3. sz. tájékoztató Tájékoztató az elektronikus számláról 1.) Az elektronikus számla (e-számla) a törvényben meghatározott adattartalommal bíró számla, amelyet elektronikus úton bocsátottak ki és legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel látták el. A kibocsátott e-számlák csak elektronikus formában tekinthetők adóigazgatási azonosításra alkalmasnak, vagyis adólevonási jog csak ilyen formában meglévő elektronikus számlák birtokában gyakorolható. Az INGRAM MICRO Magyarország Kft. a szabályozásnak megfelelően az e-számlákat fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel ellátott PDF formátumban állítja ki. A számla tartalma az interneten ingyenesen hozzáférhető Adobe Rader 8 segítségével könnyen áttekinthető, ill. ellenőrizhető a digitális aláírás és az időbélyeg hitelessége. Tekintettel arra, hogy a PDF formátum nem szerepel a NAV által adatszolgáltatásra elfogadott formátumok között, a PDF-ben kiállított számlával együtt elküldjük annak a NAV által jóváhagyott XML változatát is. Az INGRAM MICRO Magyarország Kft. az általa kiállított elektronikus számlákat a Viszonteladó által megadott e-mail címre küldi ki, ill. az a Viszonteladó által a WEB-es regisztrációt követően bejelentkezés után a weboldalról is letölthető. 2.) Tanúsítvány A hitelesítés szolgáltató által kibocsátott olyan igazolás, amely egy nyilvános kulcsot, egy meghatározott természetes vagy nem természetes személyt (alanyt) egyértelműen azonosító adatokhoz, esetleg más kiegészítő adatokhoz kapcsol. A tanúsítvány a felhasználás célja szerint lehet aláíró, titkosító, és authentikációs tanúsítvány. Minden tanúsítvány tartalmaz egy nyilvános kulcsot, az aláírónak, illetve a tanúsítvány alanyának megnevezését, és a tanúsítványt kibocsátó hitelesítés szolgáltató aláírását. Aláíró tanúsítvány esetén a nyilvános kulcsot aláírás-ellenőrző adatnak is nevezik. A PDF formátum elektronikus aláírásához szükség van egy hitelesített szolgáltatótól származó tanúsítványra. Az Ingram Micro Magyarország Kft. részére ezt a Microsec Kft nyújtja. (http://srv.eszigno.hu/menu/) 3.) Időbélyeg Egy elektronikus dokumentumhoz hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt adat, amely segítségével igazolható, hogy a dokumentum az időbélyeg elhelyezésének időpontjában létező állapothoz képest változatlan. Ennek révén később és harmadik fél előtt is bizonyítható, hogy a dokumentum az adott formában az adott időpontban létezett. Az elektronikus aláírás hiteles időbélyeggel való ellátásához szükség van egy időbélyeg szolgáltatóra. Az Ingram Micro Magyarország Kft. esetében ez az ALOAHA Software GmbH. WEB: http://www.aloaha.com/ 1
4.) Jogszabályi háttér, a vonatkozó fontosabb jogszabályi rendelkezések 4.1 2007. évi CXXVII. tv. (Áfa tv.) 175. (1) Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. (2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlát a) az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni; vagy b) az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani. (3) A (2) bekezdés b) pontja alkalmazásának feltétele a) a (2) bekezdés a) pontjában említett esetben a számlabefogadó előzetes beleegyezése, kivéve, ha a jogszabály ettől eltérően rendelkezik; b) a (2) bekezdés b) pontjában említett esetben, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról. (4) A (2) bekezdés b) pontja alkalmazása esetében a számlakibocsátásra kötelezett köteles gondoskodni arról is, hogy havi rendszerességgel az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő összesítő jelentés készüljön, és azt a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője megkapja. (5) Külön jogszabály az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlára egyéb rendelkezéseket is megállapíthat. 4.2 46/2007 Pm rendelet 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 260. -ának (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a pénzügyminiszter feladat- és hatásköréről szóló 169/2006. (VII. 28.) Korm. rendelet 1. -ának b) pontjában foglalt feladatkörben eljárva az informatikáért felelős miniszterrel egyetértésben a következőket rendelem: 1. Abban az esetben, ha a felek az elektronikus úton kibocsátott számlát elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kívánják létrehozni és továbbítani, az EDI alkalmazására és használatára az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 175. -ának (3) bekezdésében előírt előzetes és írásos megállapodási kötelezettségüknek a mellékletben szereplő szerződés megkötésével is eleget tehetnek. 2. (1) EDI alkalmazása és használata esetében az Áfa tv. 175. -ának (4) bekezdésében előírt kiegészítő összesítő jelentésnek legalább a következő adatokat kell tartalmaznia: a) az Áfa tv. 169. b) pontja alapján a tárgyhónapban kibocsátott számlák sorszámának felsorolása; b) az Áfa tv. 169. -ának c), d) és e) pontjában meghatározott adatok; c) a tárgyhónapban kibocsátott számlákban szereplő ügyletek adóalapjai az Áfa tv. 169. -ának i) pontja, illetve k) pont ka) alpontja szerinti csoportosításban összesítetten; d) a tárgyhónapban kibocsátott számlákban szereplő ügyletek áthárított adója összesen. (2) A kiegészítő összesítő jelentést legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap huszadik napjáig kell megküldeni a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének. 3. Elektronikus úton kibocsátott és/vagy ilyen alapon rendelkezésre álló számla esetében az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 47. -ának (2) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátásakor érvényben levő az állami adóhatóság által közleményben közzétett formátumnak megfelelő adatok átadásával kell eleget tenni. 4. (1) Ez a rendelet 2008. január 1. napján lép hatályba. (2) 4.3 2000. évi C tv. (Számviteli tv.) 2
167. (1) A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; d) a bizonylat kiállításának időpontja, illetve a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően annak az időpontnak vagy időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell (a gazdasági művelet teljesítésének időpontja, időszaka); e) a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően értékbeni adatai; f) külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; g) bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; i) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; j) továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. (2) A számlával, az egyszerűsített adattartalmú számlával kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. (3) A bizonylat (ideértve mind a kibocsátott, mind a befogadott bizonylatokat) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága ha az más módon nem biztosítható a gazdálkodó képviseletére jogosult személy (ideértve a Polgári Törvénykönyv szerinti képviseletet is), vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható. (4) (5) Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus aláírásról szóló törvény szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel e törvény előírásainak. Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja. (6) Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak szükség esetén a késedelem nélküli kiíratását, b) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. (7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papír alapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.. 169. (1) A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. (2) A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. (3) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a (2) bekezdés szerinti megőrzési kötelezettség. (4) A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az (1), illetve (2) bekezdés szerinti bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. 3
(5) Az elektronikus formában kiállított bizonylatot a digitális szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. (6) Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. 4.4 114/2007 (XII. 29.) GKM rendelet 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény 17. -a (2) bekezdésének b) pontjában kapott felhatalmazás alapján, a gazdasági és közlekedési miniszter feladat- és hatásköréről szóló 163/2006. (VII. 28.) Korm. rendelet 1. -ának h) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva a következőket rendelem el: 1. (1) Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint lehet teljesíteni. (2) E rendelet hatálya a Magyar Közlöny és a Hivatalos Értesítő elektronikus dokumentumként kiadott lapszámainak digitális archiválása kivételével nem terjed ki az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra. 2. (1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. (2) A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftverés hardverkörnyezet biztosításával a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. 3. A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. -ban foglalt követelményeket: a) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben (a továbbiakban: Eat.) meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. szerinti megőrzésével, b) az 5. -ban meghatározott zárt rendszer alkalmazásával, c) a 6. -ban meghatározott esetben elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével. 4. (1) Ha a megőrzésre szánt elektronikus dokumentumot az Eat. szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltatót is megbízhat. Ha a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzéséről a megőrzésre kötelezett nem az Eat.- ban meghatározott archiválási szolgáltató útján gondoskodik, akkor az e -ban foglaltak szerint kell eljárnia a 2. (1) bekezdés szerinti utólagos módosítás lehetőségének kizárása érdekében. (2) Ha több elektronikus dokumentumon helyeztek el egyetlen, az Eat. szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást, akkor ezeket a dokumentumokat a megőrzés során együtt kell kezelni. (3) A megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán. (4) Ha a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint az elektronikus aláírás elhelyezésétől számított 11 év, a megőrzésre kötelezett a) gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú távú érvényesítéséhez szükséges információk (az érvényességi lánc) beszerzéséről és megőrzéséről; 4
b) az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt helyeztet el az érvényességi láncon; c) a b) pontban meghatározott időbélyegzést megismétli akkor, ha a b) pont szerint korábban elhelyezett időbélyegző kriptográfiai algoritmusa az Eat. szabályai szerint már nem biztonságos. 5. (1) Amennyiben az elektronikus dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum megőrzése nem a 6. szerint történik, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a 2. (1) bekezdésében foglalt követelményeknek (megőrzés zárt rendszer alkalmazásával). (2) Az akkreditált tanúsító szervezet az (1) bekezdés szerinti tanúsítványt külső, független vizsgáló laboratórium által kiadott értékelési jelentés alapul vételével, valamely informatikai termékek és rendszerek technológiai biztonsági értékelési követelményeit tartalmazó szabvány vagy nyilvános műszaki követelményrendszer előírásainak való megfelelés alapján állítja ki. 6. (1) A külön jogszabály szerinti ajánlott tartalommal, előzetesen, írásban kötött szerződés alapján elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum esetében amennyiben nem a 4. vagy 5. alapján történik a megőrzés a kötelezett a megőrzési kötelezettségnek olyan elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével is eleget tehet, amely kielégíti a 2. (1) bekezdésében foglalt követelményeket, valamint biztosítja az elektronikus dokumentum megőrzését mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán. (2) Elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum esetében az utólagos módosítás lehetőségének kizárása biztosítható az elektronikus dokumentumon az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével is. Ha több, elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentumon helyeznek el egyetlen, az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt, akkor ezeket a dokumentumokat a továbbiakban együtt kell kezelni. 7. (1) Ez a rendelet a kihirdetésétől számított 8. napon lép hatályba. (2) E rendelet szabályait azokra a dokumentumokra kell alkalmazni, amelyek megőrzése a rendelet hatálybalépése után kezdődik. (3) E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól szóló 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet. 5.) APEH 2008. 11. 21. sz. állásfoglalás Az elektronikus számlázásra vonatkozó alapvető szabályokat az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) szabályozza. Az elektronikus számlákat két módon, elektronikus aláírás és időbélyegző használatával, vagy EDI rendszerben lehet kibocsátani. Az Áfa tv. 175 (3) bekezdése alapján az EDI rendszer használatához a felek írásbeli megállapodása szükséges, azonban ha a számlakibocsátó elektronikus aláírást és időbélyegzőt használ, nem szükséges előre írásban megállapodnia a partnerekkel. Ugyanakkor álláspontunk szerint a számlakibocsátás előtt mindenképpen szükséges jelezni a partnernek, hogy elektronikus számlát fognak kiállítani, különös tekintettel arra, hogy a partnernek információval kell rendelkeznie arról, hogy hogyan tudja megismerni az e-számla tartalmát. A számla kibocsátója nem tudja.,rákényszeríteni' partnereit az e-számla el fogadására még akkor sem, ha egyébként írásbeli szerződést erről nem kell velük kötnie. Az e-számla tárolása, archiválása a partner részéről is beruházásokat, fejlesztéseket igényel, ha még nem fogadott be ilyen számát, e nélkül az e-számla megfelelő tárolása nehézségekbe ütközhet. Sem az Áfa tv., sem a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995 (XI: 22.) PM rendelet nem tartalmaz olyan rendelkezést, amely alapján egy adózó kizárólag egy megjelenési formában (papíralapon vagy elektronikusan) állíthat ki számlát valamennyi partnere részére. Ebből következően az adózó párhuzamosan használhat két rendszert, vagyis lehetősége van, hogy bizonyos partnereinek elektronikus számlát állítson ki, míg más partnereinek papíralapú számlát. 5
Az elektronikus számlák esetén az elektronikus másolat fogalma nem értelmezhető, mivel a kiállított elektronikus számlát (melyen elektronikus aláírást és időbélyegzőt helyeztek el) bármennyi példányban lehet többszörözni, az továbbra is eredeti marad. A lényeg az, hogy az így többszörözött elektronikus számla az Áfa tv. 175. (1) bekezdés szerinti adattartalom sértetlenségét és eredetiség hitelesítését bizonyítsa. Ugyanakkor a partner tájékoztatása céljából indokolt lenne a másolat számla megküldésekor jelezni, hogy az nem az eredeti számla, elkerülve az esetleges félreértéseket. Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. Törvény 4. (3) bekezdése alapján a fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum kinyomtatott változatához nem fűződnek az ugyanezen dokumentum elektronikus változatának bizonyító ereje tekintetében előírt szabályok. Ebből következően, továbbá a korábban említet PM rendelet 1/G. -a alapján az elektronikus számlák vonatkozásában kizárólag az elektronikus formában (elektronikus aláírással és időbélyegzővel) megőrzött számlák tekinthető adóigazgatási azonosításra alkalmasnak, vagyis adólevonási jog csak ilyen formában meglevő elektronikus számlák birtokában gyakorolható. A fent megjelölt jogszabályok esetében azok mindenkor hatályos szövege az irányadó. 6.) Hitelesítési lánc: minden olyan aláírás hiteles, amelyet egy feljebb álló hitelesítő által aláírt tanúsítvány szerint hitelesnek tekinthető. Az INGRAM MICRO Magyarország Kft. esetében: 1. Microsec e-szignó Root CA 2 2. Fokozott e-szignó CA3 3. Ingram Micro Magyarország Kft. e-számla 7.) Visszavonási lista (certificate revocation list CRL) A szolgáltató által rendszeresen közzétett lista, amely az általa visszavont vagy felfüggesztett tanúsítványok összesítését tartalmazza. Ellenőrzése az elektronikus aláírások ellenőrzésekor ajánlott. 8.) Az e-számlakifogásolás rendje Az e-számla tartalmával kapcsolatos kifogások megtételének rendje megegyezik a papír alapú számlák kifogásolásának módjával. 6