SZMSZ X. ú melléklet Iratkezelési szabályzat Készült a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló az 1995. évi LXVI. törvény, az iratkezelés általános követelményeit tartalmazó 335/2005. (XII. 29) kormányrendelet, valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezéseinek megfelelően 2009-ben, módosítva 2011- ben az információs önrendelkezési jogról, valamint az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv. rendelkezései figyelembevételével. Általános rendelkezések 1. A szabályzat hatálya, célja (1) E szabályzat hatálya kiterjed az akadémia Rektori Hivatalára, valamennyi tanszékre, tudományintézetre, a Tompa Mihály Szakkönyvtárra és a Seniori Hivatalra. Betartásukért az illetékes szervezeti egységek vezetői felelősek. (2) Az iratkezelés rendjét a rektor és a rektor-helyettesek felügyelik (3) A szabályozás célja, hogy a SRTA egységeinek irattári anyaga szakszerűen kezelt, rendezett, jól használható legyen. E cél érdekében kerül sor az iratok készítésére, nyilvántartására, továbbítására, selejtezésére, levéltárba adására vonatkozó szabályok meghatározására. (4) A szabályzatot az Akadémiai Szenátus fogadja el, és annak aláírását követően lép életbe. 2. Az iratkezelés feladatai (1)Az iratkezelés feladata az iratok átvétele, vagy az elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása (annak kinyomtatása), posta bontása, rendszerezése, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, az ügyintézés során keletkezett dokumentumok továbbítása, az elintézett irattári kezelése, megőrzése, selejtezése, levéltári őrizetbe adása. (2) Köziratot elidegeníteni, megrongálni vagy módon használhatatlanná tenni, továbbá a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárás során a levéltár jóváhagyásával történeti értéket nem képviselő, selejtnek minősülő iratokat kivéve megsemmisíteni tilos. 1 3. Az iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak és tevékenységek értelmezése beadvány: valamely intézményi egységhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen az egységnél vagy a személynél marad. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat elektronikus irat: elektronikus formában rögzített elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet ítástechnikai adathordozón tárolnak. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés soráról értesíti annak küldőjét;
elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási ról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet; érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét. iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatómal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomattal látják el. iktatókönyv: az iktatással megbízott intézményi egység rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó papír alapú könyv. iktató:olyan egyedi azonosító, mellyel az iktató látja el az iktatandó anyagot. irat: (a) Minden olyan írott szöveg, táblázat, térkép, tervrajz és vázlat, amely valamely szervezeti egység működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármilyen eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült újság, folyóirat, vagy könyvjellegű kéziratok. (b) Iratnak minősülnek ennek értelmében a különböző hallgatói és nyilvántartások: törzskönyvek, törzskönyvi névmutatók, szigorlati, záróvizsga jegyzőkönyvek; diploma nyilvántartások, felvételi anyagok, hallgatói adatlapok, az ETN-es tanulmányi félévek. Ezek ítógépes nyilvántartása esetén a lezárt nyilvántartásokat tanévenkénti bontásban kötelesek 1 példányban, időtálló módon kinyomtatni és bekötött állapotban őrizni, majd az irattári tervben meghatározottaknak megfelelően a levéltárnak (központi vagy kari) átadni. (c) Iratnak minősülnek még az Akadémia testületeinek ( Szenátus, bizottságok) üléseiről kötelezően készített jegyzőkönyvek is. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség, mely a levéltárba való átadásig gyűjti, rendezi az iratokat. irattári anyag: az intézményi egységek működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége. irattári tétel (jel): az ügy típusát, ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. kézbesítő könyv: bekötött és lapozással ellátott hitelesített kötetes irat, amely az intézményen belüli iratok átadás-átvételét igazolja. küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy. 2
levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és kutathatóságának biztosítása céljából létesített intézmény. másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít. másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól mint kísérő irattól elválasztható. postakönyv: bekötött és lapozással ellátott hitelesített kötetes irat, amely az intézményen kívüli iratok átadás-átvételét igazolja. selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése. ítástechnikai adathordozó: ítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó ( CD, DVD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. szerv: jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. ügyirat: a szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz. 4. A Sárospataki Református Teológiai Akadémia főbb ügykörei (1) Az intézmény vezetése, irányítása - állami, minisztériumi kapcsolatok, 3
- fenntartói kapcsolat, egyházi ügyek - gazdasági, statisztikai és irányítással kapcsolatos ügyek - az alkalmazottakkal kapcsolatos személyi, foglalkoztatási ügyek (2) Az intézmény működése - pénzügyek - hallgatói, oktatási, internátusi ügyek - műszaki, üzemeltetési beruházási ügyek - az egyes szervezeti egységek ügyvitele 5. Az ügyiratkezelés (1) Az iratkezelést a Rektori Hivatal ügyintézői végzik. (2) A postán érkező iratok elsődleges átvétele a Sárospataki Református Kollégium Közigazgatói Hivatalában központilag történik iktatóprogrammal. Valamennyi postai küldeményt a központi átvevő mal, keltezéssel és aláírással lát el, mely ezután a Sárospataki Református Teológiai Akadémia Rektori Hivatalába kerül, ahol az átvételt és a továbbítás tényét az átvevő aláírásával igazolja. (3) Az intézményben kézi iktatás folyik. (4) Az intézmény gondoskodik az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáról és működtetéséről (5) Az egyes szervezeti egységek iratainak kezelését is a Rektori Hivatal végzi. (6) A hallgatókkal kapcsolatos ügyek elintézésének határideje az iktatás napjától ított 72 óra. Abban az esetben, ha az ügyintézéshez több információ, adat összegyűjtésére van szükség, a határidő 30 nap lehet. (7) Az intézmény működésével kapcsolatos ügyek intézésének határideje függ a megadott határidőtől, de a 30 napot nem haladhatja meg. 4 6. Az iratok nyilvántartása (1) A beérkező, illetve az intézményben keletkező iratokat iktatni kell, úgy, hogy az iktatókönyvbe be kell jegyezni a beérkezés idejét, az ügyintéző nevét, az irat tárgyát, az elintézés módját, valamint az irat tárolásának helyét. (2) Minden olyan ügyiratot is iktatni kell, amely hivatalból kezdeményezett ügyintézést igényel. A meghívókat, tájékoztatatókat, javaslatokat nem kell iktatni. A faxon érkező irat másolata kerül beiktatásra. (3) Iktatáshoz iktatóbélyegzőt kell használni, amely tartalmazza az intézmény, szervezeti egység nevét, a dátumot, az iktatási sorot, a mellékletek át, az ügyintéző nevét. (4) Az elektronikus adathordozón érkező iratot ki kell nyomtatni, majd azon rögzíteni kell az ügyirat át és tárgyát. (5) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az utolsó iktatás feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegzővel le kell zárni. (6) Az év kezdetén új, oldalozott és hitelesített iktatókönyvet kell nyitni. (7) Nem kell iktatni, de nyilvántartást kell vezetni a hallgatókkal, oktatókkal kapcsolatos ügyekről (felvételi, költségtérítés, gyakorlatok, megbízások stb). (8) A könyvek, kiadványok, sajtótermékek nyilvántartását a szakkönyvtár végzi. 7. Az irattárba helyezés és irattári kezelés szabályai
(1) Az elintézett iratot irattárba kell helyezni a kézbesítés napján. (2) A kézi irattárban lefűzve vagy arra alkalmas tárolóeszközben(doboz, iratpapucs) kell a tárolást megoldani, amelyre rá kell írni az iktatás évét, a tételot és az ügyiratok első és utolsó iktatóát. (3) Az irattárból az iratokat csak elismervény ellenében lehet kiadni. (4) Az öt évnél régebbi iratokat listázva, átadási jegyzékkel a Kollégium Tudományos Gyűjteményei Levéltárába kell leadni. Csak teljes évfolyam anyaga adható át, az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni két példányban, mely tartalmazza az átadó egység megnevezését, az átadás időpontját, az átadásért felelős személy nevét, a raktári egység jellegét (köteg, könyv, doboz stb.), az iratok keletkezési évét, tételát. Az iratokkal együtt kell leadni a segédkönyveket (iktatókönyv, mutatókönyv). 9. Selejtezés, levéltári átadás (1) A nem történeti értékű, valamint az ügyvitel érdekében szükségtelen iratokat selejtezni kell. (2) Csak iratselejtezés útján lehet iratot megsemmisíteni. (3) Ötévenként felül kell vizsgálni az irattár anyagát a selejtezés szempontjából. Ha az irat őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, megtörténik a selejtezés, aminek megszervezéséért és lebonyolításáért a szervezeti egység vezetője felelős. A szervezési és ellenőrzési feladatokat csak olyan selejtezési felelősök láthatják el, akik tisztában vannak az iratok történeti, tudományos, ügyviteli jelentőségével. (4) A selejtezés alkalmával jegyzőkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza a jegyzőkönyv felvételének idejét, a szervezeti egység nevét, az iratanyag évkörét, az esetlegesen visszatartott iratok megnevezését, az anyag összmennyiségét iratfolyóméterben, a selejtezésben részt vevő és azt ellenőrző személyek nevét. (5) A kiselejtezett iratokat csak tartalmuktól megfosztva (feldarabolva) lehet hulladékként kezelni. (6) Nem selejtezhetők az irattári jegyzékben nem selejtezhetőnek feltüntetett iratok. (7) Az elektronikus adathordozókon lévő iratok a selejtezés szabályait betartva törléssel történik. Ha a Levéltár nem rendelkezés az elektronikus iratok tárolására alkalmas technikai eszközökkel, úgy azok hiteles másolatát kell megőrzésre átadni. (8) Amennyiben az iratkezeléssel foglalkozó munkaköre megszűnik, vagy személyi változás történik, az addigi iratkezelőt az iratokkal el kell oltatni, azokat a szervezeti egység vezetőjének át kell adni. (9) Az ügyirat elvesztése, indokolatlan megsemmisítése vagy eltűnése felelősségre vonást, fegyelmit vonhat maga után. Az esetet a szervezeti egység vezetője köteles kivizsgálni. IRATTÁRI TERV A Sárospataki Református Teológiai Akadémia Iratkezelési Szabályzatának melléklete I. AZ INTÉZMÉNY VEZETÉSÉVEL KAPCSOLATOS ÜGYIRATOK Irattári 5 V-1. Alapító okirat Ns Hb V-2. Szenátusi ülések, intézeti értekezletek, bizottsági ülések jegyzőkönyvei, határozatai, feljegyzései /
V-3. Minőségbiztosítás 4. Az akadémiához kötődő alapítvány működésével kapcsolatos iratok 5. A vezetői megbízások és felmentések (rektor, intézetvezető, tanszékvezető, internátusvezető stb) 6. Egyes szervezeti egységek (testületek, bizottságok, tanszékek, intézetek stb) létrehozására, megváltozására, megszűnésére vonatkozó iratok 7. Munkatervek, jelentések, beolók 8. Vezetői utasítások, körlevelek (elektronikus is) 9. Statisztikai jelentések ( hallgatókról, oktatókról, ) 10. Külföldi és hazai felsőoktatási intézményekkel kötött egyezmények 11. Az intézmény fejlesztésével kapcsolatos dokumentumok 12. A jubileumi oklevelek kiadásával kapcsolatos ügyintézés 13. Társadalombiztosítási, bírósági, hatósági ügyek 14. A Hallgatói Önkormányzattal kapcsolatos iratok A táblázatban használt jelölések: Ns= nem selejtezhető Hb= helyben maradó 15= időtartam /év/ II. AZ INTÉZMÉNY KAPCSOLATAIVAL, KOMMUNIKÁCIÓJÁVAL, ARCULATÁVAL KAPCSOLATOS ÜGYIRATOK Irattári K-1. Tájékozató jellegű kiadványok 5 ----- 2. Az intézménnyel kapcsolatos, médiában 5 ----- megjelenő anyagok 3. Ünnepségek, tanulmányi napok, tudományos és kulturális rendezvények szervezése 4. A hazai és külföldi felsőoktatási és tudományos intézményekkel való együttműködés dokumentumai 5. Az intézmény sport-, kulturális életével kapcsolatos ügyiratok / 6
Irattári III. SZEMÉLYI ÜGYEK SZ-1. Oktatói( egyetemi, főiskolai tanári, docensi) pályázatok, meghívások 2. Munkaviszony létesítése, módosítása, megszüntetése 3. Óraadói megbízások, külső előadók, 10 ---- vizsgáztatási engedélyek, további jogviszonyban állók alkalmazása 4. Jutalmazások, segélyek, kedvezmények, 10 Hm tiszteletdíjak bérbesorolások 5. Érdekegyeztetéssel kapcsolatos ügyiratok 6. Szabadságok ( évi rendes, rendkívüli, 5 ----- kutatóév, kutatónapok, alkotói ) engedélyezése 7. Fegyelmi ügyek Ns Hm 8. A hallgatók véleményezése az oktatói munkáról 9. A személyi feltételek változtatásával, fejlesztésével kapcsolatos iratok / Irattári IV. A TUDOMÁNYOS MUNKÁVAL KAPCSOLATOS IRATOK 7 T-1. Kutatások, kutatásfejlesztés 2. Tudományos beolók, tervek 3. Kutatásfinanszírozás 5 ----- 4. Tudományos pályázatok 5. Az oktatók külföldi tanulmányútja,oktatói és kutatói tevékenysége, külföldi oktatók működése a SRTA-n Irattári V. OKTATÁS ÜGYIRATAI O-1. Minisztériumi rendeletek, jelentések 2. Képesítési követelményekkel kapcsolatos iratok 3. Szakindítás, szakalapítás 4. Akkreditáció 5. Tantervek / /
6. Órarendek, a szemeszterek időbeosztása 10 Hm 7. Tantárgyi programok, tankönyvek, jegyzetek kiadása 8: Tanszéki beolók, jelentések 9. Felvételi eljárás előkészítése, lebonyolítása 10 ---- 10. Felvételi jegyzőkönyvek Irattári VI. SZAKKÖNYVTÁR ÜGYIRATAI SZ-1. Az állomány nyilvántartása, ellenőrzése Ns 2. A könyvtár kapcsolatai (külföldi és belföldi) 3. A könyvtár szolgáltatásai (kölcsönzés, 10 ---- könyvtárórák, író-olvasó találkozó stb) 4. Ajándékozás, csere az állományban 10 ----- A táblázatban használt jelölések: Ns= nem selejtezhető 5, 15= időtartam /év/ ----- = nem kerül levéltárba / Hm Sorsz. VII. HALLGATÓKKAL KAPCSOLATOS ÜGYIRATOK H-1. A hallgatók személyi iratai Felvételi anyag Beiratkozási lap Szak- vagy tagozatváltoztatás Átjelentkezés más felsőoktatási intézménybe Párhuzamos képzés Évhalasztás Évismétlésre utasítás Kizárás, felfüggesztés Vizsgahalasztások Fegyelmi ügyek 2. Záróvizsgák Szigorlati jegyzőkönyv Szakdolgozati védési jegyzőkönyv Záróvizsga jegyzőkönyv 8 /
Zárótanítási jegyzőkönyv Záró-istentiszteleti jegyzőkönyv Szakdolgozatok( bekötött, CD) Alapvizsgadolgozatok 3. Hallgatói törzskönyv Ns Hm 4. Hallgatói törzskönyvi névmutató Ns Hm 5. Oklevelekkel kapcsolatos iratok Oklevél honosítás, oklevél hitelesítés Másodlatok 6. Hallgatói jogviszony igazolások 6 7. Statisztikai adatszolgáltatások 8. Ösztöndíjügyek Ösztöndíj-nyilvántartások Külföldi hallgatók ösztöndíj és ügyei BURSA HUNGARICA ösztöndíj 9. Szakmai gyakorlatokkal kapcsolatos iratok Hallgatók és oktatók külföldi tanulmányai 10. Hallgatói tudományos munkával kapcsolatos iratok Tudományos diákkörök, TDK,OTDK konferenciák Hallgatói tudományos pályázatokkal kapcsolatos ügyek 11. Diákhitel 6 12. Internátussal kapcsolatos iratok 6 A táblázatban használt jelölések: Hm= helyben maradó Ns= nem selejtezhető 6, 10, 15= időtartam /év/ Sorsz. VIII. INTERNÁTUSOK ÜGYIRATAI I-1. Házirend, internátusi szabályzat 2. Az internátus vezetése, a hallgatói önkormányzat iratai 3. Internátusi fegyelmi ügyek 5 --- 4. Internátusi térítések befizetése, adminisztrációs iratok 5 --- / 9
Sorsz. IX. Pénzügyi vonatkozású iratok// P-1. Személy és bérügyek 2. A NEFMI pénzügyi vonatkozású intézkedései, rendeletei, a költségvetéssel, a normatív támogatással, a finanszírozással kapcsolatos ügyiratok 3. Felszerelések kisebb javításai 5 ---- 4. Állóeszközmegrendelés,felújítás 5 --- 5. Egyéb megrendelések ( nyomtatványok, 5 ---- irodasterek, fogyóeszközök) 6. Átadás-átvétel, selejtezés, leltározás, értékesítés 7. Alapítvány-, Erasmus- pályázatok 10 --- 8. Gépjárművek 5 ---- 9. Munka-tűz- és vagyonvédelem pénzügyi vonatkozású iratai 15 ----- Sorsz. X. Egyéb iratok E-1. A rektor, rektor-helyettes intézkedései 5 ---- 2. Az irattárral kapcsolatos ügyiratok 3. Bélyegzők nyilvántartása 4. Szigorú adású nyomtatványok nyilvántartása A táblázatban használt jelölések: Hm= helyben maradó Ns= nem selejtezhető 5, 10, 15= időtartam /év/ 5 / / 10