MÉRLEGCENTER Bt 7815 Harkány Sallai u. 12. Tel: 72 480-287, 30/329-4857 Fax: 72/480-287 Web: www.e7.hu/merlegcenter

NT-SWARE KERESKEDELMI ÉS SZOLGÁLTATÓ BETÉTI TÁRSASÁG 7633 PÉCS, Lotz Károly u. 33 sz. Együttműködő Partnereink: MÉRLEGCENTER Bt 7815 Harkány Sallai u. 12. Tel: 72 480-287, 30/329-4857 Fax: 72/480-287 Web: www.e7.hu/merlegcenter PAMMER és SZEMERÉDY MÉRLEGES Bt 7631 Pécs-Málom, Felső u. 76. Telefon: 06-72/450-339 Mobil: 06-30/927-91-28 (Pammer Dezső),06-30/396-42-86 (Szemerédi László) Email: info@merlegszerviz.hu pammer.merleg@freemail.hu Szerzők: Andrássy Csongor Németh Sándor BALANCE ELEKTRONIKUS MÉRLEGKEZELŐ, KÉSZLET ÉS GÉPJÁRMŰNYILVÁNTARTÓ RENDSZER FELHASZNÁLÓI SEGÉDLET 2000-2009 Telefon: 72/515-370; fax: 72/515-371; mobil: 30/9567-826; 30/9164-301; E-mail: nsbt@dravanet.hu Cégbejegyzés: 02-06-063481/1994; adószám: 20076214-2-02; bank: OTP 11731001-20097213 A Pécs-Baranya Kereskedelmi és Iparkamara tagja, reg kód: 0720076214202 Web: http://partners.dravanet.hu/nsbt

2 oldal Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 1 A program általános jellemzői... 4 1.1 A PROGRAM TELEPÍTÉSE:... 4 1.2 A TELEPÍTÉS UTÁNI TEENDŐK:... 4 1.3 A PROGRAM EGÉSZ FELÜLETÉN HASZNÁLHATÓ FUNKCIÓ BILLENTYŰK:... 5 2 Kezdjük el! bevezetés a BALANCE mérlegprogram használatába... 6 2.1 BELÉPÉS A PROGRAMBA... 6 2.2 NÉHÁNY ELVI KÉRDÉS TISZTÁZÁSA... 6 2.3 A MÉRLEGELÉS MEGKEZDÉSE... 6 2.4 MOZGÁSNEMEK BEÁLLÍTÁSA... 9 3 A program működése (feladatkörök)... 10 3.1 MÉRLEGELÉS... 10 3.1.1 -Bruttó tömeg bevitele mérés nélkül, manuálisan... 11 3.1.2 - Összesítő jegyzék a formanyomtatványokról... 11 3.1.3 Mérés megindítása ( függőben levő mérlegelések)... 12 3.1.4 Lezárt mérlegjegyek... 12 3.1.5 Könyvelt mérlegjegyek... 12 3.1.6 Törölt mérlegjegyek... 13 3.1.7 Gépkocsi táramérése... 13 3.1.8 Konténerek tömegének rögzítése... 13 3.1.9 Keresés a mérlegjegyek között... 13 3.1.10 Terményszárítás elszámolások... 14 3.1.10.1 elszámoló lap készítése egy mérlegjegy alapján... 14 3.1.10.2 elszámoló lap készítése több mérlegjegy alapján... 14 3.1.10.3 elszámolólapok áttekíntése... 14 4 Raktárkezelési feladatok... 15 4.1 RAKTÁRI MOZGÁSOK KÖNYVELÉSE... 15 4.1.1 Nyitókészlet felvitele... 15 4.1.2 Vásárlás... 16 4.1.3 Eladás... 17 4.1.4 Selejtezés... 17 4.2 TÖRZSADAT KEZELÉSEK... 18 4.2.1 Cikktörzs kezelés... 18 4.2.2 Partnertörzs (szállító-vevő) kezelés... 19 4.3 RAKTÁRVÁLASZTÁS... 19 4.4 RAKTÁRI ADATOK LEKÉRDEZÉSE, LISTÁZÁSA... 19 4.4.1 Raktári kartonok áttekintése... 19 4.4.2 Raktári készletek listája egy meghatározott raktárban... 19 4.4.3 Raktári készletek listázása valamennyi raktárban... 19 4.4.4 Bejövő számlák listája... 20 4.4.5 Kimenő szállítólevelek listája... 20 4.4.6 Teljes raktári forgalom lekérdezése... 20 5 Gépjármű nyilvántartás kezelése... 21 5.1 MENETLEVELEK RÖGZÍTÉSE... 21 5.2 ÜZEMANYAGSZÁMLÁK FELVITELE... 21 5.3 MENETLEVELEK SZERKESZTÉSE, JAVÍTÁSA... 21

3 oldal 5.4 MENETLEVELEK LISTÁJA... 21 5.5 GÉPKOCSIK ADATAINAK FELVITELE... 22 5.6 ESEDÉKES VIZSGÁK, ELLENŐRZÉSEK... 22 5.7 ÜZEMANYAGÁRAK... 22 6 Egyéb funkciók... 23 6.1 KEZELŐVÁLTÁS... 23 6.2 JELSZÓ VÁLTOZTATÁSA... 23 6.3 KALKULÁTOR... 23 6.4 OPCIÓK... 23 7 Rendszer beállítási feladatok (csak rendszergazda részére)... 24 7.1 KEZELŐK ADATAINAK BEÁLLÍTÁSA... 24 7.2 MOZGÁS-NEMEK PARAMÉTEREZÉSE... 25 7.3 SZÁMLACSOPORTOK ÖSSZEÁLLÍTÁSA... 26 7.4 MENNYISÉGI EGYSÉGEK BEÁLLÍTÁSA... 27 7.5 HASZNÁLHATÓ RAKTÁRAK BEÁLLÍTÁSA... 27 7.6 KÉSZLET-KONTROLL MOZGÁS-NEMEINEK BEÁLLÍTÁSA... 27 7.7 A MÉRLEG KOMMUNIKÁCIÓS PARAMÉTEREINEK BEÁLLÍTÁSA... 27 7.8 A PROGRAM ÁLTALÁNOS PARAMÉTEREINEK BEÁLLÍTÁSA... 28 7.8.1 A mért nettó mennyiség és a ténylegesen hasznosítható mennyiség megkülönböztetése... 28 8 Segítség esetén felkereshető cégek és személyek... 29 8.1 MECHANIKA... 29 8.2 ELEKTRONIKA... 29 8.3 A PROGRAMOT KÉSZÍTETTÉK... 29 9 Konfigurációs állományok feladatai... 30 10 Feladatok a számítógép vagy egységei cseréjekor... 31 11 Másolásvédelem... 32

4 oldal 1 A program általános jellemzői A BALANCE elektronikus mérlegkezelő program 1.16-os vagy annál fejlettebb verziói alkalmasak számítógép és soros vonali kommunikációra képes elektronikus mérlegek kezelésére, továbbá az ezen berendezéseket használó gazdasági társaságok, intézmények áruforgalmának könyvelésére, raktárak készleteinek nyilvántartására, valamint a tevékenységük ellátásához szükséges személy és tehergépjárművek adatainak és futásteljesítményeinek nyilvántartására, és elszámolására. A program kezeléséhez ez a tájékoztató átolvasásán kívül csak az általános raktárosi szakmai ismeretekre van szükség, használata nem igényel semmiféle speciális számítástechnikai ismeretet. A kézikönyv összeállításánál a könnyű eligazodásra törekedtünk, ezért az egyes fejezeteket úgy állítottuk össze, hogy azok a programmal végrehajtható műveletekhez kapcsolódjanak, és egyúttal kövessék a program menürendszerét is. A program négy fő részből áll, melyek: Mérleg-kezelés Raktár-kezelés Gépjármű-nyilvántartás Egyéb kisegítő ill. vezérlő funkciók A program minden egyes telepített változata tartalmazhat a felhasználó által kért egyedi funkciókat, melyeket az itt ismertetésre kerülő változat nem feltétlenül tartalmaz. Azonban igyekeztünk a rendszert úgy összeállítani, hogy az esetleges módosítások során létrejövő új változatok csak a program helyszínen is beállítható paramétereiben térjenek el egymástól, így azok bármikor kívánságra megváltoztathatók illetve átállíthatók legyenek egy esetleges adatvesztés kockázata nélkül. 1.1 A program telepítése: Mivel a program illegális használat ellen védett, ezért a program telepítését csak a forgalmazó cég szakemberei tudják elvégezni. A programot minden esetben beüzemelve adják át az Önök számítógépén, vagy számítógép hálózatán. 1.2 A telepítés utáni teendők: Mivel a program üres adatállományokkal kerül átadásra, ezért azokat az alábbi sorrendben fel kell tölteni. Meg kell határozni a különböző mozgás-nemeket, és azokat fel kell rögzíteni Fel kell vinni a főbb partnerek adatait Rögzíteni kell a raktárakat Meg kell határozni a számlacsoportokat

5 oldal Fel kell vinni a használt cikkek listáját Fel kell rögzíteni a gépjárműveket Természetesen a fenti adatok folyamatosan, a bizonylatok rögzítése alkalmával is felvihetők az adott felhasználási helyeken, de a napi munkát nagyban gyorsítja, ha a nagy tömegű adatok előre felvitelre kerülnek. A mérleg működése, vagy esetleges hibája nem feltétele illetve nem akadálya a napi munkának. A programban a mérési adatokat kézzel is fel lehet rögzíteni. 1.3 A program egész felületén használható funkció billentyűk: ALT+O a nyomtatási opciók állíthatók F2 ablakban lévő adat (rekord) eltárolása F3 az adott rekord részleteit mutatja meg (view) F4 az adott rekord szerkeszthető, módosítható F7 az adatok listázása, majd nyomtatása INS új adat (rekord) felvitele + törzsadat felajánlásának kérése ESC egy szinttel történő visszalépés adatmentés nélkül ALT+C számológép (kalkulátor) használata. Részletes működése a későbbiekben kerül leírásra DEL adat vagy sor törlése

6 oldal 2 Kezdjük el! bevezetés a BALANCE mérlegprogram használatába 2.1 Belépés a programba A program indítása után az induló keretmenüből Balance mérlegkezelő kiválasztásával léphetünk be, ahol a program a kezelő nevét és jelszavát kéri. A későbbiekben a kezelői nevek, a megfelelő jogosultságok és a jelszavak beállíthatóak az EGYÉB\RENDSZER\KEZELŐK pontban, az első belépésnél azonban a kezelői név legyen GAZDA, a jelszó pedig maradjon üresen. A belépés után a program ellenőrzi a mérlegegység elérhetőségét. Ha nem találom a mérleget üzenetet kapunk, ellenőrizzük a mérleg bekapcsolt állapotát, s válasszuk a Bekapcsolom a mérleget! lehetőséget. A program a mérlegegység működése nélkül is használható, ha a Folytatás -t választjuk. A programba való sikeres belépés után a menüben a billentyűzeten található nyilakkal navigálhatunk, s az Enter megnyomásával választhatjuk ki a kívánt menüpontot. A programban általánosan használatos billentyűkről részletesen az 1.3 pontban olvashat. 2.2 Néhány elvi kérdés tisztázása A mérlegjegyeket a program több csoportba sorolja. A megkezdett, de még be nem fejezett mérlegelések a Függőben lévő mérlegelések csoportjában találhatók. A befejezett mérések (tehát ahol a bruttó és táramérés is megtörtént) a Lezárt mérlegjegyek csoportjába kerülnek, míg a raktárra vételezettek a Könyvelt mérlegjegyek közé kerülnek 1. Ha valamilyen oknál fogva egy már lezárt mérést törlünk, az nem tűnik el véglegesen, hanem a Törölt mérlegjegyek közé kerül, így természetesen a különféle listákból kimarad. 2.3 A mérlegelés megkezdése A mérlegelés megkezdéséhez válasszuk a Mérlegelés menüpontot. Ezzel a függőben lévő mérlegelések csoportjában egy új beviteli ablakot nyitunk. 1 csak a raktárkezelés bekapcsolása esetén

7 oldal Először a mérlegjegyen szereplő kísérőadatokat kell megadnunk. A cikktörzs megjelenítéséhez nyomjuk meg a billentyűzet jobb oldalán lévő + gombot. Ha már vannak felvett cikkek, kiválsztjuk a szükségest, és az ENTER gomb megnyomásával továbblépünk. Egyelőre azonban a cikktörzs üres, vegyünk fel hát egy új cikket. Ehhez az INSERT gombot használjuk. A cikkeknek azonosítót kell adnunk. Ha előreláthatólag csak néhány cikket kezelünk, az azonosító legyen rövídítés, ha sokat, azonosítóként adjunk meg sorszámot. Sorszámot a PageDown gomb leütésével kaphatunk, a rövidítést egyszerűen beírhatjuk.

8 oldal A beviteli ablak bezárása és a cikk tárolása az F2 gombbal történik. Ezután a listáról az ENTER gombbal kiválasztjuk a tételt, és ezzel visszatértünk a mérlegjegyadatok rögzítéséhez. Írjuk be a rendszámot, majd a mozgásnem mezőben ismét nyomjuk meg a + gombot, a mozgásnemtörzs megjelenítéséhez. Válasszuk ki a megfelelő mozgásnemet, majd az ENTER-rel lépjünk tovább. A mozgásnemtől függően különböző további paramétereket kér a program. Az ügyfél mezőbe a partner cég kerül, a szállító mezőbe pedig a fuvarozó cég. Az ügyfél mezőbe lépve nyomjuk meg a + gombot, s a partnerlistába vegyük fel a partner cég adatait, úgy, ahogyan azt a cikkek esetében is láttuk. (INSERT: új partner, PageDown: sorszám, s a bevitel végén F2: tárolás, majd kiválasztás a törzslistából és ENTER) Hasonlóképpen járunk el a szállító rögzítése esetén is. A beviteli kép utolsó mezőjén ENTERT nyomva a Függőben lévő mérlegelések listájához kerülünk. Itt azoknak a gépkocsiknak fuvaroknak az adatait látjuk, amelyek a telephelyen tartózkodnak. A megfelelő sort kiválasztva a B illetve a T gombok megnyomásával végezhetjük el a bruttó illetve táramérést.

9 oldal A gomb megnyomásakor a program újra és újra leolvassa a mérleget, míg az nem jelez stabil értéket. Ezt a jobb felső sarokban látható számjegy zöld színe mutatja. A mérlegjegyen szereplő kísérőadatokat az F4 gomb megnyomásával módosíthatjuk, a mérlegelt adatok javítása azonban csak a mérlegelés ismételt elvégzésével módosítható. 2 A második mérés után a program jelzi a mérés befejeztét, lezárhatjuk a mérést, s egyben a mérlegjegyet is kinyomtathatjuk. Ha a nyomtatás nem volt sikeres, vagy több példányra van szükségünk, a Sikerült a nyomtatás kérdésre válaszoljunk nemmel, a program ekkor megismétli a nyomtatást. A sikeres nyomtatás után a mérlegjegy elkerül a lezárt mérlegjegyek közé. 2.4 Mozgásnemek beállítása A program eredményes használatának záloga a használt mozgásnemek tulajdonságainak helyes beállítása. Az újonnan telepített programban talál néhány mozgásnemet, de ezeket célszerű lehet testreszabni, igényeinek megfelelően beállítani. Kérjük tanulmányozza át figyelmesen a dokumentáció 7.2 fejezetét. 2 szükség esetén a mért értékek kézzel is rögzíthetők, a mérlegjegyen azonban ekkor a nem mérlegelt érték felirat látszik a mérés időpontja helyett

10 oldal 3 A program működése (feladatkörök) A program 1.01-es verzióitól a 2.16-os verzióig az MS-DOS, a WIN95, WIN98, 2000 Operációs rendszerek alatt működőképesek, míg a 3.00 verziótól kezdődően a WIN-NT és a WIN-XP operációs rendszerek alatt is üzemképesek. Ez a fejezet részletesen tárgyalja a program segítségével ellátható feladatokat, azok módját és folyamatát, különös tekintettel azok kapcsolataira és az esetleg felmerülő hibázási lehetőségekre. 3.1 Mérlegelés Ebben a menüablakban találhatók azok a funkciók, melyekkel a mérleg kezelhető, illetve a be és kilépő szállítmányok súlyadatai meghatározhatók. természetesen a mérlegelési funkció adott raktárműveletnél közvetlenül is elérhető a megfelelő (a legalsó sorban jelzett) funkciógomb megnyomásával. A program négyféle nyilvántartást kezel a mérlegelésekről: Függőben lévő mérések Lezárt mérések Könyvelt mérések Törölt mérések A mérleg és a számítógép közötti adatátviteli kapcsolat aktív állapotának beállítása a második sorban található művelettel lehetséges. Mivel a mérleg állandó (ritmikus) lekérdezése néhány század másodpercre megszakítja a program futását, ezért ennek kikapcsolása a nem közvetlenül a méréssel kapcsolatos műveletek végzése esetén célszerű lehet. Ebben a menüablakban került elhelyezésre a szállító gépjárművek tárájának mérése, valamint a különböző típusú szállítókonténerek súlyadatainak felvitele is. Az ablak utolsó művelete egy többszörösen paraméterezett keresőfunkció a mérlegjegyeken található adatok között. Itt készíthetők el a különböző szempontok szerinti listák, lekérdezések. A program nyomtatás előtt minden listát a képernyőre helyez, annak kinyomtatása nem kötelező.

11 oldal 3.1.1 -Bruttó tömeg bevitele mérés nélkül, manuálisan A program általános paraméterei között a KEZIBRUTTO értékét IGEN-re kell állítani, ekkor a függőben lévő méréseknél az ALT-B billentyűkombináció megnyomásával vihető fel a manuális bruttó tömeg. 3.1.2 - Összesítő jegyzék a formanyomtatványokról A program általános paraméterei között a FORM1GYUJTO értékét az alábbiak szerint kell beállítani: kod@"a menü címe" ahol kod: a formanyomtatvány kódja, ugyanaz mint a leírófájlban a @SZLA.kod paraméter használatakor (pl. ASZ) "a menü címe": a menüpont elnevezése a program MÉRLEG menücsoportjában. például: ASZ@Adásvételi szerződések listája A összesítő jegyzéken adott időtartományban elvégzett mérések adatai láthatók, - mérlegjegy száma, - formanyomtatvány azonosítója, - a (bruttó) mérés dátuma, - nettó tömeg, - átvett tömeg, - átvett érték (átvett tömeg * cikkhez tartozó bruttó ár) - a cikk megnevezése

12 oldal 3.1.3 Mérés megindítása ( függőben levő mérlegelések) A mérlegelés megindítása a mérlegelés almenü elindításával kezdődik. Ekkor megjelenik egy kék ablakban lévő lista az eddigi függőben lévő mérésekről. Ha a mérleg üzemszerűen működik, akkor a képernyő felső második sorának jobb oldalán egy fekete mezőben egy zöld színű felirat látható a mérleg állása szerinti értékkel. Ha a mérleg nincs stabil állapotba (mozog), akkor ez a felirat piros színű. Ha a mérleg csatlakoztatása a számítógéphez nem megfelelő, vagy a mérleg hibás, esetleg nincs bekapcsolva akkor ugyanezen a helyen egy piros színű, figyelmeztető felírat jelenik meg. Ebben az esetben célszerű a menüablak második sorában található "Mérlegelés Ki" művelet végrehajtása, ugyanis ebben az esetben a program nem vizsgálja tovább a mérleg állapotát, így egyéb feladatok elvégzése gyorsabb lesz. Ne felejtsük el, ha a mérleget megjavítottuk, akkor kapcsoljuk vissza ugyanazzal a menüsorral. A képernyőutolsó sorában lévő fehér mezőben láthatók az itt lehetséges műveletekhez tartozó utasítások, melyek a következők: F7-nyomtat; Bruttó; Tára; INS; DEL. Ezen utasítások részletes leírása a következő: F7 - kinyomtatja a mérlegjegyet B - a pillanatnyilag mért értéket hozzárendeli a bruttó értékhez T - a pillanatnyilag mért értéket hozzárendeli a tára értékhez INS - új megkezdett mérést visz fel DEL - törli a megkezdett mérést 3.1.4 Lezárt mérlegjegyek Ebben a menüpontban a lezárt, de nem könyvelt mérlegjegyek listája tekinthető meg. Az ebben a listában szereplő mérlegjegyek bármikor kinyomtathatók, törölhetők, illetve újra mérhetők akár a hozzájuk tartozó bruttó, akár tára értékek. 3.1.5 Könyvelt mérlegjegyek Ebben a menüpontban a bevételezett, vagy kiadott árukról készített mérlegjegyek találhatók. Ebben a listában szereplő mérlegjegyek csak ismételten nyomtathatók, de nem törölhetők, és nem is módosíthatók.

13 oldal 3.1.6 Törölt mérlegjegyek Mivel törölni csak lezárt mérlegjegyet lehet, ezért ebben a listában csak nem könyvelt és letörölt mérlegjegyek lehetnek. Ezeket véglegesen ki lehet törölni a rendszerből, vagy vissza lehet állítani lezárt mérés állapotába. 3.1.7 Gépkocsi táramérése A funkció elindításakor a program bekéri a mérni kívánt gépjármű kódját. Ezt a gépjárműtörzsből (ennek a törzsnek semmi köze a saját gépjárművek nyilvántartására használt adatbázishoz!) a + gomb megnyomása után kiválaszthatjuk. Amennyiben a keresett jármű nem szerepel az adatok között, vagy az állomány üres, úgy az INS gomb megnyomása után új jármű adatai rögzíthetjük az adatbázisba. Az adatok rögzítése után, vagy az gépjármű kiválasztása után a program automatikusan elkezdi a tára mérését. Az így felvett tárasúly bármikor használható a bruttó súly mérése utáni, visszamérés nélküli nettó súly meghatározásához. 3.1.8 Konténerek tömegének rögzítése A funkció elindításakor, hasonlóan az előző menüponthoz, a program felajánlja a mérni kívánt konténerek adatait. Ezt a konténer törzsből a + gomb megnyomása után kiválaszthatjuk. Amennyiben a keresett konténer nem szerepel az adatok között, vagy az állomány üres, úgy az INS gomb megnyomása után új konténer adatai rögzíthetjük az adatbázisba. Az adatok rögzítése után, vagy a konténer kiválasztása után beírhatjuk a konténer súlyát. 3.1.9 Keresés a mérlegjegyek között Ez a funkcióban egy többszörösen paraméterezett keresőfunkció a mérlegjegyeken található adatok között. Itt készíthetők el a különböző szempontok szerinti listák, lekérdezések. A program nyomtatás előtt minden listát a képernyőre helyez, annak kinyomtatása nem kötelező. Első lépésként beállítható a keresett időszak Beállítható a keresett cikkszám (a mező üresen hagyása esetén a program a keresést valamennyi cikkszámú anyagra kiterjeszti) Beállítható a keresett szállítóeszköz rendszáma (a mező üresen hagyása esetén a program a keresést valamennyi szállítóeszközzel lebonyolított szállítmányra kiterjeszti)

14 oldal A következő szűrési feltétel a származási vagy feldolgozási hely (a program paraméterezésétől függően) üresen hagyása esetén ez az adat nem szerepel szűrési feltételként. Ötödik szempont a feltételek összeállításában az ügyfél meghatározása. Üresen hagyása esetén a program a keresést valamennyi ügyfél adatai között elvégzi. A hatodik szempont az előzőhöz hasonló módon a szállító adatai Végezetül az utolsó beállítható szűrési feltétel a mozgásnem. 3.1.10 Terményszárítás elszámolások A program alkalmas arra, hogy a szárításra beszállított termények után a feldolgozás és raktározás valamint a szállítás költségeit kalkulálva mennyiségi és költségelszámolást készítsen. 3.1.10.1 elszámoló lap készítése egy mérlegjegy alapján Bármely lezárt mérlegjegy alapján elvégzi a kalkulációt, amennyiben a beszállításkor a szemét és víz százalékok a mérlegjegy készítésekor rögzítésre kerültek, és a szárított termény víztartalma a cikktörzs állományban fel lett véve. Amennyiben értékadatok nem kerülnek rögzítésre (pl.: szárítási költség, szállítási költség, stb.) úgy a program csak mennyiségi kalkulációt végez. 3.1.10.2 elszámoló lap készítése több mérlegjegy alapján A program az előzőhöz hasonlóan több beszállításkor készült mérlegjegy alapján is képes elkészíteni az összevont kalkulációt, amennyiben a szállító és a cikk (termény ) azonos. Itt az adott időszakban elkészített szürt mérlegjegyeket ajánlja fel a program, melynek áttekintés után tovább szűkíthetők. 3.1.10.3 elszámolólapok áttekíntése Itt amár elkészített elszámolólapok adatai nyomtathatók illetve adataik részben módosíthatók.

15 oldal 4 Raktárkezelési feladatok Ez a menüablak három részre oszlik, az első a raktári mozgások könyvelése, ahol a mozgásnemekkel meghatározott raktárkezelési feladatok elvégezhetők. A második a törzsadatok kezelései (felvitelei, módosításai, törlései) a harmadik a raktári adatok lekérdezései, listázásai. 4.1 Raktári mozgások könyvelése A művelet elindításakor a program egy kis kék ablakban bekéri a mozgás-nemet, melyeket egyidejűleg, egy másik ablakban fel is ajánl kiválasztásra. Ha nem rendelkezünk a megfelelő mozgástípussal, akkor az itt az INS gomb megnyomásával bővíthetjük a listánkat. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS; DEL) szintén használhatók Figyelem! A program helyes működését a mozgás-nemek beállításai nagyban befolyásolják, ezért itt kellő óvatossággal és körültekintéssel járjunk el. További információk a mozgás-nemek beállításáról később találhatók. Továbbiakban néhány példát mutatunk be különböző mozgás-nemekkel definiált raktári mozgások kezelésére. 4.1.1 Nyitókészlet felvitele A nyitó készlet felvitele a rendszer elindításakor a raktárakban talált készletek mennyiségének és értékének felvitelét jelenti. Ez minden esetben csak egy megnyitott karton első tétele lehet. A nyitás a raktárakban található áruk mennyiségi és értékbeli készletre vételét jelenti. A Nyitási művelet elindításakor a bal felső sarokban megjelenik egy kék színű ablak, ahol a program kéri a rögzítési dátumot, ahol egyben felajánlja a napi dátumot. A következő sorba a partner - jelen esetben utolsó szállító- kódját kéri. Ha tudjuk azonnal beírhatjuk vagy a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválaszthatjuk. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS; ) szintén használhatók, de nem használható DEL billentyű. Miután kiválasztottuk a megfelelő nyitókészlet megjegyzést, a program kéri a számla, vagy szállítólevél számát. Ezt nem kell megadnunk. Végezetül ebben az ablakban be lehet írni a számla (leltározott tételek jegyzéke) végösszegét, melyet a program a tételek rögzítése során ellenőriz és figyelmeztet, ha a tételes összeg nem egyezik a számla végösszegével. A következő ablakban a számla tételsorának adatait és az ahhoz tartozó adatokat kéri be a program. Az első sorban a raktár, tároló hely azonosítója szerepel. Ez közvetlenül beírható, vagy a "+" gomb megnyomása után egy felajánlott listából kiválasztható. A második sorban a program a cikkszámot kéri be mely szintén a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválasztható, vagy közvetlenül beírható. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS) szintén használhatók. Ezután a képernyő alsó részén megjelenik egy fehér ablak, melyben láthatjuk az adott anyaghoz tartozó raktárkészletünket. Egyidejűleg a program kéri a mérlegjegy számát, be mely szintén a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválasztható, vagy közvetlenül beírható. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS) szintén használhatók. Ha ki tudtuk választani a

16 oldal megfelelő mérlegjegyet, úgy a mennyiségi adatokat a program automatikusan beírja, és kéri az anyag árát. Itt három különböző ár valamelyikét kell megadni, a másik kettőt a program automatikusan számolja. Az adat végleges rögzítése (felvitele az adatbázisba) az F2 vagy az utolsó sorban leütött ENTER gomb megnyomásával lehetséges. 4.1.2 Vásárlás A vásárlás a raktárakba beérkező áruk mennyiségi és értékbeli készletre vételét jelenti. A vásárlási művelet elindításakor a bal felső sarokban megjelenik egy kék színű ablak, ahol a program kéri a rögzítési dátumot, ahol egyben felajánlja a napi dátumot. A következő sorba a partner - jelen esetben szállító- kódját kéri. Ha tudjuk azonnal beírhatjuk vagy a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválaszthatjuk. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS; ) szintén használhatók, de nem használható DEL billentyű. Miután kiválasztottuk a megfelelő szállítót, a program kéri a számla, vagy szállítólevél számát. Ezt nem kötelező megadnunk, bár célszerű hogy a tételünket később is be tudjuk egyértelműen azonosítani. Végezetül ebben az ablakban be lehet írni a számla végösszegét, melyet a program a tételek rögzítése során ellenőriz és figyelmeztet, ha a tételes összeg nem egyezik a számla végösszegével. A következő ablakban a számla tételsorának adatait és az ahhoz tartozó adatokat kéri be a program. Az első sorban a raktár, tároló hely azonosítója szerepel. Ez közvetlenül beírható, vagy a "+" gomb megnyomása után egy felajánlott listából kiválasztható. A második sorban a program a cikkszámot kéri be mely szintén a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválasztható, vagy közvetlenül beírható. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS) szintén használhatók. Ezután a képernyő alsó részén megjelenik egy fehér ablak, melyben láthatjuk az adott anyaghoz tartozó raktárkészletünket. Egyidejűleg a program kéri a mérlegjegy számát, be mely szintén a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválasztható, vagy közvetlenül beírható. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS) szintén használhatók. Ha ki tudtuk választani a megfelelő mérlegjegyet, úgy a mennyiségi adatokat a program automatikusan beírja, és kéri az anyag árát. Itt három különböző ár valamelyikét kell megadni, a másik kettőt a program automatikusan számolja. Az adat végleges rögzítése (felvitele az adatbázisba) az F2 vagy az utolsó sorban leütött ENTER gomb megnyomásával lehetséges. A bizonylat nyomtatása előtt, ha az előzőleg beírt számla végösszeg nem egyezik meg a tételsorok összegével akkor a program figyelmeztet, és felajánlja a javítás lehetőségét. Javítható a végösszeg, és javíthatók a tételsorok is.

17 oldal 4.1.3 Eladás Az eladás a raktárakból kimenő áruk mennyiségi és értékbeli kiszállítását jelenti. Az eladási művelet elindításakor a bal felső sarokban megjelenik egy kék színű ablak, ahol a program kéri a rögzítési dátumot, ahol egyben felajánlja a napi dátumot. A következő sorba a partner - jelen esetben vevő- kódját kéri. Ha tudjuk azonnal beírhatjuk vagy a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválaszthatjuk. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS; ) szintén használhatók, de nem használható DEL billentyű. Miután kiválasztottuk a megfelelő vevőt, a program kéri a számla, vagy szállítólevél számát. Ezt nem kötelező megadnunk, bár célszerű hogy a tételünket később is be tudjuk egyértelműen azonosítani. Végezetül ebben az ablakban be lehet írni a számla végösszegét, melyet a program a tételek rögzítése során ellenőriz és figyelmeztet, ha a tételes összeg nem egyezik a számla végösszegével. A következő ablakban a számla tételsorának adatait és az ahhoz tartozó adatokat kéri be a program. Az első sorban a raktár, tároló hely azonosítója szerepel. Ez közvetlenül beírható, vagy a "+" gomb megnyomása után egy felajánlott listából kiválasztható. A második sorban a program a cikkszámot kéri be mely szintén a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválasztható, vagy közvetlenül beírható. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS) szintén használhatók. Ezután a képernyő alsó részén megjelenik egy fehér ablak, melyben láthatjuk az adott anyaghoz tartozó raktárkészletünket. Egyidejűleg a program kéri a mérlegjegy számát, be mely szintén a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválasztható, vagy közvetlenül beírható. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS) szintén használhatók. Ha ki tudtuk választani a megfelelő mérlegjegyet, úgy a mennyiségi adatokat a program automatikusan beírja, és kéri az anyag árát. Itt három különböző ár valamelyikét kell megadni, a másik kettőt a program automatikusan számolja. Az adat végleges rögzítése (felvitele az adatbázisba) az F2 vagy az utolsó sorban leütött ENTER gomb megnyomásával lehetséges. Ha be akarja fejezni a munkát és megnyomja az F7 gombot akkor a program nyomtat egy bizonylatot az eladásról, ami szállítólevélként használható. 4.1.4 Selejtezés A selejtezés a raktárakban leselejtezett áruk mennyiségi és értékbeli készletének csökkentését jelenti. A selejtezési művelet elindításakor a bal felső sarokban megjelenik egy kék színű ablak, ahol a program kéri a rögzítési dátumot, ahol egyben felajánlja a napi dátumot. A következő sorba a partner - jelen esetben megsemmisítő, esetleg vevő- kódját kéri. Ha tudjuk azonnal beírhatjuk vagy a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválaszthatjuk. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS; ) szintén használhatók, de nem használható DEL billentyű. Miután kiválasztottuk a megfelelő partnert, a program kéri a számla, vagy szállítólevél számát. Ezt nem kötelező megadnunk, bár célszerű hogy a tételünket később is be tudjuk egyértelműen azonosítani. Végezetül ebben az ablakban be lehet írni a számla végösszegét,

18 oldal melyet a program a tételek rögzítése során ellenőriz és figyelmeztet, ha a tételes összeg nem egyezik a számla végösszegével. A következő ablakban a számla tételsorának adatait és az ahhoz tartozó adatokat kéri be a program. Az első sorban a raktár, tároló hely azonosítója szerepel. Ez közvetlenül beírható, vagy a "+" gomb megnyomása után egy felajánlott listából kiválasztható. A második sorban a program a cikkszámot kéri be mely szintén a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválasztható, vagy közvetlenül beírható. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS) szintén használhatók. Ezután a képernyő alsó részén megjelenik egy fehér ablak, melyben láthatjuk az adott anyaghoz tartozó raktárkészletünket. Egyidejűleg a program kéri a mérlegjegy számát, be mely szintén a "+" gomb megnyomása után egy listából kiválasztható, vagy közvetlenül beírható. Ezen a helyen az általánosan használt funkciógombok (F3; F4; INS) szintén használhatók. Ha ki tudtuk választani a megfelelő mérlegjegyet, úgy a mennyiségi adatokat a program automatikusan beírja, és kéri az anyag árát. Itt három különböző ár valamelyikét kell megadni, a másik kettőt a program automatikusan számolja. Az adat végleges rögzítése (felvitele az adatbázisba) az F2 vagy az utolsó sorban leütött ENTER gomb megnyomásával lehetséges. 4.2 Törzsadat kezelések A program által használt törzsállományok adatainak felvitelére és karbantartására alkalmas menüablak. A törzsadatokat név és azonosító szerint lehet sorba rendezni. A váltás a kétféle sorrend között az F9 billentyűvel történik. Az azonosítók két részből állnak, a csoportjelből és egy csoporton belüli sorszámból. Új tétel felvitelekor a felhasználó megadhatja a csoportot és a PgDown gomb megnyomásával felajánlja a csoporton belüli következő sorszámot. A csoportjel lehet szám is és betű is. 4.2.1 Cikktörzs kezelés A program által kezelt, nyilvántartott anyagok adatainak felvitelére megtekintésére, módosítására, listázására alkalmas menüpont. Itt is az általános leírásban felsorolt funkciógombok használhatók értelemszerűen. (F1; F3; F4; F7; INS) Tárolt adatok: Azonosító Név Egység ÁFA Mérlegköteles Vámtarifaszám Bruttó eladási ár Utolsó beszerzési ár Felvitel vagy utolsómódosítás időpontja és a kezelő neve

19 oldal 4.2.2 Partnertörzs (szállító-vevő) kezelés A program által kezelt, nyilvántartott partnerek (szállítók; vevők) adatainak felvitelére megtekintésére, módosítására, listázására alkalmas menüpont. Itt is az általános leírásban felsorolt funkciógombok használhatók értelemszerűen. (F1; F3; F4; F7; INS) Tárolt adatok: Azonosító, Név, Ügyintéző, Telefonszám, Város, cím 4.3 Raktárválasztás Itt az aktuálisan használandó raktár azonosítója állítható be. A raktárak jegyzéke a "+" gombbal lekérdezhető. 4.4 Raktári adatok lekérdezése, listázása Az eltárolt áruforgalmi adatok lekérdezésére szolgáló műveletek találhatók itt. 4.4.1 Raktári kartonok áttekintése A kijelölt raktárban az adott cikkszámú anyag mozgását listázza ki képernyőre vagy nyomtatóra. Ha az opciók menüben a nyomtatást file-ba irányítottuk át, úgy az adatokat egy állományba gyűjti. 4.4.2 Raktári készletek listája egy meghatározott raktárban A kijelölt raktárban lévő minden anyag készletét listázza ki egy adott időpontban (napon) 4.4.3 Raktári készletek listázása valamennyi raktárban Mindek raktárban lévő anyag készletét kilistázza függetlenül a raktári helyétől egy adott időpontban.

20 oldal 4.4.4 Bejövő számlák listája Ez a művelet egy háromszorosan szűrt listát készít. Ha nem adunk meg, sem cikkszámot sem partnert úgy minden bejövő számlát (szállítólevelet) kilistáz a kijelölt időszakban. Ha adunk meg cikkszámot, akkor csak azt, ha adunk meg partnert, akkor csak attól a partnertől érkező árukat listázza ki, ha mindkettőt megadjuk, akkor csak az adott szállítótól beérkező adott árukat írja képernyőre, illetve nyomtatóra vagy szöveges állományba. 4.4.5 Kimenő szállítólevelek listája A bejövő számlák listázásához hasonló módon működik. Ha nem adunk meg, sem cikkszámot sem partnert úgy minden kimenő számlát (szállítólevelet) kilistáz a kijelölt időszakban. Ha adunk meg cikkszámot, akkor csak azt, ha adunk meg partnert, akkor csak attól a partnernek kiszállított árukat listázza ki, ha mindkettőt megadjuk, akkor csak az adott vevőnek kiszállított adott árukat írja képernyőre illetve nyomtatóra vagy szöveges állományba. 4.4.6 Teljes raktári forgalom lekérdezése Ez a művelet a mérlegelési funkciókhoz kapcsolódó keresés a mérlegjegyek között nevű funkcióhoz hasonlóan működik. Itt is ugyanolyan módon adhatók meg szűrési feltételek, melyek az alábbiakra terjedhetnek ki. Raktárszám Cikkszám Partnerkód Mozgás-nem Rendszám Időszak