TETTYE FORRÁSHÁZ Pécsi Városi Víziközmő Üzemeltetési Zártkörően Mőködı Részvénytársaság Közbeszerzési Szabályzata I. Fejezet A szabályzat célja A szabályzat célja a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. tv. (továbbiakban: Kbt.) 22. (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen TETTYE FORRÁSHÁZ Pécsi Városi Víziközmő Üzemeltetési Zártkörően Mőködı Részvénytársaság, mint ajánlatkérı (továbbiakban: ajánlatkérı) által a Kbt. végrehajtása tárgyában kiadott jogszabályokkal összhangban meghatározni: a) az ajánlatkérı által lefolytatandó közbeszerzési eljárások elıkészítésének, lefolytatásának, belsı ellenırzésének rendjét, az eljárásba bevont személyek, és az eljárás során döntést hozó személyek és testületek felelısségi körét, b) az ajánlatkérı nevében eljáró, illetıleg az eljárásba bevont személyeket, illetıleg szervezeteket, helyettesítésük szabályait, c) a közbeszerzési eljárások dokumentálási, illetve az eljárások nyilvánossága biztosításának rendjét, d) az eljárás során hozott döntésekért felelıs személyt, személyeket, illetıleg testületeket, e) a nem közbeszerzés köteles beszerzések rendjét. A szabályzat hatálya a) A Közbeszerzési Szabályzat hatálya a Kbt. által szabályozott, valamint a Szabályzat 7. Fejezet 2.) pontjában írt eljárásokra terjed ki. b) A Közbeszerzési Szabályzat hatálya nem terjed ki a TETTYE FORRÁSHÁZ Pécsi Városi Víziközmő Üzemeltetési Zártkörően Mőködı Részvénytársaság napi rendeltetésszerő mőködéséhez szükséges, nettó Nyolcmillió forintot meg nem haladó beszerzésekre. II. Fejezet A közbeszerzési eljárások elıkészítésének, lefolytatásának, ellenırzésének felelısségi rendje A közbeszerzési eljárások tervezése és elıkészítése, lefolytatása A közbeszerzési eljárások tervezése 1.) A TETTYE FORRÁSHÁZ Pécsi Városi Víziközmő Üzemeltetési Zártkörően Mőködı Részvénytársaság minden évben éves összesített közbeszerzési tervet készít. A közbeszerzési eljárás alapját képezı közbeszerzési tervet a rekonstrukciós terv, a beruházási terv,
valamint az üzleti terv PMJV Közgyőlése általi jóváhagyását követıen lehet elkészíteni. A Tulajdonos által meghatározott prioritásokat figyelembe véve a tervezett közbeszerzéseket oly módon kell meghatározni, hogy a közbeszerzési eljárások kellı idıben megindulhassanak. 2.) Az éves összesített közbeszerzési tervben szerepeltetni kell a több évre áthúzódó építési beruházásokat, továbbá a több évre vonatkozó szolgáltatásokat. 3.) Az éves összesített közbeszerzési terv összeállítása a téma szerint érintett és a beszerzés tárgya szerint illetékes Igénylı szervezet javaslata alapján a logisztikai osztályvezetı feladata. 4.) Az éves összesített közbeszerzési tervet a tárgyév, a költségvetési év elején, legkésıbb március 31. napjáig el kell készíteni. 5.) Rendkívüli esetet kivéve, csak az éves költségvetésben meghatározott és szükséges fedezettel bíró beszerzés tárgyában indítható meg a közbeszerzési eljárás. 6.) A közbeszerzési tervet elıre nem látható okból elıállt igény esetén módosítani kell. A módosítást indokolni szükséges. A módosítás elkészítésére és elfogadására a közbeszerzési tervre vonatkozó szabályok irányadóak. 7.) A közbeszerzési tervet, illetıleg esetleges módosításait a vezérigazgató hagyja jóvá. A közbeszerzési eljárások elıkészítése: 8.) A közbeszerzési eljárások (továbbiakban: eljárás) elıkészítése, az ajánlati-, illetve ajánlattételi felhívás, részvételi felhívás, a dokumentáció elıkészítése és az eljárás megindítása elıtt szükséges döntések meghozatalát segítı elıterjesztések elkészítése a beszerzés tárgya szerint érintett szervezet feladatkörébe tartozik. 9.) Az eljárások megindítása, lebonyolítása, az ajánlati/ajánlattételi felhívás és dokumentáció elkészítése, jóváhagyatása ajánlatkérıvel a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet feladata. 10.) Az Igénylı szervezetek vezetıi a tárgyév április 30-áig az éves összesített közbeszerzési tervben foglaltak alapján meghatározzák a beszerzés tárgya szerint illetékes Igénylı szervezet éves közbeszerzési feladatait és kijelölik az egyes eljárások témafelelıseit. 11.) A témafelelısi feladat ellátására olyan személy jelölhetı ki, aki az adott közbeszerzésre vonatkozóan megfelelı szakértelemmel rendelkezik. Megfelelı szakértelemnek minısül: - a beszerzés tárgyára vonatkozó beszerzési, üzemeltetési, fenntartási ismeretek és tapasztalatok, - az ajánlattevık pénzügyi, gazdasági és mőszaki alkalmassága felmérésére és megítélésére vonatkozó ismeretek és tapasztalatok, - valamint esetenként meghatározott egyéb ismeretek és tapasztalatok megléte. A közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok ismeretével a közbeszerzést lebonyolító szervezet rendelkezik. 12.) A témafelelıs az eljárás megindítása elıtt meggyızıdik arról, hogy fennállnak-e a megindítás feltételei. 13.) Az eljárás elıkészítése során a témafelelısnek gondoskodnia kell: 2
a) amennyiben a közbeszerzés tárgya szükségessége teszi a megfelelı helyzet, illetve piacfelmérésrıl; b) bíráló bizottság állandó tagjainak és a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezetnek bevonásával a lefolytatandó eljárás fajtájának meghatározásáról; c) a közbeszerzési dokumentumok teljességérıl és a megfelelı elıkészítésrıl, különös tekintettel: - a mőszaki leírás elkészítésérıl, illetve az ajánlati felhívásban vagy a dokumentációban a közbeszerzés tárgyára vonatkozó részletes mőszaki leírás különösen a mőszaki és minıségi követelmények, a megkövetelt teljesítményjellemzık, a megfelelıség tanúsítása és ellenırzése, a minıségbiztosítási rendszer tanúsítása meghatározásáról; - az ajánlattevık pénzügyi, gazdasági és mőszaki-szakmai alkalmasság igazolására kért adatok és tények meghatározásáról, figyelembe véve a Kbt-ben foglalt elıírásokat és meghatározott módokat; - az elbírálás szempontjainak pontszámok és súlyszámok meghatározásáról; - az ajánlattételre vonatkozó szerzıdés tervezet elıkészítésérıl (ha dokumentáció készül a szerzıdés tervezetet a dokumentációnak, kell tartalmaznia); - az ajánlati biztosíték-nyújtás feltételeinek elıírásáról; - a többváltozatú (alternatív) ajánlat benyújtásának lehetıségérıl; - részajánlat tételének lehetıségérıl. d) az ajánlati vagy részvételi dokumentáció szükséges példányszámának biztosításáról. 14.) Az eljárás elıkészítése során közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezetnek gondoskodnia kell: a) A részvételi felhívás, illetve az ajánlati felhívás külön jogszabályban meghatározott minta, illetve az ajánlattételi felhívás a Kbt-ben meghatározott tartalmi elıírások szerint történı elkészítésérıl, a Kbt., illetve külön jogszabály elıírásainak megfelelı megküldésérıl, közzétételérıl. b) Az ajánlati, az ajánlattételi, illetve a részvételi felhívás megjelenésének idıpontjáig az ajánlattételhez, illetve a részvételi jelentkezéshez szükséges dokumentáció elkészítésérıl, az ajánlati vagy részvételi dokumentáció átadásának megszervezésérıl. 15.) A témafelelıs a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyásához szükséges elıterjesztést a vezérigazgató elé terjeszti. 16.) A közbeszerzési eljárás megindításának feltétele a szükséges anyagi fedezet rendelkezésre állása. Az ajánlati felhívást, illetıleg a részvételi felhívást, ajánlattételi felhívást tartalmazó hirdetményt csak akkor lehet közzétenni, megküldeni, ha biztosított a szerzıdés teljesítéséhez szükséges anyagi fedezet vagy megfelelı biztosíték van arra, hogy a teljesítés idıpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll. 17.) A közbeszerzési eljárás megindításának további feltétele a szerzıdés megkötéséhez esetlegesen szükséges jogerıs hatósági engedélyek megléte. 3
18.) A közbeszerzési eljárás elıkészítése és lefolytatása során különös figyelmet kell fordítani a Kbtben elıírt határidık betartására és a kötelezıen elıírt feltételekre (kötelezı hiánypótlás biztosítása, független hivatalos közbeszerzési tanácsadó biztosítása stb.), a dokumentumok (jegyzıkönyvek) elkészítésére és idıben történı elküldésére. Az eljárás során figyelemmel kell lenni a Közbeszerzések Tanácsa által közzétett tájékoztatókra, ajánlásokra, illetve a Közbeszerzési Döntıbizottság határozataiban foglalt elvek, szempontok érvényesítésére. 19.) Az eljárás megindításáról az anyagi fedezet rendelkezésre állása esetén értékhatártól függetlenül TETTYE FORRÁSHÁZ Pécsi Városi Víziközmő Üzemeltetési Zártkörően Mőködı Részvénytársaság vezérigazgatója dönt. A közbeszerzési eljárások lefolytatása 20.) Az eljárások megindításának kezdeményezése a beszerzés tárgya szerint érintett igénylı szervezet feladata. Az eljárás megindítására a közbeszerzés tárgya szerint illetékes igénylı szervezet vezetıje tesz javaslatot. 21.) A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet felel azért, hogy az eljárás lefolytatása mindenben megfeleljen a Kbt. elıírásainak. 22.) A beszerzés tárgya szerint érintett igénylı szervezet feladata: a) az értékelésben résztvevı bíráló bizottság tájékoztatása, munkájának megszervezése a szükséges helyiség biztosítása, b) a döntést követıen a megkötött szerzıdés teljesítésének figyelemmel kísérése, c) az iratok, dokumentumok közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet képviselıjétıl Iratjegyzék alapján történı átvétele, nyilvántartása, öt évig tartó ırzésének biztosítása; a) a szerzıdések esetleges módosításáról, a szerzıdés teljesítésérıl (megrendelıi kifizetést is beleértve) a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet két munkanapon belüli tájékoztatása; d) az éves statisztikai összegezéshez szükséges adatok biztosítása; 23.) A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet feladataihoz tartozik: a) az ajánlattevık tájékoztatása, továbbá a konzultáció és a helyszíni szemle (helyszíni bejárás) megszervezése; b) az ajánlatok átvételének és bontásának megszervezése; c) Az értékelésben résztvevı bíráló bizottság tájékoztatása, a benyújtott ajánlatok zárt helyen történı tárolása, abból a célból, hogy illetéktelen személy ne tudjon azokhoz hozzájutni; d) jegyzıkönyvek elkészítésének biztosítása; e) szakértık bevonásának kezdeményezése; f) a bíráló bizottság szakvéleményének döntésre történı felterjesztése; 4
g) az egyes eljárási cselekményekrıl szóló tájékoztatók elkészítése, Kbt. elıírásai szerint elektronikus feladása; h) Kbt. elıírásai szerint az szóló éves statisztikai összegezés elkészítése; i) a keletkezı iratok, dokumentumok Iratjegyzékkel történı átadása ajánlatkérı által meghatározott személy részére; j) jelen szabályzatban meghatározott egyéb feladatok végrehajtása. 24.) A bíráló bizottság tagjait az egyes eljárások megindításával egy idıben a beszerzés tárgya szerint illetékes Igénylı szervezet javaslata alapján a Vezérigazgató bízza meg. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet képviselıje minden esetben a bíráló bizottság tagja. Az eljárás során a témafelelıs, továbbá a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet munkáját legalább 2 tagú bíráló bizottság segíti. 25.) A bíráló bizottság tagjainak a közbeszerzés tárgya szerinti közbeszerzési, pénzügyi és jogi, továbbá, ha az eljárás összetettsége indokolja, az eljárás tárgya szerinti szakmai ismeretekkel kell rendelkeznie. 26.) A témafelelıs szavazati joggal nem rendelkezı tagja a bíráló bizottságnak, egyúttal a bizottság jegyzıkönyvezési feladatait is ellátja. Minden bizottsági tag egy szavazattal rendelkezik. A bizottság véleményét nyílt szavazással alakítja ki. 27.) A bíráló bizottság feladata: - Részt vesz az ajánlati felhívás, az ajánlattételi felhívás, a részvételi felhívás, illetve a dokumentáció kidolgozásában, különös figyelemmel az elbírálás feltételeinek meghatározására, a Kbt. elıírásainak betartására; - A beérkezett ajánlatokat/részvételre jelentkezéseket formai és tartalmi szempontból megvizsgálja, javaslatot tesz a hiánypótlásra; - Vizsgálja, hogy az ajánlattevıkkel/részvételre jelentkezıkkel szemben kizáró ok nem áll-e fenn, valamint az ajánlattevık/részvételre jelentkezık pénzügyi-gazdasági és mőszaki- szakmai alkalmasságát; - Az ajánlati felhívásban/részvételi felhívásban, illetve a dokumentációban közzétett és meghatározott szempontok alapján értékeli a benyújtott ajánlatokat/részvételre jelentkezéseket; - Javaslatot tesz az alkalmasnak ítélt, illetve az alkalmatlannak ítélt ajánlattevıre/részvételre jelentkezıre; - Szakvéleményt és döntési javaslatot készít a döntéshozó részére, melyben javaslatot tesz az eljárás nyertesére, illetve a második helyezett személyére vonatkozóan, javaslatát a Kbt. elıírásai szerint írásban indokolja. 28.) A bíráló bizottság elnökét a bíráló bizottság elsı ülésén a szavazati joggal rendelkezı tagok maguk közül választják. A bíráló bizottság elnökének feladatai: 5
- a bizottság munkájának irányítása; - a bizottság tagjaival kapcsolatos összeférhetetlenség vizsgálata, szükség esetén a bizottsági tag visszahívásának és az új tag felkérésének kezdeményezése; - a bizottsági tagsággal kapcsolatos jogok gyakorlása (szavazás); - tevékeny közremőködés az eljárást lezáró döntés elıkészítésében; - a titoktartás követelményeinek betartása a bizottsági tagok részérıl, annak be nem tartása esetén vizsgálat kezdeményezése; - bíráló bizottsági tag akadályoztatása esetén új bizottsági tag kijelölésének kezdeményezése 29.) A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet képviselıje feladatai: - elkészíti a bizottság munkájához szükséges anyagokat (az ajánlati felhívást, a dokumentációt, a kellı példányszámban benyújtott ajánlatokat, az elkészített jegyzıkönyveket, továbbá az eljárás során az ajánlattevıknek megadott írásbeli tájékoztatást); - elkészíti a bizottsági ülések emlékeztetıit, jegyzıkönyveit, gondoskodik a jelenléti ívek vezetésérıl; - a Kbt. elıírásai alapján lebonyolítja a szükséges levelezéseket; - szükség esetén kezdeményezi külsı szakértı(k) bevonását; - elısegíti az ajánlatok elbírálásának jogszabály szerinti lefolytatását; - elkészíti a döntéshozónak a bizottság szakvéleményét és az esetlegesen szükséges jelentéseket; - gondoskodik az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat meglétérıl és aláírásáról; 30.) A bíráló bizottság tagjainak feladatai: - részt vesznek a bizottság ülésein, akadályoztatásuk esetén annak okát írásban igazolják; - az elbírálási szempontok meghatározásával részt vesznek a részvételi felhívás, az ajánlati felhívás, az ajánlattételi felhívás és a dokumentáció elkészítésében; - a közzétett elbírálási szempontok alapján elvégzik a benyújtott ajánlatok értékelését és a szavazásra feltett kérdésekben álláspontjukat indokolva szavaznak; - az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot minden esetben kitöltik, illetve aláírják. 31.) Ha az igénylı szervezet vezetıje úgy ítéli meg, hogy a beszerzés tárgyának bonyolultsága, vagy speciális volta különleges szakértelmet igényel, a témafelelıs kezdeményezése alapján javaslatot tesz a bíráló bizottság munkáját segítı szakértı személyére. Az eljárásban közremőködı szakértıt a témafelelıs kéri fel. 6
32.) Ha a közbeszerzési eljárásban az ajánlatok értékelése speciális mőszaki-technikai szakértelmet igényel, a vezérigazgató 3 fıs Szakmai Zsőrit jelöl ki. A háromfıs Szakmai Zsőri a közbeszerzési eljárás során benyújtott szakmai ajánlatok (projekttervek) szakmai elıértékelését végzi, melynek alapján írásbeli szakmai javaslatot készít a bíráló bizottság számára. A Szakmai Zsőri elnöke csak a közbeszerzés tárgya szerinti, szakirányú felsıfokú végzettséggel rendelkezı személy lehet. A Szakmai Zsőri elnöke köteles a Bíráló Bizottság ülésein konzultációs jelleggel részt venni. A Szakmai Zsőri elnöke a bíráló bizottságban szavazati joggal nem rendelkezik. Az eljárások belsı ellenırzése: 33.) Az eljárások lefolytatásának törvényességét és szakszerőségét a belsı ellenıri feladattal megbízott személy az általa elkészített ütemezés szerint évente ellenırzi. 34.) Az ellenırzésekrıl készült jelentést a vezérigazgatónak megküldi. A közbeszerzések ellenırzésének tapasztalatairól beszámol az Igazgató Tanácsnak. III. Fejezet Az ajánlatkérı nevében eljáró, illetıleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek 1.) A közbeszerzési eljárásban részt vevı személyek kijelölése és a külsı szakértık megbízása esetén figyelemmel kell lenni a Kbt. 24. -a szerint meghatározott összeférhetetlenségi szabályokra. Az összeférhetetlenségi szabályt az ajánlattevı által megnevezett alvállalkozójára, illetve az alkalmasság igazolásában részt vevı szervezetre is alkalmazni kell. 2.) A bíráló bizottsági tagoknak, illetve az eljárásba bevont személyeknek (témafelelıs, szakértı, Szakmai Zsőri tagjai) minden esetben írásbeli nyilatkozatot kell tenniük arról, hogy a Közbeszerzési Törvényben meghatározott összeférhetetlenség személyükre vonatkoztatva nem áll fenn, továbbá, hogy az eljárás során tudomásukra jutott információkkal, adatokkal az ajánlattevıket nem segítik és azokat az eljárás befejezése elıtt és azt követıen jogosulatlan személy tudomására nem hozzák. A nyilatkozatot szükség esetén (az ajánlattevık személyének megismerése után) az ajánlatok bontását követıen meg kell erısíteni. 3.) A közbeszerzési eljárásban részt vevı személyek az eljárás folyamán egyébként is titoktartásra kötelesek. Az ajánlati felhívás, az ajánlattételi felhívás, a részvételi felhívás, illetve a dokumentáció feltételeivel kapcsolatban az ajánlattevıkkel külön megbeszéléseket nem folytathatnak. Vonatkozik ez a témafelelısre, valamint a munkáját segítı adminisztrációs munkatársakra is. A témafelelıs feladata ezen munkatársak figyelmét felhívni arra, hogy a közbeszerzéssel kapcsolatban felvilágosítást, tájékoztatást nem adhatnak. 4.) A vezérigazgató hatásköre a közbeszerzési eljárásokban: a./ Anyagi fedezettel rendelkezı eljárások esetén értékhatártól függetlenül dönt az eljárást megindító hirdetmény és dokumentáció elfogadásáról, annak esetleges módosításáról, meghozza az eljárást lezáró döntést. b./ Hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos és meghívásos eljárás esetén az eljárás megindításával egyidejőleg dönt: 7
o az ajánlattevık személyérıl c./ Tárgyalásos eljárás esetén a három fıbıl álló tárgyaló bizottság tagjainak személyérıl dönt d./ Az eljárás megindításával egyidejőleg dönt a bíráló bizottság tagjai, a szakmai zsőri személyének kijelölésérıl. e./ Dönt a nyertes ajánlattevıvel kötött szerzıdés módosításáról. 5.) A vezérigazgató hatásköre továbbá a./ Meghozza az eljárás során az ún. közbensı eljárási döntéseket az alábbiak vonatkozásában: o ajánlati, ajánlattételi felhívás visszavonása [Kbt. 44. ] o az ajánlattételi határidı módosítása [Kbt. 41. (2)-(4) bek., Kbt. 45. (4) bek.] o elızetes vitarendezésre vonatkozó álláspont jóváhagyása, ezzel összefüggésben hiánypótlás elrendelése, ajánlattételi, ajánlati felhívás és dokumentáció módosítása [Kbt. 79. ] o az eljárás felfüggesztése [Kbt. 142. (3) bek.] o ajánlatok érvénytelensége, ajánlattevık kizárása a Kbt. 74. és 75. -a alapján [továbbá a 69. (5) bekezdése] o ajánlatok elbírálásáról készített írásbeli összegezés megküldése idıpontjának módosítása o az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezés a Kbt. 77. (2) bekezdése, és módosítása a Kbt. 78. (1) és (2) bekezdése alapján o szerzıdéskötés idıpontjának módosítása a Kbt. 124. (6) bekezdése alapján, tekintettel a Kbt. 124. (5) és (8) bekezdésére c./ Javaslatot tesz a megkötött szerzıdés módosítására [Kbt. 132. ] 6.) A döntés alapján készült dokumentumokat beleértve az eljárás alapján létrejött szerzıdéseket is a vezérigazgató, akadályoztatása esetén az általa felhatalmazott személy írja alá. 7.) A bíráló bizottság szakvélemény készítésével segíti a döntéshozót az eljárás során szükséges, illetve az eljárást lezáró döntés meghozatalában. 8.) A közbeszerzési eljárással kapcsolatban a felhívás és a dokumentáció elıkészítésébe, illetıleg választás szerint a közbeszerzési eljárás további lefolytatásába az Ajánlatkérı a Közbeszerzési Hatóság által vezetett névjegyzékben szereplı hivatalos közbeszerzési tanácsadót jogosult bevonni. 9.) Az eljárás elıkészítésébe vagy más szakaszába bevont személy, illetve szervezet meg kell, hogy feleljen a Kbt. 24. -ában foglalt összeférhetetlenségi elıírásoknak. IV. Fejezet A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 1.) E szabályzat II. fejezete szerint elkészült közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési tervet a TETTYE FORRÁSHÁZ Zrt. honlapján az esetleges módosításokkal együtt közzé kell tenni, és biztosítani kell, hogy legalább 5 évig folyamatosan elérhetı legyen. A 8
közzétételrıl a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet gondoskodik. 2.) Az egyes eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerülı valamennyi adminisztrációs kötelezettség a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezetet terheli. 3.) Az eljárás során valamennyi dokumentumot írásban kell elkészíteni, és az egyes eljárási cselekményeket a Kbt. rendelkezéseinek megfelelıen írásban kell rögzíteni. 4.) Az eljárás elıkészítésével, lefolytatásával és a szerzıdés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárultától, illetıleg a szerzıdés teljesítésétıl számított 5 évig az ajánlatkérı irattárában meg kell ırizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerıs befejezéséig, de legalább 5 évig meg kell ırizni. 5.) Az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet a tárgyévi beszerzésekrıl külön jogszabályban meghatározott minta szerint az igénylı szervezetek által szolgáltatott információk alapján éves statisztikai összegzést készíti, melyet legkésıbb a tárgyévet követı év május 31. napjáig a Közbeszerzési Tanácsának megküld. 6.) Az igénylı szervezetek a lefolytatott eljárások adatait legkésıbb tárgyévet követı év május 01. napjáig a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezetnek megküld. 7.) A témafelelıs köteles gondoskodni a hatályos jogszabályi rendelkezéseinek megfelelıen a nyilvánosság biztosításáról, valamint a Kbt. 2. (1), 80. (2) és (3), valamint a 123. (5) bekezdéseinek betartásáról. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések benyújtása: Az egyes közbeszerzési eljárások dokumentálása 8.) Az ajánlattevı ajánlattételi határidı lejártáig módosíthatja, illetve visszavonhatja a benyújtott ajánlatát. A módosítás lehetséges, az ajánlatkérı által elıírt módjáról (pl. faxon történı bejelentés, a benyújtott ajánlat teljes vagy részleges kicserélése) az ajánlati felhívásban, illetve dokumentációban elızetesen tájékoztatást lehet adni. Abban az esetben, ha valamelyik ajánlattevı módosítja vagy visszavonja ajánlatát, az eseményrıl jegyzıkönyvet kell készíteni. Az ajánlattételi határidı lejártát követıen a benyújtott ajánlatok - a Kbt. 67. (3) bekezdésének esetét kivéve - nem módosíthatók. A módosításra irányuló szabályok alkalmazandóak kétszakaszos eljárás részvételi szakaszában is azzal az eltéréssel, hogy az ajánlattevı helyett részvételre jelentkezıt, ajánlattételi határidı helyett részvételi határidıt, ajánlat helyett részvételi jelentkezést kell érteni. 9.) A benyújtott ajánlatok átvételét elismervénnyel kell igazolni. Az átvételi elismervényen fel kell tüntetni az átvétel pontos idıpontját is (év, hónap, nap, óra, perc). Gondoskodni kell az ajánlatok biztonságos megırzésérıl, illetéktelen az eljárásban hivatalosan részt nem vevı, illetve ki nem jelölt személy semmilyen módon sem juthat az ajánlatokban foglalt információkhoz. A benyújtott ajánlatokat sorszámmal kell ellátni és külön nyilvántartási íven folyamatosan, vezetni kell az ajánlatok benyújtásának menetét. Az átvétel szabályai alkalmazandóak kétszakaszos eljárás részvételi szakaszában is, azzal az eltéréssel, hogy az ajánlat helyett részvételi jelentkezést kell érteni. A dokumentációk átvételével kapcsolatos feladatokért a közbeszerzési eljárást lebonyolító 9
szervezet, az ajánlatok biztonságos megırzésével kapcsolatos feladatokért a témafelelıs felel. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések felbontása 10.) A közzétett ajánlati felhívásban, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott napon, órában, percben és helyen kerül sor valamennyi beérkezett ajánlat, illetve részvételi jelentkezések (a zárt iratcsomagok) felbontására. Az ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratokat az ajánlattételi határidı lejárta idıpontjában azonnal fel kell bontani. Az ajánlattételi határidı lejártát követıen ajánlatot átvenni szigorúan tilos. 11.) Az ajánlatok felbontásánál az ajánlatkérı, az ajánlattevık, az általuk meghívott személyek, valamint a bíráló bizottság tagjai lehetnek jelen. Az ajánlatkérı az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban elıírhatja, hogy az ajánlattevıt és az általa meghívottakat legfeljebb két fı képviselheti. Abban az esetben, ha a beszerzés bármilyen támogatásban részesül, külön jogszabályban meghatározott szervek (pl. az államkincstár) személyek is jelen lehetnek az ajánlatok felbontásánál. 12.) A bontás alkalmával az eljárás vezetıje ismerteti az ajánlattevık nevét, székhelyét (lakóhelyét), az általuk kért ellenszolgáltatást és az általuk vállalt teljesítési határidıt, illetve az ajánlat azon számszerősíthetı részeit, melyek a bírálati szempontok alapján értékelésre kerülnek. Az eljárásról jegyzıkönyvet kell készíteni. A jegyzıkönyvnek az alábbiakat kell tartalmaznia: - a jegyzıkönyv felvételének helyét, idejét, a beszerzés tárgyát; - a jelenlévık felsorolását; - annak bizonyítását, hogy a zárt ajánlatok (borítékok, csomagok) sértetlenek és érintetlenek, azokat illetéktelen személyek nem tekintették meg (a zárt ajánlatokat a felbontás elıtt a jelenlévıknek nyilvánosan meg kell mutatni); - a benyújtási sorrendben a megadott sorszámok szerint a határidıben beérkezett ajánlatok egyenkénti felbontását a kötelezıen ismertetett adatokat, továbbá az ajánlati biztosíték meglétét, vagy annak hiányát; - megállapítást és összegzést a felbontások befejezése után arra vonatkozólag, hogy mely ajánlat érvénytelen (például késedelmes benyújtás, ajánlati biztosíték hiánya); - a fedezetre vonatkozó információt. 13.) Az ajánlatok felbontásáról készült jegyzıkönyvet az ajánlattevık számára öt napon belül meg kell küldeni. 14.) A bontásra irányuló szabályok alkalmazandóak kétszakaszos eljárás részvételi szakaszában is azzal az eltéréssel, hogy az ajánlattevı helyett részvételre jelentkezıt, ajánlattételi határidı helyett részvételi határidıt, ajánlat helyett részvételi jelentkezést kell érteni, valamint a bontás során a részvételre jelentkezı nevét, illetıleg címét szükséges ismertetni. 10
Ajánlatok, részvételi jelentkezések elbírálása 15.) Az ajánlatok elbírálása két lépésben formai és tartalmi értékelés történik. Az ajánlatok formai szempontból történı értékelése során a bíráló bizottság azt vizsgálja, hogy a benyújtott ajánlat megfelel-e az ajánlati felhívás, illetve a dokumentáció követelményeinek. Vizsgálni kell, hogy az elıírt eredeti, illetve másolati példányszámokat benyújtották-e. A formai értékelés során alkalmasnak talált ajánlatokat a tartalmi értékelés szempontjai szerint tovább kell vizsgálni. 16.) Ha a bíráló bizottság megállapítja, hogy az ajánlatok hiányosak, meghatározott határidı megjelölésével írásban felhívja az ajánlattevıket a hiányzó dokumentumok benyújtására. Ebben az esetben minden ajánlattevıvel közölni kell, hogy milyen igazolást és milyen nyilatkozatot kell a megadott határidıig csatolnia. A hiánypótlási lehetıség biztosításáról egyidejőleg valamennyi ajánlattevıt írásban értesíteni kell. 17.) A bíráló bizottság minden eljárásban köteles megvizsgálni az ajánlattevıket a szerzıdés teljesítésére vonatkozó pénzügyi, gazdasági és mőszaki alkalmasságát. Amennyiben a bizottság akár gazdasági, akár mőszaki szempontok alapján bármely ajánlattevıt a szerzıdés teljesítésére alkalmatlannak talál figyelemmel az ajánlati felhívásban megfogalmazott alkalmassági okokra arról jegyzıkönyvet kell készíteni és az ajánlatot tovább nem kell értékelni. A jegyzıkönyvet a döntéshozó elé kell terjeszteni. Vizsgálni kell továbbá azt, hogy az ajánlattevıvel szemben bármely, a Kbt-ben meghatározott kizáró ok fenn áll-e, ennek során ellenırizni kell a Kbt. 36. (5) bekezdése, valamint a 310/2011. (XII.23.) Korm. rendeletben meghatározott, a Bizottság számára elérhetı elektronikus adatbázisokat. A bíráló bizottság az ajánlatok formai és tartalmi értékelését követıen megállapítja, mely ajánlatot tekinti érvénytelennek, illetve azt, hogy mely ajánlattevıt kell kizárni az eljárásból. Az érvénytelenség, illetve a kizárás indokolását írásban kell rögzíteni. 18.) Az érvényes ajánlatokat kizárólag az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott szempontok szerint az ott megjelölt pontszámok, és szorzószámok alkalmazásával lehet elbírálni. A tartalmi vizsgálat az ajánlati felhívásban meghatározott részszempontok szerint, a felhívásban közzétett pontszámok, illetve szorzószámok alkalmazásával történik. Az elbírálás részszempontjai alapján történt pontozást táblázatba kell foglalni. A táblázatnak az ajánlattevık nevei alatti osztott oszlopnak bal oldalára az adott ajánlatnak az adott részszempont szerinti tartalmi elemeire megállapított értékelési pontszámot, jobboldalára az értékelési pontszámnak a súlyszámmal kialakított szorzatát kell beírni. A súlyszámmal szorzott értékelési pontszámok összege adja meg az ajánlatra adott pontszámot. 19.) A Bíráló Bizottság köteles a bírálat során a Kbt. 63-66. -ait megfelelıen alkalmazni. 20.) Az ajánlatokban szereplı adatokat, tényeket, mőszaki megoldásokat az ajánlatkérı kizárólag az ajánlat elbírálására használhatja fel. Az ettıl eltérı célú felhasználásból az ajánlattevıvel külön meg kell állapodnia. 21.) A bírálatról minden esetben szakvéleményt, és külön jogszabályban meghatározott minta szerinti összegezést kell készíteni, mely tartalmazza az egyes ajánlatok értékelését és megjelöli a nyertes ajánlattevıt, valamint a nyertes ajánlatot követı legkedvezıbb ajánlatot tevıt is. Az összegezést, valamint a részszempontok szerint adott pontszámot tartalmazó táblázatot, valamint az esetleges szakmai értékelést aláírással ellátva az eljárást kezdeményezınek, illetve a döntéshozónak át kell adni. Az ún. Bírálati lap összeállítása és az összegzés elkészítése a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet feladata. 11
22.) Az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor az Kbt. 77. (1) bekezdés szerinti tájékoztatást az írásbeli összegezésnek minden ajánlattevı, a részvételi szakasz lezárása esetén részvételre jelentkezı részére egyidejőleg, telefaxon vagy elektronikus úton történı megküldésével teljesíti. 23.) Az ajánlatok bírálata során minden esetben be kell tartani a Kbt-ben megállapított határidıket. Az ajánlatokat a lehetı legrövidebb idın belül el kell bírálni. Az eljárás eredményérıl szóló tájékoztatót az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezetnek legkésıbb a szerzıdéskötést, vagy ennek hiányában az eljárás eredménytelenné nyilvánításáról vagy a szerzıdés megkötésének megtagadásáról [124. (9) bekezdés] szóló ajánlatkérıi döntést követı tíz munkanapon belül kell megküldeni. A közbeszerzési eljárás e hirdetmény közzétételével zárul le. 24.) Az ajánlatkérı a részvételi jelentkezések elbírálásáról készített összegezés részvételre jelentkezık részére történı megküldésétıl az ajánlattételi határidı lejártáig egy alkalommal jogosult az írásbeli összegezést módosítani, szükség esetén az érvénytelenségrıl szóló tájékoztatást visszavonni, továbbá új ajánlattételi határidı kitőzésével a részvételre jelentkezınek ajánlattételi felhívást küldeni, ha az eredmény megküldését követıen észleli, hogy az eredmény (eredménytelenség) törvénysértı volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. Az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet a módosított írásbeli összegezést köteles faxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejőleg az összes részvételre jelentkezınek megküldeni. 25.) A bírálatra irányuló szabályok irányadóak kétszakaszos eljárás részvételi szakaszában is azzal az eltéréssel, hogy az ajánlattevı helyett részvételre jelentkezıt, ajánlattételi határidı helyett részvételi határidıt, ajánlat helyett részvételi jelentkezést kell érteni, valamint az ajánlatok értékelésére vonatkozó 17)-20). bekezdések nem alkalmazandók a részvételi eljárás bírálata során. Az eljárás eredménytelenségének megállapítása 26.) A bíráló bizottság az alábbi esetekben az eljárás eredménytelenségének megállapítására tesz javaslatot: - ha nem nyújtottak be ajánlatot vagy több szakaszból álló eljárás részvételi szakaszában részvételi jelentkezést; - kizárólag érvénytelen ajánlatokat vagy részvételi jelentkezéseket nyújtottak be; - egyik ajánlattevı sem vagy az összességében legelınyösebb ajánlatot tevı sem tett a rendelkezésre álló anyagi fedezet mértékére tekintettel megfelelı ajánlatot; - az ajánlatkérı az eljárást a szerzıdés megkötésére illetve teljesítésére képtelenné válása miatt eredménytelenné nyilvánítja; - valamelyik ajánlattevınek vagy részvételre jelentkezınek az eljárás tisztaságát sértı cselekménye miatt az ajánlatkérı az eljárás eredménytelenné nyilvánítása mellett dönt, - a Kbt. 65. (2) bekezdése szerinti esetben az eljárásban benyújtott minden ajánlat tekintetében lejár az ajánlati kötöttség és egyetlen ajánlattevı sem tartja fenn ajánlatát, 12
- a Közbeszerzési Döntıbizottság megsemmisíti az ajánlattevı valamely döntését és az ajánlatkérı új eljárás lefolytatását határozza el vagy eláll az eljárás lefolytatásának szándékától, az ajánlatkérı azonban nem nyilváníthatja eredménytelennek az eljárást akkor, ha a jogszerőtlen eljárást lezáró döntés megsemmisítését követıen jogszerő döntés meghozatalával az eljárás jogszerősége helyreállítható. Az eljárás eredményének kihirdetése, közzététele, a szerzıdés létrejötte 27.) Az eljárás nyertese az, aki az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott elbírálási szempontok szerint a legkedvezıbb ajánlatot tette. Az eljárást lezáró döntést a bíráló bizottság szakvéleményének figyelembe vételével e szabályzat III. 4.) 5.), 6.), 7.) pontjaiban meghatározott testület hozza meg. 28.) Amennyiben a döntés eltér a bíráló bizottság javaslatától, úgy ennek részletes indokait a döntéshozónak írásba kell foglalnia. A végleges helyezési sorrendet különös tekintettel a nyertes ajánlatot követı legkedvezıbb ajánlat meghatározására a döntést hozó állapítja meg. 29.) Az eljárás eredményérıl szóló tájékoztatásra/írásbeli összegezésre az ajánlati felhívásban, illetve dokumentációban megjelölt napon, idıben és módon, a Kbt. elıírásai szerint kerül sor. Az eljárás eredményét az Európai Unió Hivatalos Lapjában (TED), illetve Közbeszerzési Értesítıben külön jogszabály szerinti formában közzé kell tenni. A közzétételrıl a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet gondoskodik. Az ellenırzési díj befizetése az ajánlatkérı feladata. 30.) Az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet köteles az ajánlattevıt vagy részvételre jelentkezıt írásban az ajánlatok elbírálásáról készített összegzés telefaxon vagy elektronikus úton történı megküldésével - tájékoztatni az eljárás vagy az eljárás részvételi szakaszának eredményérıl, az eljárás eredménytelenségérıl, az ajánlattevı vagy részvételre jelentkezı kizárásáról, a szerzıdés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának, illetve részvételi jelentkezésének a Kbt. 74. szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek részletes indokáról, az errıl hozott döntést követıen a lehetı leghamarabb, de legkésıbb három munkanapon belül. 31.) Az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minták szerint írásbeli összegezést köteles készíteni az ajánlatokról, illetve a részvételi jelentkezésekrıl. Az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor a fent írt tájékoztatást az írásbeli összegezésnek minden ajánlattevı, a részvételi szakasz lezárása esetén részvételre jelentkezı részére egyidejőleg, telefaxon vagy elektronikus úton történı megküldésével teljesíti. 32.) Eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerzıdést a nyertes ajánlattevıvel, visszalépése esetén ha azt az írásbeli összegzésben megnevezte a döntéshozó a következı legkedvezıbb ajánlatot tevıvel kell írásban megkötni az eljárás megindításakor meghatározott szerzıdéses feltételeknek megfelelıen. 33.) A szerzıdés megkötésének idıpontját az ajánlati-, ajánlattételi felhívásban meg kell határozni. A szerzıdést az eredményhirdetést követı naptól számított tíz és harminc - építési beruházás esetén hatvan - nap között kell megkötni. 13
A szerzıdés megkötésére vonatkozó szabályok 34.) A szerzıdést kizárólag az ajánlati felhívás és dokumentáció feltételei és az ajánlat tartalma alapján írásban lehet megkötni. A meghatározott feltételektıl és tartalomtól eltérni nem lehet, azokban semmiféle utólagos változtatást nem lehet eszközölni. 35.) Építési beruházás tárgyában lefolytatott közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerzıdés teljesítése során a beszerzés jellegének megfelelı szakmai ismeretekkel rendelkezı mőszaki ellenırt kell alkalmazni. 36.) Az ajánlatkérı nevében a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet köteles a szerzıdés módosításáról, valamint a szerzıdés teljesítésérıl külön jogszabályban meghatározott minta szerinti tájékoztatót készíteni és hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítıben közzétenni. A hirdetményt legkésıbb a szerzıdés módosításától, illetve a szerzıdés teljesítésétıl számított 15 munkanapon belül kell feladni, azzal a kitétellel, hogy az 1 évnél hosszabb vagy határozatlan idıre kötött szerzıdés esetében a szerzıdés megkötésétıl számítva évenként kell a közzétett adatokat aktualizálni. A szerzıdés módosításáról, továbbá a szerzıdés teljesítésérıl történı tájékoztatást a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezetnek az esemény bekövetkeztét követı három munkanapon belül a témafelelısnek kell megküldeni. V. Fejezet Az eljárásba bevont személyek, az eljárás során döntést hozó személyek és testületek felelısségi köre 1.) Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés elkészítéshez szükséges adatok határidıre történı szolgáltatásáért az igénylı szervezet vezetıje felelıs. 2.) Az eljárások szabályszerőségéért, illetve jogszerőségéért a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet és a bíráló bizottság a felelıs. 3.) Az eljárások adminisztrálásáért, a szerzıdések teljesedésbe menésének ellenırzéséért, illetve az eljárás során keletkezett iratok megırzéséért, a nyilvánosság biztosításáért az igénylı szervezet vezetıje és a témafelelıs felel. 4.) Az eljárás során hozott döntésekért beleértve az eljárást lezáró döntést is a vezérigazgató felel. 5.) A Kbt. rendelkezéseinek mellızésével lefolytatott eljárásokért a vezérigazgató felelıs. 6.) Az eljárások alapján megkötött szerzıdések szabályszerő teljesítéséért, illetve módosításának jogszerőségéért a teljesítést felügyelı osztály vezetıje a felelıs. 14
VI. Fejezet További rendelkezések Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Kbt. elıírásait, valamint az ajánlatkérı belsı szabályzataiban foglalt eljárási rendet kell megfelelıen alkalmazni. A szabályzat 2012. április 2. napján lép hatályba. Rendelkezéseit a 2012. április 2. napja után megkezdett valamennyi beszerzés során alkalmazni kell. Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejőleg a 2009. december 15. napján kiadott Utasítás/ Közbeszerzési Szabályzat hatályát veszti. P é c s, 2012. április 2. Sándor Zsolt vezérigazgató 15