IQDoc Megoldás a nagyvállalati iratkezelés problémáira Wéber Zoltán és Sudár Gábor
Miért az IQDoc rendszer?
Minősítés és Technológia Minősített iratkezelő rendszer (VERITAN Hírközlési és Informatikai Tanúsító Kft. Által) Megfelel a hatályos törvényi előírásoknak Technológiailag korszerű rendszer Microsoft alapú (.NET + Microsoft SQL Server) Három rétegű architektúra Szolgáltatás orientált Böngészőből elérhető, nem igényel kliens oldali telepítést
Funkcionalitás I. Széles körű, egyedi igényekhez igazítható funkcionalitás Teljes körű elektronikus iratkezelés Küldemények (központi vagy elosztott) érkeztetése Nagy teljesítményű küldemény szkennelés Automatikus, központi érkeztetőszám generálás Vonalkód nyomtatás és beolvasás E-mailek és faxok automatikus érkeztetése
Funkcionalitás II. Minden papír alapú irat elektronikusan is rendelkezésre áll Az iratok egyszerűen visszakereshetők Főszámos-alszámos iktatási filozófia Átlátható iratmozgások Testreszabott, hatékony ügykezelés Aláírás, láttamozás Statisztikák, beosztottak monitorozása
Következmények I. Sok időt felemésztő iratkezelési folyamatok automatizáltan működnek Egyszerűbbé válik az iratok, levelek, munkaanyagok visszakeresése Javul a vállalat reakcióideje, pontossága, hatékonysága, jelentősen csökkennek az adminisztrációs költségek Vezetők számára biztosíték, hogy nem veszhetnek el fontos iratok, hiszen minden elektronikusan is rendelkezésre áll
Funkciók részletesen
Iratkezelés folyamata Érkeztetés Érkeztetés a központi ügyiratkezelésen Feladás a megfelelő iktatóhelyre Iktatóhelyen Iktatás + szignálás Ügyintézés Lezárás Átmeneti irattárba helyezés Irattárba küldés Központi irattárban Selejtezés, megsemmisítés Levéltárba adás Kölcsönzés
Nagy teljesítményű szkenner integráció Érkeztetés Minden bontható küldemény digitalizálásra kerül már érkeztetéskor Érkeztetőszámmal és vonalkóddal ellátás Feladás a megfelelő iktatóhelyre Továbbítás az illetékes iktatóhelyig Iktatás csak egyszer E-mailek és faxok automatikus érkeztetése
Főszám-alszámos iktatási filozófia Főszám = ügy Alszám = irat Ügyek és iratok A rendszerben ügyeket és hozzájuk tartozó iratokat kezelünk Minden irat pontosan egy ügyhöz tartozik Egy ügyhöz tetszőleges számú (de legalább egy) irat tartozik Az ügy és az iratok is külön állapottal rendelkeznek
Ügyek és iratok
Naplózás és élettörténet Mindennek nyoma marad a rendszerben és visszakereshető Két szintű naplózás: Globális, rendszer szintű eseménynapló Minden esemény belekerül Küldemény, ügy és irat szintű napló: élettörténet Csak bizonyos események kerülnek be A bejegyzések részletesebbek és informatívabbak
Naplózás és élettörténet
Jogosultságrendszer A jogosultságrendszer rendkívül összetett A legapróbb részletekig szabályozni lehet, az egyes felhasználók jogosultságait Körülbelül 40 különböző privilégium (ami akár iktatóhelyenként külön kiosztható) Jogosultságok következményei: Menürendszer felépítése Műveletek elérhetősége Küldemények, iratok, ügyek láthatósága
Részletes keresések Lehet keresni küldemények, ügyek és iratok között Minden, a rendszerben szereplő adatra lehet keresni A keresési feltételek (személyre szabottan) elmenthetőekek
Részletes keresések
Szignálás A szignálás során jelölik ki az adott ügyben eljáró ügyintézőket és határozzák meg feladataikat Ügy iktatáskor a koordinátor személye eldől Szignálás fülön rendelhetünk ügyintézőket és/vagy iktatóhelyeket az ügyhöz illetve az irathoz Megkülönböztetünk: Ügy és irat szintű ügyintézőket Ügyintéző személyt és ügyintéző iktatóhelyet Lehetőség van egy szöveges leírás rögzítésére a kiadott feladattal kapcsolatban
Szignálás
Feladatlista Személyre szabott, minden felhasználó rendelkezik vele Olyan elemek jelennek meg benne, amivel a felhasználónak tennivalója van: Koordinátorság Ügyintézőség (ügy szintű vagy irat szintű) Aláíró vagy láttamozó A felhasználó csak azokat a műveleteket végezheti el a feladataival, amelyekre joga van A feladatok olvasottsága, elintézettsége monitorozható
Aláírás és láttamozás Láttamozás és Aláírás regisztrálható a rendszerben A láttamozók és aláírók feladatlistájában megjelennek az aláírandó és láttamozandó iratok Vezetői felhatalmazással az iktatóhelyi adminisztrátorok regisztrálhatják az aláírás illetve láttamozás megtörténtét Minden aláírás szükséges feladás előtt
Statisztikák
Ha egy üggyel nincs több teendő, le kell zárni Legkésőbb lezáráskor ki kell tölteni az ügy irattári tételszámát Irattárazás Az irattárazásért az (aktuális) ügygazda iktatóhely a felelős (aki indította vagy aki utoljára átvette) A lezárt ügyet később átmeneti irattárba lehet helyezni Az egy ügyhöz tartozó minden iratot együtt kell irattárazni Az irattárban minden ügynek 2 évet el kell töltenie, utána lehet központi irattárba adni Központi irattárba adás után az ügy kezelését az irattári tételszám határozza meg (selejtezhető őrzési idővel, levéltárba adható őrzési idővel, nem selejtezhető)
Felületek testre szabása Minden nézet tulajdonságai testreszabhatóak A beállításokat a rendszer felhasználónként menti el Beállítható: Oszlopok szélessége, sorrendje, láthatósága Elemek rendezése A nézetek egy gombnyomással exportálhatók Excelbe (xls formátumban) A nézetek szűrhetőek, kereshetőek
Felületek testre szabása
Munkafolyamatok definiálása A felhasználó önállóan tudja definiálni a folyamatot
Munkafolyamatok követése Beépített monitorozási képesség az ellenőrzésre, hatékonyság mérésére Ki, mikor, mit csinált? Határidő túllépések Figyelmeztetések Grafikus megjelenítés Testre szabható, részletes statisztika a futási adatokból
weber.zoltan@iqpp.hu