MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Miskolc, 2016
8.8. számú Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Készült 8 példányban 1. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.
Kiadásért felelős: a Miskolci Egyetem rektora Kiadja a Miskolci Egyetem ME Sokszorosító Üzeme Nyomdaszám: -.. ME Miskolc-Egyetemváros, 2016. A szabályzat gondozásáért felelős: jogi és igazgatási osztályvezető
Tartalomjegyzék Fejezetszám F e j e z e t c í m Old. szám Vált. szám Bevezetés dátuma I. II. III. IV. V. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY FELADATAI A JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1 1 2 2 3 A1
MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Oldalszám: 1 Változat száma: A1 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. (1) Jelen ügyrend célja, hogy egységessé és áttekinthetővé tegye a Miskolci Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Jogi és Igazgatási Osztályának feladatait, ügyintézési, ügyviteli rendjét, az ezekhez kapcsolódó tevékenységet, ezáltal elősegítse feladatának és munkájának magas színvonalú ellátását. (2) A Jogi és Igazgatási Osztály a Miskolci Egyetem Kancellária Hivatalának szervezeti egysége, élén osztályvezető áll. II. A JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY FELADATAI 2. (1) A Jogi és Igazgatási Osztály ellátja az Egyetem működése során felmerülő jogi és igazgatási feladatokat. Az osztály feladatai különösen: a) az intézményi működés hatályos jogszabályoknak való megfelelése biztosítása, b) jogszabályi változások figyelemmel kísérése tájékoztatás, figyelemfelhívás, javaslattétel útján, a jogszabályi és belső szabályzati változásokról szabályozási hírlevél összeállítása és kiadása, c) részvétel a belső szabályzatok megalkotásában, módosításában, d) jogi tanácsadás, e) beadványok készítése, jogi képviselet ellátása, f) szerződéstervezetek jogi szempontú véleményezése, g) az egyetem tulajdonosi részvételével létrehozandó gazdasági társaságok alapításának előkészítése, bírósági ügyintézése, h) az egyetem támogatására létrehozott/létrehozandó alapítványok jogászi közreműködést igénylő ügyeinek (alapítás, módosítás) bírósági ügyintézése, i) az egyetem nevében benyújtandó pályázatok jogi előkészítése, részvétel a megvalósításban, j) jogvitás ügyekben peren kívüli egyeztetés, perbeli képviselet, felülvizsgálati eljárásokban részvétel, k) Szerződéstár működtetése, l) az egyetem követeléseinek érvényesítése, fizetési meghagyásos eljárás, végrehajtási eljárás lefolytatása, m) az osztály feladatkörébe tartozó ügykörökben külső megkeresésekre adatközlések előkészítése, n) központi iratkezelési, minősített ügyiratkezelői feladatok ellátása, központi kézbesítés biztosítása, ny) a bélyegzőkészítés rendjére és a belső szabályzatalkotás rendjére vonatkozó belső szabályozásból eredő nyilvántartási, ügyintézési feladatok ellátása
MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Oldalszám: 1 Változat száma: A1 (2) A Jogi és Igazgatási Osztály munkatársai feladataikat pontossággal és szakértelemmel kötelesek végezni, igazgatási, (bér)gazdálkodási vonatkozásban ügyelve a szolgálati út betartására. III. A JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE (1) A Jogi és Igazgatási Osztály tevékenységét az osztályvezető szervezi, irányítja. (2) Az osztályvezető távolléte esetére helyettesítéséről gondoskodni köteles. 3. (3) A szervezeti egység feladatait ügyvivő szakértők, igazgatási ügyintézők, ügyviteli alkalmazottak, műszaki szolgáltatók munkaköri leírásuknak megfelelően, továbbá megbízott ügyvédek és szakreferens látja el. (4) A Szervezeti és Működési Szabályzat I. kötet Szervezeti és Működési Rend 17. -ában meghatározott egyetemi vezetőt a közvetlenül alárendelt szerv, illetve személyek tekintetében megilleti az utasítás adásának a joga. Az utasítás csak a közvetlenül alárendelt szerv működésére, illetve személy feladatvégzésére vonatkozhat. IV. AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE 4. (1) Az iratkezelésért felelős igazgatási ügyintéző gondoskodik a beérkező ügyiratoknak a MonDoc irat és dokumentumkezelő programban történő rögzítéséről, majd haladéktalanul továbbítja az iratokat az osztályvezető felé. Az osztályvezető a munkaköri leírásoknak, valamint az ügyvédi, szakreferensi megbízásoknak megfelelően adja ki (szignálja) elintézésre az ügyiratokat az ügyintézőknek, ügyvédeknek és szakreferensnek. (3) Az intézkedést igénylő ügyiratoknál az elintézést a válaszlevél, a keresetlevél vagy egyéb perbeli beadvány, feljelentés, fizetési meghagyás, végrehajtási lap, stb. dokumentálja, amelyet az ügyintéző aláírásra az illetékes vezetőnek előkészít. A szerződések véleményezése során az elintézést a jogi szignó vagy ellenjegyzés dokumentálja. (4) A kiadmány elküldését a Jogi és Igazgatási Osztály által vezetett postai küldemények feladó jegyzéke tartalmazza. (5) Az elintézést követően az ügyirat és a kiadmány másolata irattárba kerül, amely egyben az ügyirat elintézését (lezárását) jelenti, mely tényt rögzíteni szükséges az iratkezelő programban, megjelölve az irat tárolási módját. Az ügyirat lezárása egyben az elintézési folyamat befejezését is jelenti. (6) A papíralapú irat mozgását az iratkezelő programmal összhangban dokumentáltan kell végezni. E célra kézbesítőkönyv vagy munkakönyv alkalmazandó. (7) A beérkező ügyiratok mellett esetenként személyes megkeresés, telefon, e-mail kapcsolat alapján jelentkeznek feladatok, az ilyen típusú megkeresésekről az osztályvezető haladéktalanul tájékoztatandó, aki az ügyintéző kijelöléséről gondoskodik. A megtett
MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Oldalszám: 1 Változat száma: A1 intézkedésekről amennyiben a megkeresés intézkedést igényel feljegyzést kell készíteni, a keletkezett iratok iktatása szükséges. (8) Az ügyiratkezelés irányításáért és ellenőrzéséért az osztályvezető a felelős. (9) Az ügyiratkezelést az egyetemi Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni. (10) A Jogi és Igazgatási Osztály kiadmányaihoz a rektor által engedélyezett fejléces papírt és az 5.5. sz. A Miskolci Egyetem bélyegzőinek készítése, nyilvántartása és használata elnevezésű szabályzatban meghatározott bélyegzőt használhatják. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 5. (1) Jelen ügyrend 2016. június 15. napján lép hatályba. Miskolc, 2016. június 15. Dr.Deák Csaba kancellár