ETR Számlázó modul Azonosító: ETR-SZAML Készítette: DEXTER Kft. Kiadva: 2001. április 20. DEXTER
Copyright jegyzék Copyright jegyzék A Microsoft, a Windows, a Windows NT, a Windows NT Workstation a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegyei az Egyesült Államokban és/vagy más országokban, és tulajdonosaik tulajdonát képezi. Minden jog fenntartva. 1. oldal
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék Copyright jegyzék... 1 Tartalomjegyzék... 2 0 Bevezetés... 3 1 Háttérinformációk... 4 2 A Számlázó működése... 6 2.1 Csekkrögzítés... 6 2.2 Számlákkal kapcsolatos műveletek... 12 2.2.1 Számlázás... 12 2.2.2 Műveletek kiállított számlákkal... 20 2. oldal
Bevezetés 0 Bevezetés Tisztelt Felhasználó! A felsőfokú tanulmányok során a hallgató és a felsőoktatási intézmény között sokféle pénzügyi tranzakció történik. Ezek a tranzakciók két nagy körbe, a hallgatói kifizetések vagy a hallgatói befizetések közé tartoznak. A pénzügyek adminisztrációját az ETR-ben több pénzügyi modul segíti. Ezen a helyen most a Számlázó működésével fogunk foglalkozni, amely a hallgatói befizetésekkel kapcsolatos műveletek elvégzését kívánja megkönnyíteni. Ebben a dokumentumban bemutatjuk azokat a lehetőségeket, amelyeket az ETR kínál a különböző befizetések rögzítésére, a hallgató, vagy a hallgató tanulmányait finanszírozó intézmény nevére történő számlák kiállítására. A befizetésekkel több ETR modul is kapcsolatban áll, mi itt most a fenti műveletek elvégzését segítő Számlázót mutatjuk be. Reméljük, ez a dokumentum hasznára lesz abban, hogy a programot egyszerűen, fennakadás nélkül tudja használni, és hogy ki tudja választani a különböző műveletekhez kapcsolódó lehetőségek közül a feladat számára legmegfelelőbbet. Jó munkát kívánunk! 3. oldal
Háttérinformációk 1 Háttérinformációk Mielőtt rátérnénk a program működésének konkrét kérdéseire, ebben a fejezetben igyekszünk rávilágítani néhány, pénzügyekkel kapcsolatos folyamatra. Érintőlegesen foglalkozunk azokkal a témákkal, amelyek a Számlázó működésével és működtetésével csak közvetve állnak kapcsolatban, kicsit részletesebben tárgyaljuk azonban az ezt ténylegesen érintő kérdéseket. Ahogy a Bevezetőben már említettük, a hallgatói pénzügyeknek két nagy csoportját tudjuk elkülöníteni, a kifizetéseket és a befizetéseket. A kifizetések vázlatos menete a következő: A hallgatókhoz hozzárendelhető az őket megillető juttatás a kifizetés jogcímének és összegének feltüntetésével. Erről egy lista készül, ami összesítve tartalmazza ezeket az adatokat. A kifizetések ezután várakozó státuszba kerülnek. Minden hallgató esetében két adat szükséges ezen a ponton, az ETR is ezek meglétét ellenőrzi: adószám és bankszámlaszám. Azoknak a hallgatóknak a kifizetései, akik nem rendelkeznek ezek valamelyikével, várakozó státuszban maradnak. Egyéb esetben megtörténik a számfejtés, és egy hallgatónként összesített GIRO fájl készül, ami alapján megtörténik a tényleges kifizetés. Amennyiben a hallgató nyilatkozik arról, hogy a rendszerben nyilvántartott befizetési kötelezettségeinek összegével az őt megillető juttatások csökkenthetők, úgy a kifizetésből ezek az összegek levonásra kerülnek. A kifizetések végén egy könyveléshez szükséges összesítő is létrehozható, amely jogcímenként és munkaszámonként csoportosítja a hallgatói kifizetéseket. Némileg összetettebb folyamat a befizetések kezelése. Akárcsak a kifizetések esetén, a befizetési kötelezettségekről is lista készül. Az ezen szereplő tételek nem várakozó tételek lesznek, hanem előírások a hallgató számára. Minden listához tartozik egy esedékességi dátum, ami azt jelenti, hogy a befizetés mikortól válik esedékessé. Ennek a számfejtésnél van szerepe, azokban az esetekben ugyanis, amikor a hallgató nyilatkozik arról, hogy befizetési kötelezettségei a kifizetések összegéből levonhatók, akkor csak azok a befizetési kötelezettségek fognak számítani, amelyeknek az esedékessége korábbi, mint a számfejtés dátuma. Így hiába vannak például a kollégiumi díjak egy teljes tanévre előre feldolgozva, mivel ezekhez hónapokra lebontva szerepel esedékességi dátum, ezért a hallgatói kifizetésekből is csak havonta kerülnek levonására. Három befizetési formát különíthetünk el: a hallgató a rá kirótt követeléseket kiegyenlítheti a pénztárnál, csekken, illetve átutalással. Az átutalás az ETR-ben csak számlára történhet. 4. oldal
Háttérinformációk Csekkek nyomtatása az ETR-ben az ún. Csekkszerver nevű program segítségével történhet. Ebben a modulban egy, a befizetési listák készítése során előállított és feldolgozott kivetési kötegre vonatkozó csekk állítható ki. Ezen opcionálisan szerepelhet a kivetési köteg összege. Amennyiben ez nem szerepel rajta, úgy több csekk is nyomtatható ugyanahhoz a kivetéshez. Előfordulhat, hogy a hallgató nem csekken fizeti be az összeget, hanem egy cég (vagy saját) nevére átutalásos számlát kér. A számlázásnak egy különleges esete, amikor összevont számlát készítünk. Ilyenre van szükség például akkor, ha egy cég több dolgozója után akik ugyanannak az intézménynek hallgatói egyszerre kíván kiegyenlíteni valamilyen, mindegyikükhöz kapcsolódó követelést. Átutalásos számla esetében a számla kiállítása után az intézmény várja a megfelelő összeg átutalását. Ha ez megtörténik, az először a gazdálkodási rendszerben jelenik meg, a bank egy fénymásolatot küld arról, hogy milyen jogcímen, mekkora összegű átutalások érkeztek. A befizetés tényét ez alapján lehet rögzíteni az ETR-ben. A hallgató akkor is kérhet számlát, ha már valamilyen módon, pénztárban vagy csekken befizetett egy bizonyos összeget bizonyos jogcímen. Az előzetes befizetésről kiállított számlát hívjuk fizetve számlának. Ilyet a hallgató kérésére bármely korábbi befizetéséről készíteni lehet. Arra azonban figyelni kell, hogy ugyanarról a befizetésről ne legyen két kiállított számla, tehát ha már volt egy átutalási számla, akkor nem lehet fizetve számlát kiállítani. A Számlázóban az ilyen dupla számlázás lehetősége ki van zárva. Számlákkal összefüggő művelet a sztornózás, amikor egy még kiegyenlítetlen vagy akár kiegyenlített számlát törlünk. Erre akkor lehet például szükség, ha egy hallgatói befizetésről kiállítunk egy számlát a hallgatót foglalkoztató cég nevére, közben viszont a hallgató munkaviszonya megszűnik a cégnél, így az eláll a befizetés teljesítésétől. Egyszerűbb a helyzet kiegyenlítetlen számla esetében, hiszen ilyenkor elég a hallgatónak visszahoznia a számlát, és a sztornózás műveletét elvégezni. Kiegyenlített számla esetében ezen kívül arról is gondoskodni kell, hogy a már átutalt (vagy más módon befizetett) összeg a visszautalandó összegek közé kerüljön, és egy visszautalás során visszakerüljön az eredeti befizetőhöz. Ilyenkor a hallgatóra kirótt kivetés is újra érvényes lesz. Általában eseti befizetéseknél történik meg az, hogy a hallgató úgy egyenlíti ki a tartozását, hogy ezzel egy időben történik meg a kivetés is. Például egy utóvizsga díj befizetése esetén a hallgató a pénztárban nyilatkozik arról, hogy ilyen jogcímen a megfelelő összeget szeretné az intézmény számára befizetni. Ilyenkor azonnal megtörténik a befizetési kötelezettség kivetése, és ezzel párhuzamosan ez a kivetés kiegyenlítésre is kerül. Azok a kivetések egyenlíthetők ki ily módon az ETR-ben, amelyek rendelkeznek az autokivetős 5. oldal
Háttérinformációk paraméterrel. Ezt a paramétert azokhoz a befizetési tételekhez érdemes rendelni tehát, amelyek kiegyenlítése nem előre látható módon ütemezhető. 2 A Számlázó működése Indítsa el az ETR Indítópultot. A Számlázó ikonjára kattintva, mely az alábbi ábrán a Csekk Számlázó nevet viseli, belép a programba. Amennyiben sikeres a program indítása, az alábbi képernyő felület jelenik meg: Számlázás menü Számlák menü Kilépés 1. ábra: Számlázó induló ablak Csekkrögzítés A program két fő feladatot támogat: a csekkrögzítést és a számlázással, számlákkal kapcsolatos műveletek elvégzését. Az alábbiakban ezt a két funkciót fogjuk részletesebben megvizsgálni. 2.1 Csekkrögzítés 6. oldal
Csekkrögzítés Ebben a menüpontban Ön a csekkbefizetésekkel és az autokivetős pénztári befizetésekkel kapcsolatos adminisztratív feladatokat tudja elvégezni. A csekkfogadásnak két módja van: megszemélyesített csekk (mely tartalmazza a befizető EHA kódját) esetén a postán keresztül elektronikus úton, nem megszemélyesített csekk esetén a csekk bemutatása alapján manuális módon kerül rögzítésre a befizetés ténye. Előbbi esetben a postai csekkfogadásról egy lemez érkezik, és ennek segítségével a befizetés ténye bekerül az ETR rendszerébe. Ez a folyamat a Számlázó használatát nem érinti, ez az ETR-ben az ún. Csekkszerver nevű modulon keresztül történik. Ha nem megszemélyesített csekkről van szó, akkor a rögzítésnek ez az útja nem járható, hiszen az ETR a befizetőt nem tudja azonosítani. Ilyenkor van szükség a csekk bemutatására, és a Számlázó használatára. A hallgató a megfelelő helyen (elsősorban a pénztárban) igazolja a csekkbefizetést, és ezzel a rá kirótt kivetés ebben a menüpontban megszüntethető. Az induló ablak Csekk rögzítés menüpontja feletti gombra kattintva a következő ábra jelenik meg: 2. ábra: Csekkrögzítés menüpont ablak Ahhoz, hogy egy-egy befizetést rögzíteni tudjon, először ki kell választania azt a hallgatót, akihez a befizetés tényét rögzíteni szeretné. A Keresés gombra kattintva (vagy az F10 gombot lenyomva, vagy a Parancsok menü Keresés pontját választva) egy új ablak jelenik meg: 7. oldal
Csekkrögzítés 3. ábra: Befizető keresése ablak Az ablak jobb felső részén látható legördülő menüből kétféle keresési szempont közül választhat: kereshet hallgatókat név szerint és ETR-beli azonosítójuk (EHA kód) alapján. A Keresendő felirat melletti mezőben megadhat egy teljes nevet (vagy azonosítót) vagy ezeknek egy töredékét. Alapesetben a mintaillesztés során a kereső minden olyan tételt megjelenít a listában, melynek kezdeti szakaszában megtalálható a mezőbe bevitt karaktersor. Ha a karaktersor elé a % szimbólumot írjuk, akkor azok a tételek lesznek a találati értékek, melyeknek bármelyik szakaszában a mezőbe bevitt karakterek találhatók. Ezek után jelöljük ki azt a tételt, amellyel foglalkozni kívánunk, és a Kiválasztás gombra kattintva térjünk vissza az előző ablakba. Az ablak bal oldalán ilyenkor egy listát látunk, melyben a befizetőhöz kapcsolódó teljesítetlen (vagy részben teljesítetlen) kifizetések vannak felsorolva: 8. oldal
Csekkrögzítés 4. ábra: Befizetőhöz kapcsolódó kivetések A listában a fejlécen láthatjuk a jogcím azonosítóját és mellette a jogcím megnevezését, illetve a munkaszám azonosítóját és megnevezést. Alattuk az esedékesség dátumát. Ez alatt bal oldalon a megadott jogcímen és munkaszámon kirótt kivetés összegét, jobb oldalon pedig azt, hogy ebből mekkora összeg került kiegyenlítésre nem átutalásos számlán keresztül, mekkora összegről állítottunk ki átutalásos számlát, végül mekkora az ezekkel az összegekkel csökkentett fennmaradó tartozás. Amennyiben szerepel a kivetések között az a tétel, melynek teljesítését (vagy részleges teljesítését) a befizető igazolni kívánja, kattintsunk kétszer a tételt tartalmazó területre. Ekkor az ablak jobb oldali középső területére átíródnak a befizetési tétel adatai (jogcím, munkaszám). A Befizetés dátuma legördülő menüre kattintva megjelenik egy naptár, amiből kiválasztható a befizetés teljesítésének ideje. Az Összeg rovatba az az összeg kerül, amely a bal oldalon a Tartozás mellett szerepelt. Ez megtartható, vagy átírható kisebb összegre, ez esetben a tartozás csak részlegesen lesz kiegyenlítve. Nagyobb összegre történő átírás esetében a befizetés művelete nem hajtható végre. A Megjegyzés mezőben a befizetés mellé rögzíthet valamilyen megjegyzendő adatot, például a csekk sorszámát. Nem kötelező ezt a mezőt kitölteni, de ha üresen hagyja, a program erre figyelmezteti. Miután beállítottuk a befizetés paramétereit, a Befizetés gombra kattintva egy újabb ablak jelenik meg, amelyben ellenőrizhetjük az eddig rögzített adatokat. 9. oldal
Csekkrögzítés 5. ábra: Csekk befizetés ellenőrzése ablak Ezen a helyen a bevitt adatokon nem tudunk módosítani, csak jóváhagyni vagy elvetni lehet a műveletet. A Jóváhagy gomb megnyomásával véglegesíthetjük a befizetést, ezután a program visszatér az előző ablakba üres adatokkal. Az F4 funkcióbillentyűvel újra annak a befizetőnek az adatait jeleníthetjük meg, akivel utoljára foglalkoztunk, így egy személy több befizetését is könnyen tudjuk egy időben rögzíteni. Mint említettük, ezen a helyen történhet meg az autokivetős paraméterrel rendelkező pénztári befizetések rögzítése is. Az ablak jobb alsó részén egy listából kiválaszthatjuk, hogy mely kezelési körhöz tartozó befizetéseket kívánjuk megjeleníteni. (a kezelési kör az ETR-ben egy adminisztratív és tartalmi szempontból is külön kezelt terület, erről bővebben ld. egyéb ETR dokumentációk (pl. Tantervező)). A kiválasztás után a kezelési kör alatti területre kattintva megjelennek azok a befizetési lehetőségek, melyek rendelkeznek az autokivetős paraméterrel: 6. ábra: Autókivetős befizetések listája A befizetési tételeknél szerepel a befizetés jogcíme és megnevezése, a befizetés összege, a munkaszám és a munkaszám megnevezése. Kétszer kattintva egy adott tételre a korábbi keltezésű kivetéseknél látott módon a befizetés adatai átkerülnek az ablak jobb középső részére, és lehetővé válik a befizetés műveletének elvégzése. Ahogyan a korábbiakban 10. oldal
Csekkrögzítés láttuk, itt is lehetőség van a dátum és az összeg megváltoztatására, előbbivel nem érdemes élni, lévén, hogy a befizetés jellegzetessége éppen az, hogy a kivetés és befizetés egyszerre történik; utóbbival pedig csak akkor, ha a tétel mellett eredetileg nincs meghatározva összeg. Itt az összeget nem érdemes bontani, hiszen ezek az eseti befizetések valamilyen szolgáltatás igénybevételét jelentik, ami nem történhet meg részleges teljesítés esetén. Amennyiben valamilyen tétel befizetését hibásan, vagy tévedésből rögzítettük, lehetőség van a befizetés stornózására. Ehhez a Parancsok menü Stornózás parancsát kell végrehajtani. Ez a következő ablakot jeleníti meg: 7. ábra: Stornózás ablak Az ablakban időrendben (tranzakció szám szerint) megjelennek az aznapi befizetések. Kiválasztva a hibás tételt, az a Stornózás gombbal törölhető. A Bezár gombbal az előző ablakhoz térhetünk vissza. Ennél a menüpontnál egy dologról kell még szólni, a pénztár zárásáról. Ez a Számlázóban egyszerűen elvégezhető a File menü Zárás menüpontját választva. A pénztár zárása egy új ablakot nyit meg, melyben jogcímek és munkaszámok szerint csoportosítva összesítve jelennek meg az aznapi befizetések. A fejlécben pedig a zárás időpontjára vonatkozó információk olvashatók le. 11. oldal
Csekkrögzítés 8. ábra: Pénztárzárás ablak A művelet végrehajtásakor az ablak tartalmát a program az alapértelmezett nyomtatóra küldi, így a pénztárzárási bizonylat is elkészül. A Nyomtatás ismétlése gomb megnyomásával újabb példány készíthető (ez akkor lehet különösen hasznos, ha az első nyomtatás nem sikerült: begyűrődött a papír, vagy kifogyott a festék, stb.). A Bezár gombbal visszatérünk az előző ablakhoz, ahonnan a File menü Kilépés parancsával vagy a Windows ablakoknál megszokott jellel léphetünk ki, vissza a program induló ablakába. 2.2 Számlákkal kapcsolatos műveletek A befizetések rögzítésének ismertetése után most rátérünk a számlakészítés feladataira. Az induló ablakban két menüpont is számlákkal kapcsolatos a Számlázás paranccsal számlát készíthetünk, a Számlák paranccsal pedig kész számlákkal végezhetünk különböző műveleteket. 2.2.1 Számlázás A Számlázás gombot megnyomva először a nyomtató beállítását végezhetjük el. A számlanyomtatás során ez lesz az alapértelmezett nyomtató. 12. oldal
Számlázás 9. ábra: Nyomtató beállítása számla nyomtatáshoz meg: A beállítások után az OK gombbal léphetünk tovább. Ekkor a következő ablak jelenik 10. ábra: Számla készítés ablak 13. oldal
Számlázás A Keresés gombbal választhatjuk ki ismét azt a személyt, akinek a befizetési adataival foglalkozni kívánunk. Ekkor az előbbiekben bemutatottnál részletesebb keresési lehetőségeket kínáló keresőfelület jelenik meg: Ezzel a gombbal tudja lenyitni a keresési értékek listáját Tagozat lista Szemeszter mező Autokiválasztás kapcsoló Ciklus lista Érték mező Szak 1 lista Csoport mező Állapot lista Kurzus mező Alállapot lista Besorolás lista Finanszírozási forma lista Szak 2 lista Ezzel a gombbal tudja kiválasztani a találati listából azt a hallgatót, amelyiken a kurzor áll. Itt jelenik meg a találatok listája Ezzel a gombbal tudja bezárni az ablakot Ezzel a gombbal tudja a találati listát áttenni Excel-be TAJ szám kapcsoló Adóazonosító kapcsoló Ezzel a gombbal tudja a találati listát Zsebbe tenni Állandó lakcím kapcsoló Személyi igazolvány szám kapcsoló 11. ábra: Részletes hallgató keresés A Keresés érték listából háromféle kereshető érték közül választhat: kereshet név, EHA kód (ETR-beli azonosító) és a hallgató anyja neve szerint. Az e felirat alatt található mezőbe kell beírnia azt a karaktersort, ami alapján keresni kíván. A karaktersor illesztésére ugyanaz érvényes, mint amit a fentiekben a Csekkrögzítés menüpont kapcsán az egyszerűbb keresésről leírtunk. A keresést különböző szűrőkkel szűkítheti. Az Állapot listából a hallgatói tanulmányok különböző állapotai közül választhat (pl. aktív, ismétlő, halasztó stb.). Az alállapot egy ennél még konkrétabb állapot meghatározása (pl. 1. évfolyamtól folyamatosan hallgatói státusz, Folyamatos hallgatói státusz (volt már évismétlő) stb.). Alállapot megadása esetén felesleges az állapot szűrő használata. 14. oldal
Számlázás A Tagozat listából a négy lehetséges tagozat (nappali, esti, levelező, távoktatás) valamelyikéből választhat. Az alatta található Besorolás listából az intézményi szempontból releváns hallgatói besorolások közül választhat (ilyenek lehetnek például: bölcsész, kiegészítő képzés, posztgraduális, tanár képzés stb.). A következő két lista a hallgató szakjaira vonatkozik. Két szak egy Szak1 és egy Szak2 alapján szűkítheti a keresést (ami tehát szakpárokra is vonatkozhat), arra érdemes odafigyelni, hogy a szakokhoz köthető egyéb szűrők (állapot, alállapot, tagozat, besorolás, szemeszter, tanulócsoport, finanszírozási forma) mindig a Szak1 mezőben megadott szakhoz kapcsolódnak. A Szemeszter mezőben megadhatja azt, hogy hányadik szemeszterét végző hallgatókra keres. A mezőben jobb egérgombbal kattintva megjelenik a szemeszterek növekvő sorrendben történő felsorolása, ezek közül választhat. Az üres megadásával tudja kikapcsolni ezt a szűrőt, amennyiben a korábbiakban használta. Kereshet tanulócsoportok szerint azokban az intézményekben, ahol ez az információ releváns. Itt nem egy előre definiált készletből tud választani, hanem Önnek kell beírnia a keresési értéket. A Ciklus mezőre kattintva választhat a képzési ciklusok listájából. Az Autokiválasztás opció kipipálásával gondoskodhatunk arról, hogy amennyiben a keresés eredménye csak egyetlen tétel, úgy ezt ne kelljen külön kiválasztani, hanem automatikusan olvassa be a program a keresési szempontoknak megfelelő hallgató adatait. Választhat a tanulmányaikat különböző finanszírozási formákban végző hallgatók között, és végül, az alapján, hogy a keresett hallgatók felvettek-e egy bizonyos kurzust, amelynek kódját a Felvette az adott kurzust felirat melletti mezőben adhatja meg. Azokban a mezőkben, ahol a szűrő értéket legördülő listából választottam, a szűrő kikapcsolásához a mezőre a jobb egérgombbal egyszer kell kattintani, ekkor a mező újra felveszi eredeti szürke alapállapotát, ami a kikapcsolt állapotot jelenti. Ez a szemeszter, illetve a tanulócsoport és a kurzus szűrők esetén tér el. Előbbinél, mint említettük az üres érték kiválasztása, utóbbiaknál a beírt karaktersor törlése kapcsolja ki a szűrőt. Miután beállítottuk az összes, általunk használni kívánt szűrőt, és beírtuk a keresési értéket, a Keres gombra kattintva indíthatjuk el a keresést. A találatok az ablak alsó részében jelennek meg egy listában. Ez a lista alapesetben minden találati sornál a hallgató nevét, EHA kódját, szakjait, anyja nevét és születési dátumát tartalmazza, de lehetőség van a TAJ szám, adószám, állandó lakcím és a személyi igazolvány szám közül bármelyik megjelenítésére is, ha az ablak alján látható TAJ, Adóaz., Áll. cím, Szem. ig. kapcsolókból a megfelelőt aktiváljuk (a négyzetbe klikkeléssel). 15. oldal
Számlázás A megjelenített lista áttehető egy Excel fájlba, ha az ablak alján megnyomjuk az Excel gombot. Zsebbe is tehetők a Zsebbe felirat melletti megnyomásával, amit a gombbal jeleníthetünk meg. A zsebnek ennél a modulnál nincsen jelentősége, beolvasni az adatait nem lehet, de az ETR többi alkalmazásánál (Munkaasztal, Befli, Kifli stb.) hasznos lehet ezeknek a létrehozása. Ha ilyen célunk nincsen vele, akkor ezzel a funkcióval itt ne foglalkozzunk. A Választ gomb megnyomásával a program beolvassa a hallgatóhoz kapcsolódó adatokat és visszatér az előző ablakhoz. Az általános adatok (név, EHA kód, születési idő) fölött három fület látunk: Fizetve számla, Átutalásos számla, Átutalásos összevont számla. Fizetve számlát állíthatunk ki olyan tételekről, melyeket a hallgató befizetett, és korábban még nem készült róla (fizetve vagy átutalásos) számla. Az ablakban a következő módon jelennek meg azokhoz befizetéshez kapcsolódó adatok, melyekről fizetve számla állítható ki: 12. ábra: Fizetve számla adatai Az első oszlopban szerepelnek mindazok a kivetések, melyeket a hallgató igazoltan teljesen vagy részlegesen kiegyenlített. A következő oszlopban azok az összegek láthatók, melyek nem átutalással (tehát csekk- vagy pénztári befizetéssel), majd azok, amelyek átutalással kerültek kiegyenlítésre. A negyedik oszlop mutatja, hogy a tételhez állítottunk-e ki korábban fizetve számlát. Az ötödik oszlop azt a maximális összeget mutatja, amelyről fizetve számla állítható ki az adott pillanatban. Az utolsó két oszlopban a jogcím azonosítója és neve szerepel. Ha megnézzük példánkban az utolsó sort, azt látjuk, hogy történt egy 45000 forintos kivetés, amelyből a hallgató 30000 forintot egyenlített ki nem átutalásos módon. Erről a befizetésről még nem készült sem átutalásos számla (ez nem is készülhetett, mivel a befizetés nem átutalással történt), sem fizetve számla. Ezért jelen pillanatban maximum 30000 forintról állíthatunk ki a hallgató számára fizetve számlát. Ezt a tétel sorára kétszer kattintva vagy az ENTER billentyű megnyomásával kezdhetjük el. Első lépésben meg kell adni a számlán szerepeltetendő összeget: 16. oldal
Számlázás 13. ábra: Számlázandó összeg Ebben az ablakban csökkenthetjük a gép által felajánlott összeget. Az OK gombbal folytathatjuk a műveletet, az általunk jóváhagyott vagy megadott tétel beíródik az ablak jobb oldalán látható Összeg mezőbe és kitöltődik a számla azonosító mező is, ami a számlán nem fog megjelenni, csupán a számla adatbázisbeli kezeléséhez szükséges. Ezután kitölthetők a vevőre vonatkozó adatok. Ez három módon történhet: megadhatjuk a hallgató adatait, választhatunk vevőt egy rögzített készletből, és beírhatjuk a vevő adatait saját magunk. Az első lehetőség választásához a Hallgató adatai gombot nyomjuk meg, akkor a vevő adataira vonatkozó mezők a hallgató megfelelő nyilvántartott adataival töltődnek fel. A Vevő adatai vevőtörzsből gomb megnyomásával egy lista jelenik meg, amely azokat az eddig eltárolt vevőket tartalmazza, amelyek nevére állítottunk már ki számlát a korábbiakban: 14. ábra: Vevőtörzs 17. oldal
Számlázás Ezt a listát tetszőlegesen magunk is módosíthatjuk vagy bővíthetjük, ha a Bővít gombra kattintunk. 15. ábra: Vevőtörzs módosítása, bővítése Az ablak jobb oldali funkcióival értelemszerűen javíthatjuk vagy törölhetjük egy kiválasztott vevő adatait, az Új gombbal felvihetünk egy újabb vevőt, az adatmódosításokat pedig a Ment gombbal menthetjük, a Mégsem-mel mentés nélkül választhatunk vagy rögzíthetünk új vevőt. A Bezár gombbal visszaléphetünk a Vevőtörzsbe. Innen a vevő kiválasztása után az OK gombbal vagy dupla kattintással visszatérünk a számlakészítéshez, a vevő adatai beolvasásra kerülnek. Ha nem akarja a vevő adatit a vevőtörzsbe felvinni, akkor töltse ki Ön a vevő adataira vonatkozó mezőket. Ezután nincsen más dolgunk, mint beállítani azt, hogy hány példányban kívánjuk a számlát kinyomtatni, a Példányszám mezőben az ablak jobb oldalán, majd a Számla kiállítás, nyomtatás gombbal kiállítjuk a számlát. A Leporellóra opció kipipálásával a számlát értelemszerűen leporellóra nyomtathatjuk. Hasonlóan készíthetünk átutalásos számlát is. 16. ábra: Átutalásos számla adatai 18. oldal
Számlázás Átutalásos számla esetében is ugyanazok az adatok jelennek meg az egyes tételeknél, mint amiket a fizetve számla esetében már láttunk, de azzal ellentétben itt azok a tételek szerepelnek, amelyek nem kerültek teljes mértékben kiegyenlítésre. Példánkban az első sorban szereplő 50000 forintos tétel a fizetve számláknál meg sem jelenik, hiszen még részben sem teljesítette a befizetési kötelezettségét a hallgató. A másik, 45000 forintos tétel mindkét helyen szerepelt, de míg a fizetve számláknál a Számlázható oszlopban 30000 forint volt a maximálisan kiszámlázható összeg (hiszen ennyit egyenlített ki tartozásából a hallgató), itt éppen a fennmaradó rész, a 15000 forint az, ami kiszámlázható. A számlázható oszlopban tehát bármelyik típusú számlával foglalkozzunk is mindig csak olyan összeg szerepel, amelyről korábban még nem készült számla, így a kettős számlázás mindig elkerülhető. A számla kiállításának lépései megegyeznek a fizetve számlánál látottakkal. A számlakészítés harmadik módja az összevont számlák készítése. Ez lehet egy hallgatóhoz és különböző hallgatókhoz tartozó különböző tételek összevonása. Ha erre a fülre kattintunk, megjelennek a korábban kiválasztott hallgatóhoz tartozó számlázható befizetések egy új ablakban: 17. ábra: Kivetés kiválasztása ablak Látható, hogy az egyes tételeknél szereplő adatok a megszokottak, csak most egy plusz kiválasztás funkció kapcsolódik hozzájuk. Nyomjuk meg a Kiválasztás gombot annál a tételnél, amelyet az összevont számlán szerepeltetni kívánunk. Az adott tétel adatai beolvasásra kerülnek az előző ablak megfelelő helyére: 19. oldal
Számlázás 18. ábra: Összevont számlán szereplő tételek Miután ez megtörtént a Keresés gombbal újabb hallgató adatai jeleníthetők meg (vagy kiválasztható ugyanaz a hallgató még egyszer). A hallgató kiválasztása után először megint a Kivetés kiválasztása ablak jön fel, amely ismét tartalmazza azokat a tételeket, amelyek az adott hallgató esetében az összevont számlán szerepeltethetők. Válasszuk ki közülük a megfelelőt, és az eddig leírt műveletet ismételjük meg minden tétel esetében, amelyeket az összevont számlára felvezetni szeretnénk. Az Összeállítás kész gomb megnyomásával újra végrehajthatjuk a számlakészítés fentiekben ismertetett műveletét, azzal a különbséggel, hogy itt a hallgató adatainak beolvasására nincsen lehetőség, hiszen az összevont számla több hallgatót is érinthet. A Mindet törli gombbal az összevont számlához besorolt tételek mindegyike törlődik. Az ablakból a Bezár gombbal térhetünk vissza a program induló ablakához. 2.2.2 Műveletek kiállított számlákkal A Számlázó induló ablakában egy menüpont van (a Kilépés-en kívül), amivel még nem foglalkoztunk, ez a Számlák. Ebben a menüpontban már elkészített számlák tulajdonságait tudjuk vizsgálni, illetve kiegyenlítésüket igazolni. Nyomjuk meg a menühöz tartozó gombot a következő ablak fog megjelenni: 20. oldal
Műveletek kiállított számlákkal 19. ábra: Számlák ablak Háromféle módon kereshetünk számlákat: a hallgató vagy a vevő neve, illetve a számla sorszáma alapján. A hallgatót a szokásos keresési felületen a Személy keresés gombbal választhatja ki, a Vevők gombbal a vevőtörzsből válogathat, a Szszám nagyobb mint és a Szszám egyenlő mezőkben a számlaszámra tud szűrni a keresés során. Az így megadott adatok között ÉS kapcsolat áll fenn, tehát a keresés eredménye azoknak a tételeknek a listája, amelyek minden keresési feltételt kielégítenek. Miután ezeket a keresési szempontokat megadta, választhat, hogy milyen számlatípusokat szeretne látni. Ehhez a Fizetve számlák, Átutalásos számlák vagy Összevont számlák melletti mezőt kell kipipálni értelemszerűen a keresési kívánalmaknak megfelelően. A Számla keresés gombra kattintva megjelennek a fenti módon beállított szempontoknak megfelelő számlák. Az összevont számlák több helyen is megjelennek a listában, attól függően, hogy hány jogcímre történt meg a számla kiállítása. A banktól kapott fénymásolat alapján, mely az átutalás tényét igazolja, kiegyenlítetté tehetjük a listából kiválasztott számlát. Ehhez a Számla kiegyenlítése gombra kell kattintani: 21. oldal
Műveletek kiállított számlákkal 20. ábra: Számla kiegyenlítése A megfelelő mezőbe beírhatjuk a banki kivonat számát, ami alapján a teljesítést elismerjük, és az iktatószámot, valamint kitölthetjük a Megjegyzés rovatot. A Befizetés dátuma listában a szokásos módon megjelenő naptárból kiválaszthatunk egy teljesítésre vonatkozó dátumot. Ezután a Befizetés gomb megnyomásával rögzíthetjük a befizetés tényét, és térhetünk vissza az előző ablakba, ahol a számla mellett a Teljesítve oszlopban megjelenik a teljesítésként elismert összeg. A Számla kiegyenlítés funkció csak teljesítetlen számlák esetében használható, más számlánál a gomb megnyomásával hibaüzenetet kapunk (fizetve számláknál is ugyanez az üzenet jelenik meg): 21. ábra: Hibaüzenet téves számlakiegyenlítésnél A Megtekint gomb kiegyenlítetlen és kiegyenlített számlák esetében is használható, a 20. ábrán látott ablakot jeleníti meg, de a Befizetés gomb nélkül. Az Újranyomtat gombbal a számláról újabb másolati példányt készíthetünk. 22. oldal
Műveletek kiállított számlákkal Még egy funkciót tudunk működtetni ebben az ablakban, ez pedig a vevők egyenlegeinek lekérdezése. Ennek elindításához nyomjuk meg az Egyenleg lekérdezése vevőre gombot. A következő ablak jelenik meg: 22. ábra: Egyenleg lekérdezése ablak Ebben az ablakban a keresést szűkíthetjük vevőre és egy bizonyos időintervallumra. A keresési szempontok között ÉS kapcsolat van. A kiállítás dátumánál a szokásos módon adhatjuk meg, hogy melyik az az időszak, amelyben a kiállított számlák érdekelnek bennünket. A vevőt szintén szokásos módon a vevőtörzsből választhatjuk ki a Vevők gomb megnyomásával. Miután ezeket a szempontokat beállítottuk, nyomjuk meg az Egyenleg gombot. Az ablakban egy listában láthatjuk az összes olyan számlát, amely a keresési szempontoknak megfelel, a jobb oldalon pedig azt ellenőrizhetjük, hogy mekkora az e számlák által reprezentált kivetések összege, és ebből időközben mekkora összeg került kiegyenlítésre. A Bezár gombbal térhetünk vissza az előző ablakhoz, ahonnan szintén a Bezár gomb visz a Számlázó induló ablakához, és ott a Kilépés gombbal fejezhetjük be munkánkat a programmal. 23. oldal