Felhasználói kézikönyv
Tartalomjegyzék BEJELENTKEZÉS AZ IKTATÓ MODULBA...3 ALAPADATOK...3 IKTATÓKÖNYVEK...4 ALIKTATÓKÖNYVEK...5 FORMÁK...7 TÉMÁK...8 KATEGÓRIÁK, BESOROLÁSOK...9 PARTNER FELVITELE...10 PARTNER MÓDOSÍTÁSA...13 PARTNER TÖRZSADATOK...16 SAJÁT CÉG ADATAI...18 FELDOLGOZÁS...19 IKTATÁS...19 MÓDOSÍTÁS...27 NYOMTATÁS...28 IKTATÁSOK...28 HATÁRIDŐS IKTATÁSOK...29 STATISZTIKAI ADATOK...30 POSTAKÖNYV...30 PARTNEREK...31 2
Bejelentkezés az Iktató modulba Az iktatás modulba történő bejelentkezéshez egyszer kattintsunk az egér bal gombjával az indítópulton az iktatásra. Ekkor megjelenik a bejelentkező képernyő, ahol a legördíthető menüből először céget választhatunk. Mivel jellemzően ugyanabban a cégben dolgozunk, ezért alapértelmezett beállításként mindig az utoljára választott cég szerepel. Szintén megjegyzi a program az utolsó felhasználónevet is, így csak a jelszó beírása szükséges, illetve az esetleges dátumválasztás, majd a rendbenre kattintva bejelentkezhetünk. (megjegyzés: munkánk során a frissítések letöltése és telepítése után találkozhatunk majd a szerverfrissítéssel. Ha a Servantes számára szerverfrissítés kell, erről figyelmeztető üzenetet kapunk, ilyen esetekben a következő teendőnk lesz: Írjuk be az sa felhasználónevet /system administrator = rendszergazda/ majd a hozzá tartozó jelszót Kattintsunk a részletek fülre, majd válasszuk a csak a kiválasztott cégnél opciót, mely arra vonatkozik, hogy mely cégeken szeretnénk szervert frissíteni Kattintsunk a rendbenre, majd a biztonsági figyelmeztető kérdésre /A SERVER frissítést csak a Parallel Kft, és a system administrator végezheti biztonságosan! Biztosan folytatja?/ adjunk igen választ. Alapadatok Az alapadatokon belül tudjuk meghatározni az modul számára nélkülözhetetlen dolgokat, mint például az egyes iktatókönyveket, az iktatandó témákat, kategóriákat, besorolásokat, illetve itt van lehetőségünk partnerek adatainak rögzítésére és módosítására. 3
Iktatókönyvek 1. funkciója: Ebben a menüpontban tudjuk felrögzíteni a Servantesbe azokat az iktatókönyveket, melyekbe később a bejövő és kimenő levelezést rögzíteni fogjuk. Az iktatókönyvek kialakításának logikája tetszőleges lehet, a kézikönyv példái során a szervezeti egységek szerinti felépítést fogjuk választani. 2. működése: új iktatókönyv felviteléhez kattintsunk a felvitel gombra. Ekkor aktívvá válik a megnevezés mező, ahova beírhatjuk az iktatókönyv nevét. A Servantes az egyes iktatókönyveket folyamatos növekvő sorszámozással látja el, ennek a későbbiek során jelentősége nincs az ban történő munkavégzés során. Már meglévő iktatókönyv módosításához a módosításra váró iktatókönyv sorára kattintunk, majd a módosítás gombra. Ekkor ismét tudunk írni a mezőkbe, majd a módosítás végeztével ne felejtsük el megnyomni a mentés gombot, hiszen anélkül a változtatások elvesznek. 3. példa: vigyünk fel egy ügyvezetői iktatókönyvet, ahol a későbbiek során az ügyvezetőtől származó, illetve neki érkező dokumentumokat fogjuk iktatni. Kattintsunk a felvitel gombra, majd írjuk be a megnevezés mezőbe, hogy ügyvezető igazgató. Tetszés szerint további iktatókönyveket vihetünk fel a modulba, amely leginkább megfelel a vállalkozásunk levelezésének nyilvántartására. 4
Aliktatókönyvek 1. funkciója: rendszeradat beállítás függvényében a Servantes lehetőséget biztosít az egyes iktatókönyveken belüli további tagolás érdekében aliktatókönyvek használatára. Tehát egy-egy nagyobb adattartalmú iktatókönyvet így több kisebb részre bonthatunk, azonban mégis megmarad az egysége, tehát egy iktatókönyv bejegyzéseinek visszakeresésekor minden egy helyen marad. 2. működése: aliktatókönyv használatához a karbantartás > globális rendszeradatok > iktatás fülön ki kell választanunk az aliktatókönyv használata opciót. Tehát ha szükséges, tegyünk egy pipát a sor előtt lévő négyzetbe. 5
Ekkor aktívvá válik a az aliktatókönyvek menüpont. A fenti legördíthető menüből válasszuk ki azt az iktatókönyvet, amelyet tovább szeretnénk tagolni, majd kattintsunk a felvitel gombra. A megnevezés mezőbe írjuk be az aliktatókönyv nevét, melyet a Servantes automatikusan ellát egy folyamatos növekvő sorszámozású kóddal. A megnevezés beírása után nyomjuk meg a mentés gombot. Egy meglévő aliktatókönyv módosításához kattintsunk a módosítás gombhoz, írjuk át a nevét, majd nyomjuk meg a mentés gombot. 3. példa: a gazdasági osztályunkat bontsuk meg két részre, legyen egy számviteli és egy pénzügyi csoport is az iktatókönyvön belül. A fenti legördíthető menüből válasszuk ki a gazdasági osztályt, majd kattintsunk a felvitel gombra, és írjuk be a megnevezéshez, hogy számviteli csoport. Ugyanezt megismételve vigyünk fel egy pénzügyi csoportot is. Egy-egy aliktatókönyv felvitele után nyomjuk meg a mentés gombot. 6
Itt tudjuk kiválasztani az iktatókönyvet, amelyet alá szeretnénk bontani Formák 1. funkciója: egy vállalkozás levelezése különböző formátumokban történhet, így például levélben, e- mailben, faxon, stb Ezen formátumok rögzítésére van lehetőségünk ebben a menüpontban. 2. működése: új formátum felviteléhez kattintsunk a mentés gombra, majd a megnevezés mezőbe írjuk be a formátum nevét. Ha végeztünk, nyomjuk meg a mentés gombot. Egy már meglévő formátum módosítása pedig a módosítandó tétel kijelölésével, majd a módosítás gombra kattintás után a név átírásával történhet. Módosítás után se felejtsük el megnyomni a mentés gombot. 7
Témák 1. funkciója: a vállalkozásunknál különböző témákban jöhetnek létre iratok, legyen szó akár belső vagy külső kommunikációról, bejövő vagy kimenő levelezésről. Ezen témák előzetes rögzítésére van lehetőség a Servantes témák menüpontjában, így később az iktatások rögzítése során az iktatott tételek ezen témákba sorolva vihetők fel a Servantesbe. 2. működése: új téma felviteléhez kattintsunk a felvitel gombra, majd a megnevezés mezőbe írjuk be a téma nevét. A Servantes automatikusan ABC sorrendbe rendezi a felrögzített témákat, hogy a későbbiekben az iktatások rögzítése során könnyebben visszakereshetőek legyenek az egyes témák. A téma felvitele után nyomjuk meg a mentés gombot. Meglévő témán pedig a módosítás gomb segítségével tudunk módosítani a már jól ismert módon, kattintsunk a módosítandó témára, a módosítás gombra, majd a javítás végeztével a mentés gombra. 3. példa: vigyünk fel néhány témát, amelyek a későbbiekben előfordulhatnak a kimenő-bejövő levelezés nyilvántartása során. Példánkban az új szerződésekkel kapcsolatos levelezés külön témát fog képezni, ezért vigyünk fel egy új szerződés témát. Nyomjuk meg a felvitelt, majd írjuk be a megnevezéshez az új téma szöveget, végül kattintsunk a mentés gombra. 8
Kategóriák, besorolások 1. funkciója: a kategóriák és a besorolások olyan egyedi csoportosítási lehetőséget teremtenek a Servantesben, melyek segítségével további szempontok alapján kategorizálhatjuk az iktatás modul bejegyzéseit. Ha a témák és formák nem jelentenek elegendő lehetőséget a kategóriák kialakításához, akkor e két menüpont segítségével megoldhatjuk. 2. működése: kattintsunk a felvitel gombra, majd a megnevezés mezőbe írjuk be a kategória vagy besorolás nevét, majd nyomjuk meg a mentés gombot Ami felvitelre került az ABC sorrendben lesz megtekinthető, a feldolgozáskor is. Már meglévő kategória vagy besorolás módosításához pedig a módosítani kívánt sort kiválasztva a módosítás gombra kattintunk, majd a javítás végeztével nyomjuk meg a mentés gombot. 3. példa: vevőinkkel kapcsolatos levelezésünket különböző kategóriákba csoportosítjuk annak megfelelően, hogy milyen szerződésben állunk velük. Így hozzunk létre nagyker, kisker és viszonteladó kategóriákat, ahova a vevőkkel kapcsolatos levelezéseket majd besorolhatjuk. 9
Partner felvitele 1. funkciója: a partner felvitele menüpontban a Servantesben még nem szereplő partnerek rögzítésére van lehetőség. Köztük lehet vevő, szállító, hivatali szerv, alkalmazott, vagyis mindenki, aki valamilyen szempontból kapcsolatban áll a vállalkozásunkkal, és emiatt előfordulhat hogy valamilyen rögzítésre kerülő gazdasági esemény szereplője lesz. A partner nevén, telephely címén, levelezési címén kívül felvihetjük az egyéb kiegészítő adatait is, úgy mint az azonosító kártyáinak számai, telefonos elérhetősége, fax száma, e-mail címe, rendelhetünk hozzá hitelkeretet, egyedi fizetési határidőt, személyre szabott késedelmi kamat %-ot, pénzügyi partnert, stb 2. működése: a név mezőbe értelem szerint a partner neve kerül, cím felvitelénél azonban már két lehetőségünk van. Az egyik, hogy közvetlenül a név alá, a cím mezőbe írjuk be egybe, a másik, hogy igénybe vesszük a cím listából funkciót. Ekkor a partner törzsadatok menüpontban (leírása mindjárt) szereplő, már korábban rögzített adatokból válogathatunk, 1
ez egyrészt gyorsabb, másrészt elkerülhető válik általa az, hogy például az Ady Endre utcában lakó partnerek szerepeljenek a programban több különböző, mégis egyforma címmel, tehát Ady E. utca, Ady Endre utca, Ady utca, Ady E. u., Ady Endre u., stb. Ha egyszer felrögzítünk egy Ady Endre utcát, akkor utána a listából mindig ezt az egyet fogjuk tudni kiválasztani, és minden ebben az utcában lakó partner neve mellé egységesen ez kerül. Az utóbbi módszer alkalmazásához kattintsunk a helység vagy az utca mező utáni négyzetre, ekkor egy keresési ablak jelenik meg, melyben megjelenik az összes eddig már felrögzített helység, illetve utca neve. A megfelelő kiválasztásához kattintsunk rá kétszer, vagy egyszer és utána a kiválaszt gombra. A házszám, jel, emelet, ajtó mezők kitöltése értelemszerű. A vevő és szállító főkönyvi számok mezők kitöltésének elsősorban a főkönyv, pénzügy és a különböző számlázó modulok működése szempontjából van jelentősége, így az iktatás modul tárgyalása során erre külön nem térünk ki. 3. beállítások, feltételek hatására milyen változások vannak: a karbantartás > globális rendszeradatok menüpontban található beállítás függvényében itt kétféle képernyővel találkozhatunk. Most az egyszerűsített partner felviteli képernyőt mutatjuk be, amennyiben az Ön vállalkozása a szerződéses alapút használja, akkor valamely számlázó modul kézikönyvében részletesebben tájékozódhat annak felépítéséről és működéséről. 4. példa: vigyünk fel a Parallel kft-t, mint partnert az adatbázisunkba. Ezt megtehetjük az alapadatok, partner felvitele menüpontból, vagy az ikonok közül kiválasztva a partner felviteli ikont. A névhez írjuk be: Parallel kft. A címet beírhatjuk egyben, ez értelemszerű, vagy választhatjuk a listás címbevitelt. Éljünk az utóbbi lehetőséggel, most bonyolultabb lesz, de a későbbi munkánkat mindenképp megkönnyíti. Az irányítószámhoz írjuk be a 1143-at, majd kattintsunk a helység mező utáni négyzetre. Itt megjelenik minden eddig már rögzített helység, esetünkben azonban a lista üres lesz. A helység kiválasztása ablak alsó részén kattintsunk az új helység gombra, majd az így megjelent helységek felvitele és módosítása ablakban a felvitel gombra. A helység neve mezőbe írjuk a Budapest nevet, majd nyomjuk meg a mentés gombot. Lépjünk ki a mégsem gombbal, majd az immáron a listánkban szereplő Budapestre kattintsunk kétszer, vagy egyszer majd utána a kiválaszt gombra. Ekkor a Budapest bekerül a helység mezőbe. Az utca felvitelénél ugyanezt a 1
menetrendet követjük, azzal a különbséggel, hogy az utca felvitelénél csak a Szobráncot kell beírnunk, míg az utca a jobb oldali legördíthető menüből választható ki. A partner törzsadatok felviteléről később még részletesebben is szót ejtünk. Ha megvan mind a helység, mind az utca, írjuk be a házszámot: 5. Eltérő levelezési cím esetén a partner felviteli ablak alsó részében az iménti módon rögzíthetnénk a levelezési címet, esetünkben hagyjuk a program által beírt címet, hiszen az megegyezik a levelezési címmel. A kiegészítő adatok fülön rögzíthetjük a Parallel fontosabb kiegészítő adatait, úgy mint a kapcsolattartó neve, a kft. telefonszáma (06-1-273-33-10), faxszáma (273-33-11), e-mail címe (parallel@parallel.hu), stb. Az egyedi fizetési határidőknek azon moduloknál van jelentősége, melyekből számlát tudunk kiállítani. 1
Partner módosítása 1. funkciója: a már korábban rögzített partnerek adatainak változásait rögzíthetjük ebben a menüpontban, tehát az adott partner nevét, címét, kiegészítő adatait azok változása esetén itt módosíthatjuk. 2. működése: partner keresési ablakkal indul a menüpont, azaz először ki kell választanunk azt a partnert, akinek változás történt az adataiban. Itt kereshetünk azonosítóra, névre, címre, illetve az összetett keresés opciót választva bármilyen azonosítóra, amit rögzítettünk a partnerrel kapcsolatban. Ha nem adunk meg semmilyen szűkítő feltételt, tehát üresen hagyjuk valamennyi keresési feltételt, akkor az összes eddig rögzített partnerünket megtalálja a Servantes, ez azonban nagy mennyiségű partner esetén a számítógép teljesítményétől függően hosszabb ideig is eltarthat (néhány másodperc), így érdemes mindenképp valamilyen szűkítési paramétert megadni. Miután a keresés eredménye ablakból kiválasztjuk a keresett partnert, a rendben gomb megnyomásával a partner felviteli ablakot kapjuk, ahol a változást rögzíthetjük. A keresés eredménye ablakban a találatokat főleg nagy mennyiségű találat esetén sorba rendezhetjük többféle szempont szerint is, ezek listája az ablak alján látható sorrend nevű legördíthető menü segítségével állítható be. 3. beállítások, feltételek hatására milyen változások vannak: a karbantartás, lokális rendszeradatok menüponton belül eldönthetjük, hogy egy-egy keresés alkalmával milyen feltétel szerint akarjuk megadni a keresési paramétereket. Két opcióból választhatunk, kezdődik vagy tartalmazza. Kezdődik opció választása esetén csak az olyan találatokat fogunk látni, amelyek a beírt karakterekkel kezdődnek. Ezen opció választása kevesebb találatot eredményez, tehát elvileg megkönnyíti a keresést, ugyanakkor használata megfontolást érdemel, hiszen ha nem emlékszünk arra, hogy az adott partnernek pontosan hogy kezdődik a neve, akkor előfordulhat hogy nem fog szerepelni a találatok között, holott pont őt keressük! A példa kedvéért a Vevő 2003 Magyarország Kft. nevű partner keresése esetén, ha nem emlékszünk arra, hogy Vevővel kezdődik, csak arra, hogy egész biztosan benne van a nevében a Magyarország szó, akkor hiába írjuk be utóbbit a keresési ablakba, nem fog a találatok között szerepelni, hiszen keresési beállításként a kezdődik 1
opciót választottuk. Tartalmazza beállítás esetén viszont egészen biztosak lehetünk abban, hogy a találatok között lesz a Vevő 2003 Magyarország Kft. is, viszont ha a partnereink között van több olyan, melynek nevében benne van a Magyarország, vagy akár csak a magyar szó, mind a találatok között fog szerepelni. Több találat, de garantáltan közöttük lesz az általunk keresett is. 4. példa: az imént rögzített Parallel kft. adatain változtassunk, adjuk meg a kapcsolattartó nevét is, amit az imént elfelejtettünk. A partner keresési ablakba a partner rövid nevéhez (második sor) írjuk be a kft nevét. Ehhez nem kell végig írnunk a teljes nevet, beállítástól függően ugyan, de esetünkben most elég beírni a par szótagot, majd a keresésre kattintani, a Parallel ott lesz a találatok között. Kattintsunk a rendben gombra, majd írjuk be a kapcsolattartó nevét, végül a változások rögzítéséhez nyomjuk meg a mentés gombot. 1
Összetett kereséssel további szempontok alapján kereshetünk 1
Találati képernyő: Több találat esetén ide kattintva választhatjuk ki a sorrendet közöttük Partner törzsadatok 1. funkciója: a partner törzsadatokban a partnerek adatainak felvitelét könnyíthetjük meg azáltal, hogy előre rögzítjük a lehetséges települések, utcák, bankok nevét, ezáltal később, a partnerek felvitelénél csak választanunk kell a már korábban rögzített listából. Ez egyfelől megkönnyíti a munkát, másrészt biztosítja azt, hogy ugyanaz a település, utca, stb ne szerepeljen több különböző néven, mivel ez keveredést okozhat a későbbi munkavégzés során. 2. működése: több almenüpontból áll, utcák, utcatípusok, települések és bankok. Mivel működésük ugyanolyan, csak az utcák felvitelét mutatjuk be részletesen, a többire csak felületesen térünk ki. Az utcák felvitelénél nyomjuk meg a felvitel gombot, majd az utca mezőbe írjuk be az adott utca nevét, ez most legyen Fő. A mellette jobbra lévő legördíthető menüből válasszuk ki az utcát. Az utca kódját automatikusan generálja a program, 1-től 1
felfelé haladva folyamatosan. Nyomjuk meg a mentést, és máris megvan az adatbázisban a Fő utca. A legördíthető menüben egyelőre az út, utca páros szerepel, ezt további kategóriákkal az utcatípusokban bővíthetjük (tér, köz, sétány, fasor, körút, stb ). A helységek rögzítése ugyanezzel a módszerrel történik, míg a bankok felvitelénél a bank nevén kívül meg kell adnunk a bankot azonosító első 8 karaktert is, illetve lehetőség van a SWIFT kód megadására is. 3. példa: a Fő utcát már rögzítettük az imént az utcák között, most rögzítsük a tér kategóriát az utcatípusok közé. Ehhez kattintsunk az utcatípusok menüpontban a felvitel gombra, majd írjuk be: tér. Ezután kiválaszthatjuk az utcák rögzítésekor a teret is, mint utcatípust. A helységek közé, szintén a felvitel gomb megnyomása után írjuk be, Debrecen, majd nyomjunk mentést. Így a településeink közül most már Debrecent is választhatjuk a listás rögzítés választása esetén. A bankok menüponton belül rögzítsük fel a Magas Hozam Bankot (avagy tetszőleges valójában létező hitelintézetet), a számlaszámhoz pedig írjuk be az első 8 karakterét, 12345678. A rögzítéshez nyomjunk mentést. További almenüpontokra oszlik a partner törzsadatok menü, ezt a sor végén látható jobbra mutató nyíl jelzi 1
Saját cég adatai 1. funkciója: a Servantest használó cég adatainak feltöltésére szolgáló menüpont, az itt feltöltésre kerülő adatok kerülnek rá a vállalkozás által elkészített nyomtatványokra (számlák, pénztárbizonylatok, megrendelések, szállítólevelek, stb). 2. működése: három fülből áll, alapadatok, cég adatok, kiegészítő adatok, valamint az alsó felén található bankszámlákból. Az alapadatok között a vállalkozás nevét, címét, a cég adatok között különböző azonosító számait, a kiegészítő adatok között pedig elérhetőségeit lehet rögzíteni. A bankszámlák között értelemszerűen a vállalkozás által vezetett bankszámlákat lehet rögzíteni. 3. példa: rögzítsünk egy Minta Rt. nevű partnert. Rövid névként adjuk meg a Minta Zrt. nevet, cégszerű névként a Minta Zártkörűen működő részvénytársaság nevet. Az irányítószám, helység, utca megadása ugyanúgy történik, mint a partner rögzítése során, azzal a különbséggel, hogy itt nincs mód a listás választásra. A cég adatok között töltsük fel vállalkozásunk adószámát, cégjegyzék számát, kiegészítő adati között pedig telefon- és faxszámát, valamint e-mail címét, továbbá ha használ külön postafiókot a levelezéshez, akkor a postafiók számát. Bankszámlák között csak olyan bankok további adatainak rögzítésére van lehetőség, melyet már korábban rögzítettünk a partner törzsadatok menüpont bankok almenüpontjában. Hibás IBAN előtag illetve bankszámla esetén a program figyelmeztető üzenetet ad, ezzel biztosítva, hogy ilyen fontos adatok rögzítése esetén ne hibázzunk. 1
Feldolgozás A feldolgozás menüpontban történik a tényleges munkavégzés, tehát itt tudjuk rögzíteni az iktatandó dokumentumokat, módosításra, bővítésre visszakeresni az esetlegesen előforduló módosítandó bejegyzéseket. 1. funkciója: itt történik az iktatások felvitele, a tételek témájának, formájának, állapotának, határidejének, tehát minden fontos azonosítójának meghatározása. 2. működése: az iktatások felvitele ablak négy fülből áll. Az iktatószámot a Servantes határozza meg növekvő sorrendben, míg a manuális iktatószám meghatározása kétféleképpen történhet. Az első variáció a nevéből eredően manuálisan, tehát tetszés szerint kézzel felrögzítve egy a dokumentum számára megfelelő iktatószámot. 1
Amennyiben ez így nem megfelelő, választhatjuk az automatikus iktatószámmal történő ellátást. Ehhez a karbantartás > globális rendszeradatok > iktatás fülön pipáljuk be a manuális iktatószám automatikus számozása iktatókönyv-aliktatókönyv alapján négyzetet, így a Servantes maga fogja generálni a manuális iktatószámot a következő formátumban: iktatókönyv sorszáma / aliktatókönyv sorszáma / év / bejegyzés sorszáma az adott iktatókönyvben. 2
Ide tegyünk pipát, ha aliktatókönyvet is szeretnénk használni A manuális iktatószám használata esetén állítható, hogy a rögzítés éve, vagy sorszáma legyen az utolsó karakter. Ez szintén a Karbantartás/Globális rendszeradatok/ Manuális iktatás felépítése: rögzítés sorszáma rögzítés éve lehet állítani. A származás mező tartalma az iktató modulban közvetlenül tételt felrögzítve mindig iktatás lesz, de a Servantes más moduljaiban is van lehetőség az iktatás számára tételt átadni (pl.: fizetési felszólítók adatairól a pénzügyben), így más modulból származó tételek esetében ott szerepelhet egyéb modul neve is. Az iktatókönyv és az aliktatókönyv kiválasztása a legördíthető menük segítségével történik, azon könyvekből választhatunk, melyeket korábban az alapadatok között rögzítettünk. 2
Az irány kiválasztása szintén legördíthető menü segítségével történik, itt azonban a programban előre tárolt négy lehetőség közül választhatunk, kimenő, beérkező, belső kimenő, belső beérkező. A forma kiválasztása az előzőekkel megegyező módon történik, a téma kiválasztásánál azonban két lehetőségünk van. Amennyiben belekattintunk a mezőbe, választhatunk az alapadatok között előre rögzített témák közül. Előfordulhat azonban, hogy olyan egyedi esettel találkozunk, amely sem korábban, és várhatóan a későbbiekben sem fog előfordulni, ezért fölösleges lenne emiatt egy témát az alapadatok között rögzíteni. Ekkor kattintsunk ki a mezőből, melynek hatására eltűnik a legördíthető menü, és azt írunk a téma mezőbe, amit szeretnénk, annak nem kell megfelelnie egyetlen előre rögzített témának sem. Ha mégis meggondoljuk magunkat, kattintsunk kétszer a téma mezőbe, ekkor újból megjelenik a legördíthető menü. Amennyiben nem praktikus folyamatosan az egérrel kattintani, és otthonosabban használjuk a billentyűzetet, az egyes mezők között a tabulátor vagy enter billentyűkkel is válthatunk, míg a legördíthető menük esetében a kiválasztani kívánt tételhez írjuk be annak kezdőbetűit. Több azonos kezdőbetűvel rendelkező megnevezés esetén az ABC sorrendben első fog megjelenni, a le és fel nyilak segítségével léphetünk tovább az alatta vagy fölötte lévő tételhez. A kezelés és az állapot megadása a megszokott módon történik, feladót a Servantes alapadatok között rögzített partnertörzsből tudunk választani. Ehhez vagy a feladó mellett található kis figurákat szimbolizáló gombra kell kattintani és ott megkeresni a partnert, vagy a nevének kezdőbetűit begépelni. A keletnél alapértelmezett esetben a belépéskori dátum szerepel, míg az iktatószám a küldőnél mezőbe a beérkező dokumentumok küldő által megadott iktatószámát írhatjuk be. Adatnyilvántartási céllal megadható: Iktatószám 1 és Iktatószám 2. Rögzíthetünk fel határidős iktatásokat, a határidőt gépeljük be. Ezekre a későbbiekben kereshetünk. A kész dátumot az iktatás végleges lezárultakor praktikus kitölteni. Címzetteket név vagy azonosító kód alapján tudunk választani, tévesen választott címzett esetén pedig a sor előtt található ollót jelképező gombra kattintva törölhetjük. 2
A tartalom fülre átkattintva rögzíthetjük a dokumentum tartalmát, míg az ablak alsó felében a csatolás gombra kattintva fájlt csatolhatunk az iktatáshoz, vagy hivatkozhatunk egy közös meghajtóra felmásolt dokumentumra. A csatolni kívánt fájlt a fájl neve és útvonala mező melletti mappára kattintva keressük meg, adjunk neki nevet, illetve válasszuk ki, hogy csatolni szeretnénk, vagy csak hivatkozunk rá. Csatolás esetében a fájl ténylegesen része lesz az iktatásnak, ami növeli az adatforgalmat, míg hivatkozás esetén csupán egy linket adunk meg, ahonnan a mellékelt fájl elérhető és megnyitható. Vigyázzunk, a hivatkozott fájl csak akkor nyitható meg más számára is, ha olyan helyen van tárolva, amihez más is hozzáférhet, aki foglalkozik az iktatásokkal. Tehát a saját gépen rögzített, majd onnan hivatkozott fájl más számára megnyithatatlan lesz. Hivatkozás esetén célszerű a szerver gépen kijelölni olyan mappát, mappákat, ahova az iktatáshoz szükséges dokumentumokat bárki feltöltheti. Ha a csatolással végeztünk, nyomjuk meg a mentés gombot. 2
Ide kattintva hivatkozunk rá, amúgy csatoljuk a kiválasztott fájlt A besorolás fülön a kategóriák és besorolások között rögzített elemek közül választhatunk. 2
A füzér fülön lehetőségünk van összefűzni egymással kapcsolatban lévő iktatásokat, például egy beérkező érdeklődésre válaszként adott ajánlatot. Így nyomon követhető egyegy levelezés teljes története a kezdettől egészen az ügy végleges lezárultáig. A meglévő iktatási dokumentum keresése gombra kattintva kereshetjük meg az éppen iktatásban lévő tételünkkel összefüggő másik, már korábban iktatott tételt. Ezt az összetett keresési képernyő segítségével tehetjük meg, majd az átjárás gombra kattintva meg is tekinthetjük a kiválasztott iktatást. Egy korábban iktatott tételt itt kereshetünk meg 2
Miután az átjárásra kattintunk a korábbi tétel kerül ide, mi pedig megnézhetjük az ezzel összefüggő iktatást Az összetett keresési képernyő működése: A meglévő iktatási dokumentum keresése gombra kattintva egy összetett szűrőképernyőt kapunk, melynek felső sorában négy mezőt láthatunk, ebből három legördíthető, míg egy mezőbe nekünk kell beírnunk a szükséges adatokat. Bal oldalról indulva az első mezőben keresési szempontokat adhatunk meg a programnak. A hagyományos szűrő képernyőhöz képest itt lényegesen több feltételt adhatunk meg, ezeket kombinálhatjuk az eredeti szűrőképernyőn megadott feltételekkel, és itt az összetett szűrőfeltételek között is többet választhatunk ki egyszerre. A második mezőben azt adhatjuk meg, hogy a kiválasztott kategória milyen relációban legyen a majd általunk megadott adatokkal. Tehát kezdődjön azzal, hogy, végződjön arra hogy, tartalmazza azt hogy, legyen vele egyenlő, ne legyen vele egyenlő, legyen kisebb vagy nagyobb. A harmadik mezőbe kerül az általunk megadott adat, ez az első mezőben kiválasztott kategória alapján lehet szám, szöveg vagy dátum. Az utolsó mező kitöltése nem kötelező, használatára akkor van szükség, ha itt nem csak egy, hanem több sort adunk meg, akkor valamilyen módon össze kell kötnünk az egyes sorokat egymással. Erre két választási lehetőségünk van 1. és: ami egy további szűkítő feltétel, azaz nem csak az imént megadott feltételnek kell megfelelni, hanem a következő sorba írt feltételnek is 2
2. vagy: ami egy bővítő feltétel, tehát legyen az eredményben az imént megadott feltétel szerinti összes találat, és még azok is, amiket a következő sorban fogunk megadni. Az összetett keresés négyzetet bepipálva (a képernyő jobb oldalán, majdnem középmagasságban) egy zárójelezési lehetőséget kapunk, azaz nagyon sok feltétel megadása esetén egy fontossági sorrendet állíthatunk fel közöttük. Olyan iktatásokat keresünk, melyek témájában benne van a számla szó, illetve legkésőbb 2007. augusztus 10-én lettek iktatva Módosítás 1. funkciója: itt tudjuk módosítani, bővíteni a már korábban iktatott tételeket, illetve itt van lehetőségünk füzérekbe összerendezni az összetartozó tételeket. 2. működése: iktatás keresési képernyővel indul a menüpont, ahol egy már korábban iktatott tétel keresésére van lehetőségünk különböző szempontok alapján. A szűrőfeltételek megadását követően kattintsunk a keresés gombra, majd amennyiben több találat is megfelel a keresési szempontoknak, akkor a megfelelőt kiválasztva kattintsunk a rendben gombra. 2
Ezt követően az iktatószámok és az iktatókönyvek kivételével valamennyi mező tartalmát átírhatjuk a módosítandó tételnek. Nyomtatás A nyomtatás menüpontban van lehetőség az iktatókönyvek tartalmának nyomtatására, nyomon követhetjük a határidős iktatásokat, különböző statisztikai adatokat kérhetünk le, illetve a partnertörzs megtekintésére is lehetőségünk van a legfontosabb adatokkal. ok Kétféle nyomtatványt tudunk ebben a menüpontban nyomtatni, iktatókönyvet, illetve iktatólapot. Előbbi egy tömörebb, míg utóbbi egy teljesen kirészletezett nyomtatvány az iktatott tétel valamennyi adatával. A nyomtatvány kiválasztása után a nyomtatás gombra kattintva az összetett keresési képernyő jelenik meg, itt kiválasztjuk a nekünk megfelelő keresési szempontokat, többek közt a 'Címzett' nevét (ebben az esetben csak azok az iktatott dokumentumok jönnek fel amelyeknél az adott címzett lett beállítva) majd a keresésre kattintunk, ekkor jelenik meg maga a nyomtatvány.. Amennyiben szűrünk a címzett nevére, úgy csak azok az iktatott dokumentumok jönnek fel amelyeknél az adott címzett lett beállítva. Iktatókönyv választása esetén az egyes tételekkel kapcsolatban megjelenik a hozzá tartozó iktatókönyv neve, az iktatott tétel témája, sorszáma, dátuma, iránya, formája és a küldő neve. Az iktatólapon valamennyi információ megjelenik az iktatott tételről (ez alól a csatolt melléklet értelemszerűen kivételt képez). 2
Határidős iktatások Azon iktatásokat tudjuk a nyomtatványon megtekinteni, amelyekhez valamilyen határidőt kapcsoltunk. Az időszak intervallumának megadását követően választhatjuk az összes határidős iktatást, ekkor további szűrőfeltételt nem kell megadnunk. Ha a kezelés és állapot alapján további szűkítő feltételeket adunk meg, akkor például lekérhetjük csak a választ igénylő iktatások állapotát, csak a még be nem fejezett ügyeket, stb A szűrőfeltételek megadását követően a nyomtatvány elkészítéséhez kattintsunk a nyomtatás gombra. 2
Statisztikai adatok A nyomtatvány segítségével gyors kimutatást készíthetünk vállalkozásunk kimenő-bejövő kommunikációjáról. Iktatókönyvenként megnézhetjük, hogy milyen irányban hány iktatás történt egy adott intervallumon belül. A nyomtatvány szűrőképernyőjén csak az időszak megadása szükséges, majd kattintsunk a nyomtatás gombra. Postakönyv A nyomtatvány a címzettekről és a levélküldőről készíthető, megtalálható adat még az Iktatókönyv megnevezése, a levél iránya, iktatószám, manuális iktatószám, dátum. 3
A szűrőképernyőn lehetőség van arra, hogy a címzetteket egyenként válaszuk ki, ha ebben az esetben a nyomtatás gomb után egy másik szűrőképernyő segíti a partnerek, címzettek jelölését. Partnerek Az alapadatok között rögzített partnertörzs nyomtatására van lehetőségünk ebben a menüpontban. A felső legördíthető menüben három választási lehetőségünk van a partneradatok tartalmát illetően: partneradatok: ekkor a partnerek neveit, illetve a hozzájuk tartozó vevő/szállító főkönyvi számokat látjuk a nyomtatványon partneradatok telephelyi címmel: az előző nyomtatvány itt már kiegészül a partnerek címeivel 3
partneradatok telephely és levelezési címmel: itt a címek már két sorban jelennek meg, és a telephelyi cím kiegészül a levelezési címmel is. A második legördíthető menüben pedig a nyomtatványon szerelő adatok megjelenési sorrendjét állíthatjuk be. Az adatok négyféle sorrendben jelenhetnek meg: partnerazonosító név telephelyi cím levelezési cím. További szűrési szempontokat adhatunk meg a szűrés gombra kattintva, ekkor a már ismert összetett szűrési képernyő jelenik meg, ahol tetszőleges feltételek megadásával szűkíthetjük a találatok listáját. 3
3