Oktatói adatok szolgáltatása a FIR felé Admin (ETR3) A 2005. évi CXXXIX. Törvény a felsıoktatásról elıírja a felsıoktatásban résztvevı személyek nyilvántartását. Az érintett személyek az oktatók és a hallgatók nyilvántartása egyedi azonosító számmal (OM-azonosító) történik. Ezt az adatot az oktatói jogviszony létrehozó kérelemre adott válaszban kapjuk vissza a FIR-tıl. A nyilvántartandó adatkört a jogszabályok határozzák meg, melyek az oktatók és a hallgatók esetében eltérıek. A oktatók esetében ez a kör a személyes, ill. a foglalkoztatási jogviszonyra vonatkozó adatokat jelenti. A nyilvántartást az Országos Felsıoktatási Információs Központ (OFIK) hozza létre és üzemelteti. A nyilvántartás intézményi adatszolgáltatáson alapul, mely a szükséges adatok egyszeri feltöltését, valamint a feltöltött adatok folyamatos frissítését jelenti. Az ETR rendszere háttérben futó eljárásokkal gondoskodik a FIR felé történı adatszolgáltatásról, ezért a közvetlen adminisztráció számára az adatküldés szükségessége nem jelenik meg. Érdemes azonban az adatokat körültekintıen, az oktató okmányainak, dokumentumainak megfelelıen rögzíteni. Az alábbiakban azt részletezzük, mely mezık módosítása után történik jelentés számára, és hogy ezek az adatok hogyan módosíthatók. a FIR Frissítve: 2008-06-17 Személyes adatok (OSZE)... 2 Név- és születési adatok... 2 Címek... 4 Okmányok... 5 Nemzetközi szervezeti tagságok... 6 Nyelvtudás... 7 Végzettségek, szakképzettségek... 8 Bizonyítványok... 8 Tudományos fokozatok... 9 Oktatói nyilatkozatok... 10 Foglalkoztatási (jogviszony) adatok... 11 Oktatói jogviszony létrehozása (OJVL)... 12 Oktatói jogviszony karbantartása (OJVK)... 15 Oktatói jogviszony megszüntetése (OJVM)... 16 Oktatói jogviszony dátum-karbantartása (OJVD)... 17 Oktatói jogviszony sztornózása (OSTR)... 18
Személyes adatok (OSZE) Az adatszolgáltatásban a jogviszony adatokon kívül az érintett oktató személyes (cím, elérhetıségi) adatait is küldeni kell. Ezen adatokat minden oktatói jogviszony létrehozó kérelem tartalmazza, változásuk esetén külön üzenetben a módosításokat is jelenteni kell. A FIR szempontjából kötelezı adatok: név anyja neve születési név születési idı születés országa, települése (elsıdleges) állampolgárság Név- és születési adatok Azokat az adatokat, amelyek kezelése FIR felé történı adatküldést eredményezhet, az Admin program Személyek menüpontja alatt megjelenı ablak különbözı fülein érhetjük el. Ezek közül az oktatási azonosító, valamint a születési adatai azonosítják az oktatót. A jelentések körébe tartozó személyes adatok közül a nevek és a születési adatok a Név- és születési adatok fülön kezelhetık, az állampolgárságok pedig a Személyes fülön. (Az OM azonosítót a Dolgozói fülön találja.) Név (jelenleg viselt név): A név megadása három mezıben történik: Elıtag, Vezetéknév és Keresztnév. Ezek kitöltése értelemszerő. A teljes nevet az ezekbıl összeállított Név mezı mutatja, amely külön nem módosítható. Az összeállítás módja, vagyis a név elemeinek sorrendje megadható a Név képzése mezıben. Minden adatnak meg kell egyeznie az oktató azonosító okirataiban található adatokkal. Ezért kérjük, az elıtag, vezetéknév és keresztnév mezıkbe ne írjanak más adatot, például jelölést az azonos nevőek megkülönböztetésére! Amennyiben a mezıben már szerepel ilyen, azt szükséges eltávolítani. Születési név: A születési név megadása két mezıben történik: Vezetéknév mint születési vezetéknév és Keresztnév mint születési keresztnév. Ezek kitöltése értelemszerő. A teljes születési nevet az ezekbıl összeállított Születési név mezı mutatja, amely külön nem módosítható. Az összeállítás módja, vagyis a név elemeinek sorrendje megadható a Név képzése mezıben. Születési hely: A születési hely megadásához három mezıt kell kitölteni: Ország, Megye, Település. Elıbbi két mezı a legördülı menü segítségével tölthetı (a jobb egérkattintással kitörölheti a mezı tartalmát.), míg a harmadik esetén a választást a gombra megjelenı táblázatból tehetjük meg. A táblázatba megyére történı szőrés kapcsolható be, így csak a már beállított megye helységei jelennek meg. Külföldi oktató esetében a település kézzel is kitölthetı.
Születési idı: A mezı kitöltése értelemszerő. A dátum törléséhez vegye ki a pipát a jelölınégyzetbıl. viselt név születési név anyja neve születési hely és idı Anyja születési neve: Az anyja neve megadása két mezıben történik: Vezetéknév mint anyja vezetékneve és Keresztnév mint anyja keresztneve. Ezek kitöltése értelemszerő. A teljes nevet az ezekbıl összeállított Anyja neve mezı mutatja, amely külön nem módosítható. Az összeállítás módja, vagyis a név elemeinek sorrendje megadható a Név képzése mezıben. Állampolgárságok: Az állampolgárságokat a legördülı mezı segítségével adhatja meg. Elıször a felsı mezıt töltse ki. A jobb egérkattintással kitörölheti a mezı tartalmát. Tartózkodási jogcím: Külföldi személy esetén szükséges magyarországi tartózkodás Jogcímét is bejelenteni: a legördülı menüben készletbıl választhat (a készlet kezelhetı a Készletek/Egyéb készletek/tartózkodási jogcímek menüpontban).
tartózkodás jogcíme állampolgárságok Címek Az oktató címei és elérhetıségei a Elérhetıségi fülön kezelhetık. Cím csak akkor kerül küldésre, ha minden adata ki van töltve! Az alábbi mezıket kell (értelemszerően) kitölteni, hogy a cím küldhetı legyen: Ország Megye (ez a mezı nem kötelezı) Irányítószám Város Utca, házszám Az állandó lakcím a gombbal a levelezési cím mezıibe másolható.
állandó lakcím levelezési cím Okmányok A személyes adatokon kívül nyilvántartásba kerülnek az oktató okmányai is: Személyi igazolvány szám Útlevélszám Mindkét adat a Személyes adatok fülön kezelhetı.
Nemzetközi szervezeti tagságok Egy adott oktató nemzetközi szervezeti tagságait is lehet jelenteni: az ezzel kapcsolatos bejegyzések létrejöttét és törlését abban az esetben, ha az érintett szervezet nemzetközinek van jelölve. A nemzetközi szervezetek készlete a Készletek/Egyéb készletek/szervezetek menüpont alatt kezelhetı. Ha egy oktatóhoz már hozzárendelt, nem nemzetközi szervezetet állítunk utólag nemzetközire, a küldés nem történik meg. Az adatok a Személyek ablak Szervezeti tagságok fülén kezelhetık. A Szervezet mezı mentés után nem módosítható. Küldésre kerül: a külföldi szervezet eredeti megnevezése ( Eredeti név mezı).
Nyelvtudás A FIR felé jelenteni kell az adott személy nyelvtudásával kapcsolatos információkat is. Ezt a személyhez rendelhetı, nyelvtudást igazoló dokumentumok adatainak megadásával tehetjük meg. Az adatok a Személyek ablak Nyelvtudás fülén kezelhetık. Küldésre kerülnek az alábbi adatok: Nyelv: kötelezıen kitöltendı mezı, készletbıl választható A nyelvvizsga / oklevél Típus(a): kötelezıen kitöltendı mezı, amely mentés után nem módosítható; készletbıl választható, a készlet kezelhetı a Készletek/Nyelvvizsga készletek/nyelvvizsga típus menüpont alatt. Az adott nyelvvizsga nyelvvizsgával egyenértékő oklevél-e: amennyiben a jelölınégyzetbe pipát helyez, a Nyelvvizsga-központ mezı Kiállító intézmény mezıre változik. Fok: kötelezıen kitöltendı mezı, amely mentés után nem módosítható; készletbıl választható, a készlet kezelhetı a Készletek/ Nyelvvizsga készletek/nyelvvizsga fok menüpont alatt. Az EU-szint a Fok mezı alapján automatikusan kitöltıdik. Oklevél(száma) Dátum: a felsı dátummezı, a bizonyítvány/oklevél kiállítási dátuma Nyelvvizsga központ / kiállító intézmény: nyelvvizsga esetén a nyelvvizsga központ, egyenértékő oklevél esetén pedig a kiállító intézmény. Nyelvtudás csak akkor kerül küldésre, ha meg van adva a nyelvvizsga / oklevél típusa, foka, oklevélszáma, kiállítási dátuma és a nyelvvizsga központ / kiállító intézmény.
Végzettségek, szakképzettségek A FIR felé jelenteni kell az adott személy végzettségeivel kapcsolatos információkat is. Ezt a személy végzettségeinek, szakképzettségeinek megadásával tehetjük meg. Az adatok a Személyek ablak Végzettség fülén kezelhetık. Az elküldésre kerülı adatok: Intézm.(ény) neve: kötelezıen kitöltendı (Végzettség) Típus: kötelezıen kitöltendı; készletbıl választható, a készlet kezelhetı a Készletek/Egyéb készletek/végzettség típusok menüpont alatt. A Képzettség azonosítója, ill. megnevezése: beírható szövegesen vagy listából választható a gombbal. A felületen nem, de a jelentés szempontjából ez is kötelezıen kitöltendı mezı. Végzettség csak akkor kerül küldésre, ha a bejegyzéshez választott végzettségtípus felsıfokú (3-as szintő, a rögzítés idejében, a késıbbi 3-asra módosítás nem jár jelentéssel), ill. ha a képzettség meg van adva. Ezen a felületen a végzettségtípus szintje nem látszik, azt a készletelemnél tekintheti meg. Bizonyítványok A FIR felé jelenteni kell az adott személy bizonyítványaival kapcsolatos információkat is. Ezt a személy végzettségeinek megadásával tehetjük meg, ahol a bizonyítvány adatokat is rögzíthetjük. Az adatok a Személyek ablak Végzettség fülén kezelhetık, azon belül a Bizonyítvány adatok fülön. Új bizonyítvány hozzárendelésekor, meglévı bejegyzés módosításakor, ill. törlésekor új bejegyzések generálódnak a FIR felé jelentendı adatok közé.
Kitöltendı (és küldésre kerülı) mezık: Száma Típusa: intézményi készletbıl választható Fokozata: intézményi készletbıl választható Kiállítás dátuma Bizonyítvány csak akkor kerül küldésre, ha meg van adva a bizonyítvány típusa, foka, bizonyítvány száma és a bizonyítvány kiállításának dátuma. Egyazon személynek nem lehet ugyanolyan típusú bizonyítványa ugyanazon kiállítási dátummal. Tudományos fokozatok Az oktatók által szerzett tudományos fokozatok is jelentésre kerülnek: új tudományos fokozat hozzárendelésekor, valamint meglévı hozzárendelés törlésekor.
Az adatok a Személyek ablak Tudományos munka fülén kezelhetık. Kötelezıen kitöltendık a Fokozat és a Minısítés mezık. Csak a Fokozat kerül küldésre. Oktatói nyilatkozatok A FIR felé jelenteni kell az oktatók által tett nyilatkozatokat is, amelyeket normatív támogatáshoz, ill. akkreditációhoz tettek. Oktatók nyilatkozatait kezelı bejegyzések FIR-be történı jelentése az új nyilatkozat hozzárendelésekor, visszavonáskor, valamint meglévı hozzárendelés törlésekor generálódnak. Kötelezıen kitöltendı (és küldésre kerülı) mezık: Típus*: Akkreditációhoz vagy Normatív támogatáshoz Érv.(ényesség) kezdete* Érvényesség vége* Jellege*: Elsıdleges akkreditációs nyilatkozat vagy Másodlagos akkreditációs nyilatkozat csak akkreditációs nyilatkozat esetén kötelezı megadni. Nyilatkozat csak akkor kerül küldésre, ha nem visszavont. Az elsı három adatnak egyedinek kell lennie, vagyis egy oktatónak egy típusú nyilatkozata egyszerre csak egy lehet egy adott idıintervallumban. Elsıdleges akkreditációs nyilatkozat nem törölhetı, amíg másodlagos nyilatkozata is van.
Foglalkoztatási (jogviszony) adatok Az adatszolgáltatásban az oktatók jogviszonyával kapcsolatos változásokat is szerepeltetni kell. Ezeket az üzeneteket az oktató jogviszonyainak, ill. az ezekhez kötött munkaköreinek, vezetıi megbízásainak kezelése hozhatja létre. Minden olyan esetben, amikor ez az alábbiakban nincs külön részletezve, érvényes az a szabály, hogy csak azokban az esetekben történik jelentés, amikor az oktató Oktat tulajdonsága Igen -re van állítva, az érintett jogviszonynál a foglalkoztatás fajtája pedig nem Egyéb. Az oktatói jogviszonyok akkor kerülnek jelentésre, ha 2007. június 2-án létezı jogviszony vagy azután jött létre, azaz a jogviszony kezdete vagy a vége 2007. június.2 utáni. Az Oktat mezıt a Személyek ablak Dolgozói fülén találja, a többi adatot pedig a Jogviszonyok, munkakörök fülön (foglalkoztatás fajtája, munkakör, dátumok stb.).
Oktat mezı Oktatói jogviszony létrehozása (OJVL) Oktatói jogviszony a következı esetekben jön létre: a dolgozó Oktat tulajdonságát Igen -re állítjuk, és van hozzárendelve olyan jogviszony bejegyzés, amely 2007. június 2-án létezett vagy azóta jött létre új jogviszonyt hozunk létre az oktató egy létezı jogviszonyának foglalkozás fajtáját megváltoztatjuk úgy, hogy a mezı értéke nem Egyéb lesz új munkakört, vezetıi megbízást rögzítünk az oktató egy már létezı jogviszonyához, amely nem Megbízási foglalkoztatás fajtájú jogviszony
jogviszony munkakör vezetıi megbízás Az Oktat mezı beállítása Az Oktat mezıt a Személyek ablak Dolgozói fülén találja. A jelölınégyzetbe helyezzen pipát. (A jogviszonyok adatait a Jogviszonyok, munkakörök fülön találja. Oktatói jogviszony akkor jön létre ettıl a beállítástól, ha van olyan jogviszony, amely 2007. június 2-án létezett vagy azóta jött létre.) Új jogviszony létrehozása Jogviszony létrehozásához kattintson a bal oldali panelen a jobb egérgombbal, és válassza az Új jogviszony létrehozása menüpontot. Ekkor a jobb oldali panel szerkeszthetıvé válik. Az adatok kitöltése értelemszerő, az alábbiak kerülnek küldésre: Besorolás: oktatói besorolás Kezdete Heti munkaidı Foglalk.(oztatás) fajtája A jogviszony létrehozása után a program figyelmeztet a jogviszony alá tartozó munkakörök létrehozására. A foglalkoztatás fajtájának beállítása Amennyiben már létezı a jogviszony, és azt olyan fajtájú foglalkoztatásra állítjuk, amely nem az Egyéb érték, a jogviszony (létrehozása) szintén jelentésre kerül. A módosításhoz kattintson a bal oldali panelen a megfelelı jogviszonyra, és válassza a jobb egérgomb A kiválasztott jogviszony módosítása menüpontját, vagy pedig a jobb oldali panelen kattintson a Módosít gombra. A jobb oldali panel ekkor szerkeszthetıvé válik. A foglalkoztatás fajtáját a legördülı menübıl választhatja ki. A lehetséges értékek: Közalkalmazott
Munkaviszony (nem közalkalmazott) Szolgálati Megbízási szerzıdés Egyéb: ebben az esetben nem kerül jelentésre a jogviszony Új munkakör létrehozása Munkaköröket az egyes jogviszonyok alá lehet rendelni. Ehhez kattintson a megfelelı jogviszonyra, majd a jobb egérkattintással elérhetı menüben válassza az Új munkakör létrehozása menüpontot. Ekkor egy ablak jelenik meg, ahol kiválaszthatja azt az intézményt, amiben a munkakört az oktató ellátja. A választás után a jobb oldali panel, a munkakör adataival, szerkeszthetıvé válik. Az adatok kitöltése értelemszerő, közülük az alábbiak kerülnek küldésre: Intézmény: az intézményi hierarchiából választható, de csak olyan intézmény, amely munkáltatónak van jelölve. (Munkáltatói jogkört a Intézmények/Intézmény menüpont alatt az egyes intézmények adatai között lehet beállítani.) Kezdete: a munkakör kezdete nem lehet korábbi a jogviszony kezdeténél vagy késıbbi a jogviszony végénél; amennyiben a munkakörök idıben nem fedik le a jogviszony idıtartamát, a program figyelmeztet Heti munkaidı Munkakör: készletbıl választható, amennyiben a készletelem nem vezetıi megbízás típusú Munkaviszony
Új vezetıi megbízás létrehozása Vezetıi megbízásokat az egyes jogviszonyok alá lehet rendelni. Ehhez kattintson a megfelelı jogviszonyra, majd a jobb egérkattintással elérhetı menüben válassza az Új vezetıi megbízás létrehozása menüpontot. Ekkor egy ablak jelenik meg, ahol kiválaszthatja azt az intézményt, amiben a vezetıi feladatot az oktató ellátja. A választás után a jobb oldali panel, a vezetıi megbízás adataival, szerkeszthetıvé válik. Az adatok kitöltése értelemszerő, közülük az alábbiak kerülnek küldésre: Intézmény: az intézményi hierarchiából választható, de csak olyan intézmény, amely munkáltatónak van jelölve. (Munkáltatói jogkört a Intézmények/Intézmény menüpont alatt az egyes intézmények adatai között lehet beállítani.) Kezdete: a vezetıi megbízás kezdete nem lehet korábbi a jogviszony kezdeténél vagy késıbbi a jogviszony végénél Heti munkaidı Munkakör: készletbıl választható, amennyiben a készletelem vezetıi megbízás típusú Munkaviszony Oktatói jogviszony karbantartása (OJVK) Oktatói jogviszony karbantartására akkor van szükség, amikor az oktató nem Egyéb és nem Megbízási foglalkozású jogviszonyán a besorolását vagy pedig a heti munkaidıt megváltoztatjuk.
A módosításhoz kattintson a bal oldali panelen a megfelelı jogviszonyra, és válassza a jobb egérgomb A kiválasztott jogviszony módosítása menüpontját, vagy pedig a jobb oldali panelen kattintson a Módosít gombra. A jobb oldali panel ekkor szerkeszthetıvé válik. jogviszony Oktatói jogviszony megszüntetése (OJVM) Az oktatói jogviszony megszüntetését jelentheti az oktató Oktat tulajdonságának változtatása, ill. jogviszonyainak vagy munkaköreinek létrehozása, módosítása: egy dolgozó Oktat tulajdonságát Igen -re változtatjuk, van hozzárendelve nem Egyéb foglalkoztatási fajtájú lezárt jogviszony (ebben az esetben létrehozás mellett történik a megszüntetés) lezárt jogviszonyt hozunk létre az oktatóhoz lezárt munkakört hozunk létre az oktatóhoz lezárt vezetıi megbízást hozunk létre az oktatóhoz az oktató valamelyik jogviszonyát lezárjuk az oktató valamelyik munkakörét lezárjuk az oktató valamelyik vezetıi megbízását lezárjuk Lezárt jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás létrehozása A jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás létrehozásához hasonlóan hozhat létre lezárt jogviszonyt/munkakört/vezetıi megbízást: a felsorolt adatok mellett töltse ki a Vége dátumot és a Megszőnés oka mezıt is. (A két adat együttes megadása szükséges.) A munkakör, ill. vezetıi megbízás vége nem lehet késıbbi a jogviszony végénél (ez a ki nem töltött végdátumra is érvényes: ebben az esetben a nem megadott dátum nagyobbnak számít bármely más dátumnál); amennyiben a munkakörök, ill. vezetıi megbízások idıben nem fedik le a jogviszony idıtartamát, a program figyelmeztet.
Jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás lezárása A módosításhoz kattintson a bal oldali panelen a megfelelı jogviszonyra/munkakörre, és válassza a jobb egérgomb A kijelölt jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás módosítása menüpontját, vagy pedig a jobb oldali panelen kattintson a Módosít gombra. A jobb oldali panel ekkor szerkeszthetıvé válik. A jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás lezárásához töltse ki a Vége dátumot és a Megszőnés oka mezıt is. (A két adat együttes megadása szükséges.) A munkakör, ill. a vezetıi megbízás vége nem lehet késıbbi a jogviszony végénél (ez a ki nem töltött végdátumra is érvényes: ebben az esetben a nem megadott dátum nagyobbnak számít bármely más dátumnál); amennyiben a munkakörök idıben nem fedik le a jogviszony idıtartamát, a program figyelmeztet. Oktatói jogviszony dátum-karbantartása (OJVD) Az oktatói jogviszonyhoz kapcsolódó dátumokat módosítani lehet a jogviszony és a munkakör, valamint a vezetıi megbízás szintjén is. Dátumkarbantartás az alábbi esetekben történik: az oktató valamely jogviszonyának a kezdı vagy végdátumát megváltoztatjuk, vagy a végdátumot töröljük, és közben a foglalkoztatás fajtája nem változik meg az oktató valamely munkakörének a kezdı vagy végdátumát megváltoztatjuk, vagy a végdátumot töröljük az oktató valamely vezetıi megbízásának a kezdı vagy végdátumát megváltoztatjuk, vagy a végdátumot töröljük az oktató egy már megszüntetett jogviszonyának a megszőnési okát módosítjuk az oktató egy már megszüntetett munkakörének a megszőnési okát módosítjuk az oktató egy már megszüntetett vezetıi megbízásának a megszőnési okát módosítjuk
Jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás dátumainak módosítása A módosításhoz kattintson a bal oldali panelen a megfelelı jogviszonyra/munkakörre/vezetıi megbízásra, és válassza a jobb egérgomb A kijelölt jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás módosítása menüpontját, vagy pedig a jobb oldali panelen kattintson a Módosít gombra. A jobb oldali panel ekkor szerkeszthetıvé válik. A munkakör(ök) dátumainak a jogviszony dátumai által lefedett idıintervallumon belül kell lenniük; amennyiben a munkakörök idıben nem fedik le a jogviszony idıtartamát, a program figyelmeztet Megszőnési ok módosítása A módosításhoz kattintson a bal oldali panelen a megfelelı jogviszonyra/munkakörre/vezetıi megbízásra, és válassza a jobb egérgomb A kijelölt jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás módosítása menüpontját, vagy pedig a jobb oldali panelen kattintson a Módosít gombra. A jobb oldali panel ekkor szerkeszthetıvé válik. Amennyiben a Vége dátum ki van töltve, a Megszőnés oka nem törölhetı. Oktatói jogviszony sztornózása (OSTR) Oktatói jogviszony sztornózására vonatkozó üzenet egy kiválasztott személy Oktat tulajdonságának módosításakor ill. egy oktató jogviszony vagy munkakör adatának módosításakor, törlésekor kerülhet bejegyzésre. Ilyen bejegyzés a következı esetekben jön létre: egy dolgozó Oktat tulajdonságát Nem -re változtatjuk, miközben van hozzárendelve olyan jogviszony bejegyzés, amelynek a foglalkoztatási fajtája nem Egyéb az oktató valamelyik jogviszonyán a foglalkoztatás fajtáját megváltoztatjuk úgy, hogy annak eredeti értéke nem Egyéb (ilyenkor az foglalkoztatás új fajtájával létrehozó üzenet is keletkezik) az oktató jogviszonyát töröljük az oktató valamelyik jogviszonyához tartozó munkakörét, vezetıi megbízását töröljük Jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás törlése A módosításhoz kattintson a bal oldali panelen a megfelelı jogviszonyra/munkakörre/vezetıi megbízásra, és válassza a jobb egérgomb A kijelölt jogviszony/munkakör/vezetıi megbízás törlése menüpontját, vagy pedig a jobb oldali panelen kattintson a Töröl gombra. Jogviszony nem törölhetı, ha tartozik hozzá munkakör vagy vezetıi megbízás. Amennyiben a munkakörök idıben nem fedik le a jogviszony idıtartamát, a program figyelmeztet.