Pénzügyi elszámolási segédlet Pénzfelhasználás időkerete: 2011. május 1. és 2012. december 31. Szakmai program megvalósításának időpontja: 2011. május 1. és 2012. december 31. Elszámolás megküldésének határideje: 2013. január 31. A pénzügyi elszámolás elkészítéséhez szükséges tudnivalók: I. Az eredeti számlákra és bizonylatokra szíveskedjen ráírni,,. Ft a PR- -11/2012- számú támogatási szerződéshez felhasználva =ZÁRADÉKOLÁS. II. A záradékolást követően az eredeti bizonylatok Számlamásolatainak/számviteli bizonylatok másolatainak a Kedvezményezett általi hitelesítése (,,Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat ; dátum; aláírás; bélyegző, amennyiben a Támogatott rendelkezik bélyegzővel) =HITELESÍTÉS. III. Az elszámoláshoz csatolni kell egy számlaösszesítőt (I. számú melléklet), melyen a számlák tételesen felsorolva szerepelnek (számla száma, tétel megnevezése, összege, támogatás terhére elszámolt összeg stb.). I. Fontos tudnivalók: A pénzügyi elszámolás tartalma: - Számlaösszesítő (Minden beküldött számviteli bizonylatot rögzíteni kell a számlaösszesítőben, valamint sorszámozni kell a számlaösszesítő sorrendjével megegyezően!) - A Támogatott (Kedvezményezett) nevére és címére kiállított számla vagy számviteli bizonylat záradékolt hitelesített másolata. - a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatok hitelesített másolatait. Kiadási tételek: 1. Nem bérjellegű személyi kiadás: Nem bérjellegű személyi kiadásnak a megbízási szerződés alapján fizetett megbízási díj minősül. Nem bérjellegű személyi kiadás elszámolásához szükséges dokumentumok: - a megbízási szerződés hitelesített másolata; - a megbízási díj kifizetését igazoló bankszámlakivonat vagy kiadási pénztárbizonylat hitelesített másolata. - Bérkifizetési jegyzék (megbízási díj kifizetési jegyzékének) hitelesített másolata. Nem személyi kiadás azon megbízási díj, mely számla ellenében lett kiegyenlítve (dologi költség). 2. Járulékok: A járulékok elszámolásához szükséges dokumentumok: - a munkáltatót terhelő járulékok (pl: nyugdíjbiztosítási járulék, egészségbiztosítási járulék, munkaadói járulék, EHO) kifizetését igazoló okiratok (bankkivonat) hitelesített másolata. - Bérkifizetési jegyzék (megbízási díj kifizetési jegyzékének) hitelesített másolata. 1
3. Dologi kiadás Minden olyan kiadás, amely a program megvalósításának működési kiadásaira vonatkozik. Pl.: anyag költség, szállás költség, utazási költség, étkezési költség, kis értékű eszköz (100.000 Ft alatti). (pl: szállásköltség, étkezési költség, utazási költség, belépőjegyek, részvételi díj, programok költségei, anyagköltség, közvetlen szolgáltatási költségek, szellemi tevékenységre kifizetett számlás kifizetés külsős számlaképes szakértő vagy program esetében) Dologi kiadás elszámolásához szükséges dokumentumok: - A Támogatott nevére kiállított számla vagy számviteli bizonylat hitelesített másolata. - Az elszámolni kívánt bizonylat tartalmának kapcsolódnia kell a támogatott pályázati témához, programhoz. - Átutalásos számla esetén csatolni kell a számla kifizetését igazoló banki átutalás (számlatörténet) vagy bankszámlakivonat hitelesített másolatát. - Készpénzes számla esetében csatolni szükséges a számla kifizetését igazoló kiadási pénztárbizonylat vagy naplófőkönyv vagy időszaki pénztárjelentés hitelesített másolatát. Személygépjármű használata: magángépjármű használata során a kiküldetési rendelvény (NAV/APEH üzemanyagnorma), pénzügyi teljesítést igazoló bizonylat hitelesített másolata hivatali gépjármű használata esetén menetlevél, üzemanyagszámla, gépjármű forgalmi engedély, útnyilvántartás/menetlevél hitelesített másolata Elszámolható költség típusok: Irodai papír költségei (írógéppapír, boríték, sokszorosítás, fénymásolás papírigénye): Minden irodai célokat szolgáló anyag, készlet költsége (számítástechnikai kellékanyagok, lyukasztógépek stb.): Szállásköltség, étkezési költségek (szállásdíj, étkezési költség): A költség felmerülését alátámasztó számla és kiküldetési rendelvény valamint a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés. Utazási költség: A költség felmerülését alátámasztó számla és/vagy kiküldetési rendelvény valamint a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, eseti jelleggel szerződés. Élelmiszer alapanyag: Nyomdai költségek: Kiadvány elkészítésével kapcsolatos költségek (nem nyomdai költség): 2
Internet költségek: Részvételi díj: jelleggel szerződés, megállapodás, megrendelő hitelesített másolata. Reprezentáció költségei: Anyagköltség: Megbízási díjak költségei (számlás): A költség felmerülését alátámasztó számla és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, szerződés, megállapodás hitelesített másolata. Ösztöndíj: Ösztöndíjassal kötött szerződés (szerződésmódosítás), a kifizetést megalapozó bérjegyzék (kifizetési jegyzék), pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat, és az adó és járulékok megfizetését igazoló bankszámlakivonatok. Külföldi számlák formai követelményei Külföldi eszközbeszerzés esetén alapos és részletes indoklást szükséges csatolni, melyet a szakmai beszámoló részeként kell megküldeni. A támogatási szerződés szerint megítélt támogatás összege külföldön kiállított számlával számolható el abban az esetben, ha az kapcsolódik a támogatott téma, program megvalósulásához. A külföldi számláról olyan hivatalos fordítást kell csatolni, amely tartalmazza a számla sorszámát és kiállításának keltét, a teljesítés időpontját, ha az eltér a számla kibocsátásának időpontjától; a vásárolt termék vagy szolgáltatás megnevezését, mennyiségét, egységárát és a számla értékét a kiállító ország pénznemében. A számlán az alábbi adatoknak is szerepelnie kell: a kedvezményezett neve, székhelye. A fordításra rá kell vezetni a számla forintértékre történő átszámítását az alkalmazott árfolyam/dátum feltüntetésével. A fordítás másolatát a Támogatott által hitelesítve szíveskedjék az elszámoláshoz csatolni. Külföldről rendelt eszközök, berendezések esetén a számla és megrendelés mellé szíveskedjék az átutalás igazolását szolgáló terhelési értesítő (bankszámlakivonat) hitelesített másolatát csatolni. Az árfolyam alapja: - a számla kifizetésének napján (terhelés napja) jegyzett MNB középárfolyam - a forintban hivatalos valutaváltónál vásárolt valuta, deviza alapján kifizetett a váltási jegyzéken megadott érték - forintban, átutalással teljesült kifizetése esetén, az átutalt összeg értékét kell elszámolni, amennyiben az átutalásból egyértelműen beazonosítható az adott számla kifizetése, melyet a számla fordításán kérünk feltüntetni. A számla fordítási költsége záradékolt számla hitelesített másolata és a kiadási pénztárbizonylat hitelesített másolata ellenében elszámolható. II. Nem fogadhatók el az alábbi bizonylatok: - Nem a Támogatott nevére, címére kerültek kiállításra a számlák, bizonylatok. 3
- Az eredeti számlákra, bizonylatokra nem írták rá a szerződésszámot (záradék) - Az eredeti számlákról, bizonylatokról készített másolatokat nem hitelesítették aláírással, valamint bélyegzővel. - A számlák, bizonylatok dátuma nincs összhangban a támogatott programmal és a szerződésben meghatározott felhasználási határidővel. - Pénztárbizonylat (minimális kellékei: a bizonylat sorszáma, kibocsátó neve, címe, adószáma, pénztárból kiadott összeg, kifizetés időpontja, kifizetés jogcíme, legalább a pénztáros és az átvevő személy aláírása, személyi azonosító adata), bankkivonat önmagában nem fogadható el, csak a számla vagy bizonylat mellékelésével. - Szeszesital és dohányáru vásárlásáról, fogyasztásáról kiállított számla. - Taxi számla. - Az elszámolás során benyújtott hiányos, vagy hiányosan kitöltött, olvashatatlan bizonylat másolata nem fogadható el, de hiánypótlás keretében pótolható. III. A támogatási összeg felhasználása az alábbiak szerint lehetséges: Diákok a tudományért szakalapítvány - Konferencia részvételi díja - Utazás költségei (pl. kiküldetési rendelvénnyel igazolt üzemanyagköltség, repülőjegy, vonatjegy, buszjegy) - Szállás költség - Nyomdaköltség - Kiadvány elkészítésével kapcsolatos költség Karácsony Sándor emlékére szakalapítvány - Reprezentáció költségei - Nyomdaköltség - Kiadvány elkészítésével kapcsolatos költség - Élelmiszer alapanyag költségei (pl. kenyér, vaj, felvágott, ásványvíz) E pályázat keretében nem számolhatóak el fesztiválok, külföldi utak, eszköz beszerzések és nagy értékű beruházások költségei! Klebelsberg Kuno emlékére szakalapítvány 4
- Nyomdaköltség - Kiadvány elkészítésével kapcsolatos költség E pályázat keretében nem számolhatóak el kiadói, kiadási költségek, valamint technikai fejlesztések költségei! Kodály Zoltán emlékére szakalapítvány - Utazás költségei (pl. kiküldetési rendelvénnyel igazolt üzemanyagköltség, repülőjegy, vonatjegy, buszjegy) - Szállás, étkezés költsége Kollégiumokért szakalapítvány - Reprezentáció költségei - Élelmiszer alapanyag költségei (pl. kenyér, vaj, felvágott, ásványvíz) E pályázat keretében nem számolhatóak el beruházások, eszköz-beszerzések költségei! Környezetkultúra szakalapítvány - Utazás költségei (pl. kiküldetési rendelvénnyel igazolt üzemanyagköltség, repülőjegy, vonatjegy, buszjegy) - Élelmiszer alapanyag költségei (pl. kenyér, vaj, felvágott, ásványvíz) - Kiadvány elkészítésével kapcsolatos költség (nem nyomdaköltség) E pályázat keretében nem számolhatóak el kiadási (nyomdai) költségek, valamint technikai (beruházási jellegű) fejlesztések költségei. Népművészetért szakalapítvány A pályázati felhívás alapján az elnyert támogatási összeget a mester saját belátása szerint használja fel. Trefort Ágoston emlékére szakalapítvány 5
- Kiadvány elkészítésével kapcsolatos költség (nem nyomdaköltség) Unger Mátyás emlékére szakalapítvány - Kiadvány elkészítésével kapcsolatos költség (nem nyomdaköltség) 6