H-1134 Budapest, Váci út 23-27. Postacím: 1325 Bp., Pf.: 355. Telefon: 465 2400 Fax: 349 1991 www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu Dokumentumkezelés SAP integrációval a Fővárosi Vízműveknél Készítette: Gróf Károly 1 Fővárosi Vízművek Zrt. www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
Dokumentumkezelés általában Dokumentum: a napi működés alapja és mozgatója, illetve a legális működés bizonyító erejű pillére Dokumentumkezelés: szükséges rossz Dokumentumkezelés: TEVÉKENYSÉG TÁMOGATÁSA Dokumentumkezelés az üzleti folyamatok valamely informatikai megoldással történő támogatását magába foglaló tevékenység Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység 2
Fővárosi Vízművek ZRt. Gazdasági Társaság Közfeladatot ellátó szervezet (1995. évi LVII. tv. a vízgazdálkodásról) Kettő eredménye: Gazdag jogszabályi környezet, megfelelési kényszer Sok adminisztrációs feladat Nagy kihívás a hatékony ügyvitel/dokumentumkezelés megszervezése 3 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
Fontosabb dátumok 1996-tól SAP bevezetés, fejlesztések (FI, CO, TRCM, AM, HR, SD, stb. modulok) 2002 SAP ISU bevezetés, ügyfélszolgálat modernizációja 2003 SAP DMS bevezetés (szerződés nyilvántartás, szállítói számlautalványozási workflow (digitalizálás) 2003-2004 Orchi általános dokumentumkezelő rendszer (digitalizálás) 2003-tól iratok csoportosítása: SAP releváns és nem SAP releváns iratok 4 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
2009. ELO Professional 6.0 bevezetése 2009-től új kötelezettség: tanúsított iratkezelő szoftver alkalmazása Felmerülő problémák és döntések: Minden eddigi ráfordítást dobjuk ki? Nem! Integráljuk a meglévő jól működő alkalmazásokat az új, tanúsított dokumentumkezelő rendszerhez! Megfelel ez a jogszabályi előírásoknak? Igen, mert a jogszabály engedi a külön nyilvántartásban kezelt iratok körének kialakítását megfelelő szabályozással 5 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
SAP DMS integráció kialakítása Hol legyenek az integrációs pontok? Kerülendő: dupla adatrögzítés Fontos: iratkezelési kötelezettség teljesítését támogassa (irattározás, raktári nyilvántartás, selejtezés, levéltári átadás, stb.) Döntés: SAP releváns iratok esetében vegyük át a metaadatokat az ELO-ba, mert az ELO támogatja a szükséges irattározási feladatokat 6 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
Dokumentumkezelési folyamatok Előkészítés Beérkező dokumentumok Iratkezelési csoport iktatás átvétel osztályok Szignálásra továbbadás SAP rel. dokumentumok szétválogatás Nem SAP rel. dokumentumok Iktatás Átadás vonalkód Küldemény vonalkód szkennelés vonalkód szkennelés ügyintézés Átvétel ügyintézők SAP Érkeztetés ICS Ügyintézés SAP feldolgozás érkeztetés érkeztetés átadás Lezárás 7 Fővárosi Vízművek Zrt. www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
SAP inetrfész funkciója A folyamat során az irattározásra kerülő iratok kerüljenek k iktatásra(azaz tá megfelelő lő főszám, illetve 1 alszám kerüljön kiosztásra) Irattárazáshoz szükséges adatok kerüljenek átadásra a SAP rendszerből az ELO rendszernek, itt ezek az információk mint metaadatok tárolódjanak. 8 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
Interfész technikai alapjai Az interfész technológiai alapját az ELO SAPALINK interfésze biztosítja. Ennek segítségével az ELO az SAP ArchiveLink interfészén keresztül képes kommunikálni az SAP rendszerrel A SAPALINK interfész részeként az SAP rendszerbe importálásra kerülnek az ELO SAPALINK interfészt támogató funkciós modulok. Ezek segítségével é biztosítható tó az adatátadás dá a két rendszer között. 9 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
ELO-ban SAP releváns ügyirat létrehozása Vonalkód rögzítése Ügyiratszám generálása 10 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
ELO-ba metaadatok importálása Ügyirat létrehozva Metaadatok importálva 11 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
SAP releváns ügyirat sémája Automatikusan feltöltött adatokkal 12 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
SAP releváns irat sémája Automatikusan feltöltött adatokkal 13 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
ELO - SAP partnertörzs Keresés Átemelés ELO-ba Szinkronizáció: i ió ha változik SAP oldalon a partner adata, frissül ELOban 14 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
2010 SAP ISU integráció SAP ISU ügyintézési workflow kialakítása Ügyfélszolgálati dokumentumok ELO-ban történő irattározása SAP DMS integráció analógiájára irattározáshoz szükséges metaadatok átvétele -> a nagy mennyiség, jobb kezelhetőség érdekében külön SAP releváns iktatókönyvbe, új séma kialakításával Szkennelt kép átadása a SAP-nak az ELO oldalon kialakításra került egy Átadás SAP-ba funkció -> az átadott irat 61 Átadva SAP-nak státuszt kap 15 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
2010 ELO -> SAP átadás A szkennelt kép az átadás során (a kiegészítő metaadatokkal) bekerül a Livelink archívum SAP releváns csatornájába, mintha az a szkennelés során került volna oda. 16 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
2010 SAP-> ELO átadás SAP-ból történő dokumentum átmozgatás: A szkennelt kép megjelenik az ELO feldolgozásra váró dokumentumai között ött egy átmeneti ti tárolóhelyen l Az ELO-ban feldolgozást végzők E-mail-ben értesülnek az átadásról 17 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
2010 SAP-> ELO átadás Az egy adott napon beérkezett és szkennelt dokumentumokról az ELO irattáros felhasználói E- mail-ben értesülnek, hogy az iratok irattározását meg lehet kezdeni. 18 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
2010. Jogi modul bevezetése Eltérő metaadatok volt szükség Tárgyalások, tartozások t nyomon követése Figyelmeztető E-mail értesítések tartozások esedékességéről, tárgyalásokról Jogi akta séma 19 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
2010. MSZO határidő figyelés Mérnökszolgálati osztály Nem ELO felhasználók számára á automatikus tik figyelmeztető E-mail értesítés generálás ügyintézési határidő közeledtéről 20 Fővárosi Vízművek Zártkörűen Működő Részvénytársaság www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu
Köszönöm a figyelmet! Gróf Károly E-mail: karoly.grof@vizmuvek.hu Tel: +36-30-626-840930 626 21 Fővárosi Vízművek Zrt. www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu