Tárgy: Beszámoló a XIII. Madzagfalvi Napok rendezvény lebonyolításáról Előkészítette: Koszecz Sándor igazgató Békés Városi Kulturális Központ Véleményező Oktatási, Kulturális és Sport Bizottság bizottság: Sorszám: III/3. Döntéshozatal módja: Egyszerű szótöbbség Tárgyalás módja: Nyilvános ülés Előterjesztés Békés Város Képviselő-testülete 2011. október 20-i ülésére Tisztelt Képviselő-testület! Békés Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 215/2011. (VI. 30.) határozatával jóváhagyta 2011. II. félévére vonatkozó munkatervét, mely szerint a T. Képviselő-testület a 2011. októberi ülésén tárgyalja meg a XIII. Madzagfalvi Napok rendezvény lebonyolításáról szóló beszámolót. Koszecz Sándor a Békés Városi Kulturális Központ vezetője elkészítette a 2011. évi XIII. Madzagfalvi Napok rendezvényről szóló beszámolót, melyet a jelen anyaghoz mellékelve terjesztünk T. Képviselő-testület elé. Kérem a T. Képviselő-testülettől, hogy a beszámolót szíveskedjen megvitatni és az alábbi határozati javaslatot elfogadni. Határozati javaslat: Békés Város Önkormányzata Képviselő-testülete a Békés Városi Kulturális Központ XIII. Madzagfalvi Napokról szóló beszámolóját elfogadja. Határidő: Felelős: intézkedésre azonnal Izsó Gábor polgármester Békés, 2011. október 10. Izsó Gábor polgármester... Jogi ellenjegyző... Pénzügyi ellenjegyző
XIII. Madzagfalvi Napok 2011. szeptember 3-4. Beszámoló A Madzagfalvi Napok hagyományosan a helyi értékekre, azok feltárására épülő, a város lakosságát megmozgató rendezvénysorozat. A mára kialakult rendezvényszerkezet is ezt a koncepciót tükrözi. Így idén is megjelentek a hagyományos rendezvény elemek, melyeket újabbak bevonásával kívántunk érdekesebbé tenni. Így idén is kitüntetett szerepet kaptak a vállalkozói aktivitást ösztönző rendezvényelemek. A rendezvény hagyományosan a város közösségi összefogására épül, így volt ez ebben az évben is. A rendezvény során számos intézmény, civil szervezet és vállalkozás partneri együttműködése valósult meg a Kulturális Központ koordinálása mellett. Ezúton is köszönet illeti az együttműködők partnerségét. Az idei rendezvény kijelölt időpontja változott a tavalyi időponthoz képest, így visszaálltunk az előző években kialakított szeptemberi első hétvégére. Több éves tapasztalat alapján szeptember első hétvégéje napsütéses, örömmel láttuk, hogy így volt ez idén is. Legnagyobb változás idén a rendezvény három naposról két naposra csökkenése volt. Ennek elsődleges oka a rendezvény alulfinanszírozottsága volt. Ennek az oknak alapvetően két oldala van. Egyrészt a fenntartói finanszírozási lehetőségek, másrészt a pályázati lehetőségek beszűkülése. Ezt kívántuk az egy napos csökkenéssel kompenzálni úgy, hogy a rendezvény a lehető legkevésbé sérüljön. Az átszervezés kapcsán gyakorlatilag a péntek esti nagykoncert maradt el. A péntek délutáni rendezvényelemek szombat délelőtt kerültek megrendezésre, így a városi közösségek bemutatkozására változatlanul lehetőség volt. Idén is különös figyelmet szenteltünk a családi programoknak. Ennek során az Erzsébet Ligetben több ingyenes gyermek és családi programot rendeztünk annak érdekében, hogy a kispénzű látogatók is jól érezhessék magukat a rendezvényen és ne az anyagi lehetőségek szabják meg a rendezvényen való részvételüket. Megvalósult rendezvényszerkezet Koncertek Szombat délután: Surman Zoli és a Békési Fiúk, Ats & Renko Együttes Szombat este: Tabáni István élőkoncertje kb. 5000 fő látogató Vasárnap délután: Face of the Moon Company zenekar, ÉdesKeserű Zenekar, Feszültség Zenekar Vasárnap este: X-Faktor élőválogatás, Vastag Csaba, Vastag Tamás, Király L. Norbert élőkoncertje, közreműködött az Abrakazabra Zenekar kb. 7000 fő látogató Szórakoztató produkciók Békés Városi Ifjúsági Fúvószenekar Madzagfalvi Ovibuli Jó ebédhez szól a nóta, Rácz Béla és Farkas Károly közreműködésével Belencéres Néptáncegyüttes Airsoft bemutató Rekeszmászó verseny Békés Bikája erősember verseny Kajakosok lampionos felvonulása Színjátszó matiné a békési színjátszók közreműködésével
Energy Dance Cool Divattánccsoport Bogár Transporter és Minibuszok Találkozója Városi Színjátszó Stúdió énekesei Tisza Kálmán Közoktatási Intézmény bemutatója Tűzijáték Hagyományőrző rendezvények Íjászat Baranta haditorna bemutató Lovaglás Körös-körül Kistérségi Amatőr Művészeti Fesztivál Mesterségbemutatók és népi játszóház a Békés Megyei Népművészeti Egyesület közreműködésével Kádár Ferkó Fotószínháza Sport rendezvények Jákó Kishalfogó verseny Madzagfalvi bicajtúra Madzagfalvi Teniszkupa IX. Körös-Kupa Labdarúgó Utánpótlás Torna Viharsarok női- és férfi kosárlabda-torna Rapid Gyermek és Felnőtt Sakkverseny Szuperbajnok verseny Gyermek Kispályás Labdarúgó-torna Madzagfalvi futás utcai futóverseny Fecó Fitness bemutatója Kikötő Kupa kajak-kenu duatlon és sárkányhajó verseny Gasztronómiai rendezvények Ízek utcája főzőverseny Civil közösségeket, lakosságot bevonó rendezvények Díszmadár-kiállítás Válassz engem! Kisállatok örökbefogadása és önkéntesek toborzása Madzagfalvi cica- és kutyaszépségverseny Kerékpárok díjmentes átvizsgálása, tanácsadás Kerékpáros Hárompróba Madzagfalvi hétpróba Íjászat, lovaglás Egészségügyi rendezvények Jázmin Patika Egészségsátor Véradás Város- és rendezvénymarketing Békés bemutatkozik a békésieknek kiállítás Virágos Békés fotókiállítás Főterünk másfélszáz éve fotókiállítás Elszármazottak találkozója A két nap alatt ugyanúgy hatvanegy produkció került megrendezésre mint az előző évben, ez is bizonyítja, hogy rendezvény napjainak csökkentése amellett, hogy jelentős anyagi megtakarítással járt, ne jelentette a rendezvény elemeinek csökkenését. A megvalósult program az 1. sz. mellékletben olvasható.
Rendezvénymarketing A rendezvénysorozat hirdetése összehangoltan több szálon történt. A helyi média partneri együttműködése mellett a nyomtatott megyei sajtóban is kiemelt figyelmet kapott a rendezvény. 5.000 db. szórólapot és 500 db. A2 méretű plakátot készíttettünk, melyet a megye számos pontján terjesztettünk. Honlapunkon előzetesként és a rendezvény során folyamatosan hírt adtunk a rendezvényről. Szponzorálás, forrásbevonás, vállalkozói aktivitás növelése Idén a Dreher Magyarország Kereskedelmi Kft. nem támogatta a Madzagfalvi Napok rendezvénysorozatát. Ez sajnos későn derült ki, így újabb támogatót nem tudtunk bevonni a rendezvény támogatásába. Idén is igyekeztünk bevonni a helyi vállalkozókat a rendezvénybe és különféle brandépítő lehetőségeket kínáltunk, melyek segítségével be lehetett kapcsolódni a rendezvénybe. Az együttműködés következtében idén harmadszor került meghirdetésre Madzagfalva legjobb termelője-, szolgáltatója- és kereskedője- verseny. A versenyre több mint 3000 szavazat érkezett, ez alapján került kihirdetésre a három verseny győztese, akik vándorserleget vehettek át a vasárnap esti koncert előtt. Idén vezettük be a Békés Kártyát így a rendezvény a kedvezménykártya promóciójának is kiváló alkalma volt. A több mint háromezer szavazat jelzi, hogy a verseny lakossági elfogadottsága jelentős, hiszen gyakorlatilag több mint a város 10 %-a fontosnak tartotta, hogy valamely vállalkozóra leadja szavazatát. Ez pedig megalapozza a vállalkozói kör további partnerszemléletű bevonását a rendezvényszerkezetbe, ami a szűkülő külső források kapcsán egyre fontosabb lehet a közeljövőben. Ezt a folyamatot erősíti a Békés Kártya projekt is. Idén csupán az első lépéseket tettük meg ebben az irányban. További ösztönző akciót jelentett a szórólapon megjelenő kuponrendszer, amelyet a Békés Kártya vállalkozói körének hirdettünk meg és ez további kedvezményes vásárlási akciókat jelentett a rendezvényt megelőző héten. Vendéglátás Előző évek gyakorlatának megfelelően július hónapban ajánlattételi felhívást tettünk közzé a Madzagfalvi Napok vendéglátásának biztosítására, ez alapján 2011. évben a Madzagfalvi Napok Vendéglátását a Gastro Party Service Bt. végezte. A szolgáltató a szerződésben foglaltak szerint teljesítette vállalásait. Finanszírozás A rendezvény finanszírozásában az alábbi komponensek jelennek meg: költségvetési támogatás vendéglátós bérleti díja árusok területfoglalási bérleti díjai szponzori támogatás belépőjegy (nem az intézményünknél jelentkezik)
A város és térség beszűkülő erőforrásai rányomták a bélyegét a rendezvényre. Gondos és takarékos tervezés mellett sem tudtuk a rendezvény költségvetését tökéletesen egyensúlyban tartani. Intézményünk pályázati aktivitása összességében átlag feletti, azonban éppen ez az a rendezvénytípus, melyre a pályáztatói logika miatt nem tudunk plusz forrásokat bevonni, hiszen erre a rendezvénytípusra tudatosan nem írnak ki pályázatot. Mindemellett a fizetőképes kereslet is évről-évre érzékelhetően gyengül. A jelenlegi rendezvényszerkezetet csak további plusz források bevonásával lehet fenntartani. Mivel központi forrásokból erre nincs lehetőség, meg kell vizsgálni a városi finanszírozás többletforrás bevonásának lehetőségeit. Itt fontos megjegyezni, hogy a városi támogatás az előző években mintegy 20 %-al csökkent. Ez a csökkenés ebben az évben is megmaradt, a rendezvényszerkezet és rendezvények száma viszont nem csökkent. Ehhez ugyanakkor hozzá kell tenni az évek alatti inflációt is. A három napos két naposra csökkenésével úgy tudtuk megőrizni a hagyományos rendezvény értékeit, hogy ugyanakkor a költségvetési deficit is kezelhető állapotban maradt. További bevétel növekedést jelenthetne, ha a rendezvényt alkalmassá tennénk az ÁFA visszatérítésre. Ehhez arra lenne szükség, hogy a rendezvény, vagy annak egyes elemei részvételi díjas legyen. Ez azonban a jelenlegi helyszínen nem valósítható meg. További költségvetés csökkenés esetén megfontolandó lehet a Dánfoki Üdülőközpont fokozottabb bekapcsolása a rendezvény megvalósításába. Ez azonban a következő évre vonatkozó döntés. A 2. számú melléklet tartalmazza a 2011. évi Madzagfalvi Napok költségvetését, a 3. számú melléklet pedig a 2007-2011 közötti költségvetések összehasonlító táblázatát. Ez alapján megállapítható, hogy a 2011. évi költségvetési támogatásunk a 2007. évi 63%-a. 2007. évhez képest a működési bevételek 99 %-ban teljesültek, idei évben történt jelentősebb csökkenés az egy nap kiesése miatt. A szűkösebb pénzügyi támogatáshoz igazodva a 2007. évhez viszonyítva a kiadások 51 %-ra csökkentek. Békés, 2011. október 7. Koszecz Sándor igazgató
1. számú melléklet: A részletes program
2. számú melléklet: Költségvetés Madzagfalvi Napok 2011 Önkormányzati támogatás 2 500 000 Bevételek 1 044 500 Kistérségi társulás- ei 120 000 Bevételek összesen 3 664 500 Kiadások 4 240 856 Egyenleg -576 356 Megnevezés Területbér vásárosok 596 500 vendéglátós 370 000 966 500 Egyéb bevételek (szponzori támogatások, nevezési díj) Reklám bevételek 70 000 Ízek utcája 27 500 97 500 Összes bevétel 1 064 000 Ebből Kiszámlázott termék és szolg.áfa -19 500 Összes bevétel 1 044 500 Külső személyi juttatás+járulékok takarító - mobil wc 25 357 25 357 Készletbeszerzés Karbantartás, kisjavítás Fellépési díjak Tabáni X Faktor hangosítás Édes Keserű Rácz Béla, Farkas Károly Tüzijáték Fotószínház (Kádár Feri) íjászat Baranta Lovaglás (Urkom Sz.) Körös-Körül. 62 925 62 925 0 825 000 Ft 815 000 Ft 637 500 Ft 750 000 Ft 60 000 Ft 30 000 Ft 512 500 Ft 7 000 Ft 20 000 Ft 15 000 Ft 10 000 Ft 48 000 Ft
3 730 000 Csoportos étkezés Körös-Körül 60 000 60 000 Egyéb üzemeltetési, fenntartási szolg. mentőügyelet 100 000 áram 21 109 szállítás-lisz Kft 0 121 109 Belföldi kiküldetés Kutya-cica, Körös-Körül. 10 520 10 520 Reprezentáció hétpróba Falatka 71 365 ízek utcája díjak italok 0 vendéglátás 46 400 117 765 Reklám és propaganda kiadások 0 Különféle adók, díjak, egyéb befiz. artisjus 113 180 113 180 Összes kiadás 4 240 856
3. számú melléklet: Összehasonlító táblázat 2007-2011. Madzagfalvi Napok Láncviszonszámok (változás az előző évhez képest) 2 011 2 010 2 009 2 008 2 007 2 006 2 011 2 010 2 009 2 008 2007 2006 Bázis =2007 Önkormányzati támogatás Bevételek Intézményi egyéb forrás 300 000 NKA színi találkozó 200 000 2 500 000 2 500 000 2 700 000 3 000 000 4 000 000 5 500 000 100% 93% 90% 75% 73% 63% 1 044 500 1 775 200 1 928 600 1 717 394 1 056 780 1 340 317 Területbér miatti pótei 176 600 292 812 Körös-Körül pótelőirányzat 120 000 120 000 Pályázat 2 000 000 3 664 Bevételek összesen 500 4 395 200 5 128 600 4 717 394 7 233 380 7 133 129 83% 86% 109% 65% 101% 51% 4 240 Kiadások 856 5 943 776 5 210 240 4 718 423 8 293 670 7 363 572 71% 114% 110% 57% 113% 51% -1 548-1 060 Egyenleg -576 356 576-81 640-1 029 290-230 443 37% 1897% 7934% 0% 460% 54% Megnevezés Területbér 966 500 1 680 000 1 381 000 696 650 300 000 Egyéb bevételek (szponzori támogatások, nevezési díj) 97 500 119 000 809 500 1 135 467 756 780 1 442 380 A költségvetési támogatásunk a 2007. évinek a 63 %-a. 2007. évhez képest a működési bevételek 99 %-ban teljesültek, idei évben történt jelentősebb csökkenés az egy nap kiesése miatt. A szűkösebb pénzügyi támogatáshoz igazodva a 2007. évhez viszonyítva a kiadások 51 %-ra csökkentek. A fellépési díjak évenkénti változása elhanyagolható mértékű, jelentős megtakarítás egyéb, járulékos költségek tekintetében történtek. (készletbeszerzés, reprezentáció, bér, artisjus) ebből: 2009-ben befolyt Őri Kft-től 561 850 1 064 Összes bevétel 000 1 799 000 2 190 500 1 832 117 1 056 780 1 442 380 Ebből A láncviszonszámok az évről évre történő változásokat mutatják mind a bevételek, mind a kiadások tekintetében. Kiszámlázott termék és szolg.áfa -19 500-23 800-261 900-114 723-102 063 1 044 Összes bevétel 500 1 775 200 1 928 600 1 717 394 1 056 780 1 340 317 59% 92% 112% 163% 79% 99% Külső személyi juttatás+járulékok 25 357 40 466 27 148 26 102 238 702 26 061 63% 149% 104% 11% 916% 11% Készletbeszerzés 62 925 42 403 239 011 274 275 257 306 155 504 148% 18% 87% 107% 165% 24% Szállítási szolgáltatás 180 688 124 920 164 652 142 415 0% 145% 76% 116% 0% Karbantartás 5 740 0% Szállás-étkezés 60 000 12 400 484% 3 730 Fellépési díjak 000 3 774 600 3 795 000 3 688 900 5 366 400 5 487 895 99% 99% 103% 69% 98% 70% Egyéb üzemeltetési, fenntartási szolg. 121 109 354 920 260 471 219 646 113 111 0 34% 136% 119% 194% 107% Vásárolt közszolgáltatás - oktatási költségek számla ellenében 0 0 35 000 0 0% 0% Vásárolt term. Szolg. Áfa 0 1 073 774 1 122 395 0% 0% Belföldi kiküldetés 10 520 43 587 24% Reprezentáció 117 765 365 873 392 391 267 729 115 159 179 902 32% 93% 147% 232% 64% 102% Reklám és propaganda kiadások 0 0 0 1 965 660 38 000 0% 5173% 0% Különféle adók, díjak, egyéb befiz. 113 180 230 013 315 531 116 851 37 680 211 400 49% 73% 270% 310% 18% 300% 4 240 Összes kiadás 856 5 943 776 5 210 240 4 718 423 8 293 670 7 363 572 71% 114% 110% 57% 113% 51%