FÓKUSZ-2 Gazdaságfejlesztési Központ Korlátolt Felelősségű Társaság ZÁRÓ DOKUMETÁCÓ Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében (1.a) folyamatszervezési témakör munkáiról Készítették: A FÓKUSZ-2 Gazdaságfejlesztési Központ Kft munkatársai és BATORBÁGY VÁROS Polgármesteri Hivatalának teamje Készült: 2010. április Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 1/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
TARTALOMJEGYZÉK A FOLYAMATSZERVEZÉS PROJEKT KÖRYEZETE, ELŐZMÉYE... 3 A MUKÁBA RÉSZTVEVŐ TEAM TAGOK... 3 CÉLKTŰZÉS... 3 A MUKA ELMÉLET ALAPJA... 4 MT JELET A KOMPETECA SZÓ?... 4 A KOMPETECA ÖSSZETEVŐ... 4 A KOMPETECÁK GAZOLÁSA... 4 A MUKA GYAKORLAT LEÍRÁSA... 5 ÁLTALÁOS DÖTÉS KOMPETECÁK MEGHATÁROZÁSA... 5 STRATÉGA MEEDZSMETHEZ KAPCSOLÓDÓ FOLYAMATOK LEÍRÁSA... 7 STRATÉGA MEEDZSMET FOLYAMATOK FELRAJZOLÁSA, OPTMÁLÁSA... 10 HATÁSKÖR MÁTRX LÉTREHOZÁSA... 14 A FOLYAMATBA BEÉPÍTETT JAVASLATOKO TÚL JAVASLATOK... 14 ÖSSZEGZÉS... 15 MELLÉKLETEK 1. SZ. MELLÉKLET TEVÉKEYSÉGEKET FELMÉRŐ YOMTATVÁY 2. SZ. MELLÉKLET ÁTALAKÍTOTT SZERVEZETE BELÜL FOLYAMATOK 3. SZ. MELLÉKLET ÚJRASZERVEZETT FOLYAMATOK 4. SZ. MELLÉKLET FELÜLVZSGÁLT SZERVEZETE BELÜL FOLYAMATÁBRÁK 5. SZ. MELLÉKLET HATÁSKÖR LSTA SZMSZ SZERT 6. SZ. MELLÉKLET TSZTÁZOTT HATÁSKÖRÖK Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 2/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
A folyamatszervezési projekt környezete, előzményei Biatorbágy Város Önkormányzata a 2008. évben sikeres pályázatot nyújtott be és támogatást nyert el az ÁROP-2008-3.A.1/A pályázati kiírás keretében, mely Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztésének feladataihoz kapcsolódik. Jelen záró dokumentáció az 1.a. jelű téma: általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében kimunkálásának elméleti alapjait, a munka gyakorlati lefolytatását, az elért eredményeket mutatja be. A munkában résztvevő team tagok MAKRACZ LÁSZLÓ jegyző KOVÁCS ADRÁS igazgatási osztályvezető DR. RÉVÉSZ ZOLTÁ titkárságvezető AGYÉ UHEL ÉVA HR referens MÁRK FEREC titkárságvezető helyettes TARJÁÉ LLÉS MARAA TÜDE bejegyzett vezetési tanácsadó TARJÁ STVÁ bejegyzett vezetési tanácsadó TARSOLY SÁDOR tanácsadói asszisztens és a folyamatok kapcsán minden munkatárs Célkitűzés felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma 9 db átalakított szervezeten belüli eljárások száma 7 db a hivatali szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya 100% újraszervezett folyamat 7 db a projektben közvetlenül résztvevő személyek száma 5 fő bevonni tervezett külső személyek száma 1 fő Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 3/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
A munka elméleti alapjai Mit jelent a kompetencia szó? A kompetencia fogalmát úgy határozhatjuk meg, mint egy személy alapvető, meghatározó jellemzői, melyek okozati kapcsolatban állnak a kritériumszintnek megfelelő hatékony és/vagy kiváló teljesítménnyel. A kompetencia összetevői 1. smeretek, a tudás (knowledge): információk, amivel a személy rendelkezik; 2. Készségek, jártasságok (skills), melyek bizonyos fizikai és szellemi feladatok teljesülésének képességét adják; 3. Önértékelés, szociális szerepek, melyek személyes értékek (value) mentén szerveződnek, tehát olyan attitűdök, értékek, melyeket a személy fontosnak ítél, hogy legyenek vagy megtegye őket pl. siker, karrier; 4. Személyiségvonások (character), vagyis pszichikai-fizikai jellemzők és a helyzetekre, információkra adott válaszok; 5. Motivációk (motivation), irányítják, befolyásolják, szelektálják a viselkedést bizonyos magatartások, célok felé. A kompetenciák igazolása A nem formális tanulás során megszerzett vagy kialakult kompetenciák igazolása mindaddig nem jelent külön problémát, ameddig arányuk és fontosságuk elhanyagolható az egyén össztudás-tömegében. Amint azonban az egyének kompetencia tőkéjének jelentős része a nem formális képzésből származik, problémaként vetődhet fel annak igazolatlansága. A munkaerőpiacon zajló tranzakciók során ugyanis a felek a kompetenciák/kompetencia elvárások alapján címkézik vagy ha úgy tetszik, kódolják egymást. Az alkuk során döntő kérdés, hogy az egyes szereplők milyen meglévő kompetenciákkal rendelkeznek, illetve hogy mekkora ráfordítással milyen további kompetenciák megszerzésére képesek. A kompetenciák láthatóvá tétele tehát elengedhetetlen alapfeltétele a munkaerő piaci cserefolyamatok megvalósulásának. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 4/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
A munka gyakorlati leírása A team megfogalmazta a feladatot, pontosította az elvégzendő munka tartalmat, amit az alábbiak szerint határozott meg: Általános döntési kompetenciák gyűjtése Stratégiai menedzsmenthez kapcsolódó folyamatok leírása, Stratégiai menedzsment folyamatok felrajzolása, optimálása Hatásköri mátrix létrehozása Általános döntési kompetenciák meghatározása A team kutató munkát végzett a tekintetben, hogy milyen dokumentumok milyen általános kompetenciákat jelölnek meg. A kutatás arra irányult, hogy alapvetően nemzetközi forrásokat találjunk a legfontosabb általános kompetenciák megjelölésére. Alapvetően két forrás került elfogadásra, és a munkához felhasználásra, amelyek különböző csoportosításban jelennek meg az alábbiak szerint: Munkahipotézisként jelenleg a legfontosabb munkahelyi kompetenciák a következők az OECD szerint: nterperszonális kapcsolatok terén: csapatmunkára való képesség egy közös cél elérése érdekében vezetői képesség Személyiségvonások motiváltság és pozitív hozzáállás a feladatokhoz tanulási képesség, fejleszthetőség problémamegoldó képesség (probléma felvetése, meghatározása, megoldási alternatívák áttekintése és a legjobb megoldás kiválasztása) hatékony kommunikáció a kollégákkal és az ügyfelekkel elemzési készség Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 5/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
Technológiai és számítógépes ismeretek terén A nem formális tanulás azonosítására tett kísérletek az Európai Unióban azt bizonyítják, hogy a nem formális tanulás meghatározása együtt jár a kompetenciák azonosításának feladatával. A kompetenciák jelölik ki ugyanis azokat a személyhez köthető tulajdonságokat, melyek megszerzésének folyamatában azonosítható többek között a nem formális tanulási tevékenység is. Az EU kompetenciáknak megfelelő csoportosítás: Kulcskompetenciák kommunikáció számszerűsítési készség csoportmunka problémamegoldó készség tanulás és teljesítmény fejlesztése Munkakompetenciák: rugalmasság kreativitás kezdeti önálló döntéshozatal idegen nyelv ismerete magabiztosság kritikus szemlélet lehetőségek feltárása felelősségtudat cselekvőképesség Vezetői kompetenciák vezetés más emberek motiválása hibából való tanulás kapcsolattartás, kapcsolatépítés más emberekre való hatás döntéshozatal Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 6/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
az eredményre és a folyamatok véghezvitelére történő fókuszálás stratégia előállítás etikus hozzáállás Stratégiai menedzsmenthez kapcsolódó folyamatok leírása A team első körben áttanulmányozta az SZMSZ-t. A team összesen 95 db folyamatot definiált az adó, igazgatás, pénzügy és városüzemeltetés területén. Ezek az alábbiak: 1. Általános bejelentés, panasz folyamata 2. Általános igazgatási hatósági ügyek intézése folyamat 3. Anyakönyvvezetői és állampolgársági ügyek folyamata 4. Behajtási engedély folyamata 5. Belföldi kiküldetés folyamata 6. Beruházás folyamata 7. Útépítés folyamata a közbeszerzés folyamatával definiálva 8. Értékelő bizottsági anyagok elkészítésének folyamata 9. Beruházás megindítását megelőző feladatok folyamata 10. Fakivágás, faültetési kérelem folyamata 11. Fejlesztési beruházás a közbeszerzés folyamatával definiálva 12. Felszólítás, kötelezés gyommentesítésre, közterület rendbetételére folyamat 13. Felszólítás, kötelezés parlagfű-mentesítésre folyamat 14. Gyalogút (járda) építés engedélyezési és forgalomba helyezési eljárás (rövidített) folyamata 15. Gyermekétkeztetés számla előkészítésének folyamata 16. Gyermekjóléti tárgykörben ügyintézés folyamata 17. ntézmény felújítás folyamata 18. Kapcsolattartás szolgáltatóval, panaszok kezelésének folyamata 19. Karbantartás folyamata 20. Kifizetési folyamat 21. Kimenő számlák elkészítésének folyamata 22. Közterület bontási folyamat 23. Közterület használat folyamata Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 7/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
24. Költségvetés tervezés folyamata 25. Kötelezettségvállalás nyilvántartásának folyamata 26. Közbeszerzési bizottsági ügyek folyamata 27. Lakcímigazolás, házszámrendezés folyamata 28. Mezőgazdasági és településfejlesztési bizottsági anyagok előkészítésének folyamata 29. Parkfenntartási ügyek folyamat és, rendszeres feladatellátásának folyamata 30. Pénztárzárás folyamata 31. Számviteli bizonylatok könyvelési elszámolásának és a kapcsolódó analitikus nyilvántartások folyamata 32. Szerződések nyilvántartásának folyamata 33. Szociális témakörben az ügyintézés folyamata 34. Ügyfélszolgálati tevékenység folyamata 35. Út-közmű hibák bejelentés folyamata 36. Kárrendezés (városüzemeltetés) folyamata 37. Adatszolgáltatás kérése (adóügy) folyamat 38. Adó és értékbizonyítvány kiállítása folyamat 39. Adóelőleg módosítási kérelem folyamata 40. Adóhátralék behajtásának folyamata 41. Adók módjára történő behajtás folyamata 42. Adóügyi osztályhoz beérkező ügyiratok ügyintézőhöz történő eljuttatás folyamata 43. Áttétel folyamata 44. Átvezetési kérelmek folyamata 45. Azonnali beszedési megbízás kibocsátás folyamata 46. Azonnali beszedési megbízás visszaigazolása 47. Bankforgalom könyvelése 48. Behajtás kérésének visszavonási folyamata 49. Behajtási cselekmények folyamata 50. Behajtást kérő tájékoztatásának folyamata 51. Együttműködés folyamata önálló bírósági végrehajtóval 52. Építményadó kivetésének folyamata 53. Építményadó törlésének folyamata 54. Év eleji adómérték változás miatti határozatok kibocsátásának folyamata 55. Évváltás folyamata 56. Fellebbezés benyújtásának folyamata Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 8/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
57. Fellebbezés felterjesztésének folyamata 58. Fellebbezés figyelésének folyamata 59. Felszámoló felé az igénybejelentés folyamata 60. Felszólítás folyamata építményadó bevallásához 61. Felszólítás, behajtási eljárás megindításának folyamata 62. Priorizálás, ügyirat kiválasztás folyamata (figyeltetés) 63. Fizetéskönnyítési és méltányossági kérelem folyamata 64. Fizetéskönnyítési kérelmek folyamata 65. Folyamatban lévő ügyek ellenőrzésének folyamata 66. Gépjármű eladás bejelentésének folyamata 67. Gépjármű forgalomból történő kivonásának folyamata 68. Gépjármű havi változások feldolgozásának folyamata 69. Gépjárműadó fizetési kötelezettség szüneteltetésének folyamata 70. Gépjárműadó mentességi kérelmének folyamata 71. Hatósági bizonyítvány megkeresésének folyamata (adóköteles vagyontárgyra) 72. Hátralék kimutatás kérésének folyamata 73. Hátralék összegének aktualizálására vonatkozó folyamat 74. Havi adatszolgáltatás folyamata a pénzügyi osztály részére 75. Helyi iparűzési adó bejelentés, változás-bejelentés feldolgozásának folyamata 76. Helyi iparűzési adó önellenőrzésének feldolgozási folyamata 77. Helyi iparűzési adóbevallás feldolgozásának folyamata 78. deiglenes rendszámok adóztatásának folyamata 79. Jogszabály figyelés folyamata 80. Adóigazolás kiadására vonatkozó kérelem folyamata 81. Kézbesítés postai visszaigazolásának folyamata 82. Kézbesítés vagy kézbesíthetetlenség postai visszaigazolásának folyamata 83. Méltányossági kérelmek folyamata 84. Munkabérletiltás visszaigazolásának folyamata 85. Zárási folyamat (negyedéves, féléves, három-negyedéves, éves) 86. Postázás folyamata 87. Részletfizetés kérésének folyamata 88. Számlaegyenleg értesítők kiküldetésének folyamata 89. Talajterhelési díj folyamata 90. Ügyfélfogadás folyamata (adóügy) Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 9/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
91. Vagyoni bizonyítvány kiállításának folyamata 92. A vállalkozói tevékenység megkezdéséről, változásáról,megszűnéséről szóló információ feldolgozásának folyamata 93. Változás bejelentésének folyamata 94. Végrehajtási kifogás benyújtásának folyamata 95. Visszautalási kérelmek folyamata A team megszerkesztette a tevékenységeket felmérő nyomtatványt (1. számú melléklet). Az egyes szervezeti egységben dolgozó munkatársak folyamatleírásokat készítettek. Stratégiai menedzsment folyamatok felrajzolása, optimálása A folyamatleírások alapján elkészültek a folyamatábrák (36 db). A folyamatábrák felrajzolását követően következett a folyamat optimálása. A képviselő-testülettel kapcsolatos tevékenységekkel a Megbízóval egyeztetve a team nem foglalkozik, a munka hangsúlya a hivatalban lévő folyamatok felülvizsgálata kell legyen. A felrajzolt folyamatot az adott szervezeti egység munkatársai áttekintették, és vizsgálták a folyamatot az alábbi szempontok szerint: vannak-e párhuzamos tevékenységek az adott tevékenység funkciójában megfelelően működik-e az előfordult problémák kezelésére alkalmas-e a tevékenység vagy folyamat megfelelő szervezeti egységnél van-e a tevékenység Átalakított szervezeten belüli eljárások: (terv: 7 db) 1. Általános igazgatási hatósági ügyek intézése folyamat 2. Anyakönyvvezetői és állampolgársági ügyek folyamata 3. Gyermekjóléti tárgykörben ügyintézés folyamata 4. Szociális témakörben az ügyintézés folyamata 5. Belföldi kiküldetés folyamata 6. Kimenő számlák elkészítésének folyamata 7. Kötelezettségvállalás nyilvántartásának folyamata Újraszervezett folyamat: (terv: 7 db) 1. Ügyfélszolgálati tevékenység folyamata 2. Közbeszerzési bizottsági ügyek folyamata Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 10/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
3. Költségvetés tervezés folyamata 4. Számviteli bizonylatok könyvelési elszámolásának és a kapcsolódó analitikus nyilvántartások folyamata 5. Szerződések nyilvántartásának folyamata 6. Pénztárzárás folyamata 7. Kifizetési folyamat Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások: (terv: 9 db) 1. Általános bejelentés, panasz folyamata 2. Behajtási engedély folyamata 3. Beruházás folyamata 4. Útépítés folyamata a közbeszerzés folyamatával definiálva 5. Értékelő bizottsági anyagok elkészítésének folyamata 6. Beruházás megindítását megelőző feladatok folyamata 7. Fakivágás, faültetési kérelem folyamata 8. Fejlesztési beruházás a közbeszerzés folyamatával definiálva 9. Felszólítás, kötelezés gyommentesítésre, közterület rendbetételére folyamat 10. Felszólítás, kötelezés parlagfű-mentesítésre folyamat 11. Gyalogút (járda) építés-engedélyezési és forgalomba-helyezési eljárás (rövidített) folyamata 12. Gyermekétkeztetés számla előkészítésének folyamata 13. ntézmény felújítás folyamata 14. Kapcsolattartás szolgáltatóval, panaszok kezelésének folyamata 15. Karbantartás folyamata 16. Közterület bontási folyamat 17. Közterület használat folyamata 18. Lakcímigazolás, házszámrendezés folyamata 19. Mezőgazdasági és településfejlesztési bizottsági anyagok előkészítésének folyamata 20. Parkfenntartási ügyek folyamat és, rendszeres feladatellátásának folyamata 21. Út-közmű hibák bejelentés folyamata 22. Kárrendezés (városüzemeltetés) 23. Adatszolgáltatás kérése (adóügy) folyamat 24. Adó és értékbizonyítvány kiállítása folyamat 25. Adóelőleg módosítási kérelem folyamata Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 11/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
26. Adóhátralék behajtásának folyamata 27. Adók módjára történő behajtás folyamata 28. Adóügyi osztályhoz beérkező ügyiratok ügyintézőhöz történő eljuttatás folyamata 29. Áttétel folyamata 30. Átvezetési kérelmek folyamata 31. Azonnali beszedési megbízás kibocsátás folyamata 32. Azonnali beszedési megbízás visszaigazolása 33. Bankforgalom könyvelése 34. Behajtás kérésének visszavonási folyamata 35. Behajtási cselekmények folyamata 36. Behajtást kérő tájékoztatásának folyamata 37. Együttműködés folyamata önálló bírósági végrehajtóval 38. Építményadó kivetésének folyamata 39. Építményadó törlésének folyamata 40. Év eleji adómérték változás miatti határozatok kibocsátásának folyamata 41. Évváltás folyamata 42. Fellebbezés benyújtásának folyamata 43. Fellebbezés felterjesztésének folyamata 44. Fellebbezés figyelésének folyamata 45. Felszámoló felé az igénybejelentés folyamata 46. Felszólítás folyamata építményadó bevallásához 47. Felszólítás, behajtási eljárás megindításának folyamata 48. Priorizálás, ügyirat kiválasztás folyamata (figyeltetés) 49. Fizetéskönnyítési és méltányossági kérelem folyamata 50. Fizetéskönnyítési kérelmek folyamata 51. Folyamatban lévő ügyek ellenőrzésének folyamata 52. Gépjármű eladás bejelentésének folyamata 53. Gépjármű forgalomból történő kivonásának folyamata 54. Gépjármű havi változások feldolgozásának folyamata 55. Gépjárműadó fizetési kötelezettség szüneteltetésének folyamata 56. Gépjárműadó mentességi kérelmének folyamata 57. Hatósági bizonyítvány megkeresésének folyamata (adóköteles vagyontárgyra) 58. Hátralék kimutatás kérésének folyamata 59. Hátralék összegének aktualizálására vonatkozó folyamat Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 12/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
60. Havi adatszolgáltatás folyamata a pénzügyi osztály részére 61. Helyi iparűzési adó bejelentés, változás-bejelentés feldolgozásának folyamata 62. Helyi iparűzési adó önellenőrzésének feldolgozási folyamata 63. Helyi iparűzési adóbevallás feldolgozásának folyamata 64. deiglenes rendszámok adóztatásának folyamata 65. Jogszabály figyelés folyamata 66. Adóigazolás kiadására vonatkozó kérelem folyamata 67. Kézbesítés postai visszaigazolásának folyamata 68. Kézbesítés vagy kézbesíthetetlenség postai visszaigazolásának folyamata 69. Méltányossági kérelmek folyamata 70. Munkabérletiltás visszaigazolásának folyamata 71. Zárási folyamat (negyedéves, féléves, három-negyedéves, éves) 72. Postázás folyamata 73. Részletfizetés kérésének folyamata 74. Számlaegyenleg értesítők kiküldetésének folyamata 75. Talajterhelési díj folyamata 76. Ügyfélfogadás folyamata (adóügy) 77. Vagyoni bizonyítvány kiállításának folyamata 78. A vállalkozói tevékenység megkezdéséről, változásáról,megszűnéséről szóló információ feldolgozásának folyamata 79. Változás bejelentésének folyamata 80. Végrehajtási kifogás benyújtásának folyamata 81. Visszautalási kérelmek folyamata A véglegesített és optimált átalakított szervezeten belüli eljárások folyamatábrákat a 2. számú melléklet tartalmazza. A véglegesített és optimált újraszervezett folyamatok folyamatábrákat a 3. számú melléklet tartalmazza. A véglegesített és optimált felülvizsgált szervezeten belüli eljárások folyamatábrákat az 4. számú melléklet tartalmazza. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 13/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
Hatásköri mátrix létrehozása Az SZMSZ alapján elkészült a hatásköri lista, melyet a 5. számú melléklet tartalmaz. A lista alapján tisztázásra kerültek a stratégiai menedzsmenthez kapcsolódó tevékenységek, valamint a felelősök és hatáskörök véglegesítése megtörtént. Így a tisztázott hatásköröket a 6. számú melléklet tartalmazza. A folyamatba beépített javaslatokon túli javaslatok 1. számú javaslat: A hatásköröket úgy kell figyelembe venni, hogy a döntés, illetve előkészítés sorrendisége tisztázott legyen! 2. számú javaslat: A felmerült delegálási problémákat, hiányosságokat meg kell oldani, a folyamatok tekintetében ezek javítása előnyös lehet. Delegálási probléma pl. amikor az osztályvezetőt nevezik ki referenssé. Külön kell választani az adminisztratív és a szakmai munkavégzést. 3. A módosított folyamatokat figyelembe véve új SZMSZ készítése szükséges. 4. A KTV-t a team egy humánpolitikai kiskáténak tekinti. Ezért javaslat, hogy az SZMSZ-ben külön klaszterbe helyezzük a HR folyamatokat. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 14/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
Összegzés Jelen dokumentáció a Biatorbágy Város Önkormányzata által támogatott ÁROP pályázat 1. a) témájának megvalósulását mutatja be. Téma: Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében. A munka elején az oktatáson részt vett 12 fős vezetői team a munka végzéséhez a Folyamatszervezés módszertant választotta, amellyel a munka végül megvalósult. Kitűzött indikátorok elérésre kerültek, ugyanis a felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma 81 db átalakított szervezeten belüli eljárások száma 7 db újraszervezett folyamat 7 db A folyamatok megnevezése a stratégiai menedzsment folyamatok felrajzolása, optimálása című fejezetben található. a hivatali szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya 100% A folyamatok feltárásában a hivatal minden munkatársa részt vett. a projektben közvetlenül résztvevő személyek száma 5 fő 5 fő hivatali dolgozó vett részt a team munkában bevonni tervezett külső személyek száma 3 fő A FÓKUSZ-2 Kft munkatársai közül 3 fő vett részt a munkában. A munka sikeres volt. A tanácsadók ezúton mondanak köszönetet a team tagjainak és a hivatal dolgozóinak aktív, hatékony munkájukért. Kelt: Biatorbágy Budapest, 2010. április hó 30. nap Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 15/15. oldal Folyamatszervezés; 1a
Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatal - ÁROP Szervezetfejlesztés 2009-2010. 1. sz. melléklet Tevékenységeket felmérő nyomtatvány; Biatorbágy 1.a. (Téma: általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében.) Folyamat elnevezése:.. nput megnevezése Kitől? Tevékenység megnevezése Tevékenységet végző beosztása Tevékenységet végző hatásköre Output megnevezése Kinek? 01 mell Tevékenységeket felmérő nyomtatvány 1/1 FÓKUSZ-2 Kft
Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatal ÁROP Szervezetfejlesztés 2009 2010. 2. sz. melléklet Átalakított szervezeten belüli folyamatok; Biatorbágy 1.a. (Téma: általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében.) 02 mell Átalakított szervezeten belüli folyamatok_1a FÓKUSZ-2 Kft
PUT Feljelentés, bejelentés, átirat (Sértett, feljelentõ, Társhatóság, Rendõrség, Ügyészség, Bíróság) Általános igazgatási hatósági ügyek intézése Biatorbágy START. fokú szabálysértési eljárás lefolytatása (szabálysértési elõadó) OUTPUT Határozat Végzés Áttétel (Jegyzõ) Feljelentés, bejelentés, átirat (Sértett, feljelentõ, Társhatóság, Rendõrség, Ügyészség, Bíróság) Döntésre elõkészít, nyilvántartást vezet Határozat Végzés Áttétel (Jegyzõ) Beadvány, kérelem, átirat (Társhatóság, Rendõrség) Szerencsejáték mûködtetéséhez, fegyvertartási engedélyekhez igazolás kiadás (szabálysértési elõadó) Hatósági igazolás (Jegyzõ) Beadvány, kérelem, átirat (Társhatóság, Rendõrség) Döntésre elõkészít Hatósági igazolás (Jegyzõ) Megkeresés, átirat (Társhatóság, Rendõrség) Tanúmeghallgatás lefolytatása szabálysértési ügyben (szabálysértési elõadó) Jegyzõkönyv, válaszlevél (Jegyzõ) Megkeresés, átirat (Társhatóság, Rendõrség) Meghallgatás foganatosítása Jegyzõkönyv, válaszlevél (Jegyzõ) Átirat (Bíróság, rendõrség, Társhatóság) Szabálysértési ügyben végrehajtás lefolytatása (szabálysértési elõadó) Határozat (Jegyzõ) Átirat (Bíróság, rendõrség, Társhatóság) Döntésre elõkészít Határozat (Jegyzõ) 1
PUT 1 OUTPUT Átirat (Pártfogó felügyelet) Bûncselekményt elkövetett közmunkára ítélt személyek ügyeinek intézése (szabálysértési elõadó) Jegyzõkönyv készítés (Pártfogó felügyelõ) Átirat (Pártfogó felügyelet) Végrehajtás foganatosítása Jegyzõkönyv készítés (Pártfogó felügyelõ) Kérelem (Ügyfél, Társhatóság) Birtokháborítási eljárás lefolytatása (szabálysértési elõadó) Határozat Végzés (Jegyzõ) Kérelem (Ügyfél, Társhatóság) Döntésre elõkészít Határozat Végzés (Jegyzõ) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél) Mûködési engedélyezési eljárás (igazgatási elõadó) Határozat Végzés (Jegyzõ) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél) Döntésre elõkészít, nyilvántartást vezet, adatot szolgáltat Határozat Végzés (Jegyzõ) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél) Telepengedélyezési eljárás áttétele (igazgatási elõadó) Átirat (Körzetközponti jegyzõ) 2
PUT 2 OUTPUT Kérelemnyomtatvány (Ügyfél) Átirat elkészítés Átirat (Körzetközponti jegyzõ) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél) Tolmács- és szakfordítói igazolvány kiadása Hatósági igazolvány (Jegyzõ) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél) Döntésre elõkészít Hatósági igazolvány (Jegyzõ) Kérelemnyomtatvány, átirat, beadvány (Ügyfél, társhatóság, Magyar Államkincstár) A lakáscélú állami támogatások jegyzõi hatáskörbe tartozó feladatainak ellátása (igazgatási elõadó) Határozat, végzés, hatósági igazolás, hatósági bizonyítvány (Jegyzõ) Kérelemnyomtatvány, átirat, beadvány (Ügyfél, társhatóság, Magyar Államkincstár) Döntésre elõkészít Határozat, végzés, hatósági igazolás, hatósági bizonyítvány (Jegyzõ) Kérelem, beadvány (Ügyfél) Lakcím bejelentés ügyintézés (igazgatási elõadó) Átirat (Körzetközponti jegyzõ) Kérelem, beadvány (Ügyfél) Döntésre elõkészít Átirat (Körzetközponti jegyzõ) 3
PUT 3 OUTPUT Kérelem, beadvány (Ügyfél, Társhatóság, Rendõrség) Lakcímrendezési ügyek, lakcím érvénytelenítés és fiktívizálás (igazgatási elõadó) Határozat, végzés (jegyzõ) Kérelem, beadvány (Ügyfél, Társhatóság, Rendõrség) Döntésre elõkészít Határozat, végzés (jegyzõ) Átirat, Leirat (Országos Választási roda, Területi Választási roda) A helyi választási iroda választási eljárással kapcsolatos feladatinak ellátása (igazgatási elõadó) Lista, kimutatás (Jegyzõ) Átirat, Leirat (Országos Választási roda, Területi Választási roda) Döntésre elõkészít, nyilvántartást vezet, adatot szolgáltat Lista, kimutatás (Jegyzõ) Kérelem, beadvány (Ügyfél) Hatósági bizonyítvány kiadása (igazgatási elõadó) Hatósági bizonyítvány (Jegyzõ) Kérelem, beadvány (Ügyfél) Döntésre elõkészít Hatósági bizonyítvány (Jegyzõ) 4
PUT 4 OUTPUT Átirat, megkeresés (Ügyfél, Társhatóság, Közjegyzõ) Hagyatéki eljárás lefolytatása (igazgatási elõadó) Leltárjegyzék (Közjegyzõ) Átirat, megkeresés (Ügyfél, Társhatóság, Közjegyzõ) Leltár felvétel, adatszolgáltatás Leltárjegyzék (Közjegyzõ) STOP
PUT Anyakönyvvezetõi és állampolgársági ügyek Biatorbágy START OUTPUT Halottvizsgálati bizonyítvány (Ügyfél, Társhatóság) Halotti anyakönyvezés (Anyakönyvvezetõ) Anyakönyvi okirat (Ügyfél, Társhatóság) Anyakönyvi okirat (Ügyfél, Társhatóság) Anyakönyvokirat elkészítése, anyakönyvbe való bevezetés Kérelem (Ügyfél) Kérelem (Ügyfél) Házasságkötési szándék felvétele (Anyakönyvvezetõ) Jegyzõkönyv (Anyakönyvvezetõ) Jegyzõkönyv (Anyakönyvvezetõ) Elkészít Házassági jegyzõkönyv (Ügyfél, Társhatóság) Házassági jegyzõkönyv (Ügyfél, Társhatóság) Házasság anyakönyvezése (Anyakönyvvezetõ) Anyakönyvi okirat (Ügyfél, Társhatóság) Anyakönyvi okirat (Ügyfél, Társhatóság) Anyakönyvokirat elkészítése, anyakönyvbe való bevezetés Orvosi igazolás (Ügyfél, Társhatóság) Orvosi igazolás (Ügyfél, Társhatóság) Születési anyakönyvezés (Anyakönyvvezetõ) Anyakönyvi okirat (Ügyfél, Társhatóság) Anyakönyvi okirat (Ügyfél, Társhatóság) Anyakönyvokirat elkészítése, anyakönyvbe való bevezetés Beadvány, kérelem (Ügyfél, társhatóság) 1
PUT 1 OUTPUT Beadvány, kérelem (Ügyfél, társhatóság) Teljes hatályú apai elismerõ nyilatkozat (Anyakönyvvezetõ) Jegyzõkönyv (Ügyfél, társhatóság) Jegyzõkönyv (Ügyfél, társhatóság) Apai elismerõ jegyzõkönyv elkészítése Beadvány, kérelem (Ügyfél) Beadvány, kérelem (Ügyfél) Felmentés kötelezõ várakozási idõ alól (Anyakönyvvezetõ) Határozat (Jegyzõ) Határozat (Jegyzõ) Döntésre elõkészítés Beadvány, kérelem (Ügyfél) Beadvány, kérelem (Ügyfél) Honosítási, visszahonosítási eljárás (Anyakönyvvezetõ) Okirat (felterjesztés) (Bevándorlási é s Állampolgársági Hivatal) Okirat (felterjesztés) (Bevándorlási é s Állampolgársági Hivatal) Döntésre elõkészít Beadvány, kérelem (Ügyfél) Beadvány, kérelem (Ügyfél) Hazai anyakönyvezés (Anyakönyvvezetõ) Okirat (felterjesztés) (Bevándorlási é s Állampolgársági Hivatal) 2
PUT 2 OUTPUT Okirat (felterjesztés) (Bevándorlási é s Állampolgársági Hivatal) Eskütétel foganatosítása Átirat (Bevándorlási é s Állampolgársági Hivatal) Átirat (Bevándorlási é s Állampolgársági Hivatal) Állampolgársági eskütétel (Anyakönyvvezetõ) Jegyzõkönyv (polgármester) Jegyzõkönyv (polgármester) Eskütétel foganatosítása Kérelemnyomtatvány (ügyfél, társhatóság) Kérelemnyomtatvány (ügyfél, társhatóság) Házassági névmódosítás Anyakönyvi okirat (Ügyfél) Anyakönyvi okirat (Ügyfél) Elkészít Kérelem (ügyfél) Kérelem (ügyfél) évváltoztatási eljárás (Anyakönyvvezetõ) Okirat (felterjesztés) (RM - Anyakönyvi Osztály) Okirat (felterjesztés) (RM - Anyakönyvi Osztály) Döntésre elõkészít Megkeresés, értesítés (Társhatóság, Minisztérium) 3
PUT 3 OUTPUT Megkeresés, értesítés (Társhatóság, Minisztérium) Utólagos bejegyzések (Anyakönyvvezetõ) Jegyzék nyilvántartás, bevezetés az anyakönyvbe (Anyakönyvvezetõ) Jegyzék nyilvántartás, bevezetés az anyakönyvbe (Anyakönyvvezetõ) Elkészít Kérelem (ügyfél) Kérelem (ügyfél) Külföldi állampolgár házasságkötése (Anyakönyvvezetõ) Okirat (felterjesztés) (Bevándorlási é s Állampolgársági Hivatal Hazai Anyakönyvi Osztály) Okirat (felterjesztés) (Bevándorlási é s Állampolgársági Hivatal Hazai Anyakönyvi Osztály) Döntésre elkészít Bejegyzés (Anyakönyvvezetõ) Bejegyzés (Anyakönyvvezetõ) Betûrendes névmutató vezetése (Anyakönyvvezetõ) évmutató lista (Anyakönyvvezetõ) évmutató lista (Anyakönyvvezetõ) yilvántart évmutató lista (Anyakönyvvezetõ) STOP
Belföldi kiküldetés - Biatorbágy PUT START OUTPUT Belföldi kiküldetés, munkábajárás (Hr-ntézmények) Kiküldetés összesítése-kimutatás, Munkábajárás kimutatás elkészítése (pénztáros) (pénztár) Belföldi kiküldetés, munkábajárás (pénztár) Utalványrendelet készítés-kifizetésre (pénztáros) Szakmai teljesítés, utalványozás, érvényesítés (Hr, v.pü.o.vezetõ Polgármester Jegyzõ) Belföldi kiküldetés (Hivatal-ntézmények) Kifizetés teljesítése (pénztáros) (pénztár) STOP
PUT Gyermekjóléti tárgykörben ügyek intézése Biatorbágy START OUTPUT Kérelemnyomtatvány (Ügyfél, Társhatóság, ntézmény) Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapítása é s elutasítása (gyámügyi elõadó) Határozat Végzés (Polgármester) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél, Társhatóság, ntézmény) Döntésre történõ elõkésítés Határozat Végzés (Polgármester) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél, Társhatóság, ntézmény) Rendszeres gyermekvédelmi támogatás megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata (gyámügyi elõadó) Határozat Végzés (Polgármester) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél, Társhatóság, ntézmény) Döntésre történõ elõkésítés Határozat Végzés (Polgármester) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél, Társhatóság, ntézmény) Gyermekszületési támogatás megállapítása, elutasítása (gyámügyi elõadó) Határozat Végzés (Polgármester) Kérelemnyomtatvány (Ügyfél, Társhatóság, ntézmény) Döntésre történõ elõkésítés Határozat Végzés (Polgármester) Beadvány, átirat, feljegyzés (Ügyfél Társhatóság, ntézmény) Kiskorú védelembe vétele, védelembe vétel felülvizsgálata, illetve megszüntetése (gyámügyi elõadó) Határozat Végzés (Jegyzõ) Beadvány, átirat, feljegyzés (Ügyfél Társhatóság, ntézmény) Döntésre történõ elõkésítés Határozat Végzés (Jegyzõ) 1