Ált. lekérdezőt választottunk ki, akkor egy általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( ) válasszuk ki a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. 24