A LEADER Helyi Akciócsoportok kifizetési kérelmében kötelezően benyújtandó dokumentumok

Átírás

1 A LEADER Helyi Akciócsoportok kifizetési kérelmében kötelezően benyújtandó dokumentumok FIGYELEM! A benyújtandó dokumentumok másolata, illetve másolati példánya alatt minden esetben az ügyfél által hitelesített másolatot, másolati példányt kell érteni. A továbbiakban a jogszabály megnevezés nélküli hivatkozások esetében a hivatkozás a 30/2012. (III. 24.) VM rendelet paragrafusaira értendő. 1. Személyi jellegű kiadások Munkaszerződés, megbízási szerződés, teljesítés igazolás másolati példánya (a munkaszerződés, megbízási szerződés módosítását is be kell csatolnia a HACSnak a kifizetési kérelemmel egyidejűleg) Munkaszerződéses munkavállaló esetén jelenléti ív Bérjegyzék (Megbízási díj elszámolása esetén a díjelszámoló bizonylat másolata), járulékok megfizetését igazoló bizonylat másolata (bankszámlakivonat, kifizetést igazoló kiadási pénztárbizonylat) Munkaszerződés alapján, főállású munkavállalói részére adott kedvezményes adózású természetbeni juttatások, Erzsébet utalvány, stb. elszámolása esetén: átadás-átvételt igazoló bizonylat másolata, a számviteli nyilvántartás alapját képező eredeti számla másolata, járulékok megfizetését igazoló bizonylat másolata, Önkéntes kölcsönös nyugdíjpénztára, önkéntes kölcsönös egészségpénztárba/önsegélyező pénztárba fizetett hozzájárulás esetén a munkavállaló nyilatkozata hogy az adott jogcímen bevétele az adott hónapra más juttatótól nem volt. a közgyűlés által jóváhagyott Cafeteria Szabályzat másolata Tiszteletdíj elszámolása esetén: tiszteletdíj számfejtésének számviteli bizonylata, és a járulékok pénzügyi teljesítését igazoló dokumentum. Különös figyelmet kell fordítani arra, hogy az adott hónap szabadság elszámolása egyezzen a jelenléti íven közölt adatokkal és legyen összhangban a saját gépjárművel történő munkába járáshoz kapcsolódó költségtérítéssel, illetve a kiküldetési rendelvényekkel. Utazási költségtérítés esetén: havonta adja meg a kiküldetéshez használt gépjármű(vek) nyitó és záró kilométeróra állását kiküldetési rendelvények, útnyilvántartás másolata kiküldetési rendelvény pontos kitöltése, külön figyelve a dátum, a rendszám, a kiinduló és célállomás, a gépjármű típus, a használt üzemanyag fajtája, a motor lökettérfogata pontos feltüntetésére. külföldi kiküldetés esetén előzetes IH hozzájárulás dokumentumának másolata, árajánlat és indokolás a hivatalos útnak a HACS feladat ellátásához kapcsolódását alapos indokkal alátámasztó dokumentum (meghívó, jelenléti ív, regisztrációs lap, emlékeztető közül legalább egy dokumentum), valamint a szervezet vezetője által jóváhagyott úti jelentés bérelt gépjármű (tartós bérlet), cégautó: gépjármű bérleti szerződés, üzemanyag számla, menetlevél, valamint a leszámlázott üzemanyagköltség elismerhető 1

2 mértékének kimutatására a számla és menetlevél mellé készítsen számítást a norma szerint elszámolható üzemanyag mennyiségéről, és mellékelje az elszámoláshoz. Munkába járás költségének elszámolása: Munkába járás költségének elszámolása esetén benyújtandó: bérlet, menetjegy (helyi, helyközi) másolata. Amennyiben a munkáltató vásárolta a bérletet, a számla eredeti példányának másolata és az átadás-átvételi dokumentum másolata szükséges. Az átadás-átvételi dokumentum minimális tartalma a munkavállaló neve, aláírása, az átvétel dátuma, a hónap megnevezése, amelyre vonatkozik, valamint helyközi bérlet esetén a lakóhely (tartózkodási hely) és a munkahely megnevezése. Saját, vagy közeli hozzátartozó tulajdonában lévő gépjárművel történő munkába járás 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltséggel történő elszámolása esetén az elszámolás számviteli bizonylata tartalmazza a munkáltató megnevezését, a munkavállaló nevét, az elszámolási hónapot, a lakóhely-munkahely közötti távolságot (oda-vissza, km), a ledolgozott napok számát, a gépjármű rendszámát, a munkavállaló és a munkáltató aláírását. A LEADER HACS elnöke, ügyvezetője vagy igazgatója, munkaszervezetének dolgozója, valamint kizárólag a LEADER benyújtási időszakot megelőző hónapban és a pályázat benyújtási időszak alatt a HBB tagjai és póttagjai részére a támogatási rendelet 3. melléklet b) pontja szerinti költségtérítés (munkába járás, utazási költségtérítés) számolható el. 2. Személyi jellegű kiadásokat igazoló bizonylatok tartalma Munkaszerződés, megbízási szerződés (változás, új munkavállaló esetén), teljesítés igazolás másolati példánya, melyeknek legalább az alábbi információkat kell tartalmaznia: - munkaszerződés esetén: a munkáltatói jogokat gyakorló megnevezése, adatai; (a munkaszerződést munkáltatóként a HACS köti, tehát a HACS adataival való egyezőség szükséges) a munkavállaló neve, adatai (adóazonosító jel is) (a munkavállaló személyének meg kell egyeznie az elszámolni kívánt személyi kiadás bizonylatán szereplő magánszeméllyel) a szerződéskötés időpontját; a határozott időre szóló szerződés időtartamát (a szerződéskötés dátumának, és időtartamának összhangban kell lennie a kiadás felmerülésének időpontjával) munkavállaló beosztását; munkavégzés helyét; napi munkaidőt munkabér mértékét és a munkabéren felüli juttatásokat; (a munkabér és egyéb juttatások összegének, és a fizetés gyakoriságának összhangban kell állnia az elszámolni kívánt kiadás összegével) munkavégzéshez használatra biztosított eszközöket; mindkét fél aláírását. - megbízási szerződés esetén: a megbízó, illetve képviselője nevét, adatait (adószám is); (a megbízási szerződést megbízóként a HACS köti, tehát a HACS adataival való egyezőség szükséges) 2

3 a megbízott nevét, adatait; (a magánszemély, megbízott személyének meg kell egyeznie az elszámolni kívánt személyi kiadás bizonylatán szereplő magánszeméllyel) Amennyiben a megbízott valamely cég, illetve szervezet, úgy annak képviselőjét és a feladat ellátásért felelős személy nevét (lásd még a számlához kapcsolódó előírásokat); szerződéskötés időpontját, a szerződés időtartamát; (a szerződéskötés dátumának, és időtartamának összhangban kell lennie a kiadás felmerülésének időpontjával) a megbízott által ellátandó feladatok részletes felsorolását (azon kötelezően a HACS által ellátandó feladatokra, melyre a rendelet alvállalkozó bevonását tiltja, megbízási szerződés nem köthető. (Amennyiben a HACS egyéb vállalkozási tevékenységéhez kapcsolódó feladatok ellátása is szerepel a megbízási szerződésben, illetve egyéb vállalkozási tevékenység ellátását is érinti a megbízási szerződésben foglalt feladatok ellátása, úgy azok kerüljenek elkülönítetten felsorolásra, illetve kerüljön rögzítésre azok aránya.) a megbízási díj mértékét, a költséghányad megállapításának módját; (a megbízási díj összegének összhangban kell állnia az elszámolni kívánt kiadás összegével) a megbízási díj fizetésének esedékességét, feltételeit; mindkét fél aláírását. Munkaköri leírás A LEADER HACS munkaszervezetében munkajogviszony és/vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében dolgozó munkavállaló munkaköri leírása a konkrét feladatok megjelölésével. Amennyiben végez a szervezet a HACS feladatok ellátásán túl további, vállalkozási tevékenységet, az érintett munkavállaló munkaköri leírásában elkülönítetten kerüljenek feltüntetésre a HACS feladatok, és az egyéb tevékenységhez kapcsolódó feladatok, illetve a munkaidőn belüli vállalkozási tevékenység arányát is szükséges meghatározni. Változás esetén a módosított munkaköri leírás benyújtása szükséges a módosítással érintett kiadás elszámolása érdekében. Bérjegyzék Munkabér elszámolása esetén a bérjegyzék (fizetési jegyzék) másolata, ami tartalmazza a munkavállaló nevét, a kifizetés időpontját, a munkáltató nevét, a bruttó bért, a munkáltatót és munkavállalót terhelő levonásokat, betegszabadság/táppénzes állomány időtartamát és összegét. A bérjegyzéken szereplő munkavállaló neve meg kell egyezzen a vonatkozó munkaszerződésben szereplő névvel. A bizonylatnak összhangban kell állnia a szerződéses időszakkal, továbbá a dokumentum dátumának az adott költség elszámolási időszakba kell esnie. A 15 munkanapot meghaladó keresőképtelen állomány esetén a táppénz munkáltatót terhelő része számolható el (táppénz hozzájárulás), az OEP által megtérített összeg nem. Megbízási díj Megbízási díj elszámolása esetén a díjelszámoló bizonylat másolata, ami tartalmazza a megbízó és a megbízott nevét, a kifizetés időpontját, a kifizetésre kerülő megbízási díj összegét, a megbízót és a megbízottat terhelő járulékokat, levonásokat. A bizonylaton szereplő megbízó és megbízott nevének meg kell egyeznie a vonatkozó megbízási 3

4 szerződésben szereplő megbízó és megbízott nevével. A bizonylatnak összhangban kell állnia a szerződéses időszakkal, továbbá a dokumentum dátumának az adott költség elszámolási időszakba kell esnie. Amennyiben a megbízási díj kifizetés készpénzben történik, akkor a nettó összeg átvételét a bizonylaton a megbízott aláírásával igazolja. Nettó munkabér / megbízási díj kifizetését és a járulékok megfizetését igazoló bizonylat másolata (bankszámlakivonat, kifizetést igazoló kiadási pénztárbizonylat) Kimutatás, analitika, mely tartalmazza személyenként a bankszámlán megjelenő kifizetett adó- és járulék összeg részletezését (mivel nem csak a kifizetési kérelemben elszámolt közteher összegét tartalmazhatja). Az elszámolni kívánt munkabérnek (átutalás esetén) és a közterheknek a bankszámlakivonaton beazonosíthatóknak kell lenniük. Amennyiben a nettó bér/megbízási díj fizetése készpénzben történik, a munkavállaló aláírásával igazolja a bérfizetési jegyzéken/díjelszámoló bizonylaton az átvételt. Munkaszerződés alapján, főállású munkavállalói részére adott kedvezményes adózású béren kívüli juttatások (Erzsébet-utalvány, Széchenyi Pihenő Kártya, iskolakezdési támogatás, helyi utazásra szolgáló bérlet formájában adott juttatás, stb.) elszámolása esetén: átadás-átvételt igazoló bizonylat másolata, az eredeti számla másolata, analitika, táblázat (a járulékok számításáról), valamint egy nyilatkozatot arról, hogy a természetbeni juttatások után az adók, járulékok megfizetésre kerültek, megfizetését igazoló bizonylat másolata. Amennyiben a bérelszámoló lapon feltüntetésre kerül a természetbeni juttatásokhoz kapcsolódó adó, akkor csak a megfizetést igazoló dokumentumok benyújtása szükséges. Az átadási elismervényből megállapíthatónak kell lennie, hogy a munkáltató és a munkavállaló között jött létre, valamint a következő minimum elemeket tartalmazza: a munkavállaló nevét, az átvett utalvány értékét és megnevezését, az átvétel dátumát, valamint a munkavállaló aláírását. A béren kívüli juttatásnak meg kell felelnie a rendelet mellékletében meghatározott jogosultsági kritériumnak és mértéknek. A béren kívüli juttatások elszámolásához az Egyesület Cafetéria Szabályzatának benyújtása, amennyiben a munkavállaló nyilatkozik az igényelt cafetéria elemekről, úgy a nyilatkozat benyújtása is szükséges. Mivel a LEADER HACS főállású munkavállalói részére a meghatározott természetbeni és béren kívüli juttatásokat munkavállalónként és naptári évenként legfeljebb bruttó forint erejéig számolhatja el (3. melléklet e) pontja alapján), az elszámolás megkönnyítése érdekében javasolt egy olyan adatbázis létrehozása, melyből naprakészen megállapítható, hogy az adott HACS tárgyévben munkavállalónként milyen összegben biztosított béren kívüli juttatást. Béren kívüli juttatásoknál a juttatás pénzügyi teljesítésének időpontja jellemzően az a dátum, amikor a munkáltató a munkavállaló felé a juttatást pénzügyileg teljesítette. Erzsébet utalvány esetében a juttatás pénzügyi teljesítésének időpontja az utalvány megvásárlásáról a munkáltató részére kiállított számla pénzügyi rendezésének dátuma, a teljesítés időpontja azonban a munkáltatónak való, átadás-átvételi bizonylattal történő átadás dátuma. Tiszteletdíj elszámolása esetén: tiszteletdíj fizetésének számviteli bizonylata, és a kifizetés pénzügyi teljesítését igazoló dokumentum. Közgyűlési, taggyűlési határozat, vagy jegyzőkönyv (alapító okirat), melyből megállapítható a HACS tisztségviselőjének megbízatása, tartalmazza a tisztségviselő 4

5 nevét, betöltött tisztség megnevezését, kezdő időpontját és időtartamát, feladatait, valamint tiszteletdíj megállapított mértékét. A fizetés számviteli bizonylata tartalmazza a kifizető és a tisztségviselő nevét, a kifizetés időpontját, a kifizetésre kerülő tiszteletdíj összegét, a kifizetőt és a magánszemélyt terhelő járulékokat, levonásokat. A bizonylatnak összhangban kell állnia a megbízatásról szóló dokumentummal, továbbá a dokumentum dátumának az adott költség elszámolási időszakba kell esnie. A LEADER HACS vezető tisztségviselői részére tiszteletdíj állapítható meg. A tiszteletdíj bruttó összegéből elszámolható kiadás legfeljebb havonta bruttó Ft és járulékai (7. (2) bekezdés). A LEADER HACS munkaszervezetének vezetője nem lehet a LEADER HACS címmel rendelkező egyesület elnöke. A Helyi Bíráló Bizottság (a továbbiakban: HBB) tagjai és póttagjai számára a IV. tengely pályázatainak benyújtási időszakát megelőző hónap vonatkozásában, valamint a LEADER pályázat benyújtási időszak alatt havonta legfeljebb bruttó Ft és járulékai számolható el tiszteletdíjként (7. (3) bekezdés). Amennyiben a LEADER HACS bármely vezető tisztségviselője 2011-től HBB feladatot is ellát, tiszteletdíjban csak egy jogcímen részesülhet. Utazási költségtérítés esetén a kiküldetési rendelvények, útnyilvántartások, továbbá a hivatalos utat alapos indokkal alátámasztó dokumentum (meghívó, jelenléti ív, regisztrációs lap, emlékeztető, fénykép közül legalább egy dokumentum), a szervezet vezetője által jóváhagyott úti jelentés, munkaidőn kívüli kiküldetés esetén rendkívüli munkavégzést elrendelő dokumentum, mely dokumentumokból megállapítható, hogy a hivatalos út a rendeletben és a munkatervben meghatározott HACS feladat érdekében merült fel. További benyújtandó dokumentumok: a kiadást igazoló bizonylat, bankszámlakivonat másolati példánya. Üzemanyag számla elszámolása esetén szükséges útnyilvántartás, menetlevél benyújtása is. Valamint minden hónap elején és végén meg kell adni a kiküldetéshez használt gépjármű(vek) kilométeróra állását. A kiküldetést, hivatalos utat alátámasztó dokumentumoknak egyértelműen igazolniuk kell, hogy HACS feladat ellátása érdekében tették meg az elszámolni kívánt utat. Az úti jelentésben szerepeltetni kell a munkavállaló nevét, az úti célt, részletes beszámolót, valamint a költség jogosságát igazoló HACS szervezetvezető aláírását. Forgalmi engedély mindkét oldalának olvasható másolata alapján beazonosítható, hogy az adott ügyfél /magánszemély vagy annak hozzátartozója a gépkocsi tulajdonosa, üzemeltetője, valamint, hogy személygépkocsiként és nem tehergépkocsiként, vagy más gépjárműként helyezték forgalomba. Ha nem a kiküldetést végző személy a gépjármű tulajdonosa, akkor hozzájáruló nyilatkozatot szükséges benyújtani, melyből megállapíthatónak kell lennie, hogy a gépjármű tulajdonosa és a munkavállaló között milyen rokoni kapcsolat van. A LEADER HACS elnöke, ügyvezetője vagy igazgatója, munkaszervezetének dolgozója, valamint kizárólag a LEADER benyújtási időszakot megelőző hónapban és a pályázat benyújtási időszak alatt a HBB tagjai és póttagjai részére a 3. melléklet b) pontja szerinti költségtérítés (munkába járás, utazási költségtérítés) számolható el. A saját gépjármű belföldi hivatali célú használata esetén kiküldetési rendelvény alapján április 1-jétől a LEADER HACS elnöke gépjármű használatának kiadásaira legfeljebb bruttó Ft/hó összeg számolható el (7. (5) bekezdés a) pontja). Saját gépjármű belföldi hivatali célú használata esetén a kiküldetési rendelvény alapján a HBB tagjai és póttagjai kizárólag a LEADER pályázat benyújtási időszakot megelőző egy hónapban, valamint a pályázat benyújtási időszak 5

6 alatt a HBB ülések vonatkozásában legfeljebb bruttó Ft /hó összeg számolható el (7. (5) bekezdés c) pontja). A LEADER HACS munkaszervezetének munkaszerződéssel foglalkoztatott munkavállalói gépjármű használatának kiadásaira január 1-jét követően évente összesen legfeljebb bruttó Ft számolható el. Külföldi hivatali célú kiküldetés költségei az IH előzetes hozzájárulásával számolhatók el. Jelenléti ív Szabadság esetén szabadságengedély / szabadság nyilvántartás dokumentuma. Amennyiben a rendelet 2. (1) j) pontja szerinti feladat bevont szervezet útján kerül ellátásra, mellékelni szükséges a bevont szervezet munkavégzését alátámasztó jelenléti íveket is. 2. Dologi, felhalmozási kiadások Minden esetben az eredeti számla másolata és a kiadás pénzügyi rendezését igazoló dokumentum ügyfél által hitelesített másolata szükséges. (Készpénzzel kiegyenlített termék beszerzése, szolgáltatás igénybevétele esetén a számla önmagában igazolja a kiadás pénzügyi rendezését. A számlának, kiadást igazoló bizonylatnak meg kell felelnie a következő feltételeknek: Tartalmaznia kell vevőként a HACS nevét, címét. Továbbá meg kell felelnie a számvitelről szóló évi C. törvény és a számla az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény formai vagy tartalmi előírásainak Az elszámolásra benyújtott számlán a Vhr 19. (6) bekezdése értelmében fel kell tüntetni a támogatási határozat azonosító számát, a Támogatás elszámolására benyújtásra került rájegyzést. Tartalmaznia kell a számlatétel megnevezését. A számlán feltüntetett számlatételnek szerepelnie kell a támogatási rendeletben és annak mellékletében (1. és 2. melléklet) meghatározott támogatásra jogosult költségek listájában. A számla teljesítési időpontja feleljen meg az elszámolási időszaknak! Működéssel kapcsolatos kiadások elsődleges alapbizonylatai: Irodabérlet esetén csatolandó a bérleti szerződés másolati példánya, melyből megállapítható a bérelt iroda alapterülete, és az arra jutó bérleti díj összege. (bruttó 2500 Ft/m2/hó összeg számolható el, ez az iroda rezsi költségét nem tartalmazza) Iroda bérleti díj címén egy naptári hónapban legfeljebb bruttó Ft számolható el, amelybe beletartoznak az alirodák bérleti díjai is. (8. (4)) Új iroda, aliroda bérlése esetén az IH-nak történő előzetes bejelentés szükséges, az IH jóváhagyást be kell nyújtani az elszámolhatósághoz. A bérleti szerződésben a bérlő megnevezése egyezzen meg a HACS nevével. A kettős finanszírozás elkerülése érdekében a bérlemény bérbeadója nem lehet olyan személy, vállalkozás akinek a működési költsége támogatásból kerül finanszírozásra, továbbá az ingatlan feleljen meg a támogatási rendelet 7. (10) bekezdésében foglalt feltételeknek is. A szerződés dátuma és időtartama feleljen meg a költségjogosultsági és az elszámolási időszaknak. A bérleti díjról kiállított számlának összhangban kell 6

7 lennie a szerződésben rögzített bérleti díj fizetésének összegével, gyakoriságával, módjával, esedékességével. Iroda rezsiköltségek (víz, villany, gáz, fűtés, telefon, internet) elszámolása esetén, amennyiben a bérleti díj azt nem tartalmazza: az eredeti számla másolata és az ellenérték pénzügyi rendezését igazoló dokumentum (bankszámlakivonat, kiadási pénztárbizonylat) benyújtása szükséges. Iroda karbantartás április 1-jétől az iroda(k) vonatkozásában javítási és karbantartási költség elszámolható legfeljebb bruttó ,- Ft/év összegben. Az elszámolhatóság feltétele, hogy ezen költségek a bérleti szerződés alapján, igazolhatóan a bérlőt terheljék. (8. (3)) Gépkocsi bérlet esetén csatolandó a bérleti szerződés másolati példánya A gépjármű vagy gépjárművek bérlésére - a , , TESZOR számok vonatkozásában - összesen bruttó Ft/hó összeg számolható el. (8. (6)) A leszámlázott üzemanyagköltség elismerhető mértékének kimutatására a számla és menetlevél mellé készítsen számítást a norma szerint elszámolható üzemanyag mennyiségéről, és mellékelje az elszámoláshoz. Számítógép, laptop, mobiltelefon, irodai eszközök (7. (7)) Kizárólag a LEADER HACS-csal munkaszerződésben álló munkavállalók esetén számolhatók el (személyenként legfeljebb 1 darab mobiltelefon, 1 darab számítógép, 1 darab monitorral, 1 darab billentyűzettel és 1 darab egérrel, vagy a számítógép és tartozékai helyett 1 darab laptop) Az elszámoláshoz tárgyi eszköz karton, átadás-átvételről szóló jegyzőkönyv benyújtása szükséges. Munkaszervezeti irodánként legfeljebb 1 darab vonalas telefon, 1 darab fax, 1 darab etikett nyomtató, 1 darab központi szkenner, nyomtató vagy fénymásoló számolható el. Telefonköltség (mobil és vezetékes) elszámolása esetén kizárólag a hivatalos ügyben felmerült hívások számolhatók el a 7. (8) bekezdés értelmében. A hivatalos hívások igazolásához az Szja. tv. 70. (5) bekezdésének c) pontja alapján számlarészletező, tételes lista és nyilatkozat szükséges a 80% feletti elszámolhatósághoz. A HACS választása szerint nyilatkozattal alátámasztva a kiadások 80%-ban számolhatóak el. Rendezvényhez, értekezlethez kapcsolódó reprezentációs kiadások (étel-, italfogyasztás, étel - ital beszerzése, a támogatási rendelet 8. (2) bekezdése alapján) elszámolása esetén annak igazolása, hogy az élelmiszervásárlás, ételitalfogyasztás HACS feladat ellátása érdekében merült fel (pl. meghívó, program, eseményhez igazolhatóan kapcsolódó fotódokumentáció, jelenléti ív stb.) Étkezésről szóló számla esetén minden esetben szükséges jelenléti ív benyújtása. Reprezentációs ajándékkal kapcsolatos kiadások alátámasztására szolgáló alapvető dokumentumok az eredeti számla másolata és az ellenérték pénzügyi rendezését igazoló dokumentum, továbbá a kiadásra vonatkozóan igazolni kell, hogy milyen esemény keretében melyik HACS feladat vonatkozásában, mely személyek részesültek az elszámolni kívánt reprezentációs ajándékban (átadás-átvétel igazolása, stb.). Reprezentációs ajándékként kizárólag a támogatási rendelet 1. (10) bekezdésben meghatározott termékek a LEADER HACS területéről származó helyi termék, a 7

8 LEADER HACS területén lévő vállalkozások termékei, illetve a Helyi Vidékfejlesztési Stratégia (a továbbiakban: HVS) megvalósítását elősegítő, programot népszerűsítő, bemutató termékek, kiadványok számolhatóak el. Bevont szervezet díja A 3. (6) bekezdés szerint az átruházott feladatot ellátó személyenként legfeljebb nettó 2000 forint/munkaóra kiadás számolható el. Az elszámoláshoz szükséges benyújtani o a HACS-csal kötött vállalkozási szerződés másolatát (első elszámoláskor), o részletes teljesítései jelentést, a HACS elnöke által ellenjegyezve, o munkavállalónként külön munkaidő nyilvántartást. (9. melléklet) Banki költségek elszámolásához nyilatkozatot kell benyújtani arról, hogy az elszámolni kívánt tételek HACS feladatellátáshoz kapcsolódnak. Termék beszerzését, szolgáltatás igénybevételét igazoló számviteli bizonylatok Termék beszerzése, anyagbeszerzés (pl.: irodaszer, nyomtatvány, tisztítószer, tárgyi eszköz) és szolgáltatás elszámolása esetén a rendeletben meghatározott összeghatárra tekintettel (5. (3)) a bruttó Ft egyedi értéket meghaladó számlatétel vagy azonos rendeltetésű beszerzések számlatételeinek együttes összege esetén) két árajánlat, a választás indoklása szükséges. Az IH előzetes hozzájárulásáról szóló nyilatkozat szükséges (5. (4) bekezdés), ha a nagy értékű tárgyi eszköz beszerzése a bruttó Ft bekerülési értéket eléri vagy meghaladja. Tárgyi eszköz beszerzése esetén a tárgyi eszköz karton, továbbá a beszerzés és könyvelés során keletkezett elsődleges bizonylatok (jellemzően: teljesítésigazolás, átadás-átvételi jegyzőkönyv, szállítólevél, megrendelés és visszaigazolása, szerződés). Amennyiben szolgáltatás igénybevétele, vagy a 2. (1) bekezdés l) pontjában meghatározott feladatellátás érdekében felmerülő feladatonként számított költség a 11. (5) bekezdés b) pontja szerinti elszámolási időszakban meghaladja a bruttó Ft-ot, akkor a szolgáltatás megrendeléséhez vagy a feladatellátás megkezdéséhez az IH előzetes jóváhagyása szükséges. Az IH jóváhagyását a támogatási rendelet 6. melléklete szerinti adattartalmú formanyomtatványon lehet kérelmezni. Követelmény, hogy ténylegesen megtörtént gazdasági esemény kerüljön kiszámlázásra, a gazdasági esemény teljesítési időpontja benyújtott igazoló dokumentumoknak megfelelő legyen. Szolgáltatás igénybevétele (pl.: könyvelési, bérszámfejtési, ügyvédi, szakértői díj, jogi szolgáltatás, eszköz, iroda bérlete) esetén szerződés és teljesítésigazolás benyújtása szükséges. A teljesítésigazolásnak tartalmaznia kell: o a teljesített szolgáltatás részletes tartalmát o a szerződés szerinti teljesítés megtörténtének igazolását (a HACS részéről) FONTOS! A kiszámlázott szolgáltatásról készült számla adatai, a szerződés és a teljesítésigazolás adatai legyenek összhangban, a kifizetést igazoló bizonylat másolatán a kifizetés legyen egyértelműen igazolt és azonosítható. A szerződésben a megbízó megnevezése egyezzen meg a HACS nevével. A kettős finanszírozás elkerülése érdekében a szolgáltatás nyújtója nem lehet olyan személy, 8

9 vállalkozás, akinek a működési költsége támogatásból kerül finanszírozásra. A szerződés dátuma és időtartama feleljen meg a költségjogosultsági és az elszámolási időszaknak! Az összeférhetetlenség elkerülése érdekében (7. (10)) Térítés ellenében szolgáltatást nem nyújthat a LEADER HACS és munkaszervezete számára a kötelezően ellátandó vagy önként vállalt feladatok vonatkozásában a LEADER HACS a) elnöke, b) vezető tisztségviselője, c) munkaszervezet vezetője, d) munkavállalója, magánszemélyként, vagy ezen személyek tulajdonában vagy közeli hozzátartozóik tulajdonában álló gazdasági társaság, továbbá - az önkormányzatok kivételével - azon gazdasági társaságnak nem minősülő jogi személyek sem, ahol az a)-d) pontban felsorolt személyek vagy azok közeli hozzátartozói vezető tisztségviselőként működnek. A kifizetési kérelemhez csatolni kell továbbá az alábbi dokumentumokat: a támogatási rendelet 2. (1) bekezdésében meghatározott feladatok ellátásáról szóló teljesítési igazolásokat; nyilatkozatot arról, hogy a LEADER HACS, annak munkaszervezete a III. tengely nem horizontális intézkedései és a IV. tengely vonatkozásában vállalkozási vagy egyéb gazdálkodási tevékenységet nem folytat. évente a támogatási rendelet 8. (1) bekezdésében meghatározott időpontig a közgyűlés által elfogadott éves beszámolót és könyvvizsgálói jelentést. 9