ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése A Várpalotai Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése Megbízó: Várpalota Város Önkormányzata 2. A költségvetési gazdálkodás erősítése 2.d) Költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata I. Fejlesztési javaslat II. Programterv III. Akcióterv
I. Fejlesztési javaslat 1. A fejlesztési javaslatokat alátámasztó információk forrásai A fejlesztési javaslatok kidolgozását egy több hónapos helyzetfeltárás előzte meg, melynek eredményeit a Felmérés c. dokumentumban összegeztük. Azt követően az alábbi egyeztetések, műhelymunkák valósultak meg, melyek során a hivatal vezetése az EX ANTE tanácsadóinak segítségével kidolgozta a következőkben bemutatott fejlesztési javaslatokat, akcióterveket és programterveket: Program megnevezése Dátuma Témája Résztvevők PIB ülés 2009. okt. 21. A felmérés eredményeinek ismeretében a fő fejlesztési fókuszok kijelölése Vezetői értekezlet Vezetői műhelymunka 2009. nov. 2. A felmérés eredményeinek ismertetése, a következő lépések egyeztetése, műhelymunkák tartalma és időpontjai 2009. nov. 19 Fejlesztési javaslatok, akciótervek, programtervek kidolgozása a következő területen: 2.d) Költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata Németh Árpád, polgármester Katona Csaba, alpolgármester Somogyi J. Lászlóné, Aljegyző, Önkormányzati Szervezési Iroda Pál Károly, Kabinetvezető Máténé Dr. Ignácz Anita Éva, Jegyző, Polgármesteri Kabinet Iroda Somogyi J. Lászlóné, Aljegyző, Önkormányzati Szervezési Iroda Pál Károly, Kabinetvezető Fülöp Zoltánné, Pénzügyi és Adóügyi Iroda Dr. Bita József, Hatósági Iroda Drágánné Fülöp Éva, Szociális és Gyámügyi Iroda Tavasziné Engi Marianna, Ügyfélszolgálati és Okmányiroda Gáspár Júlia, költségvetési ügyintéző Peczánkáné Szőke Judit, gazdasági ügyintéző 2. Fejlesztési célok A felmérés alapján egyértelműen meghatározhatók a fejlesztési részterület céljai. Az elsődleges cél a költségvetési tervezés során az intézmények, illetve az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi felügyeletének, adatszolgáltatási kötelezettségének erősebb kontrollálása, ezáltal a költségvetési terv megvalósíthatósági kockázatainak csökkentése. 2
3. Fejlesztési javaslatok A helyzetfeltárás az alábbi fő hiányosságokra mutatott rá: - Az önkormányzati költségvetés tervezési folyamatát jogszabály rögzíti, azonban ez igen tág kereteket biztosít a tervezéshez. A 2008-as ÁSZ jelentés szerint A Polgármesteri hivatalban a költségvetés tervezési és a zárszámadás készítési folyamatok szabályozottságának hiányosságai közepes kockázatot jelentettek a feladatok szabályszerű végrehajtásában, mivel a jegyző nem határozta meg az intézmények részére a költségvetési javaslat összeállításával kapcsolatos követelményeket. - A készített interjúk alapján megerősíthető, hogy a tervezési folyamat nem pontosan rögzíti az egyes szereplők pontos feladat-és hatáskörét, és ennek következtében sok esetben túl hosszú, felesleges konfliktusokkal terhelt és nem átlátható. - Az egyes költségvetési intézmények, gazdasági társaságok nem motiváltak a takarékosságra, hiszen a megtakarítással nem ők gazdálkodnak. Az intézmények által szolgáltatott adatok ellenőrzése nem megoldott, sokszor akadozik az adatszolgáltatás. Mindezek alapján az alábbi fejlesztési javaslatok fogalmazhatóak meg: 2.d.1. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi felügyeletének felülvizsgálata A javaslat a gazdasági társaságok ellenőrzésének felvételét tartalmazza a 2010 évi belső ellenőrzési tervbe. 2.d.2. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi adatszolgáltatási kötelezettségeinek szabályozása Az érintett munkatársak (vezetőség, pénzügyi osztály) részvételével egy műhelymunka lebonyolítása, ahol kidolgozásra kerül egy javaslat az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi adatszolgáltatási kötelezettségeinek szabályozásáról. Ezt követően a javaslat véleményeztetése, jóváhagyása, majd bevezetése történik. 3
II. Programterv Összefoglaló táblázat a fejlesztési célokról (programterv, akcióterv) Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Határidő Felelős 2.d.1. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi felügyeletének felülvizsgálata 2.d.2. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi adatszolgáltatási kötelezettségeinek szabályozása A gazdasági társaságok ellenőrzésének felvétele a 2010 évi belső ellenőrzési tervbe Workshop keretében javaslatok kidolgozása 2010.02.28 Javaslatok véleményezése 2010.05.31 Akcióterv / Programterv (A/P) 2009.12.31 Jegyző A Aljegyző (koordináció) Javaslatok rögzítése, bevezetése 2010.12.31 P A A programtervek megvalósításának előzetes ütemezése Programterv 2009/2 2010/1 2010/2 2011/1 2011/2 2012/1 2012/2 2.d.2. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi adatszolgáltatási kötelezettségeinek szabályozása (Javaslatok rögzítése, bevezetése) 4
III. Akcióterv Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Leírás Output Határidő Felelős 2.d.1. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi felügyeletének felülvizsgálata 2.d.2. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi adatszolgáltatási kötelezettségeinek szabályozása A gazdasági társaságok ellenőrzésének felvétele a 2010 évi belső ellenőrzési tervbe Módosított belső ellenőrzési terv Workshop keretében javaslatok 2010.02.28 kidolgozása Kidolgozott javaslatok Javaslatok véleményezése 2010.05.31 2009.12.31 Jegyző Aljegyző (koordináció) Az akciótervek megvalósításának előzetes ütemezése Akcióterv 2009 2010 2.d.1. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi felügyeletének felülvizsgálata 2.d.2. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok pénzügyi adatszolgáltatási kötelezettségeinek szabályozása Jelmagyarázat: Megvalósítás Nyomonkövető értékelés (audit) Nov. Dec. Jan. Febr. Márc. Ápr. Máj. Jún. 5