Tájékoztató az intézmények pénzügyi szakembereinek (IPV, IPR) Baloghné dr. Balla Andrea igazgató Mizsei Zsuzsanna gazdasági vezető 2013
2013/1 ciklus pályázati menetrend: hirdetmény megjelenése 2012. október 18. elektronikus pályázat készítése 2012. december 17-től elektronikus benyújtás határideje PD: 2013. február 4. (17:00) K: 2013. február 5. (17:00) postai feladás végső határideje 2013. február 11. Hungarikum kérelem 2013. január 14. OB döntés 2013. július projekt kezdés 2013. szeptember 1. 2014. február 1.
A beadott és az elfogadott pályázatok évenkénti megoszlása az utóbbi években Kutatási (K) PostDoc (PD)
Módosult a pályázati kiírás (2013/1) Kutatási pályázat (K): Megpályázható összeg alsó határa évi minimum 0.5 MFt, felső határa nincs. Ha a pályázatba betervezett összeg nem haladja meg átlagosan az évi 7 MFtot (és egy adott évben sem haladja meg a 9 MFt-ot) VAGY Teljes munkaidejű kutatói alkalmazás, és/vagy jelentős eszköz, műszerbeszerzés esetén a megpályázható összeg átlagosan évi 11 MFt alatti (előzőekhez képest a többlet kizárólag a kutatói alkalmazásra és/vagy az első évben beszerzett eszközre, műszerre tervezhető) A pályázatok elbíráltatása a zsűrik és a kollégiumok keretein belül történik (kivéve interdiszciplináris pályázatok)
Kutatási pályázat (K): Megpályázható összeg alsó határa évi minimum 0.5 MFt, felső határa nincs. Ha a megpályázott összeg az előbbi korlátokat meghaladja (korábbi NK) A pályázatokat tudományterületi nemzetközi interdiszciplináris szakértői bizottság értékeli
Nagy költségigényű pályázat (K) A bruttó 10 MFt feletti összegben tervezett befektetett eszközbeszerzés minimum 50%-át az első kutatási évre kell tervezni.
Pályázati kiírás (2013/1) Fiatal kutatói pályázat ( PD) (PD-1) önálló, ígéretes kutatási projektre maximum 3 évre, alsó határa évi 0,5 M Ft, felső határa átlagosan évi 4 M Ft, amely egy adott évben nem haladhatja meg az 5 M Ft-t, vagy (PD-2) a pályázó posztdoktori alkalmazására maximum 3 évre (a munkabér havi összege bruttó 280 ezer Ft és törvényben meghatározott járulékai), vagy
Pályázati kiírás (2013/1) Fiatal kutatói pályázat ( PD) (PD-3) kutatási projektre és alkalmazásra együttesen, maximum 3 évre, átlagosan évi 4 M Ft kutatási projektre, (amely egy adott évben nem haladhatja meg az 5 M Ft-t), valamint havi bruttó 280 ezer Ft munkabérre és járulékaira. Jelentős eszköz vagy műszerbeszerzés esetén a PD-1 és PD-3 pályázatok által megpályázható kutatási összeg felső határa átlagosan (a munkabéren felül) évi 5 M Ft, ebben az esetben a többlet kizárólag az első évben beszerzett anyagra, eszközre, műszerre tervezhető. PD adott típusa egy alkalommal nyerhető el Egyéb elfogadott ösztöndíj: PD mellett Bolyai ösztöndíj
Pályázati kiírás (2013/1) Nagy költségű fiatal kutatói pályázat (NF): Jelenleg szünetel, javasoljuk, hogy az eziránt érdeklődő az MTA Lendület pályázat felhívására pályázzon.
Legfontosabb tudnivalók és eltérések a korábbi évekhez képest 1. PD korhatár egységesen 40 év 2. A pályázathoz csatolnia kell a szükséges nyilatkozatok eredeti példányait (Intézményi nyilatkozat honlapról, kutatói nyilatkozat EPR-ből automatikusan jelenik meg a nyomtatott pályázati anyagban) 3. A pályázatokat - tudományterülettől függetlenül - angol nyelven kell benyújtani, a magyarul is elkészítendő részeket külön jelezzük (kivétel Hungarikum engedély), de a társadalom- és bölcsészettudományok területén megengedett, hogy a feltöltendő részletes kutatási terv szövege az angol változat után, egy további, szakmailag releváns nyelven is szerepeljen 4. Közleménystatisztikai adatok importálása az MTMT-ből 5. Max FTE = 1/év
Pályázati kiírás (2013/1) A fogadó intézményt - általános költségekre (rezsi) a kutatással közvetlenül összefüggő támogatási összeg 20%-a illeti meg, amelyből 5%-ot tudományos információk beszerzésére (könyvtár, adatbázis, Open Access) kell fordítania.
Szintén fontos A vezető kutató, a részt vevő kutatók és az intézmény (kutatóhely) együttesen pályáznak a kutatási projekt támogatására és közösen viselik a felelősséget. A pénzügyi szabályossági felügyeletet az intézmény biztosítja. Összeférhetetlenségi, Közpénz nyilatkozat kitöltése, aláírása, feltöltése pályázati anyaghoz EPR-be (PDF) és postai beküldése
Fontos A költségterv 1.2 során tervezett személyi juttatások esetén a költségterv indoklásánál pontosan tisztázni kell, hogy mennyi a kutatói, illetve a nem kutatói alkalmazásokra szánt bér 1.2.1 és 1.2.2 sorok megjelenése a költségterv táblázatában (az 1.2 is megmaradt)
A pályázat felépítése és benyújtása Államháztartáson kívüli kutatóhelyek: a szerződéskötés előtt az OTKA kérheti az alapító okirat, a cégbejegyzés és a 30 napnál nem régebbi cégkivonat benyújtását. Az OTKA külön kutatóhelyi kérdőív alapján megvizsgálja az intézmény kutatóhelyi alkalmasságát (Finanszírozási elv: 25%-os utófinanszírozás).
Érvényességi feltételek A pályázó az adott fordulóban vezető kutatóként nem adott be egynél több pályázatot. A benyújtási határidőig megtörtént a kutatói véglegesítés, valamint az intézményi jóváhagyás. A megadott határidőig kipostázták az aláírt pályázati példányt (a kötelezően benyújtandó nyilatkozatok az OTKA honlapján) A szükséges aláírások közül mind megtalálható a beküldött pályázati anyagban és azok érvényesek. A nyomtatott, aláírt pályázat megegyezik az elektronikus rendszerben található változattal. Valamennyi kötelező rész megtalálható a pályázati anyagban és értékelhető minőségű.
Érvényességi feltételek A párhuzamos kutatásokra vonatkozó adatszolgáltatás teljes. A pályázat nem tartalmaz valótlan adatot. A pályázó nem használja más szerző anyagát hivatkozás nélkül. A pályázat angol nyelven készült, vagy a pályázónak van előzetes írásos engedélye magyar nyelvű beadásra. Minden szükséges adat megadása megtörtént. Az FTE értékek nem hibásak.
6. Melléklet: A költségterv kitöltési útmutató Az OTKA támogatás kizárólag a projektben vállalt kutatáshoz közvetlenül kapcsolódó kiadások fedezetére fordítható. A költségterv ÁFA tervezéshez nem tartalmaz költségvetési sort. A tervezett költségeket bruttó összeggel kell szerepeltetni. (ÁFA nyilatkozat az Intézményi nyilatkozatba foglalva) A költségtervet kutatási munkaszakaszokra bontva kell elkészíteni (12 hónapos kutatóévekre, ÁHT!) E Ft-ban megadva
A Támogatási Szerződésben és a Teljesítési Szabályzatban foglaltakat is érvényesítve az Intézmény gazdálkodására vonatkozó jogszabályok szerint kell eljárni. OTKA támogatásból nem teljesíthető kiadások (TSz 6.2) OTKA előzetes engedélyével teljesíthető kiadások (TSz 6.3)
Személyi költségek (TSz 6.1) A pályázó kutatók (K, NN, ANN pályázatokban) a támogatásból nem kaphatnak jutalmat, nem jogosultak személyi kifizetésre (kereset-kiegészítés, megbízás vagy más formában) kivéve a napidíjat, semmilyen kutatói feladat elvégzése esetében sem. (TSz 6.1) A kutatói (1.2.1) és hallgatói (1.5) alkalmazásra tervezett költséget később nem lehet más célra átcsoportosítani. A fel nem használt összeget (a záróbeszámoló kimutatott maradványát) az OTKA-nak vissza kell utalni (TSz 5.5) Csak az érintett költségsorok (1.2.1 és 1.5) közötti átcsoportosítás lehetséges az OTKA előzetes engedélye alapján.
Személyi költségek (TSz 6.1) A kutatással kapcsolatos feladatokra alkalmazhatók hallgatók, PhD hallgatók, doktorjelöltek, posztdoktorok és technikai segédmunkatársak. A technikai segédmunkatárs bére (1.2.2) csak az OTKA előzetes engedélye alapján csoportosítható át. Az OTKA támogatás terhére alkalmazásba vett személyek részére csak a hatályos jogszabályok által kötelezően előírt pótlékok fizethetők. Egyéb személyhez kapcsolódó költségtérítések, juttatások (pl. cafetéria elemek) nem számolhatók el.
Személyi költségek (TSz 6.1) Az intézménnyel munkajogi viszonyban nem állók (nem kutatók) részére technikai feladatokkal kapcsolatos munkák megbízási szerződéssel vagy számla ellenében fizethetők ki a költségterv 1.4 (Egyéb megbízás) vagy 3.3 (Egyéb költség) sorain (TSz 6.1.4) Kivételes jellegű tételes megbízások (fentiek szerint) (TSz 6.1.5) Kutatók alkalmazása technikai feladatra csak különlegesen indokolt esetben, az OTKA előzetes engedélyével lehetséges (TSz 6.1.4) Személyi kifizetés bármely személy számára egyazon időszakra (napidíj kivételével) csak egyetlen jogcímen tervezhető, számolható el (TSz 6.1.7)
6. Melléklet:Befektetett eszközök (4. sor) Az OTKA előirányzat nem fordítható építési beruházásra, felújításra, ingatlan vásárlásra. A tervezett beruházás indoklásában tételesen fel kell sorolni a bruttó 500 EFt egyedi érték felett beszerezni tervezett eszközöket, szoftver beszerzéseket stb. A TBTK esetén ez az összeg bruttó 150 E Ft (T.Sz. 4.2.10.) Egyedi bruttó 5 millió forint feletti értékű beruházás tervezése esetén árajánlatot kell kérni, és azt az OTKA rendszerébe fel kell tölteni. Az emelt összegű K típusú pályázatok esetében az első évi beruházásra tervezett összeg nem csoportosítható át más kategóriára, (T.Sz. 6.4.) alapos indokkal, külön engedéllyel azonban kizárólag a következő évre átvihető. Az esetleges nagy költségigényt szakmailag indokolni kell.
Fontosabb jogszabályok Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 2006/112 EK Irányelv
A 2012. évi ellenőrzések tapasztalatai Helyszínen ellenőrzött projektek száma: 108 db EPR-ben rögzített ellenőrzött pénzügyi elszámolások száma: 2516 db
EPR-ben rögzített elszámolások hiányosságai: Téves, hiányos bizonylatok feltöltése. Külföldi bizonylatok, számlákhoz nincs fordítás, hiányzik az árfolyam. HÉA Irányelv!! ÁFA törvény!! CSAK ANNYIT KÉRÜNK, AMENNYIT A JOGSZABÁLYOK ELŐÍRNAK! AZ INTÉZMÉNY GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZATA SZERINT KELL ELSZÁMOLNI Számviteli törvény!!
A TERVEZETT KÖLTSÉGKERET TÚLLÉPÉSE 418 esetben!! KIVÉTEL NÉLKÜL ELŐZETES ENGEDÉLY NÉLKÜL
ELŐZETES ENGEDÉLYHEZ KÖTÖTT KIFIZETÉST TELJESÍTETTEK ENGEDÉLY NÉLKÜL 383 ESETBEN! Rögzítve van a Teljesítési Szabályzatban, HOL MIKOR MIHEZ kell előzetes engedély.
SZEMÉLYI KIADÁSOKKAL KAPCSOLATOS ÉSZREVÉTELEK SZÁMA A VIZSGÁLT PROJEKTEKNÉL: 276 Tipikus hibák: Megbízási díj, kereset kiegészítés -a projektben nem résztvevők részére, -kutatásban részt vevő társkutatók számára. Napidíj, kiküldetési költség elszámolása -a kutatásban nem részt vevő kutatók, hallgatók részére. - Kutatók megbízása, alkalmazása technikai feladatra. - A TSZ. 6.1.1. pontjának megsértése ebben az OTKA nem enged!!! Amennyiben egy személy részére a kifizetés meghaladja a 100 ezer forintot, nem a munkaszerződést kell még egyszer feltölteni, hanem a konkrét kifizetést igazoló bizonylatokat!!!
A kutatói alkalmazásra tervezett személyi költséget más célra nem szabad átcsoportosítani! Csak 1.2. és 1.5. között, előzetes engedéllyel lehet költséget átcsoportosítani!!
Keresetkiegészítés jogszerű kifizetéséhez célszerű figyelembe venni a Kjt.alábbi szabályozását: 67. (1) A közalkalmazott a fizetési fokozata alapján járó illetményén felül illetménykiegészítésben részesülhet (2) A kollektív szerződés, ennek rendelkezése hiányában a munkáltató határozza meg, hogy a munkáltató a gazdálkodás eredményének mely hányadát és milyen feltételek szerint fordítja illetménykiegészítésre. (3) A munkáltató, ha az elért teljesítménytől függően térítésben részesül, annak meghatározott hányadát illetménykiegészítésre fordíthatja jogszabályban, vagy ennek hiányában kollektív szerződésben foglaltak szerint. Ebben az esetben a közalkalmazottal külön megállapodásban kell meghatározni a részére járó illetménykiegészítés feltételeit és mértékét.
JOGOSULATLAN KIFIZETÉSEK SZÁMA A VIZSGÁLT PROJEKTEKNÉL: 181 db Leggyakrabban elszámolt tiltott tételek: Reprezentáció, sem étkeztetés, sem étkezés nem számolható el. Konferencia szervezési költségei (terembérlet, előadói díj,stb.). Workshopok szervezési költségei. Béren kívüli juttatások, cafeteria. Tanulmány készítése, kutatói feladatra külső megbízás adása. Kari hozzájárulás, közüzemi díj a 20% általános költségen felül. Jutalom, honorárium.
ENGEDÉLY NÉLKÜLI ESZKÖZBESZERZÉS 108 ESETBEN TÖRTÉNT A VIZSGÁLT PROJEKTEKNÉL. Engedélyeknél fő szempont: a beszerzett tárgyi eszköz, a KUTATÁST szolgálja! Eszközbeszerzés ütemezése legyen a költségterv szerinti!
SZABÁLYTALANSÁGOK,MELYEK ESETÉN MINDEN ELSZÁMOLÁST VISSZAADUNK: - Keresztbe számlázás. - Egy bizonylat több helyen való felhasználása. - Bankkivonat benyújtása számlaként. - Vendégkönyv és egyéb, nem bizonylat erejű másolat.
Minden, elszámolásra benyújtott eredeti bizonylaton szerepelnie kell az OTKA projekt AZONOSÍTÓ SZÁMÁNAK és a VEZETŐ KUTATÓ ALÁÍRÁSÁNAK
Elszámolások során tapasztalt szabálytalanságok Béren kívüli juttatások elszámolása Kutatással össze nem függő költségek kerültek elszámolásra Nevesített részt vevő kutatók számára kereset-kiegészítés, megbízási díj (tanulmányírásért) került elszámolásra Bizonylatolási hiányosságok (kiküldetési rendelvény, hiányzó számlák) OTKA tárgyi eszköz beszerzések értékhatárai szabályainak megsértése
Elszámolások során tapasztalt szabálytalanságok Összeférhetetlenségi szabályok megsértése Eredeti bizonylatokon teljesítés igazolásának hiánya (OTKA szám, vezető kutató rendelkezési joga) Leltári számok feltüntetésének hiánya Tiltott tételek elszámolása Egyéb: EPR rendszerben munkaszerződések feltöltése hiányos
Köszönjük együttműködésüket! Az OTKA Iroda munkatársai