A szabálytalanságkezelési eljárás összefüggései, gyakorlati működése Szabó Tamás Intézmény Ellenőrzési főosztályvezető 2015. december 17.
A szabálytalanság kezelés jogszabályi Jogszabályi környezet: környezete A Bkr. 6. (4) bekezdés a költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanság kezelés rendjét. Megjelenési formája: Az SZMSZ mellléklete vagy külön szabályzat
Alapfogalmak Szabálytalanság annak a gyanúja, hogy az előírások megszegése sérti vagy veszélyezteti a források rendeltetésszerű felhasználását, valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérés. Típusa korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. Előfordulása A szabálytalanság az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat.
A szabálytalansági eljárás célja a hibák, hiányosságok javításra, pótlásra kerüljenek, szabályszerűen kerüljön végrehajtásra a gazdasági művelet, csak az elszámolható, szabályosan keletkezett költség kerüljön kifizetésre, (két helyen számolják el) az ismétlődő szabálytalanságok, tévedések és visszaélések megelőzése, megakadályozása, a megvalósítási rendszer hiányosságainak kiszűrése.
A szabálytalanságok fogalomköre Következmény szabálytalansági eljárás megindítás, amelynek során a szabálytalanság-felelős együttműködve a szabálytalansági eljárás vezetőjével feltárja az elkövetett szabálytalanságokat, tévedéseket, illetve visszaéléseket, valamint javaslatot tesz az ezek következtében szükségessé váló korrekciók megtételére az ügyvezető részére a szabálytalanságokra vonatkozó mindenkor érvényes hazai és uniós jogszabályoknak, valamint eljárásrendnek megfelelően.
A belső ellenőrzés szerepe a szabálytalanságok kezelésében A belső ellenőrzés meghatározó szerepet játszik abban, hogy a szabálytalanságok elkövetésére utaló jelek azonosításra kerüljenek. (küldetés) A belső ellenőrnek a szabálytalanságok kiemelkedően súlyos eseteit, illetve azok bekövetkezésének lehetőségét kell felismerni és megkülönböztetni.
A belső ellenőrnek megfelelő ismeretekkel kell rendelkezni ezen jelek felismeréséhez, azonban az nem várható el tőlük, hogy olyan szaktudással rendelkezzenek, mint azok a személyek, illetve hatóságok, akiknek elsődleges feladata a szabálytalanságok feltárása és kivizsgálása. A belső ellenőrzés felelős azért, hogy a (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését megelőzzék. Ez elsősorban az intézet azon tevékenységeire, működési területeire vonatkozik, ahol magas a szabálytalanságok előfordulásának kockázata. Ezek megakadályozása olyan feladatok végrehajtásából áll, amelyek kiküszöbölik az elkövetés lehetőségét, illetve korlátozzák az okozott kár mértékét.
Az ellenőrzések során a belső ellenőrnek értékelni kell Az intézményi környezet elősegíti-e a tudatos ellenőrzést? Valóságos szervezeti célokat és célkitűzéseket állítottak-e fel? Léteznek-e írott eljárásrendek, amelyek meghatározzák a jogellenes tevékenységeket és a szükséges intézkedéseket, amennyiben ezen el_írások megszegését feltárták? A információs csatornák ellátják-e a vezetést megfelelő és megbízható információval? Kialakítottak-e megfelelő (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszert, azt hatékonyan működtetik-e? A szervezeten belül megvalósul-e a feladat- és hatáskörök megfelelő elkülönítése? A belső ellenőrzés meghatározó szerepet játszik abban, hogy a szabálytalanság vagy csalás elkövetésére utaló jelek azonosításra kerüljenek.
Folyamatos értékeléssel a belső ellenőr javaslatokat és ajánlásokat ad: az intézet igazgatójának a hatékonyabb kontroll rendszer működése érdekében. (kontroll rendszer megfelelő kiépítése, folyamatos javítása) annak érdekében, hogy a szervezeten belüli eljárások és szabályzatok minél hatékonyabban akadályozzák meg a szabálytalanságok bekövetkezését, minimalizálják azok bekövetkezésének lehetőségét.
A szabálytalanságok alapesetei szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.) nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság)
A szabálytalanságok megelőzése a szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása, kezelése elsődlegesen a szervezet igazgatójának felelőssége. (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a szervezet (szabályzatok harmonizálása, aktualizálása) a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető, szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.
A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében A szervezet valamely munkatársa észlel szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot az intézet valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni az osztályvezetőt, vagy a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben az osztályvezető, szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén az irányító szervet kell értesítenie. Ha a szervezeti egység vezetője megalapozottnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti az igazgatót. Az igazgatónak kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. A szervezet igazgatója észleli a szabálytalanságot Az igazgató, illetve a szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.
A belső ellenőre észleli a szabálytalanságot A belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúját észleli, haladéktalanul köteles értesíteni az intézet igazgatóját. A gazdálkodási rendet sértő, a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja esetén a belső ellenőr köteles ellenőrzési jegyzőkönyvet felvenni. A belső ellenőr, illetve a saját maga által észlelt szabálytalanság gyanújának esetén köteles a költségvetési szerv vezetőjét, a költségvetési szerv vezetőjének érintettsége esetén, az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni és javaslatot tenni a megfelelő eljárás megindítására. (Bkr. 17. f) pont). A költségvetési szerv vezetőjének ( annak érintettsége esetén az irányító szerv vezetőjének) kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról. A belső ellenőrzés nyomon követi az intézkedéseket (Bkr. 10. ). Intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, annak végrehajtása.
Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenőrzést gyakorló szervei, stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az intézetnek intézkedési tervet kell kidolgozni.
SzabálytalansággaI kapcsolatos eljárások nyomonkövetése Az intézet igazgatója: nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét, figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását, a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanság-lehetőségeket beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés) keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.
A szabálytalanságok/intézkedések nyilvántartása Az intézet igazgatója: a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat az iratkezelési szabályzat szerint. nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a kapcsolódó pénzügyi, lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési szabályokat.
A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, megindítása A szervezet igazgatója felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti, az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben az igazgató vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.
Büntetőeljárás megindítása A Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény 4. (1) bekezdése szerint: bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A pénzügy területen pl. számvitel rendjének megsértése, hűtlen kezelés, hanyag kezelés (gondatlan elkövetés), sikkasztás A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak hivatali kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében (pl: belső ellenőrzés során) tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozó hatóságnál kell megtenni.
Kártérítési eljárás megindítása A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:519. kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól a károkozó, ha magatartása nem volt felróható. (Felróhatóság: úgy kell eljárni, ahogy az adott helyzetben általában elvárható.) A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) XIV. fejezet, a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései.
Szabálysértési eljárás megindítása A szabálysértésekről szóló 2012. évi II. törvény 1. (1) bek. szerint szabálysértés az a e törtvény által büntetni rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra. A pénzügyi-gazdálkodás területén a vámszabálysértések szerepelnek. A törvény az általános eljárási szabályok között foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 78. (1) bekezdése kimondja, A szabálysértési eljárás feljelentés, vagy a szabálysértési hatóság vagy a bíróság hivatali hatáskörében szerzett tudomása, illetve a helyszíni bírság kiszabására jogosult szerv vagy személy általi észlelés alapján indul meg.
Fegyelmi eljárás megindítása Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Kjt., megfelelő rendelkezései az irányadók.
ISO 9001:2009 szabvány Az MSZ EN ISO 9001:2009 minőségbiztosítással / minőségirányítással foglalkozó szabványcsoport maghatározó tagja. Ez a szabvány tartalmazza a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos követelményeket. A független tanúsító általi tanúsítás eljárása (auditálása) után a tanúsító kiállít az adott szervezetre egy tanúsítványt, amivel igazolja az ISO 9001 szerint kialakított minőségirányítási rendszer követelményeknek megfelelő működését.
Szabálytalanság kezelés a MIR-ben Helyesbítő tevékenység (Tevékenység egy észlelt nem megfelelőség okának megszüntetésére) Megelőző tevékenység (Az előfordulás megelőzése érdekében hajtják végre)
Helyesbítő tevékenység Hibát jelző ellenőrzési adatok, Balesetek, Reklamációk, beteg elégedetlenség, jelzések egyedi és ismétlődő problémákról.
A hibákat, hiányosságokat tipizálják. Szabályozatlansággal kapcsolatos) A tipizált szabálytalanság könnyebb, egyszerűbb, valamint egységesebb beazonosítást szolgálja. (Pl: Alkalmazása lehetővé teszi a hatékonyabb kockázatelemzést, s ennek nyomán a preventív szemlélet meghonosodhat.
Megelőző tevékenység Helyesbítő tevékenységhez kapcsolódóan feltárt hiányosság általánosításból származó probléma megszüntetésekor, Folyamatok teljesítményének elemzésekor, Új folyamat, tevékenység, szolgáltatás bevezetésére történő felkészüléskor
Nem megfelelőség: 1. Rendszeres ellenőrzéskor tapasztalt eltérés 3. Külső audit 2. Minőségirányítási belső audit 4. Egyéb nem-megfelelőség A nem-megfelelőség részletezése: Dátum: Aláírás: A helyesbítő intézkedés kidolgozása, megvalósítása Sorsz. Munkaszakasz Alkal mazott módsz er Felelős 1. Megoldás tervezése 1. Megoldás alkalmazása Bevezetés dátuma: Aláírás Utóellenőrzés eredménye: Dátum: Aláírás
Köszönöm a megtisztelő figyelmet!