NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA A GAZDASÁGI ÉS VAGYONGAZDÁLKODÁSI KÖZPONT GAZDASÁGI IRODÁJÁNAK ÜGYRENDJE Elfogadva: 2015. február 27., hatályba lép: 2015. március 2-án 1
I. AZ IRODA JOGÁLLÁSA A szervezeti egység neve: Gazdasági és Vagyongazdálkodási Központ Gazdasági Iroda. Az Iroda működési helye: 4400 Nyíregyháza, Sóstói út 31/B Az Iroda a Nyíregyházi Főiskola központi szolgáltató szervezeti egysége, amely többek között gazdasági, pénzügyi, számviteli, kontrolling, bér és munkaügyi feladatokat lát el. Az Iroda feladatait a hatályos jogszabályok, a Főiskolai szabályzatok és jelen ügyrend keretei között önállóan látja el. Az egység nem önálló jogi személy. II. AZ IRODA SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE Az Iroda tevékenységét két csoportra válva végzi, bér és munkaügyi valamint számviteli, pénzügyi- és kontrolling tevékenységekre bontva: Bér és Munkaügyi Csoport Számviteli, Pénzügyi és Kontrolling Csoport Az Irodán belüli egységek nem önálló szervezeti egységek. A Bér- és Munkaügyi Csoport tevékenységét ügyvivő szakértő munkakörben a bér- és munkaügyi csoportvezető koordinálja. Közvetlen munkahelyi vezetője a gazdasági irodavezető. A Számviteli, Pénzügyi és Kontrolling Csoport tevékenységét ügyvivő szakértő munkakörben a számviteli pénzügyi és kontrolling csoportvezető koordinálja. Közvetlen munkahelyi vezetője a gazdasági irodavezető. Az Iroda vezetésével összefüggő feladatok előkészítésére az irodavezető javaslattévő, véleményező értekezletet hirdethet, amelyre meghívhatja az Iroda bármely munkatársát vagy külső szaktanácsadót, ha szükséges. A döntéseket a megfelelő egyeztetés és tanácskozás után az irodavezető hozza meg. Az értekezlet állandó meghívottja a Gazdasági és Vagyongazdálkodási Központ vezetője. III. AZ IRODA FELADATAI A Nyíregyházi Főiskola hatályos Szervezeti és működési szabályzatának 41/B. (3) határozza meg a Gazdasági Iroda főbb feladatait. Az Iroda tevékenységeinek sorában található a kontroller által végzett feladatcsoport is. Főbb feladatai közé tartozik: - a Kontroll és Monitoring Gazdasági Koordinációs Bizottság valamint a Kockázatkezelő Bizottság titkári feladatainak ellátása, - az intézményi stratégiai célok, célértékek teljesülésének folyamatos figyelemmel kísérése, a meglévő elektronikus rendszerek működtetésével, kontrollok alkalmazásával, - a kockázat elemzés koordinálása, ehhez kapcsolódó nyilvántartások vezetése, az intézkedési tervek megvalósításának folyamatos nyomon követése, 2
- az ellenőrzési nyomvonalak elkészítésének koordinálása, - a Belső kontrollrendszer működésének nyomon követése. A Bér- és Munkaügyi Csoport főbb tevékenységei: - munkaerő- és bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása - részt vesz az intézményi költségvetés összeállításában és közreműködik a beszámoló, mérleg-jelentés elkészítésében, - biztosítja a felsőbb szervek, hatóságok részére a határidős adatszolgáltatásokat, valamint előírt beszámolókat, - a Főiskola béralap felhasználásáról nyilvántartást vezet, - gondoskodik a Munka Törvénykönyve, a Közalkalmazotti Törvény, továbbá a kapcsolódó egyéb törvények és jogszabályok betartásáról, - a központosított illetményszámfejtés bevezetése miatt kapcsolatot tart a Magyar Államkincstár munkatársaival, - biztosítja a rendszeres személyi juttatások, változóbérek számfejtéséhez kapcsolódó alapadatok bizonylatainak, jelentéseinek határidőben történő beérkezését a Magyar Államkincstárhoz, - biztosítja a nem rendszeres juttatások, megbízási díjak és egyéb bérjellegű juttatások számfejtését és folyósítását határidőre, a hozzá kapcsolódó jelentések határidőben történő beérkezését a Kincstárhoz, - ellenőrzi a munkáltatói és egyéni járulékok és adók havonkénti bevallását és intézkedik a határidőben történő utalása érdekében - gondoskodik a Kincstári bérszámfejtő programból történő főkönyvi feladás elkészítéséről és átadásáról a Számviteli Pénzügyi és Kontrolling Csoport felé, - megszervezi a Számviteli Pénzügyi és Kontrolling Csoporttal történő egyeztetéseket, - részt vesz a költségvetési beszámoló és a költségvetés tervezésében a béralappal összefüggő kérdésekben - kötelessége naprakészen ismerni a központ feladatával kapcsolatos közalkalmazotti, adózási, társadalombiztosítási stb. törvényeket, jogszabályokat - kapcsolatot tart és egyeztetéseket végez az Igazgatási és Humánpolitikai Központ kijelölt munkatársával - a pénzgazdálkodási rendhez kapcsolódó aláírási jogköröket szabályozó utasításban foglaltakat betartja - ellátja az intézménynél érvényen lévő FEUVE-hez (Folyamatba Épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés) kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalban a csoport számára meghatározott ellenőrzési feladatokat. A Számviteli, Pénzügyi és Kontrolling Csoport főbb tevékenységei: - részt vesz az intézményi költségvetés összeállításában és közreműködik a beszámoló elkészítésében, - közreműködik a jóváhagyott kiadási és bevételi előirányzatok szerinti gazdálkodás végrehajtásában, - végzi a Főiskola pénzgazdálkodásával kapcsolatos feladatokat, biztosítja a készpénzforgalmat, ellenőrzi a kifizetések és bevételek jogosságát, - ellátja a pénzügyi elszámolásokkal kapcsolatos feladatokat, - ellenőrzi és ellenjegyzi a főiskola számlájára érkező bevételeket illetve kiadásokat, - a gazdálkodási egységek részére jóváhagyott pénzügyi keretek felhasználásával kapcsolatos tájékoztatásban, egyeztetés bonyolításában részt vesz, - saját hatáskörű előirányzat módosítással kapcsolatos feladatok ellátása, rendezése a Magyar Államkincstár felé, a felügyeleti szerv egyidejű tájékoztatása mellett, 3
- a felügyeleti szerv hatáskörébe tartozó előirányzat módosítással összefüggő feladatok végzése, - bevételek teljesítésének folyamatos figyelemmel kísérése, - kialakítja, és karbantartja a témaszámok rendszerét, a kötelezettségvállalási rendet, - irányítja az azonosítatlan bevételek és kiadások rendezését, a pénzforgalom Egységes Rovatrend Azonosítóinak rendezését, a kiadási előirányzatok és teljesítések egyeztetését főkönyvvel és a Kincstárral, - számvitel részére feladás készítése az előirányzat változásokról. - folyamatosan tájékoztatja a kancellárt és közvetlen munkahelyi vezetőjét a költségvetési kiadások bevételek alakulásáról, - a csoport dolgozóinak a munkakörük ellátásával és a munkafegyelemmel kapcsolatosan szóban vagy írásban utasítást ad, - a csoport dolgozóinak távolléte esetén megszervezi azok helyettesítését, - köteles ellátni az irányítási vonal szerinti felettes vezetők utasítása esetén a jelen munkaköri leírásban nem szereplő, de a munkakörhöz tartozó feladatokat is, - kialakítja a számviteli törvény, valamint az előírt beszámolási kötelezettség elvárásainak megfelelő nyilvántartásokat, - részt vesz az intézmény szabályzattervezeteinek kidolgozásában, - biztosítja a főiskola eszközeinek, az anyagoknak nyilvántartását, a szabályszerű eszköz, anyaggazdálkodást, - a szabályszerű leltárfelvételről gondoskodik, - részt vesz az intézmény egységeire bontott részletező nyilvántartások kódrendszereinek, témaszámainak kialakításában, - közreműködik a számlavételi egységek meghatározásában, a közvetlen és közvetett ráfordítások módszerének kidolgozásában, a kódok kialakításában, - ismeri és alkalmazza az államkincstár által használt Egységes Rovatrend Azonosítókat, - gondoskodik arról, hogy a bizonylatok kontírozása és könyvelése a mindenkor érvényes számviteli törvény, jogszabály és belső szabályzatoknak megfelelően történjen, - kontrollálja az ÁFA- törvény szerinti bevallást és előkészíti annak pénzügyi rendezését, - részt vesz az intézmény éves beszámolójának, a negyedéves mérleg-jelentéseknek, az éves szöveges beszámolójának összeállításában, - biztosítja a felsőbb szervek, hatóságok részére (EMMI, Magyar Államkincstár stb.) a határidős adatszolgáltatásokat, - ellátja az intézménynél érvényen lévő a csoport tevékenységéhez tartozó - FEUVEhez (Folyamatba Épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés) kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalban meghatározott ellenőrzési feladatokat. IV. AZ IRODAVEZETŐ FELADAT - ÉS HATÁSKÖRE A Gazdasági Iroda vezetője munkakörét tekintve ügyvivő szakértő, beosztása gazdasági irodavezető. Közvetlen munkahelyi vezetője a Gazdasági és Vagyongazdálkodási Központ vezetője. Az Iroda vezetőjének megbízására pályázat útján kerül sor. A Szenátus rangsorolását követően három éves határozott időre az irodavezetőt a Kancellár bízza meg. A vezetői megbízás az eredeti eljárással azonos módon nyilvános pályázat alapján több alkalommal 4
meghosszabbítható. Az irodavezető főbb feladatai: - Nyíregyházi Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzatának 41/B. (3) meghatározott, a Gazdasági Iroda feladatkörébe tartozó tevékenységek irányítása és koordinálása, - kialakítja a számviteli törvény, valamint az előírt beszámolási kötelezettség elvárásainak megfelelő nyilvántartásokat, - ellenőrzi a gazdasági folyamatokat a jogszabályok és a belső szabályzatok betartása mellett, - gazdasági, pénzügyi, bérgazdálkodási, kontrolling adminisztrációs tevékenységek szakmai irányítása, ellenőrzése, koordinálása, - kidolgozza az központ munkáját érintő szabályzattervezeteket, - az irányítása alá tartozó dolgozók felett közvetlen utasítási jogkörrel rendelkezik. - elkészíti az Iroda dolgozóinak munkaköri leírásait, időnként azokat felülvizsgálja, ha szükséges átdolgozza, - szükség esetén javaslatot dolgoz ki a vezetésére bízott iroda esetleges átszervezésére, folyamatszervezési intézkedéseire vonatkozóan, - az intézmény, oktatási, funkcionális és szolgáltató egységeivel biztosítja a jó együttműködést, - biztosítja a felsőbb szervek, hatóságok részére a határidős adatszolgáltatásokat, valamint előírt beszámolókat, - a költségvetési tervezéssel és a beszámolással, a gazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása, többek között összeállítja az intézmény éves költségvetés tervezetét, valamint határidőre elkészíti az intézmény éves beszámoló-jelentését, és a negyedéves mérlegjelentéseket, és részt vesz az éves szöveges beszámoló-tervezetet összeállításában, - biztosítja a főiskola eszközeinek, forrásainak nyilvántartását, a szabályszerű gazdálkodást, - a szabályszerű leltárfelvételről gondoskodik, - részt vesz az intézmény egységeire bontott részletező nyilvántartások kódrendszereinek, témaszámainak kialakításában, - közreműködik a számlavételi egységek meghatározásában, a közvetlen és közvetett ráfordítások módszerének kidolgozásában, a kódok kialakításában, - ismeri és alkalmazza az államkincstár által használt Egységes Rovatrend Azonosítókat, - gondoskodik arról, hogy a bizonylatok kontírozása és könyvelése a mindenkor érvényes számviteli törvény, jogszabály és belső szabályzatoknak megfelelően történjen, - kontrollálja az ÁFA- törvény szerinti bevallást és előkészíti annak pénzügyi rendezését, - az előirányzati keretszámok teljesítését figyelemmel kíséri, - ellátja az intézménynél érvényen lévő FEUVE-hez (Folyamatba Épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés) kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalban meghatározott ellenőrzési feladatokat, - minden olyan feladat elvégzése, amelyre közvetlen munkahelyi vezetője, illetve a munkáltatói jogkör gyakorlója utasítást ad. Valamennyi egyéb kérdésben a működés feltételeit és rendjét az SZMSZ, annak mellékletei valamint a Kollektív Szerződés határozza meg. Az Iroda munkatársai munkarendjére a Kollektív Szerződés előírásai vonatkoznak, időbeosz- 5
tását az irodavezető határozza meg a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Gazdasági Iroda ügyrendjét a Szenátus az IHK/111-29/2015. (február 27.) számú határozatával, 2015. március 2-i hatállyal fogadta el. Nyíregyháza, 2015. február 27. a Szenátus nevében: Prof. Dr. Jánosi Zoltán rektor 6