Magyarország-Szlovénia Phare CBC Program 2003 A határrégió emberi erőforrás potenciáljának maximalizálása támogatási konstrukció A régióban működő foglalkoztatási paktumok közötti koordináció című projekt Támogatási szerződés száma: 2003/004-561-01-02 Módszertani megalapozó tanulmány 1.0 verzió Lektorálás előtti szakértői változat! 2. KÖTET MINTADOKUMENTUMOK Készítette: BFH Európa Kft. Szombathely, 2006. június 30.
TARTALOMJEGYZÉK 1. Foglalkoztatási paktum együttműködési megállapodás...3 1.1. Foglalkoztatási paktum együttműködési megállapodás minta...3 2. Az Irányító Csoport ügyrendje...7 2.1. Ügyrend struktúra (felépítés és kérdéskörök)...7 2.2. Kistérségi foglalkoztatási paktum ügyrendje (minta)...10 3. Helyzetelemzés és foglalkoztatási stratégia...19 3.1. Helyzetelemzés...19 3.2. Foglalkoztatási stratégia...24 3.3. Társadalmi bevonás és egyeztetések a helyzetelemzési és stratégiaalkotási munkák során módszertani javaslatok...26 4. Foglalkoztatási akcióterv...29 4.1. Foglalkoztatási akcióterv minta...30 4.2. Foglalkoztatási akcióterv mellékletek...35 4.2.1. Logikai keretmátrix...36 4.2.2. Költségvetés...37 4.2.3. Cash-flow terv...43 4.2.4. Forrásterv...45 4.2.5. Végrehajtási ütemterv...46 4.2.6. Humánerőforrásterv...47 4.2.7. Projektleírás...48 5. Munkaprogram...58 5.1. Munkaprogram minta...58 5.1.1. Rendezvénynaptár minta...58 5.1.2. Éves ülésterv minta...59 6. Monitoring...60 6.1. Alapvetések, a monitoring rendszer elemei és kialakítása...60 6.2. Projekt/akcióterv monitoring jelentés minta...64 2
1. Foglalkoztatási paktum együttműködési megállapodás A helyi foglalkoztatási partnerség formailag az együttműködési megállapodás aláírásával jön létre. Az együttműködési megállapodás nem a folyamat végét jelenti, hanem a paktum érdemi működésének kezdetét. Az együttműködési megállapodás egy olyan dokumentum, amely rögzíti a helyi partnerségben együttműködni szándékozók együttműködési akaratát, az együttműködések szervezeti kereteit. A tájékoztató és helyzetelemző szakasz eredményeire épülve a partnerekkel egyeztetve (külső szakmai és jogi tanácsadás igénybevételével) készül el a paktumot létrehozó együttműködési megállapodás, amely általában a következő részeket tartalmazza: a) Preambulum (előszó, alapelvek, jövőkép) b) A paktum célkitűzései (a SWOT-ból származó, konszenzuson alapuló célok) c) A paktum célcsoportjai (a paktum fő haszonélvezői) d) A paktum szervezete - A Foglalkoztatási Fórum - Irányító Csoport - Menedzsmentszervezet e) Finanszírozás (a finanszírozás gyakorlatának leírása) f) Aláírások - támogató nyilatkozatok (szerződő felek, támogató partnerek, csatlakozó partnerek) 1.1. Foglalkoztatási paktum együttműködési megállapodás minta Előszó/Preambulum/Bevezetés Az aláíró felek fontos feladatnak tartják a térség társadalmigazdasági fejlődésének támogatását a humánerőforrás fejlesztésével, valamint a munkavállalók elhelyezkedésének segítésével. Ennek érdekében egy foglalkoztatási paktum megkötését kezdeményezik. A.térségi foglalkoztatási paktum a munkaerő-piaci szereplők (pl.: gazdasági szervezetek, intézmények, nonprofit szervezetek) szerződésben rögzített összefogása azzal a céllal, hogy: megismerjék a kistérség foglalkoztatási nehézségeit, a munkanélküliség okait, foglalkoztatást elősegítő programokat valósítsanak meg, összehangolják a térségi szereplők gazdasági és humánerőforrás fejlesztési elképzeléseit, céljait és megoldást keressenek a problémákra, összehangolják a pénzügyi forrásokat a foglalkoztatáspolitikai célok eredményes megvalósításának érdekében. A paktumot aláírók felelősséget éreznek a térség foglalkoztatási helyzetéért és készek lehetőségeiket a térség gazdaságfejlesztési céljainak szolgálatába állítani. 3
A Foglalkoztatási Paktum célkitűzései A paktum célkitűzései alapvetően kapcsolódnak az országos és megyei foglalkoztatáspolitikai célokhoz és a térség gazdaságfejlesztési elképzeléseihez. A foglalkoztatási színvonal növelése, és a munkanélküliség csökkentése. Új munkahelyek teremtése a helyi vállalkozói szektor támogatásával. A munkahelyek megőrzése az igényekhez igazodó képzések indításával. A megváltozott munkaképességű személyek munkavállalási lehetőségeinek javítása. A térségi gazdaságfejlesztési elképzelések és a szakképzés összehangolása. A tanácsadási és a gondozási lehetőségek bővítése olyan személyek számára, akiket a munkanélküliség közvetlenül vagy közvetetten érint. Munkaerőpiaci felzárkóztató, pályaorientációs és szakképesítést adó képzési programok biztosítása az alacsonyan iskolázott fiatalok számára. A helyi, illetve a közösségi szolgáltatások fejlesztése az információs és a kommunikációs technológia segítségével. A hátrányos helyzetű és a munkaerőpiacról kiszorult rétegek integrációjának elősegítése. A férfiak és a nők esélyegyenlőségének figyelembe vétele minden területen. A térség adottságainak kihasználásával a foglalkoztatási potenciál fejlesztése az idegenforgalom, a sport-szabadidő, a szociális szolgáltatások, a kultúra terén. A gazdaság munkaerőigény kielégítésének segítése képzéssel, munkaerőpiaci szolgáltatásokkal és egyéb közgazdasági eszközökkel. A diplomás pályakezdő fiatalok elhelyezkedésének segítése. Stb. (a helyzetértékelésre épülő térségi prioritásoknak megfelelően). A Foglalkoztatási Paktum célcsoportjai Munkanélküliséggel veszélyeztetett személyek Pályakezdő fiatalok, különös tekintettel a felsőfokú végzettekre Megváltozott munkaképességűek Tartós munkanélküliek Roma munkanélküliek 40 éven felüli munkanélküliek Nők Helyi vállalkozók Az alacsony iskolázottsággal rendelkező fiatalok Stb. A Foglalkoztatási Paktum szerkezete A Kemenesaljai Foglalkoztatási Paktumot a Kemenesaljai Területfejlesztési Társulás és a Vas Megyei Munkaügyi Központ, illetve annak celldömölki kirendeltsége köti meg. A paktum részét képezik azon támogatóknak a nyilatkozatai, akik a dokumentum tartalmával egyetértenek és a célkitűzések megvalósításában szerepet vállalnak. A szerződés határozatlan időre szól. A szerződést bármelyik fél a másik felekhez intézett jognyilatkozattal 30 napos határidővel felmondhatja. 4
A foglalkoztatási fórum A térségi és helyi szintű szereplők széles körű bevonása érdekében a paktum aláírói foglalkoztatási fórumot működtetnek. A fórum a megállapodás szereplői mellett a foglalkoztatáspolitikai kérdések iránt érdeklődő minden személy és szervezet előtt nyitva áll. A fórumot az irányító csoport elnöke hívja össze egy évben legalább két alkalommal. A foglalkoztatási fórum feladata, hogy: tájékozódik a térség munkaerőpiaci helyzetéről, javaslatokat fogalmaz meg a munkaerőpiaci programokra, véleményezi az eddigi akciókat, segítséget ad az éves munkaprogram összeállításához, biztosítja a térség szereplői közötti információ-áramlást és az információk, vélemények cseréjét, segíti a kistérségi szereplők közötti kezdeményezések összehangolását. Ezeknek a feladatoknak teljesítésével nagymértékben hozzájárulhat a helyes döntések megalapozásához, a társadalmi nyilvánosság és kontroll biztosításához, valamint a partnerség erősítéséhez. Irányító csoport A paktumban foglaltak végrehajtásáért az irányító csoport a felelős. Az irányító csoport: információt gyűjt és megszervezi a foglalkoztatási fórum tájékoztatását, feldolgozza a foglalkoztatási fórum ajánlásait, kidolgozza a foglalkoztatási paktum éves munkaprogramját, koordinálja a munkaprogram megvalósítását az érintett szervezetek között, beszámol a foglalkoztatáspolitikai főrumokon az egyes programok teljesítéséről, valamint a következő időszak elképzeléséiről, segíti a térségi partnerségi kapcsolatokat. Az irányító csoport elnöke: Tagjai: Meghívottak: Megjegyzés: a fenti helyekre nem személyek, hanem szervezetek, illetve partnertípusok kerülnek (pl. az önkormányzatok 2 képviselője, stb.) Az irányító csoport működését ügyrend szabályozza. 5
A Foglalkoztatási Paktum koordinációja A koordinációt a foglalkoztatási paktum menedzsmentje végzi. Az irányító csoport döntése alapján a menedzsment szervezet feladatkörét a.végzi. Finanszírozás A finanszírozás alapját a paktum költségvetése biztosítja. Ebben különbséget kell tenni a menedzsment és a különböző projektek finanszírozása között. A finanszírozás formájáról, valamint a finanszírozókról a munkaprogramban az egyes projekteknél konkrétan rendelkezni kell. Dátum... aláírások. Támogatási nyilatkozatok: A. Térség foglalkoztatási paktumának megkötését üdvözöljük és az abban foglaltak megvalósítását lehetőségeink szerint támogatjuk: Szervezetek aláírások 6
2. Az Irányító Csoport ügyrendje A paktum és menedzsmentszervezete részletes működési rendjét határozza meg (felelősségi viszonyok, döntési jogkörök stb.) Javasolt a bürokráciát a minimum szinten tartani. Olyan szintű szabályozás szükséges, amely még segíti a hatékony munkát, de nem túl nagy teherrel jár a paktum szervezetrendszer számára. Az alábbiakban egy lehetséges ügyrend struktúrát, valamint egy kistérségi szintű foglalkoztatási paktum ügyrendjét mutatjuk be. 2.1. Ügyrend struktúra (felépítés és kérdéskörök) Preambulum - az Irányító Csoport létrejöttének körülményeire utalás (a Foglalkoztatási Paktum megnevezése) I. Az Irányító Csoport feladatköre A feladatok felsorolása az együttműködési megállapodásban foglaltakból kiindulva. II. Az Irányító Csoport résztvevői 1.Az Irányító Csoport Elnöke - személyének meghatározása az együttműködési megállapodás alapján - feladat- és hatásköre, ezek esetleges átruházásának lehetősége - a helyettesítés kérdésének szabályozása 2. Az Irányító Csoport tagjai - létszámának és összetételének meghatározása az együttműködési megállapodás alapján - szavazati jogosultság rögzítése - a helyettesítés kérdésének szabályozása 3. Az Irányító Csoport állandó meghívottai (tanácskozási joggal résztvevők) - létszámának és összetételének meghatározása az együttműködési megállapodás alapján - az üléseken való részvétellel összefüggő jogosultságaik és kötelezettségeik szabályozása 4. Az Irányító Csoport eseti meghívottai - az egyes kérdéskörökhöz más meghívottak jelenléte lehetőségének rögzítése - az eseti meghívottak személyére való javaslattétel szabályai - az üléseken való részvétellel összefüggő jogosultságaik és kötelezettségeik szabályozása III. Az Irányító Csoport ülésezése 1. Az ülésezés gyakoriságának és helyszínének meghatározása - rendes, rendkívüli ülések - esetleg előre jelezhető, hogy a rendes ülések összehívása általában mikor történik (pl. a negyedév első hónapja első szerdáján) 7
2. Az ülések összehívásának és vezetésének szabályozása - ki jogosult, az összehívás indítványozásának lehetővé tétele a tagok által, a napirendre vonatkozó javaslat meghatározásával, a napirend közlése, a napirendre történő javaslattétel szabályozása, a meghívók eljuttatásának módja, időbeli korlátai 3. Az ülések előkészítésének szabályozása 4. A nyilvánosság szabályozása 5. Az ülésvezetés, hozzászólások rendje 6. Határozatképesség szabályozása, a határozatképtelenség miatt összehívott ismételt ülés szabályai 7. Döntéshozatal, szavazási rend meghatározása - szavazás módja, az elfogadáshoz szükséges szavazati arányok rögzítése, döntés szavazategyenlőség esetén IV. Az Irányító Csoport üléseinek dokumentálása 1. Jegyzőkönyvezés - annak módja, elkészítéséért felelős meghatározása 2. A jegyzőkönyv tartalma 3. A jegyzőkönyv aláírása, hitelesítése, megküldése 4. A meghozott határozatok nyilvántartása, az érintettek értesítése V. Az Irányító Csoport képviselete 1. Képviseletre jogosult - személye, a képviseleti jog delegálása, a képviselet tartalma 2. Beszámolás a képviseletről - a képviselettel kapcsolatos beszámolás és felelősség szabályozása VI. Bizottságok, munkacsoportok 1. Bizottságok, munkacsoportok - létrehozásuk elvi lehetőségének rögzítése, felállításuk szabályozása 2. Döntési jogköreik meghatározása VII. Az Irányító Csoport és a Foglalkoztatási Fórum kapcsolatának szabályozása 1. A Foglalkoztatási Fórum meghatározása - a Foglalkoztatási Fórum mibenlétének, fő funkciójának rögzítése, - a részvevők körének meghatározása 2. A Foglalkoztatási Fórum összehívásával kapcsolatos feladatok ki jogosult, milyen gyakorisággal, milyen módon (a Paktum résztvevőinek meghívók küldése, a Fórum meghirdetése a médiákban), a helyszín esetleges meghatározása, - az ülések előkészítésével kapcsolatos feladatok meghatározása, felelősök kijelölése, az adminisztratív feladatok elvégzésével kapcsolatban a Menedzsment szervezet utasításának joga, - az ülések vezetésével kapcsolatos feladatok ellátása, az ülések eredményeinek rögzítésével kapcsolatos feladatok ellátása 8
3. Ajánlások, javaslatok figyelembevétele - a Foglalkoztatási Fórum által megfogalmazott ajánlások, javaslatok figyelembe vételére vonatkozó kötelezettség deklarálása 4. Beszámolás - a Foglalkoztatási Fórum felé történő beszámolás szabályozása, gyakoriság, mód, felelősök VIII. Az Irányító Csoport és a Menedzsment szervezet kapcsolatának szabályozása 1. A Menedzsment szervezet meghatározása - a Menedzsment szervezet nevesítése, alapvető funkciójának rögzítése az együttműködési megállapodás alapján 2. Az Irányító csoport ülésezésével kapcsolatos feladatok - az Irányító Csoport ülésezésével kapcsolatos adminisztratív és technikai feladatok meghatározása, az Irányító Csoport ezzel kapcsolatos utasítási jogának szabályozása (ki és hogyan jogosult, a Menedzsmentszervezet felelősségének szabályozása) 3. Határozatok előkészítése, végrehajtása - az Irányító Csoport határozatainak előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok meghatározása, az Irányító Csoport ezzel kapcsolatos utasítási jogának szabályozása (ki és hogyan jogosult, a Menedzsmentszervezet felelősségének szabályozása) IX. A Foglalkoztatási Paktum nyilvánossága 1. A Foglalkoztatási Fórum nyilvánossága 2. Az Irányító Csoport szerepe a Foglalkoztatási Paktum tevékenységének nyilvánosság számára történő bemutatásában - az ezzel kapcsolatos feladatok (beszámolók készítése, publikálásuk módjai stb.) és felelősségi szabályok meghatározása 1. Hatálybalépés 2. Módosítás lehetősége X. Záró rendelkezések 9
2.2. Kistérségi foglalkoztatási paktum ügyrendje (minta) Preambulum Arra tekintettel, hogy a térség szereplői szerint a helyi gazdaság - környezettel és társadalommal harmóniában történő - fejlődésének alapvető tényezője az emberi erőforrások minősége, felkészültsége, a.szervezetek, mint aláíró felek 2006. -án az Európai Unióban és Magyarországon is sikerrel alkalmazott, a helyi szereplők, érdekeltek szektorokon átívelő valós összefogását és kölcsönös bizalmi viszonyát igénylő foglalkoztatási paktumot hoztak létre. A paktumban foglaltak végrehajtására a felek Irányító Csoportot állítottak fel, amely a paktum motorjaként a legfőbb kérdésekben döntést hozó testület, felelős a paktumban foglaltak eredményes és hatékony végrehajtásáért. I. Az Irányító Csoport feladatköre 1. Az Irányító Csoport a paktum megállapodásban foglaltak alapján az alábbi feladatokat látja el: fő felelős a paktumban foglaltak végrehajtásáért, a paktum motorja ; információt gyűjt és megszervezi a Foglalkoztatási Fórum tájékoztatását; feldolgozza a Foglalkoztatási Fórum ajánlásait; kidolgozza a foglalkoztatási paktum éves munkaprogramját és költségvetését; koordinálja a munkaprogram megvalósítását az érintett szervezetek között; beszámol a Foglalkoztatási Fórum üléseken a munkaprogram és költségvetés teljesítéséről, valamint a következő időszak elképzeléséiről; közvetítő szerepet tölt be a Fórum és a menedzsmentszervezet között; segíti a térségi partnerségi kapcsolatok fejlődését; folyamatos monitoring és ellenőrzés; nyomon követi, véleményezi és értékeli az eddigi projekteket, a munkaprogram és költségvetés teljesülését; jóváhagyja a menedzsment beszámolóit. II. Az Irányító Csoport tagjai 1. Az Irányító Csoport elnöke 1.1. Az Irányító Csoport elnöki tisztét a paktum megállapodás alapján a kistérség társulás mindenkori elnöke tölti be. Az elnök a paktum céljainak megvalósítása érdekében szervezi és irányítja az Irányító Csoport munkáját, valamint ellátja a paktum eredményeinek és munkájának külső képviseletét. Jogosult a paktum menedzsmentszervezetének munkáját személyesen irányítani, ellenőrizni, tőlük információkat kérni. Az Irányító Csoport elnökét akadályoztatása esetén eseti jelleggel, írásos meghatalmazás alapján a kistérségi többcélú társulás elnökségének tagjai helyettesíthetik. 1.2. Az Irányító Csoport elnökét a tagokat megillető jogosítványokon túlmenően a következő jogok illetik meg: összehívja az Irányító Csoport üléseit, megállapítja a határozatképességet, vezeti az üléseket; előterjeszti az ülések napirendjét; elrendeli a szavazást, ismerteti annak eredményét, valamint az Irányító Csoport által elfogadott határozatokat; 10
kijelöli a jegyzőkönyvet hitelesítő tagot, és jóváhagyja az ülésről készült jegyzőkönyvet; az Irányító Csoport ajánlása alapján tag visszahívását kezdeményezi a küldő szervezet (vagy az adott települések) felé; meghívja az Irányító Csoport munkájába esetlegesen bevonni kívánt eseti meghívottakat, szakértőket; szükség esetén rendkívüli ülést hívhat össze; összehívja a Foglalkoztatási Fórumot egy évben legalább két alkalommal; képviseli az Irányító Csoport álláspontját a Foglalkoztatási Fórum előtt, beszámol a Foglalkoztatási Fórum előtt az Irányító csoport munkájáról, tájékoztatja az Irányító Csoportot a Foglalkoztatási Fórum ajánlásairól, véleményeiről, közvetíti az onnan származó információkat; tájékoztatja a paktum menedzsmentszervezetét az Irányító Csoport által elhatározott feladatokról, felügyeli a menedzsmentszervezetnek a feladatok végrehajtásával kapcsolatos munkáját, nyilatkozattételi joga van a sajtó és a szélesebb nyilvánosság felé; dönt az ügyrend értelmezésére vonatkozó vitában. 2. Az Irányító Csoport szavazati joggal rendelkező tagjai 2.1. Az Irányító Csoport szavazati joggal rendelkező tagjai az alábbiak lehetnek (a paktum megállapodással összhangban): kistérségi társulás elnöke megyei munkaügyi központ helyi kirendeltségének képviselője települési önkormányzatok képviselője gazdaságfejlesztési szervezetek képviselői helyi vállalkozások, munkaadók képviselői munkaadói és munkavállalói szervezetek képviselői civil szervezetek képviselője képzőintézmények képviselői célcsoportok képviselői esélyegyenlőségi szervezetek 2.2. Az Irányító Csoport minden szavazati joggal rendelkező tagjának egy szavazata van. 2.3. A szavazati joggal rendelkező tagok kötelesek az Irányító Csoport ülésein részt venni. Akadályoztatásuk esetére helyettesítőt kötelesek írásban meghatalmazni, a tagsági jog egyébként nem delegálható. A meghatalmazást a helyettesítőnek legkésőbb az ülés kezdetét megelőzően át kell nyújtania az elnöknek. Az évi több mint két alkalommal hiányzó és helyettesítésükről nem gondoskodó tagok esetében az Irányító Csoport ajánlást tehet az elnöknek a tag visszahívásának kezdeményezésére, az ajánlás alapján pedig az elnök kezdeményezi a küldő szervezet (vagy az adott települések) felé a tag visszahívását. 2.4. A szavazati joggal rendelkező tagot a küldő szervezet (vagy az adott települések) hívhatja vissza. Az Irányító Csoport ajánlásán alapuló elnöki kezdeményezés esetén a küldő szervezet (vagy az adott települések) a szavazati joggal rendelkező tagot visszahívni kötelesek. 11
2.5. Az Irányító Csoport tagjának megbízatása megszűnik különösen: a) munkaviszony/munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony megszűnése a delegáló szervezetnél; b) a delegáló szervezet szervezeti átalakulása/átalakítása, mely a delegálást érintheti; c) a tag visszahívása a delegáló szervezet (vagy az adott települések) által, d) a tag lemondása, halála. Amennyiben az Irányító Csoport tagjának megbízatása az a)-d) pontban megjelölt vagy bármilyen egyéb okból kifolyólag megszűnik, a tagot delegáló szervezet (vagy az adott települések) köteles új tagot kijelölni, és erről az Irányító Csoport elnökét haladéktalanul, de legkésőbb 15 munkanapon belül, írásban az új delegált tag megjelölésével értesíteni. 3. Az Irányító Csoport állandó meghívottai (tanácskozási joggal résztvevők) 3.1. Az Irányító Csoport üléseinek állandó meghívottjai az alábbiak lehetnek (a paktum megállapodással összhangban): Megyei Munkaügyi Központ képviselője Megyei Területfejlesztési Tanács képviselője Regionális Fejlesztési Ügynökség képviselője Megyei Munkaügyi Tanács munkaadói és munkavállalói oldalának 1-1 képviselője Szomszédos vagy a megyében működő foglalkoztatási paktum képviselői Miniszterelnöki Hivatal kistérségi megbízottja Célcsoportok képviselői Esélyegyenlőségi szervezetek 3.2. A tanácskozási jogkörrel rendelkező állandó meghívottak nem vesznek részt a döntéshozatalban, de az Irányító Csoport valamennyi ülésén jelen lehetnek, véleményüket előadhatják, hozzászólhatnak az egyes napirendi pontokhoz, a napirendi pontokhoz kapcsolódó dokumentumokba betekinthetnek, véleményükkel, javaslataikkal formálhatják az Irányító Csoport döntéseit. Az Irányító Csoport üléseire szóló meghívók megküldése részükre minden esetben kötelező. 3.3. Az állandó meghívottak akadályoztatásuk esetére helyettesítőt hatalmazhatnak meg írásban, a meghatalmazást a helyettesítőnek legkésőbb az ülés kezdetét megelőzően át kell nyújtania az elnöknek. 4. Az Irányító Csoport eseti meghívottai Amennyiben a napirendi pont indokolja, az Irányító Csoport elnöke, tagjai, vagy az állandó meghívottak kezdeményezésére eseti meghívottakat lehet felkérni az ülésen való részvételre. A javasolt eseti meghívottak meghívását az Irányító Csoport egyszerű többséggel hagyja jóvá. Az eseti meghívottak tanácskozási joggal vehetnek részt az Irányító Csoport ülésein. Az ülésen véleményt nyilváníthatnak, a meghívás alapjául szolgáló dokumentumokba ha az Irányító Csoport másképp nem rendelkezik betekinthetnek. III. Az Irányító Csoport ülésezése 1. Ülések Az Irányító Csoport az éves munkaprogram alapján szükség szerint, de évente legalább négy alkalommal ülésezik. Az első ülés időpontja.a munkaprogramot a menedzsmentszervezet szakmai előkészítése alapján az elnök állítja össze és az Irányító Csoport fogadja el. 12
Az Irányító Csoport a munkaprogramtól eltérhet az elnök vagy az Irányító Csoport kétharmados döntése alapján. Rendkívüli ülés összehívását a napirendi javaslat közlésével bármely tag indítványozhatja az elnöknél. Ha az elnök indokoltnak tartja az indítványt, 30 napon belül összehívja az ülést. Amennyiben nem tekinti indokoltnak, legalább a tagok felének javaslatára köteles 30 napon belül összehívni a rendkívüli ülést. Az Irányító Csoport elnöke ha a körülmények szükségessé teszik, így különösen, ha a következő ülés esedékessé válása előtt kell dönteni valamely kérdésben írásos döntéshozatali eljárást is kezdeményezhet. A döntéshozatalt írásbeli konzultáció előzi meg. Az írásbeli konzultáció formájában megtárgyalásra kerülő javaslatokat, dokumentumokat az Irányító Csoport szavazati joggal rendelkező tagjainak és tanácskozási joggal rendelkező állandó meghívottainak kell írásban postai úton és elektronikusan megküldeni, akik a kézhezvételtől számított öt (5) munkanapon belül írásban fejthetik ki véleményüket. Az írásbeli konzultációt követően az elnök a határozat tervezetét ötnapos határidő kitűzésével postai úton és elektronikusan közli a szavazati joggal rendelkező tagokkal, akik szavazatukat írásban adják meg az elnöknek. Amennyiben a tag a meghatározott határidőn belül nem reagálnak a javaslatra, azt részéről elfogadottnak kell tekinteni. A szavazás eredményéről a tagokat az utolsó szavazat beérkezését követő nyolc napon belül az elnök írásban tájékoztatja. Ha a tagok legalább fele a határozat meghozatalát megelőzően kéri, ülést kell összehívni a határozattervezet megtárgyalására. 2. Az ülések összehívása és vezetése Az Irányító Csoport üléseit az elnök hívja össze és vezeti. Az ülések tervezett napirendjét és a hozzájuk kapcsolódó háttéranyagokat, előterjesztéseket legalább a kitűzött időpontot megelőző 8 nappal, indokoltan sürgős esetben 3 nappal kell a tagoknak és az állandó meghívottaknak megküldeni. A meghívót és a napirendet postai úton és elektronikus úton is meg kell küldi a tagoknak és az állandó meghívottaknak. A mellékletek elektronikus úton kerülnek megküldésre. Az ülések napirendjét az elnök terjeszti elő. Bármely tag a tervezett ülést megelőző legalább 10, indokoltan sürgős esetben 5 munkanappal írásban javaslatot tehet újabb napirendi pont felvételére. Sürgős esetben az elnök illetve az Irányító Csoport a napirenden nem szereplő témák tárgyalásáról is határozhat. 3. Az ülések előkészítése Az ülések előkészítéséért, a meghívók és háttéranyagaik megfelelő időben történő eljuttatásáért az elnök felelős. Az ülések szakmai és technikai előkészítését az elnök irányításával a menedzsmentszervezet végzi. 4. Nyilvánosság Az Irányító Csoport ülései nem nyilvánosak. Az elnökön és a tagokon kívül az üléseken az állandó és eseti meghívottak, valamint a menedzsmentszervezet munkatársai vehetnek részt. Más személyek részvétele az Irányító Csoport kétharmados többséggel hozott határozata alapján lehetséges. 13
5. Az ülésvezetés, hozzászólások rendje Az üléseket az elnök vezeti. Hozzászólásokra az egyes hozzászólóknak az elnök jelentkezésük sorrendjében adja meg a szót, azzal, hogy a napirendi pontot indítványozó tag elsőként jogosult a napirenddel kapcsolatos hozzászólásra. Az elnök soron kívüli hozzászólásra is jogosult, jogosult továbbá a hozzászólások maximális időkeretének meghatározására. A hozzászólásokat követően az elnök összegzi az elhangzottakat, és javaslatot tesz a határozatokra. Az ülés elnöke megvonhatja a szót attól, aki a napirenden szereplő témától ismételten eltér, vagy akinek hozzászólása az ülés rendjét veszélyezteti. 6. Határozatképesség Az Irányító Csoport döntéseiről határozatokat hoz. Az Irányító Csoport akkor határozatképes, ha az ülésen tagjainak legalább fele jelen van. Határozatképtelenség esetén az elnök 8 napon belül újabb ülést hívhat össze ugyanazzal a napirenddel. Ez esetben csak a megismételt ülésre szóló meghívót kell a tagoknak és az állandó meghívottaknak az ülést megelőző legalább 2 nappal megküldeni. Az Irányító Csoport megismételt ülése a megjelentek létszámától függetlenül határozatképes. 7. Döntéshozatal Az Irányító Csoport döntéseit amennyiben a jelen ügyrend, vagy az Irányító csoport egyhangú határozattal másképp nem rendelkezik egyszerű szótöbbséggel hozza, de törekszik a konszenzusra, elsődleges munkamódszerének tekinti az Irányító Csoportban képviselt egyes érdekek és nézőpontok közötti minél teljesebb konszenzus létrehozását. Amennyiben egy adott kérdésben konszenzus kialakítására nincsen lehetőség, az elnök további egyeztetéseket kezdeményezhet. Szavazategyenlőség esetén az elnök új szavazást rendelhet el, vagy a döntést elnapolhatja. A tagok az ülésen kézfeltartással szavaznak. Az Irányító Csoport tagjai élhetnek a kisebbségi vélemény ismertetésének jogával. A tagok kisebbségi véleményeit rögzíteni kell az ülésről készült jegyzőkönyvben is. Az alábbi határozatok meghozatalához az Irányító Csoport kétharmados többséggel meghozott döntése szükséges: Az ügyrend elfogadása és módosítása, Az éves munkaprogram és költségvetés elfogadása, valamint az attól való eltérés, Bizottságok, munkacsoportok felállítására, összetételére vonatkozó döntés, Tag visszahívásának kezdeményezésére vonatkozó ajánlás tétele az elnöknek, Az ülésen való részvétel az egyébként arra jogosultakon kívüli személyek számára történő megengedése tárgyában hozott határozat. IV. Az Irányító Csoport üléseinek dokumentálása 1. Jegyzőkönyvezés Az ülésekről jegyzőkönyv készül, amelynek elkészítéséért és megőrzéséért a menedzsmentszervezet felelős. 2. A jegyzőkönyv tartalma A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az ülés helyszínét, időpontját, a megjelentek és a meghívottak listáját, a napirendi pontokat, összefoglalóan a hozzászólásokat, véleményeket, valamint az Irányító Csoport által hozott döntéseket, határozatokat (szó szerint), konszenzus hiányában a szavazati arányokat és az esetleges kisebbségi véleményeket. Helyettesítés esetén a jegyzőkönyvhöz csatolni kell a meghatalmazásokat. 14
3. A jegyzőkönyv aláírása, hitelesítése, megküldése A jegyzőkönyvet az elnök hagyja jóvá, és egy tag hitelesíti. A jegyzőkönyveket az ülést követő 15 napon belül meg kell küldeni az Irányító Csoport tagjainak, valamint az állandó és eseti meghívottaknak. A jegyzőkönyvek megküldéséről a menedzsmentszervezet gondoskodik. 4. A meghozott határozatok nyilvántartása, az érintettek értesítése A meghozott határozatokat az Irányító Csoport elnöke által vezetett határozatok könyvében kell nyilvántartani. A határozatok által érintett szereplők értesítése, valamint a határozatok végrehajtása az elnök irányítása alapján menedzsmentszervezet feladata. V. Az Irányító Csoport tevékenységének képviselete 1. Képviseletre jogosult Az Irányító Csoport tevékenységének képviseletére az elnök jogosult. Az Irányító Csoport döntése alapján tagjai közül is választhat képviseletre jogosult személyt. A képviselet tartalmát az Irányító Csoport által elfogadott határozatok, állásfoglalások alakítják ki. A képviselet keretében az elnök/képviselő jogosult tárgyalásokat folytatni külső partnerekkel, szakmai szervezetekkel, finanszírozókkal, továbbá jogosult a médiumok részére tájékoztatást adni a paktumban folyó munkáról. Az elnök/képviselő felé elvárás regionális, országos és nemzetközi szakmai fórumokon való részvétel kapcsolatépítés, érdekérvényesítés és tapasztalatcsere céljából. A képviselet ellátása során pénzügyi kötelezettséggel is járó döntést ez elnök/képviselő önállóan nem hozhat. Ehhez az Irányító Csoport jóváhagyása szükséges. 2. Beszámolás a képviseletről Az elnök/képviselő a képviselettel kapcsolatos munkájáról, az elért eredményekről az Irányító Csoport soron következő ülésén számol be. A képviselet során felelős a paktum céljainak és a paktumban közreműködő szervezetek érdekében tevékenykedni. VI. Bizottságok, munkacsoportok 1. Bizottságok, munkacsoportok A paktum működése során lehetőség van kiemelt témákra szakmai bizottságok, munkacsoportok létrehozására. Ezek létrehozását az Irányító Csoport kezdeményezheti. A bizottság, munkacsoport létrehozására, elnöki tisztének ellátására, valamint összetételére vonatkozóan az Irányító Csoport elnöke tesz javaslatot, és azt az Irányító Csoport kétharmados döntéssel hagyja jóvá. A bizottság, munkacsoport elnöke az Irányító Csoport tagjai közül kerül megválasztásra. A bizottság, munkacsoport feladatait, működésének időtartamát az Irányító Csoport határozatban, vagy ügyrendjében állapítja meg. 2. Jogköreik A bizottságok, munkacsoportok az Irányító Csoport felhatalmazása alapján, annak irányítása és felügyelete mellett önállóan tevékenykedhetnek (javaslatokat fogalmazhatnak meg, projekteket kezdeményezhetnek stb.), segítve az Irányító Csoport munkáját, valamint a paktum céljainak megvalósítását. A bizottságok, munkacsoportok nem járhatnak el az Irányító Csoport nevében. A bizottságok, munkacsoportok tevékenységükről az Irányító Csoport soron következő ülésén beszámolnak. A bizottságok, munkacsoportok működésük rendjét maguk alakítják ki, saját ügyrend hiányában működési rendjükre az Irányító Csoport ügyrendjének szabályait kell megfelelően alkalmazni. 15
VII. Az Irányító Csoport és a Foglalkoztatási Fórum kapcsolata 1. Foglalkoztatási Fórum A megfelelő szintű társadalmi bevonás, a demokratikus működés és a széles körű helyi nyilvánosság biztosítása érdekében a paktum aláírói Foglalkoztatási Fórumot működtetnek, amely a paktum parlamentjeként működik. A Fórum nyitott minden érdeklődő helyi lakos és szervezet számára formális csatlakozás nélkül is. A Fórum a paktum megállapodás alapján az alábbi feladatokat látja el: tájékozódik a térség munkaerő-piaci helyzetéről, elemzi a felmerülő problémák okait, és erről információt szolgáltat az érdekeltek számára; munkaerő-piaci projektjavaslatokat fogalmaz meg, javaslatokat ad az éves munkaprogramhoz; elfogadja az Irányító Csoport beszámolóját az éves munkaprogram és költségvetés végrehajtásáról, biztosítja a térségi szereplők közötti információáramlást és a vélemények cseréjét; segíti a kistérségi szereplők közötti kezdeményezések összehangolását, a partnerségek kialakulását. 2. A Foglalkoztatási Fórum összehívásával kapcsolatos feladatok A Fórumot az Irányító Csoport elnöke hívja össze egy évben legalább két alkalommal. A Fórum ülésére meghívást kapnak a paktumban résztvevő partnerek, de nyitva áll minden érdeklődő számára, emiatt az előkészítés során nagy hangsúlyt kell fektetni a megfelelő jelenlét biztosítására, továbbá az esemény előzetes és utólagos publicitására is. Az ülések szakmai és technikai előkészítésért az elnök irányítása mellett a menedzsmentszervezet felelős. Az üléseket az Irányító Csoport elnöke vezeti, a menedzsmentszervezet az ülésekről jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvek tartalmazzák a Fórum által megfogalmazott javaslatokat, ajánlásokat. 3. Ajánlások, javaslatok figyelembevétele A Foglalkoztatási Fórum által megfogalmazott ajánlásokat, javaslatokat az Irányító Csoport köteles munkája során figyelembe venni. Az ajánlások, javaslatok figyelembe vételéért az elnök felelős. 4. Beszámolás A paktum munkájáról az Irányító Csoport elnöke számol be a Foglalkoztatási Fórum előtt. VIII. Az Irányító Csoport és a menedzsmentszervezet kapcsolata 1. Menedzsmentszervezet A paktum szerződő felei..-ig kezdeményezik a kistérségi többcélú társulás tulajdonában lévő non profit szervezet létrehozását, amely ellátja a paktum menedzsmentszervezeti feladatait is. A non profit szervezeti forma lehetővé teszi a saját jogon történő pályázást is, amely megkönnyíti a projektek előkészítését és végrehajtását. A menedzsmentszervezet működési feltételeit a tulajdonos biztosítja. 16
A szervezet létrehozásáig a menedzsmentszervezeti feladatokat a. Többcélú Kistérségi Társulási Iroda látja el. A menedzsmentszervezet főbb feladatai a paktum megállapodás alapján: Az Irányító Csoport munkájával kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása Projektek, pályázatok menedzselése Monitoring, értékelési tevékenység Pénzügyi, személyzeti tevékenység 2. Az Irányító Csoport ülésezésével kapcsolatos feladatok Az Irányító Csoport és a Foglalkoztatási Fórum ülésezésével kapcsolatos szakmai előkészítési és technikai feladatok elvégzése a menedzsmentszervezet feladata. Az Irányító Csoport elnökének irányítása és felügyelete mellett a menedzsmentszervezet feladata a napirend összeállítása, előterjesztések, szakmai háttéranyagok készítése, meghívók előkészítése és kiküldése, a meghívottak részvételre ösztönzése, az ülések technikai hátterének biztosítása, jegyzőkönyvvezetés, a jegyzőkönyvek megküldése, megőrzése, a határozatok nyilvántartása, érintettekkel való közlése, valamint a médiumokkal való kapcsolattartás. 3. Határozatok előkészítése, végrehajtása Az Irányító Csoport elnökének irányítása és felügyelete mellett a menedzsmentszervezet feladata az Irányító Csoport határozatainak előkészítése, valamint a határozatok gyakorlati végrehajtása. A határozatok végrehajtásáért az elnök felel. IX. A Foglalkoztatási Paktum nyilvánossága 1. A Foglalkoztatási Fórum nyilvánossága A paktum működtetése során nagy hangsúlyt kell fektetni a nyilvánosságra, amely lehetővé teszi a partnerség demokratikus működését, valamint a megfelelő társadalmi bevonást. Ennek keretében a helyi partnerek és lakosság, valamint a tágabb környezet felé a paktum szervezetei folyamatos tájékoztatást nyújtanak a paktum működéséről, és a tájékoztató tevékenység révén cselekvésre ösztönzik a paktum formális és informális szereplőit. A paktum nyilvánosságának legfőbb színtere a Foglalkoztatási Fórum, amely nyitott minden érdeklődő helyi lakos és szervezet számára formális csatlakozás nélkül is. A nyilvánosság biztosítását segíti a médiumok csatlakozó partnerként való részvétele a paktumban. 2. Az Irányító Csoport szerepe a Foglalkoztatási Paktum tevékenységének nyilvánosság számára történő bemutatásában Az Irányító Csoport feladata, hogy munkájáról széles körben tájékoztassa a lakosságot, a helyi szereplőket, személyesen, szakmai kapcsolatokon, valamint a helyi és térségi médiumokon keresztül. A menedzsmentszervezet közreműködésével hírleveleket jelentet meg, tevékenységéről információkat szolgáltat a paktum honlapján, valamint munkájáról évente tájékoztató kiadványt készít. A sajtóval való kapcsolattartásért az elnök felelős. Az elnök az Irányító Csoport üléseinek befejeztével sajtóközleményt jelentethet meg, amely összefoglaló jelleggel tartalmazza a meghozott döntések főbb tartalmi elemeit. 17
Az ülések napirendjéhez kapcsolódó dokumentáció és információ továbbításának, illetve a közzétételnek meg kell felelnie a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezéseinek azzal, hogy a menedzsmentszervezet az Irányító Csoport tagjainak, illetve azok képviselőinek személyes adatait (nevezetesen az érintett nevét, telefonszámát, postacímét és elektronikus címét) az Irányító Csoport hatékony működése céljából kizárólag az Irányító Csoport többi tagja részére továbbíthatja. 1. Hatálybalépés X. Záró rendelkezések Jelen ügyrend az elfogadása napján lép hatályba. Az ügyrend elfogadására az Irányító Csoport első ülésén kerül sor. 2. Módosítás Az Irányító Csoport saját maga alkotja meg ügyrendjét. Kétharmados többséggel meghozott döntéssel az Irányító Csoport bármikor dönthet jelen ügyrend módosításáról. Az ügyrend értelmezésére vonatkozó vitában az elnök rendelkezése dönt. Dátum, aláírások 18
3. Helyzetelemzés és foglalkoztatási stratégia 3.1. Helyzetelemzés A helyzetelemzés célja az adott térség foglalkoztatási szempontú feltérképezése annak érdekében, hogy alapozza meg a foglalkoztatási stratégia elkészítését, tegye lehetővé, hogy a stratégia a helyi szükségletekre, igényekre adjon válaszokat, továbbá rögzítse az induló helyzetet, amelyhez képest értékelni tudjuk a stratégia végrehajtásának sikerét. A helyzetelemzés elkészítésének ütemezése: A helyzetelemzés elkészítésének időbeli ütemezésére két lehetséges módot javasolunk. Az első megoldásnál a paktum létrehozásának folyamatában már a kulcsszereplőkből álló előzetes partnerség felállítása után elkezdődik a megalapozó helyzetelemzés elkészítése. Tehát párhuzamosan zajlik a paktum megállapodás létrehozásának és a helyzetelemzés elkészítésének folyamata. A stratégia készítése a paktum megállapodás aláírása után kezdődik. Ebben az esetben a helyzetelemzés folyamata, a kapcsolódó rendezvények egyrészt segítik a paktum szereplői közti párbeszéd elindulását, a szervezetek bevonását, másrészt a paktum megállapodás létrehozását és tartalmi megalapozását. Ennél a megoldásnál veszélyt jelent, hogy a helyi szereplőket, érdekelteket nem megfelelően reprezentáló partneri kör vezetésével és részvételével folynak a munkálatok, így fontos szempontok kimaradhatnak A második megoldásnál a paktum megállapodás megkötése után kezdődik a stratégiaalkotás folyamata, akkor készül el a részletes helyzetelemzés, így a megállapodás megalapozását nem tudja támogatni a helyzetelemzés. Így ennek a megoldásnak a hátránya, hogy nem teljesen megalapozott felmérés alapján készül el a paktum megállapodás szövege, viszont előnye, hogy a hivatalosan létrejött szervezeti keretek között folyik a munka, amely megfelelőbben biztosítja a szereplők bevonását és szempontjainak figyelembevételét. Mivel a helyzetelemzés alapozza meg a foglalkoztatási stratégiát, elegendő időt kell szánni az elkészítésének folyamatára. Egy részletes, térségi munkaerő-piaci helyzetelemzés készítésére min. 6 hónapos időtartamot javasolunk. Elemzési területek: - az adott terület erősségei és gyengeségei, erőforrásai, a helyi munkaerőpiac sajátosságai, a foglalkoztatási lehetőségek és a helyi foglalkoztatást veszélyeztető tényezők, - a foglalkoztatás bővítéséhez szükséges hiányzó képzések azonosítása, - a foglalkoztatás szempontjából releváns szervezetek, a paktum lehetséges szereplőinek feltérképezése, - korábbi, hasonló kezdeményezések tapasztalatai, létező partnerségek feltérképezése, a már létező, az adott területen a foglalkoztatásra vonatkozó helyi/kistérségi/megyei/regionális stratégiai kezdeményezések, tervek feltérképezése, értékelése. 19
Javasolt módszertani elemek: - statisztikai adatok (népszámlálási adatok, KSH, munkaügyi adatok) elemzése, - fejlesztési dokumentumok elemzése, - kérdőívezés és interjúzás (egyéni vagy fókuszcsoportos) a főbb helyi partnerek és a stratégia kiemelt célcsoportjai körében, - egyeztető workshopok lebonyolítása, - SWOT műhelytalálkozó lebonyolítása. Módszertani javaslatok: Módszerek megválasztása A megfelelő helyzetelemzési módszerek kiválasztásánál mindig figyelembe kell venni az elérendő célt, a rendelkezésre álló adatokat, költségvetést, a határidőt. A helyzetelemzési feladatok összeállítása után át kell gondolnunk, hogy a feladatok közül melyek azok, amelyeket saját munkatársaink, vagy partnereink el tudnak végezni, és mely feladatok elvégzéséhez szükséges külső szakértő bevonása. Támaszkodjunk a helyi tudásra feltétlenül, de a feladatok elvégzésének minőségét is garantálnunk kell. Csak azért, hogy munkát adjunk egy helyi partnernek, ne veszélyeztessük az elemzés eredményességét. Első lépésként vizsgáljuk meg, hogy az egyes feladatok elvégzéséhez milyen ismeretek, tapasztalatok, tudások szükségesek, majd ezt követően nézzük meg, hogy mely feladatok elvégzése oldható meg belső erőforrásból, a fennmaradó feladatokra pedig bízzunk meg külső szakértőt. A megvalósítást egyszerűbbé és szakszerűbbé teszi, ha a teljes munkálattal külső szakértő céget bíztunk meg, viszont a feladat-meghatározásban rögzíteni kell, hogy mely adatokat, információkat szolgáltatja a megrendelő, és mi a vállalkozó pontos feladata. Minél több feladatot tud felvállalni a megrendelő partnerség, annál kedvezőbb áron történhet meg a szakértő vállalkozó bevonása. Összegezve: Használjuk a belső erőforrásokat, de ne mindenáron! Ha a helyzetelemzési munkák pályázati forrásból valósulnak meg, ezt a feladatmegosztást már a projekttervezés során el kell végeznünk. A helyzetelemzés során támaszkodjunk a témában korábban készült felmérésekre, fejlesztési programokra, a helyi partnereknél meglévő tapasztalatra. Ezzel elkerülhetőek a párhuzamos, és felesleges munkálatok, és egyesíteni tudjuk a térségben elérhető tudást és ismereteket. A statisztikai adatok begyűjtése és elemzése nem helyettesíti a személyes kapcsolatfelvételt a munkaügyi kirendeltségek dolgozóival, gazdaságfejlesztő szervezetekkel (kamarák, vállalkozásfejlesztési alapítvány stb.) helyi vállalkozók, önkormányzatok, oktatási intézmények, szociális szolgáltatók, civil szervezetek képviselőivel. Ne csak az adatgyűjtésre, hanem az adatok szakszerű feldolgozására is biztosítsunk elegendő energiát, időt és pénzt, de ügyeljünk arra, hogy ne vigyük túlzásba az elemezést. A helyzetelemzésnek a stratégiakészítést kell megalapoznia, és nem egy átfogó tudományos kutatást kell megvalósítanunk. 20
Interjúkészítés Első lépésként definiáljuk az interjúkészítés célját, és helyezzük el a helyzetelemzés rendszerébe. Ne legyen öncélú feladatvégzés, ne azért csináljuk mert jól néz ki, és megalapozottabbnak tűnhet az elemzésünk! Ne felejtsük el, hogy interjút általában olyan esetben készítünk, amikor a statisztikai adatokkal egy fontos terület nem jellemezhető, nem térképezhető fel, vagy éppen a statisztikai adatok által felvázolt kép igazolását vagy árnyalását akarjuk megtenni. Az interjúkérdések alapján feltétlenül készítsünk próbainterjút egy kiválasztott interjúalannyal, amely segítheti a kérdések pontosítását, a hibák kiküszöbölését. Lehetnek olyan kérdések, amelyek nem működnek. Amennyiben lehetőségünk van rá, vagy az interjúalany kéri tőlünk, minden esetben küldjük el a kérdéseinket az interjú előtt pár nappal. Ez segítheti azt, hogy megalapozottabb válaszokat kapjunk. Ezt a módszert persze munkanélküliek körében végzett felméréskor nem használhatjuk, de pl. helyi döntéshozók, szakmai partnerek esetében célszerű. Az interjú kezdetén mindig röviden mondjuk el, hogy mi a célja az interjúnak, hol fogjuk felhasználni az adatokat. Készíthetünk írásos tájékoztatót is, amit átadhatunk az interjúalanynak. Az interjúalanyt kérése esetén biztosítanunk kell arról, hogy nevét nem fogjuk megjeleníteni a feldolgozás során. Az interjúalanyok motiválása is fontos feladat, ennek többféle megoldása van (pl. kis ajándék átadása, az interjúalanyok meghívása, fogadás tartása az eredményeket bemutató találkozón stb.). Az interjúalanyok kiválasztásánál törekedjünk arra, hogy mindenkitől csak azt kérdezzük meg, amire válaszolni is tud. Több sikertelen válasz után az interjúalany elkedvetlenedhet, és a továbbiakban arról a témáról sem kapunk megfelelő választ, amelyben egyébként nagy tapasztalata van. A pontos rögzítés, és az esetleges viták elkerülése érdekében az interjú készítés során használjunk diktafont (lehetőleg digitálist, mert könnyíti a feldolgozást), de az interjú elején kérjük a kérdezett beleegyezését. Ha nem használhatunk diktafont, készítsünk jegyzeteket. Ha jegyzeteket sem enged készíteni a válaszadó, akkor az interjú elkészítése után az interjúvázlat alapján írjunk (még aznap!). Az interjút mindig kezdjük olyan fontos adatok megkérdezésével, amelyek később lehetőséget adnak arra, hogy rendszerezni tudjuk a válaszokat. Például a válaszadó kora, munkahelye, beosztása, szakmai tapasztalata stb. Interjúkészítés közben soha ne vitatkozzunk a válaszadóval, hiszen nem meggyőzni akarjuk, hanem információkat gyűjteni. Soha ne sugalljuk a válaszokat, legyünk tárgyilagosak és kerüljük az Ugye, ez a véleménye erről, vagy arról típusú kérdéseket. Az interjú nem arra való, hogy alátámasszuk elképzeléseinket, hanem arra, hogy megismerjük a valóságot. Ha a kérdezett nem érti meg elsőre a kérdést, vagy úgy látjuk, hogy nem arra válaszol, amire mi kíváncsiak lennénk, tegyünk fel pontosító kérdéseket, viszont ne legyünk túl agresszívak, hagyjunk időt arra, hogy az interjúalany átgondolja a választ. Ne hagyjuk, hogy az interjúalany elkalandozzon, vagy átvegye a beszélgetés irányítását. Mindig nyugodtan, és kedvesen térítsük vissza az eredeti kérdésekhez. Az interjús felmérések tipikus hibája, hogy nem kapnak visszajelzést az eredményekről az interjúalanyok. Ez megoldható például az interjúk alapján elkészült tanulmány megküldésével, vagy az interjúalanyok meghívásával egy bemutató rendezvényre. Ez utóbbi motivációt is adhat az interjúzásban való részvételre. 21
Fókuszcsoportos interjú esetében fontos, hogy a beszélgetést egy képzett, tapasztalt moderátor irányítása, akinek biztosítani kell, hogy minden résztvevő ki tudja fejteni a véleményét, legyen lehetőség a kisebbségi vélemények megfogalmazására is, és el kell kerülni a személyeskedést. Kérdőívezés Az interjúzáshoz hasonlóan első lépésként definiáljuk a kérdőívezés célját, az elvárt eredményeket, a módszertant, és helyezzük el a helyzetelemzés rendszerébe. A kérdőívezés se váljon öncélúvá! Kérdőívezést elsősorban akkor végezzünk, ha nagyobb létszámú célcsoporttól kívánunk információkat szerezni, vagy számszerű információk, adatok begyűjtése a célunk (például a statisztikai adatgyűjtés hiányosságai miatt). A kérdőív összeállításánál törekedjünk a világos szerkezetre, az egyértelműen megfogalmazott kérdésekre, a könnyű és gyors kitöltésre, valamint a feldolgozás szempontjait is figyelembe kell vennünk! Tapasztalatlan kérdőívkészítőkkel sokszor előfordul, hogy a feldolgozás során szembesülnek bizonyos válaszok elemzésének nehézségeivel. Mindig gondoljuk át, hogy a válaszokat tartalmilag és technikailag is hogy dolgozzuk fel. Ezt segíti a próbalekérdezés is. A válaszadók többsége legszívesebben olyan kérdőívet tölt ki, ahol lehetséges válaszok is fel vannak sorolva. Persze ez nem minden esetben járható út, de nagyban segítheti a visszaküldési hajlandóságot. Kerüljünk a sok nyitott kérdést, mert ezekre elnagyolt, hiányosan kitöltött válaszok érkeznek nagyrészt. Az ilyen kifejtős kérdéseket inkább interjúzás során kérdezzük meg. A kérdőívet megfelelően tagoljuk, fogalmazzunk meg főbb elemzési területeket, amely áttekinthetőbbé teszi a kérdőívet és segíti az elemzést. A kérdőív mellé (ha nem személyes lekérdezés történik) minden esetben küldjünk egy kísérőlevelet, amely érthető módon bemutatja a felmérés célját, és eredményeit, és a levélnek egyben motiválnia is kell a megkérdezettet a válaszadásra. Minden esetben adjunk lehetőséget a válaszadóknak, hogy kérdéseikkel hozzánk fordulhassanak. Az elkészült kérdőív alapján végezzünk próbalekérdezést! Ez segítheti a kérdések pontosítását, a hibák kiküszöbölését, szerkezeti, tartalmi és technikai módosításokat. Amennyiben a visszaérkezési hajlandóság alacsony, közvetlen telefonhívásokkal ösztönözzük a megkérdezetteket a válaszadásra. A feldolgozásnál használjunk a válaszokat jól szemléltető ábrákat, táblázatokat, diagrammokat, amelyek áttekinthetővé és jobban érthetővé teszik a készülő tanulmányunkat. Mellékletben tegyük bele a kiküldött kérdőívet és a válaszadók listáját is (amennyiben hozzájárulnak ehhez). A válaszok alapján elkészülő tanulmányban írjuk le a kérdőívezés célját, a használt módszertant, aztán elemezzük a válaszokat, és készítsünk vezetői összefoglalót is, amely a fő megállapításokat tartalmazza. Gondoskodjunk arról, hogy a kérdőívet visszaküldők visszajelzést kapjanak az eredményekről! 22
SWOT analízis Ne készítsünk SWOT analízist öncélúan! A táblázat elkészítése mindig helyzetelemzésre kell, hogy alapuljon, és a következő programozási lépés elősegítését kell szolgálnia. Minden megállapításnak alátámasztottnak kell lennie, és szerepelnie kell a helyzetelemzésben. A SWOT analízis elkészítése közösségi módszer, ne önállóan készítsük el az irodánkban, hanem az érintettekkel közösen workshop keretében. A táblázat kitöltése nem elegendő! Az elemzés során feltárt erősségekre a programozás során támaszkodni kell, a gyengeségek pedig megoldásra várnak. Az elemzés során mindig össze kell vetni az erősségeket és gyengeségeket a lehetőségekkel és veszélyekkel. Fogalmazzunk tömören, érthetően! Csak azokat a megállapításokat tegyük a táblázatba, amelyek a célterület szempontjából ott és akkor valóban igazak, relevánsak. Kerülni kell az általánosításokat! Azokat a megállapításokat tegyük a táblázatba, amelyek jellegzetesen a mi célterületünkre igazak. Határozzunk meg minden kategóriában max. 8-10 megállapítást, a feleslegeseket töröljük ki, a hasonlókat vonjuk össze. Az erősségek és gyengeségek meghatározásánál mindig használjunk egy viszonyítási pontot. Néha nehéz eldönteni, hogy valami erősség, vagy gyengeség. Például a helybéliek úgy érzékelik, hogy a képzettségi szint magas a településen és az erősségek között szeretnék feltüntetni. De ha a képzettségi szintet összevetjük a szomszédos nagyvároséval, már lehet, hogy nem az erősségek, hanem a gyengeségek közé kell tennünk. A viszonyítási pont meghatározásában az a döntő, hogy az adott tényező esetében kikkel kell versenyeznünk. Ha a szomszédos nagyváros munkaerő-piacán szeretnénk elhelyezni a községünk dolgozóit, akkor nem a szomszéd falvakhoz, hanem a nagyvároshoz kell viszonyítani magunkat. Helyzetelemzés tartalomjegyzék minta: 1. Bevezetés, a helyzetelemzés célja és folyamata 2. Külső környezet, kapcsolódó fejlesztési programok elemzése 3. Településszerkezet, közigazgatás, humán ellátórendszer bemutatása 4. Népesség, népmozgalom 4.1. Korösszetétel, nemek aránya 4.2. Iskolázottság, szakképzettség 4.3. Népmozgás, népvándorlás 4.4. Nemzetiségek, kisebbségek 5. Háztartások, családok jellemzői, szociális helyzet 6. A gazdaság és munkaerőpiac helyzete 6.1. A helyi gazdaság jellemzése 6.1.1. Vállalkozások száma, a mikro-, kis és középvállalkozások helyzete 6.1.2. Ágazati jellemzők, trendek bemutatása 6.2. A foglalkoztatás helyzete 6.2.1. Gazdasági aktivitás 6.2.2. Foglalkoztatottak összetétele (nemenként, foglalkozási főcsoportonként, gazdasági áganként) 6.2.3. A térségben elérhető kereseti viszonyok, és a helyi adóbevételek 6.2.4. Napi ingázás, napi közlekedés 6.3. Munkanélküliség, inaktivitás 23