IMPORT EXPRESS ONLINE FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV importexpressonline.dhl.com AZ IMPORT EXPRESS ONLINE SEGÍTSÉGÉVEL GYORSAN ÉS PONTOSAN KÉSZÍTHETI ELŐ, ÉS KEZELHETI IMPORT SZÁLLÍTÁSAIT, MIKÖZBEN BIZTONSÁGBAN TUDHATJA PARTNERKÓDJÁT, ÉS BÁRMIKOR ELLENŐRIZHETI KÜLDEMÉNYE HELYZETÉT. Az Import Express Online célja, hogy az import szállítások során biztosítsa az importőrök és szállítók közötti hatékony kommunikációt az interneten keresztül. Segítségével az importőrök saját maguk irányíthatják import szállításaikat, míg a szállítók előkészíthetik, és kezelhetik a küldeményeket. Előnyök: Csupán néhány kattintással, online módon készítheti elő import küldeményeit, beleértve a szállítónak szóló utasítást tartalmazó e-mailek, fuvarlevelek, számlák és küldeményfelvételi megbízások elkészítését is. Bizalmasan kezelheti Import Express partnerkódját, mivel a küldemények megrendelése során nem kell megosztania azt szállítóival. Átláthatóbb a felek közötti kommunikáció, mivel az összes fuvarlevélszám és kapcsolódó szállítási adat (a partnerkód kivételével) könnyedén hozzáférhető minden résztvevő fél számára. Bármikor ellenőrizheti küldeményei aktuális helyzetét a szállítás során. A teljesen automatizált, online folyamatoknak köszönhetően jelentősen csökken a papírmunka mennyisége. Küldeményeit online módon, a nap huszonnégy órájában bármikor előkészítheti, kezelheti.
HOZZÁFÉRÉS ÉS REGISZTRÁCIÓ Semmilyen szoftvert nem kell telepítenie, programunkat az interneten keresztül érheti el, és a használata teljesen ingyenes. A DHL Import Express Online használatához az importőröknek mindössze egy Import Express partnerkódra van szükségük; a feladók partnerkód nélkül is regisztrálhatnak, és használhatják az alkalmazást. DHL Weboldal (Kérjük, válassza a www.dhl.hu weboldalt!) A DHL Import Express Online elérhető az alábbi linken közvetlenül VAGY importexpressonline.dhl.com a DHL weboldalán keresztül a www.dhl.hu oldalon. Ha már regisztrált ügyfelünk, kérjük, adja meg email címét és jelszavát! Javaslat Gyors belépéshez jelölje be a belépési mezők alatt látható üres négyzetet, így a rendszer emlékezni fog az email címére. ELSŐ LÉPÉSEK Belépés Amennyiben Ön, mint Importőr venné igénybe rendszerünket, és először kívánja használni az alkalmazást, kérjük, hogy regisztráljon rendszerünkbe! Regisztráció Ehhez kattintson a Regisztráljon Most gombra a Belépés gomb alatt, és kérjük, készítse elő az Import Express partnerkódját! Javaslat Importőrként a regisztráció során több Import Express partnerkódot is megadhat, vagy a későbbiek során is adhat hozzá partnerkódokat. Amennyiben Ön, mint Feladó venné igénybe rendszerünket, regisztrálhat DHL partnerkód nélkül is, és kialakíthat egy saját felhasználói profilt.
IMPORTŐRÖK ÚTMUTATÓ KÜLDEMÉNY ELŐKÉSZÍTÉSÉHEZ: KÜLDEMÉNY CÍMZÉSE Küldemény címzése Ön, mint Importőr, előkészítheti és továbbíthatja a küldeménnyel kapcsolatos instrukciókat a Feladója felé, Vagy akár megadhatja Ön is a küldemény részleteit a Feladó helyett. A Feladó és a Címzett adatainak és a küldeményre vonatkozó fontos részletek megadásával hozhat létre megbízásokat, visszakeresheti azokat, valamint nyomon követheti a küldeményeit. Feladó vagy Címzett keresése Ön, mint Importőr, adhat a Feladójának egyszeri megbízást, amivel a Feladó egy alkalommal adhat fel küldeményt Önnek, vagy egy harmadik személynek az Ön, Import Express partnerkódjával, vagy Ön, mint Importőr adhat állandó megbízást is, mellyel a Feladó bármikor feladhat küldeményt Önnek vagy egy harmadik személynek szintén az Ön Import Express partnerkódjával. 1A lépés: A küldemény instrukciók gyors elkészítéséhez gyakran használt Feladónál és Címzettnél válassza ki a Feladót és a Címzettet a Feladás helye és a Célállomás helye alatti legördülő menüből, majd kattintson a Következő gombra! VAGY Ha a Feladó vagy a Címzett adatai még nincsenek berögzítve, a Címjegyzék Megnyitása vagy az Új feladó létrehozása gombra kattintva új feladót adhat meg a címjegyzékhez. Dokumentumok elkészítése 1B lépés: A küldemény dokumentumainak létrehozásához válassza ki a Feladó nyelvét a legördülő menüből, és itt felhatalmazhatja a feladót a feladás helyének módosítására. Amennyiben ez egy új cím, kattintson az üres négyzetbe a címjegyzékbe mentéshez! Megjegyzés Ha a Feladó felhatalmazása a felvétel helyének módosítására rész üresen marad, akkor a Feladó nem tudja majd módosítani ezeket a mezőket.
ÚTMUTATÓ KÜLDEMÉNY ELŐKÉSZÍTÉSÉHEZ: KÜLDEMÉNY ADATAI Küldemény adatai 2A lépés: A Küldemény részletek képernyőn lehetősége van az Importőrnek: Üzenetet írni a Feladónak például a megrendelt tételekről, a rendelési azonosítókról, vagy kezelési utasításokról. Tetszés szerint csatolhat fájlt is, ami lehet például egy megrendelőlap, vagy bármilyen dokumentum. Lehetősége van külön partnerkódot választani a vám és az ÁFA fizetésére. Ehhez használja a legördülő menüt, ahol kiválaszthatja a megfelelő Import Express partnerkódot. Jelezheti, hogy szeretne-e email értesítést kapni a feladásokról, és azt milyen gyakorisággal, vagy beállíthat egy figyelmeztető email-t is, amennyiben az elküldött megbízásra a Feladó nem reagál egy meghatározott időn belül. Küldemény adatai (küldemény előkészítése a Feladó helyett) 2B lépés: A 2A lépésben leírtak mellett, amennyiben Ön, mint Importőr szeretné megadni a küldemény adatait a Feladó helyett, az alábbiakra is lehetősége van: Kiválaszthatja a csomagolás típusát, megadhatja a csomagok darabszámát és súlyát, valamint, hogy a küldemény vámköteles-e (válassza a nem-dokumentum opciót a vámköteles küldemény esetén, vagy válassza a dokumentum opciót a nem-vámköteles áruk esetében), és eldöntheti, hogy szeretne-e számlát készíteni online. Kiválaszthatja az igényeinek megfelelő szállítási szolgáltatást a megjelenő lehetőségek közül; a program csak olyan szolgáltatásokat kínál fel, amelyek az Importőr által megadott adatok alapján elérhetőek. Ha a kiválasztott szolgáltatás nem elérhető a feladás időpontjában, megadhatja, hogy a gyorsabb vagy az olcsóbb szolgáltatást preferálja inkább. Megjegyzés A megjelenített várható szállítási idő abban az esetben értendő, ha a küldemény rögtön feladásra kerül. A kézbesítési dátum változhat attól függően, hogy a küldemény mikor kerül feladásra. A kézbesítési dátum változhat attól függően, hogy a küldemény mikor kerül feladásra.
ÚTMUTATÓ KÜLDEMÉNY ELŐKÉSZÍTÉSÉHEZ: ÁTTEKINTÉS ÉS AZ INSTRUKCIÓK TOVÁBBÍTÁSA Küldemény adatainak áttekintése 3A lépés: Az Import Express Online lehetőséget ad Önnek, mint Importőrnek, hogy áttekintse a megadottt adatokat, mielőtt elüldené azt a Feladónak. Válasszon, hogy a Feladó számára egyszeri megbízást szeretne adni, vagy létrehozhat állandó megbízást is, hogy a Feladó használhassa az Ön Import Express partnerkódját rendszeres feladásokhoz. Kattintson a négyzetbe, ha szeretné, hogy a Feladó lássa a szállítási díjat. Javaslat ENGEDÉLYEK KEZELÉSE Amennyiben változtatni szeretne már megadott adatokon, kattintson a Vissza vagy a Mégsem gombra a lap alján. Amennyiben nem kíván módosítani, kattintson az Instrukciók továbbítása gombra a küldemény instrukciók email-ben történő elküldéséhez a Feladónak!
ENGEDÉLYEK KEZELÉSE 3B lépés: Állandó megbízások létrehozása a Feladók számára, és azok nyilvántartása az Engedélyek kezelése funkciónál. Adja meg a Feladó (From) és a Címzett (To) adatait a megfelelő legördülő menü segítségével, vagy használja a Címjegyzék Megnyitása menüpontot, hogy a Címjegyzékben már szereplő feladók közül választani tudjon, vagy kattintson az Új feladó létrehozása linkre új feladó vagy címzett létrehozásához! Kattintson a használni kívánt partnerkódra! Kérjük, ellenőrizze a cím részleteit, és, hogy melyik partnerkódot szeretné használni a szállítási költségek kiegyenlítésére és melyiket a vám és ÁFA fizetésére. Kattintson az Állandó megbízás engedélyezése gombra a lap alján! Ezt követően a Feladó kapni fog egy linket az Import Express Online közvetlen eléréséhez. Javaslat A Feladó egy email-t fog kapni, melyben értesülni fog arról, hogy egy Importőr állandó megbízást biztosított a számára. Az email-ben szerepelni fog az Ön, mint Importőr email címe, egy közvetlen link az alkalmazáshoz, valamint a belépéshez szükséges jelszó. KÜLDEMÉNYEK ÁTTEKINTÉSE ÉS NYOMON KÖVETÉSE Előzmények áttekintése és a küldemények nyomon követése 4. lépés: A küldeményei megtekintéséhez és nyomon követéséhez kattintson az Archív/Keresés fülre. Kattintson az oszlopok fejléceinek valamelyikére, hogy az adatokat a következők szerint tudja szortírozni: referencia szám, utoljára történt frissítés, feladó, ország, email cím, fuvarlevél szám, vagy állapot. VAGY Egy, már kitöltött küldemény nyomon követéséhez kattintson a Nyomon követés linkre az Állapot oszlopban! Lehetősége van továbbá új küdemény instrukciókat létrehozni, korábbiakat frissíteni vagy engedélyezni, vagy akár törölni.
IMPORTŐRÖK SZÁMÁRA EGYÉB HASZNOS LINKEK ÉS KÉPERNYŐK Saját Profil A Saját Profil képernyő a regisztrációkor megadott adatokat tartalmazza. Bármikor lehetősége van itt az adatok áttekintésére és frissítésére. Egy adott felület használatával kapcsolatos kérdéseire választ találhat a navigációs sávon található Segítség linkre kattintva, vagy a kitöltendő mezők mellett lévő Segítség feliratok egyikét választva. A Címjegyzék felületen lehetősége van a Feladó és a Címzett információk tárolására, amely nagyban meggyorsíthatja a küldemények előkészítését. Új Feladó vagy Címzett létrehozásához kattintson a megfelelő gombra, és adja meg a kötelező adatokat! Címjegyzék Címlisták exportálásához vagy importálásához kattintson a megfelelő gombra a képernyő alján! Válassza ki, hogy melyik címlistát szeretné exportálni vagy importálni (Feladóét vagy az Importőrét)! Kérjük, adja meg, hogy az exportálni vagy importálni kívánt fájl tartalmaz-e fejlécet, majd csatolja a fájlt, és kattintson az Exportálás/Importálás megkezdése gombra! Párosítsa a CSV fájlban lévő fejléceket az Import Express Online fejléceivel! Kattintson az Export/Import gombra! Ezt követően email-ben fog visszaigazolást kapni.
FELADÓK Kérjük, adja meg, és mentse el a pontos Feladó és Címzett adatokat, és adja meg a küldemény fontosabb adatait, hogy létre tudja hozni a küldeménnyel kapcsolatos instukciókat. Áttekintheti a berögzített adatokat, és nyomon követheti a küldeményeket. Önnek, mint Feladónak is van lehetősége hozzáférni az Import Express Online alkalmazáshoz. Vagy az Importőrtől kapott email értesítés segítségével, vagy közvetlenül az importexpressonline.dhl.com weboldalon a regisztráció után kapott saját felhasználónevével és jelszóval. E-mail értesítés FPO 1. lépés: Önnek, mint Feladónak a következő módokon van lehetősége belépni az Import Express Online alkalmazásba: Az Importőr által küldött email értesítésben található linkre kattintva, VAGY elérhetik az alkalmazást az alábbi közvetlen linken is: importexpressonline.dhl.com Megjegyzés Amennyiben az email értesítésben szereplő linken és ideiglenes jelszó segítségével lépnek be az Import Express Online alkalmazásba, úgy az első belépés alkalmával kérjük, változtassa meg azt, és a jövőben kérjük, hogy használja ezt a jelszót a küldemények feladásához! Közvetlen weboldal A már regisztrált Feladók az alábbi két részből álló felületet fogják látni. Új Küldemények Létrehozása: Ezen menüpont alatt Ön, mint Feladó, szállítási kérelmet küldhet egy DHL partnerkód tulajdonosnak, amelynek esetén a felmerülő szállítási költségeket a DHL partnerkód tulajdonosa fogja viselni, miután jóváhagyta a kérelmet. Küldemények Kezelése: Az Importőröktől kapott küldemény instrukciókat mutatja meg.
SZÁLLÍTÁSI KÉRELMEK: KÜLDEMÉNY ÖSSZESÍTÉSE Küldemény összesítése 2. lépés: Amennyiben a Feladó a belépéshez az email-ben található linket használja, abban az esetben a belépés után az Importőr által megadott küldemény instrukciók összefoglalását fogja látni. Kattintson az Elfogad gombra, hogy elfogadja az Importőr által küldött szállítási kérelmet a megírt formában! VAGY Amennyiben el kívánja fogadni a megbízást, de a felvételi címen változtatni szeretne, akkor kattintson a Felvételi cím változtatása majd Elfogadás gombra! VAGY Visszautasíthatja a szállítást bármilyen indokkal. Az indoklást a Visszautasítás oka mezőbe írhatja! Kattintson a Visszautasít gombra. Megjegyzés SZÁLLÍTÁSI KÉRELMEK: KÜLDEMÉNY OPCIÓK A Felvételi cím változtatása majd Elfogadás gombot a Feladó csak abban az esetben választhatja, ha az Importőr ezt a megbízás rögzítésekor engedélyezte a számára. Küldemény adatai 3A lépés: Amennyiben a megbízást elfogadta, megadhatja a küldemény egyéb fontos adatait, mint például a csomag típusa, darabszáma, összsúlya, csomagok tartalma, és ha vámköteles áru, akkor a deklarált értéket. Ha az Importőr a küldemény részleteit előre megadta Ön, mint Feladó helyett, akkor csak ellenőriznie kell az adatokat, és frissíteni őket, ha szükséges. 3B lépés: Továbblépéshez használja a Futárrendelés legördülő menüt a kért szolgáltatás kiválasztásához. Egyéb információkat a Speciális instrukciók mezőbe írhat. A felvételi időt országtól függően előre is megadhatja. Javaslatok Az Import Express Online segítséget nyújt a Feladónak a küldemény meghatározásában, hogy az vámárunak számít-e vagy nem. Kattintson a Segítség a döntésben gombra a Küldemény státusz mezőtől jobbra. Az Egyesült Államokból vámáru feladása esetén szüksége lesz a Feladónak egy érvényes ITN kódra, vagy egy FTR mentességre a legördíthető menüből.
Vám Információ 4. lépés: Válasszon a számla típusok közül a Számla típusa legördíthető menüből, attól függően, hogy kereskedelmi számlát vagy proforma számlát kíván a küldeményhez csatolni. Válassza ki a küldemény kivitelének típusát a legördíthető menüből! Végül kérjük, adja meg az áru adatait a megfelelő mezőket kitöltve, és kattintson a Hozzáadás gombra! Ismételje meg ezt addig, ameddig az összes áru adatait hozzá nem adta. Javaslatok Egyéb adatoknak a megadása a számlához nem szükséges, mint például a számlaszám, a szállítási feltételek, Egyéb megjegyzés és Egyéb Díjak. Amennyiben többféle árut kíván feladni, egyszerűen csak töltse ki a leírás, a származási ország, a mennyiség és az egységár adatokat, és kattintson a Hozzáad gombra! Kattintson a hozzáadás gombra minden egyes listázás mentéséhez. Miután kitöltötte a számlát, lehetősége van azt sablonként elmenteni a lap alján található üres négyzetben jelölve, majd nevezze el a fájlt! Szolgáltatás Opciók 5. lépés: A Szolgáltatás Lehetőségek képernyő a megadott feladó, címzett és a küldemény adatok alapján az összes elérhető szolgáltatást megmutatja. Továbbá látható a Feladó címe szerinti legkorábbi felvételi idő. Ha az Importőr egedélyezte Önnek, mint Feladónak a szállítási díjak megtekintését, úgy azok a szolgáltatások neve mellett láthatóak lesznek. Kérjük, válassza ki az Ön számára legmegfelelőbb szolgáltatást! Amennyiben az Importőr már kiválasztotta az igénybe veendő szolgáltatást, kérjük, ellenőrizze annak az elérhetőségét, és kattintson a Küldemény jóváhagyása gombra!
SZÁLLÍTÁSI KÉRELMEK: SZÁLLÍTÁS JÓVÁHAGYÁSA Küldemény jóváhagyása 6. lépés: A már megadott adatokat a Vissza gombra kattintva módosíthatja a Küldemény Jóváhagyása képernyőn. Amennyiben az adatok megfelelnek, fogadja el a Szállítási Feltételeket! FPO Kattintson a Küldemény Jóváhagyása gombra a folytatáshoz! Javaslat A küldemény instrukció bármikor törölhető a Mégsem gombra kattintva. SZÁLLÍTÁSI KÉRELMEK: DOKUMENTUMOK NYOMTATÁSA Dokumentum nyomtatása 7. lépés: Kérjük, válassza ki a nyomtatási opciót és a nyomtatni kívánt darabszámot! Kattintson a Nyomtatási Előnézet gombra a nyomtatandó dokumentumok (küldemény adatok összesítője, fuvarlevél, számla) megtekintéséhez, és kattintson a Nyomtatás gombra!
FELADÓ ÁLTAL GENERÁLT SZÁLLÍTÁSOK Önnek, mint Feladónak is van lehetősége szállítási kérelmet készíteni az Importőr számára. Az Importőrnek ezt jóvá kell hagynia, mielőtt Ön elküldhetné a küldeményt. Ebben az esetben is az összes szállítási költség az Importőrt fogja terhelni. Küldemény Instrukciók 1A Lépés Feladó: Ön, mint Feladó jelentkezzen be az Import Express Online alkalmazásba! Válassza ki a kívánt címzettet a Címjegyzékből! Adja meg a küldemény adatait, és válassza ki az Importőrt a legördülő menüből (amennyiben még nem történt ebben a Feladó-Importőr viszonylatban szállítás, úgy az Importőr email címét kell megadnia)! Válasszon az igénybe kívánt venni szolgáltatások közül! Végezetül kérjük, hagyja jóvá a kérelmet! Ezt követően az Importőr értesítést fog kapni email-ben a szállítási kérelemről. Feladó/Címzett adatok 1B Lépés Importőr: Az Importőr egy email értesítést kap, és belép az Import Express Online alkalmazásba. Megtekinti a Feladó által küldött szállítási kérelmet, és szükség esetén frissíti a számlázási adatokat. Ezután jóváhagyja, vagy visszautasítja a szállítási kérelmet. Végül Ön, mint Feladó email-ben fog értesítésülni az Ön szállítási kérelmének elfogadásáról, vagy adott esetben visszautasításáról. 1C Lépés Feladó: Az értesítés után Ön, mint a Feladó lépjen be az Import Express Online alkalmazásba! Tekintse meg az Importőr üzenetével frissített szállítási kérelmet! Végül nyomtassa ki a dokumentumokat, és rendeljen futárt!
Futárrendelés időzítése Amennyiben nincs Önöknél az adott napra állandó futár rendelve, könnyedén megadhatja azt a Futárrendelés Időzítése menüpont segítségével. Több küldeményhez is elegendő egyszer futárt rendelnie. Engedélyek kérése/megtekintése Kérjük, tartsa nyilván az Importőrök által biztosított állandó engedélyeket. Állandó engedély Egy, az Importőrtől kapott Állandó Engedély birtokában rendszeresen adhat fel küldeményeket! Adja meg az Importőr email címét! Válassza ki a címzettet! Kövesse az egyszeri feladás folyamatát!
FELADÓK SZÁMÁRA EGYÉB HASZNOS LINKEK ÉS KÉPERNYŐK Saját Profil A Saját Profil képenyő az Importőr által beírt adatokat tartalmazza. Ön, mint Feladó ezeket bármikor átnézheti, és frissítheti. Ehhez mindössze adjon meg egy új, vagy frissítsen egy meglévő adatot, és kattintson az Elküld gombra! Egy adott felület használatával kapcsolatos kérdéseire választ találhat a navigációs sávon található Segítség linkre kattintva. Javaslat További segítség található a kitöltendő mezők mellett lévő segítség feliratok egyikét választva. Kereskedelmi/Proforma számla sablonok Miután kitöltötte a számlát, lehetősége van azt sablonként elmenteni a lap alján található üres négyzetben jelölve, majd nevezze el a fájlt! Címjegyzék A Címjegyzék tárolja az összes berögzített címzett adatot, így nem kell azokat minden feladás alkalmával újra beírnia. A Keres mező használatával lehetősége van a bejegyzések név szerinti keresésére, vagy egyéb az Oszlopban található legördülő menüben látható kategóriák szerinti kilistázására.
DHL Express www.dhl.com 3/11