4. module Projektmenedzsment Szerzők: Christina Kunter, Mikle Kinga Melinda module Projektmenedzsment 1
4. modul: Projektmenedzsment A. Bevezetés Miért lenne szükségem projektmenedzsmentre, az csak a nagyvállalatoknak kell ez lehet az Ön első gondolata, még akkor is, ha ez a speciális modul a SAGE igényeinek megfelelően lett kidolgozva. Ön a jövőbeli terveit talán még nem értékeli projektként, és a projekt menedzsment kifejezés diagramokkal és táblázatokkal teli, felesleges adminisztratív anyagok elkészítésnek képzetét kelti Önben. Ebben a modulban meg akarjuk mutatni Önnek, hogy nem ez a helyzet és a projektmenedzsment egy nagyon fontos készség lehet bizonyos esetekben. A projekt jellemzőit bemutató rövid bevezető után, más módszerekkel szemben itt a gyakorlati példákon, valamint egyszerű menedzsment módszerek használatán keresztül vállalkozunk különböző projektek megtervezésére. B. Fő célok Az ülés végére a résztvevők képessé válnak projekt jellemzőinek felvázolására a projekt és a projekttel kapcsolatos feladatok kifejtésére a projekt megtervezéséhez szükséges egyszerű menedzsment módszerek használatára a projektfolyamatok ábrázolására használatos egyszerű módszerek használatára konkrét esettanulmány segítségével a tervezési feladatok lépéseinek áttekintésére C. Kompetenciák Vázlatterv kidolgozásának és projektötletek konkretizálásának képessége Számítógépes projektmenedzsment eszközök és prezentációs tervezetek ismerete szakmai tervek és folyamatok segítségével szponzorok és munkáltatók bevonása Kisebb részvételi projektek szakmai megvalósítása D. Projekt menedzsment D.1 Mi a projekt? Mit nevezünk projektnek? A projektek a következő jellemzőkkel rendelkező speciális feladatok (Abrignani, Gomes, Vilder 2000:29): A projektnek meghatározott célja van. A cél tisztán megfogalmazott és bizonyos eredmények elérésére törekszik. A cél a válasz egy szükséglet nyomán kialakult problémára. module Projektmenedzsment 2
A projektek reálisak. A projekt céljainak elérhetőnek kell lenni, a terveket és erőforrásokat (pl. dolgozók, pénzügyi források) össze kell hangolni. A projektek térben és időben korlátozottak. Kezdetük és végük van és bizonyos térbeli, időbeli korlátok között valósulnak meg. A projekt komplex. Másfajta tervezést és megvalósítást igényel, több szereplője és résztvevője van. A projektek egyedülállóak. Minden projekt új ötletből születik. A cél egy bizonyos probléma megoldása egy bizonyos környezetben. A projektek innovatívak. A projektnek kockázata van. Minden projekt különböző, és nem követ valamiféle mintát. Mindig magában foglal némi kockázatot és bizonytalanságot. A projekt sikere vagy kudarca értékelhető. A projekt tervezésekor mérhető célokat kell kitűzni és a végén ezek alapján a projektet lehet értékelni. A projekt többlépcsős. A projektek több, jól definiálható szakaszra bomlanak. 1.tevékenység: méhkas. Ez egy projekt? A fenti tulajdonságok alapján döntse el, hogy a következők projektnek tekinthetők-e? születésnapi parti rendezése költözés éves találkozó szervezése Mely kritériumok alapján tekintjük őket projektnek és mely alapján nem? Hozzon fel egy saját példát egy projektre és magyarázza el, hogy az miért projekt! D.2 Milyen szakaszai vannak egy projektnek? A projekt több fázisból áll. A folyamat illusztrálására több módszer áll rendelkezésre, amiket a meglevő tervekhez lehet igazítani. Az ilyen folyamatábrák nagyon népszerűek: Definiálás Befejezés Tervezés Megvalósítás module Projektmenedzsment 3
D.2.1 A project definiálása Az első lépésként a problémát, amit a projekt meg fog oldani, definiálni kell. Ezután kezdődik a tervezés és az előkészítés: meg kell határozni a kezdeti pozíciót, a követelményeket, a célokat, az eredménymérő módszereket és a szükséges forrásokat. Ebben a szakaszban sok olyan lépést teszünk, ami kívülről nem látható, de nagyon fontos. D.2.2 Tervezés Ebben a fázisban a projekt teljes menetét megtervezik. A jó tervezés a projekt sikerének alapja. A projektet feladatokra osztják és ezeket a feladatokat kapják meg a projektpartnerek. A reális időbeosztás is nagyon fontos, az egyes feladatok, munkacsomagok kezdetét és végét, időtartamát, előrehaladását mind meg kell tervezni. Ennek a fázisnak a végére elkészül a projekt időbeosztása. D.2.3 A projekt megvalósítása Ebben a szakaszban elvégzik a kijelölt feladatokat és megvalósul a projekt. A megvalósítás során az alábbi projektmenedzsment feladatokat kell végrehajtani: Információ és kommunikáció: A projekt futamideje alatt a projektmenedzser felelőssége, hogy minden projektpartner informálva legyen a projekt előrehaladásától. Az információcsere megtörténhet rendszeres találkozások során, előadásokon vagy írott jelentésekben. Fontos bemutatni azt is, hogy megfelelő a projekt marketingje (PR, publicitás). Ellenőrzés: A projekt ellenőrzése is a projektvezető feladata. A lehetséges eltéréseket már a tervezés időszakában látni kell, a bekövetkezett eltéréseket pedig azonnal fel kell tárni és orvosolni. Dokumentálás: A projektet amilyen pontosan csak lehet, dokumentálni kell. A fontos dokumentumoknak elektronikus formában is rendelkezésre kell állniuk (pl. egy közös szerveren) és nyomtatott formában is (projektmappa). Hasznos ugyanazt a szervezeti struktúrát használni. A projektdokumentációban szerepelni kell a következőknek: tervezési dokumentumok (időterv, pénzügyi terv) szerződések module Projektmenedzsment 4
megbeszélések jegyzőkönyvei előadások, projekt dokumentumok, jelentések (pl. előrehaladási jelentés) sajtóközlemények, reklámok jegyzőkönyv az eredményekről fontos levelezés (pl. megállapodások) A feladatok és előrehaladás mindenre kiterjedő dokumentációja a projekt során nem csak a félreértések elkerülése miatt fontos, de a tudástranszfer szempontjából is. Ha személyi változás történik, a megfelelő dokumentáció megkönnyíti az újak belépését. A jó projektdokumentáció felhasználható később új projektek tervezésénél vagy hasonló projektek menedzselésében. D.2.4 Befejezés A Befejező szakaszban a következő projektmenedzsment feladatok vannak: Értékelés és visszacsatolás: A projektet értékelni kell és a sikerességét mérni, valakinek foglalkoznia kell a következő kérdésekkel: Elértük a projekt céljait? Az egyes projektfeladatokat a kitűzött időben teljesítettük? (Milyen tényezők játszottak szerepet, ha egy célt nem értünk el?) Az ügyfelek és a projekt partnerek elégedettek a projekt menetével és a végeredményével? Ideális esetben a projekt végén a résztvevők közösen értékelik a munkát és megbeszélik a következőket: Mi volt jó, mi volt rossz? Milyen hibákat követtek el? Elkerülhetők lettek volna ezek a hibák? Hogyan? Mit kell legközelebb máshogy csinálni? Záró (projekt)jelentés A projekt végén egy jelentést kell írni a rendelkezésre álló projektdokumentumok és a záró találkozó alapján. A jelentés lehetséges tartalma: 1 Projektleírás (kiinduló helyzet, a szükségletek feltárása, célok, a projekt tartalma, költségvetés) Részletes projektterv (időbeosztás, költségvetés) A projekt megvalósítása (változások, ellenőrzés, a projekt során felmerülő problémák, tapasztalatok) Projekt eredmények (az eltérések elemzése a minőség, költség és idő tekintetében) Javaslatok a továbbfejlesztésre További projektlehetőségek (levont tapasztalatok) 1 lásd: http://www.pm-handbuch.com/abschlussphase.htm module Projektmenedzsment 5
A záró jelentést elérhetővé kell tenni a tudástranszfer érdekében az érdeklődők számára, amennyiben nem tartalmaz bizalmas adatokat. A projektszervezet feloszlatása A projekt formális befejezésekor a projekt résztvevőit felmentik a projekten való feladatvégzés alól, a vezető aláírja a projekt zárójelentését és értékeli a projektet. A munkatársak felmentésével a projektteam feloszlik. D.3 Projekttervezés lépésről lépésre Ebben a részben (gyakorlati példákon keresztül) a projekt minden szakaszával, valamint a tervezéssel összefüggő feladatokkal, a tervezést segítő eszközökkel és az esetlegesen felmerülő problémákkal is foglalkozni fogunk. Példa: taxi időseknek Nagyfalván Ön, mivel kapcsolatban van az idős emberekkel, gyakran hallja, hogy nehézségekbe ütközik a bevásárlás autó nélkül. Bemutatja a helyi önkormányzatnak az időstaxi ötletét. Ezt részben a közösség finanszírozná, és az idősek speciális áron vehetnék igénybe. Az önkormányzat kételkedik, hogy erre egyáltalán szükség van-e. Önt kérik meg, hogy gyűjtsön adatokat és vázoljon fel egy tervet 1 évnyi kísérleti működésre. A következő képviselőtestületi gyűlésen be kell mutatnia a terveket. Mi a projekt terv/ötlet? A projekt tervben részletesen leírjuk a megvalósítandó projektet. Az intézmény belső szabályaitól függően a projektterv lehet szigorúan formalizált vagy informális. 2 Tipp: Érdeklődjön a speciális követelményekről, mielőtt benyújt egy projekttervet! Ha a tervet elfogadják, tájékoztatót kell tartani a projekt indulása előtt. Mi a projekt tájékozató? Ez általában nem standardizált, tartalma nagyban függ az adott projekttől. Struktúrájának követni kell a projekt tervet. Általában tartalmazza a következőket: a projekt neve vezetője kezdete és vége a projekt vázlata, szükségletek, célok költségvetés projektmenedzser, team, esetleges külső partnerek források elosztása határidők 2 Lásd: http://de.wikipedia.org/wiki/projektvorschlag module Projektmenedzsment 6
D.3.1 A kiinduló helyzet leírása: Mielőtt elkezdjük tervezni a projektet, fel kell mérni a jelen helyzetet, amin javítani szeretnénk. A saját megfigyelés, vélemény gyakran túl szubjektív, nem a valóságot tükrözi. Az első igényfelmérő kutatást olyan objektívan és reprezentatívan kell lefolytatni, ahogy csak lehetséges. Ha a felmérés azt mutatja, hogy van igény a projektre, akkor el lehet kezdeni a tervezést. 2 tevékenység: Igényfelmérés időstaxi Mivel a projekt az igényfelmérésre alapul, annak minél alaposabbnak kell lennie. Képezzenek csoportokat és beszéljék meg, milyen igény mutatkozik az időstaxi iránt! Gondolják végig a következőket! Általában milyen igényfelmérési módszerek vannak? Mi szól az egyes módszerek mellett és ellen? Melyik módszer a legalkalmasabb a célcsoport (idősek) számára? Milyen nagyságú legyen a véletlen mintavétel? Kit kell / érdemes megkérdezni? Mik az egyes módszerek költségei? Milyen kérdéseket tegyünk fel? Hogyan elemezzük / értelmezzük a kapott adatokat? D.3.2 A projekt megtervezése nagy vonalakban A vázlatterv elkészítésénél az alábbi szempontok segíthetnek a projektötletek konkretizálásában és a projektterv megalkotásában: Téma A cél, a célcsoport és a környezet meghatározása A projekt tartalma Hol és mikor? Gyakorlat Kérdés Milyen környezetben (pl. helyileg hol) valósul meg a project? Milyen hatások várhatók? Miért van szükség a projektre? Mik a várható eredmények? Kinek lesz hasznára a projekt? Ki érintett még? Kit kell bevonni? Mi a projekt témája és tartalma? Milyen módszereket fogunk használni? Milyen tevékenységek lesznek? Milyen keretek között folyik a project? Hol valósul meg a projekt? Mennyi ideig tart? Mikor kezdődik? Milyen logisztikai igényeknek kell eleget tenni? Milyen gyakorlati feladatokat kell megoldani? module Projektmenedzsment 7
Finanszírozás Projekt partnerek Kommunikáció Értékelés és a következő projektek Mennyi a project összköltsége (a tervezéssel, végrehajtással és rétékeléssel együtt)? Ki fogja a projektet finanszírozni? Milyen partnereket akarunk bevonni? Mi lesz a szerepük? Hogyan koordináljuk a partnerek munkáját? Belső kommunikáció: hogyan áramlik az információ a projekt teamen belül: Külső kommunikáció: szükség van a média közreműködésére? (Miért? Hogyan? Milyen összefüggésben?) Hogyan és mikor fogják a projektet értékelni? Milyen szempontból? Miért? Mi történik ezután a projekttel? D.3.3 A célok felvázolása Az igényfelmérés alapján tudjuk, hogy valós igények merültek fel és szükség van a projektre. Most ki kell tűzni a konkrét célokat, amit a projekt el kíván érni. A cél meghatározásánál fel kell vázolni az érintett témákat, célcsoportokat, mérőszámokat és a lehetséges változásokat. A cél megfogalmazásakor érdemes figyelembe venni a SMART-szabályt. A SMART egy betűszó, az Egyesült Államokban született és a jelentése: Specific (specifikus) Measurable (mérhető) Achievable (elérhető) Realistic (reális) Timely (időszerű). 3 S Konkrét elérendő célokat kell kitűzni M A cél megvalósulásának mérhetőnek kell lennie A A kitűzött célok elérhetőek? R A rendelkezésre álló forrásokkal reálisan elérhető a kitűzött cél? T Mikor kell elérni a célt? 3. tevékenység A cél meghatározása: időstaxi: Miután elvégezte a szükségletfelmérést, egyértelművé vált, hogy szükség van egy olyan szolgáltatásra, mint az időstaxi. Most gondolja végig a projekt konkrét céljait! Mit kívánunk elérni az időstaxi-szolgáltatás bevezetésével? Milyen változás lehet szükséges 1 év kísérleti működés után? Fogalmazza meg céljait a SMART szabály segítségével! Hogyan fognak a célok megvalósulni a projekt futamideje alatt? Hogyan lehet értékelni a célok megvalósulását a projekt végén? 3 Lásd: Abrignani, Gomes, Vilder 2000: 54 module Projektmenedzsment 8
Mit tegyen és mit ne tegyen a célok meghatározásánál? Beszélje meg a célokat az érintettekkel (Partnerek, kollégák, célcsoport) Gondolja át, képes-e értékelni a célokat, hogyan és mikor? Ne keverje össze a célokat a mérőszámokkal és a tevékenységekkel! Ne habozzon módosítani a célokat, ha szükséges! Tartsa észben: ha Ön nem biztos a célokban, más sem lesz az! Írja le a célokat, ezt a dokumentumot használhatja később a projekttel kapcsolatos kommunikációban! Ne fogalmazzon meg olyan célokat, amelyeket nem akar megvalósítani! Ne tűzzön ki elérhetetlen, mérhetetlen célokat! D.3.4 Projekt partner projekt team A megbízható projektpartnerek kiválasztása és a projektteam felállítása a siker záloga. A projektmenedzsernek, a projektteam tagjainak és a projekt partnereknek kompetensnek kell lenniük (szakmailag, módszertanilag, szociális és vezetői képességek tekintetében) azokkal a feladatokkal kapcsolatban, amikért felelősek. A feladatokat világosan el kell osztani, a felelősöket meghatározni, minden érintettnek tudnia kell a feladatát, ezt pedig dokumentálni is kell. Általában a projektvezető végzi a menedzsment feladatokat (tervezés, koordinálás, irányítás, szervezés, tájékoztatás stb.). Az operatív tevékenységeket a projekt team tagjai illetve a projektpartnerek végzik. 4 4.tevékenység időstaxi projektteam: Határozza meg, kivel szeretne együtt dolgozni az időstaxi projekten! Kinek mi lesz a feladata a projektben? D.3.5 A projekt tartalmának és a munkacsomagoknak meghatározása: a projekt struktúrájának megtervezése A megfogalmazott projekttartalmahoz munkacsomagot kell rendelni, és meg kell határozni, melyik tartalmakért kik a felelősek. A projekt struktúra terv (PST) egy világos, áttekinthető bemutatása ennek. A PST jól áttikenthető alprojektekre és munkacsomagokra osztja a projektet és tartalmaz minden olyan tevékenységet, amely szükséges a projekt céljának eléréséhez. A PST grafikus és táblázatos formában is elkészíthető. A grafikus változat olyan, mint egy organogram, a táblázatos forma a feladatok egyszerű felsorolása. 5 4 lásd: http://www.pm-handbuch.com/erfolgsfaktoren.htm#7 5 lásd: http://www.pm-handbuch.com/planungsphase.htm#3 module Projektmenedzsment 9
Példa: Egyszerű projekt struktúra terv Projekt alprojekt 1 alprojekt 2 alprojekt 3 munkacsomag 1.1 munkacsomag 2.1 munkacsomag 3.1 munkacsomag 1.2 munkacsomag 2.2 munkacsomag 3.2 munkacsomag 1.3 munkacsomag 2.3 munkacsomag 3.3 munkacsomag 2.4 5.tevékenység Projekt struktúra időstaxi Felvette a kapcsolatot a potenciális partnerekkel, akik segítségére lehetnek az időstaxi projekt megvalósításában. Mindannyian hajlandóak részt venni, de szeretnék tudni a konkrét feladatokat. Ossza szét a feladatokat (taxiszolgáltatás, reklám stb.)! Készítsen el egy egyszerű projekt struktúra tervet, amelyben meghatározza a feladatokat és a felelősöket! D.3.6 Időbeosztás: A projektnek reális időbeosztás kell. A projektet szakaszokra kell osztani és mérföldkövekkel tagolni. Mérföldkő: egy különös jelentőséggel bíró esemény bekövetkezte a projekt során. Általában az alfeladatok megoldását, köztes célok elérését szoktuk mérföldkőként használni, amelyeket meghatározott időre el kell érni. Ezek a köztes célok egy-egy fontos projektcél megvalósítását jelentik. A gyakorlatban az időbeosztást táblázatos formában vagy szalagdiagramként készítik el. Ehhez segítséget nyújthat az Excel vagy a Microsoft Project, illetve létezenek speciális projektmenedzsment szoftverek, ezek használata viszont nem feltétlenül szükséges, ha a projekt nem túl komplex module Projektmenedzsment 10
Példa: szalagdiagram (Excell) (Munkacsomag 01-10) Arbeitspakete 1 Arbeitspaket AP01 2 Arbeitspaket AP02 3 Arbeitspaket AP03 4 Arbeitspaket AP04 5 Arbeitspaket AP05 6 Arbeitspaket AP06 7 Arbeitspaket AP07 8 Arbeitspaket AP08 9 Arbeitspaket AP09 10 Arbeitspaket AP10 Jänner Februar März 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 6 Tevékenység Időstaxi - időbeosztás A munkacsomagokat szétosztottuk a projektteam tagjai között. Most készítsen el egy időbeosztást, hogy mikor mi történjen! D.3.7 A költségvetés megtervezése: a költségek megbecsülése Minden projektnek szüksége van költségvetésre. A költségvetés tartalmazza a projekt költségeit és a rendelkezésre álló forrásokat (pl. támogatások, szponzori pénzek). Amikor a projekt céljait és a tevékenységeket meghatároztuk, készíteni kell egy elsődleges becslést a költségekről és a lehetséges forrásokról. emberi erőforrások (a projekten dolgozók munkadíja, bére) dologi kiadások (terembérlet, eszközök, közlekedés, telefonköltségek) A költségek tervezésének két módja van: 6 Top-down módszer (fentről lefele): Itt a munkacsomagos előzetes meghatározása alapján határozzuk meg a költségeket. Ennek a módszernek a lényege, hogy lehet a feladatokat és célokat rangsorolni. Éppen ezért, ha kevés a forrás, a hátrább sorolt célok kimaradhatnak, ez a módszer hátránya. 6 Lásd http://www.akademie.de/fuehrung-organisation/projektmanagement/kurse/projektmanagementkopie/projektplanung/kosten-kalkulieren.html module Projektmenedzsment 11
Költségvetés Munkacsomag Munkacsomag Munkacsomag Bottom-up módszer (fentről lefele): ha megvannak a munkacsomagok leírásai, ki lehet számolni, hogy mennyi a költségük. Így sokkal realisztikusabb tervet kapunk, viszont nagy a veszélye, hogy a rendelkezésre álló pénz nem lesz elég. Költségvetés Munkacsomag Munkacsomag Munkacsomag Mivel mindkét módszernek megvannak az előnyei és hátrányai, a két módszert célszerű kombinálni. Ennek a neve fordított folyamattervezés. 7. tevékenység Időstaxi - költségbecslés Becsülje meg, milyen költségek (személyi, dologi) merülnek fel a projekt folyamán! Állítson össze egy listát, amely tartalmazza az összes lehetséges költséget! Ezek a költségek fixek vagy változóak, egyszer merülnek fel a projekt folyamán vagy folyamatosan? Válassza ki a két módszer egyikét és tervezzen meg egy előzetes egyéves project költségvetését! A költségvetés elkészítése után felmerül a kérdés, hogy a projekt profitábilis-e. Amennyiben a tervezett költségek nagyobbak, mint a rendelkezésre álló források, végig kell gondolni, hogy hogyan lehet a költségeket csökkenteni, esetleg a projekt céljait módosítani. D.4 A projekt megvalósítása A projekt megvalósítása során a projektmenedzsmentnek akkor is ellenőriznie és felügyelnie kell minden lépést, ha az operatív megvalósításban nem is vesz részt. module Projektmenedzsment 12
A projekt ellenőrzése: a legfőbb feladat itt a projekt teljes folyamatának figyelemmel kísérése, különös tekintettel az időkeretekre és a költségekre. 1. A project előrehaladásának figyelemmel kísérése A projekt tartalmi megvalósulásának figyelemmel kísérése nehezebb feladat, mint az időbeli és pénzbeli keretek betartása. Csak azt lehet ellenőrizni, ami a tervekben szerepel. 2. A költségek ellenőrzése Amennyiben a vezető egy meghatározott összeget biztosított a projekt költségeire, nagyon fontos a költségek hatékony felügyelete. Az a veszélyes, amikor a túlköltekezést későn veszik észre. Minél korábban derül ki a túlköltekezés, annál könnyebben lehet orvosolni. A költségek kontrollja a variancia-analízis segítségével történik, amit három lépésben végzünk el: 1) az eltérések meghatározása 2) okok megvizsgálása (nem reális tervezés, a kiinduló helyzet váratlan változása, nem megfelelő végrehajtás a változtatás szükségessége) 3) korrekciók, változtatások (pl. másik beszállító keresése) 4) 3. Az időbeosztás ellenőrzése Ezt is a variancia-analízis segítségével végezzük. Ha egy fontos mérföldkövet nem sikerül elérni, vagy valami csúszás történik, ami a végső határidőt befolyásolja, azonnal értesíteni kell a vezetést. Változtatási kérelem Az idő és pénzbeli kereteken való módosítás nem csak a rossz tervezés eredménye lehet, hanem gyakran a vezető kérésére is történik. A változtatási kérelmeket az idő és pénzkeretek figyelembe vételével kell kezelni és alaposan megfontolni, mielőtt automatikusan rábólintanánk. 7 8. tevékenység Megvalósítás: időstaxi Gondolja végig, milyen feladatai lesznek projektvezetőként az időstaxi project megvalósítási szakaszában. Milyen akadályozó, hátráltató tényezők merülhetnek fel? Milyen dokumentálási módszert fog alkalmazni? Milyen változtatások fordulhatnak elő? Milyen következtetéseket lehet levonni? (Elérjük-e a célokat? Tartjuk-e a határidőket??) 7 Lásd: http://www.akademie.de/fuehrung-organisation/projektmanagement/kurse/projektmanagementkopie/projektdurchfuehrung/aenderungswuensche.htm module Projektmenedzsment 13
D.5 A projekt lezárása 8 A projekt vége A projekt eleje általában könnyen meghatározható szokott lenni -van nyitótalálkozó-, a projekt végét azonban nehezebb megmondani. A projekt végének lehet tekintetni, ha a célok megvalósultak vagy minden résztvevő elégedett a végeredménnyel, ha a források kimerültek, vagy ha már nincs igény az eredményekre. A projekt vége rendszerint nem látványos. A projekt tudatos befejezése a csendes lezárulás ellen dolgozik. Ha a projekt sikeres volt, a sikert meg kell ünnepelni! Egy hivatalos záróünnepség nemcsak a projekt résztvevőinek összejövetele, hanem a tágabb közösségnek is be lehet mutatni a projektet. Feladatok a befejező fázisban A legfőbb feladat a még folyó munka befejezése és a projekt végeredményének elkészítése. A jó projektbefejezés a következőkből áll: a projekt eredményének bemutatása (átadása) megállapodás a vezetővel a további teendőkről hibák kijavítása az eredmények dokumentálása a projekt eredményeinek bemutatása a nagyközönségnek az eredmények értékelése a további projektek sikere érdekében a projekt folyamatának értékelése 9.tevékenység Az időstaxi projekt befejezése: Határozza el, milyen tevékenységek merülnek fel a projekt végén! Hogyan ellenőrizhető, hogy a célokat elértük? Mire van még lehetőség? A taxis vállalkozó folyamatosan vezetett dokumentációjából kitűnik, hogy az időstaxit sok idős használta a projekt alatt, de a kihasználtság nem érte ez a kezdeti várakozásokat (amit a céloknál meghatároztunk). Idővel nőtt az igénybevevők száma. Az 1 éves kísérleti időtartam lassan lejár és a polgármester hívja, hogy számoljon be a project sikeréről. Arról is meg kell egyezni, hogy továbbiakban igénybevehető lesz-e a szolgáltatás. Mit fog mondani a képviselőtestületnek, hogy az időstaxi folyamatos szolgáltatássá váljon? Hogyan fogja megmagyarázni, hogy a célokat csak részben érték el? 8 Lásd: http://www.akademie.de/fuehrung-organisation/projektmanagement/kurse/projektmanagementkopie/projektdurchfuehrung/projektabschluss.html#n4_4_1 module Projektmenedzsment 14
Záróünnepség és a projekt további sorsa: A beszámolója sikert aratott. Majdnem minden képviselő egyetértett abban, hogy az időstaxiszolgáltatást folytatni kell, de a jegybevételek és a támogatás nem fedezi a költségeket, így további támogatókat kell szerezni. Hogy megünnepeljük a project sikerét és bemutassuk a közösségnek a folyamatosan működő időstaxi-szolgáltatást, egy záróünnepséget rendezünk. Nemcsak a project résztvevői, hanem a célcsoport és a lehetséges szponzorok is hivatalosak az ünnepségre. Most azzal bízzák meg, hogy szervezze meg az ünnepséget E. Táblázat: Projektmenedzsment Szám Téma Oktatási célkitűzések Tevékenységek A Bevezető B Fő célok C Kompetenciák D Projektmenedzsment modul D.1 Mi a projekt? A project sajátos D.2 Milyen részei vannak a projektnek? D.2.1 A projekt definiálása D.2.2 Megtervezése D.2.3 Megvalósítása D.2.4 Lezárása D.3 Projektterv D.3.1 Kezdeti pozíció meghatározása jellemzőinek megismerése A project részeinek megismerése A felmérés különböző lehetőségeinek megismerése 1. tevékenység: Méhkas. Ez egy project? 2.tevékenység: igényfelmérés időstaxi D.3.2 A project vázlatos terve Projektötletek meghatározása D.3.3 Célok felvázolása Célok meghatározása 3.tevékenység: D.3.4 Projektpartnerprojektteam D.3.5 Munkacsomagok meghatározása D.3.6 Időbeosztás Ábrák segítségével időbeosztás készítése D.3.7 Költségvetés készítése A bottom-up és a topdown-módszerek megismerése D.4 A projekt A project megvalósításával megvalósítása kapcsolatos menedzsment feladatok megismerése D.5 A projekt lezárása Sikeres projektlezárás megtervezése igényfelmérés időstaxira 4.tevékenység:projektteam időstaxi 5.tevékenység: projektstruktura időstaxi 6.tevékenység : időstruktura időstaxi 7.tevékenység: Költségbecslés időstaxi 8.tevékenység megvalósítás időstaxi 9.tevékenység: az időstaxi project lezárása module Projektmenedzsment 15
F. Tevékenységek 1.tevékenység: Ez projektnek számít? Cél Módszer A projekt jellemzőinek megismerése Méhkas Anyag/Előkészület -- Idő Leírás Értékelés 10 perc A résztvevők megvizsgálják az alábbi tevékenységeket és egy előre meghatározott szempontrendszer alapján eldöntik, hogy projektnek lehet e tekinteni Születésnap megrendezése, költözés, éves gyűlés megszervezése. Ezek után mindenki saját életéből vett példák alapján elmondja a többieknek, hogy valami miért/miért nem tekinthető projektnek. Megbeszélés az egész csoport bevonásával 2.tevékenység: Időstaxi igényfelmérési Cél Az igényfelméréshez kapcsolódó megoldási rendszerek kidolgozása Módszer Kiscsoportos foglalkozás Anyag/Előkészület Flipchart, íróeszközök Idő Leírás Értékelés Változat 10 perc A résztvevők kis csoportokban elkészítik az időstaxi projektjének igényfelmérési koncepcióját. A koncepción belül az alábbi kérdéseket és szempontokat kell figyelembe venni: Általában milyen igényfelmérési módszerek vannak? Mi szól az egyes módszerek mellett és ellen? Melyik módszer a legalkalmasabb a célcsoport (idősek) számára? Milyen nagyságú legyen a véletlen mintavétel? Kit kell / érdemes megkérdezni? Mik az egyes módszerek költségei? Milyen kérdéseket tegyünk fel? Hogyan kívánja elemezni az eredményeket? Egész csoport előtt az eredmények bemutatása, megbeszélés Egyéni munka 3.tevékenység: Célmeghatározás: időstaxi Cél Módszer A projekt céljainak meghatározása a SMART szabály alapján Kiscsoportos foglalkozás vagy egyéni munka Anyag/Előkészületek Flipchart, íróeszközök module Projektmenedzsment 16
Idő 30 perc Leírás A résztvevők átgondolják és a SMART szabályok alapján megpróbálják definiálni az időstaxi projekt célkitűzéseit. Az alábbi kérdéseket kell figyelembe venni: Mit szeretnénk elérni az időstaxi szolgáltatás bevezetésével? A tesztév után milyen változtatásokra van szükség? Értékelés Visszatekintés és megbeszélés a csoport egészén belül 4.tevékenység: Időstaxi projektteam Cél Módszer A megfelelő projektpartnerek kiválasztása Páros munka Anyag/Előkészületek Flipchart, Íróeszközök Idő Leírás Értékelés 15 perc Minden résztvevő hozzászól a potenciális partnerek kérdéséhez. Megfontolják, hogy milyen szereplők és szervezetek (politikai, gazdasági, szociális szektorból) lennének alkalmasak és milyen szerepet tudnának vállalni a projektben. Áttekintés és megvitatás egész csoporton belül 5.tevékenység: Projektfelépítés időstaxi Cél Módszer A projektfelépítés tervének előkészítésen Páros munka Anyag/Előkészületek Flipchart, íróeszközök, PC, Idő Leírás Értékelés Változat 30 perc A résztvevők elkészítenek egy egyszerű projekttervet, amely áttekintést ad a projektpartnerek számára arról, hogy az időstaxi projektjén belül milyen konkrét feladatokat kell végrehajtaniuk. A résztvevők eldöntik milyen alprogramokra osztják fel a projektet (pl. taxi szolgáltatás, PR, stb.) A projektfelépítés tervében minden munkacsomag és feladatfelosztás szerepel. Teljes csoporton belüli megbeszélés A projektfelépítés tervét el lehet IT segítségével is készíteni. Ezáltal a kész terv módosítható, vagy a résztvevők igényihez igazítható. 6.tevékenység: Időstaxi időbeosztás Cél Időbeosztás elkészítése Módszer Páros munka Anyag/Előkészítés Flipchart, Íróeszközök, papír, PC, Idő 1 óra module Projektmenedzsment 17
Leírás A résztvevők időbeosztást készítenek, melyben meghatározzák, mikorra kell elvégezni a feladatokat, valamint hogy mi mikor történjen. Mindezt megfelelő eszközön kell bemutatni, melyen áttekinthető a teljes projekt folyamata. Értékelés Változat Előadás, áttekintés, megvitatás az egész csoporton belül. Ha lehetséges elektronikus időrendi táblázatot készítsünk, hogy a résztvevők saját táblázataikat használni tudják. (pl. Excel) 7.tevékenység: időstaxi költségbecslése Cél Módszer Az időstaxi projekt költségvetésének elkészítése Páros munka Anyag/Előkészületek Flipchart, Írószerek, papír, PC Idő Leírás Értékelés 60 perc A résztvevők megbecsülik a felmerülő költségeket (személyi és tárgyi). Egy listán feltüntetnek minden várható költséget, és jelzik, hogy ezek a költségek fixek-e vagy változók, valamint egyszeriek, vagy folyamatosak-e. A megfelelő költségeket a megfelelő projektszakaszoknál jelölik. A résztvevők kiválasztják a számítási módszert és felállítják az egy éves tesztprojekt költségbecslését. Megbeszélés a csoporton Változat A különböző módszerek használhatóságának összevetése érdekében érdemes eltérő számítási módszereket választani. 8.tevékenység: Az időstaxi projektjének megvalósítása Cél Módszer A megvalósítással kapcsolatos projektmenedzsment feladatok megismerése Páros munka Anyag/Előkészületek Flipchart, íróeszközök Idő Leírás 30 perc A résztvevők számba veszik, milyen feladatokat kell nekik (mint az időstaxi projekt vezetőinek) elvégezniük a megvalósítás folyamán, illetve milyen lehetőségeik vannak arra, hogy megakadályozzák a projekt megtorpanását és betartsák az ütemezést (költségek, dátumok, stb.) Az alábbi kérdéseket kell megvitatni: Milyen dokumentálási módszert fog alkalmazni? Milyen változtatások fordulhatnak elő? Milyen következtetéseket lehet levonni? (Elérjük-e a célokat? Tartjuk-e a határidőket??) module Projektmenedzsment 18
Értékelés Változat Megbeszélés az egész csoporton belül Egész csoportos munka 9.tevékenység: Az időstaxi projektjének lezárása Cél Módszer Lezáró tevékenységek megtervezése Előkészület és megbeszélés teljes csoporton belül Anyag/Előkészületek Tábla/flipchart, íróeszközök Idő Leírás Értékelés Változat G.Irodalom: 20 perc A résztvevők meghatározzák, hogy az időstaxi projekt végső szakaszában milyen tevékenységek lesznek, milyen módszerrel ellenőrzik a célok elérését, és miről beszélnek majd az önkormányzati ülésen annak érdekében, hogy a szolgáltatás folytonosságát a későbbiekben biztosítani tudják, még akkor is, ha nem sikerült minden kitűzött célt tökéletesen megvalósítani. Közös megbeszélés Csoportmunka Weboldalak: www.pm-handbuch.com/ Abrignani, Bernard/Gomes, Rui/De Wilder, Dirk, 2000: Project management T-kit. Letöltve az alábbi oldalról 2008 március 20-án http://www.jugendfuereuropa.de/downloads/4-20-58/tkit3.pdf http://www.akademie.de/fuehrungorganisation/projektmanagement/kurse/projektmanagement-kopie/projektplanung/kostenkalkulieren.html http://www.akademie.de/fuehrungorganisation/projektmanagement/kurse/projektmanagementkopie/projektdurchfuehrung/aenderungswuensche.html http://www.akademie.de/fuehrungorganisation/projektmanagement/kurse/projektmanagementkopie/projektdurchfuehrung/projektabschluss.html#n4_4_1 http://de.wikipedia.org/wiki/projektphase G1 Projektmenedzsment Forrásai részének megtekintéséhez, kérjük, tekintse meg a www.sage-eu.hu honlap oktatási fejezetét! module Projektmenedzsment 19