II. ÚTMUTATÓ A VÉGLEGES AJÁNLATOK BEADÁSÁHOZ A. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK 1.1. Az ajánlatkérő neve, címe, távirati címe, telefon-és telefaxszáma, e-mail címe Neve: KÖRÖS VOLÁN Autóbuszközlekedési Zrt. Címe: 5600 Békéscsaba, Szarvasi út 103. Levelezési címe: 5602 Békéscsaba, Pf.: 36. Telefon: (66) 523-400, (66) 523-503 Telefax: (66) 523-502 E-mail: kozbeszerzes@korosvolan.hu 1.2 Ajánlatkérő olyan komplex rendszert kíván beszerezni, amely a helyi-helyközi járatokon biztosítja a forgalomirányítási-, utastájékoztatási és értékesítési ellenőrzési funkciók működését, és az ajánlati szakaszban ajánlattevőktől erre, továbbá annak 5 éves fenntartására kér ajánlatot. 1.3. Az ajánlattevőnek kell viselnie minden, az ajánlat elkészítésével, és benyújtásával kapcsolatban felmerülő költséget. Az ajánlatkérő semmilyen esetben sem tehető felelőssé ezen költségek felmerüléséért, függetlenül az eljárás lefolytatásától vagy kimenetelétől. Azonban a jelen pontban leírtak nem vonatkoznak a Kbt. 165. -ban meghatározott polgári jogi igényre. 2. A FELADAT RÖVID ISMERTETÉSE 2.1 Az ajánlattétel tárgya: Határozott idejű szerződések megkötése a következő tárgyban: DAOP-3.2.1/A-09-2009-0010 számú projekt keretében szállítási és üzemeltetési szerződés megkötése az integrált forgalomirányítási, utastájékoztatási rendszer bevezetésére, a rendszerhez szükséges hardverek és szoftverek szállítása és követő szolgáltatások nyújtása a Körös Volán Zrt. részére. 2.2 A szerződések meghatározása: Szállítási szerződés; Üzemeltetés-támogatási és karbantartási szerződés. 2.3 Az ajánlattétel mennyisége: Szoftver modulok Transzmodel adattár alapú komplett funkcionalitású rendszer Integrált Utastájékoztatási és Forgalom irányítási rendszer Back office rendszer (értékesítés támogatás, tranzakció kezelés, ERP integráció) 1 db 1 db 1 db Utastájékoztató eszközök 1
Érkező járatok kijelzője: 4x4 soros (Békéscsaba) 1 db Érkező járatok kijelzője: 2x4 soros (Gyula, Orosháza, Békés) 3 db Utastájékoztató tábla külső megállókban: 4 soros (Békéscsaba) 6 db + 120 % Utastájékoztató tábla külső megállókban: 2 soros ((Gyula) 3 db + 70 % Információs terminál webes funkciókkal 12 db Járműkörnyezet Integrált fedélzeti vezérlő (telepítéssel) Utastájékoztatás autóbuszon Helyközi (homlok, oldal és belső kijelzők) Utastájékoztatás autóbuszon - Gyula helyi (homlok, oldal, belső és végfal) Garancia kiterjesztés 5 évre 200 db 171 db 4 db 1 db Értékesítés támogatása Mobil ellenőri készülék integrált nyomtatóval (PDA) 15 db + 34 % A fenti rendszerek üzembe helyezésétől számított 5 évre vonatkozó szoftver és hardver követés 1 db 2.4 Teljesítés helye: A Körös Volán Zrt. központi telephelye, a békéscsabai, a gyulai, orosházi személyszállítási üzemhez tartozó területek telephelyei. 3. AZ AJÁNLATTEVŐK KÖRE 3.1. Ajánlatot a Delta System Kft. és Innotrend Colsulting Kft. közös ajánlattevők, valamint a T-Systems Magyarország Zrt. nyújthat be. B. Dokumentáció 1. A VÉGLEGES AJÁNLAT ELKÉSZÍTÉSÉHEZ KIADOTT MÓDOSÍTOTT DOKUMENTÁCIÓ TARTALMA I. Módosított ajánlattételi felhívás II. Útmutató a végleges ajánlat beadásához III. Műszaki Dokumentáció (KV_ROP_md_v2.6) IV. Szerződéses feltételek: Szállítási szerződési feltételek Üzemeltetés-támogatás és karbantartási Szerződési feltételek Mellékletek (dokumentum minták): 1. számú melléklet: Felolvasólap 2. számú melléklet: A bevezetés költségeit is magában foglaló nettó ár a teljes Integrált Utastájékoztatási és Forgalomirányítási rendszerre vonatkozóan (1. számú részszempont 1. számú részletezése) 3. számú melléklet: Tételes árlista, árajánlat összegzése minta Üzemeltetés-támogatás és karbantartás (Az 1. számú részszempont 2. számú részletezése) 4. számú melléklet: 4/1. sz. melléklet Bankgarancia nyilatkozat; 4/2. sz. melléklet Kötelezvény 5. számú melléklet: Ajánlattételi nyilatkozat 2
A ajánlattevő kötelessége, hogy tanulmányozza a végleges ajánlat elkészítéséhez kiadott Dokumentáció (továbbiakban Dokumentáció) valamennyi utasítását. 2. KIEGÉSZÍTŐ TÁJÉKOZTATÁS A ajánlattevő a megfelelő ajánlattétel érdekében - a Dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő (értelmező) tájékoztatást kérhet az ajánlatkérőtől, a Kbt. 45. -ban foglaltak alapján. KÖRÖS VOLÁN ZRT. 5600 BÉKÉSCSABA, SZARVASI ÚT 103. Tel: (06)(66) 523-503 Fax: (06)(66) 523-502 E-mail: kozbeszerzes@korosvolan.hu C. A VÉGLEGES AJÁNLAT ÖSSZEÁLLÍTÁSÁNAK TARTALMI ÉS FORMAI KÖVETELMÉNYEI 1. AZ AJÁNLAT NYELVE Az ajánlat és abban az ajánlatkérő által megkövetelten szereplő iratok magyar nyelven készüljenek és kerüljenek benyújtásra. Minden ajánlatkérő által megkövetelten szereplő idegen nyelvű irat mellé a felelős magyar fordítást (a külföldi bizonyítványok és oklevelek elismeréséről szóló 2001. évi C. törvény 7. (4) bekezdésének megfelelően) csatolni kell, azzal, hogy a fordítás helyességéért a ajánlattevő felelős. Egyéb iratok egyéb nyelvűek is lehetnek, ha annak egyszerű magyar fordítását csatolják. Ez esetben a magyar fordítás lesz a mértékadó. 2. AZ AJÁNLAT FORMÁTUMA Az ajánlatba csatolandó dokumentumok jegyzéke 1. Tartalomjegyzék (oldalszámozással). 2. Felolvasólap 3. A bevezetés költségeit is magában foglaló nettó ár a teljes Integrált Utastájékoztatási és Forgalomirányítási rendszerre vonatkozóan (1. számú részszempont 1. számú részletezése) 4. Tételes árlista, árajánlat összegzése minta - Üzemeltetés-támogatás és karbantartás (Az 1. számú részszempont 2. számú részletezése) 5. Ajánlattevői nyilatkozat. 6. Műszaki ajánlat 7. Ajánlati biztosíték teljesítését igazoló dokumentum (bankgarancia, kötelezvény esetén az ajánlat többi részével nem kell egybefűzni). 3
3. AJÁNLATI BIZTOSÍTÉK Ajánlatkérő tájékoztatja a ajánlattevőket, hogy ajánlati biztosítékot kér az ajánlattételi felhívás q) pontjában meghatározottak szerint. Az ajánlati biztosíték összege 3 000 000 HUF, azaz hárommillió forint. A bankgarancia nyilatkozat minta minta dokumentum utolsó bekezdése a Kbt. 65. (2) bekezdésére és az 59. (7) bekezdésére utal, miszerint ajánlatkérő indokolt esetben az ajánlati kötöttség lejártát megelőzően felkérheti az ajánlattevőt ajánlatának meghatározott időpontig történő fenntartására, ezzel meghosszabbítva az ajánlati kötöttség időpontját. Ennek elfogadása ajánlattevő döntése, ebben az esetben a bankgarancia meghosszabbítására, vagy új lejáratú bankgarancia megkötésére van szükség. Természetesen, abban az esetben, ha a bank nem járul hozzá a kiadott bankgarancia esetleges meghosszabbításához, akkor az erre utaló mondat törölhető. 4. AZ AJÁNLAT ALAKJA, ALÁÍRÁSA 4.1 A ajánlatot írásban kell elkészíteni, l eredeti és 1 másolati példányban, valamint elektronikus adathordozó formájában (CD, DVD vagy pendrive) kell benyújtani szerkeszthető formában. A borítékra a ajánlattevő írja rá a következő jeligét: Integrált utastájékoztatási, forgalomirányítási rendszer bevezetése a Körös Volán Zrt-nél. Az ajánlatok benyújthatók:: - Közvetlenül az eljárást bonyolító ajánlatkérőnél, azaz a Körös Volán Zrt. székhelyén (5600 Békéscsaba, Szarvasi út 103. III. em. 328.), munkanapokon 9:00-14:00 óráig (az ajánlattételi határidő utolsó napján 11:00 óráig). - Az ajánlat postai úton is benyújtható, az előzőekben megjelölt címre. A postai úton benyújtott ajánlatok esetén ajánlatkérő akkor tekinti határidőn belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidőig sor került a megadott címen. A postai úton történő benyújtása esetén ajánlattevő viseli a postai úton történő benyújtás minden kockázatát. 4.2 Az ajánlat nem tartalmazhat betoldásokat, törléseket vagy átírásokat, a ajánlattevő által elkövetett hibák szükséges korrekcióinak kivételével, amely esetben, ezen korrekciókat az ajánlatot aláíró személynek, vagy személyeknek kézjegyükkel kell ellátni. 4.3. Az ajánlatot roncsolás mentesen, nem bontható módon kell benyújtani. Ez azt jelenti, hogy olyan módon kell a lapokat összefűzni, hogy az ajánlatból lapokat kivenni, vagy abba beletenni csak az eredeti fűzés megbontásával legyen lehetséges és a megbontás ténye láthatóvá váljon. Ilyen roncsolás mentesen nem bontható kötés lehet különösen a spirálozás, amely esetben benyújtott lapok mindegyikén keresztülhúz a ajánlattevő egy szalagot, amelyet leragaszt és lepecsétel, illetve hasonlóan jó megoldás a nyomdai kötészet is. 4
5. AJÁNLATTÉTELI NYILATKOZAT A ajánlattevőnek a ajánlatához csatolni kell jelen útmutató 5. számú mellékleteként közölt ajánlattételi nyilatkozatot. A nyilatkozat formátuma csak ajánlott, de az adattartalom kötött. D. AJÁNLATOK BENYÚJTÁSA 1. BEADÁSI HATÁRIDŐ, HELY Ajánlattételi határidő: Dátum: 2013.07.12. Időpont: 11:00 óra Ajánlatok benyújtásának címe: KÖRÖS VOLÁN ZRT. KÖZPONTI TELEPE, 5600 BÉKÉSCSABA, SZARVASI ÚT 103. 328. IRODA, A RÉSZVÉTELI HATÁRIDŐ UTOLSÓ NAPJÁN 314. IRODA. Érvénytelen a ajánlat, mely a fent megjelölt (2013.07.12. 11:00 óra) határidő után érkezik az ajánlatkérőhöz. 2. AZ AJÁNLAT LEZÁRÁSA, MEGJELÖLÉSE 2.1. A ajánlaton világosan fel kell tüntetni, hogy EREDETI és MÁSOLAT példány. Amennyiben bármilyen eltérés lenne közöttük, az eredeti példány az irányadó. 2.2. A ajánlat példányait lezárt, sértetlen borítékban, vagy csomagban kell benyújtani, amelyen fel kell tüntetni a 4.1. pontban megjelölt jeligét, továbbá a Bontás időpontja előtt nem nyitható fel felszólítást. 3. AZ AJÁNLAT MÓDOSÍTÁSA VAGY VISSZAVONÁSA A ajánlattevő a ajánlattételi határidő lejártáig módosíthatja vagy visszavonhatja jelentkezését, feltéve, hogy az ajánlatkérő a módosításról vagy visszavonásról szóló írásos értesítést még az ajánlattételi határidő előtt megkapja. A módosításról vagy visszavonásról szóló értesítést faxon kell elküldeni, ezt azonban követnie kell az ajánlott levélben történő megküldésnek is. A ajánlat a ajánlattételi határidő lejárta után az ajánlatkérő hozzájárulásával sem módosítható. 5
E. AZ AJÁNLATOK FELBONTÁSA ÉS ÉRTÉKELÉSE 1. AZ AJÁNLATOK FELBONTÁSA AZ AJÁNLATKÉRŐ ÁLTAL Az ajánlatkérő a ajánlatok bontását az ajánlattételi határidő lejárta időpontjában kezdi meg. Az ajánlatok bontása során azok értékelésére nem kerül sor. A bontási eljáráson a Kbt. 62. (2) bekezdésében meghatározott személyek vehetnek részt. Az ajánlatok bontásán résztvevők jelenléti ívet írnak alá. A ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről készült jegyzőkönyvet az ajánlatkérő a bontás végeztével átadja, vagy a bontást követő öt napon belül megküldi a ajánlattevőknek. 2. ÉRVÉNYESSÉGI KÖVETELMÉNYEK ELLENŐRZÉSE 2.1. Az ajánlatkérő megvizsgálja a ajánlatokat annak érdekében, hogy megállapítsa teljesek-e, a Dokumentációban kért dokumentumok megvannak-e, megfelelően aláírták-e az okmányokat. 2.2. Ajánlatkérő a ajánlattevő számára a Kbt. 67. (1) bekezdés alapján biztosítja a hiánypótlás lehetőségét. 2.3. Az ajánlatkérő megállapítja, hogy az egyes ajánlatok megfelelnek-e a Dokumentációban előírtaknak. Érvényes ajánlatnak az olyan ajánlat minősül, amely a a Dokumentáció valamennyi feltételének megfelel. 2.4. Az ajánlatkérő írásban (levélben, faxon) tájékoztatja a ajánlattevőt ajánlatának érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek indokáról, az erről hozott döntést követően a lehető leghamarabb, de legkésőbb 3 munkanapon belül. A ajánlatok felbontása után az ajánlatkérő semmiféle információt nem ad a ajánlatok vizsgálatára, tisztázására, értékelésére és összehasonlítására sem a ajánlattevőnek, sem pedig más olyan személynek, aki nem vesz hivatalosan részt az eljárásban. 3. AZ AJÁNLATOK PONTOSÍTÁSA 3.1. A ajánlatok elbírálása során az ajánlatkérő írásban és a többi ajánlattevő egyidejű értesítése mellett, határidő megadásával felvilágosítást kérhet a ajánlattevőtől az ajánlatban szereplő nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok, igazolások tartalmának tisztázása érdekében. A felvilágosítás megadása nem eredményezheti a ajánlat módosítását. G. EGYÉB INFORMÁCIÓK A Körös Volán Zrt. EU-alapokból finanszírozott program (DAOP-3.2.1/A-09-2009- 0010) megvalósítására nyert támogatásból, továbbá saját forrásból finanszírozza a jelen közbeszerzési eljárás tárgyát jelentő projektet. 6
A Dokumentációban nem szabályozott kérdésekben a részvételi felhívás feladásának napján hatályos 2011. CVIII. közbeszerzésekről szóló törvény (Kbt.) előírásai szerint kell eljárni. 7
FELOLVASÓLAP Ajánlattevő neve: Ajánlattevő székhelye: Telefon: Telefax: E-mail: V. A bevezetés költségeit is magában foglaló nettó ár a teljes Integrált Utastájékoztatási és Forgalomirányítási rendszerre vonatkozóan, valamint a bevezetett rendszer üzemeltetésének 5 évre megajánlott díja HUF-ban. (tizedesjegy nélkül egész számban) VI. A megajánlani kívánt rendszer vállalt garancia ideje (min.12-max. 60 hónap). (tizedesjegy nélkül egész számban) HUF hónap Kelt:.... (cégszerű aláírás) 8
2. sz. melléklet A bevezetés költségeit is magában foglaló nettó ár a teljes Integrált Utastájékoztatási és Forgalomirányítási rendszerre vonatkozóan (1. számú részszempont 1. számú részletezése) Szoftver modulok Utastájékoztató eszközök Járműkörnyezet Értékesítés támogatás Rendszer elem Transzmodel adattár alapú komplett funkcionalitású rendszer Integrált Utastájékoztatási és Forgalom irányítási rendszer Back office rendszer (értékesítés támogatás, tranzakció kezelés, ERP integráció) Érkező járatok kijelzője: 4x4 soros (Békéscsaba) Érkező járatok kijelzője: 2x4 soros (Gyula, Orosháza, Békés) Utastájékoztató tábla külső megállókban: 4 soros (Békéscsaba) Utastájékoztató tábla külső megállókban: 2 soros (Gyula) Információs terminál webes funkciókkal Integrált fedélzeti vezérlő (telepítéssel) Utastájékoztatás autóbuszon - Helyközi (homlok, oldal és belső kijelzők) Utastájékoztatás autóbuszon - Gyula helyi homlok, oldal, belső és végfal Alapmennyiségre Opció mennyiségre Összes mennyiségre db Ellenszolgál tatás/huf db Ellenszolgált atás/huf 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 3 0 3 6 7 13 3 2 5 12 0 12 200 0 200 171 0 171 4 0 4 Garancia kiterjesztés 5 évre 1 0 1 Mobil ellenőri készülék integrált nyomtatóval (PDA) 15 5 20 Összesen ------ -------- ------- db Ellenszolgáltatás/H UF 9
TÉTELES ÁRLISTA, ÁRAJÁNLAT ÖSSZEGZÉSE MINTA Üzemeltetés-támogatás és karbantartás (Az 1. számú részszempont 2. számú részletezése) 3. sz. melléklet Körös Volán Zrt. Üzemeltetés első éve Üzemeltetés második éve Üzemeltetés harmadik éve Üzemeltetés negyedik éve Üzemeltetés ötödik éve 4. Összesen Éves díj HUF/év (ÁFA nélkül) A táblázat HUF értékeit egész számban kell megadni. * Az 1. számú részszempont 1. és 2. számú részletezésének mindösszesen adata meg kell, hogy egyezzen a felolvasólap 1. számú sorában szereplő adattal 10
4/1. sz. melléklet BANKGARANCIA NYILATKOZAT A (név)... - a továbbiakban Bank - tudomással bír arról, hogy a (név)... (cím:...) - Ajánlattevőként továbbiakban (Megbízó) közbeszerzési pályázatot nyújt be Önökhöz DAOP-3.2.1/A-09-2009-0010 számú projekt keretében szállítási és üzemeltetési szerződés megkötése az integrált forgalomirányítási, utastájékoztatási rendszer bevezetésére, a rendszerhez szükséges hardverek és szoftverek szállítása és követő szolgáltatások nyújtása a Körös Volán Zrt. részére. tárgyában, és ennek feltétele, hogy Megbízó ajánlati biztosítékként - 3.000.000,- Ft, azaz Hárommillió forint összegre szóló bankgaranciát bocsásson az Önök rendelkezésére. Jelen nyilatkozat cégszerű aláírásával a Bank - Megbízó megbízása alapján - kötelezettséget vállal arra, hogy 3.000.000,- Ft, azaz Hárommillió forint összeg erejéig bankgaranciát vállal az Önök javára, amennyiben Megbízó az ajánlati kötöttség ideje alatt megszegi a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény ajánlattevőre előírt kötelezettségeit, így különösen, ha végső ajánlatát visszavonja, vagy végső ajánlatának elfogadása után elmulasztja, vagy megtagadja a szerződés megkötését, illetve aláírását. A Bank a garancia alapján fizetést teljesít Megbízó helyett, az Önök írásbeli felszólításának kézhezvételétől számított 8 banki napon belül, amennyiben Önök cégjegyzésre jogosult vagy meghatalmazott képviselőjük útján a képviseleti jog igazolása mellett hitelt érdemlően értesítik a bankot a garancia igénybevételének fentebb megjelölt feltételei bármelyikének bekövetkeztéről. Amennyiben ajánlattevő ajánlatkérő kérésére az ajánlati kötöttséget meghosszabbítja, és ajánlattevő az ajánlatát fenntartja, úgy addig a bankgarancia lejárata meghosszabbítható. A bankgarancia lejártát követően a Bank jelen bankgarancia nyilatkozatból eredő mindennemű fizetési kötelezettsége semmisnek tekintendő. A bankgarancia lejárata: 2013. szeptember 6. 24.00 óra Kelt,..., 2013.... hó... napján. Bank cégszerű aláírása 11
4/2. sz. melléklet KÖTELEZVÉNY Mivel (továbbiakban az Ajánlattevő ) időpontban Ajánlatot nyújtott be az Önök, mint Ajánlatkérő (név és cím) által kibocsátott, hirdetmény közzétételével indított tárgyalásos közbeszerzési eljárás feltételei szerint szállítására (továbbiakban: az Ajánlat ) ezen kötelezvény alapján mindenki tudomást szerezhet arról, hogy mi címen (továbbiakban: a kezes ) összeg erejéig * készfizetői kezességet vállalunk az Önök javára és visszavonhatatlanul kötelezzük magunkat és jogutódainkat, hogy ezen kötelezvény szerint járunk el. A kezes hivatalos bélyegzőjével ellátva év hónap napján. Ezen kötelezettségvállalásunk az alábbi eseményekre vonatkozik: ha az Ajánlattevő ajánlati kötöttségének ideje alatt ajánlatát visszavonta és/vagy ha az Ajánlattevőt az Ajánlatkérő értesítette arról, hogy ajánlata alapján jogot szerzett arra, hogy az Ajánlatkérőkkel a szállítására vonatkozó szerződést megkösse, és az Ajánlattevő nem köti meg a vállalkozási szerződést az ajánlattételi felhívásban, a dokumentációban, valamint az ajánlati nyilatkozatában vállalt feltételekkel az Ajánlatkérő által meghatározott időpontban, és erre tekintettel visszavonhatatlanul vállaljuk, hogy az Ajánlatkérő első írásos felszólítására melyben a kifizetésre okot adó eseményt tényszerűen megjelöli - kezesként kifizetjük az Ajánlatkérőnek a fenti összeget anélkül, hogy az Ajánlatkérőnek indokolnia kellene a felszólítását. Amennyiben ajánlattevő ajánlatkérő kérésére az ajánlati kötöttséget meghosszabbítja, és ajánlattevő az ajánlatát fenntartja, úgy addig a határidőig a kötelezvény lejárata meghosszabbítható. A kötelezvény lejárata: 2013. szeptember 6. 24.00 óra Kelt...2013...hó...napján a készfizető kezes aláírása 12
5. sz. melléklet AJÁNLATTÉTELI NYILATKOZAT Ajánlattevő neve: Ajánlattevő székhelye: Alulírott...,mint..a(z)... (cégnév, székhely) cégjegyzésre jogosult képviselője a DAOP-3.2.1/A-09-2009-0010 számú projekt keretében szállítási és üzemeltetési szerződés megkötése az integrált forgalomirányítási, utastájékoztatási rendszer bevezetésére, a rendszerhez szükséges hardverek és szoftverek szállítása és követő szolgáltatások nyújtása a Körös Volán Zrt. részére. tárgyú ajánlattételi felhívásban és az Ajánlatkérő által készített Dokumentációban foglalt valamennyi formai és tartalmi követelmény, utasítás, kikötés és műszaki leírás gondos áttekintése után nyilatkozunk, hogy ajánlattételi felhívás feltételeit elfogadjuk, a nyertességünk esetén a szerződés megkötésére és teljesítésére készek vagyunk, az ajánlatunkban szereplő ellenszolgáltatásért. Kelt:... 13