Polgármesteri Hivatal SZMSZ 6. számú függeléke 1 Ásotthalom Község Önkormányzat A folyamatba épített, Előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályzata Érvényes: 2010. július 1-től Petró Ferenc polgármester Dr. Karsai Éva jegyző 1 Módosította a 19. számú jegyzői intézkedés Hatályos 2010. október 15. napjától
Tartalom Bevezetés I. Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó általános szabályok II. A FEUVE rendszer és a szabályozottság III. A FEUVE rendszer és a szabályosság IV. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság V. A FEUVE rendszer és a hatékonyság VI. A FEUVE rendszer és az eredményesség VII. Ellenőrzési nyomvonal VIII. Kockázatkezelés IX. Szabálytalanságok kezelése Mellékletek 1. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése (folyamatlista) 2. Alkalmazott belső szabályzatok listája és a felülvizsgálat rendje 3. Ellenőrzési nyomvonal folyamatábrái, folyamatleírásai és kockázatelemzése Iratminták
Bevezetés 1. Szabályzatkészítési kötelezettség A helyi önkormányzat FEUVE szabályzatának kidolgozására - az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény ( a továbbiakban: Áht )121. (1) bekezdése, valamint - az Államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet (továbbiakban Ámr.)155. -a, továbbá - az államháztartásért felelős miniszter 2 költségvetési ellenőrzéssel kapcsolatban közzétett módszertani útmutatói, illetve ajánlásai figyelembevételével került sor. 2. A szabályzat hatálya A szabályzat: Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: Polgármesteri Hivatal) és annak önálló szakfeladatai - Tanyagondnoki szolgálat - Védőnői szolgálat - Ifjúsági Ház - Településüzemeltetési és Műszaki Szolgálat - Kiss Ferenc Általános Iskola Alapfokú Művészetoktatási Intézmény és Napközi Otthonos Óvoda - Petőfi Sándor Művelődési Ház és Könyvtár, továbbiakban Intézmények munkavállalóira. ( Továbbiakban Intézmények ). mint költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésére terjed ki, a szabályzat borítóján megjelölt időponttól. 2 Módosította a 19. számú jegyzői intézkedés Hatályos 2010. október 15. napjától 3
I. Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó általános szabályok A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó szabályokat az Áht. 121. (1) bekezdése, valamint az Ámr. 155. -a határozza meg. 1. A FEUVE fogalma A FEUVE a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység, - azaz a jegyző vagy indokolt esetben a jegyző által meghatározott szervezet - által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer. 2. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok tartalma A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a.) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b.) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, c.) a gazdasági események elszámolását (a hatályos oknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). 3. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok ellátásának megszervezése A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatoknak, tevékenységnek a szerven belüli, feladatköri elkülönítését - az 1. számú melléklet biztosítja. 4. A FEUVE rendszer A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon - elveket, - eljárásokat és - belső szabályzatokat, melyek alapján az önkormányzat érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való - szabályszerű, - gazdaságos, - hatékony és - eredményes gazdálkodás követelményeit. 4
5. A helyi önkormányzat gazdálkodásának végrehajtó szerve vezetőjének felelőssége a FEUVE rendszerrel kapcsolatban A helyi önkormányzat gazdálkodásának végrehajtó szerve, mint költségvetési szerv a polgármesteri hivatal. A polgármesteri hivatal és az intézmények vezetője köteles - olyan szabályzatokat kiadni, - olyan folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A polgármesteri hivatal és az intézmények vezetője köteles - kialakítani, - működtetni és - fejleszteni a FEUVE rendszerét. A FEUVE rendszer kialakításánál, működtetésénél, valamint fejlesztésénél a polgármesteri hivatal vezetőjének figyelembe kell venni: - a hivatal gazdálkodásának folyamatait, így - a tervezési, - a végrehajtási, - a beszámolási tevékenység feladatait, valamint - a hivatal egyéb sajátosságait. A polgármesteri hivatal vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi. 6. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerrel szemben támasztott követelmények A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerrel szemben támasztott legfontosabb követelmények, hogy biztosítsák azt, hogy a.) a polgármesteri hivatal valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel; b.) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra; c.) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a polgármesteri hivatal gazdálkodásával kapcsolatosan; d.) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek; e.) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. 7. A FEUVE rendszerben alkalmazandó legfontosabb fogalmak (szabályosság, a szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) 5
7.1. Szabályosság A szabályosság azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység, - jelen esetben a polgármesteri hivatal - működése, tevékenysége megfelel a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak. 7.2. Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység jelen esetben a polgármesteri hivatal - működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek e a hatályos oknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. 7.3. Gazdaságosság A gazdaságosság egy adott polgármesteri hivatal által ellátott tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett. 7.4. Hatékonyság A hatékonyság egy adott polgármesteri hivatal által ellátandó tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. 7.5. Eredményesség Eredményesség egy adott polgármesteri hivatal által ellátott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. 6
II. A FEUVE rendszer és a szabályozottság A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályozottság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a polgármesteri hivatal és az Intézmények vezetőjének feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy - a költségvetési szerv mindig a hatályos központi oknak, irányelveknek, útmutatásoknak a szem előtt tartásával lássa el a belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen; - a költségvetési szerv a hatályos ok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről; - a költségvetési szerv működése során, a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, majd elkészítsék a vonatkozó szabályzatokat, előírásokat. 2. Eljárások A szabályozottság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: - Meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a központi előírások kötelező előírásai miatt. - Objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek o szabályozása (anélkül, hogy azt kötelező központi előírás kötelezővé tenné) szükséges a szerv működési, szervezeti sajátossága miatt, o szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel jelentős kockázati területet jelöl, o szabályozását előtérbe kell helyezni, mivel meghatározó a polgármesteri hivatal tevékenysége számára. - Új belső szabályozás esetén ha addig még adott területre szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelentősen megváltozott a szabályozás előtt o előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, o csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. - A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot 2. számú melléklet szerinti időközönként felül kell vizsgálni. o A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, 7
a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint a felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit. o A felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lévő dolgozókkal, illetve a szabályozott működési folyamathoz (tartozó folyamatgazdákkal). 3. A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása folyamatábráját a 3. számú melléklet tartalmazza. 4. Belső szabályzatok A polgármesteri hivatal vonatkozásában a belső szabályzatok alatt valamennyi, a polgármesteri hivatal működését alapvetően meghatározó, írásban rögzített, a szervre nézve kötelező előírást, követelményt meghatározó dokumentumot érteni kell. Belső szabályozás körébe így a következők tartozhatnak: - szervezeti és működési szabályzat a mellékleteivel, - tervek (mint pl. gazdasági program, fejlesztési program, költségvetési rendeletben meghatározott költségvetési terv, és eljárási szabályai, likviditási terv és előirányzatfelhasználási ütemterv stb.), - rendeletek (pl. a már említett költségvetési rendelet, továbbá a vagyongazdálkodási rendelet és szabályzat), - működéssel, szakmai tevékenységgel, a munkavállalók jogállásával kapcsolatos szabályok, - pénzügyi és gazdálkodási szabályok. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés érdekében a hivatalnak a 2. számú mellékletben meghatározott szabályzatokkal kell rendelkeznie. A szabályzatok felülvizsgálati időszakai, határnapjai, valamint a felülvizsgálatért felelős személyek megnevezése szintén a 2. számú mellékletben található. 8
III. A FEUVE rendszer és a szabályosság A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályosság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a polgármesteri hivatal és az Intézmények vezetőjének feladata, hogy a dolgozói számára biztosítsa - a hatályos központi ok, és más kötelező szabályozások megismerhetőségét, - a belső szabályokhoz való hozzáférést, - a központi, illetve a belső szabályzatokkal kapcsolatos információkat a szabályosság betartása érdekében. 2. Eljárások A szabályosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: - Gondoskodni kell a költségvetési szervet közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi, előírás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könnyű hozzáférhetőségéről (papír, valamint számítógépes adathordozó segítségével). - A központi szabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek, folyóiratok beszerzését, illetve az Internetes honlapokhoz való hozzáférést. - A belső szabályok alkalmazhatósága érdekében a belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. - A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat, illetve a folyamatgazdákat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetéséről. - Az objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejtő o feladatok ellátásánál közreműködő dolgozók, illetve o tevékenységek folyamatgazdái figyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemei betartására. - A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következő eszközökkel kell biztosítani: o előzetes vezetői ellenőrzéssel, o egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével, o utólagos vezetői ellenőrzéssel, o független belső ellenőrzéssel. 9
A szabályosság területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottsági ismereteinek megismerése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. Folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyan az a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A független belső ellenőrzés a szabályosság vonatkozásában a legnagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását. 3. Belső szabályzatok A szabályosságnak a hatályos központi, valamint a FEUVE és a belső szabályzatok témakörében meghatározott szabályzatoknak való megfelelés során kell érvényesülni. 10
IV. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a gazdaságosság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a polgármesteri hivatal vezetőjének feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló - bevételi és kiadási előirányzatokkal, - a létszám-előirányzattal, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. Cél, a megfelelő minőségű áru beszerzése a legalacsonyabb áron. A gazdaságosság követelménye, az hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei a minőség fenntartása mellett optimalizálva legyenek. Az Intézmény akkor működik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló erőforrásokból költséghatékony módon szerzik be, használják fel azokat az eszközöket és emberi erőforrást, amelyek a feladat, tevékenység ellátásához szükségesek. 2. Eljárások A gazdaságosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: - Gazdaságossági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Erre azért van szükség, mert nem gazdaságos a kiadási előirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe azt, hogy mikor, honnét lehet a legolcsóbban megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám-előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszám szükségletet a legolcsóbban oldják meg. o a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon. (Nem működik egy szerv, szervezeti egység gazdaságosan akkor, ha egy indokoltnál nagyobb épületben működik, stb.) - Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A gazdaságosság növelése érdekében számításokkal alátámasztott módszereket, eljárásokat kell javasolni. 11
- A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak gazdaságossága szempontjából. Felelősöket kell kijelölni a gazdaságossági számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. - A gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan ellenőrizni kell azokat a forrásokat, melyektől a szerv beszerzi a feladatellátásához szükséges külső forrásokat. A lehetséges beszállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezőbb ajánlatot kell választani. 3. Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban A FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következők: - pénzügyi-gazdálkodási területen az anyag, készlet, vásárolt szolgáltatások beszerzésével foglalkozó tevékenységek, - a létszám és személyi juttatás előirányzatai és felhasználása. 4. Belső szabályzatok A gazdaságosság követelménye érvényesítéséhez az önköltség-számítási szabályzat nyújthat segítséget. Amennyiben a gazdaságosság számításához szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a gazdaságossági számítások elvégezhetőek legyenek. 12
V. A FEUVE rendszer és a hatékonyság A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a hatékonyság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a költségvetési szerv vezetőjének feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell, a - bevételi és kiadási előirányzatokkal, - a létszám-előirányzattal, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, egyéb eredmény, valamint ezek elvégzéséhez, nyújtásához felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha a költségvetési szerv a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználásával - a lehető legtöbb, és - legjobb minőségű feladatellátást végez (beleértve a feladatkörébe tartozó szolgáltatás-nyújtási tevékenységét is). 2. Eljárások A hatékonyság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: - Hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. o Ekkor vizsgálni kell, hogy a legtöbb, illetve legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. o A létszám-előirányzatok felhasználása vonatkozásában a polgármesteri hivatalnak vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. o a vagyongazdálkodás során. o A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon a költségvetési szerv, végső soron az önkormányzat nem hatékony működését eredményezi. 13
- Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek a hatékonyság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. o A hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. - A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak hatékonysága szempontjából. Felelősöket kell kijelölni a hatékonysági számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. 3. A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei A hatékonyság szinte a működés teljes egészét érinti, így különösen: - a szervezeti felépítés, ezzel összefüggésben az SZMSZ, - szakmai működésre vonatkozó szakmai, és egyes szolgáltatásra vonatkozó szakmai előírások. 4. Belső szabályzatok Amennyiben a hatékonyság számításához szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a hatékonysági számítások elvégezhetőek legyenek. 14
VI. A FEUVE rendszer és az eredményesség A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben az eredményesség követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a költségvetési szerv vezetőjének feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell az alábbi területeken: - kiadási előirányzatok felhasználása, - a létszám-előirányzat felhasználása, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a költségvetési szerv tevékenysége, ezen belül, pl. egy feladata, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett, elgondolt és tényleges teljesítése, ellátása közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy a költségvetési szerv működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása - eléri-e a célját, - s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A költségvetési szerv adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. 2. Eljárások A hatékonyság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: - Hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. o Ekkor vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz, az érintettekhez mennyiségben és minőségben. o Adott feladatellátásnál, szolgáltatásnál mindig vizsgálni kell az igénybevevők, és a lehetséges igénybevevők közötti kapcsolatot. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. o A létszám-előirányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, valamint annak lehetséges igénybevételére, illetve, hogy a létszám, illetve személyi juttatás felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevevőkre (pl. lehet, hogy adott feladat több személlyel, vagy nagyobb fizetéssel jobb minőségben, gyorsabban stb. történik, ezért az igénybevétel nő, illetve a szolgáltatás megítélése is javul). o a vagyongazdálkodás során. 15
o A vagyongazdálkodás során az eredményességi vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon valamely feladatellátás kapcsán kapcsolatba kerül-e a lehetséges igénybevevőkkel, illetve az igénybevétel, vagy annak lehetősége milyen hatást gyakorol rájuk. - Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek az eredményesség tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. Az eredményesség javítása érdekében - számításokkal, - közvélemény kutatásokkal, - egyéb felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak eredményesség szempontjából. Felelősöket kell kijelölni az eredményesség számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. 3. Belső szabályzatok Az eredményesség követelménye érvényesítéséhez a főkönyvi könyvelési és analitikus nyilvántartási, illetve egyéb statisztikák nyújthatnak segítséget. Amennyiben az eredményesség számításához szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy az eredményességi számítások elvégezhetőek legyenek. 16
VII. Ellenőrzési nyomvonal 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma, tartalma Az ellenőrzési nyomvonal a polgármesteri hivatal - tervezési folyamatainak, - pénzügyi lebonyolítási folyamatainak, valamint az - ellenőrzési folyamatainak leírása. Az ellenőrzési nyomvonal leírás - szöveges, illetve - táblázatba foglalt, valamint - folyamatábrákkal szemléltetett dokumentum. 2. A költségvetési szerv vezetőjének feladata az ellenőrzési nyomvonallal kapcsolatban A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni, illetve elkészíttetni a polgármesteri hivatal és Intézményei ellenőrzési nyomvonalát. 3. Az ellenőrzési nyomvonal a szervezeti és működési szabályzatban való rögzítése Az ellenőrzési nyomvonal a Polgármesteri Hivatal szervezeti és működési szabályzatának mellékletét kell, hogy képezze. A becsatolásért a jegyző tartozik felelősséggel. 4. Az egyes ellenőrzési nyomvonalak Az egyes ellenőrzési nyomvonalak megtalálhatóak a Polgármesteri Hivatal szervezeti és működési szabályzatának2. számú mellékletében. Ellenőrzési nyomvonalak: - Tervezési folyamatok ellenőrzési nyomvonala, - Végrehajtási folyamatok ellenőrzési nyomvonala, - Ellenőrzési folyamatainak ellenőrzési nyomvonala. 17
VIII. Kockázatkezelés A kockázat fogalma: Minden szervezetet egy meghatározott cél(vagy célok) érdekében hoznak létre, illetve hogy működésével egy meghatározott célt (vagy célokat) szolgáljon. Ezek megvalósítása vagy teljesítése során azonban olyan tényezők is szerepet játszanak, amelyek bekövetkezése és hatása bizonytalan. Bizonytalanságuk a szervezet működésének, felépítésének összetettségéből, illetve a környezet (gazdasági, társadalmi, politikai, természeti stb.) összetettségéből és kiszámíthatatlanságából fakad. Ezeket a bizonytalan tényezőket hívhatjuk kockázatnak. Tágabb értelemben véve a kockázat mindazon események összességét jelenti, amelyek bekövetkezése hatással lehet a szervezet által kitűzött célok elérésére. Ez a hatás lehet negatív, illetve pozitív. Amennyiben pozitív hatásról van szó, az definiálhatjuk úgy is, mint lehetőség. 1. A polgármesteri hivatal vezetőjének a kockázatokkal kapcsolatos feladata A jegyző köteles a kockázati tényezők figyelembevételével - kockázatelemzést végezni, és - kockázatkezelési rendszert működtetni. 1.1. A kockázatelemzés A kockázatelemzés: objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, mely meghatározza a pénzügyi irányítási és ellenőrző rendszerekben rejlő kockázatokat. A kockázatelemzés során - fel kell mérni és - meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. 1.2. A kockázatkezelés lépései A kockázatok kezelése nem egy egyszerű lineáris tevékenység, sokkal inkább számos egymásba fonódó, egymásra ható elem megfelelő egyensúlyának megteremtését célzó ciklikus folyamat. A kockázatokat nem egymástól függetlenül, önmagukban kell kezelni, mivel hatással lehetnek egymásra, illetve egyik kockázat bekövetkezése eredményezheti további kockázatok megjelenését is. A hatékony kockázatkezelés éppen ezért egyszerre több kockázat párhuzamos kezelését kell, hogy jelentse. A kockázatkezelés folyamata I. A kockázatok azonosítása II. A kockázatok értékelése III. Kockázati reakciók 18
IV. Kockázatok felülvizsgálata A szervezet által beazonosított egyes kockázatok nem függetlenek egymástól. Bizonyos szempontok alapján különböző csoportokba, kategóriákba sorolhatók. A kockázat forrása lehet a szervezetre nézve külső eredetű kockázat, vagy a szervezet saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat. KÜLSŐ KOCKÁZATOK Lehetséges megnyilvánulás és hatás Infrastrukturális Gazdasági Jogi és szabályozási Környezetvédelmi Politikai Piaci Elemi csapások Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre. A ok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót. Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat. PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési Csalás vagy lopás Biztosítási Lehetséges megnyilvánulás és hatás A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Tőke beruházási Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. 19
Felelősségvállalási A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Működés-stratégiai Működési Információs Hírnév Kockázat-átviteli Technológiai Projekt Újítási Lehetséges megnyilvánulás és hatás Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét. Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja a szervezet működését. A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre. Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti Egészség és biztonsági Lehetséges megnyilvánulás és hatás A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat. 20
2. A FEUVE rendszer objektív kockázatelemzési módszere A FEUVE rendszerben rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján. Kockázatfelmérés és az éves munkaterv A szervezeti egység vezetője évről évre köteles meghatározni és aktualizálni az egység előtt álló rövid és középtávú prioritásokat, célkitűzéseket és feladatterveket. Ezeket a célokat, célkitűzéseket az éves tervben kell rögzíteni. Az éves munkaterv elkészítését átfogó kockázatfelméréssel kell összekötni, a feladatokat egy időben kell végrehajtani. Cél A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a szervezetre, ha valóban felmerülnek. Módszer A kockázatok felmérésének számos módszere létezik, de sikere döntő mértékben attól függ, hogy milyen információk állnak rendelkezésre. Az információgyűjtés technikái: interjúk kérdőívek on-line, interaktív kérdőívek összegző megbeszélések összegző megbeszélések a szavazási technika alkalmazásával. Az értékelés legegyszerűbb formája egy 3x3-as kockázatkezelési kritérium mátrix, amelyben az alacsony- közepes magas szinteket jelölhetjük meg. A kockázat bekövetkezésén ek hatása a szervezetre nagy közepes kicsi alacsony közepes magas A kockázat bekövetkezésének valószínűsége 21
Az egyes osztályok (egységek) által elkészített ábrák összegzésével határozható meg a szervezet kockázati térképe. A kockázati térkép elemzése A jobb felső negyedben azonosított kockázatok a legjelentősebb kockázatok, a bal alsó negyed kockázatai a legkisebb szintűnek minősíthetők. A bal felső és a jobb alsó negyed kockázatai mérsékeltnek minősíthetők. A kockázat kezelője Az egyes tevékenységek/területek szabályzataiban elő kell írni, hogy ki a felelős, ki végzi a kockázatkezelés feladatát, érvényesítve az éves költségvetési tervezési, végrehajtási és beszámolási tevékenységekben. Szabályozni kell, hogy a felelősöknek milyen döntéseket lehet és kell hozni a kockázatok megszüntetésének módjáról. A kockázatkezelési hatókör A költségvetési szerv szervezeti egységeinek vezetőinek felelőssége és kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A kockázatelemzés felöleli a költségvetési szerv valamennyi tevékenységi területét. A költségvetési szerv minden szervezeti egységének vezetője az éves munkaterv elkészítése során elkészíti a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját. A költségvetési szerv minden szervezeti egységének vezetője felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. A végrehajtás szabályai A kockázat azonosítása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a költségvetési szerv célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a szervezeti egység vezetője végezi. A vezető e célra életre hívott testületi munkában is azonosíthatja a kockázatokat. Az önértékelés módszertanát alkalmazhatja. Az azonosítás eredménye szokásos mátrix formában is meghatározható. A kockázatkezelés időtartama A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni az adott szervezeti egység vezetőjének. 22
A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával. A kockázatok és intézkedések nyilvántartása A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása központi feladat. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét. A kockázatkezelési eseteket a szervezet vezetője elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. A kockázatok felülvizsgálata A kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, amelynek alapvetően két célja van: - A változások megfigyelése a szervezet kockázati profiljában. Fel kell mérni, hogy a korábban beazonosított kockázati tényezők még mindig fennállnake, esetleg merültek-e fel új kockázati tényezők, változott-e az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége, illetve szervezetre gyakorolt hatása. Ezek alapján szükség lehet új kockázati prioritások meghatározására, a szervezet kockázati tűrőképességének megváltoztatására. - Megbizonyosodni a szervezeten belül működő kockázatkezelési folyamat hatékonyságáról. Meg kell vizsgálni, hogy a szervezeten belül működő kontroll tevékenységek megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő kockázatok hatását, bekövetkezésük valószínűségét, szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére, esetleg feleslegessé vált-e valamelyik. Mivel a két fent említett cél különbözik egymástól, egyik sem helyettesítheti a másikat. Tulajdonképpen a kockázatkezelés első három lépésének megismétléséről van szó, amelyek közül egyik sem hagyható ki a hatékony kockázatkezelési rendszer működéséhez: lépés cél az újraértékelésnél A kockázatok beazonosítása A kockázatok értékelése A változások megfigyelése a szervezet kockázati profiljában Megbizonyosodni a szervezeten belül működő A kockázatra adott reakciók kockázatkezelési folyamat hatékonyságáról Ahhoz, hogy a felülvizsgálat folyamata biztosítani tudja a fent említett célok elérését, az alábbi kritériumok megvalósulása szükséges: A kockázatkezelés minden aspektusa legalább évente felülvizsgálatra kerüljön. Maguk a meghatározott kockázatok megfelelő gyakorisággal átértékelésre kerüljenek. Az újonnan jelentkező kockázatok, vagy az ismert kockázatok szintjének változása a megfelelő szintű vezetés tudomására jusson, hogy az intézkedhessen a kezelés módjáról. 23
A felülvizsgálat során kiemelt figyelmet kell fordítani továbbá a visszacsatolásra. Ez tulajdonképpen egy adott kockázattal kapcsolatban megszerzett korábbi tapasztalatok figyelembe vételét jelenti. Ezek felhasználása, beépítése a felülvizsgálat alkalmával adott kockázati tényező ismételt megjelenése esetén tovább csökkenti a kockázat negatív hatását, az újbóli előfordulásának esélyét. IX. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje Az államháztartás működési rendjéről szóló Ámr. 155/ (5) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje megtalálható a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-ének 2. számú mellékletében. Ásotthalom, 2010. június 29. Dr. Karsai Éva jegyző 24
1. számú melléklet A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése (folyamatlista) Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok Feladatkörök megnevezése megnevezése Pénzügyi Irányítás, folyamatba Vezetői ellenőrzés épített ell. 1. Pénzügyi dokumentumok elkészítése 1.1. Költségvetési terv - költségvetési koncepció Koncepció összeállítása, előterjesztés elkészítése - éves költségvetési terv Költségvetési összeállítása, előterjesztés elkészítése - költségvetés módosítások Módosítási javaslatok megfogalmazása, előterjesztés elkészítése - normatív állami támogatások Feladatmutatók felmérése az intézményi adatszolgáltatáso k alapján, MÁK nyomtatványok kitöltése 1.2. Kötelezettségvállalások - kötelezettségvállalások Előirányzat biztosítása; szerződések, megrendelések előkészítése; kötelezettségváll alás nyilvántartás vezetése, 1.3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések, vásárlások (melyeknek nincs előzetes kötelezettségvállalási dokumentuma) Előirányzat biztosítása; Szóbeli megrendelés alapján beérkezett számlákon a szakmai teljesítés igazolása, érvényesítés, pénztári, banki kifizetés - értékesítések Értékesítésről számla, szerződés elkészítése Egyeztetés érdekképviselete kkel, bizottságokkal, jóváhagyás Egyeztetés érdekképviselete kkel, bizottságokkal, jóváhagyás Egyeztetés intézményekkel, bizottságokkal, jóváhagyás Egyeztetés az előző évi adatokkal, a statisztikákkal, jóváhagyás Kötelezettségváll alás megtétele, annak ellenjegyzése Utalványozás megtétele, annak ellenjegyzése Döntés értékesítésről, szerződés aláírása Részvétel az elkészítés folyamatában, jóváhagyás Részvétel az elkészítés folyamatában, jóváhagyás Részvétel az elkészítés folyamatában, jóváhagyás Adatszolgáltatás jóváhagyása Kötelezettségvállal ások nyilvántartásának vezetői ellenőrzése a kifizetést megelőzően, illetve utólagosan negyedévente. Bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartásának utólagos vezetői ellenőrzése negyedévente Bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartásának utólagos vezetői 25
- selejtezés Szabályzatnak megfelelően dokumentálni 2. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, ellenjegyzése 2.1.Költségvetési terv. A selejtezési jegyzőkönyvet áttekintése, selejtezendő tételek felülvizsgálata, jóváhagyása - jóváhagyása Elfogadja Képviselő- - előirányzat-felhasználási ütemterv Elkészíti gazdálkodási osztályvezető távollétében gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő - likviditási terv Elkészíti gazdálkodási osztályvezető, távollétében gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő 2.2. Kötelezettségvállalások ellenjegyzése - ellenjegyzés előirányzat rend. állása 2.3. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek jóváhagyása, ellenjegyzése - beszerzések, vásárlások (melyeknek nincs előzetes kötelezettségvállalási dokumentuma) testület Elfogadja Képviselőtestület Elfogadja Képviselőtestület Elvégzi a jegyző, távollétében jogi igazgatási ügyintéző Jóváhagyja a polgármester - értékesítések Jóváhagyja a polgármester - selejtezés Jóváhagyja a polgármester 3. Gazdasági események elszámolása 3.1. Költségvetési előirányzatok könyvelése - eredeti előirányzatok egyeztetés Gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő - módosított előirányzatok egyeztetés Gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő 3.2. Előirányzat teljesítések könyvelése egyeztetés Gazdálkodási ügyintéző, ellenőrzése negyedévente Selejtezett eszközök értékesítése során a jegyzőkönyvvel egyeztetés, egyébként negyedévente felmérni a selejtezés állását. Utólag ellenőrzi a gazdálkodási osztályvezető távollétében gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő Utólag ellenőrzi a, gazdálkodási osztályvezető távollétében gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő Utólag ellenőrzi a gazdálkodási 26
3.3. Féléves beszámoló Elkészíti a gazdálkodási osztályvezető távollétében gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő, 3.4. Éves beszámoló Elkészíti a gazdálkodási osztályvezető távollétében gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő, kontírozó könyvelő Elfogadja a Képviselőtestület Elfogadja a Képviselőtestület osztályvezető, távollétében gazdálkodási ügyintéző, kontírozó könyvelő 27
2. melléklet A költségvetési intézményeket érintő legáltalánosabb szabályzatok Számviteli Politika, Számlarend, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Pénz és értékkezelési kezelési szabályzat, Eszközök és források értékelési szabályzata, Önköltségszámítási szabályzat, Felesleges vagyontárgyak és selejtezésének és hasznosításának szabályzata, Bizonylati Szabályzat, Megállapodások a Hivatal és az önállóan működő intézmények között a gazdálkodással kapcsolatos munkamegosztásról és kötelezettségvállalás rendjéről, Pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, utalványozás érvényesítés és ellenjegyzés hatásköri rendjéről szóló szabályzat Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatal Közszolgálati Szabályzata Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatalának Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat, Munkavédelmi Szabályzat, Tűzvédelmi Szabályzat, Belső ellenőrzési kézikönyv, Gépjármű Üzemeltetési Szabályzat, A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét rögzítő Szabályzat, Közzétételi Szabályzat, Informatikai Biztonsági Szabályzat Ásotthalom Község Önkormányzata képviselői iratbetekintési joga gyakorlásának szabályzata Szabályzat az Ásotthalom Község Önkormányzata költségvetés-tervezési és rendelet előkészítési, valamint a költségvetési rendelet módosításával kapcsolatos feladatok ellátására A Polgármesteri Hivatal Gazdasági Szervezetének Ügyrendje Polgármesteri kiadmányozás rendje Jegyzői kiadmányozás rendje Bélyegzők nyilvántartása FEUVE szabályzat Iratkezelési szabályzat Költségvetés ellenőrzés A köztisztviselők vagyonnyilatkozat tételére vonatkozó szabályzat Közbeszerzési szabályzat beszerzések lebonyolításának szabályzata a belföldi és külföldi kiküldetések szabályzata helyiségek és berendezések használatának szabályzata a reprezentációs kiadások szabályzata a telefonkészülékek használatának szabályzata
Alkalmazott belső szabályzatok listája és a felülvizsgálat rendje Belső szabályzatok megnevezése 1. Tervezéshez kapcsolódó szabályozások Szabályzat az Ásotthalom Község Önkormányzata költségvetés-tervezési és rendelet előkészítési, valamint a költségvetési rendelet módosításával kapcsolatos feladatok ellátására Felülvizsgál at időszakai, határnapjai 2 évente+jogszab. hat jegyző Önkormányzat gazdasági programja választás után Polgármester 2. Tevékenységhez, működéshez kapcsolódó általános szabályozások Szervezeti és működési szabályzat részeként a következők - PH SZMSZ Évente+jogszab. hat. 06.30 - A Polgármesteri Hivatal Gazdasági Szervezetének Évente+ jogszab. hat. 06.30 Ügyrendje Polgármesteri Hivatal Közszolgálati Szabályzata 2 évente 06.30+ Ásotthalom Község Önkormányzat Képviselőtestülete 20/2001.(XI.30.) számú rendelete a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői juttatásairól Ásotthalom Község Önkormányzata Képviselőtestületének 4/1995.(I.26) Ö. Számú rendelete az önkormányzati képviselők, valamint bizottságok nem képviselő tagjának tiszteletdíjáról és évente 02.15.+ évente 02.15.+ költségtérítéséről Tűzvédelmi utasítás 2 évente 06.30+ Munkavédelmi Szabályzat 2 évente 06.30.+ 3. Tevékenység pénzügyi-számviteli szabályozása Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés ellenőrzése Betétlekötések feloldásáról és az egyes önkormányzati számlák közötti pénzmozgásról Költségvetési rendelet részeként 3/2010 számú jegyzői intézkedéssel módosított, 9./2009. számú jegyzői intézkedés alapján minden hó 30-ig 12/2010. számú jegyzői intézkedés alapján Jegyző Jegyző Jegyző Jegyző Jegyző Jegyző Jegyző Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Gazdasági távollétében ügyintéző, Gazdasági távollétében ügyintéző, osztályvezető, gazdálkodási osztályvezető, gazdálkodási - az előirányzat és felhasználási ütemterv Évente 02.15. Gazdasági osztályvezető, Likviditási terv 13/2010. számú Ásotthalom Község Önkormányzata Képviselőtestülete 19/2007.(VI.27.) KT rendelete az jegyzői intézkedés alapján minden hó 5-ig Évente 06.30.+ ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő 29
önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól Számviteli szabályzatgyűjtemény részeként a következők - Számviteli Politika, Évente 06.30+ - Pénz és értékkezelési szabályzat Évente 06.30+ - Bizonylati szabályzat Évente 06.30+ - Felesleges vagyontárgyak selejtezésének és 2 évente 06.30+ hasznosításának szabályzata - Leltárkészítési és leltározási szabályzat 2 évente 06.30+ - Pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés ellenjegyzés, hatásköri rendjéről szóló szabályzat Évente 06.30+ - Eszközök és források értékelési szabályzata Évente 06.30+ - Önköltségszámítási szabályzat Évente 06.30+ - Beszerzések lebonyolításának szabályzata Évente 06.30+ - A belföldi és külföldi kiküldetések szabályzata Évente 06.30+ -Helyiségek és berendezések használatának szabályzata Évente 06.30+ - A telefonkészülékek használatának szabályzata Évente 06.30+ -Reprezentációs kiadások szabályzata Évente 06.30+ Számlarend részeként a következők - I. rész a főkönyvi számlák számlakapcsolatai Évente 06.30+ - II. rész Egyéb szabályozási elemek további részeként a következők - A főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartások tartalmára vonatkozó szabályok - A számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rend - Az analitikus nyilvántartások formájának, tartalmának és azok vezetésének módjára vonatkozó szabályzat. 3. Ellenőrzéshez kapcsolódó szabályok Belső ellenőrzési kézikönyv FEUVE szabályzata Évente 06.30+ 2 évente+ 06.30. 2 évente + 06.30. Költségvetés ellenőrzés Évente 06.30+ Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Gazdasági osztályvezető, ügyintéző, kontírozó könyvelő Homokháti Kistérség Többcélú Társulás Társulási Tanács Jegyző Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, 30
4. Speciális feladatellátáshoz, tevékenységhez kapcsolódó szabályozások - Gépjármű Üzemeltetési Szabályzat, évente 06.30.+ - Informatikai Biztonsági Szabályzat 2 évente + 06.30. - Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatalának 2 évente + 06.30. Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzata - Közérdekű adatok megismerésére irányuló igények 2 évente + 06.30. teljesítésének rendjét rögzítő Szabályzat - Közbeszerzési Szabályzat Évente 06.30+ Gazdasági osztályvezető ügyintéző, kontírozó könyvelő, Jegyző Jegyző Jegyző Jegyző - Munkavédelmi szabályzat Évente 06.30+ - Tűzvédelmi Szabályzat Évente 06.30+ Jegyző Jegyző -Ásotthalom Község Önkormányzata képviselői Évente 06.30+ Jegyző iratbetekintési joga gyakorlásának szabályzata -Közzétételi Szabályzat 2 évente + Jegyző Megállapodások a Hivatal és az önállóan működő Évente 06.30+ Jegyző intézmények között a munkamegosztásról és a felelősségvállalás rendjéről 31