MAGYAR MŰSZAKI ÉS LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT 2013. Budapest
1/23
2/23 Tartalom 1 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 4 1.1 A szabályzat célja... 4 1.2 A szabályzat hatálya... 4 2 ALAPFOGALMAK... 4 2.1 A leltár fogalma... 4 2.2 A leltározás fogalma... 4 2.2.1 A leltározást mennyiségi felvétellel kell végrehajtani:... 4 2.2.2 leltározást egyeztetéssel kell végrehajtani:... 5 2.3 A leltározás célja... 5 2.4 A számviteli alapelvek érvényesülése a leltárakban... 5 2.5 Leltározási időpontok... 5 3 A LELTÁROZÁS VÉGREHAJTÁSÁNAK ELŐKÉSZÍTÉSE... 6 3.1 A leltározási ütemterv... 6 3.2 A leltározási egységek meghatározása... 7 3.3 A leltározásban közreműködő személyek felelőssége és feladata... 7 3.3.1 A főigazgató feladata... 7 3.3.2 A leltározás vezetője... 7 3.3.3 Leltárellenőr... 7 3.3.4 Leltározó csoport... 8 3.3.5 Anyagi felelősséggel rendelkező dolgozó... 8 3.3.6 Leltárfelelős... 8 3.3.7 Leltározás irányítója... 8 3.3.8 Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végző dolgozó... 9 4 A LELTÁROZÁS BIZONYLATI RENDJE... 9 4.1 A leltározás bizonylatainak típusai... 10 4.1.1 Leltár-indító jegyzőkönyv... 10 4.1.2 Leltár-záró jegyzőkönyv... 10 4.1.3 Összesített leltárjegyzőkönyv... 10 4.2 A leltározási bizonylatok kézi kitöltésének előírásai... 11 4.3 A leltározási bizonylatok megőrzése... 11
3/23 5 A LELTÁROZÁS MÓDJA... 11 5.1 A leltározás történhet:... 11 5.2 A leltározás időpontja... 11 5.2.1 Folyamatos leltározás... 12 5.2.2 Fordulónapi leltározás... 12 5.2.3 Átadás-átvételkori leltározás... 12 5.2.4 Idegen tulajdonú eszközök leltározása... 12 5.2.5 Leltározás módja és gyakorisága... 12 6 A LELTÁROZÁS FOLYAMATA... 13 6.1 A leltározás előkészítése során elvégzendő feladatok... 13 6.1.1 A leltározás adminisztratív előkészítése:... 13 6.1.2 A személyi feltételek biztosítása... 13 6.1.3 A tárgyi feltételek biztosítása... 13 6.1.4 Egyéb előkészítési feladatok... 13 6.1.5 Készletekkel kapcsolatos feladatok... 14 6.1.6 Az analitikus könyvelés feladata... 14 6.1.7 A leltárkészletért felelős személy (raktáros, illetve anyagi felelős) feladata 14 6.2 A leltározás végrehajtása... 14 6.2.1 Mennyiségi felvétel során:... 14 6.3 A leltározással kapcsolatos adminisztratív feladatok végrehajtása:... 14 6.4 Eszközök leltározása... 15 6.4.1 BEFEKTETETT ESZKÖZÖK... 15 6.4.2 FORGÓESZKÖZÖK... 17 6.5 A források leltározása... 18 6.6 A leltárfelvételi bizonylatok feldolgozása... 18 6.6.1 Az eszközök és források értékelése... 18 6.6.2 A leltárfelvételi bizonylatok egyeztetése... 19 6.6.3 A leltárkülönbözetek rendezése... 19 7 A LELTÁROZÁS ELLENŐRZÉSE... 19 8 EGYÉB RENDELKEZÉSEK... 20 9 HATÁLYBA LÉPTETŐ INTÉZKEDÉSEK... 20
4/23 A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum Leltározás és leltárkészítési rendjét az államháztartás szervezetei esetében a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.), Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.), Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Korm.rendelet (Ávr) az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet (továbbiakban: Áhsz.) alapján az alábbiakban szabályozom. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK (1) A szabályzat a Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum (a továbbiakban Múzeum) vagyonkezelésében lévő eszközök (aktívák) és azok forrásai (passzívák), továbbá a Múzeumban elhelyezett idegen eszközök, források leltározására és leltárkészítésére vonatkozó előírásokat tartalmazza. (2) A költségvetési évről, december 31-i fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat ideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is minden évben leltározni kell. (3) A leltározás végrehajtását leltárral kell alátámasztani. (4) A szabályzat a leltárkészítés többlépcsős folyamatát és a mérleg alátámasztását szolgáló leltárak elkészítésének szabályait tartalmazza. 1.1 A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy a leltározási és leltárkészítési kötelezettség a Múzeum egész szervezetére kiterjedően egységes elvek alapján kerüljön végrehajtásra. 1.2 A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed, a Múzeum egész területére. 2 ALAPFOGALMAK 2.1 A leltár fogalma A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellenőrizhető módon a Múzeum eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. 2.2 A leltározás fogalma A leltározás a Múzeum kezelésében, használatában levő befektetett eszközök, készletek, követelések, pénzügyi eszközök, aktív pénzügyi elszámolások, valamint azok forrásainak, továbbá a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglévő állományának (mennyiségének) megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a tényleges állomány értékelése, a nyilvántartások szerinti állomány és a tényleges állomány közötti eltérés megállapítása, a különbözetek értékelése és megállapítása is. 2.2.1 A leltározást mennyiségi felvétellel kell végrehajtani: - a tárgyi eszközöknél és a beruházásoknál, a beruházásokra adott előlegek kivételével, - a készleteknél a közvetített szolgáltatások kivételével, - a pénztárak készpénzállományánál.
5/23 A mennyiségi leltározás nem helyettesíthető az eszközökről és az azok állományában bekövetkezett változásokról mennyiségben és értékben folyamatosan vezetett és tételesen ellenőrzött összesítő kimutatással. 2.2.2 A leltározást egyeztetéssel kell végrehajtani: - a mennyiségi leltárfelvételi kötelezettség alá nem tartozó eszközöknél, - a forrásoknál. Vagyonvédelmi okokból a könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő, használt és használatban levő kis értékű tárgyi eszközöket és készleteket is leltározni kell. Ezen eszközökről mennyiségi felvétellel, mennyiségi leltár készül. 2.3 A leltározás célja A leltározás célja a Múzeum könyvviteli mérlegében kimutatott eszközök és források értékadatainak alátámasztása, a mérleg valódiságának és a tulajdon védelmének biztosítása, valamint az anyagilag felelős személyek elszámoltatása. 2.4 A számviteli alapelvek érvényesülése a leltárakban (1) A Múzeum eszközeinek és forrásainak leltárait a számviteli alapelvek betartásával kell elkészíteni. (2) Különösen: - A teljesség elvének megfelelően a leltárnak minden eszközt és forrást tartalmaznia kell. - A valódiság elve alapján a leltáraknak a tényleges mennyiségeket és a valóságos értékadatokat kell tartalmaznia. - A világosság elvének betartása érdekében a leltárakat áttekinthető, ugyanakkor kellően részletezett formában kell elkészíteni. - A bruttó elszámolás elvét a leltáraknál úgy kell érvényesíteni, hogy a követelések és a kötelezettségek állományát nem szabad összevonni, ill. összevezetni. 2.5 Leltározási időpontok (1) A könyvviteli mérleg alátámasztására szolgáló leltárnak a december 31-i időpontot kell tartalmaznia, azaz a leltározás kizárólag a mérleg fordulónapjára hajtható végre. (2) A leltár fordulónapjára vonatkozó leltározás végrehajtható az év közben, a II. félévben végrehajtott folyamatos leltározással és a leltározott időszakhoz viszonyított mozgások analitikus nyilvántartásból történő figyelembevételével: - a leltár fordulónapja: december 31, - az egyeztetéssel történő leltározást tárgyévet követő február 15-ig, - az egyeztetésen alapuló leltárak értékelését tárgyévet követő február 15-ig, - a mennyiségi leltározást és értékelést a tárgyévet követő február 15-ig kell elvégezni. (3) Rendkívüli leltár (pl. átadás-átvétel, elemi kár, szándékos károkozás) elrendelése esetén a leltározás időpontjai a leltározási ütemtervben kerülnek meghatározásra.
6/23 3 A LELTÁROZÁS VÉGREHAJTÁSÁNAK ELŐKÉSZÍTÉSE (1) A leltározási kötelezettség teljesítése érdekében minden évben meg kell állapítani azoknak az eszközöknek és forrásoknak a körét, melyekkel a Múzeum rendelkezik. Meg kell határozni a konkrét feladatokat, időben gondoskodni kell a szükséges létszám és munkaeszközök rendelkezésre állásáról. (2) A mennyiségi felvétellel leltározandó eszközök közül a tárgyi eszközök, beruházások, készletek leltározását évente a második félévben kell elvégezni. A leltározás időszakát úgy kell kijelölni, hogy a leltár egyeztetése, kiértékelése, majd a különbözetek elszámolása, s az értékelés a 2.5 pontban meghatározott időpontig megtörténhessen. (3) A meghibásodott, selejtté vált tárgyi eszközök, készletek, a feleslegessé vált immateriális javak selejtezését a leltározás megkezdése előtt el kell végezni. A felesleges eszközök selejtezésének, hasznosításának ügyvitelét külön szabályzat tartalmazza. (4) A raktárakban tárolt készleteket szakszerűen elő kell készíteni, hogy a leltározás rövid idő alatt biztonsággal és zökkenőmentesen elvégezhető legyen. 3.1 A leltározási ütemterv (1) A leltározás évenkénti zökkenőmentes lebonyolítása érdekében leltározási ütemtervet kell készíteni. A leltározás vezetője által elkészített ütemtervet a főigazgató kiadmányozásával a leltározás megkezdése előtt legalább 30 nappal ki kell adni. (2) A leltározási ütemterv tartalmazza: - a leltározási feladatokat, - mely eszközre és forrásra terjed ki a leltározás, - a leltározási egységek felsorolását, - leltározási egységenként a leltárfelelős és a leltározók nevét, - a leltározás ellenőrzésére jogosultak nevét, - a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, - a leltár kiértékelésének határidejét, - az eltérések rendezésének és a felelősségre vonás, illetve a nyilvántartásokban történő rendezés határidejét. (3) A leltározás elrendeléseként a leltározási ütemtervet 15 nappal a leltározás megkezdése előtt meg kell küldeni a leltárfelelősöknek és a leltárellenőröknek. A leltározási ütemtervben előírtaktól csak a főigazgató engedélye vagy utasítása alapján lehet eltérni. (4) A leltározás vezetője gondoskodik a leltározásban résztvevők megbízólevelének elkészítéséről és kiadásáról, az anyagi felelősséggel rendelkező dolgozók nyilatkozatának beszerzéséről. A leltározási egységenkénti leltárfelelős feladata a leltár-indító és leltár-záró jegyzőkönyvek összeállítása, amennyiben a leltározás tényleges mennyiségi felvétellel történik. (A leltározási ütemterv az 1. sz. melléklet, a megbízólevél a 2. sz. melléklet, a nyilatkozat a 3. sz. melléklet, a leltár-indító és leltár-záró jegyzőkönyvek a 4/1. és 4/2. sz. melléklet szerinti tartalommal készülnek.)
7/23 3.2 A leltározási egységek meghatározása (1) A leltározási egység az a fizikailag jól elhatárolható terület, ahol egy adott leltározó csoport végzi a leltározást. A leltározási egységeket sorszámmal jelöljük. A leltározási egységen belül leltározási körzetek is kijelölhetők. (2) A Múzeum leltározási egységeinek felsorolása évenként a leltározási ütemtervben kerül elrendelésre. 3.3 A leltározásban közreműködő személyek felelőssége és feladata 3.3.1 A főigazgató feladata (1) Felelős: azért, hogy a leltározás során maradéktalanul érvényesüljön az állami vagyon védelmét szolgáló rendelkezések betartása. (2) Feladatai: - a leltározás vezetőjének kijelölése és megbízása, - a leltárellenőrök kijelölése és megbízása, - az éves leltározási ütemterv jóváhagyása, - a leltár-záró jegyzőkönyvek jóváhagyása, - szükség esetén a személyes felelősségre vonás kezdeményezése. 3.3.2 A leltározás vezetője (1) Felelős: a leltározás jogszabályi előírásoknak és a leltározási ütemtervnek megfelelő múzeumi szintű megszervezéséért, végrehajtásának irányításáért. (2) Feladatai: - az éves leltározási ütemterv előkészítése, a főigazgatóval történő egyeztetése, - a leltározó csoportok kialakítása, a leltárfelelősök, leltározást végző személyek írásbeli megbízása, - a leltározásban közreműködők tájékoztatása a leltározási folyamatról, bizonylati rendről, a leltározás lebonyolításáról, a kapcsolódó határidőkről, - a szükséges tárgyi feltételek biztosítása, - a leltárfelelősök bevonásával a leltározás előkészítése, technikai végrehajtásának folyamatos biztosítása, - a leltárfelelősök leltározás közbeni irányítása, ellenőrzése, - a leltár-differenciák rendezésére tett javaslatok felterjesztése a gazdasági igazgató részére, a döntést követően a nyilvántartást és a főkönyvi könyvelést érintő intézkedések megtétele, - a leltározás teljeskörűségének ellenőrzése, - összesített leltárjegyzőkönyv elkészítése. 3.3.3 Leltárellenőr (1) A leltárellenőrzés feladatainak elvégzésével csak megfelelő gyakorlattal és szakismerettel rendelkező dolgozót lehet megbízni. A leltárfelelős nem lehet felelősséggel tartozó területén egyben leltárellenőr is. (2) Felelős: a leltározás jogszabályszerű végrehajtásának ellenőrzéséért, ennek keretében feladatai: - a leltárfelvétel során szúrópróbaszerűen (a bizonylaton kézjegyével megjelölve) ellenőrizni: a mennyiségi felvételek helyességét,
8/23 a leltári tárgyak azonosításának szakszerűségét, a bizonylatok formailag helyes kitöltését, - az ellenőrzésről jelentés készítése (mintája az 5. sz. mellékletben található) és átadása a leltározás vezetőjének, - a leltárfelvétel során észlelt hiányosságokról, visszaélésekről, a szabályok megsértéséről jegyzőkönyv felvétele, amelyet a leltározás vezetőjének kell átadni, - a leltárfelvétel időtartama alatt munkáját úgy kell szerveznie, hogy a felmerülő problémák zökkenőmentes megoldása érdekében bármikor elérhető legyen. 3.3.4 Leltározó csoport (1) Felelős: a leltározási szabályzatnak és ütemtervnek megfelelő leltározási egységben a leltárfelvétel lebonyolításáért. (2) Feladata: az adott leltározási egységben a leltárfelelős irányítása alatt a leltározásra kerülő eszközök előkészítése, a leltározás végrehajtása. (3) A leltározó csoport összetétele. (Mennyiségi leltározás esetén a csoportnak legalább három tagból kell állnia): - legalább 1 főnek ismernie kell a leltározásra kerülő eszközt, - legalább 1 főnek a számviteli-, bizonylati rendre vonatkozóan kell szakismerettel rendelkeznie, - raktári készlet és pénzkészlet esetén a csoport harmadik tagjának az anyagi felelősséggel rendelkező dolgozónak kell lennie. (4) Egyeztetéssel történő leltárfelvétel esetén a leltározó csoportnak legalább két tagból kell állnia, akik a leltározásra kerülő eszköz, forrás tekintetében megfelelő számviteli-, bizonylati rendre vonatkozó ismerettel rendelkeznek. 3.3.5 Anyagi felelősséggel rendelkező dolgozó (1) Az anyagi felelősséggel rendelkező dolgozó (anyagi felelős) az a személy, aki az adott raktárban az eszközöket megőrzésre, használatra átvette és ezt aláírásával elismerte. (2) Feladatai: - gondoskodik a hatáskörébe utalt egységben a leltározás előkészítéséről, - a leltározás végrehajtását és teljeskörűségét a záró jegyzőkönyvben aláírásával igazolja. 3.3.6 Leltárfelelős (1) A leltárfelelős az a személy, aki az adott szervezeti egységben az eszközöket megőrzésre, használatra átvette és ezt aláírásával elismerte. (2) Feladatai: - gondoskodik a hatáskörébe utalt egységben a leltározás előkészítéséről, - a leltárfelvétel alatt a leltározók közvetlen irányítása, - a leltározás végrehajtásának, teljes körűségének igazolása a leltáríveken, szobaleltárakon. 3.3.7 Leltározó (1) Felelős: az általa felügyelt leltározási egység teljes körű leltározásának biztosításáért. (2) Feladatai:
9/23 - a leltár-indító és leltár-záró jegyzőkönyvek összeállítása, amennyiben a leltározás mennyiségi felvétellel történik, - a leltározók leltár felvétel alatti közvetlen irányítása, - a leltározás végrehajtásának, teljes körűségének igazolása a leltár-záró jegyzőkönyv aláírásával, - a leltározást akadályozó eseményekről, a leltárfelvétel közbeni személyi változásról jegyzőkönyv készítése és átadása a leltározás vezetőjének, - a leltár kiértékelés végrehajtása, a leltár eltérések rendezésére javaslat kidolgozása. 3.3.8 Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végző dolgozó (lehet egyben a leltározó is) (1) Felelős: a tárgyi eszközök és raktári készletek leltározásával kapcsolatosan: - a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, - az éves mérlegbe beállítandó készletértékek megállapításáért, azok leltárral való alátámasztásáért, - a leltárkülönbözetek kimutatásáért és az előírások szerinti elszámolásáért, - az üzemeltetésre átadott és az idegen helyen tárolt tárgyi eszközök, készletek elkülönített kimutatásáért, - a leltározási körzetekben felvett jegyzőkönyvekben szereplő rendezetlen vagy vitás tételek rendezéséért, - az év végi értékelések elvégzéséért a Számviteli Politikában meghatározattak szerint, a terv szerinti értékcsökkenés, értékvesztés elszámolásáért, azok visszaírásáért, a leltár bizonylatok, egyedi nyilvántartó kartonok áttekinthető nyilvántartásáért. (2) A múzeum az eszközök értékelésénél, és a mérlegkészítéskor az egyedi eszközöket nem piaci értéken tartja nyilván. (3) Feladata: - részvétel a leltározó csoport munkájában, - a leltár szerinti és a könyv szerinti eszköz, illetve készletértékek egybevetése, az egyezőség vagy az eltérések megállapítása, - az év végi értékelés miatti elszámolások elvégzése, szabályszerű nyilvántartása és elszámolása. 4 A LELTÁROZÁS BIZONYLATI RENDJE (1) A tárgyi eszközök (beleértve a kis értékű eszközöket is) mennyiségi nyilvántartása számítógépes programmal történik. A program automatikusan készíti a leltár listákat és a kiértékelését zárt rendszerben. (2) A készletek tekintetében a naprakész állapotú törzsadat állományból készül a leltár felvételi ív, mely a készlet mennyisége kivételével az azonosításhoz szükséges minden adatot tartalmazza. (3) A leltárfelvételt követően a leltárfelvételi ív készletadatai összevethetők az analitikus nyilvántartással, ezáltal a leltárkiértékelő ív is számítógéppel készülhet. (4) Rendkívüli esetben a 6. sz. melléklet szerinti Készletek leltárfelvételi íve nyomtatványnak megfelelő adattartalmú leltárfelvételi ív is használható.
10/23 (5) A pénztárak pénzkészletének leltározására Jegyzőkönyv szolgál. (6) A nem számítógéppel előállított leltárfelvételi nyomtatványokat folyamatos sorszámmal kell ellátni. 4.1 A leltározás bizonylatainak típusai 4.1.1 Leltár-indító jegyzőkönyv (1) A jegyzőkönyvet a mennyiségi leltározás megkezdésekor a leltárfelelősnek kell felvennie (4/1 sz. melléklet). (2) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a leltározási egység számát, megnevezését, - a leltározás megkezdésének időpontját, - a jelenlévők nevét és megbízási feladatkörét, - arra irányuló nyilatkozatot, hogy a leltározáshoz az eszközök előkészítése szabályszerűen megtörtént-e, - a leltározáshoz kiadott leltárfelvételi bizonylatok megnevezését és sorszámait (tól-ig). 4.1.2 Leltár-záró jegyzőkönyv (1) A jegyzőkönyvet a mennyiségi leltározás befejezésekor (a kiértékelést követően) a leltárfelelősnek kell felvennie (4/2. sz. melléklet). (2) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a leltározási egység számát, megnevezését, - a leltárfelvételben résztvevők nevét és megbízási feladatkörét, - a leltározott eszközökért felelős (anyagi felelős) nyilatkozatát a leltárfelvétel teljes körűségéről (minden leltározott egységben fellelt eszköz, készlet leltárfelvételre került-e), - a felhasznált szigorú számadású nyomtatványként kezelt leltárfelvételi bizonylatok (tól-ig) sorszámát, a stornó és a fel nem használt bizonylatok sorszámát, - a leltározás befejezésének, a jegyzőkönyv keltének időpontját. 4.1.3 Összesített leltárjegyzőkönyv (1) A jegyzőkönyvet a mennyiségi felvétellel történő leltározásról a leltározás vezetője állítja össze a rendelkezésre álló leltárdokumentációk, kimutatások és részjegyzőkönyvek, illetve a leltárellenőrök jelentései alapján a főigazgató részére jóváhagyásra felterjeszti (4/3. sz. melléklet). (2) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a leltározásba bevont eszközök és források megnevezését, - a leltározott eszközök könyvszerinti és leltár szerinti forint értékét, - a hiányok többletek tételes felsorolását, értékét, - a hiányok többletek indokolását, illetve kompenzálását, - a hiányért felelős személy(ek) megnevezését, - a leltárellenőrzés észrevételeit, - a terven felüli értékcsökkenés, ill. értékvesztés elszámolását, (illetve mindkettő visszaírását), - javaslatokat a szükséges intézkedések megtételére.
11/23 4.2 A leltározási bizonylatok kézi kitöltésének előírásai (1) A leltározási bizonylatok kézi kitöltésének előírásai az alábbiak: - a kézzel kitöltendő leltári bizonylatokat kék színű tollal kell kitölteni, grafit ceruza nem használható, - valamennyi sort ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő sorokat megsemmisítő vonallal át kell húzni, - a leltározási bizonylatokat folyamatos sorszámmal kell ellátni, - gondoskodni kell az olvasható szövegírásról (a bizonylatokon radírozás, kaparás, lefestés tilos). A javítást úgy kell elvégezni, hogy a rontott adatot egy vonallal át kell húzni, és a helyes adatot fölé kell írni. A javítás tényét a javítást végző aláírásával és a javítás dátumával ellátva köteles igazolni, - a leltározásban közreműködők a leltározás bizonylatait aláírásukkal hitelesíteni kötelesek. (2) A leltárbizonylatokra vonatkozó előírások a különböző eszközöknél és forrásoknál kerülnek meghatározásra. 4.3 A leltározási bizonylatok megőrzése (1) A leltározás lezárását követően a leltárhoz kapcsolódó valamennyi bizonylatot (különösen: leltározási ütemterv, megbízólevelek, jegyzőkönyvek, az értékelés dokumentumai leltárak) irattározni kell, és azokat legalább 10 évig meg kell őrizni. 5 A LELTÁROZÁS MÓDJA 5.1 A leltározás történhet: (1) Mennyiségi felvétellel: amely tényleges mérést, megszámlálást jelent. a.) Nyilvántartással történő összehasonlítással összefüggésben lehet: - nyilvántartástól függetlenül, - nyilvántartások alapján, - nyilvántartási adatok alapján a felvétel alkalmával való összehasonlítással (rovancs). b.) Technikáját tekintve lehet: - megszámlálással vagy méréssel, - bontatlan csomagolás esetén a nyilvántartás alapján. (2) Egyeztetéssel: amely a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal (bankszámlakivonat, folyószámla kivonat, személyi nyilvántartások, stb.) való összehasonlítását foglalja magában. 5.2 A leltározás időpontja (3) A leltározás végrehajtható: - folyamatosan, - fordulónappal, - az átadás-átvétel időpontjában, - idegen tulajdonú eszközöknél a tulajdonossal egyeztetett időpontban. (4) Mind a folyamatos, mind a fordulónapi leltározást a szabályzatban foglaltak betartásával, az éves leltározási ütemtervben meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani.
12/23 5.2.1 Folyamatos leltározás (1) Alkalmazásának feltételei: - a számviteli törvény előírásainak megfelelő, naprakész, a leltározás időpontjában a könyvvitellel egyező (a felvételt megelőzően egyeztetett) nyilvántartás álljon rendelkezésre, hogy annak alapján a hiányok és többletek azonnal megállapíthatóak és rögzíthetőek legyenek, - az azonos eszközök (eszközcsoportok) leltárfelvételét egy-egy leltározási egységben előre meghatározott, azonos időpontban kell végrehajtani, - a folyamatos leltározás rendszeres ellenőrzése megszervezett legyen. Folyamatos leltározással leltározandók a Múzeumnál a nagy- és kisértékű tárgyi eszközök. A források leltározása negyedévente egyeztetéssel történik. 5.2.2 Fordulónapi leltározás (1) Fordulónapi leltározás esetén a leltározást a Múzeum egységeiben előre meghatározott naptári nappal a fordulónapon az analitikus nyilvántartás egyeztetésével egyidejűleg kell elvégezni úgy, hogy erre a napra vonatkozóan a leltárfelvételi helyeken minden eszközfajta teljes körű leltározását végre kell hajtani. 5.2.3 Átadás-átvételkori leltározás (1) Leltározni kell abban az esetben, ha az anyagi felelősséggel rendelkező dolgozó személyében változás következik be. A leltározást a mennyiségi számbavétellel előírt eszközökre és a csak kizárólag pénzértékben kifejezett eszközökre is kötelező elvégezni. 5.2.4 Idegen tulajdonú eszközök leltározása (1) Az idegen tulajdonú eszközök leltározása az eszköz tulajdonosával egyeztetett időpontban történik. 5.2.5 Leltározás módja és gyakorisága A leltározást valamennyi eszközre és forrásra vonatkozóan évente, a könyvviteli mérleg értékadatainak alátámasztására el kell végezni. A leltározást egyéb esetben, például anyagi felelősséggel rendelkező személyében bekövetkezett változás, vagy rovancsolás esetében a kezelt eszközféleség vonatkozásában kell elvégezni. A leltározás egyéb esetben is elvégzendő, a gazdasági igazgató utasítása alapján. A mennyiségi leltározással leltározandó eszközök köre a leltározás fogalmánál meghatározásra került az alábbiak szerint: A leltározást mennyiségi felvétellel kell végrehajtani: a tárgyi eszközöknél és a beruházásoknál, a beruházásokra adott előlegek kivételével, a készleteknél a közvetített szolgáltatások kivételével, a pénztárak készpénzállományánál. A mennyiségi leltározás nem helyettesíthető az eszközökről és az azok állományában bekövetkezett változásokról mennyiségben és értékben folyamatosan vezetett és tételesen ellenőrzött összesítő kimutatással. A leltározást egyeztetéssel kell végrehajtani:
13/23 a mennyiségi leltárfelvételi kötelezettség alá nem tartozó eszközöknél, a forrásoknál. Vagyonvédelmi okokból a könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő, használt és használatban levő kis értékű tárgyi eszközöket és készleteket is leltározni kell. Ezen eszközökről mennyiségi felvétellel, mennyiségi leltár készül. A mérlegfordulónapi, december 31-i leltározás a tárgyi eszközök körében az év második felében végrehajtott fordulónapi, vagy folyamatos mennyiségi leltározással megvalósulhat, és a leltározott időszakhoz viszonyított mozgásokat az analitikus nyilvántartás adatai alapján kell figyelembe venni. A készletek estében a tárgyév december hónapjában végrehajtott átadás-átvételi leltározás elfogadható fordulónapi leltározásnak, amennyiben teljeskörűen kiértékelésre és a különbözetek elszámolásra kerültek. Ebben az esetben a leltározás időszakához viszonyított mozgások az analitikus nyilvántartás szerint kerülnek a leltárban figyelembevételre. 6 A LELTÁROZÁS FOLYAMATA 6.1 A leltározás előkészítése során elvégzendő feladatok 6.1.1 A leltározás adminisztratív előkészítése: I. el kell készíteni a leltározási ütemtervet, II. ki kell adni a leltározási ütemtervet a leltárfelelősöknek, III. gondoskodni kell a könyvelési és pénzügyi nyilvántartások naprakészségéről, IV. a leltározás vezetőjének ellenőriznie kell, hogy a használaton kívüli tárgyi eszközök, készletek selejtezése, hasznosítása a leltározást megelőzően megtörtént-e. Selejtes eszköz a leltárban nem szerepelhet, a csökkent értékű készleteket meg kell jelölni. 6.1.2 A személyi feltételek biztosítása I. a leltározás megkezdése előtt ki kell jelölni a leltározás vezetőjét, II. a leltározás vezető köteles elkészíteni a leltározási ütemtervet és jóváhagyásra a gazdasági igazgatónak megküldeni, III. ki kell alakítani a leltározó csoportokat, IV. meg kell bízni a leltárellenőröket, a leltárfelelősöket (akadályoztatásuk esetére helyetteseiket) a leltározást végző személyeket. 6.1.3 A tárgyi feltételek biztosítása (1) A leltározás megkezdése előtt a szükséges tárgyi feltételeket biztosítani kell, mely a leltárfelelős feladata. (2) Ennek keretében gondoskodni kell: - a szükséges nyomtatványokról, - a leltározáshoz szükséges mérőeszközökről, 6.1.4 Egyéb előkészítési feladatok (1) Tárgyi eszközökkel kapcsolatos feladatok - Gondoskodni kell az eszközök leltározási egységenkénti elhatárolásáról. - A nyilvántartások alapján számba kell venni a kölcsönbe és javításra adott saját vagy idegen tulajdonú tárgyi eszközök állományát. - Felül kell vizsgálni a használatból kivont tárgyi eszközök állományát. - Biztosítani kell a tárgyi eszközök leltári számainak olvashatóságát.
14/23 - A használaton kívüli vagy idegen tulajdont képező tárgyi eszközöket el kell különíteni. - A be nem épített (mozgó) tárgyi eszközöket (járműveket, mobiltelefonokat, stb.) a leltározás időpontjában a használat helyszínén kell számba venni. - Ellenőrizni kell, hogy a tárgyi eszközökön év közben végrehajtott felújítás értékével a bruttó érték módosítása megtörtént-e. 6.1.5 Készletekkel kapcsolatos feladatok - Gondoskodni kell a raktárban tárolt készletek megfelelő azonosíthatóságáról (megnevezés, típus, minőség, mennyiségi egység, jellemző műszaki adatok). - Biztosítani kell a különböző cikkek egymástól elkülönített tárolását. - Az előre csomagolt készleteknél ellenőrizni kell, hogy a gyűjtőcsomagolás sértetlen-e. - A raktárban el kell különíteni a csökkent értékű és az idegen tulajdonú készleteket. - El kell különíteni egymástól a raktári új és használt készleteket, mivel a mérlegbe csak a raktári új készletek állománya állítható be. 6.1.6 Az analitikus könyvelés feladata - A leltározás alá vont tárgyi eszközökre, készletekre vonatkozó leltár listák elkészítése a 4. pont szerint. 6.1.7 A leltárkészletért felelős személy (raktáros, illetve anyagi felelős) feladata - A leltározási időpontot megelőző utolsó bejegyzés utáni lezárása. 6.2 A leltározás végrehajtása 6.2.1 Mennyiségi felvétel során: (1) Meg kell állapítani (méréssel, számlálással, stb.) a leltározott eszközök mennyiségét. (2) Ellenőrizni kell, hogy a leltározott eszköz teljes értékű-e, nem tekinthető-e elfekvő készletnek. (3) A leltározás szabályszerűségéért a leltárfelelős és a leltárellenőr, a méret és a minőség megállapításáért, valamint a mennyiségi számbavétel helyességéért a leltározók a felelősek. 6.3 A leltározással kapcsolatos adminisztratív feladatok végrehajtása: (1) A leltározóknak a leltározott eszköz azonosítási adatait a nem vonalkódos felvétel esetén leltári számát, típusát, méretét, minőségét, mennyiségi egységét és mértékét a leltárívre fel kell vezetni, a bizonylatot alá kell írni. (2) A leltáríveket rendezni és csoportosítani kell. (3) Meg kell állapítani a leltár felvétele és fordulónapja közötti készletmozgást, ha a felvétel napja és a fordulónap nem esik azonos napra. (4) El kell készíteni a leltárösszesítőt, és azt egybe kell vetni a tartalmilag és számszakilag ellenőrzött leltárívekkel. (5) A leltárösszesítőre fel kell vezetni a könyv szerinti készletet, majd ezt követően meg kell állapítani a leltári hiányokat és többleteket.
15/23 (6) Meg kell állapítani a terven felüli értékcsökkenés, értékvesztés elszámolásnak, szükségességét, és azokat a leltárösszesítőre fel kell vezetni, valamint az analitikus nyilvántartásokban is rögzíteni kell. (7) A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltár értékadatainak változását a főkönyvi könyvelésben rögzíteni kell, a csak mennyiségileg nyilvántartott kisértékű tárgyi eszközöket az analitikával kell leegyeztetni. (8) A nyilvántartások egyeztetését minden évben el kell végezni. 6.4 Eszközök leltározása 6.4.1 BEFEKTETETT ESZKÖZÖK 6.4.1.1 Immateriális javak (1) Az immateriális javakról természetüknél fogva csak értékbeni nyilvántartást kell vezetni, és a számviteli alapelveknek megfelelően vezetett analitikus nyilvántartásokból kell a mérleg fordulónapja szerinti értékben a leltárt elkészíteni. Az immateriális javak leltározása az analitikus nyilvántartásokban levő értékek azonosítását és egyeztetését jelenti, amelyhez kapcsolódik a dokumentációkkal való alátámasztás meglétének ellenőrzése is. (Vagyoni értékű jogokon belül: meg kell vizsgálni a vonatkozó szerződések szabályosságát, hatályosságát; szellemi termékeknél a szerzői jogvédelemben részesülő javak, szoftvertermékek dokumentációinak meglétét. Az egyeztetést évenként, december 31-i fordulónappal kell elvégezni.) (2) A leltár bizonylata első lépcsőben olyan összesítő kimutatás, amely az immateriális javakat beazonosítható módon, tételesen felsorolja a hozzájuk rendelt értékadatokkal (bruttó érték, terv szerinti értékcsökkenés, nettó érték) együtt. (3) A második lépcsőben következik a terven felüli értékcsökkenés, illetve annak viszszaírásának megállapítása. Az értékelésről jegyzőkönyv készül, melyben, vagy annak mellékleteként fel kell tüntetni az eszköz megnevezését, leltári számát, üzembehelyezésének időpontját, könyv szerinti nettó értékét, piaci árát, a beszerzési ár forrásanyagát, az avultatás összegét, az utánpótlási értéket, az eltérést és az elszámolandó vagy visszairandó értékcsökkenés összegét. (4) A harmadik lépcsőben elkészített leltárnak, leltárösszesítőnek legalább főkönyvi számlaszám bontásban kell készülnie, és tartalmaznia kell a bruttó érték, terv szerinti értékcsökkenés, terven felüli értékcsökkenés, terven felüli értékcsökkenés visszaírása, nettó érték adatokat annak érdekében, hogy alkalmas legyen a főkönyvi könyvelés számlái és a könyvviteli mérleg sorai értékadatainak alátámasztására (7. sz. melléklet szerinti tartalommal). 6.4.1.2 Tárgyi eszközök (1) A tárgyi eszközök leltározását mennyiségi felvétellel kell elvégezni. A leltározás kiterjed a használatban levő, illetve használt kisértékű tárgyi eszközökre is. (2) A leltár bizonylata az immateriális javaknál leírtakkal megegyező tartalmú összesítő kimutatás, amely a tárgyi eszközöket beazonosítható módon, felsorolja a hozzájuk rendelt értékadatokkal együtt. A kimutatásnak alkalmasnak kell lennie arra, hogy a fő-
16/23 könyvi könyvelés számláinak és a könyvviteli mérleg sorainak értékadatait alátámaszsza. 6.4.1.2.1 Ingatlanok (1) A leltározás során gondoskodni kell a könyvviteli nyilvántartások adatainak a Kincstári Vagyoni Igazgatósággal (KVI) való egyeztetéséről. Az analitikus nyilvántartásban csak az vehető fel új objektumként, illetve leltározható, melyet a KVI által is aláírt vagyonkezelési szerződés támaszt alá. 6.4.1.2.2 Gépek, berendezések, bútorok (1) A leltár felvétel során gondoskodni kell a tartozékok leltározásáról is. (2) Az üzemeltetésre átadott tárgyi eszközöket is kell leltározni. Az üzemeltető szervezet vezetőjét a Múzeumi leltározás megkezdése előtt 15 nappal fel kell szólítani a leltározás végrehajtására. Az üzemeltető által cégszerűen visszaigazolt leltári lista elfogadható a menyiségi leltározás bizonylatának, hiszen azért az üzemeltető teljes anyagi felelősséggel tartozik. A leltározási ütemtervben azonban évente legalább egy üzemeltetőt meg kell határozni, ahol a Múzeum végzi el a leltározást. (3) A művészeti alkotásokról, muzeális tárgyakról tételes, külön nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a speciális azonosító adatokat is (alkotó megnevezése, a művészeti tárgy elnevezése, a létrehozás ideje, a tárgy mérete, az alkotás anyaga illetve készítésének technikája). 6.4.1.2.3 Járművek (1) A leltározás során egyeztetni kell a motor- és alvázszámokat. (2) Számba kel venni a járműhöz tartozó (kötelezően előírt) a gépkönyvében szereplő eszközöket is. 6.4.1.2.4 Beruházások (1) A beruházások tényleges állományát a beruházási egységenként vezetett analitikus nyilvántartással is egyeztetni kell. 6.4.1.3 Befektetett pénzügyi eszközök (1) Egyéb tartós részesedések, a tartós hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok, tartósan adott kölcsönök (lakáskölcsön) és egyéb hosszú lejáratú követelések leltározását jelenti. (2) A befektetési szerződések adatait össze kell hasonlítani az analitikus nyilvántartások adataival, értékben pedig a főkönyvi könyveléssel. Az egyeztetést évenként, december 31-i fordulónappal kell elvégezni. (3) A tartósan adott kölcsönök leltára olyan összesített kimutatás, amely a tartozás öszszegét (kölcsön összege, elszámolt értékvesztés, értékvesztés visszaírása, mérleg szerinti érték) beazonosítható módon (lakáskölcsön esetében név szerint) tartalmazza (8. sz. melléklet szerinti tartalommal).
17/23 6.4.2 FORGÓESZKÖZÖK 6.4.2.1.1 Készletek (1) A készletek közé a raktári készletek, a munkahelyre, dolgozóknak kiadott kisértékű tárgyi eszközök és tárak (munkaruha stb.) tartoznak. (2) A készletekre vonatkozóan első lépcsőben olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapjával a Múzeum készleteit mennyiségben és értékben (nyilvántartás szerinti érték). (3) A második lépcsőben jegyzőkönyv formában kerül sor az értékvesztés, értékvesztés visszaírása megállapítására. Az értékelésről jegyzőkönyv készül, melyben, vagy annak mellékleteként fel kell tüntetni az eszköz megnevezését, nyilvántartási árát, mennyiségi egységét, mennyiségét, piaci árát, a beszerzési ár forrásanyagát, az eltérést és az elszámolandó vagy visszaírandó értékvesztés összegét. (4) A harmadik lépcsőben elkészített leltár olyan összesítő kimutatás, amely legalább főkönyvi számlaszám bontásban tartalmazza a nyilvántartási érték, elszámolt értékvesztés, értékvesztés visszaírása, mérleg szerinti érték adatokat annak érdekében, hogy a főkönyvi számlák és a mérleg sorainak értékadatait alátámassza (9. sz. melléklet szerinti tartalommal). 6.4.2.1.2 Raktári készletek (1) A raktári készletek mennyiségét legalább évenként, mennyiségi felvétellel, a leltározási ütemtervben meghatározott módon és időpontban kell leltározni. (2) A leltárfelvételt az adott készletért felelős jelenlétében kell végrehajtani. 6.4.2.1.3 Munkahelyre, dolgozóknak kiadott kisértékű eszközök és tárak (1) A készleteket tartozékaikkal együtt függetlenül attól, hogy helyiségre, személyre kerültek-e kiadásra évenként, mennyiségi felvétellel, a leltározási ütemtervben meghatározott módon és időpontban kell leltározni. (2) A leltárfelvételt a munkahelyen lévő készletért felelős jelenlétében kell végrehajtani. 6.4.2.1.4 Követelések (1) A leltárban a követeléseket a mérleg szerinti csoportosításban kell kimutatni. A leltározás évente, december 31-i fordulónappal, egyeztetéssel történik. (2) A leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel ellenőrizni kell: - más gazdálkodóval szembeni követelés esetén a vonatkozó számlákkal való egyeztetést (egyenlegközlők kiküldésével), - az adóhivatallal kapcsolatos követelés esetén az adó-elszámolási bizonylatokkal, illetve az adóbevallással történő egyeztetést, - a munkavállalókkal szembeni követelés esetén az analitikus nyilvántartásokkal, bizonylatokkal való egyeztetését. (3) Az egyeztetés lezárását követően a követelések értékét a számviteli politikában megfogalmazott előírások alapján kell megállapítani.
18/23 (4) A leltár olyan összesítő kimutatás, amely vevő/szerződés/munkavállaló bontásban tartalmazza a tőke követelés, a kamat követelés, az értékvesztés, az értékvesztés viszszaírása és a mérleg szerinti érték adatokat (10., 11. sz. melléklet szerinti tartalommal). 6.4.2.1.5 Pénzeszközök (1) A pénzeszközök (házi pénztárak /forint és valuta/, bankszámla) leltározását minden évben december 31-i fordulónappal kell elvégezni. (2) A házi pénztárak állományában lévő pénzkészletet mennyiségi felvétellel kell leltározni. (3) A Magyar Államkincstárral, más pénzintézettel (OTP Lakáskölcsön számla) szemben mutatkozó követeléseket az év utolsó napjával, a kivonat alapján egyeztetéssel kell leltározni. (4) A leltár bizonylata a pénzkészletek esetében jegyzőkönyv, az előirányzatfelhasználási és bankszámlák esetében a főkönyvi számlákkal egyeztetett utolsó banki napi kivonat. 6.4.2.1.6 Egyéb aktív pénzügyi elszámolások (1) A leltár elkészítése előtt meg kell győződni arról, hogy a számlarendben foglalt előírások alapján az elszámolások rendezésre kerültek-e. Ezt követően a leltározást évente, december 31-i fordulónappal, egyeztetéssel kell elvégezni. (2) A leltár bizonylata olyan összesítő kimutatás, amely az aktív pénzügyi elszámolásokat tételesen, főkönyvi számlák szerinti tagolásban tartalmazza (12. sz. melléklet szerinti tartalommal). 6.5 A források leltározása (1) A saját, valamint a rövid és hosszú lejáratú idegen források, passzív pénzügyi elszámolások leltározását a rájuk vonatkozó bizonylatok (bankszámlakivonat, hitelszerződések, szállítói számlák) és az analitikus nyilvántartások adatainak egyeztetésével kell végrehajtani évente, december 31-i fordulónapra vonatkozóan. (2) A leltár a tőke esetében maga a leegyeztetett főkönyvi karton, tartalékok esetében a főkönyvi karton, illetve a maradvány kimutatás (13. sz. melléklet szerinti tartalommal), a kötelezettségek esetében tételes felsorolás (14. sz. melléklet szerinti tartalommal), passzív pénzügyi elszámolások esetében tételes, főkönyvi számla tagolásban készített lista (12. sz. melléklet szerinti tartalommal). 6.6 A leltárfelvételi bizonylatok feldolgozása 6.6.1 Az eszközök és források értékelése (1) Az értékelés során a Múzeum kezelésében, tartós használatában lévő eszközök és azok forrásainak mérleg szerinti értéke megállapítását kell elvégezni. (2) A mérlegtételek értékelése során be kell tartani a Számviteli Politika és az Értékelési Szabályzat vonatkozó előírásait.
19/23 6.6.2 A leltárfelvételi bizonylatok egyeztetése (1) A mennyiségi felvétellel leltározott tételeket a szabályzatban előírt leltározási módtól függően az analitikus nyilvántartásokkal (egyedi nyilvántartó kartonokkal, raktári nyilvántartó kartonokkal, stb.) kell összehasonlítani, egyeztetéssel ellenőrizni. (2) A leltár adatait a leltározási ütemtervben meghatározott időpontig a könyvviteli nyilvántartásokkal egyeztetni kell, az értékelést el kell végezni, a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetet el kell számolni, azok okát kivizsgálás útján tisztázni kell legkésőbb a tárgyévet követő március 31-ig. (3) A leltárkülönbözetek kivizsgálását követő jegyzőkönyv tartalmazza: - a leltárkülönbözet mennyiségét és értékét, - a különbözetet előidéző okokat, - a felelősség megállapítását, - a felelős személy(ek) nyilatkozatát. (4) A jegyzőkönyvet 2 példányban kell elkészíteni, ebből egy példányt meg kell küldeni a leltározás vezetőjének. (5) A leltározás vezetője a jegyzőkönyv alapján kezdeményezi a főigazgató felé a károkozó felelősségre vonását, a kártérítés megállapítását. - A leltározásnál megállapított hiányokat és többleteket könyv szerinti értékben kell figyelembe venni. - A leltározásnál rögzített hiányokért fennálló felelősség és kártérítés megállapítása esetén, a kár összegének kiszámításánál a Munka Törvénykönyve, a köztisztviselők jogállásáról szóló törvény szabályait kell érvényesíteni. 6.6.3 A leltárkülönbözetek rendezése (1) A leltárfelvétel folyamán megállapított eltérések rendezését az alábbiak szerint kell végrehajtani: - A leltárt követően, a kivizsgálás után véglegesen megállapított hiányt, többletet az analitikus nyilvántartásokba fel kell vezetni, az ezt követő készletmozgás mennyiségét a módosított készlethez kell göngyölíteni. - Káló elszámolására a Számviteli Politikában megfogalmazottak szerint nincs lehetőség, mivel annak alkalmazását a Múzeum eszközféleségei nem indokolják. - A kompenzálható tételeket a leltárfelelős jelöli ki, az erről készített kompenzálási kimutatással. Leltárkülönbözetet csak az alábbi feltételek fennállása esetén lehet kompenzálni: ha a többlet, illetve a hiány összetéveszthető, felcserélhető készleteknél található, ha a többlet, illetve a hiány megközelítően hasonló értékű, ha a többletet, illetve a hiányt ugyanabban a raktárban tárolt eszköznél állapították meg és ugyanaz a személy a felelős kezelő. 7 A LELTÁROZÁS ELLENŐRZÉSE (1) Az ellenőrzés kiterjed a leltározás egész folyamatára és időtartamára. (2) Ellenőrzési feladatai vannak: - a főigazgatónak, - a leltározás vezetőjének,
20/23 - a leltárellenőröknek. (3) Kiemelt figyelmet kell fordítani a következőkre: - a leltározás megfelelő előkészítésére, - a mennyiségi felvételek helyességére, - az értékelés pontosságára; alkalmazott módjára, - a hiányok és többletek elszámolására. (4) Az ellenőrzés tényét minden esetben dokumentálni szükséges a bizonylatok, összesítők aláírásával, feljegyzések és jegyzőkönyvek, jelentések készítésével. (5) Az elkészített leltárakat a leltározási ütemtervben meghatározott leltározóknak kell aláírni, és az egyeztetést a főkönyvi könyvelés adataival el kell végezni. (6) A leltározás vezetőjének a leltározás teljes körűségéről és dokumentáltságáról meg kell győződnie. 8 EGYÉB RENDELKEZÉSEK Rendkívüli leltározást kell a gazdasági igazgatónak elrendelnie: - külső hatóságok, ellenőrző szervek indokolt megkeresése esetén, - elemi események (víz, tűz, stb.) kapcsán, - szándékos károkozás (betörés, rablás) esetén, - minden olyan esetben, amikor a vezetés annak célszerűségét vagy szükségességét a vagyon védelme szempontjából indokoltnak tartja. A rendkívüli leltározás egységeit és leltározóit a gazdasági helyettes államtitkár jelöli ki. A rendkívüli leltározás lebonyolítását is jelen szabályzatban foglaltak betartásával kell végrehajtani. HATÁLYBA LÉPTETŐ INTÉZKEDÉSEK Jelen szabályzat aláírásával egyidejűleg lép hatályba. A jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a 2012. évi Leltározási szabályzat 1. verziója hatályát veszti. Budapest, 2013. január 01. Készítette: Szivák Ildikó gazdasági igazgató Jóváhagyta: DR. KRÁMLI MIHÁLY PH.D. FŐIGAZGATÓ
21/23
22/23 MELLÉKLETEK: 1. sz. melléklet Leltározási ütemterv 2. sz. melléklet Megbízólevél (a leltározással kapcsolatos feladatok elvégzésére) 3. sz. melléklet Anyagi felelősséggel rendelkező, leltárfelelős nyilatkozata 4. sz. melléklet Jegyzőkönyv minták 5. sz. melléklet Jelentés a leltárellenőr által végzett ellenőrzésekről 6. sz. melléklet Készletek leltárfelvételi íve 7. sz. melléklet Immateriális javak, tárgyi eszközök, beruházások leltárösszesítője 8. sz. melléklet Tartósan adott kölcsönök leltára 9. sz. melléklet Készletek leltárösszesítője 10. sz. melléklet Vevő követelések leltára 11. sz. melléklet Egyéb követelések leltára 12. sz. melléklet Aktív/passzív függő, átfutó, kiegyenlítő tételek leltára 13. sz. melléklet Előirányzat-maradvány leltára 14. sz. melléklet Kötelezettségek leltára