13/20. (V.l8.) szá ú FŐJEGYZŐ! UTASÍTÁS A Heves Megyei Önkorányzati Hivatal köziratokról, a közlevéltárakról és a agánlevéltári anyag védelérő l szó1ó 1995. évi LXVI. törvény l O. (l) bekezdésében előírtak szerint készített Egyedi Iratkezelési Szabályzata A köziratokról, a közlevéltárakról és a agánlevéltári anyag védelérő l szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. (l) bekezdésében biztosított jogköröben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek. C lj.. \. ~v Dr. Szabó Jolán L\ Magyar Nezeti Levéltár Heves Megyei Levéltárának igazgatója A köziratokról, a közlevéltárakról és a agánlevéltári anyag védeléről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. (l) bekezdésében biztosított jogköröben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal a Magyar Nezeti Levéltár Heves Megyei Levéltárával együttesen egyetértek: Eger, 20... :.. :.. :... hó.:.:.. nap... ~ ~ci Kol'llJ.~ 'l:. '\:,/t:'' )t.," : ~~ :'.~ l~v, ;;; Dr. Pajtók Gábor A.t Heves Megyei Korányhivatal Korányegbízott
I. FEJEZET ÁLTALÁNOSRENDELKEZÉSEK l. A Heves Megyei Önkorányzat és H ivatala (a továbbiakban együtt: Önkorányzati Hivatal) egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a agánlevéltári anyag védeléről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. ának (l) bekezdése, b) közfeladatot ellátó szetveknél alkalazható iratkezelési szaftverekkel szeben táasztott követelényekről szóló 27/2014. (IV.18.) KIM rendelet, c) az önkorányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII.28.) BM rendelet, d) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követe l é nye iről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korányrendelet, és e) az Önkorányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának rendelkezése alapján a Magyar Nezeti Levéltár Heves Megyei Levéltára és a Heves Megyei Korányhivatal vezetőjének egyetértésével készült. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 2. ( l) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kitetjed az Önkorányzati Hivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kienő valaennyi iratra, az Önkorányzati Hivatal vezetőjére, köztisztvise l őjére, unkavállalójára (továbbiakban együtt: ügyintéző) és közszolgálati ügykezelőj ére. (2) Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a inősített iratokra és azok kezelési rendjére a in ősített adat védel éről szóló 2009. évi CLV. törvényben, a Nezeti Biztonsági Felügyelet üködésének, valaint a inősített adat kezelésének rendj érő l szóló 90/20 l O. (Ill.26.) korányrendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalazni. (3) A Heves Megyei Önkorányzati Hivatalnál alkalazott EIktat egnevezesu, negyedévente frissülő, jelen szabályzat hatályba lépésekor 1.3.8.2. verziószáú iratkezelési progra egfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalazható iratkezelési szaftverekkel szeben táasztott követelényekről szóló 27/2014. (IV.18.) KIM rendeletnek. Az iratkezelés szabályozása 3. Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos őrzésé n e k ódját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. 4. (l ) Jelen Iratkezelési Szabályzat szerves egységet képez az Ltv. 10. (5) bekezdésének felhatalazása alapján a köziratok kezelésének szakai irányításáért felelős iniszterrel és a kultúráért fe l elős iniszterrel egyetértésben kiadott egységes irattári tervvel. (2) Jelen Iratkezelési Szabályzatban használt fogalaktárát a Szabályzat l. elléklete rögzíti.
Az iratkezelés szervezete 5. Az iratkezelés központilag az Önkorányzati Hivatal központi iktatójában a Jogi és Szervezési Osztályon történik. 6. (l) A központi iktatóban az iktatás elektronikus úton, iratkezelési progra (továbbiakban: elektronikus iktatórendszer) használatával történik. (2) Az Iratkezelési szabályzatot évente felül kell vizsgálni és a szükség esetén ódosítani kell. Az irattári terv az Iratkezelési szabályzat köte l ező ellékletét képezi, elyet évente felül kell vizsgálni, az irattári tervet az Önkorányzati Hivatal fe ladat és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az ő rzés i idő egváltozása esetén ódosítani kell. (3) Az Önkorányzati Hivatalnál alkalazandó egységes irattári tervet jelen Iratkezelési Szabályzat 3. elléklete rögzíti. Az iratkezelés felügyelete 7. Az egységes és szabá l yszerű ügyiratkezelési gyakorlatot a Főjegyző felügyeli. A Főjegyzőt az iratkezelés felügyeletében tartós távollétesetén az Aljegyző helyettesíti. 8. A Főjegyző gondoskodik a) az iratkezelési szabályzat e l készítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenő rzésé ről, évente történ ő felülvizsgálatáról, intézkedik a szabálytalanságok egszüntetéséről, szükség esetén kezdeényezi a szabályzat ódosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős szeélyek szakai képzéséről és továbbképzéséről ; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név és tárgyutató, kézbesítőkönyv, iratrniák és foranyotatványok, száítástechnikai prograok, adathordozék stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szaftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a kül ső és a belső név és cítáraknak naprakészen tartásáról, az üzeeltetési és adatbiztonsági követelén ye kről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és szeélyes elektronikus postafiókok szabályozott űködésérő l ; t) az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli űködtetésérő l ; g) az egyéb jogszabályokban eghatározott iratkezelést érintő feladatokról. A jogosultságok kezelésének szabályai 9. (l) Az elektronikus iktatórendszer kezeléséhez kapcsolódó teljeskörű jogosultsággal az iratkeze l ői feladatok ellátásával Főjegyző által egbízott szeély (továbbiakban: iratkeze lő) rendelkezik. (2) A felhasználónévhez és jelszóhoz kötött jogosultságok iktatórendszerben tötténő beállítása, illetve ódosítása a Főjegyző i engedélyezést követően a rendszergazda feladata. (3) Az iratkezelési szaftver e l eei ről (alkalazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan entési renddel és biztonsági entésekkel kell rendelkezni, aelyek biztosítják azok helyreállítását.
(4) Az elektronikus iktatórendszer inden felhasználójának szeély szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell. (5) Gondoskodni kell az iratkezelési rendszer valaennyi eseényének naplózásáról 10. Az ügyintéző feladata: a) döntés a csatolt előzényiratok végleges szerelésérő l, b) az ügyirat tisztázása, c) az irattári tételszá eghatározása, d) az előadói ív belső oldalának vezetése, e) egyéb ügykezelői utasítások egadása. ll. Az iratkezelő feladata: a) a szervezeti egységeknél készült és ás szervtől, illetve szeélytől érkezett küldeény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valaint ezek ellenőrzése, b) az irat kiadása és vissza vétele. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 12. Az Önkorányzati Hivatal feladat és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttek inthetősége érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak in ősü lnek. 13. (l) A papíralapú ügyirat fi zikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az e l őadó i ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszáú irat vagy a kiadánytervezet a l egfelső. (2) Az E l őadó i ív belső oldalán fel kell tüntetni az adott főszához tartozó valaennyi alszáot, a hozzá tartozó unkanapló sorszáát, az iktatás dátuát, az expediálást, és valaennyi belső oldalon szerepl ő adott ügyre vonatkozó adatot. 14. Az ügyiratokat, valaint az önkorányzati hivatal irattári anyagába tartozó egyéb ás iratokat ég irattárba helyezésuk e l őtt az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszáal e llátni.. Az ügyvitelhez ár ne szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszá szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalo dokuentálása 16. Az Önkorányzati Hivatalhoz érkező, ott ke l etkező, illetve az onnan kienő iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével az e célra rendszeresített papíralapú, vagy elektronikus nyilvántartásban kell vezetni.
17. Az egységes irattári terv szerinti érdei ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan ódon kell végezni, hogy az elektronikus iktatórendszer teljes adatbázisát az Ugyintézés hiteles dokuentuaként lehessen használni. 18. Az iratforgalo keretében az iratok átadásátátvételét inden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelüen bizonyítható legyen az átadó, átvevő szeélye, az átadás időpontja és ódja. 19. Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalo dokuentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyaata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és e llenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen egállapítható legyen. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védele 20. Az iktatásnak lehető l eg kulön helyiséget kell kijelölni, i ll ető l eg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok tárolása az egyéb tevékenységtől (átadásátvétel stb.) elkülönítetten történjen. 21. Az Önkorányzati Hivatal irattári anyagának használata ódjára nézve az inforációs önrendelkezési jogról és az inforációszabadságrói szóló 20 ll. évi CXII. törvény és annak alapján kiadott, a közérdekű adatok egiserésére irányuló igények teljesítésének rendjéről szóló szabályzat egfe l elően irányadó. 22. Az ügyintézők és iratkezelő fegyeli fele l ősségge l tartozik a rábízott iratokért 23. Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratha való betekintést és a ásolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal ások szeélyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők az irányadó és hatályos jogszabályok figyelebevételével határozzák eg. 24. Az iratkölcsönzés az adatvédelere vonatkozó e l őírásokra figyeleel ásolattal is teljesíthető. 25. A papíralapú dokuenturól történő elektronikus ásolatkészítés során a ásolatkész ítő biztosítja a papíralapú dokuentu és az elektronikus ásolat képi vagy tartali egfelelését, és azt, hogy inden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus ásolaton tett ódosítás érzékelhető legyen. 26. A betekintéseket, kölcsönzéseket, ásolatok készítését utólagosan is ellenőrizhető ódon, papíralapon az ügyiratok között és az elektronikus iktatórendszerben egyaránt dokuentálni kell. 27. Azoknak a ne se t ejtezhető iratoknak a használatát, aelyek az Ltv. 22. (l) bekezdésében eghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az Önkorányzati Hivatal őr izetében aradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítan i. 28. Az iratokhoz a kiadányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalazhatók: a) " Sajátkezű felbontásra!", b) " Más szervnek ne adható át!", c ) " N e aso ' Ih ato. ' '",
d) "Kivonat ne készíthető!", e) "Eiolvasás után visszaküldendő!", f) "Zárt borítékban tárolandó!" (a kezelésére vonatkozó utasítások egjelölésével), g) valaint ás, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások ne korlátozhatják a közérdekű adatok egiserését. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉSFOLYAMATA A küldeények átvétele 29. Az Önkorányzati Hivatalhoz érkezett küldeények átvételére való jogosultság és az átvétellel kapcsolatos teendők a küldeény érkezésének ódja szerint az alábbiak: a) a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldeények átvétele a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatások részletes szabályairól, valaint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható kü ldeényekről szóló 335/2012. (XII.4.) korányrendeletben eghatározottak szerint történik; b) külön kézbesités, futárszolgálat, útján érkező küldeények átvételére eghatalazott szeélyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokuentálja; c) szeélyesen kézbesített küldeények átvétele esetén az azzal egbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult; d) unkaidőn túl érkezett ki11deények átvételére állandó portaszolgálat esetén a portásnak egbízást célszerű adni; Aennyiben az irat hivatali i dőn túl érkezik, az átvevő köteles azt az átvételt követő első unkanap kezdetén a cízettnek, vagy a postabontásért felelős szeélynek, szervezeti egységnek átadákönyvben dokuentáltan átadni. e) elektronikus úton érkezett küldeények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzeeltetni, f) az ügyfélkapun át érkezett küldeényeket a üködtető rendszer autoatikusan kezeli. 30. Az Önkorányzat részére cízett és kézbesített küldeény átvételére figyeleel a 29. ban egjelölt korányrendeletben foglaltakra is az Önkorányzati Hivatal postai eghatalazással rendelkező iratkezelője jogosult. A telefax küldeényeket az adott osztály telefax kezelője veszi át. Az ügyfél által szeélyesen benyújtott beadványt a cízett, az ü gy intéző, ennek hiányában az illetékes osztály ügykeze lője veszi át. Az átvett iratot a cízetthez, illetve a bontás ra jogosulthoz továbbítani kell. 31. Az átvevő, papíralapú iratok esetében az érkezés ódjának egfelelő, rendszeresített kézbesítőokányon olvasható aláírásával és az átvétel dátuának feltüntetésével iseri el az átvétel t. Ha az ügyfél az iratot szeélyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi eliservénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a ásodpéldányon aláírással való igazolással igazolni kell.
32. A beérkező elektronikus küldeényeket a központi iktatóba kell továbbítani. Elektronikus küldeényeknél a központi iktatóba érkezés esetén az erre kijelölt szeély elküldi a feladónak a küldeény átvételét igazoló elektronikus visszaigazolást 33. Elektronikus iratot gépi adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérő l appal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, int iratot és ellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a cízés adatai ellett fel kell tüntetni a száítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezike elektronikus aláírással és az adathordozó paraétereit. Átvételkor ellenőri zni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalát 34. Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeényen. Az "azonnal" és "sürgős" jel zésű hatósági küldeények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell egjelölni. A küldeényt továbbítani kell a cízetthez, ill ető l eg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell utatni. 35. Az átvétel során ellenőrizni kell: a) a cízés alapján a küldeény átvételére való jogosultságot, b) a kézbes ítő okányon és a kü ldeényen lévő azonosító jel egegyezőségét, c) az iratot tartalazó zárt boríték, illetve egyéb zárt csoagolás sértetlenségét. 36. Az elektronikus úton, a ne biztonságos kézbesítési szolgáltatás, illetve az ÁNYK űr l ap benyújtás táogatás szolgáltatás igénybevételével egküldött küldeény átvételét eg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv inforatikai rendszerére. A küldeény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha a) a hatóság inforatikai rendszeréhez vagy azon keresztül ás inforatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy b) az a) pontban eghatározott inforatikai rendszer üzeelésének vagy ás szeélyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, c) az a) pontban eghatározott inforatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan egváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. 37. A küldeények átvételére jogosult az illetékes ve zető döntése szerint naponként többször, íg a táviratokat, e l ső bbségi küldeényeket "azonnal", vagy "s ürgős" vagy ás hasonló j e l zésű kü ldeényeket soron kívül továbbítja azok felbontásárajogosultnak. 38. Téves cízés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeényt azonnal továbbítani kell a cízetthez, vagy ha ez ne lehetséges: a) papíralapú küldeény esetén vissza kell küldeni a feladónak, b) elektronikus küldeény esetén a 335/2005. (XII.29.) Korányrendelet 25. (3) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni. Ha a feladó ne állapítható eg, a küldeényt a Korányrendelet 25. ( l) bekezdésben jelzett kivétellel, irattárazni és az irattári tervben eghatározott idő után selejtezni kell. 39. Az Önkorányzati Hivatal a feldolgozás 36. ban foglaltak szerinti elaradásának tényéről és annak okáról értesíti a kü l d őt. Ne köteles az Önkorányzati Hivatal értesíteni a feladót, ha korábban ár érkezett azonos je llegű biztonsági kockázatot tartalazó küldeény az adott küld őtől. ugyanazon feladó ugyanazon tartalú, te1jedelű küldeénye. Isét l ődésnek tekinthető
40. Sérült küldeény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okányon jelölni kell, és a küldeény tartalát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A egállapíthatóan hiányzó iratokról vagy ellék l etekről a feladót értesíteni kell. A küldeények felbontása 41. Az Önkorányzathoz érkezett küldeényeket az e feladattal a Főj egyző által egbízott szeély, a postabontó bontja fel és látja el érkeztető bél yegzőve l. 42. Felbontás nélkül dokuentáltan a cízettnek kell továbbítani: a) az "s.k." felbontásra, a képvise lők, ne képviselő bizottsági tagok, a nezetiségi önkorányzatok és tagjaik nevére szóló küldeényeket, b) a pályázatra utaló felirattal ellátottak küldeényeket, c) a Főjegyző által egjelölt ti sztségv i selők nevére cízett küldeényeket. 43. A felbontás nélkül átvett küldeények cízettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldeény jelen Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezelésérő L 44. A küldeény felbontásakor e ll enőrizni kell a jelzett ellékletek eglétét és olvashatóságát Az esetlegesen felerülő probléák tényét jegyzőkönyv ben, az iraton vagy az e lőadói íven a keltezés pontos egjelölésével rögzíteni kel l. 45. Ha a benyújtott elektronikus irat az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett forátuot kezelő prograokkal ne nyitható eg, úgy az Önkorányzati Hivatal a küldőt aennyiben elektronikus válaszcíe isert az érkezéstől száított legkésőbb háro unkanapon belül elektronikus úton értesíti a küldeény érte l ezh etet l en ségéről és az általa használt és elvárt forátuokról 46. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás e ll enőrzésén ek keretében, a hitelesítésszolgáltató útján történik. Aennyiben az elektronikus aláírás ne érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot ne lehet az aláíróként egnevezett szeélyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek egfe le l ően ódosítani kell. 47. Ha a felbontás alkalával kiderül, hogy a küldeény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldeény értékét köteles a küldeényen vagy feljegyzés forájában a küldeényhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket eliservény ellenében a pénzkezeléssei egbízott dolgozónak átadni. Az eliservényt az irathoz kell csatolni. 48. Aennyiben az irat benyújtásának időpo ntj ához jogkövetkezény fűződ i k vagy fű ző dhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja haradik fé l által egállapítható legyen. Papíralapú irat esetében aennyiben csak a borítékról állapítható eg az ügy szepontjából valaely fontos adat vagy tény, aely jogkövetkezénnyel bírhat, a borítékot a küldeényhez kell csatolni. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által autoatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban eghatározott id őpont az irányadó.
49. A küldeények téves felbontásakor, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, a felbontás tényét a dátu egjelölésével, ajd a küldeényt a felvett jegyzőkönyvvel együtt sürgősen el kell juttatni a cízetthez. 50. A küldeény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezény fűződik, b) a beküldö nevét vagy pontos cíét csak a borítékróllehet egállapítani, c) a küldeény hiányosan vagy sérülten érkezett eg, d) bűncselekény vagy szabálysértés gyanúja erül fel, e) az "ajánlott" vagy "ajánlotttértivevény" posta jelzettel ellátott boríték. A küldeények érkeztetése 51. A papíralapú és elektronikus küldeények átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokuentálni, a beérkezés időpontjában érkezterni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányoása, az érkeztető szá adása, a nyilvántartás sorszáának rögzítése az iraton, az érkezett kü ldeény küldőjének, érkeztetőjének, be l ső cízettjének, az érkeztetés dátuának, a küldeény adathordozójának, fajtájának és érkezési ódjának nyilvántartásba vétele. 52. Az érkeztetés nyilvántartása fiiggetlenül az irat adathordozójától központi adatbázisban történik. Az érkeztetési sorszá évente eggyel kezdődően folyaatos. 53. A küldeények érkeztetése a küldeény fajtája, forátua szerint: a) Papíralapú küldeények, érkeztetéséta központi iktatóiroda végzi az átvétel igazolásával b) Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus file (word, vagy ás forátuú dokuentu), érkeztetését az erre kijelölt iratkeze lő végzi a feladó által esetlegesen kért elektronikus átvételi visszaigazolással. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) 54. Az iratkeze lő az érkezett iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető egbízottjának továbbítani, aki kijelöli az ügyintézést végző szeélyt (szignálás). Az így e lőkészített iratot az osztály ügykeze lőj én keresztül a központi iktató (iratkezelő) kapja eg. Az iktatást követően a központi iktató az osztályok részére az iratot visszajuttatja. Az ügy intézők részére az iktatott ügyirat előadói unkanaplóban kerül átadásra, elynek átvételét az ügy intéző sajátkezű aláírással igazolja. 55. Az irat szignálásárajogosult a) kijelöli az ügy intéző t (szervezeti egységet, vagy szeélyt), b) egjelöl i az elintézéssei kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősség i fok, stb), elyeket a szignálás idejének egjelölésével rávezet az e l őadói ívre és aláírja.
Az iktatás 56. (l) Az Önkorányzati Hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat az 57. ban felsoroltak kivételével ha jogszabály ásként ne rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból egállapítható legyen: a) az irat beérkezésének pontos ideje, b) az intézkedésre jogosult ügyi ntéző neve, c) az irat tárgya, d) az elintézés ódja, e) a kezelési feljegyzések, t) az irat holléte. (2) Elektronikus iktatórendszer érkeztető képern yő rovatait az iktatással egbízott iratkeze lő tölti ki az elektronikus iktatóprogra szerint. (3) Az elektronikus iktatórendszer az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosító adatai, az ügyintézési folyaat történései, az irat útjának nyoon követése alapján visszakeresési és listázási lehetőségeket biztosít (utatókönyv). 57. Ne kell iktatni, de külön jogszabályban eghatározott ódon kell nyilvántartani és kezelni: a) könyveket, tananyagokat; b) rekláanyago kat, tájékoztatókat; c) eghívókat, üdvözlő lapokat; d) ne szigorú száadású bizonylatokat; e) beutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; t) nyugtákat, pénzügyi kiutatásokat, fizetésiszálakivonatokat, szálákat; g) unkaügyi nyilvántattásokat; h) anyagkezeléssei kapcsolatos nyilvántattásokat; i) közlönyöket, sajtóterékeket; j) visszaérkezett téttivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat; k) iratkezelési szabályzatban eghatározott elektronikus küldeényeket. 58. Az iratkeze l ő n ek az iratokat a beérkezés napján, de l egkésőb b az azt követő unkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a h atá r i dős iratokat, táviratokat, e l sőbb ség i küldeényeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalazó "sü rgős" jel zés ű iratokat. Ha az irat unkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő unkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a egjegyzés rovatban inden esetben jelezni kell. Az iktatószá 59. Az iratokat, az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, szervezeti egységenként egyed i azonosító száon kell iktatni. Az iktatószá: főszá alszárn l év l osztály beazonosítására szolgáló 3 j egyű szájegy. Az iktatószában szerep l ő, egyes osztályok beazonosítására szolgáló 3 jegyű szájegyeketjelen Iratkezelési Szabályzat 4. elléklete rögzíti.
60. Egy iratnak csak egy iktatószáa lehet. Téves iktatás esetén az iktatószá ne használható fel újra. 61. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszáon kell nyilvántartani. 62. Az alszáokra tagolódó sorszárnos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszáot, főszáot kap. Az Ugyben keletkező további iratváltás a főszá alszáain kerül nyilvántartásba. A főszáa l szárnos iktatás alkalazása esetén az Ugyirathoz tartozó iratokat a főszá alatt kiadott alszáokon, folyaatos, zárt, eelkedő sorszárnos rendszerben kell kiadni és nyilvántat1ani. Egy főszához korlátlan száú alszárn tartozhat. Új alszára kell iktatni inden beérkező és hivatalból kezdeényezett iratot. 63. Az ügy intézése során azonos tárgyban kiküldött egkeresésekre több szervtől, vagy szeé l ytő l érkező válaszok, jelentések nyilvántartására gyüjtő ívet lehet alkalazni. A gyüjtőívet a soron következő alszára kell iktatni, a beérkező válaszok a gyüjtőíven kerülnek nyilvántartásba. A gyűjtőívet az ügyirathoz kell csatolni. Iktatókönyv 64. Az Önkorányzati Hivatal elektronikus iktatás céljára száítógépes ügyviteli prograal vezérelt elektronikus iktatórendszerben vezetett iktatókönyvet (adatbázist) használ. 65. Az iktatókönyvnek legalább az alábbi adatokat kell tartalaznia, azok rendelkezésre állása esetén: a) iktatószá, b) iktatás időpontj a, c) beérkezés időpontja, ódja, érkeztetési azonosítója, d) adathordozó típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája, e) küldés időpontja, ódja, f) küldő adatai (név, cí), g) cízett adatai (név, cí), h) hivatkozási szá (idegen szá), i) ellékletek száa, típusa (papíralapú, elektronikus), j) ügyintéző neve és a szervezeti egység egnevezése, k) irat tárgya, l) e l ő és utáiratok iktatószáa, ) kezelési fe ljegyzések, n) intézés határideje, ódja és elintézés időpontja, o) irattári tétel szá, p) irattárba helyezés. 66. (l) A beérkező iratok iktatásakor az iraton el kell helyezni az iktatóbé l yegző lenyoatát és a lenyoat rovatait az iraton lévő szöveg zavarása nélkül kell kitölteni.
(2) Az iktatóbél yegző lenyoata tartalazza: a) a szerv nevét, székhelyét, b) az iktatás évét, hónapját, napját, c) az iktatás sorszáát, alszáának helyét, d) ellékletek száát. 67. Az iktatást olyan ódon kell elvégezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokuentuaként lehessen használni. Az iratforgaiat inden esetben úgy kell dokuentálni, hogy egyé rte lűen bizonyítható legyen, ki, ikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat. 68. Elektronikus iktatókönyvben a ódosításokat, tartaluk egőrzésével, a jogosultsággal rende l kező ügy intéző/ü gykeze l ő azonosítójával és a javítás idejének egjelölésével, naplózással dokuentálni kell. 69. Az elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó unkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. A progranak autoatikusan biztosítania kell, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni. 70. Elektronikus iktatókönyv alkalazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatálloányainak (cílista, tételszá, egő rzés, iratforgalo dokuentálásának inforációi) és az elektronikus dokuentuoknak az év utolsó unkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban eghatározottak szerint archivált változatát. 71. Iktatás e lőtt az ügykezelő n ek eg kell állapítania, hogy az iratnak vane korábbi évre vonatkozó e l őirata. Aennyiben az irat iktatása ne lehetséges az előzény főszáá ra, rögzíteni kell az iktatókönyvben az e l ői rat iktatószáát, és az e lőzénynél a jelen irat iktatószáát, int az utóirat iktatószáát 72. ( l) Az e l őzényt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni. (2) Az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt aradnak, ezt az elektronikus iktatókönyvben jelölni kell. (3) Azokban az esetekben, aikor az e l ő iratok ne sze relhetők, azok hollétét fel kell tüntetni és ha az elő irat irattárban vagy határ i dőny il vántartásba n van, akkor az ügykezelő, ha pedig az e lőzény az ü gy intézőnél van, az ü gy intéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerein i. 73. Elektronikus úton az Önkorányzati Hivatal által egadott fogadási círe érkező külön jogszabályban rögzített elektronikus okiratnak egfe l elő alakisággal rendelkező elektronikus iratokat annak beérkezésekor az azt fogadó papír alapon kinyotatja, annak iktatását jelen szabályzat alapján elvégzi. A külön jogszabályban eghatározott alakiságokkal rendelkező elektronikus okiratot elektronikus forátuban az erre a célra szolgáló tárhelyen tárolja.
74. Az ügyvitel segédeszközeként, a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; b) az ügyintézői unka adinisztrálására, ügy intéző i, vezetői utasítások rögzítésére; c) az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az e l őadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. 75. Az iratkezelő az előadói ívre a prograban az iratkezelés és Ugyintézés adatainak rögzítését követően rávezeti az alábbiakat: iktatószá, iktatás időpontja, előirat, irat tárgya, ügyintéző, osztály. 76. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása ellett az ügyintézőhöz kell továbbítani. 77. Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel időpon tj ának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, unkanapló útján történik. 78. Aennyiben az irat tartala alapján ás szervezeti egységet is érint, annak ásolatát át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleényezésre. Kiadányozás (aláírás, hitelesítés) 79. Külső szervhez vagy szeélyhez kiadányt csak hitelesen lehet továbbítani. 80. e in ősül kiadánynak: a) az elektronikus visszaigazolás, b) a fizetési azonosítóról és az iktatószáról szóló elektronikus tájékoztatás. 81. A kiadányokat (válaszleveleket és saját kezdeényezésű iratokat egyaránt) az Önkorányzat, illetve a Hivatal hivatalos nyotatványán (levélpapírjain) kell elkészíteni. 82. A kiadány hitelesítésére az Önkorányzat, illetve Hivatal hivatalos körbélyegzőjét kell használni. 83. Külső szervhez vagy szeélyhez küldendő iratot kiadányként csak kiadányozási joggal rendelkező szeély írhat alá. 84. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papíralapú irat akkor hiteles kiadány, ha a) azt az Önkorányzati Hivatal szervezeti és üködési szabályzatában eghatározott kiadányozási joggal rendelkező szeély saját kezűleg aláírja, és aláírása ellett a szerv hivatalos bé l yegző lenyoata szerepel, vagy b) a kiadányozási joggal rende l kező szeély neve ellett az "s. k." jelzés szerepel, az Önkorányzati Hivatal szervezeti és űködési szabályzatában eghatározott hitelesítésre felhatalazott szeély azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalazott szeély aláírása ellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyoata szerepel.
85. Nyodai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadányozó neveellett az "s. k." jelzés és a kiadányozó szerv bélyegzőlen yoata, vagy b) a kiadányozó alakhű aláírás intája és a kiadányozó szerv bélyegző lenyoata. 86. Az elektronikus kiadány hitelesítésére a kiadányozás időpontját dokuentáló inősített elektronikus aláírást kell alkalazni. 87. Az Önkorányzati Hivatalnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy erre felhatalazott ügyintézője jogosult a külön jogszabályban eghatározottak szerint a) hiteles papír alapú, illetve b) hiteles elektronikus ásolatot is kiadni. Expediálás és az iratok továbbítása 88. A kiadányozott iratokat az érintett cízetthez, cízettekhez továbbítani kell. 89. Az elintézett, kiadányozott irat továbbításra történő e lőkészítéséről az ügy intéző gondoskodik. 90. A kiadányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az iratkezelőnek kell átadni. Az iratkeze lő csak teljes ügyiratokat vehet át. 91. A küldeényeket lehetőleg ég az átvétel napján kell továbbítani. 92. A k i enő irat tartalazza: a) az önkorányzat, illetve hivatal nevét, azonosító adatait (cí, telefon, fax, eail), b) a kiadányozó nevét, beosztását, c) az irat tárgyát, d) az irat önkorányzati iktatószáát, e) aellékletek száát, f) a cízett nevét, azonosító adatait, g) az ügyet indító beadvány hivatkozási száát. 93. Az irat elküldése előtt az iratkeze lőnek ha ne zárt borítékban kapta a küldeényeket ellenőri zn ie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottake inden kiadói utasítást, és a ellékleteket csatoltáke. 94. Az iratkeze lőnek fe l kell jegyeznie az iratra az elküldés keltét 95. A küldeényeket a továbbítás ódja szerint kell kezelni: a) szeélyes átvétel esetén e l egendő a kézbesítési id őpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadány irattári példányán, b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatások részletes szabályairól, valaint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható kü lde ények ről szóló 335/2012. (XII.4.) korányrendeletben leírtaknak egfe l e lően,
c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak egfelelően, d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával. 96. (l) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a cízett ezt az elektronikus levélcíe egadásaellett kifejezetten kéri, vagy ha csak tájékoztatás történik. (2) Aennyiben az elektronikus levél elküldése eghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést ne regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyoányos kézbesítési ódszerrel kell egküldeni a cízettnek. 97. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket iktatás nélkül az ügyirathoz kell ellékelni. Az egyes szervezeti egységeknél keletkezett leveleket, küldeényeket hétfótől csütörtökig legkésőbb délután 14 óráig, pénteken legkésőbb 12 óráig az iratkezelőnek le kell adni. Minden olyan levél, küldeény, ai ezen időpont(ok) után kerül az iktatóba, csak a következő napon kerül postázásra. 98. Ha a postára adott küldeények valailyen okból visszaérkeznek, ne lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeényt az irattal együtt vissza kell adni az Ugyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről IV. FEJEZET IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLT ÁRBA ADÁS Elhelyezés az irattárban 99. (l) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokuentáltan, visszakereshetően kell végezni. (2) Az irattár gondoskodik a aradandó é rtékű iratok levéltári átadásáról, a selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valaint a aradandó értékű ne se i ejtezhető és levéltárba ne adott iratok, továbbá a helyben aradó iratok ő rzésérő l. 100. (l) Az irattár a lezárt évfolya ú ügyiratokat eredeti alak jukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, az irattári tervben eghatározott tételszáok szerint csoportosítva veszi át. Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. féből készült iratkapcsoló, zsineg. (2) Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Meg felelő jogosultsági rendszer alkalazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók. (3) Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idő lejáratáig vagy levéltárba adásáig biztosítani kell.
Irattározás 101. Az elintézett ügyek iratait, aelyeknek kiadányait, egyéb kienő iratait továbbították, vagy aelyeknek irattározását elrendelték, irattárbakell helyezni. 102. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője engedélyezi. lrattárba helyezés előtt az ügyintéző : a) egvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülteke, b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszáot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszáotjóváhagyja, vagy felülbírálja, c) a feleslegessé vált unkapéldányokat és ásolatokat az ügyiratból kieeli, és a selejtezési eljárás ellőzéséve l egseisíti. 103. (l) Az irattárba helyezés alkalával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tetteke. Aennyiben az iratkezelő hiányosságet észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról (2) Az ügyintéző a vonatkozó érvényes irattári terv alapján az ügy tárgyának iseretében eghatározza az irattári tételszáot és azt az előadói ív e gfelelő rovatában rögzíti. (3) Az iratkezelő az elektronikus iktatórendszer egfele lő rovatába bevezeti az irattári tételszáot és az irattárba helyezés id őpontját, ajd az iratot az arra jogosult szeély előadói íven töttént kezelési feljegyzése alapján elhelyezi az irattárban, az irattári tételszának egfelelő gyűjtőbe. 104. (l) A papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni, (2) Az elektronikus iratokat háttérálloányban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak egfelelően, a) az archivált, két éven túl se lej tezhető, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi adathordozóra az irattár rendszerének egfe l elő csoportosításban hitelesített ásolatot kell készíteni, b) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhető nek inősített iratokat az adathordozónak e gfelel ő ódszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált ódszerrel kell biztosítani, c) a ne selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles ásolatot kell elhelyezni (további intézkedésig). 105. Az Önkorányzati Hivatalnál kije lölh ető papíralapú iratokat őrző helyiség akkor felel eg céljának, ha száraz, portól és ás szennyeződéstő l tisztán tartható, egfe lel ően egvilágítható, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban e l kerülh ető, ne veszélyeztetik közűvezetékek, a kívül táadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. 106. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári berendezés kialakításakor a tűz és balesetvédele ellett a kezelés cé l szerű ségi szepontjait is figyelebe kell venni.
107. (l) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Erre a célra az Önkorányzati Hivatal speciális irattároló dobozokat használhat. (2) A ne papíralapú iratok tárolása az adathordozó időtá ll áságát biztosító paraétereknek egfelelően kialakított tároló rendszerekben történhet. Az Önkorányzati Hivatalnál a tárolásból adádható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található inforációk hiteles ásolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. 108. (1) Az Önkorányzati Hivatal köztisztvi selői az irattárból hivatalos használatra iratkikérőve l kérhetnek ki iratokat. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető ódon, dokuentáltan kell elvégezni. Az iratkölesönzések dokuentálására nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló). Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban kell tárolni. (2) Az iratkölcsönzés dokuentálására vezetett nyi lvántartás intát jelen Iratkezelési Szabályzat 2. elléklete tat1alazza. 109. (l) Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, aelyet int eliservényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. (2) Az elektronikus irat az elektronikus iktatórendszerben kerül tárolásra, a jogosult felhasználó arról az irattár kezeléséért fe l e l ős ü gy intéző útján kaphat ásolatot. (3) Az (l) bekezdés szerinti iratpótló lap intát jelen Iratkezelési Szabályzat 2. elléklete tartalazza. Selejtezés, egseisítés 110. Az Önkorányzati Hivatal irattárában, az irattári tervben rögzített ő rzési idő leteltével, sza bályszerű eljárás keretében, iratselejtezést kell végezni. A selejtezést cé l szerű inden év árcius 31ig elvégezni. Az irat selejtezését az irattári terv szerint (figyeleel a vonatkozó jogszabályra is) kell végrehajtani jelen Iratkezelési Szabályzatban foglaltak alapján. lll. Az iratselejtezést a Főjegyző által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. 112. (l) Az iratselejtezésről a selej tezési bizottság tagjai által aláírt és a szerv kö rb é l yegzőjének lenyoatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 2 példányban, aelyeket iktatás után a Magyar Nezeti Levéltár Heves Megyei Levéltárához kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. (2) Az (l) bekezdés szerinti iratselejtezési jegyzőkönyv intát jelen Iratkezelési Szabályzat 2. elléklete tartalazza. 113. A levéltár az iratok egseisítését, a szükséges e llenőrzés után, a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
114. A selejtezés időpontj át az elektronikus iktatórendszer egfelelő rovatába be kell vezetni. 1. A selejtezési jegyzőkönyv ellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, ely tartalazza a selejtezésre kerülő iratok tételszáához kapcsolódóan az iktatószáokat 116. (l) A papír alapú iratok egse i s ítésérő l a Főjegyző az adatvédeli és biztonsági előírások figyelebevételével gondoskodik. (2) Elektronikus dokuentukezelés esetén az adatbázisban l evő iratok etaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó egjelöléssei történik. A selejtezést követően az elektronikus dokuentuokat eg kell seisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatálloányból Levéltárba adás 117. Az Önkorányzati Hivatal a ne seiejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyaait jogszabályban eghatározott kivétellel a keletkezés naptári évétől száított tizenötödik év végéig köteles az illetékes közlevéltárnak átadni. 118. (l) A Magyar Nezeti Levéltár Heves Megyei Levéltára száára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadásátvételi jegyzőkö n yv kíséretében, annak ellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csoag, stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezáti évfolyaokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. (2) Elektronikus iratokat a külön jogszabályban eghatározott forátuban, az iratok levéltári kezelését ( olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, ásolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni. 119. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az elektronikus iktatórendszerben rögzíteni kell. V. FEJEZET INTÉZKEDÉSEK AZ ÖNKORMÁNYZAT FELADATKÖRÉNEK MEGV ÁLTOZÁSA, HIVATAL, MUNKAKÖR Á TADÁSA ESETÉN 120. (l) A közfeladatot ellátó szerv szervezeti egységének egszűn ése esetén a kezelésébe tartozó valaennyi küldeényt és a kezelésében l évő ügyek iratait átadásátvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a egszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egység(ek)nek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység). (2) Aennyiben a egszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyaatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe az irat korábbi iktatószáának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével be kell iktatni.
(3) Aennyiben a egszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, int felelőst, rögzíteni kell. (4) Ha a egszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik eg, az áteneti irattári anyaget a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában eghatározottak szerint a feladathoz kapcsolódóan lehet egosztani vagy a központi irattárban elhelyezni. A központi irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel, ásolat készítésével vagy kölcsönzéssei kell teljesíteni. (5) A egszűnő szervezeti egység papíralapú vagy elektronikus lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni, azzal, hogy az átvevő szervezeti egység száára a hozzáférést biztosítani kell. (6) Ha a egszűnt szervezeti egység feladatkörét ne veszi át ás szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni. 121. Az iratkezelési folyaat szereplő it (szervezeti egység, szignáló, kiadányozó, ügyintéző, iratkeze lő) egszűnés, átszervezés és szeélyi változás esetén a kezelésükben lévő irato kkal, a nyilvántartások alapján az Önkorányzati Hivatal Szervezeti és űködési szabályzatában rögzítettek szerint tételesen el kell száoltatni, arról átadásátvételi jegyzőkönyvet kell felvenni és gondoskodni kell az iratok további kezelésérő l. (2) Az átadásátvételi jegyzőkönyv intát jelen Iratkezelési Szabályzat 2. elléklete tartalazza. VI. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 122. Jelen Iratkezelési Szabályzat a Heves Megyei Korányhivatal és a Magyar Nezeti Levéltár Heves Megyei Levéltárajóváhagyását követő 5. napon lép hatályba. 123. Ezen Iratkezelési Szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg az 1/2007. (I.Ol.) száú Főjegyzői Utasítással kiadott Iratkezelési Szabályzat hatályát veszti. ]!Pl' ~0~&~ Dr. Barta Viktor Heves Megye Főjegyzője ~
l. elléklet a 13/20. (V.18.) főjegyzői utasításhoz FOGALOMTÁR Adat I az infonnáció hordozója, a tények, fogalak vagy utasítások foralizált ábrázolása, aely az eberek vagy autoatikus eszközök száára közlésre, egjelenítésre vagy feldolgozásra alkalas; Adatbázis I Az adatok rendszerezett gyüjteényét jelöli, aely ezáltal könnyen értékelhetővé, használhatóvá és frissíthetövé válik; Adatbiztonság l Az inforatikai (adattároló és feldolgozó) rendszer állapota, aelyben az adatok elvesztésének illetve egseisülésének kockázata különböző intézkedésekkel el vise l hető értéküre csökkenthető. Ez az állapot olyan nezetközi szabványokon alapuló előírások és ege lőző biztonsági intézkedések betartásának eredénye, aelyek az inforációk elérhetőségét, sérthetetlenségét és egbízhatóságát érintik. Az adatok technikai védelét jelenti; Adatvédele I Az adatokjogi érteleben vett (törvényekkel, szabályzatokkal való) védeleét jelenti; Aláírásellenőrző adat: A olyan egyedi adat Gellezően kriptográfiai nyilvános kulcs), elyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokuentuot egiserő szeély az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ. Aláíráslétrehozó adat: A Olyan egyedi adat Gellezően kriptográfiai agánkulcs), elyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ; Aláíráslétrehozó eszköz: A olyan egyedi adat Uellezően kriptográfiai nyilvános kulcs), elyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokuentuot egiserő szeély az elektronikus aláírás e ll enőrzésére használ. Aláíró: A a) a terészetes szeély, aki az aláíráslétrehozó eszközt birtokolja vagy aki a szolgáltató által üzeeltetett aláíráslétrehozó eszközön lévő aláíráslétrehozó adathoz kizárólagosan hozzáfér, és a saját vagy ás szeély nevében aláírásra jogosult, b) a jogi szeély vagy közhiteles nyilvántartásban szereplő jogi szeélyiség nélküli szervezet, aely az aláíráslétrehozó eszközt birtokolja vagy aki a szolgáltató által üzeeltetett aláíráslétrehozó eszközön lévő aláíráslétrehozó adathoz kizárólagosan hozzáfér, és akinek a nevében az öt képviselö terészetes szeély az elektronikus aláírást az elektronikus dokuentuon elhelyezi, valaint c) aki eghatározza, hogy a nevében jogszabályban eghatározott feltételeknek egfelelő inforatikai eszköz elektronikus aláírást elektronikusan dokuentuon elhelyezzen. Aiszáos iktatás: E Az ügyben elsőként keletkezett vagy érkezett irat iktatószáának alszáain kerülnek iktatásra az ügyre vonatkozó további iratváltások; ArcbiváJási szolgáltató: A az e törvényben eghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokuentuok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató. Átadás: K Irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokuentált átruházása; Átadásátvételi jegyzék: E Az iratátadás átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokuentu; Átadó ív: E Az iratok átadásátátvételét igazoló ív. Az átadó ívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és egőrizni; Áteneti irattár: K a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, aelyben az irattári anyag eghatározott időtartaú áteneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; Beadvány: K Valaely szervtől vagy szeé lytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; Besorolás: J az ügyirat ódszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séa egy kiválasztott kategóriájába a egállapodásoknak és eljárási szabályoknak egfelelően ;