PÁLYÁZATI ÚTMUTATÓ Konferenciatámogatás pályázati felhíváshoz
A Pallas Athéné Domus Animae Alapítvány közgazdasági, pénzügyi, jogi, valamint az ezekhez kapcsolódó interdiszciplináris témájú konferenciatámogatási programban résztvevő Pályázókra az alábbi meghatározott tervezési és elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. I. BEVEZETŐ A felhívás a Társadalmi Felelősségvállalás jegyében értékteremtő, konkrét szellemi és/vagy tárgyi eredményt felmutatni tudó programok megvalósítására szeretné ösztönözni, az e célokat tükröző igényes, minőségi pályázatok támogatásával. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy amennyiben a Pályázó szervezet, a pályázat benyújtását megelőző évi eredménye negatív, úgy az Alapítvány Kuratóriuma egyedileg hoz döntést a támogatás odaítéléséről. II. JELENTKEZÉSI ŰRLAP KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ! A pályázati kiírás alatt található a Jelentkezési űrlap dokumentum, aminek a letöltése után tudja megkezdeni annak kitöltését.! Csak az Alapítvány által megadott mezők szerkeszthetőek, maga az űrlap nem.! A mezőket értelemszerűen kell kitölteni és csak abba a mezőbe lehet írni, ahol a Szöveg beírásához kattintson ide mondat olvasható.! A jelölőnégyzetek beikszelése kötelező, annak elmulasztása érvénytelen pályázatnak számít. 1. Adatlap! Az adatlap kitöltése előtt figyelmesen olvassa el a honlapunkon található Adatkezelési Szabályzatot és Közbeszerzési és Beszerzési tájékoztatót.! Az adatok megadása után, a táblázat alatt olvasható nyilatkozatok elfogadásához szükséges, a jelölőnégyzetek beikszelése. 2
2. Pályázó rövid bemutatkozása! Egy rövid, lényegretörő bemutatkozás szükséges, melyben a legfontosabb tudnivalókat gyűjti össze önmagáról a pályázó. 3. Pályázat rövid bemutatása! Egy rövid, lényegretörő összefoglaló szükséges, amiben a legfontosabb tudnivalókat gyűjti össze a konferenciáról a pályázó. 4. Költségvetés! A pályázat költségtervében szereplő összegeket forintban kell megadni a pályázati kiírás mellett található Költségterv minta dokumentum alapján és külön excel formátumban kell benyújtani a jelentkezéskor.! Az ÁFA elszámolhatósági szabályainak értelmezésekor a vonatkozó, hatályos, hazai jogszabályokat minden esetben figyelembe kell venni.! A pályázónak az áfa státuszáról a pályázatban nyilatkoznia kell, ehhez az Áfa nyilatkozat dokumentumot kell kitölteni az alábbi lehetőségek alapján: a. Amennyiben a Pályázó áfa levonására egyáltalán nem jogosult (pl. nem adóalany, EVA- alany, közérdekű tevékenységet végez, tevékenysége egyéb sajátos jellegére tekintettel mentes az adó alól), kiadásait bruttó módon kell terveznie és elszámolnia. b. Hasonlóan kell eljárni abban az esetben is, ha a Pályázó az áfa levonására jogosult, de a támogatásból finanszírozott konferencia megvalósításával összefüggő beszerzések kapcsán áfa levonási joga nincs. c. A támogatást igénylőnek amennyiben áfa levonásra jogosult kiadásait nettó módon kell terveznie és elszámolnia.! A költségterv összeállításakor, amennyiben alvállalkozókat von be a Pályázó a projekt megvalósításába (például: grafikai költségek, terembérlet, stb.) az adott költségsoron ezt név szerint szerepeltetni kell!! Csatolni kell egy 30 napnál nem régebbi NAV igazolást a köztartozásmentességről.! A megítélhető támogatás összege rendezvényenként maximum nettó 5 millió forint. 3
! Amennyiben a Pályázó egyéni vállalkozó, úgy neki 2 tanú aláírásával hitelesített aláírás mintát kell csatolnia a pályázati anyagához. Az alábbi kritériumoknak megfelelő költségek minősülnek támogathatónak:! A pályázati szerződésben meghatározott időszak alatt a Pályázónál ténylegesen felmerült, teljesített, számlázott és kifizetett költségek számolhatóak el.! Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott konferenciához, illetve a pályázatban elfogadott költségvetésében szerepelnek.! Arányosak, reálisak és szükségesek a konferencia megvalósításához.! Kifejezetten a pályázat céljának megvalósulását szolgálják, a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség figyelembevételével.! A Támogatott számviteli nyilvántartásában azonosíthatók, igazolhatók, ellenőrizhetők: a számviteli nyilvántartás alkalmas legyen a konferenciával kapcsolatos összes költség, a folyósított támogatás és a konferenciával kapcsolatos esetleges bevételek, alátámasztó dokumentumok kimutatására, biztosítására.! Megfelelnek a hatályos számviteli, adó és társadalombiztosítási jogszabályoknak.! A hatályos Kbt. szabályainak megtartásával megkötött szerződések alapján kifizetett összegek. A Pályázó a fentebb említett alapelvek betartása során jóhiszeműen és tisztességesen köteles eljárni. Az alábbi tudnivalókra érdemes figyelni a költségek tervezésekor: a. Dologi jellegű kiadások Támogatott által: Szerződéssel, teljesítési igazolással alátámadott költségek számolhatóak el a konferencia lebonyolításában szükséges dologi kiadások vonatkozásában. Dologi költségek elszámolásának alátámasztó dokumentumai: Árajánlat Megrendelő (akár e-mailben is) Hitelesített szerződés másolatok (nettó 200.000 Ft feletti megrendelés esetén); 4
Számla; Teljesítési igazolás; Kifizetési igazoló dokumentum (bankszámlakivonat, pénztári bizonylat) Szállító levél (ha olyan a költség) b. Személyi jellegű költségek Támogatott által: Kizárólag megbízási szerződéssel alátámasztatott; Bruttó bérköltségek és az azt terhelő adók, járulékok számolhatók el a konferencia megvalósításában résztvevő személyek vonatkozásában; Az adott személy feladatai a megbízási szerződésben, vagy a munkaköri leírásban kell, hogy szerepeljenek; A konferencia lebonyolításában résztvevő személyek létszámát, nevét, illetve a projektben betöltött szerepüket (pl. projektmenedzser, projektasszisztens, pénzügyi munkatárs, szakértő stb.) ismertetni kell a pályázatban, és a költségvetésében. Amennyiben a résztvevők még nem ismertek a pályázat elkészítésének időpontjában, a projektben betöltendő szerepet és az ahhoz tartozó elvárásokat ismertetni kell a pályázatban, illetve a költségvetésben. Személyi költségek elszámolásának alátámasztó dokumentumai: Hitelesített szerződés másolatok (megbízási szerződés, egyéb, munkavégzésre irányuló jogviszonyhoz köthető szerződés) Munkaköri leírás Bérkarton a számfejtett adókkal, melyen a szociális hozzájárulási adó és a fizetendő szakképzési hozzájárulás is szerepel Megbízási díj és adóinak, járulékainak kifizetését igazoló dokumentumok (bankszámlakivonat, pénztári bizonylat) A projekt kapcsán felmerülő bérköltségek és azok járulékainak kifizetését a megbízott személy nevének hivatkozásával kell rögzíteni az utaláskor (kivéve az olyan szervezeteket, amelyeknek a Magyar Államkincstár gyakorolja a pénzügyi lebonyolítást) 5
c. Utazás, szállás költségei A pályázatban feltüntetett és a projekttevékenységhez közvetlenül kapcsolódó feladatokban résztvevő személyek utazási- és szállás költségei vehetők figyelembe. Az elszámolási összesítőben a költségeket személyenként kell feltüntetni. A konferencián résztvevő személyek jelenléti ívét csatolni kell az elszámoláshoz! Ennek hiányában nem tudjuk befogadni az elszámolást és az adott támogatási összeg visszafizetését kezdeményezzük. Utazási költség: mindig a költséghatékony megoldást kell választani; utazási időtartam indokolt legyen; repülő, illetve tömegközlekedési eszköz esetén turistaosztályú jegy számolható el; gépkocsi üzemanyagár elszámolás esetén a NAV által előírt fogyasztási normák az irányadók; (http://nav.gov.hu/nav/szolgaltatasok/uzemanyag/uzemanyagarak/benzin ar_.html) Az Utazás, szállás költségei, napidíjak elszámolásának alátámasztó dokumentumai: Megbízási szerződés és/vagy meghívó (akár e-mail-ben is), hogy megállapítható legyen, hogy az adott személy milyen módon kapcsolódik a projekthez; Számla, utazási jegyek, kiküldetési rendelvények; Gépkocsi üzemanyagár elszámolás; Kifizetést igazoló dokumentum (bankszámlakivonat, pénztári bizonylat) d. Reprezentációs költségek! Alapítványunk szakmai projektek szakmai részét kívánja támogatni, így a catering költségek (reprezentációs költségek, üzleti ajándékok együttesen) nem haladhatják meg az igényelt támogatás 20%-át. Felhívjuk figyelmüket, hogy a felmerülő reprezentációs költségeknél a számla ellenértékét vesszük figyelembe, a hozzá kapcsolódó adókat nem támogatjuk. 6
A reprezentációs költségek elszámolásának alátámasztó dokumentumai: a. Árajánlat b. Megrendelő (akár e-mailben is) c. Hitelesített szerződés másolatok (nettó 200.000 Ft feletti megrendelés esetén); d. Számla; e. Teljesítési igazolás; f. Kifizetését igazoló dokumentum (bankszámlakivonat, pénztári bizonylat) e. Bevétel! A konferencia megvalósulása során keletkezett árbevétel egy becsült összeg, amellyel a projekt összköltségét az önerő figyelembevétele mellett, minden esetben csökkenteni szükséges. Ez adja ki a támogatási igény értékét. 5. Kötelezően benyújtandó dokumentumok listája! A pályázati kiírásban és az űrlapban olvasható kötelezően benyújtandó dokumentumokat csatolni kell a végső pályázati anyaghoz és egy PDF dokumentumban kell megküldeni maximum 30 oldalban a pallaspalyazat@padabudapest.hu e-mail címre.! A költségtervet külön excel formátumban kell csatolni.! A teljes pályázati dokumentáció (jelentkezési és költségtervezési űrlap) kitöltése után, az alábbi címen kell a pályázatot elmenteni: PéldaKft._Konferenciaűrlap_Pdf (jelentkezetési űrlap + kötelezően benyújtandó dokumentumok) PéldaKft._Konferenciaköltségterv_xls 7
III. ELSZÁMOLÁSI SEGÉDLET Támogatás folyósítása:! A megítélt támogatási összeget a szerződő felek forintban rögzítik a támogatási szerződésben. A folyósítás a támogatási szerződés aláírását követően, a szerződésben meghatározott határidőn belül, kizárólag a Támogatott saját bankszámlaszámára történik.! A Támogatott köteles a folyósított támogatást igazoló banki kivonatot az Alapítvány felé történő elszámoláshoz mellékelni. Az alátámasztó dokumentumok:! A Támogatott köteles az önerő és a támogatás felhasználását 100%-ig bizonylatokkal alátámasztani a költségtervének megfelelően! Számla: A pályázat megvalósításával kapcsolatban felmerülő költségek elszámolására a mindenkor hatályos vonatkozó jogszabályokkal összhangban kiállított bizonylat fogadható be. A számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokat az ÁFA tv. 169. -a szabályozza. Előlegszámlát befogadni csak a végszámla leadását követően áll módunkban. A számlán a szerződésben szereplő támogatott pontos neve, székhelye és adószáma kell, hogy szerepeljen. Amennyiben a számla értéke nem teljes mértékben kerül elszámolásra, úgy kérjük feltűntetni az elszámolni kívánt összeget. Szerződések: Minden, számlához köthető szerződést (megbízási, terembérleti, stb.), és annak mellékleteit hitelesíteni kell az elszámoláskor. 1. Az elszámolásra kerülő számlák és alátámasztó dokumentumok az Alapítvány Kuratóriuma által jóváhagyott költségvetési táblázat alapján kerülnek ellenőrzésre. 2. Az elszámoláshoz szükséges bizonylatokat (számlák, banki kivonatok, stb.) a támogatási szerződésben meghatározott elszámolási határidőig áll módunkban befogadni. A határidőn túl keletkezett bizonylatok elutasításra kerülnek. 8
3. A pályázat mellékleteként benyújtott áfa-nyilatkozat az alapja a benyújtott számlák megítélésének. Amennyiben a pályázó Áfa visszaigénylésre jogosult, a számlák nettó módon kerülnek elszámolásra. 4. Minden dokumentumot az alábbiak szerint kell leadni: Az eredeti dokumentumokat A PADA Alapítvány felé elszámolva a.. számú kuratóriumi határozat alapján szöveggel kell ellátni. (Amennyiben a számla értéke nem teljes mértékben kerül elszámolásra, úgy kérjük feltűntetni az elszámolni kívánt összeget.) Ezután az eredeti számlákat kell lefénymásolni és a nyertes jogi személy hivatalos képviselőjének aláírásával kell ellátni, illetve feltüntetni a következő szöveget: A másolat az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat. 5. A számviteli bizonylatokról (számlákról) a költségterv alapján egy elszámolási összesítő táblázatot kell készíteni excel formában (lásd: támogatási szerződés melléklete mintájára), mely tartalmazza a költségszámla sorszámát, a kiállító nevét, a pályázathoz benyújtott költségtervben megadott költségsorok nevét, illetve, hogy mekkora összeget kíván az önerő, illetve a támogatás terhére elszámolni. 6. Az önerő és az egyéb forrás átcsoportosítható az utólagos elszámolásban a már meglévő, a Kuratórium által jóváhagyott költségsorok között. 7. Az Alapítvány a Kuratórium által jóváhagyott költségtervet veszi alapul az elszámolás ellenőrzésekor a támogatási összeg viszonylatában, így a költségterv és az elszámolási összesítő közötti különbözetet vissza kell utalni az Alapítvány részére. A Támogatottnak a projekt időszakában, de legkésőbb az elszámolási határidő előtt 2 hónapig van lehetősége egy alkalommal költségvetés módosítási kérelemmel élni. Ez a kérelem csak azon Támogatottak esetében lehetséges, akik csak kisebb változtatásokat szeretnének kérni a Kuratórium által jóváhagyott költségtervhez képest. Kérelem benyújtásának módja: 1. Hivatalos levelet kell írni a pallaspalyazat@padabudapest.hu e-mail címre, amiben megindokolja a költségvetés módosításának szükségességét és csatolja hozzá a módosított költségtervet. 9
2. Ezután a kérelem elbírálásra kerül az Alapítvány által, aminek eredményéről tájékoztatjuk a Támogatottat. Elszámolásokban használatos forintra történő átváltási módszer:! Az elszámolásokban a felmerült és kifizetett költségeket forintban kell feltüntetni. A nem forintban felmerült költségek (más külföldi pénznem) forintra történő átváltása a következő módszerrel lehetséges: A pénzügyi teljesítés napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által meghatározott napi középárfolyamon: http://mnb.hu/arfolyamlekerdezes Egyéb, az elszámoláskor benyújtandó dokumentumok:! Részletes szakmai beszámoló a rendezvényről, fotókkal, illetve az esetlegesen elkészült disszeminációs kiadványokból egy-egy példány.! Jelenléti ív a konferencia résztvevőkről. Elszámolás benyújtásának rendje: A Támogatottnak a támogatási szerződésben meghatározott határidőig kell az elszámolását benyújtania papír alapon a 1013 Budapest, Döbrentei utca 2. szám alatti 7 emeletes irodaház épületébe, postai vagy személyes úton. A leellenőrzött és a befogadott elszámolások után az Alapítvány teljesítési igazolást állít ki a Támogatott részére. 10