Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly BESZÁMOLÓ A KÖLTSÉGCSÖKKENTÉSI INTÉZKEDÉSI TERV VÉGREHAJTÁSÁRÓL ÁROP-1.A.5-2013 Államreform Operatív Program Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára 2014 Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata
1. Előzmények Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata vissza nem térítendő európai uniós támogatásban részesült az ÁROP-1.A.5-2013 számú pályázati konstrukció keretében. A támogatott programmal a kedvezményezett Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata és egyes intézményei működésének, szervezetének felülvizsgálatát, fejlesztését kívánja végrehajtani. A projekt szakmai programját a szakmai koncepció foglalja össze, mely a támogatott pályázat mellékletét képezi. A szakmai koncepció az egyik legfontosabb intézkedési területként jelöli meg a fenntartható gazdálkodást és költségvetési egyensúlyt. Ezen fejlesztési terület keretében elkészült Az Önkormányzat gazdálkodásának áttekintő elemzése tárgyú dokumentum, továbbá a fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly összegző dokumentuma. Mindkét tanulmány a támogatott projekt pályázati felhívása és útmutatója értelmében a következő fejlesztési tevékenységhez kapcsolódik: "A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása, valamint a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása". Az Önkormányzat a támogatott pályázatban vállalta, hogy az elkészült dokumentumokban megfogalmazott, költségcsökkentést szolgáló intézkedési tervben rögzített rövidtávú opciókat a projekt keretében végrehajtja és beszámol azok teljesüléséről. Jelen dokumentum célja az intézkedési tervben rögzített beavatkozási területeken végrehajtandó azon feladatok teljesülésének bemutatása, melyek rövidtávú költségcsökkentési opcióként kerültek azonosításra. 2
2. Rövidtávon megvalósítandó intézkedések Az megfogalmazott javaslatok az intézkedés időtávja alapján rövidtávú, középtávú és hosszútávú intézkedési kategóriákba kerültek besorolásra. A rövidtávú intézkedések gyakorlatilag azonnal, éven belül megvalósíthatóak, hosszabb előkészítés igénnyel nem bírnak. A középtávú intézkedések 18 hónapon belül valósítandóak meg tekintettel arra, hogy némileg nagyobb körültekintést igényelnek. A hosszútávú intézkedések 18 hónapon túl kerülhetnek megvalósításra elsősorban az időigényükre tekintettel. Rövidtávon megvalósítandó intézkedések körében az alábbi opciók kerültek meghatározásra: 1./ Az Önkormányzat és az önkormányzati intézmények tekintetében egyaránt megállapítható, hogy jelenleg hatályos szerződéses kapcsolataik jelentős részét olyan, határozatlan időtartamra kötött szerződések képezik, melyek költséghatékonyság és takarékosság szempontjából felülvizsgálandóak. A határozatlan időre kötött szerződések egy része évekkel ezelőtt, más piaci és finanszírozási környezet mellett került megkötésre. A szerződések jelentős részénél előfordulhat, hogy a szerződés tárgyát képező termék, vagy szolgáltatás a megkötött szerződéshez képest, éppen az időközben megváltozott piaci viszonyokra tekintettel kedvezőbb áron szerezhető be. A határozatlan idejű szerződések esetében az is gyakori, hogy ellenszolgáltatás az előző évi fogyasztói árindex mértékével automatikusan vagy a felek akarategyezősége esetén évről-évre megemelkedik. Az infláció az árszínvonal tartós emelkedését és a pénz vásárlóerejének romlását tükrözi, ugyanakkor az inflációs hatás nem minden termék és szolgáltatás tekintetében jelentkezik azonos mértékben. A piaci körülmények azt igazolják, hogy számos szolgáltatás és termék beszerzési ára az elmúlt évekhez képest az infláció ellenére is csökkent, nyilvánvalóan az árképzést befolyásoló egyéb körülményekre tekintettel. Javasolt az Önkormányzat és valamennyi intézmény esetében elrendelni a határozatlan időre kötött szerződések felülvizsgálatát és kedvezőtlennek minősülő szerződések esetén azok felbontását. 2./ 3
A papír alapú folyamatok időigényesebbek, költségesebbek és magasabb hibalehetőséggel bírnak, mint az elektronikus rendszeren zajló folyamatok. A papír alapú munkavégzés számos esetben nem mellőzhető, azonban egyes tevékenységek esetében indokolatlan többletterhet jelent. A tapasztalat szerint nem csak a Polgármesteri Hivatal és az önkormányzati intézmények közötti kommunikáció zajlik papír alapú levelezéssel, hanem az Önkormányzati szintű vezetői értekezletek napirendi pontjainak megtárgyalására is a papír alapon beterjesztett anyagokkal kerül sor. A Polgármesteri Hivatalban évekkel ezelőtt kísérlet született a vezetői előterjesztések elektronikus megküldésére, azonban az újonnan bevezetett rendszer csak kiegészítette a papír alapú kommunikációt, annak azonban nem lépett a helyére. Javasolt az intézmények közötti kommunikáció során a papír alapú levelezést megszüntetni, helyette a korszerű elektronikus levél formát alkalmazni. Javasolt továbbá a városvezetői értekezletre papír alapon beterjesztett anyagok elhagyását, helyette az elektronikus formát alkalmazni. Az előzőhöz hasonlóan a Polgármesteri Hivatal és a város intézményei, valamint a város gazdasági társaságai között zajló kommunikáció is még ma is jellemzően papír alapú. Ez párosul postaköltséggel, és eljárói költséggel is. Indokolt lenne átállni teljesen elektronikus kommunikációra. A Polgármesteri Hivatal ügyintézési folyamatában a pénzügyi ellenjegyeztetés esetében megállapítható, hogy a szerződéskötésben illetékes szervezeti egységek az aláírásra kerülő szerződés-példányok mindegyikét eljuttatják a Pénzügyi Osztályra az ellenjegyeztetés érdekében. Amennyiben az ellenjegyzést megelőző ellenőrzés következményeként bármilyen javítást kell a szerződéstervezetben eszközölni, az valamennyi, jellemzően 4-5 példányon történő átvezetést igényel. Az ellenjegyzéshez egyetlen példány elegendő, ezért javasoljuk kötelezni a szervezeti egységeket arra, hogy az ellenjegyeztetéshez egyetlen példányt alkalmazzanak. 3./ Az Önkormányzat gazdálkodásában relatíve nagy jelentőséggel bír a követelések, kintlévőségek megfelelő ütemezésben történő beérkezése. Az egyes jogviszonyokból adódó követelések a témakör szerint illetékes szervezeti egységek által vannak nyilvántartva, azonban ezen adatok, információk jellemzően nem összpontosulnak a Gazdálkodási 4
Főosztályon. Az Önkormányzat nem rendelkezik egységes követelés-nyilvántartó rendszerrel, erre tekintettel a kintlévőségek beérkezésének nyomonkövetése, behajtásukról történő intézkedés nem kellőképpen koordinált és hatékony. Javasolt megvizsgálni az egységes követelés-nyilvántartás alkalmazásának lehetőségét és feltételrendszerét. 4./ Általánosságban elmondható, hogy az Önkormányzat a lejárt tartozó partnerekkel szemben csak rendkívül ritkán él a peres eljárás útján történő érdekérvényesítés lehetőségével. Javasoljuk a lejárt tartozókkal szembeni peres eljárások megindításáról haladéktalanul intézkedni, amennyiben a kintlévőség behajtására más, gyorsabb eljárási mód nincs. Ezen intézkedés összefügg az egységes követelés-nyilvántartás esetleges bevezetésével és egymás hatékonyságát is fokozzák. 5
4. Beszámoló a rövidtávon megvalósítandó intézkedések végrehajtásáról 1./ A Debrecen Megyei Jogú Város Jegyzője az intézkedési tervben foglaltaknak megfelelően elrendelte valamennyi önkormányzati intézmény szerződéseinek és a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek illetékességébe tartozó, határozatlan időre kötött szerződések meghatározott szempontok szerinti felülvizsgálatát annak érdekében, hogy a kedvezőtlennek minősülő szerződések szükség szerinti módosítására, felbontására sor kerüljön. Az áttekintés fő szempontjai az alábbiak voltak: - az adott szerződés szerinti tevékenység, szolgáltatás igénybevétele szükséges-e, hasznos-e még az Önkormányzat vagy a Hivatal feladatellátása, működése szempontjából; - látható-e előre egy esetleges kifutási idő, melynek elteltét követően nem lesz szükség az adott szolgáltatásra, tevékenységre; - ha a szerződéssel megrendelt tevékenységre, szolgáltatásra a jövőben is szükség van/lesz a hatékony működés érdekében, a hatályos szerződés, az annak alapján folytatott együttműködés tapasztalatai alapján indokolt-e az adott szerződés hatályának fenntartása vagy az időközben tudomásukra jutott információk alapján lenne más olyan lehetséges partner, akivel az adott tevékenység financiális vagy egyéb szempontból kedvezőbben ellátható; - célszerű lenne-e egy új beszerzést lefolytatni (pl: mert ugyanazt a szolgáltatást más olcsóbban is elvégezné vagy ugyanazért az összegért szélesebb körű szolgáltatáskínálatot biztosító partner bevonására lenne mód, vagy kicsivel magasabb ellenszolgáltatásért összességében egy előnyösebb megállapodást lehetne kötni); - a szerződéses jogviszony eddigi tapasztalatai alapján van-e annak olyan rendelkezése, ami hátrányos az önkormányzatra, illetőleg intézményére nézve és emiatt célszerű volna azt megszüntetni, módosítani vagy új szerződést kötni. A felülvizsgálat eredményéről az előírt határidőig az önkormányzati intézmények, továbbá a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei beszámoltak, az egyes megállapítások összesítésre kerültek. A szerződések felülvizsgálatára az intézkedési tervben foglaltaknak megfelelően sor került, az önkormányzat számára nem előnyös szerződések kedvezőtlen hatásainak csökkentésére irányuló intézkedések megkezdődtek. 6
2./ Az elektronikus kommunikációra történő átállás érdekében az önkormányzat megtette a szükséges intézkedéseket. A Polgármesteri Hivatal Jegyzője elrendelte a szerződések pénzügyi ellenjegyzésének folyamata során a papír alapú példányok minimalizálását. A hivatalvezető kötelezte az egyes szervezeti egységeket és a hivatal valamennyi munkatársát arra, hogy a pénzügyi ellenjegyzés érdekében egyetlen papír alapú példány kerüljön kinyomtatásra és a Pénzügyi Osztály (vagy Hivatalgazdálkodási Osztály) részére átadásra. Az intézkedés az intézkedési tervben foglaltaknak megfelelően megvalósult. Az Önkormányzat szerződést kötött egy informatikai szolgáltatóval üzenetküldő és dokumentumkezelő informatikai rendszer megvalósítására, mely nagyban segíti az elektronikus kommunikáció előtérbe helyezését az önkormányzati feladatellátást végző polgármesteri hivatal és az intézmények egymás közötti kommunikációja során. A rendszer számos funkciót biztosít a papír alapú kommunikáció háttérbe szorításának érdekében (pl. teljes levelezés levelező klienssel, webes felületen, okostelefonon; hitelesítési tanúsítványok támogatása; integrált belső azonnali üzenetküldés; dokumentum tárolás jogosultsági szintekkel; webes dokumentumszerkesztés). 3./ Az Önkormányzat szerződést kötött egy informatikai szolgáltatóval kötelezettségvállalást nyilvántartó informatikai rendszer megvalósítására. A rendszer alapvetően nem követelésnyilvántartásra szolgál, azonban a követelések egységes nyilvántartását segíteni képes. Az önkormányzat gazdasági egységei költségvetési nyilvántartást vezetnek, illetve az Államkincstár által biztosított DOKK könyvelő rendszerben könyvelést végeznek. Az informatikai szolgáltató által kialakított rendszer elsődleges célja, hogy a gazdasági egységek számára a költségvetési nyilvántartáshoz informatikai rendszert biztosítson oly módon, hogy a jelenlegi költségvetési nyilvántartó rendszer és könyvelő rendszer mellett ne járjon jelentős többletteherrel a munkatársak számára. A rendszer adatimportot és lekérdező modult biztosít az önkormányzat számára a gazdasági egységek egyedi rendszereiből és képes arra, hogy a Polgármesteri Hivatal és az önkormányzat jelenlegi költségvetés-nyilvántartó és előirányzat kezelő rendszerével együttműködjön (ún. KERET program). A rendszer segítségével, továbbá 7
a KERET program funkcióinak kihasználásával az Önkormányzat képes a követeléseit nyilvántartani, a teljes értékű egységes követelés-nyilvántartó rendszer nélkül. 4./ A peres eljárás útján történő érdekérvényesítés hatékonyságának fokozása érdekében az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal jogi képviseleti rendjéről, szerződéseinek előkészítéséről, tartalmáról, valamint ellenjegyzéséről és aláírásáról szóló 9/2000. számú együttes polgármesteri és jegyzői utasítás felülvizsgálata megtörtént, az utasítás átdolgozásának és új utasítás bevezetésének folyamata megkezdődött. Az új utasítás bevezetésével az Önkormányzat új alapokra helyezi a peres eljárások lefolytatásának módját azzal, hogy a fizetési meghagyásos eljárások teljes körű kezelését a Polgármesteri Hivatal szervezeti rendszerébe tartozó Jogi Osztály hatáskörébe utalja. Az intézkedés költségcsökkentő hatása gyakorlatilag azonnal jelentkezik, hiszen a korábban ügyvédi feladatot képező tevékenységek a hivatali szervezet jogászai, munkavállalói feladatkörébe kerülnek, mellyel jelentős megbízási díj takarítható meg. Az intézkedés várhatóan gyorsabb átfutási időt is eredményez a fizetési meghagyásos eljárások tekintetében, mellyel a folyamat hatékonysága fokozható amellett, hogy a peres eljárások egységesen, egyetlen szervezeti egységnél összpontosulva kerülnek kezelésre. A fizetési meghagyásos eljárások szervezeti rendszeren belüli folyamatmenedzsmentje érdekében a szükséges elektronikus aláírás beszerzése, valamint az informatikai háttér (alkalmazás telepítése) biztosításának előkészítése megkezdődött. 8