Semmelweis Egyetem Testnevelési és Sporttudományi Kar (TF) A GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE Jóváhagyta a TF Kari Tanácsa a 892/2013. (IV. 11.) TF KT sz. határozatával Budapest, 2013.
I. A GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁG SZERVEZETI KERETEI 1. Kari keretek (1) A Kar elnevezése: Semmelweis Egyetem Testnevelési és Sporttudományi Kar (továbbiakban Kar) Székhelye: 1123. Budapest, Alkotás u. 44. (2) A Kar a Magyar Királyi Testnevelési Főiskola, a Magyar Testnevelési Főiskola és a Magyar Testnevelési Egyetem jogfolytonos szellemi öröksége, önkormányzattal rendelkező jogi személy. (3) A Magyar Testnevelési Egyetem jogutódjaként a Semmelweis Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata alapján jött létre. (4) A Kar a hatályos jogszabályi keretek között, az egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata és a kari Működési rend alapján működik. (5) A Kar ágazati irányítását az Emberi Erőforrások Minisztériuma látja el, gyakorolja továbbá az állam nevében a fenntartási jogokat. Ugyanezen minisztérium sportért felelős államtitkára látja el a sporttal kapcsolatos szakképesítés, felsőfokú szakirányú továbbképzés tekintetében a szakképesítéssel kapcsolatos miniszter jogkörét. (6) A Kar szakmailag önálló, önkormányzattal rendelkező, demokratikus elvek alapján működő intézmény. 2. A Gazdasági Igazgatóság szervezeti elhelyezkedése, szervezeti egységei (1) A Gazdasági Igazgatóság a Kar igazgatási, szerezési feladatokat ellátó központ funkcionális szervezeti egységeként tervezi és irányítja a Kar stratégiai jelentőségű kiemelt feladatainak megvalósításához szükséges erőforrások biztosításának és elosztásának folyamatát, meghatározza a végrehajtás módját, és a Kar más szervezeti egységeivel együttműködve részt vesz a döntések végrehajtásában. (2) A gazdasági igazgatóság vezetője a gazdasági igazgató. (3) A gazdasági igazgató a Kar működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatokat a dékán közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett végzi. (4) A gazdasági igazgató vonatkozásában a gazdasági feladatok ellátásához kapcsolódó szakmai módszertani irányítás, utasítás és ellenőrzés tekintetében a munkáltatói jogokat az egyetem gazdasági főigazgatója gyakorolja. 2
(5) A Gazdasági igazgatóság szervezeti egységei: a) a Pénzügyi és Számviteli csoport, b) a Műszaki csoport, c) a tűz-, munka- és vagyonvédelemi referens. 3. (1) A Humánpolitikai és Munkaügyi csoport, a Kar központi, a dékán irányítása alatt álló funkcionális szervezeti egysége, nem tartozik a Gazdasági igazgatóság szervezetébe. (2) A humánpolitikai jellegű feladatit a dékán, a munkaügyi, bérügyi feladatait a gazdasági igazgató felügyelete mellett látja el. (3) A csoport feladatait a kari Működési Rend tartalmazza, ebből a Gazdasági igazgatóságot érintő feladata: a) az alkalmazottak munkaügyi, bér- és társadalombiztosítási, személyi jövedelemadói ügyeinek intézése, b) a személyi juttatási előirányzat tervezése, a jóváhagyott előirányzattal kapcsolatos gazdálkodás szervezése, c) a bérezési, ösztönzési és juttatási rendszer kidolgozása, működtetése. 4. A Gazdasági Igazgatóság humánerőforrása (1) A főfoglalkozású foglalkoztatottak száma jelenleg 22 fő. (2) A munkakörök betöltésekor szüksége szakképzettséget, a munkaidőt, a munkaköri leírások illetve az azokat kiegészítő rendelkezések szabályozzák. (3) A Gazdasági Igazgatóság munkaköreit az 1. melléklet tartalmazza. II. MŰKÖDÉS, FELADATOK, SZAKMAI FOLYAMATOK 5. A Gazdasági Igazgatóság működési rendje (1) A hivatalos munkaidő: hétfő- csütörtök 7.30-16.00. óra; pénteken: 7.30-13.30 óra. (2) A hivatalos munka rendtől eltérő időrendben dolgoznak az udvari kisegítők, akiknek hivatalos munkaideje: hétfő-csütörtök: 6.00-14.00, péntek: 6.00-12.30. (3) Pénztár nyitvatartási rend: hétfő-csütörtök 9.00-14.00. óra; péntek: 9.00-12.00 óra. 3
6. A Gazdasági igazgatóság funkcionális feladatai (1) Gazdasági feladatok a) Költségvetési tervezés b) Pénzügyi és számviteli ügyintézés c) Forint és valuta pénztárkezelés d) Számlázás e) Költség kontrolling f) Leltározás, selejtezés g) Munkaügyi-, bérügyi-, társadalombiztosítási-, személyi jövedelemadózási ügyintézés, h) Ösztöndíj keretképzés, keretfelhasználás figyelés i) SAP és Neptun rendszerkezelés. (2) Logisztikai feladatok a) Kézbesítés b) Raktározás c) Készlet- és eszközbeszerzés (3) Műszaki feladatok a) Épület üzemeltetés b) Épület karbantartás, felújítás c) Épületgépészeti elemek (felvonó, klíma, közműrendszer, energia ellátás stb.) üzemeltetése, felügyelete d) Takarítás (4) Biztonsági feladatok a) Portaszolgálat b) Tűz-, vagyon és biztonságvédelem, munkabiztonság 7. A Gazdasági Igazgató feladatai (1) Az igazgatóság gazdálkodási rendszerének irányítása, működtetése, működésének ellenőrzése és folyamatos korszerűsítése. (2) Gondoskodik a Kar működéséhez és feladatainak ellátásához szükséges személyi- és tárgyi feltételek fedezetéről. (3) A költségvetési előirányzattal és a Kar által ellátandó feladatokkal összhangban megtervezi a működéshez szükséges létszám, bér, dologi és felhalmozási kereteket. A vezetői költségevetésben elfogadott keretek felhasználásának elveit a kari gazdálkodásban érvényesíti és ellenőrzi. 4
(4) Az anyagi pénzügyi eszközök rendeltetésszerű, gazdaságos és célszerű felhasználásának biztosítása, gondoskodás az egyetemi vagyon megőrzéséről, az intézmény használatában, tulajdonában lévő épületek, eszközök hasznosításáról. (5) Gondoskodik az üzemeltetési folyamatok működéséről, a gazdálkodási tevékenység belső szervezettségének, szabályszerűségének feltételrendszeréről és azok betartásáról. (6) A tervezés, a gazdálkodás, a számvitel, az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszer és az ezzel kapcsolatos ügyviteli rend kialakítása, ellenőrzése. (7) A kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, teljesítésigazolási rend kialakítása, karbantartása. (8) Gondoskodik a kari beruházások szakmai megszervezéséről, az egyetem épületeinek állagmegóvásáról, a szakszerű karbantartásról. (9) Minden egyéb, olyan gazdasági, műszaki, szolgáltatási és szervezés jellegű feladat ellátása, amivel a dékán megbízza. (10) Az előző évi költségvetés teljesítéséről szóló beszámoló elkészítése. (11) A pénzügyi év lezárása után beszámoló készítése a Kari tanács első ülésére az előző évi gazdálkodásról. (12) Figyelemmel kíséri a területet érintő törvényeket, jogszabályokat, egyetemi szabályzatokat és utasításokat, illetve ellenőrzi a betartásokat. 8. (1) A gazdasági igazgató felelős a) az Igazgatósághoz tartozó feladatok megbízható, pontos, színvonalas elvégzéséért; a munkafegyelem, a jogszabályok és a határidők betartásáért, betartatásáért. b) az Igazgatóság működési feltételeinek biztosításáért, a rendszeres gazdasági adatszolgáltatásért, az egyetemi szabályzatok betartásáért. c) a kari költségvetési előirányzatok, gazdálkodási keretek betartásáért, betartatásáért, a bevételi és a kötelezettségvállalási nyilvántartás rendjének kialakításáért, működtetésért. (2) A gazdasági igazgató jogosult a) jogszabálytól, vagy egyetemi szabályoktól eltérő működés esetén saját hatáskörben, vagy a dékánnál illetve a Kari tanácsnál i) szankcionálást kezdeményezni a gazdálkodási önállóságot korlátozó döntés meghozatalára; a Kar költségvetésének jogellenes felhasználása, vagy a költségvetési keret túllépése esetén ii) a Kar szervezeti egységének gazdálkodási önállóságát korlátozó döntés meghozatalára a szükséges indoklás bemutatásával. 5
b) a hatáskörébe tartozó operatív gazdasági intézkedések meghozatalára. c) a kari és szervezeti egységszintű gazdálkodáshoz szükséges adatok és információk hozzáférhetővé tételére, szolgáltatására. (3) A gazdasági igazgató javaslatot tesz a Kar költségvetési kereteire. (4) A gazdasági igazgató ellenőrzi a) a gazdálkodási keretek betartását és az erre irányuló intézkedések megvalósítását. b) az előírt feladatok, rektori, dékáni, főigazgatói vagy igazgatói körlevelek, utasítások, értekezleti határozatok végrehajtását, illetve a határidők betartását. c) az aláírási jogköre gyakorlása során az aláírandó kimenő iratok tartalmi és formai követelményeinek teljesülését. (5) A gazdasági igazgató a Kar nevében illetve a Gazdasági igazgatóság, a szolgáltató szervezeti egységek feladatai, gazdálkodási keretei vonatkozásában az aláírás, a kiadmányozás, az utalványozás, a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosult. 9. A Pénzügyi és Számviteli Csoport osztályvezetőjének feladatai (1) A Kar gazdálkodási rendszerének működtetése, működésének ellenőrzése, karbantartása; a gazdasági, pénzügyi, bérgazdálkodási, anyag, - eszközgazdálkodási és logisztikai folyamatokra vonatkozóan. (2) Gondoskodik az általa irányított területen szükséges, megfelelő felkészültségű személyi állományról. Feladata az általa irányított dolgozók munkájának beosztása, tevékenységük figyelemmel kísérése, munkavégzésük ellenőrzése. (3) A gazdasági szervezethez tartozó személyek által végzett tevékenységek szakmaimódszertani irányítása, szervezése, koordinálása, ellenőrzése, hiányosságok estén a szükséges intézkedések megtétele, a gazdasági igazgató rendszeres tájékoztatása. (4) Előkészíti az éves egyetemi vezetői költségvetéshez a kari bevételi, kiadási részterveket, a mindenkori költségvetési módszertani útmutató szerint összeállítja az éves költségvetési javaslatot. (5) A vezetője által meghatározott tárgyban vezetői döntés előkészítő anyag, közgazdasági elemzés készítése. (6) A költségvetési előirányzatok, gazdálkodási keretek betartása, a bevételi előirányzatok és a kötelezettségvállalások nyilvántartásának működtetése. (7) Gondoskodik a gazdálkodáshoz szükséges gazdasági adatok és információk összeegyeztetéséről, rendszerezéséről, nyilvántartásáról és a rendelkezésre bocsátásáról. 6
(8) A kari Gazdálkodási szabályzat elkészítése, évenkénti felülvizsgálata, aktualizálása. (9) A Gazdasági igazgatósági ügyrend elkészítése, évenkénti felülvizsgálata, aktualizálása. (10) A Gazdasági igazgatósági munkaköri leírások elkészítése, évenkénti felülvizsgálata, aktualizálása. (11) A HÖK vezetőivel együttműködve a kari hallgatói ösztöndíj keret megállapítása, a keretfelhasználás figyelemmel kísérése, és egyeztetése a Kontrolling igazgatósággal. (12) Az ellenőrzési jelentésekre intézkedési terv készítése és az abban foglalt feladatok végrehajtása, végrehajtatása. (13) Feladatai szabályos viteléhez betartja és betartatja a vonatkozó jogszabályokat, szabályzatokat, körlevelekben, utasításokban foglaltakat. (14) Távolléte esetén helyettesíti a gazdasági igazgatót pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés tekintetében. 10. A Pénzügyi és Számviteli Csoport csoportvezetőjének feladatai (1) A Kar gazdálkodási rendszerének működtetése a gazdasági, pénzügyi folyamatokra vonatkozóan. (2) A költségvetés tervezésekor összesíti a szervezeti egységek bevételi javaslatait és beszerzési igényeit, hozzárendelve az előző évi tényadatokat. (3) Támogatási szerződések, pályázatok figyelemmel kísérése, az elszámolásra benyújtott számlák ellenőrzése, SAP rendszerben történő iktatása, pénzügyi teljesítésre a Pénzügyi igazgatóság felé történő továbbítása. (4) Pénzügyi központok figyelemmel kísérése, új cikkszám, új CO rendelésszám igénylése, nem teljesült megrendelések törlése az SAP rendszerben. (5) Belföldi, külföldi kiküldetési rendelvények tartalmi és formai ellenőrzése, továbbítása pénzügyi teljesítésre. (6) Készpénzes számlák tartalmi, formai ellenőrzése. (7) Értékhatár feletti beszerzésnél Beszerzés minősítő lap elkészítése, továbbítása egyetemi véleményeztetésre. (8) Értékhatár feletti készpénzes kifizetésekhez az engedély megkérése a Pénzügyi igazgatóságtól. 7
(9) Gondoskodik a munkaköréhez tartozó adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettség teljesítéséről. (10) Gondoskodik a gazdálkodáshoz szükséges gazdasági adatok nyilvántartásáról, rendelkezésre bocsátásáról. (11) Intézkedési jogkörét meghaladó problémák azonnali jelzése az osztályvezető részére. 11. A Pénzügyi és Számviteli Csoport gazdasági ügyintézői feladatai (1) Titkársági feladatok a) Az egyetemi elektronikus iktatási és iratkezelési rendszerben a dokumentumok kezelése (fogadása, továbbítása), nyilvántartása. b) Napi bejövő levelek érkeztetése, iktatása a Poszeidon rendszerben. Kimenő levelek leírása, postázás iránti intézkedés. c) A Gazdasági igazgatósági jelenléti ívek beszedése, igazgatói aláírattatása, továbbítása a Humánpolitikai és Munkaügyi csoporthoz. d) A Gazdasági igazgatósági szabadságok nyilvántartása. e) Létesítményhasznosítási szerződések elkészítése, továbbítása pénzügyi intézkedésre a Pénzügyi és Számviteli csoporthoz. f) Busz rendelések koordinálása. g) Igazgatósági telefon kezelése, üzenetek vétele átadása, az igazgató munkájának támogatása. (2) Költségvetési tervezési feladatok a) Rendszeres kiadások megtervezése; szerződések és előző évi tényadatok alapján (kiegészítve a kapcsolódó eseti kiadások számbavételével). b) Közüzemi (GMSZ) kiadások tervezése. c) Szervezeti egységek, tanszéki kiadási igények összesítése. d) Egyéb központi kiadások tervezése. e) Intézményi saját bevételek tervezése, éves bevételi tervjavaslatok összeállítása. f) Éves elemi költségvetési tervjavaslat összeállítása főkönyvi számra tervezve (szervezeti egység, OM, saját bevétel nettó és bruttó bontásban). g) Hallgatói céljellegű előirányzatok tervezése (létszám és normatíva). (3) Kontrolling feladatok a) Költségvetési kiadások terv-tény szám alakulás folyamatos figyelése, ebből kari szintű osztályvezetői elemzés készítése. b) Jóváhagyott költségvetési keretek felhasználásának folyamatos nyomon követése, ebből időszakos osztályvezetői keret elemzés készítése. c) Bevételek terv szerinti teljesülésének jogcímenkénti nyomon követése (CO számonként). d) Ad hoc (egység szerinti) és időszakos osztályvezetői elemzések, beszámolók készítése bevételi jogcímenként, szervezeti egységenként. 8
(4) Pénzügyi feladatok a) Pénzügyi nyilvántartás, adatszolgáltatás i) Statisztikai kimutatások, különböző adatszolgáltatások elkészítése. ii) Az előírt pénzügyi nyilvántartások vezetése. iii) SAP havi zárások végrehajtás. b) Vevői számlák kezelése, ahhoz szükséges adminisztráció ellátása az SAP és Neptun rendszerben i) Vevő számlák kiállítása az SAP rendszerben, a vevő állományról Excel nyilvántartás vezetése (létesítmény hasznosítás, felnőttképzési tandíj stb.). ii) Vevő számlák kiállítása az SAP rendszerben, a vevő állományról Excel nyilvántartás vezetése (oktatási, költségtérítési díjak, egyéb oktatással összefüggő díjak). iii) SAP követelés állomány teljesülésének rendszeres havonkénti felülvizsgálata, egyeztetése, a behajtás érdekében szükséges intézkedések megtétele (Pénzkezelési szabályzat, kari Gazdálkodási szabályzat szerint). iv) Neptun rendszer aktív tételeinek (kiírt fizetési kötelezettségek) folyamatos ellenőrzése; az aktív tétel állományról a Tanulmányi osztály értesítése a behajtás érdekében. v) Részvétel a vevői szerződések előkészítésében. vi) A vevői szerződés nyilvántartás vezetése az SAP rendszerben. vii) Kapcsolattartás a szerződéses partnerekkel. viii) Kapcsolattartás a Pénzügyi igazgatósággal a követelésállomány rendezése érdekében. c) Szállítói szerződések, megrendelések kezelése i) SAP szerződés nyilvántartó rendszer naprakész vezetése, és a kari saját nyilvántartási rendszerben az állandó és eseti jelleggel kötött szerződések felvitele. ii) Kapcsolattartás a szerződéses partnerekkel. iii) Értékhatár feletti kötelezettségvállalások esetén a Beszerzés minősítő lap elkészítése és megküldése egyetemi minősítésre. iv) Megrendelések elkészítése és kötelezettségvállalási nyilvántartásba vétele. v) Megkötött szállítói szerződések kötelezettségvállalási nyilvántartásba vétele. d) Szállítói számlák kezelése i) Számlaiktatás a kari Excel formátumú belső nyilvántartási rendszerben. ii) Tartalmi és alaki megfelelőség, kapcsolódó szerződésekkel és megrendelésekkel való egyezőség ellenőrzése, korrekciók elvégzése. iii) Számla mellékletekkel történő felszerelése. iv) Telefonszámlához tartozó adózási nyomtatvány kitöltése (magáncélú használathoz). v) Taxi, mobiltelefon, reprezentációs kiadások kari szintű kimutatása. vi) Számlareklamációk kezelése, ügyintézése. vii) Fizetési felszólítások, egyenlegközlők, kamatterhelések ügyintézése. viii) Iktatás ZIK 02 SAP rendszerben, számlák utalás előtti utolsó ellenőrzése, továbbítása átutalásra a Pénzügyi igazgatóság felé. ix) Szállítói kifizetetlen számlaállomány és a likviditás folyamatos figyelése. 9
e) Házi pénztár kezelése, elszámolása i) Főpénztárból az ellátmány felvétele. ii) Házipénztári készpénz kezelése - pénztáros teljes anyagi felelősségével - ; nyilvántartások vezetése, elszámolások elkészítése. iii) Bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, a vonatkozó pénztári alapokmányok csatolása; a bizonylatok ellenőrzése és rögzítése az SAP rendszerben. iv) Pénztári előleg felvétel, elszámolás bonyolítása, a felvett előleg nyilvántartása. v) Napi készpénzállomány nyilvántartása (címletezve); napi zárás végrehajtása, napi pénztárjelentés készítése. A pénztárjelentés egyenlegét egyeztetni kell a tényleges készpénz állománnyal. A pénztárjelentésben az egyeztetés tényét a pénztár ellenőr aláírásával igazolja, az osztályvezető pedig ellenjegyzi. Az eltérés okát a megállapítás napján fel kell deríteni, ellenkező esetben az eltérést a pénztárosnak rendeznie kell, amiről jegyzőkönyvet szükséges felvenni. A jegyzőkönyvet a pénztárellenőr és az osztályvezető aláírásával látja el. vi) A készpénz többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt a pénztárosnak be kell fizetnie. vii) Heti egyszeri elszámolás készítése kincstári tranzakciós kódok szerint. viii) Ellátmánnyal való elszámolás a Főpénztár felé; pénztárjelentés lezárása, ellenőrzésre átadás az SAP rendszerben. ix) Valuta és Nemzetközi Edzőképző Tanfolyami (NET) pénztárvezetés, elszámolás. x) Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, kiadása. xi) Étkezési jegyek átvétele, kiosztása, elszámolás készítése a Főpénztár felé. xii) Pénztárzárás után a pénztárhelyiség biztonságos lezárása, a riasztó üzembe helyezése. xiii) A pénztár kulcsainak kezelése, pénztárzárás után elhelyezése a Humánpolitikai és Munkaügyi csoport páncélszekrényébe. xiv) A pénztár átadásról jegyzőkönyv készítése, ellenjegyeztetése. xv) Pénztárkezelési szabályzat előírásai szerinti rovancsolás. xvi) A házipénztár az egyetemi Pénzkezelési szabályzat szerint működik. f) Támogatási és pályázati szerződések nyilvántartása Excel táblázatban; a kapcsolódó dokumentumok összegyűjtése, az elszámolás figyelemmel kísérése. g) Egyeztetés, kapcsolattartás kari szervezeti egységekkel, központi szakigazgatóságokkal, vevő, szállító partnerekkel. h) A pénzügyi feladatok ellátásához szükséges jogszabályok, egyetemi és kari szabályzatok, előírások ismerete és betartása. (5) Számviteli feladatok a) Leltározással összefüggő szervezési és ügyviteli teendők i) Az egyetem által bevételezett tárgyi eszközök egyedi nyilvántartó lapra történő felvétele, SAP alleltárba való kihelyezése, eszközök leltári számmal történő ellátása (SAP azonosító). ii) Idegen tulajdonú és telephelyen kívüli használatra adott eszközök dokumentált nyilvántartása. iii) Negyedévenkénti önrovancs; jelentés a Leltárellenőrzési csoportnak. 10
iv) Az egyetemi Selejtezési szabályzat alapján a selejtezés végrehajtása; selejtezendő eszközökhöz külső szakvélemény bekérése, a selejtezett eszközök hasznosítása, elszállítása. v) Az egyetemi Leltározási szabályzat alapján a leltározás előkészítése, végrehajtása; leltározott mennyiség felvezetése a leltárívekre, alleltáranként jegyzőkönyv felvétele, leltáreltérésről igazoló jelentés, a leltározásról összefoglaló jelentés készítése. b) Jegyzetraktár kezelése i) A raktári forgalom rögzítése és a készlettel való egyeztetése az SAP rendszerben. ii) A forgalomról készített havi jelentés beküldése a Pénzügyi igazgatóságra. iii) A raktári csekkes és átutalásos bevétel befolyásról a dokumentumok összegyűjtése és egyeztetése. iv) Kapcsolattartás a vevő partnerekkel. 12. Műszaki Csoport (1) A műszaki és üzemeltetési tevékenység ellátása részben kari és egyetemi közalkalmazottakkal, részben szolgáltatási szerződés alapján foglalkoztatott, külső szakmunkásokkal történik. (2) Közalkalmazott látja el a műszaki vezetést és műszaki ügyintézést, az anyaggazdálkodást és szertárkezelést, a gondnoksági feladatokat, a római parti vízitelep és az uszodai üzemeltetést, valamint az anyagbeszerzést. Külső vállalkozó végzi a gépészeti és karbantartási festés, villanyszerelés, vízvezeték szerelési, valamint fűtői feladatokat. (3) A műszaki és üzemeltetési tevékenység ellátása az Alkotás utcai és a Római parti vízi sporttelepre terjed ki. 13. A műszaki vezető feladata (1) Gondoskodik a kari üzemeltetési folyamat működtetéséről, belső szervezettségének, szabályszerűségének feltételrendszeréről, és azok betartásáról, korszerűsítéséről. (2) Biztosítja az energia hordozók fogadó, tároló, elosztó, felhasználó létesítmények, berendezések és rendszerek, távközlési rendszerek gazdaságos üzemeltetését és karbantartását. (3) Elkészíti az éves felújítási, beruházási tervet. (4) Biztosítja az épületek, létesítmények, infrastruktúra karbantartását, felújítását. (5) Figyelemmel kíséri és elemzi a Kar karbantartási, üzemeltetési és energia költségek alakulását. 11
(6) Közreműködik a Kart érintő beruházások felújítások, műszaki előkészítésében. (7) Felügyeli és ellenőrzi a Karon folyó karbantartási, felújítási, beruházási munkálatokat, aktívan részt vesz a munkák műszaki átadás-átvételében. (8) Adatot szolgáltat külső- belső szervezetekben karbantartási, energetikai és egyéb műszaki jellegű paraméterekről. (9) Kapcsolatot tart a felügyeleti hatóságokkal, szolgáltatókkal. (10) Aktívan művezeti a karbantartó, illetve hőközpont kezelő csoportot. (11) Felügyeli a szolgáltatási csoporton belüli anyaggazdálkodási folyamatot. 14. A műszaki ügyintézők feladata (1) Műszaki ügyintézői feladat a) Kimenő és beérkező iratanyagok iktatása, gépelése, aláírattatása, sokszorosítása, irattárazása. b) A Pénzügyi csoporttól átvett számlák igazoltatása, felszerelése, továbbítása. c) A gazdasági igazgatósági titkárságtól átvett beszerzési igényekhez árajánlatok bekérése. d) Gondoskodik a hatáskörébe tartozó beszerzések bonyolításáról; festék, toner, patron, irodaszereke, uszodai vegyszer, magnézia stb. e) Gondoskodik a hatáskörébe tartozó berendezések javíttatásáról, karbantartásáról, cseréjéről (telefon, nyomtató, fénymásoló, írásvetítő, háztartási eszközök). f) A karbantartó csoport munkalapjainak nyilvántartása, irattárazása. g) Havi létszámjelentés elkészítése, szabadság, szabadidő megváltás nyilvántartása. (2) Szállítási feladatok a) Egyetemen belüli iratanyag szállítása, b) Központi pénztári ellátmány felvételhez, elszámoláshoz a pénztáros és az elszámoláshoz szükséges dokumentáció, pénz szállítása. c) Egyetemi sporthoz kapcsolódó szállítási feladatok ellátása. d) Nemzetközi Edzőképző Tanfolyami hallgatók szállítása. e) Műszaki ügyintézés. 15. Készletezési feladatok (1) A Kar eszköz- és készletraktározást nem folytat, raktárt nem működtet. A működéshez és karbantartáshoz beszerzett eszköz- és anyagbeérkeztetés, bizonylatolás, és az igénylő szervezeti egységekhez történő kiadás a készletező helyként is működő szertáron keresztül történik. 12
(2) Az anyagbeszerző által beszerzett eszközt, anyagot a szertáros érkezteti, egyidejűleg értesíti erről a karbantartó szakmunkást, vagy az igénylő szervezeti egységet. (3) A szertáros a) A szállító levél alapján ellenőrzi az áru beérkezést. b) Kiállítja az Anyag (eszköz) bevételezési jegyet i) A fogyóeszközt leltárba veszi. ii) A tárgyi eszköz leltárba vételt kezdeményezi a felelős számadónál. c) Kiállítja az Anyag (eszköz) kivételezési jegyet az eszköz, anyag átadáshoz. d) A számlára rávezeti a cikkszámot és a bevételezés megtörténtét. e) A szállítólevéllel és az Anyag (eszköz) bevételezési jeggyel felszereli a számlát, és átadja a beszerzést előkészítő műszaki ügyintézőnek. (4) A műszaki ügyintéző értékhatártól függően a számlához csatolja még az egyetem által aláírt Beszerzés minősítő lapot, és az így felszerelt számlát leigazoltatja és további ügyintézésre átadja a Pénzügyi csoportnak. 16. Karbantartási feladatok (1) Kari saját kivitelezésű karbantartás a) A karbantartási igény kezdeményezés a tanszékek, szervezeti egységek, gondnok által kiállított munkalappal történik. A munkalap 3 példányban készül; első példány a munkalap kiíró szervezetnél marad, a második példány a műszaki csoporté, a harmadik példány a karbantartást végző partneré. b) A munkalap alapján a karbantartás végrehajtásáért felelős szakmunkás az anyagigénylő tömbben tételesen felvezeti a karbantartáshoz szükséges beszerzendő anyagokat. c) A szertáros (anyaggazdálkodó) beárazza a beszerzési igényt és aláírattatja a műszaki vezetővel. d) A beszerzést előkészítő műszaki ügyintéző a beárazott anyagigénylő tömb példányt az beszerzés engedélyezése céljából benyújtja a gazdasági igazgatónak. e) A gazdasági igazgató által engedélyezett karbantartás munkalapjára a műszaki vezető rávezeti az elrendelem kifejezést, és végrehajtás céljából átadja az illetékes karbantartónak. f) A karbantartó szakmunkás a munkalap alapján átveszi a szertárból a beérkezett anyagokat. g) A karbantartás végrehajtását követően a karbantartó szakmunkás a munkalapot leigazoltatja a karbantartást kezdeményező szervezeti egységgel, tanszékkel, gondnokkal, és átadja a beszerzés előkészítést végző műszaki ügyintézőnek. h) A műszaki ügyintéző a munkalaphoz hozzácsatolja az anyagigénylő tömbpéldányt, és irattárazza. (2) Átalány jellegű szerződés alapján végzett karbantartás. 13
a) A gazdasági igazgató által engedélyezett karbantartás munkalapját a műszaki vezető átadja a karbantartást végző partnernek. b) Az elvégzett munkáról a karbantartó szakmunkás dekádonként összesítőt készít, és leigazoltatja a kari műszaki vezetővel. c) A karbantartást végző partner a benyújtott számlához hozzácsatolja a munkalapot. A számla teljesítés igazolását a Karon az erre felhatalmazott személy látja el. 17. Gondnoksági feladatok (1) Az oktatási feladatok figyelembe vételével az irodai és tantervi berendezések mozgatása, a beszerzések és selejtezések alkalmával a bútorok, eszközök, anyagok, helyszínre történő szállítása. (2) A Kar területén összegyűlt szemét tárolóedénybe, konténerbe gyűjtése, a szeméttároló edények kihelyezése a kijelölt elszállítási pontra. (3) A kari rendezvények alkalmával a terem berendezés, technikai infrastruktúra kihelyezés, biztosítás. (4) Napi kapcsolattartás a takarító céggel; munkájuk ellenőrzése, minősítése. (5) Az intézményi közterület (park, parkoló, udvar, külső lépcsők) takarítása, növények ápolása, fűnyírás, locsolás, avar eltakarítás. Télen szükségszerinti jégmentesítés, hó eltakarítás. 18. Római parti vízitelep üzemeltetési feladatok (1) Üzemeltetési feladatok a) A vízitelep épületeiben a rendszeres karbantartási munkák elvégzése. b) A telepre kihelyezett sporteszközök tárolása, megőrzése, karbantartása. c) Üzemviteli napló vezetése a gépek, vízi járművek üzemanyag fogyasztásáról. d) Közreműködés a vízi táborok lebonyolításában. e) A garzonház, és a barakk épület közös helyiségeinek, vizesblokkjainak tisztántartása. f) Csónakházak, tároló helyek tisztántartása. g) Felújítás utáni nagytakarítás elvégzése. h) Kertészeti feladatok ellátása, hó eltakarítás, jégmentesítés. 19. Uszoda üzemeltetési feladatok 14
(1) Üzemeltetési feladatok a) Uszodai működés biztosítása, teljes körű felügyelete. b) A működési rendellenességről, hiányosságról, munka-igénylőlap kiállítása, javaslattétel a megoldásra. c) Az uszoda házirendjének fenntartása, biztosítása, az uszoda napló naprakész vezetése. d) Uszodatér napi takarítása. e) Szauna üzemeltetés. f) Munka, tűz és rendészeti szabályok betartatása; szükség esetén mentők, tűzoltók, rendőrség értesítése. (2) Gépészeti feladatok a) Az uszodai gépház eszközeinek, berendezéseinek működtetése, karbantartása. b) A vízkezelési technológia pontos betartása, az uszoda vízminőség biztosítása. c) A medence vizek paramétereinek ellenőrzése, a szükséges szabályozási, technológiai műveletek elvégzése. d) Az üzemviteli napló naprakész vezetése. e) Az uszodai műszaki berendezések rendszeres ellenőrzése, karbantartása. f) A technológiai szabályozásnak megfelelően napi rendszerességgel a visszamosás végrehajtása. g) Vegyszerkezelési szabályok betartása, a vegyszerkészlet naplózása a méregkönyvbe. h) Leállások idején a gépész aktív közreműködése a karbantartási, felújítási munkákban. 20. Biztonsági feladatok (1) A portaszolgáltat szerződéssel foglalkoztatott vállalkozó látja el, kari felügyeletét a műszaki vezető gyakorolja. (2) A tűz-, vagyon- és biztonságvédelem, munkabiztonsági feladatokat egyetemi közalkalmazott látja el. Kari kapcsolattartója, és egyben felügyelője a műszaki vezető. 21. (1) Jelen szabályzat jóváhagyása napján lép hatályba. Dr. Radák Zsolt dékán s.k. 15
1. melléklet A TF Gazdasági Igazgatóságának munkatársai Munkakör Szakképzettség Létszám (fő) Munkaidő (heti) Igazgató Felsőfokú, szakirányú 1 40 óra Osztályvezető Felsőfokú, szakirányú 1 40 óra Ügyvivő szakértő Felsőfokú, nem szakirányú 1 40 óra Csoportvezető Középfokú, szakirányú 1 40 óra Pénzügyi ügyintéző (pénztáros) Felsőfokú, Középfokú szakirányú 1 40 óra Pénzügyi ügyintéző Felsőfokú, nem szakirányú 1 40 óra Pénzügyi ügyintéző Középfokú, szakirányú 1 30 óra Ügyviteli alkalmazott Felsőfokú, szakirányú 1 40 óra Felelős számadó Középfokú szakirányú 1 40 óra Műszaki vezető Felsőfokú, nem szakirányú 1 40 óra Műszaki ügyintéző Középfokú, szakirányú 1 40 óra Raktáros- szertáros Középfokú, szakirányú 1 40 óra Kézbesítő (műszaki ügyintéző) Alapfokú, nem szakirányú 1 40 óra Kisegítő (udvaros) Alapfokú, nem szakirányú 3 40 óra Kisegítő (udvaros) Középfokú, nem szakirányú 1 40 óra Úszómester Középfokú szakirányú 2 40 óra Uszodagépész Alapfokú, szakirányú 1 40 óra Gondnok Középfokú, szakirányú 1 40 óra Karbantartó Alapfokú, szakirányú 1 30 óra Takarító Alapfokú, nem szakirányú 1 30 óra 16