6. KTF Keretprogram pénzügyi vonatkozásai Gulyás Ágnes OM KFHÁ EU referens EU TéT Együttműködési Osztály tel: 1-484-2580 e-mail: agnes.gulyas@om.hu
Részvételi szabályok I. résztvevők nagyfokú autonómiája- nagyobb felelőssége a közpénzekkel való elszámolhatóság és a közösségi forrásokkal való felelős bánásmód elvének betartása a társult tagjelölt országok azonos jogokkal rendelkeznek, mint a tagállamok 2
Résztvevők Jogi személyiséggel rendelkező kutatóegységek vállalatok (KKV-k is) oktatási intézmények kutatóintézetek természetes személyek Joint Research Centre (JRC) Nemzetközi szervezetek ( finanszírozásban is részesülhetnek) Európai gazdasági érdekképviseleti szervezetek (EEIG) 3
Konzorciumok létrehozása Szabály: 3 résztvevő 3 különböző országból, ebből legalább 2 tagország/tagjelölt társult ország, a munkaprogram ennél magasabb résztvevői számot is előírhat Célzott támogató intézkedések (SSA) min. 1 A munkaprogram, illetve a felhívás ennél szigorúbb feltételeket is előírhat - a prioritástól és az eszköztől függően 4
Eszközök Kiválósági hálózatok (NoE) Integrált projektek (IP) specifikus célzott kutatási projektek (STREP) specifikus támogatási intézkedések (SSA) koordinációs akciók (CA) 5
Kiválósági hálózatok Cél: tudományos és technológiai kiválóság megerősítése, kritikus tömeg integrálása, folyamatos és hosszútávú integráció, európai kutatás széttagoltságának megszüntetése, kiválóság terjesztése- vagyis a cél, hogy a hálózatban résztvevők ne alkossanak egy zárt klubot 6
Kiválósági hálózatok II. Támogatás időtartama: 5 év, indokolt esetben lehet ennél több, de a 7 évet nem haladhatja meg. Résztvevők: egyetemek, vállalatok, KKV-k, kutató intézetek, EEIG Megvalósítás eszköze: közös tevékenységi program (JPA) Nincs költségmodell Konzorciumi szerződés kötése kötelező 7
Kiválósági hálózatok III. A pályázat bírálatának kritériumai: a hálózat által megvalósítani kívánt célok feleljenek meg a munkaprogramnak, várható hatás résztvevők kiválósága, az integráció foka szervezet és menedzsment 8
Kiválósági hálózatok IV. A hálózat integrációjának tényezői: kutatási infrastruktúra, eszközök megosztása, közös használata, a kutatási projekt pontos és közös megvalósítása, a partnerek közötti munka az elektronikus kommunikációs rendszereken keresztül történjen a tudás közös menedzselése, a kutatók közös képzése, 9
Integrált projektek Támogatás időtartama: 3-5 év Minimális résztvevői szám: Min. 3 résztvevő 3 különböző országból, ebből legalább 2 tagállam/tagjelölt társult ország, a munkaprogram ennél magasabb résztvevői is számot előírhat KKV-k részvételére a 7 tematikus terület költségvetésének 15 %-t kívánják fordítani kutatási-, technológiafejlesztési vagy demonstrációs tevékenység folyhat a projektben 10
Integrált projekt II. Támogatás nagysága: több 10 millió euró Finanszírozás: költségmodellek: FC,FCF, AC EB max. hozzájárulása a projekt költségekhez: 50% kutatási és innovációs tev. (AC 100%) 35 % demonstráció (AC 100%) 100 % képzés (AC 100%) management költségek 100%-a elszámolható, de max. az EB támogatás 7%-ig 11
Specifikus célzott kutatási projekt Minimális résztvevői szám: Min. 3 résztvevő 3 különböző országból, ebből legalább 2 tagállam/tagjelölt társult ország, a munkaprogram ennél magasabb résztvevői számot is előírhat Támogatási időtartam: 2-3 év, csak rendkívül indokolt esetben haladhatja meg a 3 évet Támogatás nagysága: néhány millió euró 12
Specifikus célzott kutatási projekt II. Cél: Európa versenyképességének növelése,illetve a Közösség politikai vagy a társadalom szükségleteinek megcélzása kutatási-, technológiafejlesztési vagy demonstrációs tevékenység folyhat a projektben 13
Specifikus célzott kutatási projekt III. Finanszírozás: költségmodellek: FC,FCF, AC EB max. hozzájárulása a projekt költségekhez: 50% kutatási és innovációs tev. (AC 100%) 35 % demonstráció (AC 100%) 100 % képzés (AC 100%) menedzsment költségek 100%-a elszámolható, de max. az EB támogatás 7%-ig 14
Koordinációs akciók Cél: kutatói szervezetek, kezdeményezések, projektek koordinálása specifikus célok megvalósítása érdekében, Csak az innovációs és kutatási tevékenységek koordinálására és hálózatba szervezésére irányuló tevékenységek közösségi támogatásra van lehetőség 15
Koordinációs akciók II. Támogatás időtartama: 2-3 év, indokolt esetben meghaladhatja a 3 évet Minimális résztvevői szám: Min. 3 résztvevő 3 különböző országból, ebből legalább 2 tagállam/tagjelölt társult ország, a munkaprogram ennél magasabb résztvevői számot is előírhat Támogatás nagysága: néhány 100 ezer euró, kivételes estben néhány millió euró 16
Koordinációs akciók III. Koordinációs tevékenység : tanulmányok, elemzések készítése, benchmarking, információ terjesztése és cseréje, a legjobb gyakorlat terjesztése és cseréje, konferenciák, szemináriumok szervezése, közös információs rendszer felállítása, szakértői csoport felállítása 17
Specifikus támogatási akciók Cél: eredmények terjesztése és elemzése, a keretprogramon belüli tevékenységek megvalósításához való hozzájárulás Támogatás nagysága: általában néhány százezer euró (kivételes esetekben néhány millió euró) Támogatás időtartama: néhány hónaptól 2-3 évig, csak rendkívül indokolt esetben haladhatja meg a 3 évet 18
Specifikus támogatási akciók II. Résztvevők minimális száma: 1, de az aktuális pályázati felhívás ennél nagyobb résztvevői létszámot is előírhat Tevékenységek: támogatási tevékenységek, konferenciák, szemináriumok szervezése, elemzések, tanulmányok készítése, információs és kommunikációs tevékenységek, kutatási és innovációs stratégiák fejlesztése, munkacsoportok és szakértői csoportok felállítása, információs és kommunikációs tevékenységek konzorcium menedzsment tevékenység 19
Gyakorlati tudnivalók IP és NoE esetében konzorciumi sz. kötelező. STREP esetében pályázati felhívás alapján. Amennyiben kötelező a konzorciumi szerződés megkötése, addig a Bizottság nem írja alá a nyertes konzorciummal a szerződés, amíg a konzorcium nem kötötte meg a konzorciumi szerződést. Többi eszköz esetében is ajánlott. 20
Gyakorlati tudnivalók II. A konzorciumi szerződésre a Bizottság nem dolgoz ki modell szerződést. Azonban számos minta letölthető a www.kowi.de honlapról az egyes eszközökre vonatkozóan. Ezzel kapcsolatos jogi tanácsadásra kérhető támogatás az OM-től EUB pályázat keretében 21
Bizottsággal kötendő szerződés felépítése Törzsszerződés (core contract) I. sz. melléklet - technikai melléklet- a projekt részletes leírása II. sz. melléklet- általános feltételek III. sz. melléklet- eszköz- specifikus A űrlap- a szerződő felek csatlakozása a szerződéshez, B űrlap- új szerződő fél csatlakozása a szerződéshez, C űrlap- pénzügyi beszámoló 22
Törzsszerződés Törzsszerződés (core contract) a Bizottság és a nemzetközi konzorcium koordinátora írja alá,azonban valamennyi szerződő fél fel van sorolva a szerződésben. Ők az A űrlap kitöltésével kerülnek szerződéses viszonyba a Bizottsággal. Az A űrlapot 3 eredeti példányban kell kitölteni, melyből egyet a Bizottságnak kell megküldeni, ami a koordinátor feladata. 23
Törzsszerződés II. Rögzítésre kerül: a szerződő felek, a szerződés hatályba lépésének napja, a közösségi hozzájárulás nagysága jelentések készítésének időszakai, a kifizetések módja, irányadó jog 24
II. sz melléklet- általános feltételek A rész- a projekt megvalósítása, megvalósítás és eredmények, a szerződés megszűnése és felelősség B rész- projekt megvalósítása általános pénzügyi rendelkezések, ellenőrzések,szankciók C rész szellemi tulajdonjog védelme 25
közösségi hozzájárulás formái I. átalánydíjas finanszírozás,fix összegű támogatás közösségi hozzájárulás 5000 -nál kisebb ösztöndíjak, díjak, oktatási akciók néhány speciális támogatási akcióra ás a humán erőforrások és mobilitás támogatását célzó akcióra 26
közösségi hozzájárulás formái II. költségek megtérítése, non- profit és az együtt finanszírozás elvének meg kell felelnie, non- profit: a közösségi támogatás soha nem haladhatja meg a 100 százalékot, együtt finanszírozás: a közösségi támogatás soha nem lehet egyenlő a közvetett akció teljes költségével 27
Költségek megtérítésének formái I. Integráció támogatása, Kiválósági hálózat esetében, költségvetéshez való hozzájárulás integrált projekt, specifikus célzott kutatási projekt, koordinációs akció, specifikus támogatási akció, (lump sum is lehetséges) specifikus kutatási projektek a KKV-k számára, humán erőforrás és mobilitás támogatását célzó akciók (lump sum is lehet, ha 5000 -nál kisebb a támogatás) 28
Elszámolható költségek Aktuális,gazdaságos és a projekt megvalósításához szükséges, a szerződő fél könyvelési alapelveinek megfelelnek, a projekt időtartama alatt kell felmerülniük,kivéve azutolsó beszámolási időszak jelentésével kapcsolatos költségeket, melyek a projekt időtartam után max. 45 napon belül merültek fel a szerződő fél könyvelésében meg kell jelennie,mely nem történhet később, mint az auditálási igazolás kiállítása 29
Elszámolható költségek II. Elszámolható közvetett költségek a szerződő fél könyvelési alapelveit figyelembe véve közvetlenül nem a projekt megvalósítása miatt merült fel, az általános adminisztrációval és a managementtel kapcsolatos költségek, kommunikációs kiadások, laboratórium és a hivatal használata során felmerült költségek, mint az épület és az eszközök bérleti és amortizációs költségei, továbbá fűtés-, víz-, áramdíj(rezsi), karbantartás, biztosítás, irodai eszközök- PC, laptop, software 30
Elszámolható költségek III. Elszámolható közvetlen költségek mindaz, ami közvetlen a projekt megvalósításához szükséges alvállalkozói költség!!! 31
Nem elszámolható költségek közvetett adók, beleértve az ÁFA és a vám, kamat, tartalékképzés jövőbeni veszteségekre, adósságokra, árfolyamveszteség, költségek, melyek más közösségi projekt keretében merülnek fel, 32
Nem elszámolható költségek II. tőkenyereség, szükségtelen kiadások, adósság és az adósságszolgálat költségei minden olyan költség, mely nem felel meg az elszámolható költségek definíciójának 33
Költségmodellek FC- Full cost modell tételes költségelszámolás (aktuális közvetlen és közvetett költségek.) FCF- Full cost with flat rate for indirect cost az aktuális közvetlen költségek + a közvetlen költség- alvállalkozói díj nélkül- 20%-a a közvetett költségekre 34
Költségmodellek II. AC- additional direct cost with flat rate for indirect cost elszámolható közvetlen addicionális költségek +a közvetlen addicionális költségek - alvállalkozói díj nélkül- 20 százaléka a közvetett költségekre állandó munkatárs munkabére nem elszámolható, 35
36 Költségmodellek III. A Keretprogram ideje alatt azonos modellt kell alkalmaznia az intézménynek egy szerződésen belül az elszámolási modell nem változtatható DE: új szerződés esetén lehetséges váltás. Azonban csak a következő irányba : FCF FC AC FCF v. FC
37 Költségmodellek IV. FC modell - bármely jogi személy választhatja, melynek könyvelési rendszere lehetővé teszi, hogy elkülönítse a projekt megvalósítása során felmerült közvetlen és közvetett költségeket a más tevékenység során felmerült költségektől. Nagyvállalatok kötelesek ezt a modellt alkalmazni FCF modell - KKV-k, nem kereskedelmi és non- profit szervezetek, nemzetközi szervezetek választhatják
Költségmodellek V. AC modell - azon jogalanyok választhatják, melyek könyvelési rendszerük nem teszi lehetővé, hogy a projekt megvalósítása során felmerült közvetlen és közvetett költségeket elkülönítsék a más tevékenység miatt felmerült költségektől. Nem kereskedelmi és non- profit szervezetek, valamint nemzetközi szervezetek 38
Költségmodellek VI. Infrastruktúrához való transznacionális hozzáférés két elszámolási modell: User Fee (UF)- azon jogalanyok, akiknek egyébként az FCF v. FC modellt kell használniuk, azoknak ezen esetben ezt a modellt kell választaniuk. Azon költség számolható el, mely az infrastruktúrához való hozzáféréssel kapcsolatban merültek fel (előkészítési munkálatok, a felhasználók speciális képzésének, utazásának, megélhetési(napidíj) költségei AC modell- nem kereskedelmi, non- profit és nemzetközi szervezetek választhatják 39
Költségmodellek VII. SSA és CA esetében Ezen eszközök esetében valamennyi szerződő félre egységesen alkalmazzák a következőket: közvetett költségre fix összeget fizet ki a Bizottság= a közvetlen költség - alvállalkozói díj nélkül- 20 százaléka 40
Támogatás mértéke FC és FCF modell esetén RTD 50 % innovációs tevékenység 50 % demonstráció 35 % képzési költség 100 % menedzsment költségek 100 %-a, de ez nem haladhatja meg a közösségi támogatás 7 %-át egyéb specifikus tevékenységek 100 % 41
Menedzsment költségek Kötelezően ebből fedezendő auditálási költségek, a projekt új résztvevői számára kiírt pályázatok (a szerződés rendelkezéseinek megfelelően) Fedezhető még konzorciumi szerződéssel kapcsolatos költségek, konzorcium jogi és pénzügyi menedzsment költségei, (bankgaranciák, biztosítási költségek) tudásmenedzsment, szellemi tulajdonjog védelem költségei koordinációs költségek 42
Innovációs tevékenység Szellemi tulajdonjog-védelem, eredmények terjesztése, (konferenciák, publikációk, workshop-ok) szocio- ökonómiai tanulmányok az eredmény elterjesztésének elősegítésével kapcsolatos költségek 43
Demonstrációs tevékenység A technológiák életképességének vizsgálata jövőbeni ill. kereskedelmi célra való felhasználásuk érdekében. Ide tartozik pl. : Prototípus tervezése és összeszerelése A prototípus teszteléséhez szükséges nagy infrastruktúra (pl. szélcsatorna) előhitelesítés tesztelés céljából 44
Képzési tevékenység Kutatók, vállalatvezetők (beleértve KKV-k), potenciális felhasználók részére a projekt során létrehozott tudás átadása. Nem tartozik ide a PhD, postdoktorok kutatási képzése!! Azon egyének munkabére, akik a képzésen részt vesznek nem tartozik ezen tevékenység elszámolható költségei közé. 45
46 Eszközök/tevékenységek eszközök RTD Demo képzés manag ement Más sp.tev. NoE + + IP + + + + STREP + + + CRAFT + + collective + + + Inagrated + + + + Infrastr. Initiative CA + + + calssical CA for + + infrastr. SSA + +
Alvállalkozó Alvállalkozói szerződés csak szolgáltatásra vonatkozhat, nyílt versenytárgyalást kell meghirdetni, melynek során az átláthatóságot és az egyenlő elbánást biztosítani kell, => közintézmény saját belső szabályai szerint kell, hogy eljárjon; magánjogi jogalanynak pedig legalább három beérkezett ajánlat közül kell választania. Azt is bizonyítani kell tudni, hogy a győztes kiválasztásánál nem volt érdekütközés 47
Alvállalkozó II. döntési kritérium: best value for money (nem a legolcsóbbnak kell feltétlen nyernie) versenyfelhívást azon szerződő fél nemzeti törvénykezésének megfelelően kell meghirdetni, aki az alvállalkozót igénybe kívánja venni, a projekt magja nem adható ki alvállalkozónak, technikai mellékletben szerepelnie kell, a Bizottság általi jóváhagyás szükséges, 48
Alvállalkozó III. A projektben résztvevő szerződő felek között alvállalkozói szerződés nem köthető a konzorcium teljes menedzsment feladata nem adható ki alvállalkozónak. A projekt pénzügyi, jogi és adminisztratív menedzsmentje nem adható ki alvállalkozónak Ha olyan feladatot akar kiadni a szerződő fél, melyet maga is végre tud hajtani vagy a feladat nem szolgáltatást takar, akkor a Bizottság nem hagyja jóvá az alvállalkozói szerződést. 49
Alvállalkozó IV. az alvállalkozói feladatot kiadó fél teljes felelősséggel tartozik az alvállalkozóért, alvállalkozó biz. kötelezettségeket magára vállal (auditálás, adatok bizalmas kezelése) A Bizottság ill. A Számvevőszék auditálási joga kiterjed az alvállalkozóra is ugyanolyan feltételek mellett, mint a szerződő felek estében projekt elszámolható költségei közé tartozik, de csak akkor, ha fent felsorolt feltételeknek a szerződő fél eleget tett, 50
Integráció támogatása- kiválósági hálózatok Integráció foka, kutatók száma, kutatás területe, ún. joint programme of activities doktoranduszok után 4000 /év, de nem haladhatja meg a támogatás 10 százalékát Fontos: 3. országból származó kutatók és PhD hallgatók csak abban az esetben számítanak bele a létszámba, ha jogosultak támogatást kapni a Közösségektől. 51
Integráció támogatása- kiválósági hálózatok II. Kutatók száma Éves átlagos hozzájárulás 50 1.000.000 100 2.000.000 150 3.000.000 250 4.000.000 500 5.000.000 1000 < 6.000.000 [ GA+[(GB-GA) / (B-A) * (N-A)] A- alacsonyabb kutatószámhoz közelebbi érték B- magasabb kutatószámhoz közelebbi érték GA - A esetében fizetett hozzájárulás GB- B esetében fizetett hozzájárulás 52
Speciális rendelkezések a NoE-ra Az adott munkaszakaszra eső elszámolható költségek 100 százaléka kerül kifizetésre, abban az esetben ha a költségek és az éves hozzájárulás nagysága legalább egyforma. Az összes elszámolható költségnek, mely a közös tevékenységi program megvalósítása során, a projekt teljes időtartama alatt merül fel, magasabbnak kell lennie, mint a közösségi hozzájárulás. Ellenkező esetben az utolsó tudományos munkaszakaszra eső költségek 95 százaléka kerül kifizetésre 53
Költségvetéshez való hozzájárulás résztvevő által használt költségmodell tevékenység típusa alapján az elszámolható költségek max. térítési nagysága, projekt bevétele fontos figyelembe venni a közösségi hozzájárulás megítélésekor állami támogatásra vonatkozó keretszabály 54
Költségvetéshez való hozzájárulás II. Az előleg kifizetése során keletkezett kamat, az aktuális szakaszra vonatkozó jelentés Bizottság általi elfogadása auditálási igazolás SSA-ra speciális rendelkezés Amennyiben az összes elszámolható költség nagysága kisebb, mint a szerződésben rögzített támogatás nagysága, akkor a közösségi hozzájárulás nagysága nem 100 százalék, hanem az elszámolható költségek 95 százaléka 55
A projekt bevétele Harmadik fél általi pénzügyi átutalás, kifejezetten a projekt ko-finanszírozását, v.a projekthez szükséges erőforrás fenntartását szolgálja Természetbeni juttatás harmadik féltől, kifejezetten a projekt megvalósításához bocsátják rendelkezésre Ezeket csak akkor kell a projekt bevételeinek tekinteni, ha a harmadik fél kifejezetten a projekt érdekében bocsátja rendelkezésükre Ezek felhasználásáról a támogatót tájékoztatni kell 56
A projekt bevétele II. A projekt saját bevétele a konzorcium által megszervezett konferenciák belépési díja, nyomtatott anyagainak eladásából befolyt összeg, a projekt végrehajtása során megvásárolt eszköz eladása, követelések eladása NEM TARTOZIK a projekt bevételeihez a projekt szellemi eredményeinek eladásából származó jövedelem 57
Pénzügyi hozzájárulás kifizetésének mechanizmusa A pénzügyi hozzájárulás összegét a törzsszerződésben kell rögzíteni, A hozzájárulás mértéke ezt az összeget nem haladhatja meg. A projekt pénzügyi hozzájárulását a Bizottság a koordinátornak fizeti ki, aki felelős, hogy a konzorciumi tagok a megfelelő időben kapják meg a támogatás rájuk eső részét. A támogatásból való részesedést a konzorciumi szerződésben rögzíteni kell. 58
Pénzügyi hozzájárulás kifizetésének mechanizmusa II. Az első előleg kifizetés az alábbi valamely esemény bekövetkezte után 45 napon belül történik: a szerződés hatálybalépésének napja, v. ha a szerződést aláíró konzorciumi tagok száma elérte a részvételi szabályban meghatározott minimális részvevői számot v. valamennyi konzorciumi tag aláírta a szerződést 59
Pénzügyi hozzájárulás kifizetésének mechanizmusa III. Az előleg a Közösségek tulajdona, ahogy az ebből származó kamat is! A ko-ordinátor felelőssége, hogy az előlegből származó kamat nagyságáról a Bizottságot tájékoztassa. A kamatot ugyanis figyelembe veszik a következő munkaszakasz előlegének kifizetésénél. 60
Jelentések készítése I. Több éves projektek esetén Jelentések készítése 12 hónaponként A jelentéseket a koordinátor nyújtja be, amiket az adott munkaszakasz utolsó napjától számított 45 napon belül a Bizottsághoz el kell juttatnia. A jelentések részei: adott munkaszakaszban megvalósult tevékenységekről szóló jelentés, menedzsment jelentés, jelentés arról, hogy az adott munkaszakaszban hogy történt a szerződő felek között a Közösségek pénzügyi hozzájárulásának elosztása, valamely melléklet által előírt kiegészítő jelentés (Technikai melléklet v. III. melléklet) 61
Jelentések készítése II. Jelentés a munkaszakaszban megvalósult tevékenységekről: a konzorcium által végrehajtott tevékenységek, annak leírása, hogy hogyan halad a projekt céljainak megvalósítása, annak leírása, hogy merült- e fel probléma, ha igen akkor ez hogyan lett megoldva, a jelentés külön részét képezi a megszerzett tudás felhasználásáról és terjesztéséről szóló frissített terv. 62
Jelentések készítése III. Menedzsment jelentés az egyes szerződő felek által a megvalósított tevékenységhez felhasznált források és azok szükségességének igazolása, az adott munkaszakasz összefoglaló pénzügyi jelentése (C Űrlapon alapulva az összes szerződő fél által igényelt költségek összesített formában) C űrlap minden egyes szerződő fél által kitöltött példánya. A költségeket az űrlapon euróban kell megjeleníteni. 63
Jelentések készítése IV.- átváltás Átváltás: a költségek felmerülésének napján érvényes árfolyam, azon hónap első napján érvényes árfolyam, amikor az adott munkaszakasz véget ér. Az alkalmazott árfolyamot ezen űrlapon fel kell tüntetni. Az árfolyamok az alábbi internet címről letölthetők: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/ vagy megtalálhatók a Hivatalos Lapban. 64
Jelentések készítése V. Utolsó jelentés részei utolsó tevékenységi jelentés- vonatkoznia kell a teljes munkára, célokra, eredményekre, magában kell foglalnia a megszerzett tudás terjesztésére és felhasználására vonatkozó végső tervet utolsó menedzsment jelentés- a projekt időtartama alatt az összes szerződő fél által követelt költségek összesítése- C Űrlapokon alapul a melléklet által megkövetelt kiegészítő jelentés 65
66 Jelentések készítése VI. A koordinátornak egy jelentést kell benyújtania a Bizottság felé, legkésőbb 60 nappal azután, hogy az utolsó kifizetés is megérkezett a Bizottságtól. Ebben tájékoztatni kell a Bizottságot arról,hogy a projekt vége után ezen pénzügyi hozzájárulás hogyan oszlott meg a tagok között
Jelentések elkészítésének IP-re és NoE-ra vonatkozó speciális rendelkezései A jelentéseket 12 havonként kell készíteni kivétel ez alól az utolsó jelentéskészítési időszak. Ha az utolsó jelentéskészítési időszak 6 hónapnál rövidebb lenne, akkor az utolsó előtti jelentéskészítési időszakhoz kell hozzácsapni. Ez azt jelenti, hogy így az utolsó jelentéskészítési időszak 12 hónapnál hosszabb, de 18 hónapnál rövidebb lesz Ha az utolsó jelentéskészítési időszak 6 hónapnál hosszabb lenne, akkor önálló jelentéskészítési időszakot képez. 67
Jelentések elkészítésének IP-re és NoE-ra vonatkozó speciális rendelkezései II. Mind az IP, mind a NoE esetén minden egyes szerződő félnek a beszámolási időszak végén auditálási igazolást is be kell nyújtania. A szerződő felektől a koordinátor gyűjti be az auditálási igazolásokat. A koordinátornak legkésőbb a beszámolási időszakot követő 45 napon belül kell ezeket eljuttatnia a Bizottsághoz 68
Jelentések elkészítésének IP-re vonatkozó speciális rendelkezései IP esetén a fent említetteken felül a ko-ordinátornak be kell nyújtani egy frissített és részletes megvalósítási tervet a következő 18 hónapra, amelynek tartalmaznia kell a becsült költségvetést is. Megvalósítási terv 2 része: Részletes megvalósítási terv, mely a következő 18 hónap alatt megvalósítani kívánt munkát írja le és tartalmaz egy részletes pénzügyi tervet, Megvalósítási terv összefoglalója, mely a projekt időtartama alatti munkát írja le 69
Jelentések elkészítésének NoE-ra vonatkozó speciális rendelkezései NoE esetében a fent említetteken túl a koordinátornak be kell nyújtania egy frissített ún. közös tevékenységi programot, mely tartalmazza a következő 18 hónapban megvalósítani kívánt munka részletes leírását A közös tevékenységi program két részből áll: a részletes közös tevékenységi program, mely a következő 18 hónapban megvalósítani kívánt munka részletes leírását tartalmazza, a közös tevékenységi program összefoglalója, mely a projekt során megvalósítani kívánt munka leírását tartalmazza 70
Speciális rendelkezések a többi eszközre vonatkozóan Javasolt, hogy a jelentéskészítési időszakok ne legyenek 6 hónapnál rövidebbek, illetve a 6 többszöröse legyen a jelentéskészítési időszak hossza, kivéve az utolsót. Legalább 1 auditálási igazolást be kell nyújtani minden egyes szerződő félnek a projekt egészére vonatkozóan az utolsó jelentéskészítési időszak végén ha a projekt időtartama 24 hónap vagy annál hosszabb, akkor erősen ajánlott, hogy minden egyes szerződő fél legalább két auditálási igazolást nyújtson be 71
Auditálási igazolás Az auditálási igazolás azt igazolja, hogy az igényelt költségek megfelelnek a 6. KP szerződési követelményeinek. Ez az auditálás nem egyezik meg azzal az auditálással, melyet a Bizottság a a projekt vége után 5 évig bármikor végrehajthat A Bizottságnak joga van lefolytatni saját auditjait Azzal, hogy a szerződő felek auditálási igazolást nyújtanak be, a Bizottság nem mond le az audit lefolytatásának jogáról 72
Auditálási igazolás II. Az auditálási igazolás célja, hogy megfelelő garanciát adjon a Bizottság számára, hogy a szerződő felek a projekt során felmerült költségeket a 6. KP megfelelő jogi és pénzügyi rendelkezései alapján számították ki és számolták el. Auditálási igazolás nélkül az előleget nem lehet végső kifizetésnek tekinteni. 73
Auditálási igazolás III. Külső auditor állíthatja ki, közintézmény esetén egy kompetens köztisztviselő is lehet.a közintézménynek bizonyítania kell, hogy ezen köztisztviselőt az illetékes nemzeti hatóságok felruházták a közintézmény auditálásának jogával A jogi személyek szabadon választhatják meg az auditort. Az így kiválasztott auditornak azonban az alábbi követelményeknek kell megfelelnie: független legyen a szerződő féltől, (közintézmények esetén ha az alkalmazott auditor egy kompetens köztisztviselő, akkor nem lehet bevonni a pénzügyi beszámolók elkészítésébe) a könyvelési dokumentumok vizsgálatához megfelelő képesítéssel kell rendelkeznie a 84/253/EGK irányelvnek v. a hasonló nemzeti szabályoknak megfelelően 74
Auditálás A külső auditor a szerződő féllel kell hogy szerződéses kapcsolatban legyen. Bármilyen a szerződő fél és az auditor között kialakult jogvitába a Bizottság nem avatkozik bele. A tagállamokban és a tagjelölt országokban tevékenykedő független auditorok listája illetve az auditokról szóló információk megtalálhatók az alábbi honlapon: www.fee.be/members/countries.htm 75
Auditálási igazolás benyújtásának gyakorisága Az auditálási igazolást nem szükséges minden esetben a jelentéskészítési időszak végén benyújtani. Ez függ az eszköztől. Azonban minden olyan szerződő félnek kötelező auditálási igazolást benyújtania, akik esetében az adott időszakra vonatkozó közösségi pénzügyi hozzájárulás a 750.000 -t meghaladja. 76
Auditálási igazolás tartalma Az auditálási igazolás igazolja: az összes elszámolható költséget meg kell felelnie a választott költségmodellnek meg kell felelnie az elszámolható költségek definíciójának a projekt bevételeit,melyről a szerződő fél nyilatkozik az előlegből származó kamat nagyságát, melyről a koordinátor nyilatkozik, az átváltási árfolyamot(vagy a költségek felmerülésekor érvényes árfolyam v. annak a hónapnak az első napja, amikor a jelentéskészítési időszak vége van) 77
78 Auditálás az auditornak az auditálási igazolást alá kell írnia, le kell pecsételnie és dátumoznia kell. Az auditálási igazolás kiállításának ÁFA nélküli költsége közvetlen költségként elszámolható a menedzsment költségek alatt. Az auditálási igazolást az EU valamely hivatalos nyelvén kell benyújtani. Ha nem valamely hivatalos nyelven készül az igazolás, akkor hitelesített fordítást kell készíteni, valamely hivatalos nyelven. Ajánlott az angol.
Pénzügyi ellenőrzés Két típusát lehet megkülönböztetni: ex- ante (a szerződés aláírása előtt) ex- post ( a projekt megvalósításának ideje alatt és utána) 79
Ex- ante pénzügyi ellenőrzés Célja a résztvevők pénzügyi helyzetének vizsgálata, közintézményekre nem vonatkozik, 300.000 feletti támogatás esetén kötelező minden olyan esetben, amikor a támogatás több,mint 80 %-át előlegként kifizetik, bankgarancia kötelező, 80
Ex-post pénzügyi ellenőrzés Auditálás a projekt időtartama alatt bármikor illetve annak vége után 5 éven belül bármikor Bizottság, Számvevőszék tudományos, technikai, etikai és pénzügyi 81
Hasznos internetcímek www.cordis.lu/fp6 www.om.hu www.kowi.de http://europa.eu.int/comm/research/fp6/working-groups/modelcontract/index_en.html 82