BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA ME 07 KUTATÁSI ÉS FEJLESZTÉSI TEVÉKENYSÉG, KÉPZÉSEN KÍVÜLI ALAPTEVÉKENYSÉG, KIEGÉSZÍ- TŐ ÉS VÁLLALKOZÁS (Minőségirányítási eljárás) 3. sz. verzió A kiadás dátuma: 2007. február 27. (Érvényes visszavonásig) FOLYAMATGAZDA: Dr. Jármai Ferenc dékánhelyettes JÓVÁHAGYTA: Prof. Dr. Rudas Imre rektor
1/8 TARTALOMJEGYZÉK 1. ELJÁRÁS CÉLJA... 2 2. KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK... 2 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA... 3 3.1. Kutatás-fejlesztés... 3 3.1.1. Kutatás-fejlesztési stratégia meghatározása... 3 3.1.2. Éves kutatás-fejlesztési terv kidolgozása... 3 3.1.3. A tervezés megvalósulásának értékelése... 4 3.1.4. A tudományos tevékenységek finanszírozási rendje... 4 3.1.5. Kutatás-fejlesztési pályázatok... 4 3.2. Publikációs tevékenység... 5 3.3. Egyéb tevékenység... 6 3.3.1. Egyéb tevékenység tervezése... 7 3.3.2. A terv jóváhagyása, engedélyezése... 7 3.3.3. Szerződéskötés, részletes ütemterv készítése... 7 3.3.4. Megvalósítás, nyomonkövetés... 7 3.3.5. Beszámoló összeállítása... 7 3.3.6. A munka lezárásának engedélyezése... 8
2/8 1. ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás szabályozza a főiskola által ellátott kutatási és fejlesztési valamint vállalkozás jellegű és egyéb tevékenységét. A szabályozás kitér: a karok tudományos, kutatás-fejlesztési és egyéb tevékenységével (tankönyv és jegyzetkészítés, bérbeadás, könyvtár, szaktanácsadás, laboratóriumi szolgáltatás) szembeni elvárások megfogalmazására, a tevékenységek tervezésére, nyomonkövetésére, hazai és nemzetközi pályázati tevékenységének összehangolására, a pályázati tevékenység ösztönzésére, a tudományos eredmények széleskörű publikálásának ösztönzésére. Az eljárásban szabályozott szabványfejezetek MSZ EN ISO 9001:2001 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal MSZ EN ISO 9001:2001 7. A termék előállítása Az eljárás a főiskola Minőségirányítási Kézikönyvével összhangban készült, és azzal együtt érvényes. Ezen szabályozással kapcsolatos fejezete: 6. fejezet Gazdálkodás az erőforrásokkal 7. fejezet A termék előállítása 2. KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK Jogi szabályozások: Felsőoktatást érintő jogszabályok listája Intézményi szabályzatok: Főiskolai szabályozások listája Kapcsolódó minőségirányítási eljárások: ME-03 Partnerközpontúság a tanulmányi, kutatási és szolgáltatási folyamatokra ME-05 Alapoktatási folyamatok ME-08 Tárgyi erőforrások biztosítása és fejlesztése ME-09 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése
3/8 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 3.1. Kutatás-fejlesztés 3.1.1. Kutatás-fejlesztési stratégia meghatározása A főiskola tudományos-kutatási tevékenységével kapcsolatos stratégiai céljait az Intézményfejlesztési terv tartalmazza. Ez 4 évre tervezi meg az alapvető és középtávú feladatokat, melyet a főiskola fejlesztési terveként a tudományos rektorhelyettes állít össze, és a Szenátus hagy jóvá. A Tudományos kutatás-fejlesztés stratégia előkészítése a Tudományos Tanács feladata a tudományos rektorhelyettes felügyeletével. Ehhez a karoktól, illetve a központi szervezeti egységektől bekéri azok tudományos kutatás-fejlesztési helyzetének értékelését, melynek felelősei a kutatási dékánhelyettesek, a központoknál és a központi szervezeti egységeknél az egység vezetője. A karonként, illetve központi szervezeti egységenként készülő felmérésből a Tudományos Tanács elkészíti a főiskolai stratégia kidolgozását támogató elemzéseket. A tudományos rektorhelyettes az elkészült, elemzések alapján megalkotja a főiskola Tudományos kutatás-fejlesztés stratégia tervezetét. Tudományos kutatás-fejlesztés stratégia kialakításánál figyelembe kell venni a kari szinten meghatározott elképzeléseket a következő tartalmi elemeknél: a karok közti integrált tudományos témák kijelölése motivációs elvek megvalósítása a szükséges erőforrások rendelkezésre állása illeszkedés a nemzetközi, országos és regionális trendekhez. 3.1.2. Éves kutatás-fejlesztési terv kidolgozása Tudományos kutatás-fejlesztési stratégia célkitűzéseinek figyelembe vételével, annak lebontásaként kell meghatározni az éves Tudományos kutatás-fejlesztési terveket. Ehhez a karok, illetve a központi szervezeti egységek szintjén kell megtervezni az adott évre kitűzött tudományos kutatás-fejlesztéssel kapcsolatos operatív tevékenységeket. A Tudományos kutatás-fejlesztési tervek elkészítésénél figyelembe kell venni az előző évi intézményi szintű és szervezeti egységek szintjén készülő tervek értékelésének tapasztalatait is. A karokon készülő Tudományos kutatásfejlesztési tervek elkészítéséért a dékánok, illetve a központi szervezeti egységeknél készülő Tudományos kutatás-fejlesztési tervek elkészítéséért a központi szervezeti egység vezetők a felelősek. A Tudományos kutatás-fejlesztési terv a meghatározott akciókat prioritás szempontjából is értékeli. A karokon készülő Tudományos kutatásfejlesztési tervek jóváhagyása a Kari Tanács, a központokon a központ igazgató, a
4/8 központi szervezeti egységeknél készülő Tudományos kutatás-fejlesztési tervek jóváhagyása a szervezeti egységek vezetőinek hatásköre. A Tudományos kutatás-fejlesztési tervek intézményi szintű meghatározása (Főiskolai tudományos kutatás-fejlesztési terv) a Tudományos Tanács feladata. A Főiskolai Tudományos kutatás-fejlesztési tervet a Szenátus hagyja jóvá. 3.1.3. A tervezés megvalósulásának értékelése Az éves Tudományos kutatás-fejlesztési tervek, megvalósulásának értékelése a dékánok, központ igazgatók és központi szervezeti egység vezetők, illetve a Kari Tudományos Bizottságok feladata, az intézményi szintű Főiskolai tudományos kutatás-fejlesztési terv értékelése a Tudományos Tanács kötelezettsége. Az éves Tudományos kutatás-fejlesztési terv megvalósulásáról a dékánok és a központi szervezeti egységek vezetői a tudományos rektorhelyettesnek számolnak be. Ennek alapján a tudományos rektorhelyettes elkészíti a Főiskolai tudományos kutatás-fejlesztési terv teljesítésére vonatkozó értékelő jelentést. A kari és az intézményi szintű tudományos kutatás-fejlesztési tervek megvalósulásának évenkénti értékelése a MAB-nak készülő önértékelés része, ezért azt az érintettek hivatalból eljuttatják a tudományos rektorhelyettesnek. 3.1.4. A tudományos tevékenységek finanszírozási rendje A főiskola által támogatott kutatás-fejlesztési tevékenységek esetében a Tudományos kutatási és fejlesztési stratégiával összhangban álló, a karok közti integrált tudományos témák előnyt élveznek. A főiskola által támogatott kutatás-fejlesztés esetében a tevékenységek tervezését és nyomon követését a BMF Gazdálkodási szabályzat előírásai alapján kell megvalósítani. Külső szervezet által támogatott kutatás-fejlesztés esetében a tevékenységek tervezését és nyomon követését a BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata szerint történik a külső megbízó által meghatározott elvárásokkal összhangban. 3.1.5. Kutatás-fejlesztési pályázatok Pályázati kiírás figyelemmel kísérése: Az intézményen kívüli pályázati kiírások figyelemmel kísérése a Pályázati Iroda és az oktatók feladata. A különböző pályázatokban való részvételről, valamint a pályázandó szakterületekről a kar javaslatát figyelembe véve a tudományos rektorhelyettes dönt.
5/8 Pályázati terv készítése: A pályázat összeállítást a pályázat kidolgozásával megbízott (pályázó) koordinálja. A pályázó a Pályázati Irodától vagy a kiírótól kapott információ alapján összeállítja az adott programra vonatkozó költségtervet. Pályázat összeállítása: A pályázat véglegesítése előtt történik a folyamat első ellenőrzési szakasza, amelynek során az intézetvezető/dékán/gazdasági főigazgató (kiírástól függően) megvizsgálja, hogy a pályázat megfelel-e a kiírásban foglaltaknak. A szükséges módosításokat az illetékes pályázó végzi. A pályázat eljuttatása a kiíróhoz a rektor jóváhagyását és aláírását követően a pályázó feladata. A pályázattal kapcsolatban a pályázó tartja a kapcsolatot a kiíróval. Ha a pályázatot csak módosítással fogadják el, azaz a pályázott összegnél kisebb mértékű a támogatottság, akkor a korrekciót a pályázó elvégzi. Erőforrások biztosítása A pályázat megvalósítása, nyomonkövetése: a pályázat elfogadása esetén a következő lépés a szerződéskötés előkészítése. A szerződéstervezetet a pályázó/kiíró készíti, együttműködve az illetékes vezetővel és a gazdasági főigazgatóval. A pályázó gondoskodik, hogy az aláírt példányok a másik félhez is eljussanak. A szerződésről másolatot kap a Rektori Hivatal irattárat kezelő munkatársa, a gazdasági főigazgató, intézetvezető és a kutatási dékánhelyettes. A teljesítés ellenőrzése A megkötött szerződés a kari nyilvántartásba kerül. A pályázati tevékenység eredményességét az adatok elemzésével az ME-10 Mérés, elemzés és tökéletesítés című eljárás előírásai szerint értékelik. 3.2. Publikációs tevékenység A főiskola publikációs tevékenységét intézményi szinten a Publikációs terv rögzíti összhangban a Tudományos kutatási és fejlesztési stratégiában rögzített alapvető és középtávú célkitűzésekkel. Az oktatók a személyre szóló publikációs tevékenységüket az Önfejlesztési lapon (ME-09 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése) dokumentálják, mely 4, illetve 1 évre tervezi meg a feladatokat. A publikációs terv kialakításánál figyelembe kell venni a kari szinten meghatározott elképzeléseket a következő elemeknél: Publikációs tevékenység költségterve A megcélzott célcsoport Témakör Alkalmas média, fórum rendelkezésre állása Időterv.
6/8 A tudományos eredmények közzétételéhez szükséges feltételek biztosítását a benyújtott részletes K+F terv/pályázat elfogadásakor vállalják az illetékesek. A tudományos cikkek megjelentetése három módon indulhat. Egyéni kezdeményezésre az egyéni Önfejlesztési lap szerint, illetve az ezekből összeállított intézményi Publikációs terv szerint. Az oktatónak rögzítenie kell, hogy a pályázatban megvalósítandó kutatási feladat eredményeinek közzétételéhez kitől, milyen támogatást kér. A támogatás odaítéléséről, illetve a közzétételről a tudományos rektorhelyettes és a kancellár dönt. A főiskolai kezdeményezésre indított publikáció a főiskola esetében a tankönyv és jegyzetírásra értelmezhető, erről az oktatási rektorhelyettes, illetve az oktatási dékánhelyettes és a központ igazgatóhelyettes dönt. Ennek részletes szabályozását a BMF Főiskolai jegyzetszabályzat rögzíti. A fenti utakon kívül egyedi elbírálás alapján is készülhetnek publikációk megvalósítás alatt álló kutatási programtól, publikációs tervtől függetlenül pl. külső felkérésre. Ezeknek az engedélyezése a szervezeti egység vezetőjének a hatásköre összhangban a megbízó és a főiskola között létrejött megbízási szerződésben foglaltakkal, különös tekintettel a szellemi alkotások feletti tulajdonjog védelmére. A tudományos eredmények közzétételére a főiskolai, illetve főiskolán kívüli tudományos fórumokon van lehetőség. Az intézmény tudományos ismertségének növelése érdekében fel kell használni a már meglévő lehetőségeket: a könyvtárra épülő információs központ és a honlap kereteit is. Az egyes szervezeti egységeknél a főiskola nevében megjelentetett publikációkat intézményi szinten a Publikációs jegyzék összefoglaló módon mutatja be, mely alapot teremt a publikációk későbbi visszakereshetőségére, a hivatkozások megtételére. A jegyzék összeállításáért a kutatásban résztvevő munkatársak, a szervezeti egység vezetők felelősek. Az egységek beszámolóját a munkatársak állítják össze, az illetékes szervezeti egység vezető elfogadását követően kerül intézményi szintre. A munkatársak az egyéni önfejlesztési tervükhöz képest értékelik, hogy mit teljesítettek. Az intézetvezetők, szervezeti egységvezetők értékelik az egyéni beszámolók alapján, hogy milyen mértékben teljesült a tervezett publikációs tevékenység. Ha nem teljesült, akkor ennek mi volt az oka. Az elmúlt időszak tapasztalatai alapján módosítani kell a Tudományos kutatási és fejlesztési stratégiát és a költségvetési keretet. 3.3. Egyéb tevékenység Jelen eljárás keretében egyéb tevékenységként értelmezzük a vállalkozási formában (külső partnerek felkérésére, megbízására) végzett alaptevékenységet, az alaptevé-
7/8 kenységen kívüli K+F tevékenységet, oktatást, szaktanácsadást, szabad infrastruktúra hasznosítását. Az intézmény az itt értelmezett egyéb tevékenységeket csak az alapfeladatok ellátásának sérelme nélkül jogosult folytatni. 3.3.1. Egyéb tevékenység tervezése Ezért az egyéb tevékenység tervezése a minőségirányítási rendszerben már szabályozott folyamatok kimeneteire (ME-08 Tárgyi erőforrások biztosítása és fejlesztése, ME-09 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése, ME-05 Alapoktatási folyamatok, ME-03 Partnerközpontúság a tanulmányi, kutatási és egyéb szolgáltatási folyamatokra) és a partneri/megbízói megkeresésekre, igényekre támaszkodik. 3.3.2. A terv jóváhagyása, engedélyezése Az alapfeladatokon kívüli tevékenységet a rektorral kell engedélyeztetni. A tevékenység engedélyezése esetenként, a BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata értékhatártól függően leosztható. A főiskola tevékenységi köréhez kapcsolódó szolgáltatást bármely munkatárs kezdeményezhet. 3.3.3. Szerződéskötés, részletes ütemterv készítése A partneri igények alapján előkészített és az Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata értelmében jóváhagyott szerződés (BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata) szerint történik a megrendelt feladat ütemezése és megvalósítása. 3.3.4. Megvalósítás, nyomonkövetés Az intézetigazgató osztja el a végzendő feladatokat, kijelöli a témavezetőt. A szerződésben rögzített vállalások határidőre történő, színvonalas teljesítéséért, a szerződési és jogszabályi feltételek betartásáért, a munka dokumentálásáért a témavezető felelős. A munka megvalósulása során keletkezett dokumentumok összerendelését a megbízó adatain kívül a témaszám, intézet száma, forráskód segíti. 3.3.5. Beszámoló összeállítása A tevékenység végleges teljesítését követően a pénzügyi elszámoláshoz szükséges dokumentumokon kívül (BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata) a témavezetőnek összefoglaló jelentést kell készítenie, melyben a pénzügyi eredményeken túl a megbízással kapcsolatos tapasztalatait kell összegeznie, segítve ezzel a tervezési folyamatot, a kalkulációt.
8/8 3.3.6. A munka lezárásának engedélyezése Aszerint, hogy az egyéb tevékenység külső vagy belső megbízásra indult, más-más előírást kell figyelembe venni a munka lezárásakor. A külső partneri felkérésre végzett tevékenységnél elsősorban a megrendelővel kötött szerződés rendelkezései az irányadóak. Belső felkérés esetén pedig az BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata szerint kell eljárni értékhatártól függően.