I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK...

Átírás

1

2 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNERŐFORRÁSA A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN KÖZALKALMAZOTTAK FELADATAI SZERZŐDÉSES (MEGBÍZÁSI) JOGVISZONYBAN TÖRTÉNŐ FELADATELLÁTÁS KÖRE, AZ EZZEL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK RENDJE A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE HELYETTESÍTÉS RENDJE SZIGNÁLÁS RENDJE KIADMÁNYOZÁS RENDJE NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE IRATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK KAPCSOLATTARTÁS, EGYÜTTMŰKÖDÉS INFORMÁCIÓÁRAMLÁS BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK MUNKAIDŐRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK SZABADSÁGOK KIADÁSÁRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK ELKÉSZÍTÉSE, AKTUALIZÁLÁSA, FELÜLVIZSGÁLATA A FOLYAMATBA ÉPÍTETT VEZETŐI ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI, MÓDSZEREI, TÍPUSAI A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ KOCKÁZATOK KEZELÉSE MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÁSÁNAK RENDSZERE HIVATKOZÁSOK LISTÁJA ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK MELLÉKLETEK...14 A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 2/14

3 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. A szervezeti egység jogállása, irányítása, adatai A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság Jogi Igazgatósága az Egyetem önálló, funkcionális szervezeti egysége, amely a kancellár irányítása és a jogi és igazgatási főigazgató (a továbbiakban: főigazgató) közvetlen irányítása és vezetése mellett ellátja az Egyetem általános jogi, szabályozási, szerződéskötési, jogi képviseleti és egyéb jogi feladatait. Hivatalos megnevezése: Jogi Igazgatóság Vezetője: főigazgató Cím: 1085 Budapest, Üllői út 26 A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság vezetője a főigazgató, akit a kancellár bíz meg és vonja vissza megbízását. A főigazgató felett a munkáltatói jogokat teljes körűen a kancellár gyakorolja. A főigazgató feladatait a kancellár irányítása és ellenőrzése mellett látja el. A főigazgató a Jogi Igazgatósághoz tartozó szervezeti egységek vezetőit megbízza és megbízásukat visszavonja, továbbá gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat, azzal, hogy az illetmény megállapítása tekintetében a kancellár egyetértése szükséges. A főigazgató az SZMSZ-ben meghatározott kivételekkel - gyakorolja a munkáltatói jogokat a főigazgatóság közalkalmazottai felett, azzal, hogy az illetmény megállapítása tekintetében a kancellár egyetértése szükséges. A Jogi Igazgatóság szervezeti egységeit főosztályvezetők a főigazgató irányítása mellett vezetik Az ügyrend hatálya Jelen ügyrend hatálya a Jogi Igazgatóság közalkalmazottaira, illetve speciális esetekben a vele egyéb jogviszonyban lévő személyekre terjed ki. 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA 2.1. SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE Jogi Igazgatóság: a) Általános Jogi Főosztály, b) Kodifikációs Főosztály, c) Gazdasági Jogi Főosztály A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNERŐFORRÁSA A Jogi Igazgatóságon foglalkoztatott főállású teljes munkaidős foglalkoztatottak létszáma 8 fő. Az egyes szervezeti egységek létszáma: a) Általános Jogi Főosztály 2 fő b) Kodifikációs Főosztály 3 fő c) Gazdasági Jogi Főosztály 2 fő. A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 3/14

4 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság Minden dolgozó képzettsége megfelel a munkaköri leírásban foglaltaknak. Státusz Követelmény Betölthető állás Betöltött állás Főigazgató (1) Egyetemi felsőfokú végzettség 1 Általános Jogi Főosztály - főosztályvezető (1) Egyetemi felsőfokú végzettség 1 - fogyatékosügyi koordinátor (1) Egyetemi felsőfokú végzettség 1 Kodifikációs Főosztály - főosztályvezető (1) Egyetemi felsőfokú végzettség 1 - munkatársak (2) Egyetemi felsőfokú végzettség 2 Gazdasági Jogi Főosztály - Főosztályvezető (1) Egyetemi felsőfokú végzettség 1 - munkatársak (1) Egyetemi felsőfokú végzettség Képzés, továbbképzés Az Igazgatóság vezetői és közalkalmazottai az ellátandó feladatok és személyes kompetenciáik alapján éves oktatási tervet készítenek. Rendszeresen részt vesznek a kötelező munka- és tűzvédelmi és egyéb oktatásokon. 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI 3.1. A Jogi Igazgatóság általános feladatai: a) ellátja az Egyetem általános jogi feladataival kapcsolatos irányító, szervező és koordináló feladatokat, b) közreműködik a Szenátus elé kerülő előterjesztések, valamint a rektor, illetve a kancellár által kiadott utasítások, körlevelek előkészítésében a jogi megfelelőség biztosításával, kötelező jogi kontrollt gyakorol a Szenátusi előterjesztések felett, c) koordinálja, segíti a Szenátus és a rektor által létrehozott állandó és ad hoc bizottságok munkáját, d) közreműködik a kancellár feladatkörébe tartozó feladatok jogi támogatásában, segítséget nyújt a kancellár részére az egységes jogalkalmazási gyakorlat kialakításában, e) irányítja és koordinálja az Egyetem jogi képviseletét bíróságok és más hatóságok előtt, f) vezeti az Egyetem központi szerződésnyilvántartását Az Általános Jogi Főosztály feladatai: a) az aláírást megelőzően jogi szakmai kontrollt gyakorol a kiemelt jelentőségű ügyekben született beadványok esetében készített választervezetekkel kapcsolatban, b) közreműködik hatósági ügyekben, c) a hatáskörébe tartozó ügyekben jogi tanácsadást nyújt az Egyetem valamennyi szervezeti egysége részére, d) a rektor vagy a kancellár megbízásából közreműködik kiemelt jelentőségű ügyek kezelésében, megállapodások előkészítésében, továbbá jogi szakmai vélemények elkészítésében, e) részt vesz a Szenátus üléseinek előkészítésében, közreműködik a jegyzőkönyvek hitelesítésével kapcsolatos feladatok ellátásában, szervezi és figyelemmel kíséri a határozatok végrehajtását, gondoskodik arról, hogy az érintett egységek és személyek a döntéseket, határozatokat megismerjék, A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 4/14

5 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság f) az Adatvédelmi Felelős útján, annak feladat- és hatáskörében, tájékoztatást nyújt a közérdekű adatmegismerési igényekkel kapcsolatban, a külön szabályzatban meghatározottak szerint megkeresésre állást foglal a feladatkörébe nem tartozó közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesíthetősége tekintetében, továbbá jogi állásfoglalást nyújt, és szükség esetén ellenőrzi a külön szabályzatban meghatározott, közérdekű adatokkal kapcsolatos közzétételi, nyilvántartási, adatszolgáltatási és tájékoztatási feladatokat, g) a kancellár irányítása mellett elvégzi a külső jogi képviselők ellenőrzését, valamint közreműködik peres, nemperes jogi ügyek intézésében, h) közreműködik a közigazgatási, hatósági ügyek intézésében, a kancellár megbízásából eljár hatósági ügyekben az Egyetem képviseletében, folyamatos kapcsolatot tart az Egyetemet érintő közigazgatási ügyekben eljáró hatóságokkal, i) ellátja az oktatási, valamint az egészségügyi tevékenység végzésével összefüggő jogi ügyek kezelését, biztosítja a megfelelő jogi hátteret a szakmai stratégia megvalósítása érdekében, j) elkészíti azon megállapodásokat, szerződéseket, melyek nem tartoznak más szervezeti egység hatáskörébe, ideértve különösen a különböző együttműködési megállapodásokat, szándéknyilatkozatokat, k) a kancellár irányítása mellett kezeli az Egyetem 100 %-os tulajdonában levő gazdasági társaságok létesítő- és alapdokumentumait, továbbá végzi az azokkal kapcsolatos jogi jellegű ügyintézést, l) ellátja a civil szervezetekkel összefüggő jogi feladatokat, m) közreműködik a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság által előkészített egyes különösen a külső kapcsolatokra, a tájékoztatásra vonatkozó - anyagainak jogi szempontú ellenőrzésében, n) közreműködik az Egészségügyi Finanszírozási és Minőségügyi Igazgatóság feladatkörében keletkező és jogi szakértelmet igénylő feladatok ellátásában, az EFMI által előkészített szerződések véglegesítésében. o) közreműködik a betegpanaszok kivizsgálásának jogi feladataiban, p) a finanszírozási szerződés, a közreműködői szerződések, valamint az EFMI feladatkörébe tartozó klinikai vizsgálati szerződések esetében jogi együttműködés az EFMI tekintetében A Kodifikációs Főosztály feladatai: a) koordinálja az Egyetem szabályzatalkotási tevékenységét, közreműködik az ügyrendek, eljárásrendek készítésében, az Egyetem működéséhez kapcsolódó ügymenet szabályozás kialakításában, b) megkeresés alapján elvégzi az egyes szervezeti egységek által készített belső szabályzatok - a szabályozás célját és a szabályozási koncepciót tartalmazó tervezetének szövegezésével kapcsolatos kodifikációs feladatokat, melynek során vizsgálja a javasolt tervezet, a hatályos joganyag, illetve az egyéb belső szabályzatok összhangját, c) az egyes szervezeti egységek megkeresése alapján gondoskodik a belső szabályzatok tervezeteinek Egyetemen belüli egyeztetéséről, közreműködik az egységes javaslat elkészítésében, d) gondoskodik a belső szabályzatok kihirdetéséről, naprakész szabályzattár működtetéséről, a szabályzatok archiválásáról, szükség esetén a helyesbítés kezdeményezéséről, e) koordinálja a jogszabálytervezetek véleményezését, összegyűjti a jogszabály tervezetekkel érintett szervezeti egységek véleményét, kialakítja az Egyetem álláspontját, szükség esetén részt vesz egyeztetésen, f) az Egyetemet érintő jogszabálytervezetek előkészítése során részt vesz a jogszabály előkészítését végző szervezettel történő egyeztetésben, valamint a társszakterületekkel együttműködik, A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 5/14

6 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság g) előkészíti az Egyetem létesítő dokumentumának szükséges módosításait, azt egyezteti a fenntartóval, h) elvégzi a Szenátus elé kerülő előterjesztések jogi szempontú vizsgálatát, szükség esetén egyeztetést kezdeményez annak tartalmát illetően, i) szükség esetén közreműködik jogszabály-előkészítési feladatokban A Gazdasági Jogi Főosztály feladatai a) közreműködik az Egyetem általános polgári, kötelmi jogi feladatellátásának biztosításában, szerződések kötésében, valamint a közbeszerzések jogi hátterének felügyeletében, a jogi szakértelem biztosításában, b) kialakítja a jogi megfelelőség rendszerét az Egyetem részvételével összefüggő szerződéses kapcsolatok fenntartásában, véleményezi és szükség esetén elkészíti az Egyetem által használt szerződésmintákat, c) előkészíti a kancellár részére a tulajdonosi joggyakorlással összefüggő döntéseket, biztosítja azok jogi megfelelőségét, d) jogi véleményt ad a kancellár tulajdonosi joggyakorlással összefüggő döntéseit megelőzően, továbbá az Egyetem 100%-os tulajdonában levő gazdasági társaságok működésével összefüggő, a tulajdonosi joggyakorlás körébe tartozó intézkedések kidolgozásában és részt vesz azok jogi támogatásában, e) közreműködik az Uniós és egyéb pályázatokkal összefüggő megállapodások véleményezésében, jogi megfelelőségének biztosításában, gondoskodik a projekteknek a hatályos jogszabályoknak való megfelelőségéről, f) ellátja a szellemi alkotásokkal, valamint az Innovációs Igazgatóság feladatkörébe tartozó kutatás-fejlesztéssel és azok szerződéseivel kapcsolatos jogi feladatokat, az Innovációs Igazgatósággal együttműködésben (az Egyetemen keletkező jogilag védhető és nem védhető szellemi alkotások hatékony és optimális gazdasági hasznosításának illetve a hasznosítást megvalósító vállalkozások alapításának elősegítése (licencia eladás, szabadalmaztatás, spin-off cégek alapítása, és jogi tanácsadás), g) ellátja az Egyetem tulajdonában/vagyonkezelésében álló ingó- és ingatlan vagyonhoz kapcsolódó jogi feladatköröket, ideértve a szükséges egyeztetéseken való részvételt, a tulajdonosi joggyakorlóval való kapcsolattartást, a szerződések szövegezését, h) ellátja a kötelezettségvállalásokkal, illetve egyéb, az Egyetem gazdálkodási érdekkörébe tartozó feladatokkal összefüggő folyamatokkal kapcsolatos jogi támogatást, i) kidolgozza az Egyetem szerződéskötési rendszerére vonatkozó szabályozást és figyelemmel kíséri annak végrehajtását. 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE 4.1. VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN A) A Jogi és Igazgatási Főigazgató: a) irányítja, szervezi és koordinálja az Egyetem általános jogi feladataival kapcsolatos feladatokat, b) a Szenátus elé kerülő előterjesztések, valamint a rektor, illetve a kancellár által kiadott utasítások, körlevelek előkészítésében a jogi megfelelőséget biztosítja, c) közreműködik a kancellár feladatkörébe tartozó feladatok jogi támogatásában, segítséget nyújt a kancellár részére az egységes jogalkalmazási gyakorlat kialakításában, A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 6/14

7 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság d) irányítja és koordinálja az Egyetem jogi képviselet bíróságok és más hatóságok előtt, e) irányítja az Egyetem központi szerződésnyilvántartásának vezetését, f) képviseli az Igazgatóságot, g) gyakorolja a kiadmányozási jogot saját neve alatt, h) gyakorolja a kötelezettségvállalási és utalványozási jogokat az SZMSZ, és az ide vonatkozó szabályzatok alapján; i) felelős az általa vezetett szakterületen az SZMSZ, a jelen Ügyrend, a feladat-ellátással összefüggő jogszabályok, belső szabályozók, utasítások elkészítéséért, alkalmazásáért, betartatásáért; h) szervezi és ellenőrzi az Igazgatóság feladatainak szakszerű és határidőre történő végrehajtását, biztosítja az ügyintézés szakszerűségét, a szakmai követelmények érvényesülését; i) kezdeményezi a munkavégzés személyi és tárgyi feltételei biztosításához szükséges intézkedések megtételét; j) gyakorolja az Igazgatóság munkatársai vonatkozásában az ellenőrzési és utasítási jogokat; k) értekezleteket hív össze, az irányítása alá tartozó tevékenységi körhöz tartozó fontosabb feladatok megoldásához szükséges szakmai vélemények, javaslatok megismerése, illetve az Igazgatóság munkájának támogatása céljából; l) felelős az adatszolgáltatások, jelentések szakszerűségéért és valódiságáért, a határidők betartatásáért; m) felelős a vagyonvédelmi, informatikai biztonsági, tűzbiztonsági, munka- és balesetvédelmi, valamint adatvédelmi előírások betartásáért és betartatásáért; n) együttműködik a szervezeti egységekkel a feladatok ellátása során; o) a munkatársakat tájékoztatja a munkaköri feladataik ellátásához szükséges információkról, ellenőrzi a feladatok végrehajtását; p) a kancellárt minden lényeges információról tájékoztatja; folyamatosan beszámol intézkedéseiről; q) ellátja mindazon feladatokat, amelyeket az egyetemi szabályzatok a részére meghatároznak és amelyet a kancellár feladat- és hatáskörébe utal. B) A Főosztályvezető(k) a) a jogszabályok, a belső szabályzatok, valamint a főigazgató rendelkezései alapján vezeti a főosztályt, b) irányítja, összefogja és ellenőrzi a főosztály feladat- és hatáskörébe tartozó tevékenységét; c) felelős az általa vezetett szakterületen az SZMSZ, a jelen Ügyrend, a feladat-ellátással összefüggő jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások, körlevelek alkalmazásáért, betartásáért; d) szervezi és ellenőrzi a feladatok határidőre történő végrehajtását, e) szignózza az általa vezetett szervezeti egység által készített és a kancellár, a rektor, vagy a főigazgató által kiadmányozandó ügyiratokat; f) előkészíti a szervezeti egység beosztott munkatársai tekintetében a munkaköri leírásokat, és ellenőrzi annak betartását; g) koordinálja a szakterületét érintő döntés-előkészítő dokumentumok tervezeteinek elkészítését, más szervezeti egységek tervezeteinek véleményezését, h) az általa vezetett szervezeti egység tevékenységéről a főigazgatót rendszeresen tájékoztatja, i) gondoskodik a feladat- és hatáskörébe tartozó adatok, információk, belső dokumentumok tartalmának karbantartásáról; j) ellátja az általa vezetett szervezeti egység képviseletét; k) ellátja mindazon feladatokat, amelyeket a főigazgató feladat- és hatáskörébe utal. A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 7/14

8 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság 4.2. KÖZALKALMAZOTTAK FELADATAI Jogtanácsos/Jogi előadó a) Közreműködés a szenátusi előterjesztések, utasítások, szabályzatok készítésében, véleményezésében, b) Ellátja a jogtanácsosi feladatokat a jogtanácsosi tevékenységről szóló év 3. törvényerejű rendelet alapján, c) Az Egyetem tevékenységével kapcsolatos szerződések jogi felülvizsgálata, a szerződéstervezetek előkészítésében való közreműködés, a szerződéstervezetek szakszerű megfogalmazása, d) A hatáskörébe tartozó ügyekben jogi tanácsadást nyújt az Egyetem szervezeti egységei részére, e) Közreműködik kiemelt jelentőségű ügyek kezelésében, megállapodások előkészítésében, továbbá jogi szakmai vélemények elkészítésében, f) Közreműködés az adatvédelmi feladatok ellátásában (tájékoztatást nyújt a közérdekű adatmegismerési igényekkel kapcsolatban, megkeresésre állást foglal a feladatkörébe nem tartozó közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesíthetősége tekintetében, továbbá jogi állásfoglalást nyújt, és szükség esetén ellenőrzi a külön szabályzatban meghatározott, közérdekű adatokkal kapcsolatos közzétételi, nyilvántartási, adatszolgáltatási és tájékoztatási feladatokat), g) Kapcsolatot tart a külső jogi képviselőkkel, h) Közreműködik a közigazgatási, hatósági ügyek intézésében, i) Ellátja az oktatási, valamint az egészségügyi tevékenység végzésével összefüggő jogi ügyek kezelését, j) Kezeli az Egyetem 100 %-os tulajdonában levő gazdasági társaságok létesítő- és alapdokumentumait, továbbá végzi az azokkal kapcsolatos jogi jellegű ügyintézést, k) Ellátja a civil szervezetekkel összefüggő jogi feladatokat, l) Közreműködik az ügyrendek, eljárásrendek készítésében, az Egyetem működéséhez kapcsolódó ügymenet szabályozás kialakításában, m) Megkeresés alapján elvégzi az egyes szervezeti egységek által készített belső szabályzatok - a szabályozás célját és a szabályozási koncepciót tartalmazó tervezetének szövegezésével kapcsolatos kodifikációs feladatokat, melynek során vizsgálja a javasolt tervezet, a hatályos joganyag, illetve az egyéb belső szabályzatok összhangját, n) Gondoskodik a belső szabályzatok kihirdetéséről, naprakész szabályzattár működtetéséről, a szabályzatok archiválásáról, szükség esetén a helyesbítés kezdeményezéséről, o) Közreműködik a jogszabálytervezetek véleményezésében, összegyűjti a jogszabály tervezetekkel érintett szervezeti egységek véleményét, p) Az Egyetemet érintő jogszabálytervezetek előkészítése során részt vesz a jogszabály előkészítését végző szervezettel történő egyeztetésben, valamint a társszakterületekkel együttműködik, q) Előkészíti az Egyetem létesítő dokumentumának szükséges módosításait, r) Közreműködik az Egyetem általános polgári, kötelmi jogi feladatellátásának biztosításában, szerződések kötésében, valamint a közbeszerzések jogi hátterének felügyeletében, a jogi szakértelem biztosításában, s) Véleményezi és szükség esetén elkészíti az Egyetem által használt szerződésmintákat, t) Előkészíti a tulajdonosi joggyakorlással összefüggő döntéseket, biztosítja azok jogi megfelelőségét, u) Közreműködik az Uniós és egyéb pályázatokkal összefüggő megállapodások véleményezésében, jogi megfelelőségének biztosításában, A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 8/14

9 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság v) Ellátja a kötelezettségvállalásokkal, illetve egyéb, az Egyetem gazdálkodási érdekkörébe tartozó feladatokkal összefüggő folyamatokkal kapcsolatos jogi támogatást, w) Kidolgozza az Egyetem szerződéskötési rendszerére vonatkozó szabályozást és figyelemmel kíséri annak végrehajtását SZERZŐDÉSES (MEGBÍZÁSI) JOGVISZONYBAN TÖRTÉNŐ FELADATELLÁTÁS KÖRE, AZ EZZEL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK RENDJE - 5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE 5.1. HELYETTESÍTÉS RENDJE A főigazgató távolléte időtartamára egyes munkáltatói, a kiadmányozási és a kötelezettségvállalási jogköreinek gyakorlását egyedi intézkedéssel a jogi szakvizsgával rendelkező általa kijelölt közalkalmazott részére átadhatja. Az erre vonatkozó felhatalmazásban a helyettesítés időtartamát dátum szerint pontosan meg kell jelölni. A főosztályvezető távolléte időtartamára vonatkozó helyettesítése a főigazgató egyedi rendelkezése szerint történik. Az azonos beosztásban dolgozó közalkalmazottak szükség esetén egymás helyettesítését látják el. Egyéb esetekben a helyettesítés a felelős vezető utasítása alapján történik SZIGNÁLÁS RENDJE A szignálás a főigazgató feladata, mely során a beérkezett iratok alapján meghatározza és kijelöli az ügyintézést végző személyt. A szignálás az adott dokumentumon történik, az ügyintézésre kijelölt személy, valamint a határidő megjelölésével, Elektronikus úton beérkezett dokumentumok megkeresések szignálása az ügyintéző részére történő megküldéssel történik azzal, hogy az így keletkezett dokumentumok szükség szerint iktatásra kerülnek KIADMÁNYOZÁS RENDJE Az Igazgatóság tevékenységéhez tartozó valamennyi ügyhöz tartozó irat esetében a Jogi és Igazgatási Főigazgató rendelkezik kiadmányozási joggal a 11/2015. számú Kancellári utasítás szerint. A főigazgató távollétében a helyettesítés rendjében meghatározottak szerint kijelölt személy rendelkezik az arra szóló felhatalmazásban foglaltak szerinti időtartamban kiadmányozási joggal. Ebben az esetben a felhatalmazott személy a kiadmányozandó dokumentumon a jogi és igazgatási főigazgató géppel írt neve felett ír alá h (helyett) megjelöléssel 5.4. NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE A Jogi Igazgatóság az alábbi nyilvántartásokat vezeti: a) Adatszolgáltatási nyilvántartás (közérdekű adatok nyilvántartása) b) Szerződéstár A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 9/14

10 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság 5.5. IRATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK A Jogi Igazgatóság iratkezelése a Semmelweis Egyetem Iratkezelési Szabályzatában foglaltaknak megfelelően történik, a központi elektronikus iratkezelési rendszer alkalmazásával. A papíralapú, valamint az elektronikus iratok kezelése azonos módszerrel történik, az irat tárgyának megfelelő eljárásban. A Jogi és Igazgatási Főigazgatóságra érkezett iratok érkeztetését és iktatását az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóságon belül a titkársági ügyvivő szakértő, illetve a titkársági ügyintéző végzi. Az ügyintézők feladata az ügyiratok kezelése során az iratkezelési szabályok maradéktalan betartása. Az ügyek lezárására az igazgatási és iratkezelési igazgató javaslata alapján a jogi és igazgatási főigazgató jogosult. A lezárt ügyiratok a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság kézi irattárban kerülnek elhelyezésre. Ennek kezelése a titkársági ügyintéző feladata. A kézi irattárban őrzött iratokat legalább évente felül kell vizsgálni, és szükség esetén selejtezni, illetve átadni a Központi Irattárnak. Az iratok beérkeztetése, iktatása, a szignált iratok szignálással megjelölt munkatárs részére történő átadása a titkársági ügyintéző feladata. A folyamatos feladatellátás során keletkező, kapcsolódó iratok rendszerezése és az iratkezelési szabályoknak megfelelő kezelése a szignálással megjelölt munkatárs feladata és felelőssége KAPCSOLATTARTÁS, EGYÜTTMŰKÖDÉS A Jogi Igazgatóság tevékenységét és a főigazgatón keresztül a kancellár irányítja. A főigazgató a kancellár felé tartozik beszámolási, tájékoztatási kötelezettséggel. A főigazgató képviseli feladat- és hatáskörében eljárva a Jogi Igazgatóságot. A főosztályvezető a főosztályt feladat- és hatáskörében eljárva, a főigazgató megbízása alapján képviseli. A munkatársak kötelesek egymással együttműködni, egymás munkáját segíteni. A munkatársak feladatkörükhöz tartozó, de más szervezeti egységet is érintő ügyekben kötelesek a vezetőt folyamatosan tájékoztatva, egyeztetve eljárni. A feladatellátással összefüggésben az igazgatóság munkatársai folyamatos kapcsolatot tartanak az egyetem szervezeti egységeivel, valamint szükség szerint külső partnerekkel. Hivatalos kapcsolattartás minden esetben a Jogi és Igazgatási Főigazgatón keresztül zajlik INFORMÁCIÓÁRAMLÁS A Jogi Igazgatóság valamennyi munkatársa köteles napi szinten figyelemmel kísérni a Semmelweis Egyetem honlapján közzétett szabályzatokat, utasításokat, körleveleket és egyéb tájékoztatókat. A jogtanácsosok, jogi előadók kötelesek továbbá a jogszabályi változásokat is folyamatosan figyelemmel kísérni. Az információáramlás biztosítására, a felmerült ellenőrzési tapasztalatok egyeztetésére, megbeszélésére heti rendszerességgel kerül sor. A főigazgató a Főigazgatóság valamennyi vezetője részére értekezletet tart szükség szerint, de legalább hetente, amelyen tájékoztatja a vezetőket a szervezetet érintő vezetői döntésekről, kiosztja és számon kéri a kiadott feladatokat. A vezetők beszámolnak a rájuk szignált feladatok elvégzéséről, illetve azok készültségi fokáról. Az ülésekről rövid, az értekezlet lényegét tartalmazó jegyzőkönyv készül. A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 10/14

11 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság A jegyzőkönyv tartalmazza: - az értekezlet helyét, időpontját, - az értekezleten résztvevők névsorát, - a napirendi pontokat, - a napirendi pontok felelőseit, - a feladatok elvégzésének határidejét, Az értekezlet jegyzőkönyvét a főigazgató-helyettes hagyja jóvá BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA Az bélyegzőkre vonatkozó általános előírások A bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetése a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság kijelölt ügyintézőjének feladata. A bélyegzőket zárt szekrényben kötelező tartani, hogy illetéktelen személy ne juthasson hozzá. A bélyegzők kezelése és megőrzése az ügyintéző feladata, melyről felelősségvállalási nyilatkozatot köteles adni A Jogi Igazgatóság által alkalmazott bélyegzők - a kiadmányozási jogkör gyakorlója aláírásának hitelesítésére szolgáló körbélyegző - a szervezeti egység azonosítására szolgáló hosszú bélyegző - Pénzkezelési Szabályzat szerinti keretbélyegző készpénzes számlákhoz - ügyviteli bélyegzők (érkeztető és dátumbélyegző) A bélyegzők használatára jogosultak meghatározása - A körbélyegző használatára a kiadmányozási joggal rendelkező személy jogosult (a főigazgató, valamint távollétében a helyettesítésére kijelölt vezető) - A szervezeti egység azonosítására szolgáló bélyegzőt általánosan a főigazgató, a szállítói számlák Pénzkezelési Szabályzat szerinti lebélyegzésére az érvényesítést ellátó, vagy a helyettesítésére kijelölt közalkalmazott, a borítékok és egyéb, nem kiadmányozandó iratok (pl. jelenléti ívek) azonosítására az ügyintéző, vagy a helyettesítésére kijelölt közalkalmazott jogosult. - Az ügyviteli bélyegzők használatára az ügyintéző, vagy a helyettesítésére megjelölt személy jogosult. - A Pénzkezelési Szabályzat szerinti keretbélyegzőt a főigazgató jogosult alkalmazni. 6. A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK 6.1. MUNKAIDŐRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK A Jogi Igazgatóság munkaideje hétfőtől csütörtökig 7.45-től óráig, pénteki napon 7:45-től 13:45-ig tart. A munkában eltöltött időt minden közalkalmazott naponta, az érkezés és távozás időpontjának feltüntetésével, kézjegyével igazolva jelenléti íven köteles vezetni SZABADSÁGOK KIADÁSÁRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK A Jogi Igazgatóság minden év május 31-ig szabadságos ütemtervet készít, a közalkalmazottak előzetes igényeinek felmérése, egyeztetése alapján, a folyamatos munkavégzés követelményének szem előtt tartásával. A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 11/14

12 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság A főigazgató a mindenkori jogszabályi rendelkezések és egyetemi belső előírások figyelembe vételével köteles gondoskodni a szabadságok kiadásáról. A szabadságok igénybevételéhez a Szabadságengedély című nyomtatványt kell alkalmazni, melyet mind a munkavállaló, mind az engedélyező köteles aláírni. A fentiekben hivatkozott nyomtatvány, a jelenléti íveken a szabadság igénybevétele tényének bejegyzése, valamint az SAP rendszerben rögzített szabadság jogcímű távollét együttesen, a szükséges egyeztetések elvégzését követően képezi alapját a szabadság felhasználás nyilvántartásának MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK ELKÉSZÍTÉSE, AKTUALIZÁLÁSA, FELÜLVIZSGÁLATA A munkaköri leírásokat a minőségirányítási rendszer követelményeinek megfelelően kétévente, valamint a feladatok, hatáskör és felelősség körében történő változásokat követően 30 napon belül, soron kívül kötelező felülvizsgálni A FOLYAMATBA ÉPÍTETT VEZETŐI ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI, MÓDSZEREI, TÍPUSAI A vezetői ellenőrzés típusa lehet rendszeres, tervezett, valamint eseti szúrópróba szerű, vagy felmerülő problémák kapcsán indított ellenőrzés. Módszerét tekintve történhet a közalkalmazottak, vagy beosztott vezető beszámoltatása (szóban vagy írásban), vagy az ügyintézés során keletkező dokumentáció áttekintése, vagy ezek együttese által. Rendszeres ellenőrzés főbb eszközei és módja: - Heti jelentések készíttetése a futó feladatokról és azok állásáról, - heti rendszereséggel tartott vezetői értekezleteken beszámoltatás a folyamatban lévő ügyekről; - egyes futó ügyekkel kapcsolatos megbeszélések, egyeztetések, - kiadmánytervezetek előzetes kontrollja, - munkautasítások betartásának rendszeres ellenőrzése, - nyilvántartások vezetésének ellenőrzése. A vezetői ellenőrzések a 138/2011. (XII.15.) Ellenőrzési nyomvonalak című szabályzatban foglaltak figyelembevételével történnek A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ KOCKÁZATOK KEZELÉSE A Jogi Igazgatóság fő célkitűzéseit befolyásoló és veszélyeztető kockázatokat a következő táblázat tartalmazza. Kockázati kategóriák Szabályozásból és annak változásából eredő kockázatok Kockázatok Egyes folyamatok nem kerülnek pontosan szabályozásra Hatás Megfelelő szabályozottság hiányában a munkatársak nem ismerik pontosan feladataikat, mely hibalehetőséget hordoz magában Kockázat kezelés eszközei A szabályozottság folyamatos értékelése, nem megfelelőség esetén a szabályok felülvizsgálata, pontosítása A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 12/14

13 SZERVEZETI ÜGYREND Jogi és Igazgatási Főigazgatóság A belső szabályozás nem követi a jogszabályi változásokat A jogi szabályozás túl gyakran változik Szabályozás és gyakorlat különbözik Humánerőforrásgazdálkodásban rejlő kockázatok Iratkezeléssel, irattározással összefüggő kockázatok Nem lesz szabályos a működés Jogszabályok naprakész figyelemmel kísérése, folyamatos jogszabályfigyelés biztosítása Bizonytalanság a Továbbképzés jogalkalmazásban biztosítása, szakirodalom figyelemmel kísérése Vagy a szabályozás Összhang elavult és a gyakorlat megteremtése a helyes, vagy a szabályozás és a gyakorlat nem követi a gyakorlat között helyes szabályozást, mely szabálytalan működést okozhat Eltérő jogszabály értelmezés Értelmezési bizonytalanságok Nem áll rendelkezésre elegendő munkaerő kapacitás A szükséges feladatok nem végezhetőek el A rendelkezésre álló munkaerő nem rendelkezik megfelelő szakmai tapasztalattal Nem megfelelő munkavégzés A munkatársak elkötelezettsége, munkabírása, motiváltsága nem megfelelő A feladatok ellátása nem megfelelő A munkavégzéshez szükséges technikai/fizikai erőforrások nem állnak rendelkezésre A feladatok ellátása technikai hiányosságok miatt késedelmet szenved Iratkezelési szabályok nem kerülnek betartásra A szükséges dokumentumok esetlegesen nem azonosíthatóak, vagy nem állnak rendelkezésre Vezetői ellenőrzés fokozása Az irattározás fizikai körülményei nem megoldottak Az ellenőrzési dokumentáció elhelyezése és biztonságos őrzése nem biztosítható Intézkedés a megfelelő tárolási kapacitás kialakítására A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Egyeztető megbeszélések megtartása, állásfoglalások kérése A hiányzó munkaerő pótlása Vezetői ellenőrzés fokozása, több szintű ellenőrzés, megfelelő tapasztalatok megszerzésének segítése Megfelelő motiváltság kialakítása, eredmények értékelése, folyamatos visszacsatolás A munkához szükséges eszközök folyamatos pótlása Oldal: 13/14

14 Jogi és Igazgatási Főigazgatóság 6.6. MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÁSÁNAK RENDSZERE Az Igazgatóság vezetőinek és közalkalmazottainak kinevezése, illetményének megállapítása és az egyéb munkáltatói jogkörök gyakorlása a Jogi és Igazgatási Főigazgatóságra vonatkozó szabályok figyelembevételével, a 11/2015. számú Kancellári utasítás szerint történik 7. HIVATKOZÁSOK LISTÁJA - 58/2006 (VI. 29.) és 9/a/b/2015. (II.05.) Semmelweis Egyetem SZMSZ - 11/2015. számú Kancellári utasítás - 138/2011. (XII.15.) Ellenőrzési nyomvonalak c. szabályzat - 80/2006(IX.28) Kockázatkezelési rendszer c. szabályzat - Körl. 190/1990-R. az egyetemi bélyegzők használatáról - KS/HUM/1656/2014.sz. tájékoztató a szabadság kiadásával kapcsolatos szabályokról 8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Szervezeti Ügyrend 2 példányban készült, melyből 1. pld. a szervezeti egységnél marad 2. pld. az Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatósághoz kell benyújtani. A Minőségbiztosítási Osztályra az aláírt, eredeti példány szkennelt változatát kell elektronikusan beküldeni, amely az intranetes MIR honlapon minden egyetemi dolgozó számára elérhetővé válik. 9. MELLÉKLETEK SE-JI-SZR-M01 A Szervezeti Ügyrend megismerésére vonatkozó nyilatkozatok az egység dolgozói részéről SE-JI-SZR-M02 A szervezeti egység felépítésének bemutatása: organogram A dokumentum kódja: SE-JI-SZR Oldal: 14/14

15

16 Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK SZERVEZETI EGYSÉG JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, ADATAI ÜGYREND SZEMÉLYI HATÁLYA A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNERŐFORRÁSA KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN KÖZALKALMAZOTTAK FELADATAI A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE HELYETTESÍTÉS RENDJE SZIGNÁLÁS RENDJE KIADMÁNYOZÁS RENDJE NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE IRATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK KAPCSOLATTARTÁS, EGYÜTTMŰKÖDÉS INFORMÁCIÓÁRAMLÁS BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK MUNKAIDŐRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK SZABADSÁGOK KIADÁSÁRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK ELKÉSZÍTÉSE, AKTUALIZÁLÁSA, FELÜLVIZSGÁLATA A FOLYAMATBA ÉPÍTETT ÉS VEZETŐI ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI, MÓDSZEREI, TÍPUSAI A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ KOCKÁZATOK KEZELÉSE MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÁSÁNAK RENDSZERE HIVATKOZÁSOK LISTÁJA ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK MELLÉKLETEK A dokumentum kódja: SE-III-SZR Oldal: 2/15

17 Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. SZERVEZETI EGYSÉG JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, ADATAI 1) Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság a Semmelweis Egyetem központi funkcionális szervezeti egysége, amely a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság keretében a jogi és igazgatási főigazgató közvetlen irányítása alatt önállóan végzi tevékenységét. Hivatalos megnevezése: Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Vezetője: igazgatási és iratkezelési igazgató Cím: 1085 Budapest, Üllői út ÜGYREND SZEMÉLYI HATÁLYA Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Szervezeti Ügyrendjének hatálya kiterjed az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság valamennyi közalkalmazottjára. 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA 2.1. SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE a) Ügyviteli Főosztály, b) Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés, c) Központi Irattár, d) Központi Levéltár, önálló gazdálkodású szervezeti egység, saját szervezeti ügyrenddel, e) Központi Könyvtár, önálló gazdálkodású szervezeti egység, saját szervezeti ügyrenddel A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNERŐFORRÁSA Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóságon foglalkoztatott főállású teljes munkaidős foglalkoztatottak létszáma 17 fő. Az egyes szervezeti egységek létszáma: a) Ügyviteli Főosztály 9 fő b) Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés 4 fő c) Központi Irattár 1 fő d) Központi Levéltár, önálló gazdálkodású szervezeti egység, saját szervezeti ügyrenddel e) Központi Könyvtár, önálló gazdálkodású szervezeti egység, saját szervezeti ügyrenddel. Státusz Követelmény Betölthető állás Betöltött állás Igazgatási és Iratkezelési Igazgató Felsőfokú főiskolai végzettség 1 Ügyviteli Főosztály - főosztályvezető Egyetemi végzettség 1 igazgatási ügyvivő-szakértő Egyetemi végzettség 2 titkársági ügyvivő-szakértő Felsőfokú végzettség 1 titkársági ügyintéző Középfokú végzettség vagy szakképesítés 1 hivatalsegéd Általános iskola vagy középfokú végzettség 4 Központi iktatás, érkeztetés, Általános iskola vagy középfokú végzettség iratkezelés 4 Központi Irattár Egyetemi végzettség 1 A dokumentum kódja: SE-III-SZR Oldal: 3/15

18 Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Központi Levéltár - igazgató Egyetemi végzettség 1 - munkatársak saját szervezeti ügyrend szerint Központi Könyvtár - igazgató Egyetemi végzettség 1 - munkatársak saját szervezeti ügyrend szerint Minden dolgozó képzettsége megfelel a munkaköri leírásban foglaltaknak KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság vezetői és közalkalmazottai az ellátandó feladatok és személyes kompetenciáik alapján éves oktatási tervet készítenek. Rendszeresen részt vesznek a kötelező munka- és tűzvédelmi oktatásokon. A Központi Levéltár és a Központi Könyvtár saját oktatási tervet készít, képzési és továbbképzési tevékenységet ennek megfelelően végez. 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI 3.1. Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság általános feladatai: a) az egyetem egységes iktató és dokumentumkezelő rendszerének kialakításához, működtetéséhez stratégiai és fejlesztési tervek készítése, b) az iktató és dokumentumkezelő rendszer egyes munkafolyamatainak szabályozásához kapcsolódó feladatok ellátása Ügyviteli Főosztály feladatai: a) ellátja a Jogi és Igazgatási Főigazgató teljes körű titkársági feladatait, b) teljes körűen biztosítja a Szenátus és egyéb döntéshozatali szervek így különösen a Felülbírálati Bizottság - tevékenységek adminisztrációs feladatait, az ülések előkészítését, a jegyzőkönyvek készítését, továbbá a szükséges határozatok aláírásra történő előkészítését, c) ellátja a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság tekintetében az ügymenetek kontrollját, d) vezeti az Egyetem bélyegző-nyilvántartását Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés a) ellátja az Egyetem központi címére érkező iratok, dokumentumok átvételével, beérkeztetésével, iktatásával, valamint a megfelelő szervezeti egységhez/személyhez történő továbbításával kapcsolatos adminisztrációs feladatokat, b) kezeli az Egyetem iktatási rendszerét, ellátja az iktatási rendszer egységes alkalmazásával kapcsolatos módszertani feladatokat, biztosítja a szakmai segítségnyújtást a szervezeti egységek részére az egységes alkalmazás biztosítása érdekében, c) az iratkezelés körében gondoskodik az Egyetem szervezeti egységei által a központi telephelyről történő szakszerű továbbításával kapcsolatos feladatokat, d) kapcsolatot tart a Magyar Postával, felelős a Magyar Postával kötött szerződés szakmai e) előkészítéséért, a szükséges egyeztetések lefolytatásáért, f) folyamatosan ellenőrzi a szervezeti egységek iratkezelésével kapcsolatos szakmai tevékenységét, gondoskodik a szakmai továbbképzésről, illetve szakmai iránymutatásról az iratkezeléssel összefüggő kérdésekben. A dokumentum kódja: SE-III-SZR Oldal: 4/15

19 Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság 3.4. Központi Irattár a) ellátja az Egyetem szervezeti egységei által átadott iratok szakszerű irattározási feladatait, b) gondoskodik az iratok szakszerű és a hatályos jogszabályok szerinti minősítéséről, megőrzéséről, c) szükség esetén biztosítja a dokumentumok visszakeresését, a szervezeti egységek részére történő eljuttatását, d) gondoskodik a hatályos jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően az iratok szakszerű selejtezéséről, vagy a Levéltár részére történő átadásáról Központi Levéltár feladatai: a szervezeti egység saját ügyrendje szerint Központi Könyvtár feladatai: a szervezeti egység saját ügyrendje szerint. 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE 4.1. VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN a) Az igazgatási és iratkezelési igazgató feladatai az alábbiak: aa) az egységes iktató és dokumentumkezelő rendszer kialakításával összefüggő módszertani, kapcsolattartási és adminisztratív feladatok ellátásának irányítása, az iratkezelési tevékenység koordinálása és felügyelete, ab) az egyetemi iktató és dokumentumkezelő rendszer felügyelete, a fejlesztő intézkedések kezdeményezése és a végrehajtás ellenőrzése, ac) Ügyviteli Főosztály keretében, a Központi Irattárban, valamint a Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés területén zajló munkafolyamatok, végzett feladatok irányítása, ad) igazgatást, iratkezelést és tárolást érintő szabályzatok, munkafolyamat-szabályozások, módszertanok, utasítások kidolgozásának, módosításának kezdeményezése, azok alkalmazásának ellenőrzése, ae) az iratkészítési, kezelési, sokszorosítási, őrzési szabályok megtartartásának ellenőrzése; af) az iratselejtezés, iratmegsemmisítés és a levéltárba adás szabályainak megtartásának ellenőrzése; ag) az Igazgatóságra vonatkozó jogszabályok figyelemmel kísérése, ah) az Igazgatóságon dolgozó közalkalmazottak munkaköri leírásainak, oktatási terveinek előkészítése, ai) A munkaidőnyilvántartás vezetésének figyelemmel kísérése, a jelenléti ívek rendszeres ellenőrzése, aj) kezdeményezés az Igazgatóságot érintő emberierőforrás-gazdálkodási ügyekben, ak) képviseli az Igazgatósági és Iratkezelési Igazgatóságot, al) felelős az általa vezetett szakterületen az SZMSZ, a jelen Ügyrend, a feladat-ellátással összefüggő jogszabályok, belső szabályozók, utasítások alkalmazásáért, betartatásáért, am) szervezi és ellenőrzi az Igazgatóság feladatainak szakszerű és határidőre történő végrehajtását, biztosítja az ügyintézés szakszerűségét, a szakmai követelmények érvényesülését, A dokumentum kódja: SE-III-SZR Oldal: 5/15

20 Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság an) kezdeményezi a munkavégzés személyi és tárgyi feltételei biztosításához szükséges intézkedések megtételét, ao) gyakorolja az Igazgatóság munkatársai vonatkozásában az ellenőrzési és utasítási jogokat, ap) értekezleteket hív össze, aq) felelős az adatszolgáltatások, jelentések szakszerűségéért és valódiságáért, a határidők betartatásáért, ar) felelős a vagyonvédelmi, informatikai biztonsági, tűzbiztonsági, munka- és balesetvédelmi, valamint adatvédelmi előírások betartásáért és betartatásáért, as) együttműködik a szervezeti egységekkel a feladatok ellátása során, at) a munkatársakat tájékoztatja a munkaköri feladataik ellátásához szükséges információkról, ellenőrzi a feladatok végrehajtását, au) minden lényeges információról tájékoztatja a Jogi és Igazgatási Főigazgatót, a kancellárt, folyamatosan beszámol intézkedéseiről. b) Az ügyviteli főosztályvezető feladatai az alábbiak: ba) az Ügyviteli Főosztályon zajló ügyintézés és munkafolyamatok vezetése, bb) Központi Irattárban és a Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés területén zajló munkafolyamatok, végzett feladatok szakmai felügyelete, bc) az egységes iktató és dokumentumkezelő rendszer kialakításával összefüggő módszertani kapcsolattartási és adminisztratív feladatok ellátása, bd) az egyetemi iktató és dokumentumkezelő rendszer működésének felügyelete, javaslattétel fejlesztő intézkedésekre és azok végrehajtásának koordinálása, be) az Ügyviteli Főosztály, a Központi Iktatás, érkeztetés, iratkezelés, valamint a Központi Irattár tevékenységéről heti rendszerességgel beszámoló, havi rendszerességgel összefoglaló jelentés készítése, bf) javaslattétel igazgatást, iratkezelést és tárolást érintő szabályzatok, munkafolyamatszabályozások, módszertanok, utasítások kidolgozására, módosítására, azok alkalmazásának betartatása, bg) gondoskodás az iratselejtezés, iratmegsemmisítés és a levéltárba adás szabályainak megtartásáról; bh) az iratkezelési, sokszorosítási, őrzési szabályok megtartatásáról való gondoskodás; bi) szakmai és munkakapcsolatok fenntartása, bj) az egység dolgozói számára szakmai oktatási terv előkészítése. c) A Központi Levéltár igazgatójának feladatai az alábbiak: A szervezeti egység saját ügyrendje szerint. d) A Központi Könyvtár vezetőjének feladatai az alábbiak: A szervezeti egység saját ügyrendje szerint KÖZALKALMAZOTTAK FELADATAI Ügyviteli főosztály igazgatási ügyvivő szakértőinek feladatai A dokumentum kódja: SE-III-SZR Oldal: 6/15

21 Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság 1. Igazgatási természetű, illetőleg egyéb, az SzMSz szerint a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság feladatkörébe tartozó ügyek intézése. 2. Részt vesz a Szenátus üléseinek előkészítésében. Szenátusi ülésekkel kapcsolatos levelezés bonyolítása, beérkező előterjesztések nyomtatása, iktatása, napirendi pontok szerinti nyilvántartása, előterjesztések (szükség szerint) en történő kiküldése véleményezésre. Szenátusi meghívók kiküldése szenátus tagoknak. 3. Segíti és szervezi a rektori pályamunkákkal kapcsolatos feladatokat; 4. Segíti és szervezi a Doctor Honoris Causa cím odaítélésével kapcsolatos feladatokat; 5. Koordinálja a köztársasági ösztöndíj odaítélésével kapcsolatos, a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság illetékességébe tartozó feladatokat. 6. Vezeti és nyilvántartja a központi épület reprezentatív helyiségeinek igénybevételét. 7. Végzi az egyetem saját halottainak temetésével kapcsolatos ügyintézést (fekete zászló kitétele, hirdetések megrendelése, számlák továbbítása a KGO-hoz). 8. Szükség szerint gondoskodik az egyetemi ünnepélyekre igényelt kellékek (talárok, láncok, hajdú ruhák, zászlók, zászlótartó, mappák) összekészíttetéséről, helyszínre szállíttatásáról, lista szerinti átadásáról, majd az ünnepély utáni visszaszállíttatásáról, valamint szükség szerinti tisztíttatásáról, ill. javíttatásáról, átalakíttatásáról. 9. Szükség szerint, közvetlen vezetője utasításának megfelelően közreműködik a Semmelweis Egyetem Tanévkönyve szerkesztési munkálataiban. 10. Segíti és szervezi a rektori pályamunkák odaítélésével kapcsolatos feladatokat. 11. Kapcsolatot tart külső magán és jogi személyekkel, valamint az egyetemi klinikák és intézetek adminisztrációs feladatokat ellátó munkatársaival. 12. Általános szakmai-nyelvi segítséget nyújt idegen nyelvű levelezésben. 13. Vezeti és karbantartja az egyetemi bélyegző-nyilvántartást. 14. Vezeti és karbantartja az egyetem képzésnyilvántartását, gondoskodik az új képzések OH-nál történő nyilvántartásba vételéről. 15. Közreműködik az egységes iktató és dokumentumkezelő rendszer kialakításával összefüggő módszertani, kapcsolattartási és adminisztratív feladatokban. 16. Szükség szerint gondoskodik az egyetemi ünnepélyekre igényelt kellékek (talárok, láncok, hajdú ruhák, zászlók, zászlótartó, mappák) összekészíttetéséről, helyszínre szállíttatásáról, lista szerinti átadásáról, majd az ünnepély utáni visszaszállíttatásáról, valamint szükség szerinti tisztíttatásáról, ill. javíttatásáról, átalakíttatásáról. 17. Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság tekintetében végzi az Egyetem minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatokat, a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. Feladata különösen a területén elrendelt és kiadott minőségcélok megvalósítása, valamint a területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nem-megfelelőségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. 18. Az egyetem környezetvédelmi kultúrájának ápolása, a munkahelyi környezeti rend kialakítása és fenntartása saját munkaterületén. 19. Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára közvetlen vezetője, az igazgatási és iratkezelési igazgató, valamint a jogi és igazgatási főigazgató meghatároz Ügyviteli főosztály titkársági ügyvivő-szakértőjének feladatai az alábbiak: 1. Ellátja a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság személy- és munkaügyi feladatait: Nyilvántartást vezet a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság dolgozóinak személyi adatairól, a munkába lépéssel kapcsolatos iratokról; Közreműködik a munkaköri leírások előkészítésében és karbantartásában; A dokumentum kódja: SE-III-SZR Oldal: 7/15

22 Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Vezeti és karbantartja - a személyi állomány szabadságolási, betegszabadsági nyilvántartását, - a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság dolgozóinak munkaruha-ellátás nyilvántartását (jogosultság, vásárlás engedélyeztetése); Elkészíti a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság dolgozóinak nyári és téli szabadságtervét a bekért igények alapján, majd továbbítja a jogi és igazgatási főigazgató és a gazdasági ügyintéző felé. 2. A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság titkársági feladatainak segítése. 3. Felülbírálati Bizottság adminisztratív feladatainak segítése. 4. Szerkeszti és aktualizálja a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság honlapját a jogi és igazgatási főigazgató utasításai szerint. 5. Kapcsolatot tart fenn az egyetemi honlap szerkesztőivel. 6. Az Egyetem minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. A területén elrendelt és kiadott minőségcélok megvalósítása. A területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nem-megfelelőségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. 7. Az Egyetem környezetvédelmi kultúrájának ápolása, a munkahelyi környezeti rend kialakítása és fenntartása saját munkaterületén. 8. Mindazon további feladatok ellátása, amelyekkel közvetlen vezetője, valamint a főtitkár esetenként vagy rendszeresen megbízza Ügyviteli főosztály titkársági ügyintézőjének feladatai az alábbiak: 1. A Jogi és Igazgatási Főigazgatóságba érkező iratok átvétele, iktatása az Egyetem nyilvántartórendszerébe, előkészítése, jogi és igazgatási főigazgató tájékoztatása, ügyintézőnek történő átadása, kimenő levelek: megírása, aláíratása, postázása. 2. A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság postafiókjába érkező levelek figyelése, nyomtatása, iktatása, jogi és igazgatási főigazgató tájékoztatása, ügyintézőnek történő átadása, kimenő levelek megírása, elküldése. 3. Az Egyetem honlapjának figyelése, körlevelek, tájékoztatók nyomtatása, kiküldése. 4. A házipénztár kezelése, előlegkérés, előleg kiadás, előleg elszámolás, a pénzmozgások adminisztrálása, házipénztár elszámolás elkészítése, elszámolás a Központi Gazdálkodási Osztály felé. 5. Reprezentációs költség elszámolás, igényfelmérés, megrendelés, ill. beszerzés. 6. Irodaszer igények felmérése, megrendelése. 7. A titkársági ügyviteli-technikai eszközök kezelése, alkalmazása. Gondoskodás a technikai eszközök karbantartásáról, javítási munkálatok megrendeléséről, esetleges eszközcseréről. 8. Kapcsolattartás az Egyetem más szervezeti egységeivel. 9. Az Egyetemmel kapcsolatos névsorok, címlisták, összeállítása, folyamatos figyelemmel kísérése, változások átvezetése. 10. Főigazgatói programok, találkozók szervezése, egyeztetése, koordinálása. Háttér feladatok elvégzése, háttér anyagok előkészítése. 11. A jogi és igazgatási főigazgató távolléte esetén üzenetek átvétele, az előzetes felhatalmazás szerinti körben sürgős intézkedések megtétele. 12. Testületi ülések, értekezletek anyagainak rendszerezése, nyilvántartása, megőrzése, a kapcsolódó feladatok figyelemmel kísérése. 13. A belépő és kilépő munkatársak eligazítása, a szükséges nyomtatvány(ok) átadása, információs segítségnyújtás. A dokumentum kódja: SE-III-SZR Oldal: 8/15