Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzata Hatályos: 20140208.tól. TARTALOMJEGYZÉK I. FEJEZET 4 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az iratkezelési szabályzat hatálya 4 Az iratkezelés szabályozása 4 Az iratkezelés szervezete 4 Az iratkezelés felügyelete 5 A jogosultságok kezelésének szabályai 5 II. FEJEZET 8 AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 8 Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 8 Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 9 III. FEJEZET 11 AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA 1
A küldemények átvétele 11 A küldemények felbontása 12 A küldemények érkeztetése 12 Az ügyintéző kijelölése (szignálás) 14 Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) 17 Expediálás és az iratok továbbítása 18 IV. FEJEZET 19 IRATTÁROZÁS,SELEJTEZÉS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS Elhelyezés a központi irattárban 19 Irattározás 19 Selejtezés, megsemmisítés 21 Levéltárba adás 22 V. FEJEZET INTÉZKEDÉSEK A HIVATAL SZERVEZETI EGYSÉGÉNEK MEGSZŰNÉSE,ÁTSZERVEZÉSE,FELADATKÖR ÁTADÁSA ESETÉN 22 VI. FEJEZET 23 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. melléklet IRATTÁRI TERV 24 2. melléklet HOZZÁFÉRÉSI JOGOSULTSÁG KÉRŐ ADATLAP 56 3. melléklet FOGALOMTÁR 57 4. melléklet IRATMINTATÁR(IRATMINTÁK) 62 2
Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatalnak a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján készített, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29) Korm. rendeletben előírtaknak megfelelő EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdés c) pontjában biztosított jogkörömben eljárva, az Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatának 2014.február 11ével történő bevezetésével egyetértek. Miskolc, 2014..... Magyar Nemzeti Levéltár B.A.Z Megyei Levéltár igazgatója A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdés c) pontjában biztosított jogkörömben eljárva, az Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatának 2013.november 1jével történő bevezetésével egyetértek. Miskolc, 2014..... B.A.Z Megyei Kormányhivatal főigazgatója 3
I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. ának (1) bekezdése c) pontjának, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.(XII. 29.) Korm. rendelet(a továbbiakban: Keir.) és a Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései alapján,a Magyar Nemzeti Levéltár B.A.Z. Megyei Levéltára igazgatójának és B.A.Z. Megyei Kormányhivatal főigazgatójának egyetértésével készült. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 1) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Hivatal és a Hejőszalontai valamint a Szakáldi Kirendeltségeken (továbbiakban: Kirendeltségek) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, a Hivatal valamennyi köztisztviselőjére, más jogviszonyban foglalkoztatott munkavállalóira. 2) Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adatok védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010.(III.26.) Korm. rendelet, a minősített adat elektronikus biztonságának, valamint a rejtjeltevékenység engedélyezésének és hatósági felügyeletének részletes szabályairól szóló 161/2010.(V.6.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Az iratkezelés szabályozása 3) Az Iratkezelési Szabályzat szabályozza az irat pontosan követhető, ellenőrizhető útját a Hivatalban és a Kirendeltségeken, a beérkezéstől/keletkezéstől az irattározásig, az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyílvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását. 4) Az egységes irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi. (1.számú melléklet) Az iratkezelés szervezete 5) A jegyző a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. 6) Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. 7) Az iratkezelésben részt vevő személyek: a) Jegyző b) A Hivatal és a Kirendeltségek iratkezelési ügyintézői, ügyintézői 4
8) Az iratkezelési feladatokat ellátó szervezeti egységek:. a) Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal(3592 Nemesbikk Petőfi út 13. ) b) Nemesbikk Közös Önkormányzati Hivatal Hejőszalontai Kirendeltsége ( 3595 Hejőszalonta Rákóczi Ferenc út 6. ) c) Nemesbikki Közös Önkormányzati Hivatal Szakáldi Kirendeltsége (3596 Szakáld Aradi út 4..) 9) A Hivatal az iratkezelést a 8.) pontban felsorolt szervezeti egységekkel osztottan szervezi meg. 10) Az iratkezelési feladatok ellátása elektronikus iratkezeléssel, tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftver alkalmazásával történik. (E iktat) Az iratkezelés felügyelete 11) Az iratkezelés felügyeletét a Hivatal jegyzője látja el. A jegyzőt tartós távolléte esetén az igazgatási főelőadó helyettesíti. 12) A jegyző gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat elkészítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f) az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről; g) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. A jogosultságok kezelésének szabályai 13) Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyző feladata. A jogosultságok beállítása, illetve módosítása a jegyzői engedélyezést követően a rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását a szervezeti egység vezetőjének kell írásban kezdeményeznie a jegyzőnél. Ennek kezdeményezésére a névre szóló hozzáférési jogosultság dokumentáció szolgál (2. számú melléklet). A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét a dokumentumon igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt a jegyző őrzi.
14) A jegyző felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének (az egyes iratkezelők jogosultságának) kialakításáért és működéséért, az elektronikus iktatási rendszer megfelelő dokumentáltságáért. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe funkcionális és a hozzáférési jogosultság: A) Funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet. Funkciók: érkeztető: a küldemény küldőjét, érkeztetőjét, belső címzettjét, az érkeztetés dátumát, az elektronikus úton érkezett küldemény sorszámát, a küldemény adathordozóját, fajtáját és érkezési módját rögzíti az iktatókönyvben, vagy külön érkeztető könyvben. Az érkeztetési adatok rögzítése, megtekintése, módosítása, lezárása, a küldemény bontása. szignáló: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az ügyintézési határidő és a feladat meghatározása az érkeztetési vagy iktatási képernyőn személyesen vagy a szignáló írásbeli utasítása alapján. iktatást végző: az irat nyílvántartásba vétele, iktatószámmal való ellátása azokban az iktatókönyvekben, melyek használatára a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a jogosultsági szintje feljogosítja. Az iratot továbbíthatja, határidőbe teheti (és visszaveheti), (számára látható) ügyiratot szerelhet, csatolhat, az ügyiratot módosíthatja, feljegyzést rögzíthet, ügyiratot lezárhat, irattárba tehet, az ügyiratot/iratot expediálhatja, továbbíthatja. ügyintéző: a funkciók bármelyike ügyintézőre telepíthető. Ügykezelői utasítások megadása. irattáros: lezárt ügyiratot átvehet irattárba, módosíthatja az irattárban lévő irat fizikai helyének adatait, irattárban lévő ügyiratot kezelhet, kölcsönözhet, kölcsönzésből visszavehet, irattári jegyzékeket, selejtezési jegyzéket, megsemmisítési jegyzéket, levéltári átadási jegyzéket készít, rögzítheti az ügyiratok selejtezését, megsemmisítésének tényét, levéltári átadását. lekérdező: kizárólag keresési és megtekintési joga van a jogosultsági szintjének megfelelő iktatókönyvekbe. Sem a küldemények, sem az ügyiratok, sem az iratpéldányok csatolmányainak megtekintésére nincs joga. rendszergazda: a számítógépes iktatórendszer működtetése, a szervezet informatikai egységének, vagy az önállóan működő rendszergazda feladata, ennek keretében: biztosítja a technikai infrastruktúra folyamatos működőképességét, elhárítja a program hibá(ka)t, karbantartja és dokumentálja a jogosultsági adatokat, karbantartja a partneradatokat, kapcsolatokat, hivatkozásokat, felhasználókat, kezeli a helyettesítéseket, karbantartja a kódtárakat, karbantartja a rendszerparamétereket, az összes iratkezelési funkció (iktatókönyvek nyitása, lezárása, szervezeti egységhez rendelése, irattári tételszámok karbantartása, partnerállomány konszolidálása (azonos partnerek összevonása) stb.) karbantartási jogával rendelkezik, elvégzi az időszaki mentéseket (napi és havi), archiválásokat (éves), tárolja a mentések adathordozóit (napi: az iktatási napot megelőző 3 napig, havi: 3 hó 6
napig, éves anyagok archiválása az iktatott dokumentumokon meghatározott selejtezés idejéig). Ha a mentés CDROMra történik, úgy célszerű arról másolatot is készíteni és évente minimum egy alkalommal az adatbiztonság érdekében ellenőrizni az olvashatóságot, beállítja a belépési jelszavak meghatározott időközönkénti (két havonta) automatikus megújíttatását, megváltoztatását. B) Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. (A meghatározott funkciókat mely szervezeti egység/egységek tekintetében gyakorolhatja.) Jogosultsági szintek: teljes szerv: a szerven belül minden iktatókönyv és ügyirat (a továbbiakban: elem) tekintetében használhatja az adott funkcionális jogot, függetlenül annak felelősétől. saját és alárendelt szervezet: kezelheti az összes olyan elemet, melynek felelőse a saját szervezete, annak dolgozói, az alárendelt szervezeti egységek, és azok dolgozói. Nem kezelheti azokat az elemeket, melyek felelőse az ő szervezeti egységének fölérendeltje, vagy mellérendeltje. saját szervezet: kezelheti az összes olyan elemet, melynek felelőse saját szervezeti egysége vagy annak dolgozója. saját maga: kezelheti az összes olyan objektumot, melynek felelőse személyesen ő. 15) Az ügyintéző feladata: a) döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről, b) az ügyirat tisztázása, c) az irattári tételszám meghatározása, d) egyéb ügykezelői utasítások megadása. 16) Az iratkezelő feladata: a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése, b) az irat kiadása és visszavétele, c) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzők selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzők kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője, d) a 3 hónapon túl ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása, és erről a közvetlen vezető tájékoztatása. 7
II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 17) A Hivatal hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. 18) Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat még irattárba helyezésük előtt az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. 19) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. 20) Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus rendszer biztosítja. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 21) Az iratokat a 22.) pontban felsorolt adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani, iktatni. 22) Az iktatókönyv az alábbiakat tartalmazza: a) iktatószám, b) iktatás időpontja, c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, d) adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája, e) küldés időpontja, módja, f) küldő adatai (név, cím), g) címzett adatai (név, cím), h) hivatkozási szám (idegen szám), i) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus), j) ügyintéző neve és a szervezeti egység megnevezése, k) irat tárgya, l) elő és utóiratok iktatószáma, m) kezelési feljegyzések; n) intézés határideje, módja és elintézés időpontja, o) irattári tételszám; p) irattárba helyezés. 23) Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítást lehetővé tevő egyedi azonosító adatát. 24) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles 8
dokumentumaként lehessen használni. 25) Az iratforgalom keretében az átadástátvételt minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. 26) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 27) Az iktatásra kijelölt helyiség a Hivatal igazgatási irodája, a Kirendeltségeken az igazgatási csoport irodája. 28) A helyiségek külső behatolás ellen védettek, megerősített, több rétegű ablaküveggel, külső ablakrács felszerelésével és riasztóval. Vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról a jegyzőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról, amennyiben az ügykezelő nincs jelen jegyzőkönyvet kell felvenni. 29) Az önkormányzat irattári anyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. 30) A Hivatal dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. 31) Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásáról a jegyző írásban rendelkezik. Ennek keretében figyelemmel az irat védelmének követelményeire kell meghatározni: a) a munkahelyről kivihető iratok körét, b) a kivitel engedélyezésének módját, c) az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának időtartamát, d) az irat visszahozatalának időpontját. 32) Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. 33) Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozzák meg. 34) A kölcsönzés az adatvédelemre vonatkozó előírásokra figyelemmel másolattal is teljesíthető. 35) A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. 36) A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellenőrizhető módon, papíralapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell. 9
37) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az önkormányzat őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 38) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) Saját kezű felbontásra!, b) Más szervnek nem adható át!, c) Nem másolható!, d) Kivonat nem készíthető!, e) Elolvasás után visszaküldendő!, f) Zárt borítékban tárolandó! (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. 39) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről. 40) Biztosítani kell az elektronikus iktatórendszer védelmét a vírusokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen. 41) Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen. 42) Az iratkezelési szoftver elemeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását. 43) Az elektronikus iktatórendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell. 44) Gondoskodni kell az iratkezelési rendszer valamennyi eseményének naplózásáról. III. FEJEZET 10
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele 45) Az Iratkezelési Szabályzat határozza meg a Hivatalhoz és a Kirendeltségekhez érkezett küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket, a küldemény érkezésének módja szerint: a)a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló 335/2012(XII.4.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik; b) külön kézbesítés, futárszolgálat, útján érkező küldemények átvételére az iktatást végző köztisztviselő jogosult, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult; d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére nincs lehetőség. e) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókat kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni, f) az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli. 46) A küldemény átvételére jogosult a címzett vagy az általa megbízott, a jegyző, a postai meghatalmazással rendelkező személy. 47) Az átvevő, papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen, vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással igazolni kell. 48) Elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak ha azt kéri és elektronikus válaszcímét megadja haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást. 49) Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezike elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 50) Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. 51) Az átvétel során ellenőrizni kell: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, 11
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosító jel megegyezőségét, c) az iratot tartalmazó boríték vagy zárt csomagolás sértetlenségét. 52) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. Sérült elektronikus küldemény esetében a Keir. 31. a szerint kell eljárni. 53.) A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni. 54) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a helyi önkormányzat számítástechnikai rendszerére. 55) A postaátvevő az illetékes vezető döntése szerint naponként többször, míg a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket azonnal, vagy sürgős vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja a postabontónak. 56) Téves címzés, sikertelen, vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges: a) papír alapú küldemény esetén vissza kell küldeni a feladónak, b) elektronikus küldemény esetén a Keir. 25. (3) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt a Keir. 25. (1) bekezdésben jelzett kivétellel, irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. 57) A Hivatal és a Kirendeltségek az irat befogadásának elutasításáról: a) ha a küldő az azonosításához szükséges adatait megadta, az ügyintézési rendelkezésében megadott elektronikus elérhetőségén, az ott előírt módon, b) ennek hiányában, ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, úgy elektronikus levélben, c) egyéb esetben papíralapon értesíti. A küldemények felbontása és érkeztetése 58) A Hivatalhoz érkezett küldemények felbontását a jegyző végzi, a Kirendeltségekhez érkező küldemények felbontását az igazgatási főelőadó végzi, akik szignálással kijelölik az ügyintézőt, és a szignált küldeményeket átadják a polgármesternek. 59) A Hivatal részére emailben érkezett leveleket az iktatást végző köteles figyelemmel kísérni, minden munkanapon reggel és 13 órakor kinyomtatni, s a jegyző részére átadni. Sürgős, vagy rövid határidejű leveleket a fenti rend szerint azonnal továbbítani kell. Ezt követően, ezen küldemények útja azonos a postán érkezett küldeményekével. 60) A jegyző, vagy az igazgatási főelőadó távolléte esetén a polgármester bontja fel a küldeményeket. 12
A jegyző és a polgármester távolléte esetén az érkezett küldemények felbontására az iktatást végző köztisztviselő jogosult. 61) Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek "s. k." felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek d) amelyek a képviselőtestület, bizottságok, képviselők, nem képviselő bizottsági tagok,nemzetiségi önkormányzatok és tagjaik nevére szólnak. 62) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti kezeléséről. 63) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. 64) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. 65)Az elektronikusan érkezett küldemények érkeztetésére a Keir. 31. a az irányadó. 66) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. 67) A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni. 68) Amennyiben megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, úgy azt fel kell ragasztani és értékteleníteni kell. 69)Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. 70) Papír alapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni. 71)Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni. 72) Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában érkeztetni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomása, az érkeztető szám adása, a nyilvántartás sorszámának rögzítése az iraton, az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele. 13
73) Az érkeztetés nyilvántartása függetlenül az irat adathordozójától központi adatbázisban történik. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos. Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat: a) a küldő neve, b) a beérkezés időpontja, c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám), d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám, továbbá e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító. 74) A személyes postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal a központi postafiókokba kell továbbítani. A személyes postafiókok érkeztetést nem végezhetnek. 75) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik. 76) Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szerv a beérkező küldeményt a beérkezés időpontjával egyidejűleg beiktatja. 77) Azon küldeményt amelyet a Hivatal illetve a Kirendeltségek elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a küldemény tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a közfeladatot ellátó szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. 78) Az elektronikus irat abban az esetben tekinthető hitelesnek, ha megfelel az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben előírt dokumentumhitelességi követelményeknek. A megfelelést az iratkezelési szabályzatban meghatározott esetekben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. 79)Ha a 78) pont szerinti ellenőrzés megállapítja, hogy az elektronikus dokumentum nem tekinthető hitelesnek, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. 80)Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezike elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) 81) A Hivatalhoz érkezett küldeményeket a jegyző, a Kirendeltségekhez érkezett küldeményeket az igazgatási főelőadó szignálja akik ezzel kijelölik az ügyintézést végző személyeket. 82) Az irat szignálására jogosult 14
a) kijelöli az ügyintézőt (szervezeti egységet, vagy személyt), b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével rávezet az előadói ívre és aláírja. Az iktatás 83) Iktatás céljára elektronikus iktatókönyvet kell használni. Külön a Hivatalban és különkülön a Kirendeltségeken 84) Az elektronikus iktatókönyv tartalmazza a 22. pontban felsorolt adatokat. 85) A Nemesbikken történő iktatás során N, a Hejőszalontán történő iktatás során H, a Szakáldon történő iktatás során Sz betűt kell / jellel elválasztva az iktatás évszáma után írni. 86)Az ügyiratok iktatását az igazgatás ezen feladattal megbízott ügyintézője végzi a Hivatalban és a Kirendeltségeken. 87) Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos vagy folyamatos vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. 88)Az iktatószám főszámra/alszámra bontható. A főszámalszámos iktatás alkalmazása esetén az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy iktatószámon kell nyilvántartani. 89)A főszámalszámos iktatás alkalmazása esetén az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. 90) Az ügyirat tárgyát illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot az iktatókönyv "tárgy" rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyílvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az az irat tartalmát nem érintően lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. 91 )Az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell a név és tárgymutatózás lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét. 92) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. 93) Elektronikus iktatókönyv alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározottak szerint archivált változatát. 1
94) Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős" jelzésű iratokat. 95) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: a) könyveket, tananyagokat; b) reklámanyagokat, tájékoztatókat; c) meghívókat, üdvözlő lapokat; d) nem szigorú számadású bizonylatokat; e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; f) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámlakivonatokat, számlákat; g) munkaügyi nyilvántartásokat; h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; i) közlönyöket, sajtótermékeket; j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. k) az elektronikus küldeményeket melyek tartalmukat tekintve az a)i)pontban meghatározottaknak megfelelnek. 96) Elektronikus iktatókönyv használata esetén a változásokat (módosítás, az adatok fizikai törlése nélküli törlésre jelölése), tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. 97) Az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat. 98) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy vane előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzményt következő alszámra kell iktatni. 99) Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. 100)A papír alapú iratok iktatásához iktatóbélyegzőt kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. 101) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: a)a Hivatal, Kirendeltség nevét, iktatás helyét b) az iktatás évét, hónapját, napját, c) az iktatás sorszámát, alszámának helyét, d) mellékletek számát, e )az érkezett irat és mellékleteinek lapszámát. f )az ügyintéző nevét 102) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani az iktatás napján. 16
103) Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, előadói munkanaplóban. 104) Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét. 105) Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, az átadásátvételt az előadói munkanaplóban aláírással kell igazolni. Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) 106) A Hivatalban a kiadmányozás jogát a jegyző illetőleg a hatáskör címzettje gyakorolja. A kiadmányozási joggal a feladat és hatáskörét érintő ügyekben mind a polgármester, mind a jegyző, köztisztviselőt egyéni döntésével felruházhat 107) A kiadmányozás rendjét a Hivatal SZMSZnek mellékletét képező kiadmányozási szabályzat tartalmazza. 108 )Külső szervhez, vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. 109) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. 110 )Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha a) azt a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, vagy b) a kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. 111) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata 112) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt a) a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el vagy b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják vagy c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el. 17
113) A Hivatal és a Kirendeltségek által készített hiteles kiadmányról a külön jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni. 114) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője jogosult a külön jogszabályban meghatározottak szerint a) hiteles papír alapú, illetve b) hiteles elektronikus másolatot is kiadni. 115) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírásbélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni, melyet külön szabályzat határoz meg. Expediálás és az iratok továbbítása 116) A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottake minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatoltáke. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. 117) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, futárszolgálat útján, személyesen vagy elektronikus formában). 118) Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történő előkészítéséről az ügyintéző gondoskodik. 119) A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az iratkezelőnek kell átadni. Az iratkezelő csak teljes ügyiratokat vehet át. 120) A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani. 121) A kimenő iratnak minden esetben tartalmaznia kell: a )az önkormányzat nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, email), b) az ügyintéző nevét, c )a kiadmányozó nevét, beosztását, d) az irat tárgyát, e) az irat önkormányzati iktatószámát, f )a mellékletek számát, g )a címzett nevét, azonosító adatait, h) az ügyet indító beadvány hivatkozási számát. 122) Az irat elküldése előtt az iratkezelőnek ha nem zárt borítékban kapta a küldeményeket, ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottake minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatoltáke. 123) Az iratkezelőnek fel kell jegyeznie az iratra, vagy az elektronikus iktatókönyvbe az elküldés keltét. 124) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni: 18
a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 335/2012 (XII.4.) Korm. rendeletben leírtaknak megfelelően, c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően, d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával, e) elektronikus ügyintézés esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet a az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést. 125) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt az elektronikus levélcíme megadása mellett kifejezetten kéri. 126) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek. 127) A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket iktatás nélkül az ügyirathoz kell mellékelni. 128) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. IV. FEJEZET IRATTÁROZÁS, SELEJTEZÉS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS Elhelyezés a központi irattárban 129) A Hivatal a székhelyén és a Kirendeltségeken különkülön irattárat üzemeltet. 130) Az iratok a tárgyévben illetve az azt megelőző évben a kézi irattárban kerülnek elhelyezésre, ezt követően őrzésük a központi irattárban történik. Az iratok folyamatos irattározásáért az iktatást végző köztisztviselő felelős. Elintézett, véglegesen irattárba helyezett iratot az irattárból kiemelni csak az átvétel igazolását tartalmazó ügyiratpótló egyidejű elhelyezésével lehet. Irattározás 131) Átmeneti irattárba helyezhetők az elintézett, de az ügyvitelben még gyakorta használatos ügyiratok, a határidőbe helyezett ügyiratok, a 25 éven belül selejtezhető irattári tétel számmal ellátott ügyiratok. 132) Irattárba helyezés előtt az ügyintéző: a) megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülteke, 19
b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja, vagy felülbírálja, és azt saját nyilvántartó könyvében (munkakönyv, átadókönyv stb.) rögzíti (papíralapú irat esetén rávezeti az iratra is), c)a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti. 133) Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tetteke. Amennyiben az iratkezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. 134) Az átmeneti irattárban az iratokat a használathoz leginkább megfelelő rendben lehet kezelni, úgy, hogy az iratok dokumentáltak és visszakereshetőek legyenek. 135) Az átmeneti irattárból az iratokat 25 évi őrzési idő után központi irattári kezelésbe kell átadni. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg: a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni, b) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően, c) az archivált, két éven túl selejtezhető, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi adathordozóra a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban hitelesített másolatot kell készíteni, d) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, e)a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig). 136) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését papíralapú, más adathordozón tárolt és elektronikus iratok esetében egyaránt dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. 137) A Hivatalnál és a Kirendeltségeken kijelölhető papíralapú iratokat őrző helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágít ható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. 138) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített felületi festékkel ellátott vasból készített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári berendezés kialakításakor a tűz és balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. 139) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló 20