A MISKOLCI EGYETEM BELSŐ KONTROLL RENDSZERE. Miskolc, 2014.

Átírás

1 A MISKOLCI EGYETEM BELSŐ KONTROLL RENDSZERE Miskolc, 2014.

2 PREAMBULUM Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (Áht.) és 69. -a szabályozza az államháztartási kontrollok rendszerének, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszerének kialakítását és működtetését. 61. (1) Az államháztartási kontrollok célja az államháztartás pénzeszközeivel és a nemzeti vagyonnal történő szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. (4) Az államháztartás belső kontrollrendszere a költségvetési szervek belső kontrollrendszere - beleértve a belső ellenőrzést - keretében valósul meg. 69. (1) A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok: a) a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre, b) az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és c) megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól. (2) A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A fenti jogszabályban foglaltakat az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) egészíti ki, de a költségvetési szervek belső kontrollrendszerére vonatkozó részletes szabályozást, valamint az intézmény vezetőjének ehhez kapcsolódó kiemelt feladatait a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a határozza meg. 3. A költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő a) kontrollkörnyezet, b) kockázatkezelési rendszer, c) kontrolltevékenységek, d) információs és kommunikációs rendszer, és e) nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. 4. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek biztosítják, hogy a) a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel, b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra,

3 c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével. 5. (1) A költségvetési szervek belső kontrollrendszerét az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók megfelelő alkalmazásával kell kialakítani és működtetni. (2) A belső kontrollrendszer fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső ellenőrzést, kormányzati szintű ellenőrzést végző szervek és a belső ellenőrzési tevékenységet végzők által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat. A fenti szabályozás értelmében a költségvetési szerv vezetője köteles: A szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, valamint ehhez kapcsolódóan elkészíteni és folyamatosan aktualizálni az intézmény ellenőrzési nyomvonalait (FEUVE), A kockázati tényezők figyelembevételével évente kockázatelemzést végezni és a kockázatkezelési rendszert folyamatosan működtetni, a kockázatokra tett intézkedések folyamatos nyomon követésével, Szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét. Olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez (az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva). A Miskolci Egyetem belső kontroll rendszerének részei A./ Miskolci Egyetem FEUVE szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje B./ Kockázatkezelési szabályzat C./ A Miskolci Egyetem kontroll tevékenységei, a költségvetési gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalainak rendje

4 A Miskolci Egyetem nyomvonalainak költségvetési - gazdálkodási főfolyamatai 1. Költségvetés tervezés, előirányzatok kezelése 2. Humán erőforrás gazdálkodás, személyi juttatások kiadásai 3. Vagyongazdálkodás, tárgyi eszköz és készletgazdálkodás 4. Vagyonvédelem, munkavédelem, tűz-és biztonságvédelem 5. Pénzkezelés 6. Pénzgazdálkodási folyamat (bevételek és kiadások) 7. Számviteli nyilvántartás, adatszolgáltatás 8. Intézményi (belső) szolgáltatások 9. Hallgatókkal kapcsolatos bevételek és kiadások

5 SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE Miskolc, 2014

6

7 sz. Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE A MISKOLCI EGYETEM SZENÁTUSÁNAK 155/2014. SZ. HATÁROZATA Készült 8 példányban. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

8

9 Kiadásért felelős: Dr. Szakály Dezső főtitkár Kiadja a Miskolci Egyetem Miskolc-Egyetemváros, 2014

10 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje A4 Tartalomjegyzék Fejezetszám F e j e z e t c í m Old. szám Vált. szám Bevezetés dátuma I. A szabálytalanságok kezelési rendjének célja, tartalma Szabálytalanságok kezelésének célja 1 1 A A szabálytalanságok kezelésének tartalma 1 II. A szabálytalanságok fogalma, megelőzése 1 A szabálytalanságok fogalma 1 A szabálytalanságok megelőzése 3 III. A szabálytalanságok észlelése 4 A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerben 4 IV. Az intézkedések, eljárások meghatározása 5 A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása 5 V. Az intézkedések, eljárások nyomon követése 5 A rektor feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) során 5 VI. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása 6 A rektor feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során 6 VII. A jelentési kötelezettség 6 Jelentési kötelezettségek 6 VIII. Záró rendelkezések 7

11 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 1 A4 A Miskolci Egyetem (továbbiakban: Egyetem) szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az államháztartásról szóló évi CXCV. Törvény 69. -ának, valamint a 370/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben foglaltaknak megfelelően, a következők szerint határozza meg. I. fejezet A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSI RENDJÉNEK CÉLJA, TARTALMA A szabálytalanságok kezelésének célja 1. (1) Az eljárásrend célja, hogy rögzítse azokat a fogalmakat, intézkedéseket, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják az Egyetem sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő szabálytalanságok kezelésének rendjét, a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzését. (2) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje része a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésnek (FEUVE). A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján az Egyetem érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A szabálytalanságok kezelésének tartalma (1) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az alábbi elemek alkotják: 2. a) a szabálytalanságok fogalma, b) a szabálytalanságok észlelése (útvonal), c) az intézkedések, eljárások meghatározása, d) az intézkedések, eljárások nyomon követése, e) a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása, f) jelentési kötelezettség. II. fejezet A SZABÁLYTALANSÁGOK FOGALMA, MEGELŐZÉSE A szabálytalanságok fogalma 3. (1) A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat. A szabálytalanságfajtákra jelen szabályzat 7. sz. melléklete tartalmaz nem taxatív felsorolást. Alapesetei:

12 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 2 A4 a) a szándékosan okozott szabálytalanságok: félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb. b) nem szándékosan okozott szabálytalanságok: figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság. (2) Csalás és hamisítás. A csalás és hamisítás olyan szándékos cselekményt jelent, amelyet egy vagy több személy követ el a vezetés, az alkalmazottak, vagy harmadik fél köréből, és amelyek következménye a kimutatások meghamisítása. A csalás vagy hamisítás különösen az alábbiakat foglalhatja magában: a) adatok vagy dokumentumok manipulálása, meghamisítása vagy megváltoztatása, b) a gazdasági események hatásának eltitkolása vagy kihagyása a nyilvántartásokból vagy dokumentumokból, ba) valótlan ügyletek rögzítése, bb) az érvényben lévő szabályzatok, eljárás rendek tudatos helytelen alkalmazása. A Büntető Törvénykönyvről szóló évi C. törvény a sikkasztás, csalás, hamisítás egyes tényállásait az alábbi - okban foglaltak szerint határozza meg: Sikkasztás 372. (1) Aki a rábízott idegen dolgot jogtalanul eltulajdonítja, vagy azzal sajátjaként rendelkezik, sikkasztást követ el. (2) A büntetés vétség miatt két évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a sikkasztást kisebb értékre vagy b) a szabálysértési értékre elkövetett sikkasztást ba) bűnszövetségben, bb) közveszély színhelyén, bc) üzletszerűen követik el. (3) A büntetés bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a sikkasztást nagyobb értékre, b) a kisebb értékre elkövetett sikkasztást a (2) bekezdés ba)-bc) pontjában meghatározott valamely módon, vagy c) a sikkasztást védett kulturális javak körébe tartozó tárgyra vagy régészeti leletre követik el. (4) A büntetés egy évtől öt évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a sikkasztást jelentős értékre, b) a nagyobb értékre elkövetett sikkasztást a (2) bekezdés ba)-bc) pontjában meg határozott valamely módon, vagy c) a sikkasztást a bűncselekmény felismerésére vagy elhárítására idős koránál vagy fogyatékosságánál fogva korlátozottan képes személy sérelmére követik el. (5) A büntetés két évtől nyolc évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a sikkasztást különösen nagy értékre vagy b) a jelentős értékre elkövetett sikkasztást a (2) bekezdés ba)-bc) pontjában meghatározott valamely módon követik el. (6) A büntetés öt évtől tíz évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a sikkasztást különösen jelentős értékre vagy b) a különösen nagy értékre elkövetett sikkasztást a (2) bekezdés ba)-bc) pontjában meghatározott valamely módon követik el. Csalás

13 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 3 A (1) Aki jogtalan haszonszerzés végett mást tévedésbe ejt, vagy tévedésben tart, és ezzel kárt okoz, csalást követ el. (2) A büntetés vétség miatt két évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a csalás kisebb kárt okoz, vagy b) a szabálysértési értékhatárt meg nem haladó kárt okozó csalást ba) bűnszövetségben, bb) közveszély színhelyén, bc) üzletszerűen, bd) jótékony célú adománygyűjtést színlelve követik el. (3) A büntetés bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a csalás nagyobb kárt okoz, vagy b) a kisebb kárt okozó csalást a (2) bekezdés ba)-bc) pontjában meghatározott valamely módon követik el. (4) A büntetés egy évtől öt évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a csalás jelentős kárt okoz, b) a nagyobb kárt okozó csalást a (2) bekezdés ba)-bc) pontjában meghatározott valamely módon követik el, vagy c) a csalást a bűncselekmény felismerésére vagy elhárítására idős koránál vagy fogyatékosságánál fogva korlátozottan képes személy sérelmére követik el. (5) A büntetés két évtől nyolc évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a csalás különösen nagy kárt okoz, vagy b) a jelentős kárt okozó csalást a (2) bekezdés ba)-bc) pontjában meghatározott valamely módon követik el. (6) A büntetés öt évtől tíz évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a csalás különösen jelentős kárt okoz, vagy b) a különösen nagy kárt okozó csalást a (2) bekezdés ba)-bc) pontjában meg határozott valamely módon követi kel. (7) E alkalmazása szempontjából kárnak kell tekinteni az igénybe vett szolgáltatás meg nem fizetett ellenértékét is. Gazdasági csalás 374. (1) Aki jogtalan haszonszerzés végett színlelt gazdasági tevékenységet végez, és ezzel vagyoni hátrányt okoz, gazdasági csalást követ el. (2) A büntetés vétség miatt két évig terjedő szabadságvesztés, ha a gazdasági csalás kisebb vagyoni hátrányt okoz. (3) A büntetés bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a gazdasági csalás nagyobb vagyoni hátrányt okoz, vagy b) a kisebb vagyoni hátrányt okozó gazdasági csalást ba) bűnszövetségben, bb) üzletszerűen követik el. (4) A büntetés egy évtől öt évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a gazdasági csalás jelentős vagyoni hátrányt okoz, vagy b) a nagyobb vagyoni hátrányt okozó gazdasági csalást a (3) bekezdés ba) vagy bb) pontjában meghatározott módon követik el. (5) A büntetés két évtől nyolc évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a gazdasági csalás különösen nagy vagyoni hátrányt okoz, vagy b) a jelentős vagyoni hátrányt okozó gazdasági csalást a (3) bekezdés ba) vagy bb) pontjában meghatározott módon követik el. (6) A büntetés öt évtől tíz évig terjedő szabadságvesztés, ha a) a gazdasági csalás különösen jelentős vagyoni hátrányt okoz, vagy b) a különösen nagy vagyoni hátrányt okozó gazdasági csalást a (3) bekezdés ba) vagy bb) pontjában meghatározott módon követik el. Információs rendszer felhasználásával elkövetett csalás 375. (1) Aki jogtalan haszonszerzés végett információs rendszerbe adatot bevisz, az abban kezelt adatot megváltoztatja, törli, vagy hozzáférhetetlenné teszi, illetve egyéb művelet végzésével az információs rendszer működését befolyásolja, és ezzel kárt okoz, bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) A büntetés egy évtől öt évig terjedő szabadságvesztés, ha

14 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 4 A4 a) az információs rendszer felhasználásával elkövetett csalás jelentős kárt okoz, vagy b) a nagyobb kárt okozó információs rendszer felhasználásával elkövetett csalást bűnszövetségben vagy üzletszerűen követik el. (3) A büntetés két évtől nyolc évig terjedő szabadságvesztés, ha a) az információs rendszer felhasználásával elkövetett csalás különösen nagy kárt okoz, vagy b) a jelentős kárt okozó információs rendszer felhasználásával elkövetett csalást bűnszövetségben vagy üzletszerűen követik el. (4) A büntetés öt évtől tíz évig terjedő szabadságvesztés, ha a) az információs rendszer felhasználásával elkövetett csalás különösen jelentős kárt okoz, vagy b) a különösen nagy kárt okozó információs rendszer felhasználásával elkövetett csalást bűnszövetségben vagy üzletszerűen követik el. (5) Az (1)-(4) bekezdés szerint büntetendő, aki hamis, hamisított vagy jogosulatlanul megszerzett elektronikus készpénz-helyettesítő fizetési eszköz felhasználásával vagy az ilyen eszközzel történő fizetés elfogadásával okoz kárt. (6) Az (5) bekezdés alkalmazásában a külföldön kibocsátott elektronikus készpénz-helyettesítő fizetési eszköz a belföldön kibocsátott készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel azonos védelemben részesül. Közokirat-hamisítás 342. (1) Aki a) hamis közokiratot készít, vagy közokirat tartalmát meghamisítja, b) hamis, hamisított vagy más nevére szóló valódi közokiratot felhasznál, c) közreműködik abban, hogy jog vagy kötelezettség létezésére, megváltozására vagy megszűnésére vonatkozó valótlan adatot, tényt vagy nyilatkozatot foglaljanak közokiratba, bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) Aki az (1) bekezdés a) vagy b) pontjában meghatározott közokirat-hamisításra irányuló előkészületet követ el, vétség miatt egy évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (3) Aki az (1) bekezdés c) pontjában meghatározott közokirat-hamisítást gondatlanságból követi el, vétség miatt elzárással büntetendő (1) Az a hivatalos személy, aki hivatali hatáskörével visszaélve a) hamis közokiratot készít, b) közokirat tartalmát meghamisítja, vagy c) lényeges tényt hamisan foglal közokiratba, bűntett miatt egy évtől öt évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) E rendelkezéseit a külföldi állam igazságszolgáltatási vagy bűnüldözési feladatot ellátó hatóságának a törvény alapján Magyarország területén eljáró tagjára is megfelelően kell alkalmazni. Biztonsági okmány hamisítása 344. Aki a külön jogszabályban meghatározott a) belépésre jogosító hamis biztonsági okmányt készít, b) belépésre jogosító biztonsági okmány tartalmát meghamisítja, c) hamis, hamisított vagy más nevére szóló valódi belépésre jogosító biztonsági okmányt felhasznál, ha súlyosabb bűncselekmény nem valósul meg, vétség miatt két évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. Hamis magánokirat felhasználása 345. Aki jog vagy kötelezettség létezésének, megváltozásának vagy megszűnésének bizonyítására hamis, hamisított vagy valótlan tartalmú magánokiratot felhasznál, vétség miatt egy évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. Okirattal visszaélés (1) Aki egy vagy több olyan közokiratot, amely nem vagy nem kizárólag a sajátja, a) mástól, annak beleegyezése nélkül jogtalanul megszerez,

15 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 5 A4 b) jogtalanul megsemmisít, megrongál, vagy c) mástól jogtalanul elvesz, vagy a jogosult elől jogtalanul eltitkol, vétség miatt két évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (2) Ha más bűncselekmény nem valósul meg, az (1) bekezdés szerint büntetendő, aki jogtalan haszonszerzés céljából közokiratot átad vagy átvesz. (3) Aki az (1) bekezdésben meghatározott bűncselekményt magánokiratra azért követi el, hogy jogtalan előnyt szerezzen vagy jogtalan hátrányt okozzon, egy évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő. (3) A hiba a kimutatásokban előforduló nem szándékos tévedésre utal. A hiba az alábbiakat foglalhatja magában: a) számszaki vagy elírási hibák a pénzügyi kimutatásokat alátámasztó nyilvántartásokban és számviteli adatokban, b) tények figyelmen kívül hagyása vagy téves értelmezése, (4) A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan az Egyetem rektorának felelőssége, hogy: a) a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön az Egyetem, b) a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel, c) szabálytalanság esetén hatékony intézkedést hozzon vagy hozasson, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. (5) A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: a) hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához, (megelőzés) b) keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen c) a szabálytalansággal érintett területeken szerzett tapasztalatok beépítésre kerüljenek a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerbe. (6) A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, gondoskodás a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartásáról) az Egyetem rektorának át nem ruházható feladata. A szabálytalanságok megelőzése 4. (1) A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen az Egyetem rektorának a felelőssége. (2) A rektor felelős a közfeladatok jogszabályban, alapító okiratban, belső szabályzatban foglaltaknak megfelelő ellátásáért, valamint az egyetem számára jogszabályban előírt kötelezettségek teljesítéséért. Felelős a belső kontrollrendszer keretében a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő a) kontrollkörnyezet, b) kockázatkezelési rendszer, c) kontrolltevékenységek, d) információs és kommunikációs rendszer, és e) nyomon követési rendszer (monitoring)

16 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 6 A4 kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. (3) Az Államháztartási törvényben (Áht.) meghatározott kötelezettség a rektor feladata, az Egyetem struktúrájában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. Az Egyetem közalkalmazottainak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közalkalmazotti jogviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük. (4) Az Áht-nak megfelelően az Egyetem legáltalánosabb szabályzatait, a teljesség igénye nélkül, az 1. sz. melléklet tartalmazza. III. fejezet A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerben 5. (1) A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. a) Az Egyetem valamely munkatársa észlel szabálytalanságot: aa) Amennyiben a szabálytalanságot az Egyetem valamely szervezeti egységének munkatársa észleli, köteles értesíteni az adott szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak az Egyetem rektorát, annak érintettsége estén a fenntartó szervet (Emberi Erőforrás Minisztérium) kell értesítenie. ab) Ha az aa) pontban megfogalmazottaknak megfelelően értesített személy megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy köteles meghozni a megfelelő intézkedéseket a szabálytalanság megszüntetése, ill. a jövőbeni előfordulás megelőzése érdekében. A szabálytalanságról és a meghozott intézkedésekről tájékoztatást kell adni az Egyetem rektora felé. Amennyiben felmerül a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési vagy büntető eljárás megindításának szükségessége, haladéktalanul értesíteni kell a szabálytalanságról az Egyetem rektorát. ac) A rektor kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. (2) A szabálytalanság jelentésekor ki kell térni arra, hogy: a) mi a szabálytalanság pontos tartalma; b) milyen normától való eltérésről van szó; c) elévülési időn belül észlelték-e a szabálytalanságot; d) a szabálytalanság mely területet érinti; e) van-e enyhítő körülmény f) a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló vagy helyszíni ellenőrzés következtében merült fel; g) korrigálható-e a szabálytalanság; h) pénzbeli juttatást érintő szabálytalanság esetén van-e reális lehetőség a visszakövetelésre amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések; i) amennyiben kártérítési igény merül fel, foganatosították-e az ahhoz szükséges intézkedéseket.

17 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 7 A4 (3) A rektor észleli a szabálytalanságot: A rektor észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően hoz intézkedést a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. (4) Az Egyetem belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot: Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A gazdálkodási rendet sértő, a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja esetén a belső ellenőr köteles Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv et felvenni, és haladéktalanul kezdeményezni a szükséges intézkedések megtételét a vizsgált szervezeti egység vezetőjénél. Azonnal tájékoztatni kell az eljáró főrevizornak a belső ellenőrzés vezetőjét, aki az egyetem rektorát késlekedés nélkül tájékoztatja a szabálytalanságról. A Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv mintáját a jelen szabályzat 8. sz melléklete tartalmazza. Szabálysértési-, fegyelmi- vagy kártérítési eljárást kezdeményezni az egyetem rektorának címezve az eredeti dokumentumok átvételi elismervény ellenében történő átadásával lehet, a vonatkozó belső szabályzatok előírásainak megfelelően. Az Egyetem vizsgált szervezeti egysége vezetőjének minden belső ellenőrzési jelentésben, jegyzőkönyvben feltárt hiányosság megszüntetése érdekében intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőri megállapítások alapján, azokat meg kell küldeni az egyetem rektorának jóváhagyás céljából. Az intézkedési tervben foglaltak végrehajtásáról az egység vezetőjének gondoskodnia kell, és erről a rektor felé be kell számolni. (5) Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot: A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, EMMI, NAV). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az Egyetemnek intézkedési tervet kell kidolgozni. (A kidolgozásról a rektor gondoskodik.)

18 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 8 A4 IV. fejezet AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK MEGHATÁROZÁSA A szabálytalanság észlelését követően szükséges intézkedések, eljárások megindítása 6. (1) A rektor, valamint az egyes szervezeti egységeket érintő intézkedési tervek esetén az egység vezetője felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. (2) Más esetekben a rektor vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. (3) A rektor mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények: a) kártérítési eljárás megindítása b) intézkedés a közalkalmazotti jogviszony megszüntetése iránt (4) Az 2. számú melléklet mutatja be az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb rendelkezéseit. V. fejezet AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK NYOMON KÖVETÉSE A rektor feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során 7. (1) Nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét. (2) Figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását; (3) A feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanság-lehetőségeket beazonosítja, (témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. (4) Értékeli a megtett intézkedések hatását és hatékonyságát. VI. fejezet A SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA 8. (1) A rektor feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során: a) a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos, - a Rektori Hivatalban történő - vezetéséről gondoskodik;

19 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 9 A4 (az elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat) b) gondoskodik a megtett intézkedések, az azokhoz kapcsolódó határidők nyilvántartásáról; c) a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a.) Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet VII., valamint a programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználási rendjéről szóló 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet V. fejezet 34. Szabálytalanságkezelés című pontjában meghatározottakat. A szabálytalanság felelős kinevezése a rektor feladata, aki(k) a szabálytalanságok nyilvántartásáért és annak jelentéséért felelős. A szabálytalanságfelelős gondoskodik: - A szabálytalanságok nyilvántartásáról, - A szabálytalanságokkal kapcsolatosan negyedéves jelentések összeállításáról. A támogatási folyamat bármely szakaszában a szervezeti egység azon tagja, aki a szabálytalanságot észleli, azt jelenti írásban a szabálytalanság felelősnek, aki a nyilvántartásba vételt követően a kapott tájékoztatást, a kapcsolódó dokumentumokkal és a vonatkozó véleményét (javaslatát az ügy kivizsgálására vagy mellőzésére) csatolva megküldi az egyetem rektorának. A szabálytalanság gyanúját 2 munkanapon belül rögzíti az EMIR-ben. Az intézmény rektora 2 munkanapon belül dönt a szabálytalansági vizsgálat elindításáról, vagy arra irányuló javaslat elutasításáról, erről értesíti a szabálytalanság felelőst, valamint a közreműködő szervezet esetében az Irányító Hatóságott is. d) A nyilvántartás mintáját a 4 sz. melléklet tartalmazza. VII. fejezet JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG Jelentési kötelezettségek 9. (1) Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az 5. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően éves bontásban nyilvántartást köteles vezetni, amellyel a szervezeti egységnél a külső és belső ellenőrzések során keletkezett intézkedési kötelezettségeket, jelentésekben tett javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon követi. (2) A külső ellenőrzések közül a fejezet felügyeletét ellátó szerv, az Állami Számvevőszék valamint a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal által végzett vizsgálatok kapcsán tett javaslatokat és intézkedéseket a Gazdasági Főigazgatóság titkársága köteles nyilvántartani, és jelenteni az üggyel kapcsolatos javaslattétel megfogalmazásával az intézmény rektorának, aki 2 munkanapon belül a javaslat elfogadásáról vagy annak mellőzéséről választ ad a Gazdasági Főigazgatónak. (3) A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az intézkedési terv alapján az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység által végrehajtott intézkedések rövid leírását, és a végre nem hajtott intézkedések okát.

20 Miskolci Egyetem Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 10 A4 (4) A belső és külső ellenőrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról az ellenőrzött szervezeti egység vezetője éves beszámoló készít, melyet megküld tárgyév december 31-ig az Egyetem rektorának, valamint a Belső Ellenőrzési Osztály vezetőjének. (5) A tárgyévet követő évben realizálódó intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba ismét fel kell vezetni és teljesítésükről, vagy az elmaradás okáról határidőre beszámolni. (6) A ellenőrzött szervezeti egység vezetője által tárgyév december 31-ig elkészített és megküldött éves beszámoló, - a belső és külső ellenőrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról EMMI be történő felterjesztéséről gondoskodik. A tárgyévet követő évben realizálódó intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba ismét fel kell vezetni és teljesítésükről, vagy az elmaradás okáról határidőre beszámolni. (7) Az ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartásának mintáját és a kitöltési útmutatót az 5 sz. melléklet tartalmazza. VIII. fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 10. (1) Ezen szabályzatot a Szenátus 155/2014.sz. határozatával május 1-i hatállyal fogadta el, hatálybalépésével egyidejűleg a január 1-én hatályba lépett, többször módosított sz. szabályzat hatályon kívül helyezésre kerül. (2) Az egyetem rektora gondoskodik arról, hogy a szabályzatban foglaltakat a magasabb vezető, vezető munkatársak, valamint valamennyi, a szervezet feladatellátásában részt vevő egyetemi alkalmazott megismerje, és annak tényét a megismerési nyilatkozaton (6. sz. melléklet) aláírásával igazolja. Új alkalmazás esetén a humánpolitikai és jogi igazgató gondoskodik arról, hogy a megismerési nyilatkozat aláírása a kinevezés/munkaszerződés aláírása előtt megtörténjen. Miskolc, április Dr. Torma András a Miskolci Egyetem rektora a Szenátus elnöke