Fejlesztések és változások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerben 2006. 2006. Július
Tartalomjegyzék 3. oldal: Számvitel modul - Bizonylat egyenlegek rendbetétele 5. oldal: Számlázási modul - Számla forgalmi kimutatás EXCEL táblába 9. oldal: Emlékeztetőül - Havi zárás 12. oldal: Általános tudnivalók - Hibajelentés küldése e-mailben 14. oldal: Freeware, shareware programok - Adobe Reader, Total Commander és WinRAR - 2 -
Számvitel modul Bizonylat egyenlegek rendbetétele A bban az esetben, ha a bizonylatok Tartozik és Követel oldala nem egyezik meg egymással (tehát Tartozik vagy Követel egyenlege van egy bizonylatnak), lehetőségünk nyílik ennek korrigálására e segédprogram futtatásával. Elsősorban külső rendszerből történő átvétel során fordul elő olyan hiba, hogy egy bizonylatunknak Tartozik vagy Követel egyenlege lesz. A program a Szerviz menüponton belül, a Könyvelési időszak módosítása (F74) ablakban került bele a Számviteli modulba. 3
Indítsuk el a Szervízben található segédprogramunkat. A paraméterezésnél azt a Naplót kell megadni, amelyben a javításra szoruló bizonylatunk található (Naplóintervallum), az Eltérés mezőnél pedig azt a számot, amelynél ha kisebb az eltérésünk, abban az esetben a program minden további nélkül korrigálni fogja a bizonylatot. Ennek eredményeképpen eltűnik a bizonylatunkról a Tartozik vagy Követel egyenleg. 4
Számlázás modul Számla forgalmi kimutatás EXCEL táblába L ehetőség van a lekérdezéseknél egy olyan számlaforgalmi kimutatás elkészítésére EXCEL-ben, amely megmutatja, hogy a cégünk adott időszakban mennyi terméket forgalmazott, és ezek közül mennyi található még rendezetlen állományban (részkiegyenlítésekkel nem foglalkozik ez a programrész, csak a ténylegesen rendezetleneket nézi!). Alkalmas ez a kimutatás még árvizsgálatra is (kalkulált, cikk-, és partner árkategória vizsgálat). 1. Cikkenkénti rendezés 2. Partnerenkénti rendezés A lekérdezés a Számla forgalmi kimutatások menüpont alatt található. Számla forgalmi kimutatás EXCEL táblába (P3E) 5
Paraméterezési lehetőségek: Az iktatókönyvek és a dátumok beállítási lehetőségével kezdődik ez a programrész. Itt állíthatóak be a lekérdezni kívánt iktatókönyvek és az időszakok (Szlakelt, Teljesítés, Hat. idő, stb.), amikkel szűkíthető az eredményhalmazunk. A határnap-beállítás hasonló, mint a Határidőn túli kintlevőségek (X32) menüpontnál. A Határnap az a dátum, amely nap után figyeli a program a lejárt határidejű kintlévőségeket. Míg a Napok mező a fizetési határidő és a határnap között eltelt napok száma: -Ha a fizetési határidő > a határnap A program automatikusan felkínálja a legtágabb intervallumot. A kezdő mező azért negatív előjelű, mert a fizetési határidő későbbi dátum, mint a határnap. -Ha a határidő = határnap Nincs jelentősége a napok szűkítésének. Az előfizetői számlák esetében alkalmazható paraméterezési lehetőség. Az Egységár (amivel számol a program a kimutatás során) értéke lehet: Nettó vagy Bruttó. Beállíthatjuk, hogy kérünk-e Árvizsgálatot: 6
Kalk. Egysár: kalkulált egységár, az Egyenleg és a darabszám (Db) hányadosa. Cikk egysár: cikk egységár, a cikktörzsben rögzített egységár. Ha a Kalk. Egysár nem egyenlő a Cikk egysár-ral, akkor jelenik meg a * karakter az egységár oszlopa mellett, jelezve az egyenlőtlenséget (e * karakter alapján könnyebb Autoszűrést alkalmazni az EXCEL táblában!). Lehetőség van a cikktörzsben, ill. a partnertörzsben meghatározható árkategóriák alapján tovább szűrni az eredményhalmazunkat. Szintén további szűkítési lehetőségeket kínálnak a következő paraméterezési mezők: a Termék kategória (ha a Cikk karbantartásánál (P1111) beállítottunk ilyen kategóriákat, ill. Terméktípusokat), a Bizonylatszám, a Partner-intervallum, a Partnerjelző (lásd: előző!), és a Főkönyvi számla-intervallum. Többféle módon rendezhetjük az adatainkat, ezek közül két példa: a 1. cikkenkénti és a 2. partnerenkénti rendezés. 1. cikkenkénti rendezés 2. partnerenkénti rendezés 7
A lista típusa lehet: tételes, összevont, ill. mindösszesen. Excel átadás azt jelenti, hogy EXCEL táblába átkerüljenek-e az adataink. Ha Nem-re állítjuk, akkor Képernyőre kerülnek az adatok. Ha Igen-re állítjuk, akkor megadhatunk egy Adatútvonalat, hogy hol hozza létre az adatainkat tartalmazó EXCEL-táblát a program (ha nem adunk meg útvonalat, akkor a Dokumentumok mappába teszi), ill. a Táblanév mezőben az EXCEL-táblánk nevét adhatjuk meg. Szintén meghatározhatjuk itt a fejlécbe kerülő szöveget is. Miután lértehozta a program a kívánt EXCEL-táblát, beállíthatjuk azt is, hogy egyből megnyissa-e. Ehhez szükséges a RENDSZERVÁLTOZÓK-nál az EXCELPRG nevű rendszerváltozó megfelelő beállítása (adatútvonal!). 8
Emlékeztetőül Emlékeztetőül minden követésnél felelevenítünk egy-egy régebbi témát, ami a napi ügyfél tájékoztatói munkánk során többször is visszaköszön, így könnyítve meg egymás munkáját. Most a Havi zárás (F61) kerül terítékre! Havi zárás A modul feladata egy adott könyvelési időszak lezárása. Ez azt jelenti, hogy a lezárt hónapra, illetve korábbi időszakra könyvelési bizonylatot rögzíteni nem lehet. A rendszerben szintezett zárás található, ami annyit jelent, hogy a pénzügyi modulban történő zárás után a tételek a számvitelben még módosíthatóak, és ez fordítva is igaz. Az előfizetői modulban a havi zárást meg kell előzze a számlák sztornírozása menüpont futtatása. Zárás előtt gondoskodni kell az adatok mentéséről!!! A havi zárás a Zárás, nyitás menüpontból indítható. A Tárgyidőszak a lezárásra kerülő időszak első napja. A lezárásra kerülő hónap első napját ajánlja fel a rendszer, amely a Törzsadatokon belül, Rendszerparaméterek karbantartása (P119) menüpontban van beállítva, a RENDSZERVÁLTOZÓK között. 9
Zárás után a tárgyidőszak az lesz, ami eddig a A zárás utáni tárgyidőszak volt, és az ennél korábbi időszakra bizonylatot rögzíteni nem lehet. Természetesen az említett ponton (RENDSZERVÁLTOZÓK) is változik a Tárgyidőszak. A Számviteli modulban a Havi zárás (F61) ablakban található két pont, ami alapértelmezetten ki van pipálva. A Nyitott bizonylatok ellenőrzése megegyezik a Lekérdezéseknél az Egyeztetés (F3E) menüpontban található Bizonylatok ellenőrzése menüponttal. Azt ellenőrzi, hogy a bizonylatok Tartozik és Követel oldala megegyezik-e egymással. A Kivonat ellenőrzése megegyezik a fent említett Lekérdezéseknél, az Egyeztetés (F3E) menüpontban található Főkönyvi kivonat ellenőrzése menüponttal, ami az 1-4 és 5-9 számlaosztály eltérését vizsgálja. Tanácsos a havi zárás elindítása előtt ott lefuttatni az ellenőrzéseket, mert ebben a menüpontban kérhető tételes lista, amivel megkönnyíthető a hiba keresése és javítása, míg a Havi zárásnál (F61) csak azt írja ki, hogy valamilyen eltérés miatt a zárás nem futtatható. Ha lefuttattuk a havi zárást, és valami miatt szeretnénk mégis javítani a lezárt időszakban, akkor azt megtehetjük, ha visszaállítjuk a Törzsadatoknál, a Rendszerparaméterek karbantartása (P119) menüpont alatt a RENDSZERVÁLTOZÓK között a Tárgyidőszakot a javítani kívánt időszak első napjára. Ami úgy történik, hogy a RENDSZERVÁLTOZÓK-nál a Tárgyidőszak sorra duplán kattintva, feljön a Változó karbantartása ablak, és ott az érték sorban átírjuk az időszakot. 10
Ha nem szeretnénk, hogy ezt bármelyik felhasználó megtehesse, akkor a Törzsadatoknál az Ügyintézők karbantartása (P118) menüpontban ezt a jogot el kell venni. Fontos, hogy ebben az esetben a letiltott kolléga mást sem fog tudni módosítani a Rendszerparaméterek karbantartása (P119) képernyőn. Például egyetlen olyan programpontot sem fog tudni egymaga futtatni, ami kizárólagos indítást igényel, hiszen ilyenkor azon kívül, hogy mindenkinek ki kell lépnie a rendszerből, még az Aktív ügyintézők számát is át kell állítani egyre, ami ebben a menüpontban lehetséges. 11
Általános tudnivalók Hibabejelentés küldése e-mail-ben A hibaelhárítás könnyítése érdekében mostantól a hibaüzenet ablakból közvetlenül lehet e-mailt küldeni. Ha az Ön használ a gépén Outlook levelező rendszert, akkor lehetősége van a Precíz használata közben előforduló hibakóddal ellátott hibaüzenetet automatikusan elküldeni a support@cleansoft.hu ra az alsó sorban található E-mail gombbal. A képernyő sarkában megjelenik egy folyamatot jelző ablak, amíg tart a küldés. Ez az üzenet akkor jelenik meg, ha az Outlook nincs elindítva. Indítsa el az Outlook programot, majd az Igen gombra kattintva elindul a levélküldés. 12
Amikor az Outlook biztonsági védelme érzékeli a külső programból indított levél küldését, megerősítést kér a folyamat engedélyezéséhez. Igen gomb megnyomásával folytatódik a e-mail küldése. Kollégáink a postafiók rendszeres figyelése során észlelik az Ön üzenetét. Hibabejelentéskor hivatkozzon a már elküldött levelére. Ez az üzenet nem tud helyettesíteni egy hiba bejelentést, hiszen nem tartalmaz elég információt. 13
Freeware, shareware programok A es követésben újdonságként néhány ingyenes software is helyet kapott (a mellékelt lemezen megtalálhatóak az \software útvonalon). Ezek a programok jelentősen megkönnyíthetik munkánkat. Adobe Reader, Total Commander és WinRAR A z Adobe Reader 7.0.5. magyar nyelvű verziója egy teljesen ingyenes software, amely az elektronikus dokumentumoknál mostanában egyre gyakrabban használt PDF file formátumot tudja kezelni. A Precíz programban is lehetőség van a listáinkat PDF file-ba lekérni (tájékoztató füzetünket kérje ügyfélszolgálatunkon!), amelynek nagy előnye az összes többi formátumhoz képest (Word, Excel), hogy nem lehet belenyúlni, módosítani a dokumentumot, és megőrzi a lista jellegét (ellentétben az Excel-féle fileokkal). A Total Commander 6.54a magyar nyelvű verziója egy shareware program, amelyet egy hónapig lehet ingyenesen használni. A Total Commander egy remekül kezelhető file-kezelő software: a Windows Intézőnél (Explorer) sokkal gyorsabban és hatékonyabban tudunk vele a gépünkön dolgozni. Előfordulhat, hogy adatállományát javítás céljára bekérjük e-mailben, ilyenkor a Total Commanderrel oldható meg a legegyszerűbben az állomány tömörítése, darabolása. A WinRAR 3.51 szintén magyar nyelvű shareware program, amelyet 40 napig használhat a számítógépén. A rar-on kívül többfajta tömörítési technikát, formát ismer, és tud kezelni. Szintén hasznos segédprogramunk lehet az irodánkban. 14