Elszámolási segédlet A pályázat elszámolása két fő részből áll: 1. Tartalmi rész: Tartalmi beszámoló + mellékletek (fénykép, újságcikk, stb.) A tartalmi beszámoló szöveges összefoglaló, amelyben a támogatott leírja a pályázat megvalósításának menetét, valamint a beszerzések indoklását. A tartalmi beszámolóhoz kérjük mellékelni a projekt folyamán készült fényképeket, illetve az esetleges filmfelvételek vagy újságcikkek másolatát, vagy az elkészült kiadványok egy példányát. 2. Pénzügyi rész: A pénzügyi elszámolás a projekt során felmerült kiadások tételes igazolása. Ennek részei: Elszámolási összesítő (számlák felsorolása sorrendben) Az elszámolási összesítő a számlákon megjelenő költségek összegzésére szolgál, amelyhez az űrlapot honlapunkról lehet letölthetni. A táblázatos részben kizárólag a számlák adatait kell feltüntetni a számlák sorrendjében. Banki avizó (amelyben a bank értesíti a támogatottat) A banki avizó a számlavezető bank értesítése a támogatás beérkezéséről. Általában megjelenik rajta a támogató (jelen esetben a Szülőföld Alap Iroda) neve, a szerződés száma és a megítélt támogatás összege. A banki avizó helyett esetenként amikor a számlavezető bank avizót nem ad ki elfogadható a folyószámla-kivonat is, amennyiben a fenti adatok feltüntetésre kerültek rajta. Valutaátváltási bizonylat (kivétel Ausztria, Magyarország, Szlovénia) Az elszámolásban tételenként lennie kell: - szöveges/jogi dokumentum (szerződés, vagy megrendelő, vagy szabályzat az elszámolni kívánt tétel jellegétől függően.) - bizonylatok (számlák) * amelyen a szervezet neve és címe, valamint az ÁFA értéke szerepeljen * számlamásolatok + magyar fordítás (aláírva, pecséttel) - pénzkifizetési igazolás (banki utalásról igazolás vagy készpénzes pénztári bizonylat) Az előbbiekben felsorolt dokumentumokat minden esetben le kell fordítani, illetve másolatuk hitelesítésére van szükség a következő szöveggel: A bizonylatról készült másolat az eredeti okirat szöveghű másolata, amely az eredetivel mindenben megegyezik, felhasználva a... nyilvántartási számú támogatási ügy elszámolásához. A fordítást, illetve hitelesítést a pályázó maga végzi, nem szükséges hivatalos fordítást, vagy hitelesítést becsatolni. Fogalommagyarázat: Felhalmozási költségek: olyan tárgyi eszközök, amelyeknek egyedi értéke meghaladja a 100.000 forintot és/vagy beszerzése hosszú távú használatra történt és/vagy minőségi javulást okoz (pl. építkezés, felújítás) A nagyértékű tárgyi eszközöket kötelező nyilvántartásba venni és a számla mellé csatolni a nyilvántartásba vételi bizonylat másolatát. Amennyiben épület felújítását, korszerűsítését kívánja a támogatott elszámolni, úgy szükséges az állományba vételi bizonylat másolatának becsatolása. Működési költségek: 100.000 forintot nem meghaladó értékű tárgyi eszközök beszerzése: ebben az esetben nem kötelező a nyilvántartásba vétel
olyan tevékenységek, amelyek az adott tárgy, ingatlan értékének megőrzését szolgálják (pl. karbantartás) szolgáltatások, utiköltségek, illetékek, jelen esetben a személyi kifizetések is. Az elszámolni kívánt kiadásokhoz becsatolandó dokumentumok: I. Személyi kifizetések Alkalmazottakkal járó költségek a) fizetések elszámolása esetén - munkaszerződés, vagy kinevezés és annak fordítása, - fizetési ív, bérkarton, - pénztári bizonylat, vagy banki átutalási megbízás másolata b) előlegek, napidíjak elszámolása - igazolás arról, hogy a kiküldött a szervezet alkalmazásában áll - a kiküldetési szabályzat másolata és fordítása, - kiküldetési rendelvény, - kiküldetési elszámolási ív, - pénztári bizonylat, vagy banki átutalási megbízás másolata. II. Működési költségek 1. Szolgáltatások a) megbízási díj, - megbízási szerződés és annak fordítása (magánszemélyek esetén) - teljesítési igazolás, - kifizetés igazolása (kifizetési bizonylat, vagy banki átutalási megbízás) b) vállalkozói díj, - vállalkozói szerződés és annak fordítása, - számla másolata és fordítása, - kifizetés igazolása (kifizetési bizonylat, vagy banki átutalási megbízás) c) víz, villany, gáz, vonalas telefon, Internet költség - a szolgáltatóval kötött szerződés másolata és fordítása, - havi számla, - kifizetés igazolására szolgáló bizonylat másolata. d) mobiltelefon-költség - a szolgáltatóval kötött szerződés másolata és fordítása, - mobiltelefon használati szabályzat másolata és fordítása, vagy pedig a mobiltelefon-használatot szabályozó határozat, döntés másolata és fordítása, - számla másolata, - banki átutalás igazolása. f) étkezési költségek - az étkezési költség indokoltságának igazolása - megrendelőlap másolata és fordítása, - számla másolata, - kifizetési bizonylat, vagy átutalási megbízás másolata. Amennyiben a beszerzés közértben történt, úgy a megrendelőlaptól a pályázó eltekinthet. g) szállásköltségek - a szállásköltség indokoltságának igazolása - megrendelőlap másolata és fordítása, - számla másolata,
- kifizetési bizonylat, vagy átutalási megbízás másolata. h) postaköltségek - a posta által a pályázó nevére kiállított számla másolata, - kifizetési bizonylat. 2. utiköltség a) gépjármű esetén - kiküldetési rendelvény, - gépjármű használati szabályzat és fordítása, vagy a vonatkozó jogszabály, döntés, határozat másolata és fordítása, - számla és nyugtamásolat, - menetlevél, - forgalmi engedély másolata. b) vonat, busz, repülőgép esetén - kiküldetési rendelvény, - menetjegy másolata - számla másolata. c) taxiköltség esetén - a taxi igénybevételének igazolása, - a pályázó nevére kiállított számla másolata, - kifizetési bizonylat másolata. 3. Banki illetékek - bankszámlakivonat Általános szabály minden szerződéskötés és kifizetés esetén, hogy időrendben először történik meg a szerződéskötés, majd a szerződés teljesülésének igazolása (teljesítési igazolással, vagy számlával), végül pedig a szerződéses összeg megtérítése.
1. számú melléklet A szerződés kötelező tartalmi elemei: - szerződő felek neve, - szerződő felek címe, adószáma, vagy más, az azonosításra szolgáló adata, - szerződés tárgya, - szerződés futamideje, - szerződött összeg, - szerződés megkötésének dátuma, - felek aláírása, amennyiben van, pecsétje.
1. számú melléklet Iratminták romániai pályázóknak Kiküldetési rendelvény
Menetlevél
Nyilvántartásba vételi bizonylat nagyértékű tárgyi eszközökhöz
Bérkarton
2. számú melléklet Számla Kifizetési bizonylat
Menetlevél
Kiküldetési rendelvény
Nyilvántartásba vételi bizonylat (leltárív)