TANFOLYAMI JEGYZET 1. modul: Alapismeretek és szövegszerkesztés alapok
Tartalom Tartalom... 2 1. Alapismeretek... 4 1.1 A Windows XP indítása, bejelentkezés... 4 1.2 Billentyűzet... 4 1.2.1 Írógépszerű billentyűzet... 5 1.2.2 Funkció billentyűzet... 7 1.2.3 Kurzormozgató billentyűzet... 7 1.2.4 Szám billentyűzet... 8 1.3 Az egér használata... 9 1.3.1 Rámutatás, az egérkurzor alakja... 9 1.3.2 Kattintás bal, vagy jobb gombbal... 9 1.3.3 Dupla kattintás a bal, kivételesen a jobb gombbal... 9 1.3.4 Elhúzás (húzás) a bal, vagy a jobb gombbal... 10 1.4 Egy ablak felépítése, az elemek funkciója... 10 1.4.1 Címsor... 10 1.4.2 Kilépés gomb... 10 1.4.3 Ikon méret gomb... 10 1.4.4 Teljes méret gomb... 11 1.4.5 Előző méret gomb... 11 1.4.6 Ablak határvonal... 11 1.5 Az ablakok különféle méretei, alkalmazásuk és átváltás közöttük... 11 1.5.1 Normál méret... 11 1.5.2 Ikon méret... 11 1.5.3 Teljes méret... 12 1.6 A Start menü és használata... 12 1.7 Kilépés és kijelentkezés a Windows rendszerből... 12 1.8 Az adattárolással kapcsolatos fontosabb fogalmak... 13 1.8.1 Fájl... 13 1.8.2 Mappák, régi nevűkön könyvtárak... 14 1.8.3 Háttértárak... 14 2. Szövegszerkesztés alapok... 15 2.1 Begépelési szabályok... 15 2.2 A szövegkurzor mozgatása... 15 2.3 Szöveg kijelölés... 15 2.4 A begépelt szöveg javítása... 16 2.5 Az utolsó művelet visszavonása... 16 2.6 Fájl műveletek... 16 2.6.1 Új fájl kezdése... 16 2.6.2 Fájl mentése... 16 2.6.3 Megnyitás... 17 2.6.4 Mentés másként... 17 2.6.5 A Mentés másként és a Megnyitás ablak használata... 17 2.7 A levél tagolása (térköz)... 18 2.8 Dokumentum létrehozásának szabályos menete... 18 2.9 Formázási alapok... 19 2.9.1 Karakterformázás... 19 2.9.2 Bekezdésformázás... 20 2.10 Oldalbeállítás alapjai... 21
2.11 Szövegkeresés és csere... 22 2.12 Szövegmásolás, mozgatás... 22 2.12.1 A Vágólap használata... 23 2.12.2 Másolás és mozgatás a húzd és dobd (drag and drop) módszerrel... 24 2.13 Oldalakra tördelés... 24 2.14 Nyomtatási kép megtekintése... 24 2.15 Nyomtatás... 25 3. Ellenőrző feladat... 26
1. Alapismeretek 1.1 A Windows XP indítása, bejelentkezés A gép bekapcsolása után automatikusan betöltődik a Windows XP, aminek időtartama a gép kiépítettségétől és teljesítményétől függ. Ne legyünk türelmetlenek, és várjuk ki a program elindulását. Ha nem így teszünk, akkor a következő bekapcsolás alkalmával a program úgynevezett csökkentett módban fog elindulni. Amint betöltődött az operációsrendszer, ki kell választanunk, vagy meg kell adnunk felhasználói nevünket, és ha jelszót is rendeltünk hozzá, be kell gépelni a jelszavunkat. Ha jelszóval védtük a rendszert, akkor annak megadása nélkül nem lehet a gépet elindítani! Ez egy jelentős eltérés a korábbi otthoni használatra szánt Windows verziókhoz képest, melyekbe bárki beléphetett. A bejelentkeztető képernyő megjelenése kétféle lehet: Ha letiltották az üdvözlőképernyőt, akkor megjelenik egy ablak, amelybe be kell vinni felhasználói nevünket és jelszavun- 1. Ábra: Folyik az XP betöltése kat. Ez a nagyobb biztonságot jelentő módszer, mert ekkor már a felhasználói nevet is meg kell adni. Amennyiben engedélyezett az üdvözlőképernyő, a képernyőn csak kell kiválasztani a felhasználót, és megadni a jelszót. Bármelyik megoldás is érvényes a gépünkön, a jelszó bevitele közben magát a jelszót nem fogjuk látni! Ha véletlenül elfelejtettük a jelszavunkat, kattintsunk a ikonra (ez csak üdvözlőképernyős bejelentkezéskor lehetséges). Ennek hatására egy kis buborékban megjelenik egy emlékeztető szöveg, amelyet még a jelszó megadásakor rendeltünk saját jelsza- 2. Ábra: A Windows XP üdvözlőképernyője vunkhoz (már, ha megadtunk ilyet). 1.2 Billentyűzet A billentyűzet a számítógépnek csak az egyik adatbeviteli eszköze. Mivel azonban minden további beviteli eszköz elsősorban nem karakteres adatok megadására szolgál, és mert legalábbis a legtöbb felhasználó szöveges adatokat akar megadni (levelek, táblázatok, stb.), a billentyűzet a számítógép elsődleges beviteli eszköze. A billentyűzet ránézésre is nagymértékben hasonlít egy írógépre. Ezért, aztán ha valaki már gépírás 3. Ábra: Egy billentyűzet
tudás birtokában ül le egy számítógép elé, az némi előnyt jelent. De számukra is marad azért nehézség, mégpedig az, hogy ők már megszokták azt, hogy az írógépen nincs egyes és nulla. E jelek helyett kis l illetve nagy o betűt szoktak használni. Ha értékes adatok bevitelénél is tartják magukat ehhez a beidegződéshez, akkor abból komoly problémák állhatnak elő. A billentyűzeteket általában a billentyűk feliratozása szerint szokták osztályozni, mely szerint hazánkban a következő rendszerek terjedtek el: magyar (természetesen célszerű ezt venni); angol; német. Ha nem magyar feliratozású a billentyűzet, az még nem jelenti azt, hogy nem kaphatjuk meg a speciális magyar karaktereket. Ennek az oka az, hogy a gépen futó programok átdefiniálhatják az egyes billentyűkhöz rendelt karaktereket. Természetesen azonban az kellemetlen, hogyha meg kell jegyeznünk, hogy mondjuk az é betűt a ; helyén kapjuk. A billentyűzet csatlakoztatása típustól függően USB, vagy PS2 porton keresztül lehetséges. 1.2.1 Írógépszerű billentyűzet A betű, szám, vagy írásjel gombok Az írógépszerű billentyűzeten találjuk az abc betűit, a számjegyeket, és néhány írásjelet. A modern magyar billentyűzeteken sok gombon kettő, sőt, három feliratot is találhatunk. De mikor mit kapunk? Az attól függ, hogy önmagában, vagy esetleg egy másik speciális, úgynevezett módosító gombbal együtt nyomjuk le. Nézzünk rá példát, szerintem úgy érthető a legkönnyebben. A billentyű képe Önmagában Shift gombbal Alt Gr gombbal 3 + q Q \ 1. Táblázat: Ha több felirat van a billentyűn, mikor mit kapunk A módosító gombok A táblázatból jól látható, hogy ugyanannak a gombnak a hatása más és más, attól függően, hogy önmagában, a Shift, vagy az Alt Gr gombbal együtt nyomjuk le. Az olyan gombokat, melyek egy másik billentyű hatását megváltoztatják, módosító gomboknak szokás hívni, és azt kell róluk tudni, hogy előbb a módosító gombot kell lenyomni és úgy tartani, majd a másik gombot hozzányomni egy pillanatra, végül felengedni a módosító gombot. A szakkönyvekben ezt kötőjellel, vagy pluszjellel szokás jelölni, például: Alt Gr - Q, vagy Alt Gr + Q. A módosító gomb csak addig hatásos, ameddig nyomjuk! Négy ilyen módosító gomb van: Név Képe Hatása Ctrl programfüggő Alt programfüggő Alt Gr kiegészítő karakter (az alsó sarokban lévő jel) Shift nagybetű, vagy a felső karakter 2. Táblázat: A módosító billentyűk hatása Folyamatos nagybetűs írás Néha szükségünk lehet arra, hogy csupa nagybetűvel írjunk. Azt megtehetnénk úgy is, hogy folyamatosan nyomjuk a Shift billentyűt, ami persze nagyon kényelmetlen. Ilyen esetben célszerű átkapcsolni nagybetűsre az abc betűit adó gombokat, a Caps Lock billentyűvel. Ennek bekapcsolt állapotát a billentyűzet jobb felső sarkán lévő LED jelzi vissza. Fontos tudni, hogy ez csak az abc betűire van hatással, a 3 -as gombon változatlanul a számot kapom, és nem a + jelet.
Ugyanakkor, ha bekapcsolt Caps Lock mellett még a Shift gombot is nyomjuk, és úgy ütünk le egyet az abc betűi közül, akkor kisbetűt kapunk. Ebből a vakon gépelni tudok számára adódhat kellemetlenség, mégpedig az, hogy mivel ők jól gépelnek, nem kísérik folyamatosan figyelemmel a begépelt szöveget, csak egy-egy nagyobb egység bevitele után ellenőrzik a képernyőn is munkájuk eredményét. Addigra viszont lehet, hogy már több sor is pont fordítva jelenik meg: amit kis betűvel akartak írni az naggyal (mert véletlenül be van kapcsolva a Caps Lock), amit pedig nagybetűsnek szántak az kicsivel (mert lenyomta a Shift gombot is). Ennek a problémának a megoldására a jobb szövegszerkesztők fel vannak készítve, és teljesen automatikusan javítják az ilyen hibát. Név Képe Hatása Caps Lock az abc nagy betűje 3. Táblázat: A Caps Lock hatása Beviteli, és új bekezdés gomb Az Enter -hez, az egyik nagyon gyakran használt billentyűhöz érkeztünk. Hatása a futó programtól is függ, de mindig valaminek a lezárása, befejezése. Szerintem ez is példákon keresztül lesz a legérthetőbb. Ha egy olyan programot használunk, melyben a menüpontokat nem az egérrel kell kiválasztani, akkor a választás a kurzormozgató nyilak segítségével történik. De miután ráálltunk a használni kívánt menüpontra, a választást még jóvá kell hagyni az Enter gombbal. Megjegyzem, ha egy adott program menürendszere az egérrel is használható, az esetek döntő többségében a választásra az imént ismertetett módszerrel akkor is van lehetőség. Sok programnál kell adatokat bevinni a képernyőn lévő kis rubrikákba (hivatalos nevük adatmező). Ha befejeztük az adott rovat kitöltését, akkor a bevitel lezárására többnyire az Enter szolgál. Szinte kivétel nélkül az összes szövegszerkesztő programra igaz, hogy egy-egy új bekezdés kezdéséhez (az előző lezárásához) az Enter gombot kell használni. Már most felhívom viszont a figyelmet arra, hogy a sorok végén a szövegszerkesztők automatikusan kezdenek új sort, azaz folyamatos gépelés közben egy-egy sor végén nem, csak a bekezdés végén kell az Entert megnyomni! Név Képe Hatása Enter választás, adatbevitel lezárása, illetve új bekezdés 4. Táblázat: Az Enter hatása Következő oszlop gomb A Tabulátor -nak nevezett gombnak a Windows alatt futó programok esetében majdnem mindig van hatása: a segítségével választhatunk ki valamit egy párbeszéd ablakból az egér használata nélkül. A gyakorlatban erre csak akkor lesz szükségünk, ha ne adj isten, elromlik az egér. A másik, gyakrabban használt funkciója az, hogy Windows alatti programoknál adatbevitel közben a következő rubrikába, szövegszerkesztő programoknál pedig a következő oszlopba ugrik a kurzor. Név Képe Hatása Tabulátor (Tab) következő rubrika, illetve következő oszlop 5. Táblázat: A Tabulátor hatása Visszatörlő gomb Ha gépelés közben valamit elhibázunk, és azt rögtön észrevesszük, akkor a visszatörlő billentyűvel, vagy gyakran használt angol nevén Backspace gombbal törölhetjük a rossz adatokat. Nagyon fontos tudni róla, hogy mindig a pillanatnyi helyzetünket mutató villogó jel, az úgynevezett szövegkurzor előtti karaktert törli. A legtöbb programban a kurzor azonban mozgatható, és így a már begépelt szöveg belsejébe is visszavihető. Ilyen esetben azonban a kitörölt karakter helyén nem marad lyuk, hanem a mögötte lévő betűk mind-mind egy hellyel előrébb ugranak. Felhívom azonban arra a figyelmet, hogy van még egy törlő gomb, a Delete, amely a kurzor mögötti jelet törli!
Név Képe Hatása Visszatörlő (Backspace) kurzor előtti karakter törlése 6. Táblázat: A Backspace hatása Menekülés gomb Ha valahonnét ki akarunk lépni mindegy mi okból akkor a legjobb megoldás az, hogy megnyomjuk az Esc gombot. Ehhez a billentyűhöz majdnem mindig a kilépés funkció van hozzárendelve. A gomb felirata egyébként az angol Escape szó rövidítése, melynek magyar jelentése menekülés. Név Képe Hatása Escape legtöbbször kilépés 7. Táblázat: Az Escape hatása 1.2.2 Funkció billentyűzet A funkció billentyűzet egyes gombjainak hatása sajnos előre nem megadható, mivel a futó program határozza meg azt, hogy mi történjen a lenyomásukkor. Olyan is előfordulhat, hogy egy programnál egy-egy gombnak nincs semmilyen hatása. Egy dolog azonban majdnem biztos: az F1 billentyűhöz a Súgó van hozzárendelve. Ez ugyanis egy olyan szokás, amit a legtöbb program írásakor tiszteletben tartanak. 1.2.3 Kurzormozgató billentyűzet Ezek a gombok a szövegkurzor mozgatására szolgálnak. A szövegkurzor az a kis villogó jel a képernyőn, mely azt mutatja, hogy hová fogunk gépelni. Mivel nem mindig van a gépelésre lehetőségünk, így szövegkurzor sincs mindig. Vigyázzunk, a szövegkurzort ne keverjük össze az egérkurzorral! Nyilak A nyilak segítségével mozgathatjuk a szövegkurzort az adott irányba. De szintén a nyilak (valamint az Enter) segítségével választhatunk a billentyűzetről a menüpont közül is. Név Képe Hatása jobbra nyíl (Right) egy betűvel, menüponttal jobbra balra nyíl (Left) egy betűvel, menüponttal balra fel nyíl (Up) egy sorral, menüponttal fel le nyíl (Down) egy sorral, menüponttal le 8. Táblázat: A nyilak hatása Elejére ugrás A Home gombnak a segítségével mindig valaminek az elejére ugorhatunk. Szövegszerkesztőknél például általában a sor elejére, táblázatkezelőknél, ahol egy kockás lapra írjuk az adatokat, az első oszlopba, menüknél általában az első lehetséges választásra, stb. Név képe hatása Elejére ugrás (Home) sor elejére, első oszlopba, első menüpontra ugrás 9. Táblázat: Home hatása
Végére ugrás Mindenben pontosan az ellentéte az előző gombnak. Név képe hatása Végére ugrás (End) sor végére, utolsó menüpontra ugrás 10. Táblázat: End hatása Lapozás felfelé és lefelé A lapozás felfelé, vagy Page Up gomb segítségével nagyobb lépésekben mozoghatunk a dokumentum eleje felé, mint a felfelé nyíllal. A név azonban megtévesztő (Page Up - lapozás felfelé ), mert csak annyit megyünk a dokumentumban előre, amennyi egy képernyőre elfér. A Page Down mindenben pontosan az ellentéte az előző gombnak. Név képe hatása Lapozás felfelé (Page Up) egy képernyőnyit az eleje felé az adatokban Lapozás lefelé (Page Down) egy képernyőnyit a vége felé az adatokban 11. Táblázat: Page Up és Page Down hatása Beszúrás, átírás váltó A legtöbb modern programban van arra mód, hogy eldöntsük, mi történjen akkor, ha olyan helyen gépelünk be adatokat, ahol már van adat. Ez, mint azt már tudjuk, úgy lehetséges, hogy a kurzormozgató billentyűkkel a már begépelt adatok belsejébe mozgatjuk a szövegkurzort. Két lehetőség közül választhatunk: a begépelt szöveg a már meglévő szövegbe pluszként beszúródik, maga előtt görgetve a kurzor mögötti szövegrészeket; az új szöveg a régit átírja (de az eredeti persze teljesen eltűnik). A két üzemmód között átkapcsolni az Insert gombbal lehet. Ennek állapotát azonban nem a billentyűzeten jelzi ki a gép, hanem a futó programtól függően valahol a képernyőn. Sőt, nem is minden programot lehet mind a két állapotban használni. Név Képe Hatása Beszúrás (Insert) ki, illetve bekapcsolja a beszúró módot 12. Táblázat: Insert hatása Törlés gomb Bizonyára emlékszünk még arra, hogy már megtárgyaltunk egy törlő gombot, a Back Space gombot. Már ott is utaltam arra, hogy két törlő gomb van. A most tárgyalt Delete gomb a kurzor mögötti karaktert törli. Vigyázzunk, ne keverjük őket össze! Név Képe Hatása Törlés (Delete) a kurzor mögötti karaktert törli 13. Táblázat: Delete hatása 1.2.4 Szám billentyűzet A szám gombokon, mely a billentyűzet jobb szélén található, megtaláljuk a számokon kívül a kurzormozgató gombok mindegyikének feliratát is. Azonban e billentyűket csak számok bevitelére célszerű használni. Kérdés, hogy mikor kapunk számot egy gomb lenyomásakor, és mikor fogja a kurzort mozgatni? A választ rögtön olvashatjuk, de előtte még a tizedes jellel kapcsolatban egy fontos dologra szeretném felhívni a figyelmet: magyar kiosztású billentyűzetnél itt tizedes vesszőt
kapunk, de nem minden program használ tizedes vesszőt tizedes jelként. Ha azt tapasztaljuk, hogy nem fogadja el az éppen futtatott alkalmazás a bevinni kívánt tizedes értéket is tartalmazó számot, akkor a gond valószínűleg az, hogy tizedes pontot kellene alkalmazni. Szám, kurzormozgatás váltó A Num Lock gombbal lehet váltani, hogy számot kapjunk, vagy kurzort mozgassunk a billentyűzetnek ezen a részén. Bekapcsolt állapotát egy LED jelzi vissza. Az, hogy a gép bekapcsolásakor a Num Lock milyen állapotba kerüljön, azt be lehet állítani. A legtöbb gép gyárilag úgy van beállítva, hogy a Num Lock automatikusan bekapcsolódik a gép indításakor. Ha olyat tapasztalunk, hogy számot szeretnénk begépelni, de a gép nem fogadja, akkor szinte biztos, hogy a Num Lock-ot véletlenül kikapcsoltuk! Név Képe Hatása Szám váltó (Num Lock) átváltás szám és kurzormozgatás között 14. Táblázat: Num Lock Hatása 1.3 Az egér használata Az egér a legelterjedtebb úgynevezett mutatóeszköz. Nélküle csak nagy nehézségekkel lehet csak a Windows operációs rendszer alatt dolgozni. Mint mindent, természetesen az egér használatát is meg kell tanulni. Már az sem mindegy azonban, hogy hogyan veszszük kézbe az egeret. Mintha egy kisméretű labdát fognánk meg, úgy fogjuk a tenyerünkbe. A leglényegesebb, hogy az egér zsinórja előre mutasson, a mutató ujjunk az egér bal, a középső ujjunk pedig az egér jobb gombján legyen! Ez eleinte kissé furcsa lesz, de könnyű megszokni. Ha valaki balkezes (nem két bal keze van ) akkor persze ez lehetetlen balkézzel. Ő vagy az ujjait használja fordítva, vagy az egéren cseréli fel a két gomb funkcióit. A szokásos kétgombos egérrel négyféle műveletet tudunk végezni. A görgős egereken ehhez még néhány további művelet adódik (gyakran még programozhatóak is): 1. rámutatás; 2. kattintás bal, vagy jobb gombbal; 3. dupla kattintás a bal gombbal; 4. húzás (elhúzás) a bal, vagy jobb gombbal. Állítják, hogy a görgős egeret úgy kellene megfogni, hogy a mutató ujjunk a bal, a gyűrűs ujjunk a jobb gombon van, míg a középső ujjunk a görgőn pihen. Hát, ha valaki most kezdi, biztosan tud így is dolgozni, de nekem nem megy. Én a mutató ujjammal szoktam a bal gombot, és a görgőt is használni. 1.3.1 Rámutatás, az egérkurzor alakja Az egérkurzort a képernyő egy meghatározott részére visszük (pl. egy menüpontra, egy ikonra, stb.). Az egérkurzor alakja azonban szituációtól függően az alábbiak bármelyike lehet: 4. Ábra: Az egérkurzor alakjai 1.3.2 Kattintás bal, vagy jobb gombbal Miután rámutatunk az egérrel egy objektumra, az egér gombját egyszer, rövid időre lenyomjuk (kattintunk). De melyik gombbal? Nos ahogy mondani szokták jó kérdés. A régebbi programokban általában csak a bal gombnak volt szerepe. A Windows 95 óta azonban merőben más a helyzet, mert majdnem olyan gyakran kell a jobb gombot is használni. Egyelőre maradjunk abban, hogy a sima kattintás, bal gombbal való kattintást jelent. Ha a jobb gombbal kell kattintani, akkor arra a következőképpen hivatkozom: vagy úgy, hogy a jobb gombbal kattintsunk ; vagy pedig úgy, hogy indítsuk el a helyi menüt, esetleg indítsuk el a gyorsmenüt. 1.3.3 Dupla kattintás a bal, kivételesen a jobb gombbal A dupla kattintás esetében a rámutatás után a bal gombbal kétszer, nagyon gyorsan kattintunk. Ez gyakran komoly nehézséget okoz a kezdő felhasználóknak. A lényeg a gyors kattintás. Ha nem sikerül, akkor a probléma nem a kattintás erejében, hanem sebességében van. Tapasztalatom szerint a görcsös igyekezet miatt ilyen esetben erősebben kezdenek kattintani, amitől persze még lassúbb lesz a kattintás. Ha a probléma gyakorlással sem oldódik meg, akkor állítsuk át azt a sebességet, amit dupla kattintásnak és nem két külön kattintásnak fogad el a gép.
1.3.4 Elhúzás (húzás) a bal, vagy a jobb gombbal Az egérrel előbb rámutatunk egy képernyőelemre, majd lenyomjuk az egér bal, vagy jobb gombját, és úgy tartjuk (ha a jobb gombot kell használnunk, akkor arra szintén minden esetben külön hivatkozom). Ezután a továbbra is lenyomott gombbal elhúzzuk az egérkurzort a kívánt helyre, és ott felengedjük az egérgombot. A feladatot némileg bonyolítja, hogy közben gyakran még egy billentyűt is nyomni kell! Az egészet talán egy manipulátorral való mozgatáshoz tudnám hasonlítani (ilyesmit a tudományos fantasztikus filmekben, filmhíradókban láthatunk), ugyanis a legtöbb esetben ugyanaz történik: megfogjuk az egér segítségével a képernyőobjektumot, és a képernyő egy másik helyére vonszoljuk. Tehát az elhúzás lépései a következők: rámutatás; a bal, vagy a jobb gomb lenyomása (jobb gomb csak nagyon ritkán); elhúzás; a gomb felengedése. Az egér használatának gyakorlásához javaslom, hogy indítsuk el a Windows egyik beépített játékát, például a pasziánsz programot. Az indításához azonban ismernünk kell a Start menü használatát, ezért előbb még azt is olvassuk el! Nem biztos, hogy a mi gépünkön is rajta lesz a hivatkozott program! 1.4 Egy ablak felépítése, az elemek funkciója A Windows nevét onnét kapta, hogy az alatta futó programok mindegyike egy saját ablakban jelenik meg. Az ablakoknak jellegzetes részei vannak, melyek mindegyikének van egy általánosan használt neve. A továbbiakban ezeket a neveket használjuk majd, ezért lényeges, hogy ismerjük őket. A szemléltető ábrán egy tipikus Windows XP ablakot láthatunk. A következőkben ennek az ablaknak az elemeit felhasználva ismertetem az ablakok jellemző részeit. 1.4.1 Címsor A címsorban mely az ablak tetején található mindig az adott ablak tartalmának megnevezése olvasható, ami lehet az ablakban futó program, vagy az ablakban látható dokumentum, illetve objektumok neve. Példánkban tehát a Feladatok mappa objektumai találhatók az ablakban. A címsoránál fogva az ablakok a képernyőn elhúzhatók, azaz tetszőleges helyre áthelyezhetők (az elhúzás műveletéről már volt szó). Erre néha szükségünk lehet, elsősorban majd akkor, ha egy úgynevezett párbeszédablak (róla később lesz szó) éppen letakar valamit, vagy bizonyos részei nem látszanak. 5. Ábra: Egy Ablak 6. Ábra: A Címsor 1.4.2 Kilépés gomb Egy ablak bezárásához egyszerűen csak a kilépés gombjára ( ) kell kattintani, amit a címsor jobb szélén találunk. Ha az ablakban egy program fut, akkor ezzel egyúttal a programból is kilépünk, ha pedig dokumentum látható benne, akkor a dokumentumban való munkát fejezzük be. Ha ez adatvesztéssel járna, mert még nem mentettük el a dokumentum változásait, akkor a rendszer figyelmeztet erre. Mindig helyes választ adjunk (néha nem akarunk menteni). 1.4.3 Ikon méret gomb Az ikon, vagy kis méret gomb ( ) szintén a címsorban található. A rá való kattintással lehet az adott ablakot (persze tartalmával együtt) félretenni. Ha így járunk el, akkor az ablakot a tálcán lévő gombja (és az azon lévő ikonja) fogja csak jelképezni. Ez azonban nem jelenti az ablak bezárását! Megfelel körülbelül annak a mozdulatnak, mint amikor az íróasztalunkon lévő felesleges iratgyűjtőt félre rakjuk az asztal sarkára, de nem rakjuk vissza a fiókba, vagy fel az iratszekrény polcára, mert rövidesen újra szükségünk lesz rá. Ha újra használni akarjuk, az íróasztal sarkáról vesszük ismét magunk elé, azaz a tálcán lévő gombjára kattintva kell elővenni!
1.4.4 Teljes méret gomb Ezt a gombot is a címsoron kell keresnünk. A teljes méret gomb ( ) az ablakot egész képernyősre nagyítja. Ha több programunk fut a gépen, és a teljes méret gombbal egy ablakot akkorára nyitottunk, hogy az betölti az egész képernyőt, akkor természetesen a többi ablak nem lesz látható (hiszen a teljes méretű ablak eltakarja). Erre akkor lehet szükségünk, ha egy programot kizárólagosan akarunk figyelemmel kísérni. Véleményem szerint a legtöbb programot ahhoz, hogy normálisan lehessen benne dolgozni, teljes méretre kell nyitni, azaz a program elindítása után első dolgunk legyen a teljes méret gomb megnyomása. Ha később másik programban akarunk dolgozni, félre kell rakni, vagy ki kell lépni belőle (félrerakáshoz ikon méret gombra kattintás, kilépéshez kilépés gombra kattintás). 1.4.5 Előző méret gomb Csak ritkán lesz rá szükségünk. Az előző méret gomb ( )a teljes méret gomb helyén jelenik meg, ha már kinyitottuk az ablakot teljes képernyőt betöltő nagyságra (ilyenkor ugyanis már felesleges a teljes méret gomb). Ha az előző méretet akarjuk visszakapni (azt a méretet, ami a teljes méret előtt volt), csak rá kell kattintani erre a gombra. Itt kell egy más jellegű problémát megemlíteni. Ha több előző méretű ablakunk van, azok részben, vagy egészen eltakarhatják egymást. Amelyik felül van, azt az ablakot hívjuk aktívnak. Ha egy másik, részben letakart ablak látható részére kattintunk, akkor az kerül felülre, és az lesz egyúttal az aktív ablak is. Egy ablakot azonban úgy is aktívvá tehetünk, hogy a tálcán az ikonjára kattintunk. 1.4.6 Ablak határvonal Ha az ablak nem tölti be a teljes képernyőt, a mérete többnyire tág határok között változtatható. Erre általában csak a legritkább esetben lesz szükségünk. Azért fogalmaztam úgy, hogy többnyire, mert csak azok az ablakok méretezhetőek át, amelyeknek a határvonala vastagabb kontúrú. Amelyik ablaknak vékony vonal a szegélye, az nem méretezhető át. Átméretezhető ablak határvonalára állva az ablak nagysága elhúzással változtatható. Ha az ablak sarkára állunk, akkor átlós irányú nyílformát vesz fel az egérkurzor, és ebben az esetben egyszerre két irányban is lehet az ablakot méretezni. Ha feltétlenül át szeretnénk méretezni egy ablakot, így a sarkára állva valószínűleg egyszerűbben a kívánt eredményre jutunk. 7. Ábra: A Határvonal 1.5 Az ablakok különféle méretei, alkalmazásuk és átváltás közöttük Az ablakok három különböző méretet vehetnek fel, melyek mindegyikének megvan a maga szerepe (tehát nem mindegy mikor melyiket használjuk): normál (eredeti, előző); ikonizált, vagy kisméretű; teljes képernyős. 1.5.1 Normál méret 8.Ábra:Ablak méretek A normál (eredeti, előző) méret sajátossága az, hogy nem tölti be a teljes képernyőt az ablak, és a mérete tág határok között szabadon változtatható határvonalának elhúzásával. Programokat azonban csak a legritkább esetben futtatunk majd ilyen méretű ablakban, mert nem áll rendelkezésre elegendő hely az adatok megjelenítéséhez. 1.5.2 Ikon méret Az ikon méretet akkor használjuk majd, ha egy program átmenetileg nem kell, de később majd ismét használni akarjuk. Ikon méretben az adott programot csak egy gomb képviseli a tálcán. Mint már volt róla szó, az ikon méret gomb megnyomásával kapjuk ezt az állapotot. Fontos szabály, hogy ha egy programot már elindítottunk és letettünk ikonba, akkor feltétlenül az ikonjából kell elővenni, és nem pedig a Start menüből újra elindítani. Kezdő felhasználó gyakran elindít egy-egy programot több példányban is, mert elfelejtkezik arról, hogy az alkalmazás már fut, csak éppen letette ikonba.
1.5.3 Teljes méret A teljes méretű ablakot a teljes méret gombbal kapjuk. Célszerű a legtöbb programot így használni, tehát az alkalmazás ablakát elindítása után rögtön kinyitni teljes méretre. Ez estben a képernyőn a többi programablak nem látszik, mivel takarásba kerülnek. Azonban azt már megbeszéltük korábban, hogy egy másik ablak felülre rakásához csak az adott ablakhoz rendelt nyomógombra kell kattintanunk a tálcán. A könnyebb eligazodás érdekében az alábbiakban még egy táblázatban is összefoglalom az ablakok közötti átváltás módszerét: Kiinduló állapot Cél állapot Eljárás normál méret ikon méret ikon méret ( ) gombra kattintás normál méret teljes méret teljes méret ( ) gombra kattintás teljes méret normál méret normál méret ( ) gombra kattintás teljes méret ikon méret ikon méret ( ) gombra kattintás ikon méret ikon állapot előtti méret a tálcán az ikonra dupla kattintás 15. Táblázat: Átváltás a különböző ablak méretek között 1.6 A Start menü és használata Bár a Start menüt a Tálcán találjuk, mégis külön pontban említem. Ennek oka az, hogy a Windows XP-ben szinte mindent ennek a gombnak a segítségével érhetünk el, így kiemelt szerepe van. Ha rákattintunk, akkor egy menü nyílik meg, melyek némelyike mögött jeleket láthatunk: vagy három pontot vagy kis nyilat 4 Ha egy olyan menüpontot indítunk el kattintással, mely mögött három pont található, biztosak lehetünk benne, hogy bizonyos adatokat meg kell még adnunk, azaz lesz még folytatása lépésünknek (de a máskor is a folytatásra utal). Ha pedig egy olyan elemre állunk, mely mögött nyilacska látszik, magától megjelennek az adott menüponthoz tartozó további alternatívák. Amelyiket el akarjuk indítani, arra csak rá kell állni, majd kattintani. Arra azonban vigyázzunk, hogy e választáshoz előbb vízszintesen kell áthúzni az egeret az almenüre, és csak utána mozoghatunk függőlegesen. Ellenkező esetben a választék helyén más almenük jelennek meg. 1.7 Kilépés és kijelentkezés a Windows rendszerből A kilépéshez a Start gombra kell kattintani (ez kissé furcsa), és a megnyíló ablakból a ( ) ikont kell választani. A kikapcsolás különféle lehetőségei: készenlét ( ) a számítógép minimális energiafogyasztású állapotba kerül, ahonnét nagyon gyorsan újra működésre kész állapotba hozhatjuk; hibernálás ( ) a számítógép kikapcsol, de elmenti pillanatnyi állapotát, és ugyanúgy indul újra (ezt a lehetőséget akkor kapjuk meg, ha nyomjuk a Shift billentyűt); kikapcsolás ( ) a számítógép rendes kikapcsolása; újraindítás ( ) a gép kikapcsol, majd magától újraindul. 9. Ábra: A Start menü 10. Ábra: A kilépés különféle lehetőségei
A lehetőséget választva újabb két opció érhető el: kijelentkezés ( ) Az összes program bezárásra kerül, és az új felhasználó bejelentkező képernyője jelenik meg. felhasználóváltás ( ) Ha a gyors felhasználóváltás engedélyezve van, úgy jelentkezhet be más felhasználó, hogy az előző felhasználó programjai a háttérben tovább futnak. 1.8 Az adattárolással kapcsolatos fontosabb fogalmak Egy hagyományos (papíron dolgozó) irodában általában többféle munkát is végeznek, és mindegyik feladathoz kapcsolódóan keletkeznek adatok. Például feljegyzéseket készítenek, és leveleket írnak, ugyanakkor különféle számításokhoz kapcsolódóan kalkulációs táblázatokat készítenek, melyeket esetleg diagramokban is ábrázolnak. Emellett egy kis cég többnyire a reklámjait is maga tervezi, és még hosszasan folytathatnám a sort. Mindegyik feladat megoldásakor egy-egy újabb önállóan, minden korábbitól elkülönülten megőrzendő, és később bármikor elővehető irat keletkezik. Ezért azután minden munkát egy-egy új lapon oldanak meg (ami persze természetes), és az iratokat gyűjtőmappákban, valamilyen logikus osztályozási szempont szerint szortírozva tárolják. Elképzelhető esetleg az is, hogy néhány mappát, melyek egy magasabb szempont szerint szintén egymáshoz tartoznak, egy újabb mappában, egy helyen helyeznek el. Persze minden iratnak és mappának egyaránt van egy-egy címe, illetve felirata. Végül a mappákat iratszekrénybe, esetleg többe gyűjtik, az utóbbi esetben valószínűleg szintén valamilyen irányelv figyelembevételével. Egy-egy irat megtalálásához a következő információk birtokában kell lennünk: mi az irat címe; melyik iratgyűjtőben, illetve ha több iratgyűjtőt raktak egymásba, mely iratgyűjtőkben van; melyik iratszekrénybe rakták az iratgyűjtőt. Nos, a számítógépesített irodákban mindez pontosan ugyanígy történik, csak minden a gépen belül. A következőkben ennek elvét tekintjük át. 1.8.1 Fájl Amikor a hagyományos (ma már persze inkább azt kell mondani, hogy régimódi) irodában egy feladatot elvégeznek, és ezáltal keletkezik egy irat, akkor azt a továbbiakban a címe alapján fogják keresni. Ha a feladatot csak több lapon lehetett megoldani, akkor a lapokat tűzőgéppel, gemkapoccsal, vagy valamilyen más módon egy irattá fűzik, és a továbbiakban egységes egészként kezelik. Például ha egy további példány is kell belőle, akkor a teljes iratot egyszerre fénymásolják le, ha egy másik helyen kell felhasználni, az egészet postázzák, ha pedig már nincs rá szükség, a teljes anyagot dobják ki a szemétbe, bizalmas adatokat tartalmazó lapokat pedig egyben semmisítenek meg. A számítógépen végzett munka során is ugyanígy van ez. Az egy feladat megoldása során keletkezett adatokat a számítógép a neve alapján fogja azonosítani, és a továbbiakban, legalábbis a legtöbb esetben, egységes egészként fogja kezelni. A számítástechnikában ezt a névvel ellátott, egységes egészként kezelt adathalmazt fájlnak nevezik (az angol szó pontos magyar fordítása irat ). A fájlokat ugyanúgy lehet másolni, egy másik számítógépre faxként, elektronikus levélként elküldeni, illetve a gépről letörölni, mint a hagyományos iratokat (ehhez persze majd még sok mindent meg kell tanulni). A fájlok azonosítására a nevük szolgál. Mivel később ez alapján keressük meg, illetve választjuk ki őket, a fájlnévnek egyedinek, és a tartalomra utalónak kell lenni. Erre nekünk kell ügyelni, mert a fájlneveket majd mi adjuk. A hossza a Windows esetében 250 karakter lehet (ez nem teljesen igaz), és gyakorlatilag szinte minden karakter is szerepelhet benne (kivétel \ / : *? " < > ). Hogy később meg tudjuk különböztetni a leveleket, a rajzokat, a számításokat tartalmazó táblázatokat, stb., egy, a fájl jellegére utaló kiegészítést is kap minden fájlnév. Ezt az esetek döntő többségében az adatot létrehozó program önállóan írja a név mögé. Ennek a kiegészítésnek a hossza általában 3 karakter, és a fájl típusának (néha kiterjesztésének) nevezik. Gyakorlatilag az adatot létrehozó program védjegyeként is felfogható, mert sok program egyedi, csak rá jellemző típust rendel a fájlhoz. A modernebb, grafikus operációsrendszerrel rendelkező számítógépek esetében a típus többnyire elrejtésre kerül. A Windows operációsrendszer, a fájlokat a típusuknak megfelelően automatikusan kezeli. Ezt az teszi lehetővé, hogy egy táblázatban már gyárilag megadásra kerültek a legfontosabb típusok. A táblázat azt tartalmazza, hogy egy adott típushoz milyen szülő, vagy más szóval gazda alkalmazás tartozik. E táblázat alapján azután több kényelmes szolgáltatása is van a programnak. A fájlhoz egy ikont rendel a Windows, mely alapján könnyebben be lehet azonosítani a fájlok tartalmát. A Windows beállításától függően magát a fájltípust nem is biztos, hogy kijelzi. A másik szolgáltatása a Windowsnak az, hogy a dokumentumot megnyitva a gazdaalkalmazást elindítja, és betölti a dokumentumot. Ezáltal nagyon kényelmessé válik a munka, ugyanis egyszerre, egy menetben magunk előtt látjuk a dokumentumot, és nem kell a régebbi módszer szerint előbb elindítani a programot, majd abban megnyitni a dokumentumot.
Jegyzetfüzettel írt fájl Ha egy olyan dokumentumról van szó, melynek a típusa alapján a Windows XP tudja, hogy mely programmal készült, akkor az ikon alakja általában egy lap, rajta a fájlt létrehozó programra, és egyúttal a tartalmára utaló jellel. Paint programban készült rajz Word programban írt levél Excelben készült táblázat Ha nem ismeri fel a Windows XP a típus alapján, hogy miről is van szó, az ikon alakja mindig ugyanolyan. Ismeretlen fájl 16. Táblázat: Néhány dokumentumot jelképező ikon (az ikon alakja utal a jellegére) 1.8.2 Mappák, régi nevűkön könyvtárak Egy modern irodában, ahol szinte minden feladatot számítógéppel oldanak meg, rengeteg adatokat tartalmazó fájl keletkezik. Ugyanakkor természetesen maguk a programok is fájlok. Ráadásul egy program szinte mindig sok-sok fájlból áll. Például egy autóverseny játékprogram esetén külön fájlokban tárolják az egyes versenyautókat, a különböző versenypályákat, a legmagasabb pontszámot elért játékosokat, stb. Nyugodtan állíthatom, hogy egy számítógépen, még ha csak a legegyszerűbb programokat találjuk rajta, akkor is több ezer fájl található. Hogy lehet ennyi adat között eligazodni? A megoldás ugyanaz, mint a hagyományos irodák esetében. Ott az iratokat iratgyűjtőkben, és persze rendszerezve tárolják. Erre a számítógép esetében is van lehetőség. A fájlokat valamilyen logikus szempont szerint osztályozva, mappákba rendezve fogjuk majd tárolni. A régebbi szóhasználatban ezeket a mappákat könyvtáraknak nevezték. Magukat a mappákat is nevük alapján lehet majd azonosítani. A mappa (könyvtár) név adásakor majd ugyanazokat a szabályokat kell betartanunk, mint a fájlnév esetében. A különbség csak az, hogy a mappa nevekhez nem tartozik típus (hiszen minden mappa ugyanarra szolgál, adatok csoportos tárolására). Valószínűleg belátható, hogy ha egy fájlra akarunk hivatkozni, akkor nemcsak a nevét (és típusát), hanem azt a mappát is meg kell adni, ahol az található. A mappákat azonban egymásba is rakhatjuk. Ez esetben ahhoz, hogy egy fájlra pontosan hivatkozzunk, az összes egymásba rakott mappa nevét meg kell adni. A legutolsóban fogjuk magát a fájlt találni. A Windows XP operációs rendszerben van két speciális mappa, melyek kiemelt jelentőséggel bírnak: az Asztal ; és a Dokumentumok. Az Asztal szinte mindig látható, így a rajta elhelyezett fájlok állandóan szem előtt lesznek. Ez előnyökkel és hátrányokkal egyaránt jár: amit ide rakunk könnyű lesz megnyitni; de az is igaz, hogy könnyű lesz letörölni is. Pontosan ezért célszerű lesz majd a dokumentumainkat inkább az erre a célra fenntartott Dokumentumok mappába, illetve az abban létrehozott további mappákba elmenteni. A mappák csak egyfélék lehetnek, így csak egyféle ikon szimbolizálja, melynek alakja egy mappára emlékeztet (ez nem teljesen igaz, mint az a táblázatban is látható). Egy Feladatok nevű mappa, valamint a Dokumentumok mappa és az Asztal. 17. Táblázat: Mappák ikonjai 1.8.3 Háttértárak Maguk a mappák az úgynevezett háttértárakon helyezkednek el. Mivel azonban több tároló egysége van a gépnek, valamilyen egyértelmű azonosítóval kell rendelkezniük. Ez az azonosító majd a háttértár neve lesz. De ha egy listából, vagy valamilyen más módon, például a háttértárakat ábrázoló kis rajzok segítségével kell választanunk, akkor is ott fog szerepelni a háttértárak neve, a teljesen egyértelmű felismerhetőség céljából. A legelterjedtebb felépítésű gépekben egy-egy winchester és CD egység van. Egy ilyen gép lemezegységeinek neve: a winchester C: ; a CD egység D:. Az eszközöket szimbolizáló ikonok alakja nagyon sokféle lehet, de általában az eszközre, vagy szerepére utal. A C: winchester Az E: CD egység (benne audió CD) 18. Táblázat: Háttértárak ikonjai
2. Szövegszerkesztés alapok 2.1 Begépelési szabályok A szöveg begépelése során néhány apró szabályra kell figyelnünk, amelyeket ha nem tartunk be, nem úgy fog működni a program, mint ahogy azt szeretnénk. Ezek a következők: A sorok végén a jobb margóhoz érve a program automatikusan kezd új sort, Entert nyomni nemhogy nem kell, hanem nem is szabad. Ha viszont nem érünk el a jobb margóhoz, de mégis új sort akarunk kezdeni (bekezdések végén, címek után), akkor meg kell nyomni az Enter gombot. Ugyancsak Entert kell, mégpedig többet is nyomni ahhoz, hogy egy kis üres helyet, úgynevezett térközt hagyjunk ki a levél különböző részei között (pl. a cím és a megszólítás között). Körte,barack,dió,meggy, stb csonthéjas gyümölcsök. Körte, barack, dió, meggy, stb csonthéjas gyümölcsök. 11. Ábra: Egy jól és egy rosszul begépelt szöveg (felesleges Enter) Vesszők, mondatvégi írásjelek után szóközt kell tennünk, különben a program bizonyos szövegformázásoknál csúnyán tördeli a levelet. Ennek az oka az, hogy a szövegszerkesztők az úgynevezett sorkiegyenlített sorigazítást, melynél a bekezdés összes sorának vége egy vonalba esik, a szóközök rugalmas növelésével érik el. Ha azonban egy sorban esetleg csak egy-két szóköz van, akkor azokat fogja aránytalanul nagymértékben megnövelni a program. 2.2 A szövegkurzor mozgatása A szövegkurzor mozgatását a gyors munkavégzés érdekében úgy kell tudni, mint az egyszeregyet. A mozgatás végrehajtható egérrel, és billentyűzettel is. Egérrel: A kívánt helyre visszük az egérkurzort, és oda kattintunk (csak egyet, de vigyázzunk, ne mozduljon el közben az egér, mert akkor már más lesz a hatás), majd húzzuk félre az egérkurzort, hogy lássuk az eredményt. A leggyakoribb hiba az, hogy csak odavisszük az egérkurzort, de nem kattintunk oda. Így persze nem is kerül új helyre a szövegkurzor. Billentyűzettel: jobbra nyíl egy betűvel jobbra (sor végén: következő sor eleje, ha van következő sor); balra nyíl egy betűvel balra (sor elején: előző sor vége, ha van előző sor); fel nyíl egy sorral fel; le nyíl egy sor le; Home sor eleje; End sor vége; Ctrl - Home dokumentum eleje (akármilyen hosszú levélnél is); Ctrl - End dokumentum vége (akármilyen hosszú levélnél is); Page Up egy képernyőnyit a dokumentum eleje felé (ha több képernyős már a levél); Page Down egy képernyőnyit a dokumentum vége felé (ha több képernyős már a levél); Ctrl - Page Up a képernyő tetejére; Ctrl - Page Down a képernyő aljára. 2.3 Szöveg kijelölés Mivel a begépelt szöveg formázásához a formázandó szövegrészeket általában ki kell majd jelölnünk, ezért a gyors és hatékony munkavégzés érdekében az itt leírtakat is rutinszerűen kell ismerni. A szövegrészek kijelöléséhez használhatjuk a billentyűzetet és az egeret is, de a gyakorlatban egyszerűségénél fogva inkább csak az egérrel fogunk dolgozni. A billentyűzettel való kijelölést ezért nem is ismertetem részletesen, csak az általános elvét fogalmazom meg. Billentyűzettel: Ha a Shift billentyű lenyomása közben mozgatjuk a szövegkurzort (nyilakkal, Home, End, stb. billentyűkkel), akkor amerre a szövegkurzort elvisszük, az a rész kijelölődik. Egérrel: egy szó dupla kattintás a szóra; egy sor kattintás a kijelölő sávban 1 a sorra mutatva; több sor elhúzás a kijelölő sávban a sorok előtt (első sortól indulva lefelé az utolsóig, vagy utolsó sortól indulva felfelé az elsőig, de középről nem indulhatunk); egy bekezdés dupla kattintás a bekezdés előtt a kijelölő sávban, vagy tripla kattintás a bekezdésben; az egész dokumentum CTRL és kattintás a kijelölő sávban, vagy tripla kattintás a kijelölő sávban; tetszőleges szöveg elhúzás a szövegben. 1 A kijelölő sáv a bal margón, a szöveg előtt található.
Mivel alapesetben mindig csak egy kijelölt szövegrész lehet az egész dokumentumban, ezért ha elkezdünk kijelölni egy másikat, az előző kijelölése megszűnik. Az összes kijelölés megszüntetéséhez csak a kijelölésen kívüli szövegterületen kell kattintani az egérrel, vagy lenyomni bármelyik kurzormozgató billentyűt. Arra nagyon vigyázzunk, hogy ha van kijelölt területünk, és nem valamelyik kurzormozgató billentyűt nyomjuk meg, a teljes kijelölt szöveg törlődik, és annak a billentyűnek a képe jelenik meg a helyén, amit leütöttünk. 2.4 A begépelt szöveg javítása Ha gépelési hibáinkat ki akarjuk javítani, attól függően kell eljárni, hogy milyen a hiba jellege, és azt mikor vesszük észre. Ha gépelés közben rögtön észrevesszük hibánkat: Backspace gombbal visszatöröljük a hibát, és újra gépeljük a jó szöveget (így csak akkor célszerű javítani, ha csak néhány betűt kell visszatörölni); Ha csak utólag vesszük észre a hibát: A hiba jellegétől függően a következő három módszer egyikével kell javítanunk: 12. Ábra: A háromféle hiba helye az esetben, ha feleslegesen szerepel a szövegben egy (több) betű (az ábra első sorában az X a felesleg), közvetlenül a hiba elé megyünk és a felesleget a Delete billentyűvel, töröljük; ha hiányzik a szövegből egy (több) betű (az ábrán a második sorban a D ), a hiány elé megyünk, és azt begépeljük, ami pluszként beszúródik a már meglévő szövegbe; ha rossz betű (betűk) szerepelnek a szövegben (az utolsó sorban az X ), a hiba helyére megyünk, a rosszat előbb töröljük, majd a hiányt begépeljük. Néhány további eljárást is megemlítek. Ha nagyobb szövegrészt akarunk kitörölni, a karaktereket egyenként kitörölve a Delete nyomkodásával csak nagyon lassan jutnánk eredményre. Helyette jelöljük ki a törlendő szövegrészt, majd nyomjuk meg a Delete billentyűt, vagy kijelölés nélkül használjunk Ctrl - Delete kombinációt. Előbbi egyszerre kitörli a kijelölt részt, utóbbi pedig egész szavakat töröl (mint ahogy a Ctrl - Backspace is, csak az visszafelé). Ha egy nagyobb szövegrész helyére mást szeretnénk begépelni, jelöljük ki a megváltoztatandó részét a dokumentumnak, és kezdjük el begépelni az új szöveget. Ilyenkor az első betű leütésekor a kijelölt rész helyén az első megnyomott karakter jelenik meg, a gépelést folytatva pedig a régi szöveg helyére az új szúródik be. Az itt leírtak szintén teljesen általános érvényűek, azaz minden szövegszerkesztőben, sőt minden olyan programban igazak, melyeknél szöveg begépelésére van lehetőségünk. 2.5 Az utolsó művelet visszavonása Sajnos - mint Önök is tapasztalni fogják - aki dolgozik, az hibázik is. Szerencsére a legtöbb Windows alatt futó alkalmazás, sőt, maga a Windows is rendelkezik azzal a lehetőséggel, hogy az utoljára végrehajtott műveletet vissza lehet vonni. Az XP verzió alatt már tetszőleges számú lépést, de a korábbi verziókban csak egyet. Az utolsó műveletet a legtöbb alkalmazásban a Szerkesztés menü Visszavonás menüpontjával lehet visszavonni. De van egy billentyű kombináció a Ctrl - Z, és egy ikon is, amelyek ugyanezt eredményezik. 2.6 Fájl műveletek Mint arról korábban már volt szó, maga a levél is egy fájl. A most következőkben azt nézzük meg, hogy mi mindent tehetünk vele. Nagyon fontos tudnunk, hogy az itt megtárgyalt eljárások minden programban pontosan így hajthatóak végre, függetlenül attól, hogy levelet, rajzot vagy bármilyen egyéb dokumentumot hoztunk létre a programmal. Így csak egyszer kell a lehetséges műveleteket megtanulnunk. 2.6.1 Új fájl kezdése ikonra, eset- Az új munka kezdéséhez a Fájl menü Új almenüpontját kell kiválasztanunk, vagy rákattintani a leg megnyomni a Ctrl - N billentyűkombinációt. 2.6.2 Fájl mentése Ha azt akarjuk, hogy a levelünk később is elővehető legyen, a levelet le kell tárolni. Ez több előnnyel is jár, például: ha kell egy másolat róla később, akkor újra elővéve a másolat nyomtatható; ha hasonló levélre van szükségünk, sokkal hamarabb eredményre jutunk az eredeti átalakításával; ha nem tudjuk egyszerre készre készíteni a levelet, később a félbehagyott dokumentumot ismét elővéve a munka folytatható. A mentés is a Fájl menüben található. Elindításához tehát előbb rá kell kattintani a Fájl menüre, majd a megnyílt almenüből a Mentés menüpontra. Van egy másik hasonló nevű menüpont, a Mentés másként. Egy dokumentum első mentésekor ez is, az is jó, viszont lesz majd olyan szituáció, amikor már messze nem lesz mindegy a választásunk. Erről
rövidesen részletesen beszélünk. A mentést is elindíthatjuk ikonnal, mégpedig a billentyűkombinációval. rajzocskára kattintással, vagy a Ctrl - S 2.6.3 Megnyitás Ha egy korábban elkészített és elmentett dokumentumot újból elő akarunk venni, akkor a Fájl menü Megnyitás parancsát kell használnunk. Ezzel egyenértékű a ikonra kattintás, vagy a Ctrl - O billentyűkombináció. 2.6.4 Mentés másként Egy korábban készített dokumentum megnyitásának négy oka is lehet: 1. el akarjuk olvasni; 2. újra akarjuk nyomtatni; 3. a félbehagyott munkát akarjuk folytatni; 4. vagy egy másik levelet akarunk belőle kialakítani. Ha a célunk a 3. vagy a 4. lehetőség, akkor nyílván beleírunk a levelünkbe valamit. Felmerül a kérdés: ha a változtatást mentjük, mi lesz az eredetivel? Mivel egy mappában csak egy ugyanolyan nevű fájl lehet, ha változatlan néven mentjük el az új levelet, az eredetit az új állomány felülírja, a régi pedig elvész. Ez borzasztó nagy veszteséget is jelenthet, tehát nagyon kell majd erre figyelnünk. Ráadásul ez az adatvesztés visszafordíthatatlan. Ha ezt nem engedhetjük meg (mert kell a régi formában is a levél), akkor nem szabad a Fájl menü Mentés menüpontjával, a ikonnal, vagy a Ctrl - S billentyűkombinációval mentenünk, csak a Fájl menü Mentés másként menüpontjával. 2.6.5 A Mentés másként és a Megnyitás ablak használata A Mentés másként valamint a Megnyitás, párbeszédablakok használata a gyakorlatban többé-kevésbé megegyezik. Bármelyik ablakkal is lesz majd dolgunk, minden esetben három fontos adatot kell megadni, lehetőleg az alábbi sorrendben: 1. A Hely listából és az alatta lévő, a Hely lista szemléltető ábrán Adott hely tartalma magyarázó felirattal ellátott területről kell dupla kattintással kiválasztani a mentési helyet. Ha csak egy-egy Adott hely tartalma szinttel feljebb szeretnénk menni, akkor azt a ikonra kattintással tehetjük meg. A mentési hely kijelölésének Ikonok gyorsabb lehetőségeit is mindjárt megtárgyaljuk. 2. Esetleg ki kell választani a kérdéses fájl típusát is a Fájltípus legördülő listából. Erre azonban az esetek többségében nincs szükség, mert többnyire automatikusan a bennünket érdeklő típu- 13. Ábra: A Tallózás, Mentés, Megnyitás ablak sok kerülnek kiválasztásra. 3. Végül a fájl nevét is meg kell adni, amit mentéskor mindig be kell írni a Fájlnév rubrikába, tallózáskor és megnyitáskor azonban a felette lévő, a képen Adott hely tartalma magyarázó felirattal ellátott területről is választhatunk kattintással. Ha mindezekkel megvagyunk, akkor már csak meg kell nyomni a jobboldalon lévő felső nyomógombot, melynek felirata a párbeszédablak típusától függően Megnyitás ; vagy Mentés. A Hely megadásához nem árt, ha egy kicsit beszélünk a választékról, mely megpróbálja követni a Windows képernyő felépítésének, és így egyúttal a program használatának logikáját. A lehetséges helyek egy fa szerkezetben vannak felsorolva, 14. Ábra: A Hely választéka melynek jellemzőit a következőkben ismertetem.
A legelső elem a Legutóbbi dokumentumok. Ha ezt választjuk, akkor olyan úgynevezett parancsikonok jelennek meg, melyekre kattintva azokba a mappákba juthatunk egyetlen lépésben, ahová valamilyen munkánkat a közelmúltban elmentettük. Ennek a listatételnek a kiválasztásával egyenértékű a ikonra kattintás. A legfelső szinten van az Asztal is. Ide gyorsabban is eljuthatunk, ha a lista alkalmazása helyett a bal oldalon rákattintunk a ikonra. Bárhogy is járunk el, az Adott hely tartalma magyarázó feliratú területen az Asztal -on lévő eszközöket, könyvtárakat, és a Fájltípus legördülő listában megadott típussal egyező kiterjesztésű fájlokat láthatjuk. Egy szinttel lejjebb az Asztalon lévő dolgokat találjuk, azaz a Sajátgép, a Dokumentumok és a Hálózatok mappákat, illetve eszközöket, valamint az Asztalon lévő fájlokat és mappákat. Lehetséges azonban olyan beállítása is az Asztalnak, hogy nem látunk rajta semmit, csak a lomtárat. Ebben a listában azonban az imént felsorolt eszközök akkor is megtalálhatóak. Általában a Dokumentumok mappa szolgál alapértelmezett mentési helyként. Leggyorsabban a ikonnal léphetünk be ebbe a mappába (azért, hogy multimédiás fájljainkat könnyebben megtaláljuk, a képeknek és a zenéknek külön mappa van fenntartva). A listában 2 Dokumentumok is van, továbbá egy Megosztott dokumentumok. Az utóbbinak a tartalmához minden felhasználó hozzáfér, a másik kettő pedig valójában egy hely. A Sajátgép tartalmazza az úgynevezett erőforrásokat, vagyis a háttértárakat. Ide is eljuthatunk egyetlen kattintással, amennyiben a bal oldalon rákattintunk a ikonra. A következő szinten többnyire csak az A:, és a C: lemezegységek találhatóak, de ha egyéb háttértárak is vannak a gépben, akkor azok is. Ha bármelyiket kiválasztjuk, akkor megjelenik a kérdéses egység tartalma, természetesen az Adott hely tartalma magyarázó feliratú területen. Pontosabban nem minden, csak egy szint mélységig az alkönyvtárai, és a Fájl típus mező tartalmával megegyező típusú fájljai. A Hálózatok ikon segítségével hálózati meghajtóra lehet menteni (már ha van hálózat). Gyors elérése a ikonnal lehetséges. Mint észrevettük, a Hely legördülő listánál szinte mindig gyorsabban jutunk eredményre a bal oldali ikonokkal, ezért inkább azokat alkalmazzuk. Most már csak azt kell tisztázni, hogy miként hozhatunk létre új mappát: kattintsunk rá a ikonra; vigyük be az új mappa nevét, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt. 2.7 A levél tagolása (térköz) A leveleinket a szebb megjelenés, a könnyebb olvashatóság és megérthetőség érdekében általában tagolni szoktuk, azaz bizonyos szövegrészek között kisebb-nagyobb üres helyet hagyunk ki. Például címek előtt és után, bekezdések között, dátum és aláírás előtt és után, stb., ahogy az ábrán is látható (nincs minden térköz nyíllal jelölve). Mint már tudjuk, az Enter billentyű hatására új sort kezdenek a szövegszerkesztők, ha tehát ki akarunk hagyni egy-egy sort, csak több Entert kell nyomni. A térközt már a begépelésnél célszerű bevinni, de utólag is megadható, illetve megváltoztatható: növeléséhez annak a sornak az elejére kell lépnünk, amelyiket lefelé akarjuk mozgatni, és Entert ütni; csökkentéséhez szintén a mozgatandó sor elejére kell állnunk, és 15. Ábra: A térköz Backspace. A módszer könnyebb megértéséhez annyit szeretnék még elmondani, hogy az Enter is egy betűnek fogható fel, amit ki lehet törölni, illetve utólag beszúrni. Mivel a hatására a program új sort kezd, az Enter betű mindig egy bekezdés utolsó sorának a végén van, az üres sorok pedig csak egy Enter betűt tartalmaznak. És még egy megjegyzés: térközt igazán szakszerűen nem így kell állítani. 2.8 Dokumentum létrehozásának szabályos menete A dokumentumaink létrehozásakor a következő sorrendet kell betartani: 1. A nyers levél begépelése, de csak a térközt és a tabulálást, a felsorolási szimbólumokat, illetve a számozást, valamint a táblázatokat kell már itt is megadnunk (ezeket még nem tanultuk). 2. A nyers levél elmentése. 3. A tartalmi és helyesírási hibák kijavítása. 4. Ismét mentés (mivel a hibás nem kell, sima mentés). 5. A levél megformázása (címek kiemelése, igazítások, stb.). 6. Ismét mentés (mivel a formázatlan nem kell, sima mentés).
7. Nyomtatás. Tapasztalatom szerint sajnos a nyomtatás után újabb hibajavítás következik, majd újabb formázás és ismét nyomtatás. Mindez addig ismétlődik, míg elégedettek nem vagyunk a kész munkánkkal. Ne felejtsük el a végleges változatot elmenteni! 2.9 Formázási alapok A nyers levélből a formázás során lesz egy igazán tetszetős megjelenésű dokumentum. Igazság szerint már az eddig megismert szolgáltatások is messze többet nyújtanak, mint amit akár a legjobb írógéppel meg lehet valósítani, de a formázás lehetősége már tényleg csak szövegszerkesztőknél adott. A formázást három nagy csoportra lehet osztani, amiből az első kettőt majd általában párhuzamosan lesz célszerű végrehajtani: a betűk formázása, vagy karakterformázás; a bekezdések formázása; és oldalak formázása (bár erről csak később lesz szó, általában ezzel illik kezdeni). 2.9.1 Karakterformázás A karakterformázás szinte minden esetben csak a kijelölt szövegrészre vonatkozik, ezért előbb ki kell jelölni a formázandó dokumentumrészt. A kijelölést korábban már tanultuk, melyek közül a legcélszerűbb egy sor kijelöléséhez a kijelölő sávba kattintást, több sor kijelöléséhez az ugyanott való elhúzást alkalmazni. Ezután a Formátum menü Betűtípus almenüpontját kell kiválasztani. A megjelenő párbeszédablak általános érvényűnek tekinthető, mert a legtöbb programban, megtalálható egy ugyanilyen, vagy ehhez nagyon hasonló (már ahol egyáltalán létezik karakterformázás). Az ablakban a szöveg formátumára vonatkozó több paramétert is megváltoztathatunk. Ugyanakkor a legtöbb formát egyszerűbb módon is lehet állítani a Formázó eszközsor ikonjainak segítségével. A következőkben tekintsük át azokat a legfontosabb lehetőségeket, melyek állítására szinte minden esetben szükségünk lesz egy szép levél, vagy bármilyen egyéb dokumentum elkészítéséhez: a betűtípus ; a betűjellemző,, ; a méret ; 2.9.1.1 Betűtípus Azt tapasztalatból tudjuk, hogy szinte minden ember másként, néha csakis rá jellemző módon írja az egyes betűket. A szövegszerkesztőkben is van lehetőség ugyanazt a betűt más és más megjelenéssel alkalmazni. Ezek lesznek majd a különféle betűtípusok, vagy elterjedt idegen kifejezéssel fontok, amelyeket a nevűkkel szokás azonosítani. Ezek általában fantázia nevek, például a Courier New egy, az írógéppel írt betűhöz hasonló megjelenésű font, stb. A fontok közül való választáshoz használjuk a Formázó eszközsor, vagy a Betűtípus párbeszédablak legördülő listáját. Egy fontos tudnivaló: van lehetőség további fontok telepítésére is. A három legismertebb betűtípus: Neve Jellemzője Times New Roman arányos, talpas (minden száras betű alján van egy kis vízszintes vonal) Arial arányos, nem talpas Courier New nem arányos, talpas 2.9.1.2 Betűjellemzők A betűjellemzőt is állíthatjuk menüből és Formázó eszközsorral is. Mivel azonban egyszerűbb az ikonokkal való formázás, a gyakorlatban inkább azt alkalmazzuk majd. Az ikonok mindegyike úgy működik, mint egy kapcsoló: egyszer benyomva be, még egyszer megnyomva kikapcsoljuk. A be-, illetve a kikapcsolt ikonok könnyedén megkülönböztethetőek. Az alábbi felsorolásban a különféle betűjellemzőkre láthatunk néhány ajánlott kombinációt. A táblázat tartalmazza a menüből való formázáskor a listából kiválasztandó elemeket, valamint a formázásukhoz használandó ikonok be- és kikapcsolási kombinációját is. A választott jellemzők A bekapcsolt ikonok Minta Normál minta Félkövér minta Dőlt minta Félkövér dőlt minta
2.9.1.3 Méret A betűk méretét egy tipográfiai mértékegységben, a pontban kell megadnunk: 1 pont = 1 inch/72, ami körülbelül 0,35 mm. Egy 10 pontos betű tehát 3,5 mm, ami még általában jól olvasható, de kisebb semmi esetre sem javasolt normál szövegben. Én a következőket tanácsolom: Szövegelem Ajánlás Minta normál szöveg 10-12 pont A - A kiemelés + 2-4 pont A - A fedőlapcím, főcím + 6-8 pont A - A A legkisebb, levélben még elolvasható betűméret 8 pontos, de ezt csak megjegyzésekben alkalmazzuk (puskánál 4 pontos). A legnagyobb listából választható nagyság 72 pont, de ha nem kattintással választunk, hanem a nagyságot a méret mezőbe beírjuk, akkor jóval nagyobbat is megadhatunk (a 4 pontosat is csak így tudjuk megadni). Szélsőséges esetben akár teljes oldalt betöltő betűméretet is használhatunk. 2.9.2 Bekezdésformázás Eltérően a karakterformázástól a bekezdésformázáshoz, nem kell feltétlenül kijelölni a formázandó bekezdést. Ha nincs kijelölve semmi, akkor az aktuális bekezdést fogja a program formázni (az aktuális bekezdés az, amelyben a szövegkurzor van). Ha a kijelölés nem terjed ki az egész bekezdésre, akkor is az egész bekezdést formázza, ha több bekezdésre is kiterjed, az összes érintett bekezdést formázza a program. Ez azt jelenti, hogy ha egy bekezdés nincs teljesen kijelölve, csak belenyúlik a kijelölés, azt a bekezdést is teljes egészében fogja formázni. Mint tanultuk, a bekezdéseknek ott van vége, ahol Entert nyomtunk. A képen lévő levélben a szövegtörzs jól láthatóan három bekezdésből áll, mindhárom meg is van jelölve római számokkal. A kijelölés lefedi a teljes második bekezdést és belenyúlik a harmadikba. Ha most valamilyen bekezdésformázó eljárást hajtanánk végre, az imént megtárgyaltak miatt az a második és a harmadik bekezdés egészére érvényes lenne. A bekezdésformázást menüből is végre lehet hajtani, de sokkal egyszerűbb a vonalzó és az eszközsorok segítségével. Mivel a legtöbb szövegszerkesztőben is ugyanezekkel a módszerekkel dolgozhatunk majd, én a vonalzó és az eszközsorok segítségével történő formázást ismertetem. I. II III. 16. Ábra: Kijelölés értelmezése 2.9.2.1 Igazítás Igazítás alatt azt értjük, hogy a szöveg a margók között hogyan helyezkedik el. Egy sor ugyanis gyakorta nem tart pontosan a bal margótól a jobb margóig, hanem valamivel rövidebb. Az alábbi táblázat tartalmazza az összes lehetséges igazítás pontos nevét, a formázásához használandó ikont, valamint azt, hogy az adott igazítást mikor fogjuk majd alkalmazni. Igazítások Mihez alkalmazzuk balra felsorolásokhoz; középre címekhez; jobbra ha nincs jobb megoldás, aláíráshoz; sorkizárt elegáns szövegtörzshöz. Az alapértelmezett igazítás a balra zárt. Amelyik ikonra rákattintunk az eszközsoron, annak megfelelően igazítja a program a bekezdést, vagy bekezdéseket. Az ábrán egy levelet látunk kétféle módon: 1. A kép felső részén a begépelés utáni nyers formában. 2. Az alsó részen ugyanaz a szöveg az igazítások után. Itt az egyes dokumentumrészek elé rajzolva a formázásukhoz használt ikon is megtalálható: címzés: balra zárt megszólítás: középre zárt szövegtörzs: sorkizárt 17. Ábra: Különféle igazítások (alul)