Hírlevél küldés kézikönyv Címlisták rögzítése 1., Belépve az Office-ba (felhasználónév: sovidektcc) először létre kell hozni Címkategóriákat. Ezeket a Megkeresések menü Címkategóriák almenüjében lehet megtenni. Itt az alábbi gombra kattintva: hozható létre új címkategória. A Kód mezőbe egy 3 betűből álló Kódot kell megadni. A Szelekció mezőkbe 0-t kell írni. A Leírás mezőkbe a kategória elnevezését kell felvinni. 2., A csatolt Excel sablonba az alábbi oszlopokat kell berögzíteni: Létrehozás dátuma: ide a létrehozás dátumának kell bekerülni az alábbi formátumban: 2012/10/27 Nyelv: a címzett nyelve. Lehet: HU,DE,EN,RO Megszólítás: minden esetben ennek kell szerepelnie: DS Keresztnév: a címzett keresztneve Vezetéknév: a címzett vezetékneve Email: a címzett email címe Hírlevél: 1 ÉvesInfoanyag: 0 Címkategória: az 3 jegyű kód, amit az első lépésben a címkategóriának megadtunk. A nem említett mezőket üresen lehet hagyni. 3., A létrehozott fájl importálása a rendszerbe. A TCC felhasználóba belépve (az Office-on belül meg lehet tenni a 2. menüpontból) a Megkeresések menü Bevitel almenüjében lehet címlistákat importálni. Ehhez a következő opciókat kell beállítani: File: Excel Tallózás: kiválasztjuk az elmentett címlistánkat. (Fontos:.xls kiterjesztésűnek kell lennie) Megkeresések: Csak címek Ha a fenti paramétereket beállítottuk, akkor a Tovább gombbal tudunk tovább lépni. Továbblépés után a rendszer megjeleníti a bevitt Névjegyeket. Ha valamely névjegyet hibásnak találja a rendszer, akkor azt pirossal jelöli. A névjegyek ellenőrzése után szükséges, hogy ellenőrizzük, hogy vannak-e kettős bejegyzések. Ezt a "Kettős bejegyzések vizsgálata" gombbal tudjuk megtenni.
A következő képernyőn kiválaszthatjuk, hogy mely adatoknál vizsgáljon egyezést, vagy ellenőrzés nélkül továbbléphetünk és bevihetjük a kért adatokat. 4., Az importálás után kijelentkezhetünk a TCC felhasználóból és az Office felhasználókból is. 5., Lépjünk be a View-ba (felhasználónév: sovidek) és válasszuk a bal oldali menüsorból a Hírlevél/Címlisták menüt. 6., Az oldal alján kattintsunk az új létrehozása gombra ( ). 7., A következőkben a Címlista részleteit és szűrési paramétereit adhatjuk meg. Cím: A címlista elnevezése Dinamikusan frissülő: Ha bepipáljuk, akkor automatikusan bekerülnek a szűrési feltételeknek megfelelő későbbiekben feltöltött/regisztrált emberek a listára. Ha nincs bepipálva, akkor nem frissül magától a lista. Hírlevelet kér: eldönthetjük, hogy kiknek küldünk hírlevelet. FONTOS: amikor egy olvasó leiratkozik a hírlevélről, olyankor nem törlődik, hanem az Ő státuszát átállítjuk arra, hogy nem kér hírlevelet. TEHÁT, ha a címlistánál Mindegy van beállítva, akkor Ő továbbra is kapni fogja a levelet annak ellenére, hogy leiratkozott. ÍGY célszerű itt minden esetben az Igen opciót beállítani.
Szűrhetünk nyelvre és országra. Szűrhetünk felhasználói adatokra. A leválogatási paraméterek alatt nagyon sok lehetséges paramétert meghatározhatunk. Ebből a kézikönyvben csak az elsőt emelnénk ki, mivel a többi magától értetődő szerintünk. A Címkategória részben határozhatjuk meg azt, hogy mely címkategóriák kapják meg a levelet (az a címkategória, amit az 1., lépésben meghatároztunk és amihez az excel listát importáltuk). Ha több listánk van, akkor vegyük ki a pipát az Összes részből és pipáljuk ki a nekünk szükséges Címkategóriát. Ha végeztünk a lista paraméterezésével az Előnézet/Keresés opcióval ellenőrizhetjük a létrehozott listát, majd a zöld mentés gombbal menthetjük azt. Hírlevél létrehozása 1., Hírlevelet a a View-ban (felhasználónév: sovidek) tudunk létrehozni. Ehhez válasszuk a bal oldali menüsorból a Hírlevél/Hírlevelek menüpontot. 2., Az oldal alján kattintsunk az új létrehozása gombra ( ). 3., Adjuk meg a levél alap adatait és bevezető szövegét.
Nyelv: Itt határozhatjuk meg a hírlevél nyelvét. Cím: A levél címe. (ezt csak mi látjuk) A feladó neve: Megadhatjuk, hogy mit lásson az olvasó a feladó nevénél a levelezőjében. A feladó e-mail címe: Megadhatjuk, hogy mit lásson az olvasó a feladó email címénél. Az e-mail tárgya: Megadhatjuk, hogy mit lásson az olvasó a TÁRGY mezőben. Bevezető: Levelünkhöz írhatunk egy rövid bevezető szöveget. 4., Tartalom kiválasztása. Itt megjelenik ugyanaz a struktúra, mint a honlap szerkezete és kiválaszthatjuk, hogy mely tartalmak jelenjenek meg. 5., Lezárás Megadható a levelet lezáró szövegrész. 6., Mentés. 7., A mentés után megjelenik egy előnézet gomb, melynek segítségével megtekinthetjük levelünk előnézeti képét.
Hírlevél küldése 1., Hírlevelet a a View-ban (felhasználónév: sovidek) tudunk küldeni. Ehhez válasszuk a bal oldali menüsorból a Hírlevél/Hírlevél küldés menüpontot. 2., Az oldal alján kattintsunk az új létrehozása gombra ( ). 3., Adjuk meg a kiküldés adatait: Cím: a kiküldés elnevezése. (ezt csak mi látjuk) Sablon: Itt választható ki a megszerkesztett levél. Felh. csoport: Itt választható ki, hogy mely címlistánknak szeretnénk levelet küldeni. Kiküldés dátuma: Ha nem változtatjuk azonnal kerülnek a levelek kiküldésre. Azonban akár időzíthetjük is későbbi időpontra a levél küldését. 4., A kiküldés gombbal kiküldhetjük a levelet. FONTOS: Ez a szolgáltatás a tömeges levélküldésre van fejlesztve, optimalizálva, ezért nem alkalmas azonnali email kézbesítésre. Az e-mailek küldése kampányokba rendezve zajlik és a kampányok lefutási ideje függ a kiküldendő e-mailek mennyiségétől (azaz a beállított címlistában szereplő e-mailcímek számától), valamint a kiküldendő email méretétől. A kampány indítása után a beállított időpontban megkezdődik az emailek kiküldése szabályozott keretek között. A szabályozás az egységnyi idő alatt kiküldhető e-mailek számát jelenti és a rendszer automatikusan kezeli. A kampány sebességének szabályozása a szolgáltató kizárólagos joga. A szolgáltató a kampányt a lehető legmagasabb kézbesítési arány elérése céljából szabályozza, ez az elsődleges irányelv. A kiküldött e-mailek sikeres kézbesítését a szolgáltató nem garantálja és a kézbesítetlen e-mailekből adódó károkért semmilyen felelősséget nem vállal. Az internet és az email rendszerek technológia sajátosságai és a címzettek fogadóoldali levélkiszolgálóinak (smtp szervereinek) eseti e-mailfogadási szabályai, valamint esetleges műszaki kimaradásai nem teszik lehetővé a kézbesítési garanciák biztosítását a szolgáltató részéről.