A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság Központi Levéltár SZERVEZETI ÜGYREND. 2015. 04. 28. Dátum 2015. 05. 11. Dátum 2015. 05.18.



Hasonló dokumentumok
A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság Központi Könyvtár SZERVEZETI ÜGYREND Dátum Dátum

MUNKAUTASÍTÁSOK LISTÁJA

DEBRECENI EGYETEM GYAKORLÓ ÓVODÁJA OM:

Szentes Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Társulási Irodájának Szervezeti és Működési Szabályzata

12/2015. sz. Vezérigazgatói utasítás a BKK Zrt. Szervezeti és Működési Szabályzatáról

E L Ő T E R J E S Z T É S - Társulási Tanácshoz

Napköziotthonos Óvoda SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

KISKŐRÖSI TÖBBCÉLÚ KISTÉRSÉGI TÁRSULÁS KISKŐRÖSI ÉS CSÁSZÁRTÖLTÉSI IDŐSEK OTTHONA. SZERVEZETI és MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

7/2011. (II. 3.) Kgy. határozat. A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Ügyrendjének jóváhagyása és hivatali létszámcsökkentés elrendelése

HORTI SZOCIÁLIS ELLÁTÓ INTÉZMÉNY SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Iratkezelési és Irattárazási Szabályzat

Szervezeti és működési szabályzata

ELŐTERJESZTÉS. a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Költségvetési Bizottsága szeptember 30-i ülésére

Prohászka Ottokár Orsolyita Gimnázium, Általános Iskola és Óvoda SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT GYŐR 2013.

430/2015. (XI.19.) Kt. határozat melléklete ALGYŐI SZIVÁRVÁNY ÓVODA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA November 03.

A Pécsi Tudományegyetem. Szervezeti és Működési Szabályzatának 12. számú melléklete. A Pécsi Tudományegyetem Iratkezelési Szabályzata


Dunaharaszti Város Önkormányzata Képviselő-testületének 1/2013. (II. 1.) rendelete

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

T a r ta lo m Tartalom

POLGÁRMESTER. ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS és ÉVES ÖSSZEFOGLALÓ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS év




ű ű ű ű ű Ü ű ű Ü Ő




IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

ELŐTERJESZTÉS. a Kormány részére

Szervezeti és Működési Szabályzat. Izsák Város Gyermekjóléti- és Családsegítő Szolgálata

Hőgyészi Somvirág Óvoda 7191 Hőgyész, Fő u. 27. Szervezeti és Működési Szabályzat

31-5/2015/231. Heves Megyei Közgyűlés. H e l y b e n

A KÖZPONTI KÖNYVTÁR ÉS LEVÉLTÁR

Ajánlatkérési Dokumentáció

ARANYLÓ NAPRAFORGÓ ALAPÍTVÁNYI ÓVODA ÉS TELEPHELYEI: SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

SZIVÁRVÁNY ÓVODA RÁCKEVE

CECEI ÓVODA INTÉZMÉNYÉNEK SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

APRÓK FALVA ÓVODA SZABÁLYZATA

DOMBÓVÁRI GYERMEKVILÁG ÓVODA

RÁKOSMENTI MÁKVIRÁG ÓVODA

HATÁROZAT MELLÉKLETEK

Szervezeti és Működési Szabályzat

ó ó ő ü í ó ó ü ő ü ó í ó ő ő í ő ú ú ó

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A SZERVEZETI - ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT /SZMSZ/ CÉLJA, JOGSZABÁLYI ALAPJA... 7

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

Györffy István Katolikus Általános Iskola. Szervezeti és Működési Szabályzata. Fenntartó által jóváhagyva: a számú határozat alapján

2. Az intézmény feladat, jogállása és gazdálkodási módja 7. (Az alapító okirat alapján)

GYÖNGYÖS VÁROS ÓVODÁI SZERVEZETI és MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

Belváros-Lipótváros Budapest Főváros V. kerület Önkormányzata Egyesített Szociális Intézmény SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal

MISKOLCI TURISZTIKAI IDEGENFORGALMI ÉS SZOLGÁLTATÓ KORLÁTOLT FELELŐSSÉGŰ TÁRSASÁG. Cégjegyzékszáma: Cg

SZEGEDI TUDOMÁNYEGYETEM

TERÉZVÁROSI ÖNKORMÁNYZAT MESEVILÁG ÓVODÁJA 1063 BUDAPEST MUNKÁCSY MIHÁLY U. 10. OM AZONOSÍTÓ: SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

BAKONYI TERMÉSZETTUDOMÁNYI MÚZEUM SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

(4) A hivatal jogi személy, a saját költségvetési előirányzata körében önálló költségvetési szerv.

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

K Ö L E S D I K Ö Z Ö S Ö N K O R M Á N Y Z A T I H I V A T A L SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA 2013.

Kaposvári Bajcsy-Zsilinszky Utcai Központi Óvoda Szervezeti és Működési Szabályzata

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT. Budapest XVI. Kerületi Kölcsey Ferenc Általános Iskola 1161 Budapest, Hősök tere 1.

Az ellenőrzés Azonosított kockázati tényezők ellenőrzött időszak

Azonosított kockázati tényezők

OM azonosító: INTÉZMÉNYI SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

VI.2. Az ügyintézés folyamata VI.3. A kiadmányozási jog gyakorlása VI.4. A vezetői utasítás végrehajtása VI.5.

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT RISKÓ IGNÁC ÓVODA 4765 CSENGER HONVÉD UTCA 22.

Landorhegyi Általános Iskola, Sportiskola

Gyakornoki Szabályzata

Szervezeti és Működési Szabályzat. Napsugár Óvoda 1112 Budapest Menyecske utca 2.

POLGÁRMESTER. JAVASLAT a CSEVAK Csepeli Vagyonkezelő Zrt. Szervezeti és Működési Szabályzatának módosításának elfogadására.


SOKORÓPÁTKAI EGYSÉGES ÓVODA-BÖLCSŐDE ÁLTALÁNOS MŰVELŐDÉSI KÖZPONT SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

J A V A S L A T. az Ózdi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának jóváhagyására

Szervezeti- és Működési Szabályzat

ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA MUNKAVÉDELMI SZABÁLYZAT

Egységes óvoda és bölcsőde szervezeti és működési szabályzata

A SZENTANNAI SÁMUEL GIMNÁZIUM, SZAKKÖZÉPISKOLA ÉS KOLLÉGIUM SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

TARTALOMJEGYZÉK II. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 5

KATONA JÓZSEF GIMNÁZIUM. Szervezeti Működési Szabályzat


BAGI POLGÁRMESTERI HIVATAL 4/2015. (IV.30.) önkormányzati rendelete a Szervezeti és Működési Szabályzatról

Dokumentum adatlap. Dokumentum típusa: Szabályzat. Egyéb belső szabályozó. Elfogadó: Szenátus. Kancellár Rektor Rektor és Kancellár

Szervezeti és működési szabályzat

Szervezeti és működési szabályzat


ELŐTERJESZTÉS. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete október 24-ei ülésére

Készült: március 28. Iktatószám: /2013.



A Kiskunfélegyházi Móra Ferenc Gimnázium (Kiskunfélegyháza, Kossuth Lajos u. 9.) Szervezeti és Működési Szabályzata 2014.

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT



A KODÁLY ZOLTÁN ÁLTALÁNOS ISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA HATVAN, GÉZA FEJEDELEM UTCA 2.

Ö





I. Közös szabályok. I.1. Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal adatai


Átírás:

SEMMELWEIS EGYETEM 1 0 8 5 B u d a p e s t, Ü l l ő i ú t 2 6. Iktatószám: LEVT/49/2015. A Jogi és Igazgatási Főigazgatóság SZERVEZETI ÜGYREND Készítette: Ellenőrizte: dr. Molnár László mb. igazgató dr. Stefka Nóra főigazgató 2015. 04. 28. Dátum 2015. 05. 11. Dátum A dokumentáció SE-LEVT-SZR kódja/file neve: Érvénybelépés időpontja: Oldalak száma: 10 2015. 05. 18. Jóváhagyta: dr. Szász Károly kancellár 2015. 05.18. Dátum Mellékletek száma: 3 MÓDOSÍTÁSOK JEGYZÉKE Módosította Dátum/Aláírás Változat száma Módosított oldalszám Jóváhagyta Dátum/Aláírás Kibocsátás időpontja Nyilvántartott példány: A példány sorszáma Ezen Szervezeti Ügyrend a Semmelweis Egyetem szellemi tulajdona. Továbbadása, sokszorosítása írásos engedélyhez kötött.

TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 3 1.1. SZERVEZETI EGYSÉG JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, ADATAI... 3 1.2. ÜGYREND SZEMÉLYI HATÁLYA... 3 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA... 3 2.1. SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE... 3 2.2. A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNERŐFORRÁSA... 3 2.3. KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS... 3 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI... 3 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE... 4 4.1. VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN... 4 4.2. KÖZALKALMAZOTTAK FELADATAI... 5 4.3. SZERZŐDÉSES (MEGBÍZÁSI) JOGVISZONYBAN TÖRTÉNŐ FELADATELLÁTÁS KÖRE, AZ EZZEL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK RENDJE... 5 5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE... 5 5.1. HELYETTESÍTÉS RENDJE... 5 5.2. SZIGNÁLÁS RENDJE... 6 5.3. KIADMÁNYOZÁS RENDJE... 6 5.4. NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE... 6 5.5. IRATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK... 6 5.6. KAPCSOLATTARTÁS, EGYÜTTMŰKÖDÉS... 6 5.7. INFORMÁCIÓÁRAMLÁS... 8 5.8. BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA... 8 6. A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK... 8 6.1. MUNKAIDŐRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK... 8 6.2. SZABADSÁGOK KIADÁSÁRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK... 8 6.3. MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK ELKÉSZÍTÉSE, AKTUALIZÁLÁSA, FELÜLVIZSGÁLATA... 8 6.4. A FOLYAMATBA ÉPÍTETT ÉS VEZETŐI ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI, MÓDSZEREI, TÍPUSAI... 8 6.5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ KOCKÁZATOK KEZELÉSE... 9 6.6. MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÁSÁNAK RENDSZERE... 9 7. HIVATKOZÁSOK LISTÁJA... 9 8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 9 9. MELLÉKLETEK... 10 10. ADATLAPOK... 10 Oldal: 2/10

1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. SZERVEZETI EGYSÉG JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, ADATAI Az egység elnevezése: Jogállása: önálló keretgazdálkodású szervezeti egység a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság keretén belül Irányítása: levéltárigazgató Adatai: Cím: 1085 Budapest, Üllői út 26. Honlap: www.semmelweis.hu/leveltar/ 1.2. ÜGYREND SZEMÉLYI HATÁLYA Vonatkozik a szervezeti egység közalkalmazottaira, illetve speciális esetekben a vele szerződéses (megbízási) jogviszonyban lévő személyekre. 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA 2.1. SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE levéltárigazgató segédlevéltárosok 2.2. A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNERŐFORRÁSA Munkatársak száma: 4 fő Szakképzettsége: 1 fő egyetemi végzettségű 2 fő főiskolai végzettségű 1 fő középfokú végzettségű A szervezeti egység igazgatója: dr. Molnár László 2.3. KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS - A Magyar Nemzeti Levéltár, a Nemzeti Szakképzési Intézet, a Budapest Főváros Levéltára (BFL), a Magyar Levéltárosok Egyesülete (MLE), a Magyar Egyházi Levéltárosok Egyesülete (MELTE) és a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség (MFLSZ) által szervezett továbbképzéseken, konferenciákon, vándorgyűléseken, tanulmányutakon való részvétel. - 2015. évi oktatási terv (MIR) 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI A feladatai: a) az Egyetem központi funkcionális szervezeti egységeként, gyűjti, feltárja, rendszerezi, nyilvántartja és rendelkezésre bocsátja az Egyetemre vonatkozó levéltári anyagot, Oldal: 3/10

b) szükség esetén biztosítja a levéltárban elhelyezett dokumentumok kutathatóságával összefüggő feladatokat, c) ellátja a hatályos jogszabályok szerinti tárolási, archiválási feladatokat. 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE 4.1. VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN igazgatójának feladatai: a) levéltár éves munkatervének és munkajelentésének elkészítése a levéltárfenntartó egyetértésével a szakmai felügyeletet gyakorló Emberi Erőforrások Minisztériuma, Kultúráért Felelős Államtitkárság, Közgyűjteményi Főosztály, Levéltári Osztálya részére; b) levéltári költségvetési terv összeállítása; c) költségvetési gazdálkodás a gazdasági vezetővel (Központi Gazdálkodási Osztály) együttműködésben; d) a levéltári munkafolyamatok irányítása, összehangolása, ellenőrzése; e) szakmai és munkakapcsolatok fenntartása; f) egyetemtörténeti kutatások végzése, a kutatási eredmények közzététele; g) részvétel tudományos konferenciákon; h) levéltári forráskiadványok szerkesztése, történeti bevezetők elkészítése; i) új iratanyag átvételekor raktári rendbe való besorolása; j) raktári betelepítési terv elkészítése; k) állományvédelmi ütemterv készítése; l) az egyetemi iratkezelés egészének, illetve az egyes iratképző szervezeti egységek felügyelete; m) kapcsolattartás az iratkezelőkkel; n) gyűjtőköri szervek látogatási tervének elkészítése; o) iratselejtezések felügyelete; p) pályázatok összeállítása, az elnyert támogatások célszerű felhasználása és elszámolása; q) az egység minőségirányítási dokumentációjának felügyelete és jóváhagyása; r) hatékony, minőségorientált közösségi szervezet működtetése; s) az egységszintű minőségcélok megfogalmazása és azok megvalósítása; t) kinevezi a MIR-vezetőt/megbízottat és a belső auditorokat; u) a minőségirányítási rendszer működtetéséhez szükséges feltételek, erőforrások, munkaerő biztosítása; v) helyesbítő intézkedések kezdeményezése, megtétele és a végrehajtás ellenőrzése; w) az egységre vonatkozó jogszabályok figyelemmel kísérése; x) az egység dolgozóira vonatkozó munkaköri leírások elkészítése; y) a gazdasági- tervezési fegyelem, a munkahelyi rend és tisztaság biztosítása; z) a minőségügyi információk megfelelő áramlásának biztosítása a munkatársak között; aa) az egység dolgozói számára szakmai oktatási terv meghatározása; bb) az egység dolgozói környezetvédelmi kultúrájának fejlesztése; cc) felméri az általa vezetett egység tevékenységének környezetre gyakorolt hatását; dd) gondoskodik a környezetvédelemmel kapcsolatos kötelező adatszolgáltatásokról; ee) kinevezi a környezetvédelmi megbízottat és a hulladékgazdálkodási felelőst; ff) gondoskodik a helyi hulladékgazdálkodási utasítás kidolgozásáról és betartatásáról; gg) biztosítja a környezetvédelmi ellenőrzések, bejárások lebonyolítását; Oldal: 4/10

hh) az ellenőrzések során talált környezeti nem-megfelelőségekre hibajavító, megelőző tevékenységeket indítványoz és ellenőrzi annak hatásosságát. 4.2. KÖZALKALMAZOTTAK FELADATAI SEGÉDLEVÉLTÁROS a) kutató- és ügyfélszolgálat ellátása; b) iratrendezés, raktárrendezés; c) segédletkészítés; d) levéltári forráskiadványok előkészítése; e) muzeális gyűjtemények kezelése; f) a levéltári anyag (irat, kép, mikrofilm) állapotának rendszeres figyelemmel kísérése állagvédelmi szempontból; g) mikrofilmeztetésre, savtalanításra szánt anyagok előkészítése; h) évi egyszeri raktári portalanítás (kötet, doboz szinten), a raktár pormentességének megőrzése; i) a raktárhelyiségek páratartalmának és hőmérsékletének folyamatos és rendszeres figyelemmel kísérése; j) a raktárminősítéshez szükséges kimutatások elkészítése; k) szervnyilvántartó lapok kezelése és adatainak összesített táblázatba rendezése; l) a levéltárak számára elérhető pályázati lehetőségek figyelemmel kísérése; m) kézikönyvtár rendezése, nyilvántartása; n) munka- és tűzvédelmi megbízotti feladatok ellátása; o) gazdasági ügyintézés; p) egységes levéltári nyilvántartó rendszer adatokkal való feltöltése, karbantartása; q) működéssel kapcsolatos feladatok ellátása; r) iratkezelés a hatályos iratkezelési szabályzat szerint; s) történeti interjúk hanganyagáról írásos változat készítése, külön gyűjteménybe való rendezése, kezelése, kutathatóvá tétele; t) minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos feladatok elvégzése; u) veszélyes hulladékokkal kapcsolatos ügyintézési feladatok ellátása, nyomtatványok vezetése, előírások betartásának felügyelete. 4.3. SZERZŐDÉSES (MEGBÍZÁSI) JOGVISZONYBAN TÖRTÉNŐ FELADATELLÁTÁS KÖRE, AZ EZZEL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK RENDJE Takarítói feladatok ellátása heti 2 alkalommal kereset-kiegészítésre vonatkozó szerződés alapján. 5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE Egyműszakos munkarend, heti 40 óra. 5.1. HELYETTESÍTÉS RENDJE Az igazgatót a kutató- és ügyfélszolgálat ellátása vonatkozásában segéd-levéltárosok helyettesítik. A közalkalmazottak feladatellátásával összefüggő helyettesítés - munka- és tűzvédelmi feladatok Oldal: 5/10

- levéltári forráskiadványok előkészítése - raktári állapot nyilvántartás - levéltári nyilvántartások vezetése - iratkezelés. 5.2. SZIGNÁLÁS RENDJE A szignálás a levéltárigazgató feladata az általa irányított szervezeti egység feladatkörébe tartozó ügyekben, mely során a beérkezett iratok alapján meghatározza és kijelöli az ügyintézést végző személyt. A szignálás az adott dokumentumon történik, az ügyintézésre kijelölt személy, valamint a határidő megjelölésével. Elektronikus úton beérkezett dokumentumok, megkeresések szignálása az ügyintéző részére történő megküldéssel történik azzal, hogy az így keletkezett dokumentumok szükség szerint iktatásra kerülnek. 5.3. KIADMÁNYOZÁS RENDJE A tevékenységéhez kapcsolódó valamennyi ügyhöz tartozó irat esetében a levéltárigazgató rendelkezik kiadmányozási joggal a 11/2015. számú Kancellári utasítás szerint, figyelemmel az Egyetem hatályos 124/2009 (XII.17.) sz. iratkezelési szabályzatának 20.. bekezdésére. Ügyfélszolgálati igazolások kiadmányozásában a levéltárigazgatót a segédlevéltárosok helyettesítik. Ebben az esetben a felhatalmazott személy a kiadmányozandó dokumentumon a levéltárigazgató géppel írt neve felett ír alá h (helyett) megjelöléssel. 5.4. NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE Levéltári nyilvántartások: szervnyilvántartás, fonddossziék, fondtörzskönyv, növedéki és fogyatéki napló, kutatónapló, ügyfélszolgálati napló, kézi könyvtár nyilvántartása, muzeális anyagok nyilvántartása, kölcsönzési napló A fent felsorolt nyilvántartások kezelésére vonatkozóan lásd: - 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről - 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. Iratkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások: iktatókönyv, mutatókönyv Egyéb nyilvántartások: számlák nyilvántartása, szabadság nyilvántartás, tűz- és munkavédelmi naplók 5.5. IRATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK A hatályos iratkezelési szabályzat 124/2009 (XII.17.) szerint. 5.6. KAPCSOLATTARTÁS, EGYÜTTMŰKÖDÉS - Emberi Erőforrások Minisztériuma, Kultúráért Felelős Államtitkárság, Közgyűjteményi Főosztály, Levéltári Osztálya Módja: levelezés, nyomtatványok kitöltése, telefon, e-mail (igény szerinti gyakorisággal). Oldal: 6/10

Kapcsolattartás célja: utasítások, rendeletek továbbítása, adatszolgáltatás, tájékozódás, illetve tájékoztatás. - Magyar Nemzeti Levéltár Módja: levelezés, nyomtatványok kitöltése, telefon, e-mail, rendezvénylátogatás (igény szerinti gyakorisággal). Kapcsolattartás célja: adatszolgáltatás, szakmai tájékoztatás, továbbképzés. - Levéltári szakfelügyelet: Módja: levelezés, telefon, e-mail, személyes megkeresés (évi kétszeri ellenőrzés, ezek előzetes egyeztetése). Kapcsolattartás célja: adatszolgáltatás, a hazai levéltárak folyamatos szakmai felügyelete. - Nemzeti Kulturális Alapprogram Módja: levelezés, nyomtatványok kitöltése, telefon, e-mail (igény szerinti gyakorisággal). Kapcsolattartás célja: pályázatokon való részvétel céltámogatások elnyeréséért. - Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség Módja: levelezés, telefon, e-mail, személyes kapcsolat (igény szerinti gyakorisággal). Kapcsolattartás célja: összefogást igénylő szakmai programok megvalósítása (kiadványok, rendezvények, tanulmányutak, levéltárrendezések stb.), kölcsönös szakmai segítségnyújtás, kiadványok cseréje, tapasztalatcsere. - Magyar Levéltárosok Egyesülete Módja: levelezés, telefon, e-mail, személyes kapcsolat (igény szerinti gyakorisággal). Kapcsolattartás célja: forráskiadványok cseréje, tájékozódás, tájékoztatás, szakmai rendezvényeken való részvétel, tapasztalatcsere - Magyarországi levéltárak Módja: levelezés, telefon, e-mail, személyes megkeresés (eseti). Kapcsolattartás célja: forráskiadványok cseréje, tájékozódás, tájékoztatás, szakmai rendezvényeken való részvétel, tapasztalatcsere. - Az egyetem önálló iratkezelést végző szervezeti egységei Módja: levelezés, telefon, e-mail, személyes megkeresés (igény szerinti gyakorisággal). Kapcsolattartás célja: az egyetemi iratkezelés felügyelete, a maradandó értékű iratok megőrzésének biztosítása; adatszolgáltatás, a szervezeti egységeknél keletkező iratanyag felmérése, részbeni begyűjtése, archiválása. Külső fondok esetében az azok kezelésével megbízott munkatárs (pld. könyvtáros) tájékoztatja a levéltárat a kezelésében lévő levéltári anyag kutatottságáról, illetve az azzal kapcsolatos eseményekről. -Egyéb gyűjtemények, szakmai szervezetek (pl. Semmelweis Orvostörténeti Múzeum, Könyvtár és Levéltár, Magyar Orvostörténeti Társaság, Műszaki és Természettudományi Egyesületek Szövetsége stb.) Módja: levelezés, telefon, e-mail, személyes megkeresés (eseti). Kapcsolattartás célja: szakmai rendezvényeken való részvétel, tapasztalatcsere. - Restaurátorok, könyvkötők, mikrofilm labor Módja: levelezés, telefon, e-mail, fax, személyes megkeresés (eseti). Kapcsolattartás célja: a levéltári anyaggal kapcsolatos állagvédelmi munkák elvégeztetése az állományvédelmi terv figyelembevételével. Oldal: 7/10

5.7. INFORMÁCIÓÁRAMLÁS Munkamegbeszélés jelleggel, szükség szerint reggel a munkakezdésnél erről feljegyzés általában nem készül. Célja a feladatok megbeszélése és kiosztása, illetve a már elvégzett feladatokról történő beszámolás. 5.8. BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA Körl. 190/1990-R. : Az egyetemi bélyegzők beszerzésének, nyilvántartásának és használaton kívül helyezésének rendje szerint. 6. A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK 6.1. MUNKAIDŐRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK Igazgató munkaideje: heti 40 óra kötetlen beosztással Segédlevéltárosok munkaideje: H-Cs: 7.30-15.30, P: 7.30-14.30 6.2. SZABADSÁGOK KIADÁSÁRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK A minden év május 31-ig szabadságos ütemtervet készít, a közalkalmazottak előzetes igényeinek felmérése, egyeztetése alapján, a folyamatos munkavégzés követelményének szem előtt tartásával. A levéltárigazgató a mindenkori jogszabályi rendelkezések és egyetemi belső előírások figyelembe vételével köteles gondoskodni a szabadságok kiadásáról. A szabadságok igénybevételéhez a Szabadságengedély című nyomtatványt kell alkalmazni, melyet mind a munkavállaló, mind az engedélyező köteles aláírni. A fentiekben hivatkozott nyomtatvány, a jelenléti íveken a szabadság igénybevétele tényének bejegyzése, valamint az SAP rendszerben rögzített szabadság jogcímű távollét együttesen, a szükséges egyeztetések elvégzését követően képezi alapját a szabadság felhasználás nyilvántartásának. 6.3. MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK ELKÉSZÍTÉSE, AKTUALIZÁLÁSA, FELÜLVIZSGÁLATA A munkaköri leírásokat a minőségirányítási rendszer követelményeinek megfelelően kétévente, valamint a feladatok, hatáskör és felelősség körében történő változásokat követően 30 napon belül, soron kívül kötelező felülvizsgálni. A felülvizsgálatot a jogi és igazgatási főigazgató a levéltárigazgató közreműködésével látja el. 6.4. A FOLYAMATBA ÉPÍTETT ÉS VEZETŐI ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI, MÓDSZEREI, TÍPUSAI A vezetői ellenőrzés típusa lehet rendszeres, tervezett, valamint eseti szúrópróba szerű, vagy felmerülő problémák kapcsán indított ellenőrzés. Módszerét tekintve történhet a közalkalmazottak, vagy beosztott vezető beszámoltatása (szóban vagy írásban), vagy az ügyintézés során keletkező dokumentáció áttekintése, vagy ezek együttese által. A vezetői ellenőrzések a levéltárban előforduló tevékenységre vonatkozóan a 138/2011. (XII.15.) Ellenőrzési nyomvonalak (Belső kontrollrendszer) szabályzat vonatkozó fejezetei alapján történnek. Oldal: 8/10

6.5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ KOCKÁZATOK KEZELÉSE A tevékenységének zavartalan gyakorlása céljából a 80/2006 (IX.28) Kockázatkezelési rendszer című szabályzat, továbbá a 2012-ben készült Kockázatértékelés c. dokumentuma alapján, évente köteles felmérni a kockázatok körét, és értékelni ezeket. Az egyes kockázati tényezőket súlyozni szükséges a tevékenységre gyakorolt hatás függvényében. Az értékelés eredménye alapján a levéltárigazgató köteles a szükséges kockázatkezelési intézkedéseket megtenni. 6.6. MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÁSÁNAK RENDSZERE A igazgatójának megbízása és ennek visszavonása, valamint az illetmény megállapítása kancellár, az egyéb munkáltatói jogkörök gyakorlása a jogi és igazgatási főigazgató jogköre. A közalkalmazottai felett a munkáltatói jogköröket a igazgatója gyakorolja. 7. HIVATKOZÁSOK LISTÁJA - 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről - 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 58/2006 (VI. 29.) és 9/a/b/2015. (II.05.) Semmelweis Egyetem SZMSZ - 124/2009 (XII.17.) Iratkezelési szabályzat - 138/2011. (XII.15.) Ellenőrzési nyomvonalak c. szabályzat - 80/2006. (IX.28) Kockázatkezelési rendszer c. szabályzat - Körl. 190/1990-R. az egyetemi bélyegzők használatáról - KS/HUM/1656/2014.sz. tájékoztató a szabadság kiadásával kapcsolatos szabályokról - 2015. évi oktatási terve - kockázatértékelése 2012 8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen szabályzat hatálybalépését követően az Egységszintű Működési Szabályzat (EMSZ) hatályát veszti. A Szervezeti Ügyrend 2 példányban készült, melyből 1. pld. a szervezeti egységnél marad 2. pld. az Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatósághoz kell benyújtani. A Minőségbiztosítási Osztályra a végleges dokumentumot word formátumban kell beküldeni, az aláírt fedlapot szkennelve. A Szervezeti Ügyrend az intranetes MIR honlapon minden egyetemi dolgozó számára elérhetővé válik. Oldal: 9/10

9. MELLÉKLETEK SE-LEVT-SZR-M01 A Szervezeti Ügyrend megismerésére vonatkozó nyilatkozatok az egység dolgozói részéről. SE-LEVT-SZR-M02 A szervezeti egység felépítésének bemutatása: organogram SE-LEVT-SZR-M03 Munkautasítások listája: speciális munkafolyamatok leírása 10. ADATLAPOK SE-LEVT-SZR-A01 SE-MK-M01 2015. évi Oktatási terv Oldal: 10/10