Törvényességi ellenırzésre bemutatva: Jegyzı távollétében: Készítette: Réti-Nagy Lászlóné belsı ellenırzési vezetı Méhész Katalin aljegyzı E L İ T E R J E S Z T É S Edelényi Kistérség Többcélú Társulása Társulási Tanácsának 2009. április 23. napján tartandó ülésére Tárgy: 2008. évi belsı ellenırzési jelentés Tisztelt Társulási Tanács! 2008. évben az elızı évhez hasonlóan az edelényi kistérséghez tartozó valamennyi települési önkormányzatnál az Edelényi Kistérség Többcélú Társulása keretében került sor a belsı ellenırzési feladatok ellátására. A települési önkormányzatoknak, azok polgármesteri hivatalainak, illetve körjegyzıségeinek, az Edelényi Kistérség Többcélú Társulásának és munkaszervezetének belsı ellenırzése, valamint az önkormányzatok felügyelete alá tartozó költségvetési szervek felügyeleti jellegő ellenırzése tekintetében közös ellenırzési terv készült a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet elıírásainak megfelelıen, melyet a Társulási Tanács határidıben, 49/2007. (XI. 07.) számú határozatával elfogadott. A belsı ellenırzés által végzett tevékenységet, valamint a belsı ellenırzés által tett megállapításokat és a javaslatok hasznosítását a fenti Korm. rendelet 31. -ában foglalt tartalmi követelmények, valamint a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató szerint elkészített éves ellenırzési jelentés keretében a belsı ellenırzési vezetınek be kell mutatnia, az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokat pedig a költségvetési szerv vezetıjének kell megtennie. A belsı ellenırzési feladatellátásra kötött Kiegészítı Megállapodás 11. pontja szerint a munkaszervezet belsı ellenırzési egységének vezetıje éves ellenırzési jelentést készít, melyben bemutatja a belsı ellenırzés által végzett tevékenységet, továbbá a jegyzık/körjegyzık által megküldött tájékoztatók és az elvégzett utóellenırzések alapján a belsı ellenırzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosulását. Az éves jelentést a zárszámadási rendelettervezettel egyidejőleg a Társulás elnöke a Társulási Tanács elé, a települések polgármesterei képviselı-testületeik elé terjesztik, melyre vonatkozóan a Képviselı-testületi határozatokat kérjük megküldeni szíveskedjenek. Az Edelényi Kistérség Többcélú Társulásának 2008. évre vonatkozó éves ellenırzési jelentése az elıterjesztés mellékletét képezi. Tisztelt Társulási Tanács! Kérem a Tisztelt Társulási Tanácsot az elıterjesztés megvitatására és a következı határozati javaslat elfogadására:
2. H A T Á R O Z A T I J A V A S L A T E d e l é n y, 2009. április 06. Tárgy: 2008. évi belsı ellenırzési jelentés Edelényi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa megtárgyalta a 2008. évi belsı ellenırzési jelentést és azt elfogadja. Határidı: azonnal Felelıs: Társulási Tanács elnöke Szaniszló János elnök 1
Edelényi Kistérség Többcélú Társulása ÉVES ELLENİRZÉSI JELENTÉS 2008. ÉV 1.) A belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása a) Az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtıl való eltérések indokai, a terven felüli ellenırzések indokoltsága 2008. évben az Edelényi Kistérség Többcélú Társulásának munkaszervezete az edelényi kistérség valamennyi önkormányzata részére ellátta a belsı ellenırzési feladatokat. Az ellenırök feladata a települési önkormányzatoknak, azok polgármesteri hivatalainak, illetve körjegyzıségeinek, az Edelényi Kistérség Többcélú Társulásának és munkaszervezetének belsı ellenırzése, valamint az önkormányzatok és a Társulás felügyelete alá tartozó költségvetési szervek felügyeleti jellegő ellenırzése volt, melynek végrehajtására az önkormányzatok Kiegészítı Megállapodást kötöttek. A Kiegészítı Megállapodás aktualizálására 2008. novemberében sor került. 2008. évben a revizorok munkájukat a Társulási Tanács által 2007. november 07-én elfogadott éves ellenırzési munkaterv alapján végezték. Az éves terv összeállításához a jegyzık/körjegyzık kockázatelemzést végeztek, melyek alapján jelezték ellenırzési igényeiket. A 2007. évi tervben szereplı, de kapacitáshiány miatt nem teljesített ellenırzésekre vonatkozóan, ha annak elvégzését továbbra is szükségesnek tartották újabb igénylést kértünk. Annak érdekében, hogy minél több település részesülhessen a belsı ellenırzési feladatok ellátásában javaslatot tettünk néhány kisebb, általunk kockázatosnak ítélt céljellegő ellenırzésre. A 19 körjegyzıségbıl a megkeresésre 13 jegyzı/körjegyzı igényelt ellenırzést, melyek mindegyike tervezésre került. A tervezés során törekedtünk a csoportos munkavégzéssel és az útvonaltervezés optimalizálásával a mőködési költségek csökkentésére, illetve az azonos témájú ellenırzések egymást követı lebonyolításával a hatékonyság növelésére. Az éves ellenırzési terv összeállítására a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 21. (4) és (6) bekezdésének megfelelıen úgy került sor, hogy a költségvetési szerv vezetıjének javaslatára a soron kívüli ellenırzések is végrehajthatóak legyenek a nagy kockázatú folyamatok esetében. A soron kívüli ellenırzések lefolytatására a munkaerıkapacitás szőkössége miatt az összes revizori kapacitás 4,3 %-a, azaz 32 revizori nap szerepelt a tervben, szemben az általánosságban alkalmazott 15-20 %-os mértékkel. Soron kívül került végrehajtásra a Társulás döntése alapján a szendrıi Átmeneti Gondozóház és Orvosi Ügyelet részére biztosított mőködési célú támogatás felhasználásának ellenırzése, melyrıl készített jelentés a Társulási Tanács 2008. július 17-ei ülésére elıterjesztésre került. Az ellenırzésre fordított idıtartam összesen 77 revizori munkanap volt. Az ellenırzés soronkívüliségét Szendrı Város Önkormányzatának e feladatellátásra vonatkozó növekvı támogatási igénye indokolta. 2
Edelény Városi Önkormányzat Jegyzıje soron kívül igényelte az országos népszavazás pénzügyi elszámolásainak, valamint Edelény Városi Önkormányzat közoktatási intézményeinek szervezeti átalakulás elıtti ellenırzését. Ez utóbbit két másik (41/2008. és 44/2008. számú) ellenırzés idıkerete terhére kérte végrehajtani. A népszavazás ellenırzése 2 revizori munkanapot, a közoktatási intézmények ellenırzése pedig a tervben szerepelt két ellenırzés 60 revizori napjával szemben 75 revizori napot vett igénybe. Így a soron kívüli igények teljesítésére összesen 154 napot fordítottak a revizorok a tervezett 32 nappal szemben, azonban 60 nap két másik ellenırzés idıkerete terhére került lefolytatásra, így a terven felül összességében 62 revizori munkanapot teljesítettek. A közoktatási intézmények soron kívüli ellenırzésére az intézmények összevonása elıtt került sor, s az ellenırzést indokolta az egyes intézményekben a túlóraelszámolások terén a különbözı eljárásrendek egységesítésére, a gazdaságosságra, s a jövıben a pótlékok egységesítésére, szabályszerő biztosítására való törekvés. Az ellenırzés 60 napon túli elhúzódását a megállapítások jelentıs száma, s az intézményekben alkalmazott eltérı módszerek, továbbá a jogszabályi környezet bonyolultsága okozta. A 2008. évi tervben nem szerepelt elızı évrıl áthúzódó ellenırzés, azonban a 11-16./2007. számú ellenırzések jelentéseinek elkészítése 2008. évben fejezıdött be, mely összesen 51 revizori munkanapot vett igénybe. 2008. évre 4 fıállású revizori létszámra összesen 48 ellenırzés került tervezésre, mely átlagosan 15 revizori napot jelentett egy-egy ellenırzés végrehajtására, ami magában foglalta az ellenırzésre való felkészülés, a helyszíni ellenırzés, a jelentés készítés és a realizálás idıtartamát is, azaz a feladatok ellátása négy személy részére is feszített munkatempót igényelt volna. 2008. évben 3 fı revizor (közülük 1 fı belsı ellenırzési vezetı) látta el az ellenırzési feladatokat, mivel egy álláshely többszöri pályáztatás során sem került betöltésre, így a tervben szerepeltetett 749 revizori nap kapacitás 26 %-kal, 193 revizori nappal csökkent. A tervben szereplı ellenırzések végrehajtására általában jelentıs késedelemmel került sor, melynek oka, hogy az elızı évrıl áthúzódó ellenırzéseken túl a jelentıs idıráfordítást igénylı soron kívüli ellenırzések lefolytatására is az év elsı felében került sor, továbbá a létszámhiány is folyamatos csúszást okozott. Az ellenırzések végrehajtására a terv szerinti sorrendben került sor, s a konkrét idıpont minden esetben az érintett jegyzıvel/körjegyzıvel az ellenırzési programok összeállításakor egyeztetésre került. Összességében a 48 tervezett ellenırzésbıl 28 terv szerint, valamint további 7 soron kívül, azaz összesen 35 ellenırzés került lefolytatásra; az elızı évrıl 6 ellenırzés húzódott át. A munkaerıkapacitás kihasználását az 1. számú melléklet a tervben szereplıvel összehasonlítható módon mutatja be. A továbbképzésre fordított idı a 3 fıre tervezett 26 nap helyett 40 nap volt, azonban betegség miatt a tervezett 15 nappal szemben munkaidıkiesés nem történt, illetve az alapvizsga képzésre fordított idı 2 nappal kevesebb volt. A vezetıi feladatok ellátására (éves terv, éves jelentés összeállítása, normatíva igényléshez adatszolgáltatás, Kiegészítı Megállapodás módosítása, stb.) a belsı ellenırzési vezetı a tervezett 15 nappal szemben 20 napot fordított. Az egyéb feladatokra a 24 nappal szemben 68 nap került felhasználásra, melybıl 20 napot tanácsadás, jogszabály értelmezés, állásfoglalás kérés vett igénybe, a többi idıtartamot pedig társulási ülésen, képviselı-testületi ülésen való részvétel, szakmai napon való részvétel és szervezési feladatok ellátása, munkaértekezlet, ISO minıségbiztosítási belsı és külsı audit, eszközbeszerzések bonyolítása, belsı ellenırök decemberi klubfoglalkozásának szervezése, költözködés a Bányász úti épületbe, stb. tette ki. 3
A revizorok különbözı témakörökben elektronikus úton is igyekeztek tájékoztatást nyújtani a jegyzık/körjegyzık részére a kiadott állásfoglalásokról, az érdeklıdésre számottartó elıadásokon elhangzottakról. Az ellenırzésekre fordított idı a 3 fıre tervezett 556 revizori nap helyett 508 revizori nap volt. Az ellenırzések végrehajtását ellenırzésenként a tervezettel összehasonlítva a 2. számú melléklet, típusonként összesítve pedig a 3. számú melléklet mutatja be. 2008. évben a tervezett ellenırzésekbıl 10 pénzügyi-szabályszerőségi, 1 szabályszerőségi és 17 pénzügyi ellenırzés lefolytatására került sor. Soron kívül igényelt ellenırzésként 5 pénzügyi-szabályszerőségi és 2 pénzügyi ellenırzés került végrehajtásra, melybıl már egy ellenırzés idıigénye is meghaladta az e célra tervezettet, így a többi végrehajtására terven felül került sor. Az elızı évrıl - szintén terven felül - 3 pénzügyi-szabályszerőségi és 3 pénzügyi ellenırzés jelentés készítése, lezárása húzódott át. A különbözı településeken végzett hasonló témájú ellenırzések tapasztalatai a késıbbiekben jól hasznosíthatóak voltak, s a hatékonyabb munkavégzés érdekében a jövıben is célszerő a témaellenırzések lefolytatása. Az önkormányzatok által céljelleggel juttatott támogatásokat 4, a falugondnoki szolgálatokat 3, az üzemanyagelszámolásokat 6, az elszámolási elılegek kezelését 6 esetben vizsgálták a revizorok, a pénzkezelés témakörében 8 vizsgálat lefolytatására került sor, s 5 közoktatási intézményben a pótlékok, túlóraelszámolások kerültek ellenırzésre. Az elızı évrıl 3 falugondnoki szolgálat és szociális földprogram, valamint 3 pénzkezelés ellenırzése húzódott át. Egy-egy esetben ellenırzésre került pályázati támogatással megvalósult fejlesztés, a Társulás által átadott mőködési célú támogatás felhasználása, valamint a népszavazás elszámolása. A revizorok ellenırzési munkájukon túl a felmerülı problémák kezelésére vonatkozóan tanácsokat adtak, s törekedtek az aktuális jogszabályi változásokról való tájékoztatásra, mely a gyakori, volumenében jelentıs, s gyakran nehezen értelmezhetı jogszabályváltozások miatt a tervezetthez képest nagy idıráfordítást jelentett. Feladataikat a jogszabályi követelményeknek megfelelıen, a belsı ellenırzésre vonatkozó megállapodás alapján, az ellenırzési tervek, a nemzetközi belsı ellenırzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és a belsı ellenırzési kézikönyv, valamint a jegyzık/körjegyzık által a konkrét ellenırzésre vonatkozóan kiadott ellenırzési programok és megbízólevelek szerint végezték. A jelentés-tervezeteket a jogszabályi elıírásoknak és standardoknak megfelelıen készítették el. Az érintettekkel a megállapítások folyamatosan, - igény esetén - zárótárgyalás keretében megbeszélésre, illetve elektronikus formában egyeztetésre kerültek, melyek figyelembe vételével készültek el a szabályszerő, hatékony munkavégzés biztosítása érdekében megvalósítható ajánlásokat, javaslatokat is tartalmazó jelentés-tervezetek. A jelentések véglegesítése elıtt a megállapításokra vonatkozóan az érintettek írásbeli észrevételeket tehettek. Ilyen észrevétel egy esetben, a szendrıi ügyelet és gondozóház ellenırzésével kapcsolatban érkezett. A jogszabályi elıírásoknak megfelelıen a jelentés az elfogadott észrevétellel kiegészítve, módosítva került véglegesítésre. 4
b) Az ellenırzések minısége, személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık (önértékelés alapján) A belsı ellenırzési egységben 3 revizor látta el a feladatokat a Kistérségi Hivatal munkaszervezetében, azaz Edelény Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának köztisztviselıjeként; külsı személy megbízására nem került sor. A revizorok a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendeletben leírt általános és szakmai követelményeknek megfeleltek, mely a színvonalas jelentések készítését elısegítette. A revizorok a hibák, hiányosságok feltárásán túl a pozitív megállapításokat is ismertették. Jelentéseiket igyekeztek jogszabályi hivatkozásokkal alátámasztva tárgyilagosan, a hiányosságok kijavítása érdekében kellı részletezettséggel megfogalmazni a jegyzık által kiadott ellenırzési programokban feltüntetett feladatoknak megfelelıen. 2008. év folyamán összesen 610 javaslatot tettek, melybıl 20 %-ot kiemelt, 45 %-ot átlagos, 35 %-ot pedig csekély jelentıségőnek minısítettek. A megállapítások 29 %-a vonatkozott a szabályozottságra, 64 %-a a szabályos mőködésre, 7 %-a pedig a gazdaságosságra, hatékonyságra, eredményességre. A javaslatok és azok realizálása hozzájárult a feltárt problémák megszüntetéséhez, a vizsgált szervezetek szabályszerőbb, gazdaságosabb mőködéséhez. Ráirányították a vezetés figyelmét a szabályozási hiányosságokra, a FEUVE teljes körő mőködtetésének szükségességére, az eszközökkel és a forrásokkal való ésszerőbb gazdálkodás megvalósításának lehetıségeire. A belsı ellenırzés megállapításai, javaslatai közvetlen segítséget nyújtottak az intézmények vezetıi számára a vezetési funkciók megvalósításához is, hozzájárultak a döntések, intézkedések megalapozásához. A 2008. évben lefolytatott ellenırzéseket követıen az ellenırzöttek részére minden esetben megküldésre kerültek a belsı ellenırzési feladatellátást értékelı nyomtatványok, melyeken a belsı ellenırök munkáját különbözı szempontok alapján 1-tıl 5-ig terjedı skálán lehetett értékelni. A visszaküldött értékelések (19 db) 4,7-es átlageredményt mutattak, melybıl 4 db 4,1 és 4,3 közötti átlagot, 15 db 4,5 feletti átlagot jelentett. Az értékelılapok alapján a leginkább fejlesztendı terület az új, szervezeten belül eddig ismeretlen ötletek feltárása volt (4,1), míg a felkészültség, a célkitőzések ismertetése, a tájékoztatás az elvégzett munkáról, annak céljáról, az elırehaladásról, a szervezet jellemzıinek, kihívásainak megismerése, a kérdések folyamatos jelzése, illetve az ügyek nyomon követése, megoldása és lezárása a legjobb átlagot (4,9) eredményezte. A tervezett ellenırzések végrehajtását hátráltató tényezı volt, hogy a Társulási Tanács által a belsı ellenırzési feladatellátásra engedélyezett 4 fıs létszámkeretbıl egy álláshelyet egész évben nem töltöttek be, annak ellenére, hogy a 2008. éves terv végrehajtása fokozott munkatempót igényelt volna. A jelentések véglegesítését több esetben hátráltatta, hogy a kiküldött tervezetek aláírással ellátott példányának visszaküldésére postafordulta helyett hosszú idı elteltével került sor, annak ellenére, hogy a jelentés elızetes egyeztetése már megtörtént. Elıfordult, hogy a végleges jelentések is hosszú idıt követıen kerültek visszaküldésre, például egy esetben a végleges ellenırzési jelentés visszaküldésére 2008. november 20-a óta, e beszámoló készítéséig sem került sor, így a jelentés kézhezvétele dokumentálásának hiányában az intézkedési terv készítésének kötelezettsége még nem telt el, a szabályszerő mőködés 5
biztosítása késedelmet szenved. Gyakran az ellenırzési jelentések átvételét nem látják el keltezéssel, annak ellenére, hogy ezek az idıpontok a jogszabály szerint számított határidık szempontjából fontosak. A belsı ellenırzési egység, illetve a belsı ellenırök helye a szervezeti hierarchiában a jogszabályi elıírásoknak megfelelı volt, munkájukat közvetlenül a munkaszervezet vezetıjének alárendelve végezték. Az éves ellenırzési terv kidolgozása során a munkaszervezet vezetıje és az ellenırzést végzık között egyetértés mutatkozott. Az ellenırzések lefolytatásakor a revizorok, illetve a belsı ellenırzési vezetı tekintetében a jogszabályban meghatározott összeférhetetlenség nem merült fel, így az ellenırök befolyástól mentesen, tárgyilagosan, felelısséggel állították össze jelentéseiket. Az ellenırzött szervek a vizsgálathoz szükséges dokumentációkhoz való hozzáférést, valamint az egyéb szükséges tárgyi és személyi feltételeket biztosították. A helyszínen végzett ellenırzések idıtartamát a településekre történı utazás ideje növelte, melyet a revizorok az ellenırzések összehangolásával igyekeztek ellensúlyozni. A településekre történı utazásokhoz a hivatali gépjármő használata minden esetben biztosított volt. A revizorok részt vettek Edelény Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában bevezetett MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány belsı és külsı auditjain, valamint közremőködtek a társult önkormányzatok részére szervezett Szakmai Nap, valamint az észak-magyarországi kistérségi belsı ellenırök edelényi klubfoglalkozásának megszervezésében. A kistérségi belsı ellenırök klubfoglalkozásai keretében minden esetben sor került tapasztalatcserére, illetve az aktuális jogszabályváltozásokból eredı problémák megbeszélésére. Elıadás megtartására került sor a kisértékő tárgyi eszközök nyilvántartásával, valamint a költségvetési szervek jogállásáról szóló törvénnyel, illetve a közeljövıben bevezetésre kerülı belsı ellenıri regisztrációval és képzéssel kapcsolatban. A Magyar Államkincstár elıadói lemondták a decemberi normatíva igényléssel és elszámolással kapcsolatos elıadást, melynek megtartására 2009. évben került sor. Az elıadás anyagát elektronikus úton eljuttattuk a jegyzık/körjegyzık részére. A revizorok részt vettek a mérlegképes könyvelık 2 napos kötelezı továbbképzésén, melyen az aktuális számviteli kérdések és a számvitelt érintı jogszabályi környezet változásai kerültek áttekintésre. A tájékozottságot és az aktualitásokban való jártasságot a tavalyi év során az Önkormányzati Klub keretében szervezett szakmai elıadásokon való részvétel biztosította, melynek során az adótörvények, a közalkalmazottak és a köztisztviselık jogállásáról szóló törvények változása, a költségvetési szervekre vonatkozó jogszabály változások, a belsı ellenırzés és a FEUVE elméleti és gyakorlati tapasztalatai, az Állami Számvevıszék ellenırzési tapasztalatai, a Munkavédelmi Felügyelıség ellenırzési tapasztalatai kerültek ismertetésre. Egy revizor sikeres alapvizsgát, egy másik revizor pedig sikeres szakvizsgát tett. Az ellenırök munkáját segítette, hogy folyamatosan rendelkezésükre állt a CD jogtár és az internet, továbbá különbözı szakkönyvek, szaklapok kerültek beszerzése. 2008. áprilisától a belsı ellenırök munkavégzésének helye az Edelény, Bányász út 2. szám alatti épület, ahol a munkavégzés korszerő körülmények között folyhat, melyhez hozzájárult a Társulási Tanács tárgyi feltételek korszerősítése érdekében hozott decemberi döntése is. Ennek keretében bútor, számítógép, nyomtató, lemezszekrény, irodai eszközök, szınyeg beszerzésére került sor. 6
A konkrét ellenırzésekkel kapcsolatban készített ellenırzési jelentések, egyéb iratok iktatására a belsı ellenırzési feladat ellátására kötött Kiegészítı Megállapodás alapján Edelény Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal központi iktatórendszerében nem került sor, azok a belsı ellenırzési egység külön nyilvántartásában, az ellenırzési mappákban kerültek felvezetésre. A központi iktatórendszerben csak az ellenırzést indító dokumentum (ellenırzési program), valamint az ellenırzés lefolytatását, lezárását igazoló - az ellenırzési mappában tárolt dokumentumok felsorolásáról készített - nyilvántartólap került iktatásra. A települési önkormányzatok, illetve az intézmények az elvégzett ellenırzések kapcsán keletkezett iratokat belsı szabályzatuk alapján saját iktatórendszerükben is kezelték. A végrehajtott ellenırzésekrıl a jogszabályban, illetve a belsı ellenırzési kézikönyvben elıírt nyilvántartás vezetésére sor került. Az ellenırzések dokumentumai a belsı ellenırzési egység zárható iratszekrényében, egyedi ellenırzési mappákban kerültek tárolásra, mely által biztosított a 10 évig történı megırzési kötelezettség. A biztonságosabb megırzés érdekében sor került egy lemezszekrény beszerzésére is. c) Az ellenırzések fontosabb megállapításai Az önkormányzatok SZMSZ-e nem tartalmazta teljes körően az önként vállalt feladatokat (pl. falugondnoki szolgálat) A kötelezıen elkészítendı pénzügyi számviteli szabályzatok nem minden esetben kerültek az adott szervezet sajátosságainak megfelelıen kialakításra, a jogszabályi, a szervezeti és a személyi változások átvezetése sok esetben elmaradt, illetve késedelmesen történt meg; megismerési záradékot több helyen nem készítettek, s a feladatellátás során több esetben nem tartották be a szabályzatokban foglaltakat A kötelezettségvállalást, utalványozást, ellenjegyzést, érvényesítést, szakmai teljesítésigazolást néhány esetben nem a jogszabályi elıírásoknak megfelelı módon szabályozták, illetve e jogköröket nem megfelelıen, nem elızetesen gyakorolták, de elıfordult, hogy az ellenırzéskor is hiányoztak a kifizetéshez szükséges aláírások A pénztárbizonylatokon a készpénz átadójának, illetve átvevıjének az aláírása (általában számla csatolása esetén) nem szerepelt A pénzkezelési jogkörök gyakorlóit, valamint a távollét, illetve az összeférhetetlenség esetére vonatkozó helyettesítési rendet a különbözı szabályzatokban, illetve a munkaköri leírásokban eltérıen határozták meg A helyettesítési rend kialakításának hiányában elıfordult, hogy a kifizetéseknél összeférhetetlenség állt fenn, vagy a szükséges aláírások hiányoztak A kötelezettségvállalási nyilvántartást nem, vagy nem az elıírásoknak megfelelıen vezették, az 50 e Ft alatti kötelezettségvállalások rendjét nem szabályozták Kötelezettségvállalásra gyakran ellenjegyzés hiányában került sor A Pénzkezelési Szabályzat elıírásait nem minden esetben tartották be, pl. a házipénztár napi záró keretösszegét túllépték A pénztárost helyettesítı személy a pénzeszközök kezelése vonatkozásában felelısségvállalási nyilatkozatot nem tett A bankkártya használatával felvett pénzeszköz dokumentálási szabályait, az elszámolás határidejét, a kihelyezett pénzkezelı helyek szabályait, a térítési díjak beszedésének rendjét, a terminálon történı utalás szabályait nem, vagy nem megfelelıen határozták meg, illetve a szabályokat néhány esetben nem tartották be 7
Az utalványrendelet nem felelt meg a jogszabály által elıírt tartalmi követelményeknek A nem megfelelı adattartalmú pénztárbizonylatok használata miatt az egyes jogkörök gyakorlása nem volt szabályszerő, pl. hiányzott az érvényesítve megjelölés; ahol külön személy látta el az ellenjegyzési, illetve a pénztárellenıri feladatokat nem volt megfelelı hely az aláírások gyakorlására A pénztárellenırök feladataikat nem a szabályzatnak megfelelı gyakorisággal és nem az ott elıírt módon végezték, de elıfordult, hogy a pénztárellenırzés a gyakorlatban nem valósult meg Több bizonylat egy tételben történı elszámolása esetén összesítı bizonylatot nem készítettek, a Számlarendben vagy Bizonylati Rendben nem rögzítették az alkalmazandó összesítı bizonylat formáját és tartalmát Az 1 és 2 Ft-os érmék megszüntetése miatti kerekítési különbözetek elszámolásáról a Pénzkezelési Szabályzatban nem intézkedtek Az elszámolási elıleg kifizetését pénztárbizonylat helyett Nyugta alkalmazásával, vagy egyáltalán nem dokumentálták, illetve az elszámolásra kiadott elılegek esetében elszámolási határidıt nem írtak elı, vagy azt túllépték; elıfordult, hogy a jogszabály szerint kamatkedvezmény miatti adófizetési kötelezettség is keletkezett, melyet azonban nem vallottak, illetve nem fizettek be Az elszámolási elılegekrıl hiányos adattartalmú nyilvántartást vezettek A szigorú számadás alá vont nyomtatványok nyilvántartásának adattartalmát nem a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen szabályozták, így azt nem megfelelı adattartalommal és nem az e kötelezettség alá vonandó nyomtatványok teljes körére vonatkozóan vezették A bizonylati rendet és fegyelmet több esetben nem tartották be, a pénztárjelentést nem idırendi sorrendben vezették, szabálytalan javítások történtek, nem megfelelı adattartalmú nyomtatványokat használtak, a könyvelésben a beérkezı számlák az önkormányzat helyett polgármesteri hivatal nevére szóltak, a pénztárbizonylat, illetve a pénztárjelentés tömbök hitelesítését nem végezték el A Képviselı-testület nem minden esetben döntött a társadalmi szervezetek részére céljelleggel nyújtott támogatásokról, illetve a támogatással való elszámoltatást nem minden esetben biztosították, hiányoztak a megfelelı tartalmú szerzıdések, nem gondoskodtak a felhasználás helyszíni ellenırzésérıl, az elszámoltatást végzıket nem jelölték ki Pályázatoknál a támogatási összegek elkülönítésérıl nem az elıírásoknak megfelelıen gondoskodtak A beruházások mőszaki átadását nem szabályszerően dokumentálták, a nyilvántartásba vételre az üzembe helyezés napja helyett a pénzügyi teljesítés napján került sor A vállalkozási szerzıdések megırzési kötelezettségének nem megfelelıen tettek eleget, a szerzıdések aláírására ellenjegyzés nélkül került sor A szociális étkezık térítési díjait az önkormányzat rendeletében nem a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen állapították meg, az egy fıre esı jövedelemrıl nem állították ki a jogszabályban elıírt jövedelemigazolást Az étkezık nyilvántartását nem, vagy nem megfelelıen vezették, nem egyeztették az élelmezésvezetı által fızött és a leszámlázott adagokkal A számítógéppel elıállított számlák kiegyenlítésérıl nem megfelelıen vezették a vevıkövetelések nyilvántartását, így az a hátralékok kimutatására és a behajtás iránti intézkedések megtételére nem volt alkalmas 8
A gyermekvédelmi kedvezményben részesülıkrıl az ingyenes étkeztetés alátámasztására megfelelı tartalmú összesítı kimutatást nem készítettek A Gépjármő Üzemeltetési Szabályzat aktualizálása elmaradt, a jármővek üzemanyag elszámoláshoz szükséges fogyasztási normáit nem rögzítették, a túlfogyasztás nem került kivizsgálásra Az üzemanyag megtakarítás kifizetését üzemanyagköltségként és nem személyi jellegő ráfordításként számolták el A készletváltozásokat a fıkönyvi könyvelésben nem megfelelıen könyvelték, a tartályban tárolt üzemanyagkészletet év végén nem leltározták A falugondnoki szolgálatot ellátó új gépjármő bejelentése a mőködést engedélyezı szerv részére nem történt meg A falugondnok pénzkezeléssel kapcsolatos feladatait nem szabályozták Önköltségszámítási szabályzatot nem készítettek, a különbözı szolgáltatások térítési díjait nem minden esetben határozták meg Az elvégzett szolgáltatások számlázásának alapjául szolgáló teljesítésigazolások nem voltak megfelelıek, a beszedett díjakkal való elszámolás, a nyugta, illetve számlaadási kötelezettség nem megfelelıen került teljesítésre A 2007. január 1-je elıtt gyártott számla, egyszerősített számla és nyugtatömbök visszavételezésérıl, lezárásáról, a fel nem használt nyomtatványok selejtezésérıl nem gondoskodtak A menetleveleket, fuvarleveleket hiányos adattartalommal, nem eseményszerően vezették, a futásteljesítmények igazolását nem végezték el A hivatali gépjármő magáncélú használatát nem térítették meg, s nem gondoskodtak az emiatt felmerülı cégautóadó, illetve egészségügyi hozzájárulás és munkaadói járulék megfizetésérıl A rendszeresen térítés ellenében végzett személy- és áruszállítás esetén nem gondoskodtak az erre vonatkozó hatósági engedély beszerzésérıl A Társulás által mőködési célra átadott pénzeszközökre vonatkozó Megállapodások nem megfelelıen szolgálták a gazdaságos feladatellátást, az átadott pénzeszközök felhasználásáról a kedvezményezettek nem számoltak be A normatíva igénylés és elszámolás vonatkozásában az önkormányzat és intézménye közötti információáramlás nem volt megfelelıen dokumentált A normatíva igénylés és elszámolás alapjául szolgáló nyilvántartást nem megfelelıen vezették Jogosultsági feltételek hiányában került sor a normatíva igénylésére A bentlakásos intézményi ellátás intézményi térítési díját nem a jogszabályi rendelkezések szerint állapították meg; az ellátottakat nem tájékoztatták az egy ellátottra jutó önköltség havi összegérıl; az ellátottnak, illetve a tartásra képes és köteles személynek a jövedelmi és vagyoni helyzetét nem megfelelıen dokumentálták; távollét esetére a térítési díjak megállapítása nem a jogszabályi elıírások alapján történt; a térítési díjak nyilvántartását nem megfelelıen vezették; a térítési díjakról kiállított számla nem a hatályos ÁFA törvény elıírásai szerint került kiállításra A gyógyszernyilvántartást nem pontosan és teljeskörően vezették, a selejtezésrıl, megsemmisítésrıl jegyzıkönyvet nem készítettek Az orvosi ügyeletet ellátók személyi juttatásait nem megfelelıen számolták el, a munkaköröket nem módosították készenléti jellegővé, az önként vállalt munkáról nem kötöttek megállapodást 9
A közoktatási intézmények SZMSZ-einek aktualizálása nem megfelelıen történt meg A kinevezések, átsorolások, mint kötelezettségvállalások ellenjegyzése elmaradt A pedagógusok adható pótlékait a fenntartóval dokumentáltan nem egyeztették A jogszabályban nem nevesített egyéb pótlék, valamint gyermek- és ifjúságvédelmi pótlék számfejtésére került sor A további szakképesítésért járó illetménynövekedés alapjául szolgáló további szakképesítés, szakképzettség szükségességét nem minden esetben írták elı a kinevezésekben Egy intézményvezetı részére a Képviselı-testület döntésétıl eltérıen magasabb pótlékot biztosítottak Címpótlék visszavonására a címtıl való megfosztás hiányában jogosulatlanul került sor A jogszabályi rendelkezésekkel ellentétesen vezetıi és címpótlékot egyidejőleg biztosítottak A kötelezıen biztosítandó területi pótlék elszámolására nem került sor Számítástechnikai pótlékot nem a jogszabályi elıírásoknak megfelelı feltételek fennállása esetén számolták el A különleges szakértelmet igénylı munka pótlékát jogszabályi lehetıség hiányában biztosították A gyermek- és ifjúságvédelmi felelısök részére nem biztosítottak órakedvezményt A szakszervezetek tisztségviselıinek járó munkaidı-kedvezményeket nem megfelelıen biztosították A pedagógusok kötelezı pótlékának 75 %-os, illetve az órakedvezményeik 5 %-os korlátját túllépték A tanítási idıkeretet és a teljesítményeket az óvodapedagógusok esetében nem számolták ki, túlórákat nem fizettek; az óvodákban helyettesítési naplót nem vezettek, a napi két óra átfedési idı hiánya esetén helyettesítési díjat nem fizettek Az óvodákban többmőszakos munkavégzésnél délutáni mőszakpótlékot nem fizettek A tanítási idıkeret csökkentésénél figyelembe vehetı kiesı napok óráit a munkáltató nem a fenntartó dokumentált engedélyével határozta meg Az óradíjak kiszámítása nem a megfelelı osztószámok alapján történt A túlóra elszámolásokat dokumentált módon nem ellenırizték A túlóra elszámolásoknál az órakedvezményeket nem arányosították a kéthavi idıszakra vonatkozóan Túlóra kifizetése nem az arra jogosult személy részére történt meg A költségvetési szerv ellenırzési nyomvonalát, a kockázatok és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét nem alakították ki, a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét nem csatolták az SZMSZ-hez, a belsı ellenırzést végzık jogállását, feladatait az SZMSZ-ben nem határozták meg A FEUVE rendszert nem hatékonyan mőködtették. A szabályozottsággal kapcsolatosan az ellenırök javasolták a körjegyzıségi szintő, egységes, az önkormányzatokra és a körjegyzıségre is hatályos, de a sajátosságokat külön-külön is tartalmazó pénzügyi-számviteli szabályzatok elkészítését, melyekkel a szabályozottság átláthatóbb, az aktualizálás könnyebben végrehajtható. A hatékonyság növelése és az összeférhetetlenségi követelmények betartása érdekében javasolták a szakképzettséget igénylı feladatellátást a körjegyzıség székhelyén bonyolítani. 10
Több helyen nem használták ki a TATIGAZD szoftver által nyújtott lehetıségeket az analitikák (beérkezı, kimenı számla, kötelezettségvállalás) vezetésére; a nyilvántartásokat manuálisan nem megfelelıen végezték, ezért az ellenırzés javasolta a számítógépes nyilvántartás bevezetését. Az ellenırök javasolták annak a helytelen ellenırzést nehezítı gyakorlatnak a megszüntetését, hogy a pénztár-, illetve bankbizonylatok és alapbizonylatok a bizonylattömbben, vagy külön-külön borítékokban kerüljenek tárolásra a dossziékban történı lefőzés helyett. Ez utóbbi biztosítja a könnyebb átláthatóságot, ellenırizhetıséget, s a bizonylatok biztonságosabb megırzését. A korszerőbb fizetési módok egyre elterjedtebb alkalmazása miatt a bankkártya, illetve üzemanyagkártya kezelésére, a terminálon történı átutalás rendjére vonatkozó megfelelı szabályozás kialakítására is javaslatot tettek a revizorok. Az üzemanyag elszámolások, illetve a falugondnoki szolgálatok ellenırzése kapcsán javaslatként került megfogalmazásra, hogy a fogyasztási normát mőszaki szakértı határozza meg, illetve vizsgálják meg a fogyasztásmérı beszerelésének lehetıségét, mivel a gazdálkodó szervezetek szabálytalanul, különbözı, nem dokumentált módszerekkel határozták meg az alkalmazott normákat. Elektronikus úton a jegyzık/körjegyzık részére megküldésre került egy a szabályszerő elszámoltatást biztosító, a havi elszámolásokat éves szinten automatikusan összesítı táblázat. Az ellenırzési jelentések minden esetben tartalmazták a megállapítások kijavítására vonatkozó javaslatokat, továbbá a revizorok több esetben új nyomtatványok, szoftverek alkalmazását, valamint a feladatellátás hatékonyabb módját javasolták. A bevételek növelése érdekében a térítési díjak önköltségszámítási szabályzattal alátámasztott, ennek megfelelı tartalmú megállapítását, a teljesített szolgáltatásokról számla kiállítását, a vevıkövetelések megfelelı nyilvántartását és behajtását javasolták. Az Edelényi Kistérség Többcélú Társulása munkaszervezeténél a pénzkezelés tárgyában lefolytatott ellenırzéssel kapcsolatban tett megállapítások az alábbiak voltak: Az ellenırzés rendelkezésére Edelény Város Önkormányzatának aljegyzıje által jóváhagyott pénzkezelési és a pénzkezelési jogkörök gyakorlásáról szóló szabályzatokat bocsátottak, melyek 2008. április 01. napjától, a Társulás munkaszervezetének az edelényi Polgármesteri Hivataltól helyileg történı elkülönülésével léptek hatályba. Mindkét szabályzat a jogszabályi elıírások alapján, a helyi sajátosságok figyelembevételével készült el. A pénzkezelési szabályzat a készpénz és a bankszámlapénz forgalomra vonatkozóan is tartalmazta a szükséges szabályokat, a pénzkezelési jogkörök gyakorlásáról szóló szabályzatban pedig a Társulás részben önállóan gazdálkodó intézményére vonatkozó sajátosságokat is meghatározták. A szabályzatokhoz megismerési záradékot csatoltak, melyben a dolgozók aláírásukkal igazolták azok tartalmának megismerését. A szabályzatok tartalmazták a pénzkezeléssel kapcsolatos munkaköröket, feladatokat, hatásköröket, jogköröket és felelısségi szabályokat. Általánosságban megállapítható, hogy a házipénztár és bankszámlapénz kezelése során a jogszabályi követelményeknek és a helyi szabályozásnak megfelelıen jártak el, a felmerült hiányosságok kijavítása érdekében a helyszíni ellenırzéskor intézkedtek. 11
A Társulás pénzkezelési jogköreinek gyakorlása megfelelt a jogszabályi és a helyi elıírásoknak, a helyettesítés rendjének kialakításával az összeférhetetlenségi követelményeket betartották. A Társulás részben önállóan gazdálkodó intézménye esetében azonban utalványozáskor nem megfelelıen jártak el, mivel a pénztárbizonylatokon és az utalványrendeleteken az intézményvezetı helyett erre vonatkozó felhatalmazás hiányában az elnök vagy megbízottja írt alá. A helyszíni ellenırzéskor tartott rovancsolás során megállapítást nyert, hogy a nyilvántartott és a tényleges pénzkészlet megegyezett. Az alkalmazott bizonylatokról általánosságban megállapítható volt, hogy megfeleltek az alaki és tartalmi követelményeknek. A közmunkaprogram keretében foglalkoztatottak munkabérét a vizsgált idıszakban a szabályzatban foglaltaktól eltérıen fizették ki, mivel a vidéki dolgozók munkabérét az adott település polgármestere, illetve hivatal jegyzıje, dolgozója külön-külön átvételi elismervénnyel vette át, melyekrıl az összes település vonatkozásában csak egy kiadási pénztárbizonylat kiállítására került sor. A felvett összegekkel a bérjegyzékek - dolgozók, vagy meghatalmazottjuk által aláírt példányának - Társuláshoz történı visszajuttatásával számoltak el. Az ellenırzés javasolta, hogy amennyiben a kifizetésekre nem a Társulás házipénztárában, a pénztáros által kerül sor, úgy a szigorú számadás alá nem vont átvételi elismervény helyett a pénz átvételét a pénzt átvevı és kezelı személy a pénztárbizonylaton tanúsítsa aláírásával, s a kifizetésre az elszámolási elılegekre vonatkozó szabályokat alkalmazzák, azzal, hogy az elıleget átvevı személy azonosító adatait tüntessék fel és az átvételhez szükséges elızetes megbízást, engedélyt a Társulásnál jogosult személlyel együtt az adott települési önkormányzat jegyzıje vagy polgármestere is írja alá. A kifizetésekkel járó feladatok egyszerősítése és szabályszerőbb ellátása érdekében az ellenırzés javaslata, hogy a munkabérek kifizetésére lakossági folyószámlára történı utalással, illetve postai úton kerüljön sor. Az ellenırzés további javaslatai voltak, hogy gondoskodjanak az alábbiakról: - a Társulás részben önállóan gazdálkodó intézménye esetében az utalványozási jogkör gyakorlása megfeleljen a jogszabályban foglaltaknak - a szakmai teljesítésigazoláskor annak dátuma is feltüntetésre kerüljön - minden banki kiadási tételnél külön-külön utalványrendeletet alkalmazzanak - az elıírt pénztári záró keretösszeget naponta betartsák - a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának tartalma megfeleljen a jogszabályban elıírtaknak - a fizetési elılegeket az elszámolási elılegektıl elkülönítetten tartsák nyilván - a bizonylatokon csak szabályszerő javítások történjenek - a szabályzatban elıírtak szerint évente két alkalommal, jegyzıkönyv felvételével ellenırizzék a pénztárellenıri feladatok folyamatos ellátását. d) Az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása A 2008. évben lefolytatott ellenırzések közül 3 ellenırzési jelentéssel kapcsolatban folyik rendırségi, illetve bírósági eljárás. Megállapítható, hogy e vizsgálatokra vonatkozóan az érintettek egy esetben sem 12
küldték meg az intézkedési tervet, illetve az annak végrehajtásáról szóló tájékoztatást. e) A folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javasatok A költségvetési szerv vezetıje a szerv gazdálkodásának folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, mőködtetni és fejleszteni a FEUVE rendszerét. Az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A, 145/B és 145/C paragrafusai az ellenırzési nyomvonal készítésének, a kockázatkezelés mőködtetésének és a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettségét írják elı a költségvetési szerv vezetıje részére a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján. A Korm. rendelet szerint az ellenırzési nyomvonal, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje az intézmény szervezeti és mőködési szabályzatának mellékletét kellett, hogy képezze. 2008. január 1-jétıl annyiban változott a jogszabály, hogy a továbbiakban nem szükséges az ellenırzési nyomvonalat az SZMSZ-be beépíteni, azonban azt az ellenırzés megkezdésekor továbbra is a belsı ellenır rendelkezésére kell tudni bocsátani. A belsı ellenırzésrıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 4. (1) bekezdése alapján a belsı ellenırzési kötelezettséget, az ellenırzést végzı személy, egység vagy szervezet jogállását, feladatait szintén a költségvetési szerv szervezeti és mőködési szabályzatában kell elıírni. Az intézmények szervezeti és mőködési szabályzatát az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 10. (4) bekezdése alapján a felügyeleti szervnek jóvá kell hagynia. A FEUVE szabályozási rendszerét, az ellenırzési nyomvonalat és a kockázatáértékelés rendjét a jogszabályi kötelezés ellenére több helyen még nem dolgozták ki, s ebbıl következıen e szervezeteknél a kontrollmechanizmusok hiánya volt tapasztalható. Az intézkedési tervek végrehajtásáról szóló tájékoztatóban két körjegyzı beszámolt a hiányzó FEUVE rendszer kiépítésérıl. Az ellenırök a szabályozás rendelkezésre állása esetén javaslatokat tettek a hatékonyabb mőködtetésre, az ellenırzési nyomvonalban újabb ellenırzési pontok kijelölésére, az ellenırzésért felelıs személyek, illetve a keletkezı dokumentumok pontosítására, valamint az egyéb belsı szabályozásokkal való összhang megteremtésére. 2.) A belsı ellenırzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása a) Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámoló, az ellenırzési megállapítások és javaslatok hasznosításának tapasztalatai A revizorok az ellenırzési jelentésekben néhány kivétellel - intézkedési terv készítésének kötelezettségét írták elı. A megküldött intézkedési terveket a jogszabályi elıírásnak megfelelıen a belsı ellenırzési vezetı 8 munkanapon belül véleményezte. Több esetben elıfordult, hogy a jegyzık/körjegyzık nem, vagy a jogszabály elıírásával ellentétben - 15 munkanapon túl - jelentıs késéssel küldték meg az intézkedési tervet. 13
A költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 29/A - a alapján az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje felelıs az intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért, melynek érdekében a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató alapján elkészített nyilvántartásba évenként felvezeti az intézkedési terv alapján végrehajtott intézkedéseket és a végre nem hajtott intézkedések okát, melyrıl - intézmény esetén - tárgyévet követı év január 31-ig beszámol a település jegyzıje/körjegyzıje részére. A belsı ellenırzési feladatellátásra kötött megállapodás alapján a jegyzık/körjegyzık a munkaszervezet belsı ellenırzési egységének vezetıje részére tárgyévet követı év február 15-éig írásbeli tájékoztatást adnak a belsı ellenırzési egység által lefolytatott felügyeleti jellegő és belsı ellenırzésekkel kapcsolatban készített intézkedési tervek tárgyévben lejárt határidejő pontjai nyomonkövetésének módjáról, végrehajtásáról, a végre nem hajtott intézkedések okáról, a megállapítások, javaslatok hasznosulásáról. A tájékoztató alapján a belsı ellenırzési egység vezetıje az ellenırzésekrıl vezetett nyilvántartásban rögzíti az intézkedési tervek végrehajtását. A belsı ellenırzés a végrehajtott intézkedések hatékonyságát a jegyzık/körjegyzık által igényelt utóvizsgálat, vagy a területet érintı következı ellenırzés során jogosult vizsgálni. Jelen beszámoló elısegítése érdekében 2009. január 15-én megküldött levélben, illetve e- mailben kértük a jegyzıktıl/körjegyzıktıl, hogy ismertessék az intézkedési tervek megvalósulását, illetve a megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatait, melyhez segítségül megküldtük a nyilvántartás vezetéséhez szükséges táblázat internetes elérhetıségét. A 2008. évi ellenırzések vonatkozásában 7 jegyzınek/körjegyzınek keletkezett intézkedési terv, illetve beszámoló készítési kötelezettsége, melybıl hárman (a szendrıi, a ládbesenyıi és a laki körjegyzı) 5 ellenırzés vonatkozásában ennek nem tettek eleget. 3 ellenırzésre vonatkozóan nem keletkezett intézkedési tervkészítési kötelezettség. 6 jegyzınek 13 ellenırzés vonatkozásában az intézkedési tervek végrehajtásáról csak 2010. évben kell tájékoztatást adnia az ellenırzések áthúzódása, illetve az intézkedési tervek 2009. évi határideje miatt. A 2007. évi ellenırzésekbıl az ellenırzések 2008. évre való áthúzódása miatt, illetve az intézkedési tervek 2008. évi határideje miatt 11 ellenırzés vonatkozásában 5 körjegyzınek lett volna szükséges tájékoztatást adnia, melynek ketten (a komjáti és a szendrıi körjegyzı) 7 ellenırzés vonatkozásában nem tettek eleget. A megküldött tájékoztatások alapján az intézkedési tervben foglaltak végrehajtásra kerültek, elıfordult azonban, hogy az intézkedések végrehajtása helyett különbözı okokra hivatkozva újabb távoli intézkedési határidı kitőzésérıl számolt be egy körjegyzı, mely továbbra is helytelen gyakorlatot eredményez, valamint a szabályszerő gazdálkodást akadályozza. 2008. évben külön utóellenırzés lefolytatására nem került sor, azonban az ellenırzések alkalmával a korábbi, hasonló témájú ellenırzési jelentésekre tett intézkedések végrehajtása vizsgálatra került. Megállapítható, hogy a tervezett intézkedések jelentıs részét végrehajtották, így a gazdálkodás szabályszerősége javult. A Társulás pénzkezeléséhez kapcsolódó intézkedési tervkészítési kötelezettség csak 2009. évben volt esedékes, azonban az intézkedési terv végrehajtásáról szóló tájékoztatást Edelény Város Önkormányzatának Aljegyzıje már megküldte, melyben beszámolt az intézkedések megtörténtérıl. 14
A belsı ellenırzési feladatellátásra kötött Kiegészítı Megállapodás 11. pontja szerint a települési önkormányzatok jegyzıinek saját Képviselı-testületük felé külön éves jelentés keretében is be kell számolniuk a belsı ellenırzés saját önkormányzatukra vonatkozó tapasztalatairól, illetve az intézkedési tervek végrehajtásáról. b) Az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet elıírásai szerint a belsı ellenırök tevékenységüket a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belsı ellenırzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és a belsı ellenırzési vezetı által kidolgozott, a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott belsı ellenırzési kézikönyv, s az abban meghatározott iratminták alapján végzik. A továbbiakban a Belsı Ellenırzési Kézikönyv, az abban található iratminták, valamint a revizorok munkaköri leírásainak folyamatos figyelemmel kísérése, aktualizálása szükséges a jogszabályi változások miatt, valamint a hatékonyabb munkavégzés érdekében. A jegyzık, körjegyzık az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozóan egyéb javaslatot nem tettek. E d e l é n y, 2009. április 06. Készítette: Réti-Nagy Lászlóné belsı ellenırzési vezetı 15