Ikt.sz.: 47111/2012. Ikt.k.: 2012.10.11. BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET 1139. Budapest, XIII., Hajdú utca 29. BELSŐ KONTROLLRENDSZER 4. sz. melléklete A GESZ OSZTÁLYAINAK MUNKAFOLYAMAT ÁBRÁI Budapest, 2012. január 01. Fáyné Hervai Mária igazgató 1
Tartalomjegyzék I. SZÁMVITELI OSZTÁLY Feladatok 4 1. 1. Költségvetés készítése 4 1. 2. GESZ költségvetés készítése 8 1. 3. Eredeti előirányzatok könyvelése az ECOSTAT 9 rendszerrel 1. 4. Előirányzatok módosításának szabályai 11 1.4.1. Saját hatáskörbe tartozó előirányzat-módosítás 11 1.4.2. Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítás 15 1.5. Pénztár, Bank, helyesbítő és vegyes feladások 18 könyvelése 1.6. Személyi juttatások könyvelése 19 1.7. Havi zárás folyamata 20 1.8. Időközi költségvetési jelentés és mérlegjelentés 22 készítése 1.9. Beszámoló készítésének folyamata 25 1.9.1. Kormányrendeletek és módosításai szerinti beszámoló 25 1.9.2. Önkormányzat Képviselő Testület felé címrend szerinti 28 beszámoltatás az intézményekről 1.10. Tárgyi eszközök bevételezése 32 1.11. Leltározás 33 1.12.. Selejtezés 34 1.13. Központi beszerzés 35 1.14. Negyedéves zárlati feladatok és jelentési 38 kötelezettségek az eszköznyilvántartás területén 1.15. Anyagbeszerzés 39 II. PÉNZÜGYI OSZTÁLYOK Feladatok 40 2.1. Likviditási terv 40 2.2. Banki forgalom 41 2.3. Kimenő számlák 43 2.4. Pénzfelvétel bankból 45 2.5. Előleg felvétel 46 2.6.. Illetmény előleg 47 2.7. Elszámolás előleggel 48 2.8. Pénztárzárás 49 2.9. Pályázati anyag továbbítása 50 2.10. Üzemanyag elszámolás 51 2
2.11. Közlekedési költség 51 2.12. Készpénzes számla kifizetés 51 2.13. Élelmezés elszámolása 52 2.14. Adóalanyi feladatok ellátása 54 2.15. Káresemények bejelentése, elszámolása 55 2.16. Étkezési utalványok megrendelése 56 2.17. Jogi szolgáltatás igénybevétele 57 2.18. Közbeszerzési eljárás lefolytatása 58 III. BÉR ÉS MUNKAÜGYI OSZTÁLY Feladatok 60 3.1. Hó közi illetmények számfejtése 60 3.2. A havi illetmények számfejtésének összehangolása a 61 központosított illetményszámfejtő hellyel 3.3. Munkaügyi feladatok 62 3.4. Nyenyi lapok elkészítése és továbbítása 62 jogszabályban meghatározottak szerint 3.5. OEP jelentés a biztosítottakról jogszabályban 62 meghatározottak szerint IV. INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÓ KÖZPONT 63 Feladatok 4.1. Intézményi rendszerek kiépítése 63 4.1.1. Intézményi hálózati infrastruktúra kialakítása 63 Intézményi szerver infrastruktúra kialakítása 63 4.1.2. 4.1.3. Intézményi számítógépek rendszerbe vonása 63 4.1.4. Intézményi hálózati infrastruktúra ellenőrzése 66 4.1.5. Intézményi szerver infrastruktúra ellenőrzése 67 4.2. Rendszerekben észlelt hibák javítása 68 4.2.1. Intézményi hálózati hiba javítása 68 4.2.2. Intézményi szerver hiba javítása 69 4.2.3. Intézményi számítógépek hibáinak javítása 70 4.2.4. Oktatási programcsomag telepítése 71 4.2.5. Egyéb programcsomag telepítése 72 4.3. Informatikai beszerzések új eszközök üzembe helyezése 73 4.3.1. Egyéni informatikai beszerzés szakmai kontrollja 73 4.3.2. Központosított informatikai beszerzés 74 3
I. SZÁMVITELI OSZTÁLY Feladatok Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1.1. Költségvetés elkészítése Intézményi elemi költségvetések átadása elektronikusan ECOSTAT programban és papíron Elemi költségvetés átadása Elemi szakfeladatos költségvetések ellenőrzése összesítők szerint Címrend szerinti összesítő ellenőrzése Képviselő Testület által jóváhagyott költségvetéshez A költségvetéshez szükséges űrlapok 34-es, 36-os űrlapok átadása Képviselő Testület által jóváhagyott költségvetés átadása Javítás, kiegészítés, a javított példány ismételt megküldése Eltérés megállapítása Javítás, kiegészítés nincs van Javítás, kiegészítés kérés 1 4
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1 A javított költségvetések és táblák ismételt ellenőrzése a jóváhagyott költségvetéshez Költségvetés jóváhagyása az ECOSTAT programba Feladatmutatók beküldése és létszámadatok beküldése Intézményi költségvetések elkészítése a KGR rendszerben, hiányzó adatok és űrlapok pótlása, ellenőrzése a jóváhagyott költségvetéshez Eltérés megállapítása nincs van Hiba megállapítása javítása Listázás 2 5
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi MÁK ok GESZ költségvetés aláírása 3 példányban 2 Aláírás 4 példányban, 3 példányt visszaküldeni a GESZ-be Aláírásra kiküldés az intézmények felé Aláírt költségvetés 1 példányának beküldése a MÁK-hoz, 1 példányának beküldése a Polgármesteri Hivatal felé, 1 példányának elhelyezése a GESZ irattárában Költségvetések átvétele Az aláírt költségvetések jóváhagyása, feladása a KGR rendszerben 6
Bér- és Munkaügyi Számviteli AVK Pénzügyi Igazgató Polgármesteri Hivatal Zrt. Pénzügyi 1.2. GESZ költségvetés készítés Bér jellegű kiadások és járulékok tervezése Beszerzések előirányzatának tervezése Karbantartások és energia előirányzatok tervezése Szolgáltatási szerződések előirányzatának tervezése Komplett költségvetés összeállítása, ellenőrzése, szöveges indoklás Jóváhagyás Jóváhagyott költségvetés könyvelése Bizottsági és testületi előterjesztés illetve jóváhagyás 7
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1.3. Eredeti előirányzatok könyvelése az ECOSTAT rendszerrel Eredeti előirányzatok átemelése az ECOSTAT Költségvetés tervező modulból a Főkönyvi modulba Eredeti előirányzatok könyvelése Címrend szerinti listázás Ellenőrzés költségvetéshez program hiba miatt 4 5 5 8
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 4 5. nincs Eltérés okának megállapítása van Javítás meghatározása, program hiba elhárítása Intézmények részére Igazgató és ok részére Könyvelt előirányzatok, pénzforgalmi adatok közlése Ágazati ok részére Dokumentációk irattározása 9
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1.4. Előirányzatok módosításának szabálya Saját hatáskörbe tartozó előirányzatmódosítás szabályainak meghatározása Előirányzatmódosítás szabályai Intézmények részére szabályok ismertetése Osztályok Változások átvezetése Szabályok kiküldése 1.4.1. Saját hatáskörbe tartozó előirányzat módosítás Módosítási igény elkészítése ECOSTAT rendszerben Módosítási igény elkészítése ECOSTAT rendszerben Alaki, formai és számszerűség ellenőrzése Javítás Javítás van Eltérés megállapítás 6 10
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi 6 ok nincs Módosítási igény minősítése jelleg szerint I. Bevétel II. Jogcímen belüli Jogcímek közötti III. I. Bevételek kiadások vizsgálata, minősítése II. III. Javítás Javítás Eltérés megállapítása van nincs Módosító lapok elkészítése (állólap) Beküldés, átvétel Javítás, módosítás Javítás, módosítás 7 Kiemelt címen belüliség ellenőrzése 8 11
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 7 8 Címek közötti módosítás ellenőrzése Módosító lapok elkészítése (Állólap) Módosító lapok ágazati okra való küldése Bizottsági döntésre előkészítés Képviselő Testületi anyag előkészítéséhez Módosítási igény jóváhagyása ECOSTAT rendszerben Bizottsági döntés Előirányzatok könyvelése Napló nyomtatás, ellenőrzés 9 12
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 9 Intézményi pénzforgalmi adatok nyomtatása Egyeztetés a Testületi anyaggal Önkormányzati Költségvetési Rendelet módosítása Előirányzat változás közlése Bizonylatok lerakása irattárba helyezése 13
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1.4.2. Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat módosítás Előirányzat módosításhoz szükséges célokat meghatározó dokumentáció vizsgálata Önkormányzati Költségvetési Rendelet módosítás átadása Hiányzó dokumentáció meghatározása Dokumentáció megküldése nincs Dokumentáció bekérés októl van Az előirányzatok rögzítése ECOSTAT rendszerben, és Főkönyvi szám szerinti módosító lap elkészítése - ellenőrzése 10 14
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi 10 ok Rögzített előirányzatmódosítások ellenőrzése a beérkezett dokumentációkhoz Eltérés megállapítás nincs van Hiba meghatározás, javítás Előirányzatok jóváhagyása, Könyvelése Pénzforgalmi adatok nyomtatása ellenőrzés előirányzat nyilvántartáshoz 11 15
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 11 Kiértesítő átvétele Előirányzat változás kiértesítő megküldése Változás átvezetése GESZ ain Bizonylatok lerakása irattárba helyezése 16
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1.5. Pénztár, Bank, helyesbítő, és vegyes feladások könyvelése Helyesbítő feladások Bank Pénztár Vegyes, helyesbítő feladás Bizonylatok ellenőrzése rögzítésre előkészítés Rögzítés Napló nyomtatás ellenőrzés: napi pénztárösszesítő napi bankkivonat vegyes és helyesbítő könyvelési feladás bizonylat alapján nincs Eltérés megállapítás van Hiba kijelölés, javítás, kontírozás Könyvelés Dokumentáció lerakása irattárba helyezése 17
Polgármesteri Hivatal Magyar Államkincstár GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1.6. Személyi juttatások könyvelése - nettó finanszírozás, - bérfeladás leporellón, interneten keresztül elektronikus formában Bérfeladás leporellók kinyomtatása, könyvelési anyag összeállítása Ellenőrzés : pénztári kifizetés: számlára utalt összeg nettó finanszírozás alapján nincs Eltérés megállapítása van Egyeztetés, javítás Eltérés okának megállapítása Javítás, kontírozás, rögzítés Könyvelés ECOSTAT rendszerben Dokumentáció lerakása irattárba helyezése 18
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1.7. Havi zárás folyamata 1-es számla egyeztetése analitikával rendezés, könyvelés Pénzügyi Függő, átfutó bevételek - kiadások egyeztetése, rendezése, könyvelése Pénzügyi Továbbszámlázott szolgáltatások egyeztetése, rendezése, könyvelése Támogatás egyeztetés Eltérés megállapítása van Támogatás eltérés okának megállapítása nincs Kontírozás, könyvelés 12 19
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi AVK Zrt. ok 12 Intézményi Pénzforgalmi jelentések elkészítése pénzforgalmi adatok halmozott összesítőjéből Intézményi, Pénzforgalmi jelentések ellenőrzése, aláírása, beküldése Pénzforgalmi jelentések átvétele Átvétel Pénzügyi Bér és Munkaügyi Pénzforgalmi adatok mentése, továbbküldése Pénzforgalmi adatok átvétele Igazgató Listák átvétele Speciális listák mentése, továbbküldése Elküldött dokumentációk archiválása 20
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi 1.8. Időközi költségvetési jelentés és mérlegjelentés készítése ( negyedéves) Raktárkészletek beküldése Pénzügyi Vevő szállító tartozás, Központi raktárkészletekről kimutatás elkészítése 2012. 06.30-ig. Beérkezett adatok alapján főkönyvi feladás készítése Főkönyvi feladás, kontírozás, rögzítés Könyvelés Ellenőrzés feladás főkönyvi kivonat alapján nincs Eltérés megállapítás van 13 7 Javítás, kontírozás, rögzítés 21
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 13 7 ECOSTAT rendszerből intézményi mérlegjelentések, költségvetési jelentések kinyomtatása. Azonos tartalmú adatok számszerű egyezőségének vizsgálata és összevetése a pénzforgalmi jelentéssel. Eltérés megállapítása nincs van Javítás módjának meghatározása Mérlegjelentések, költségvetési jelentések beforgatása a KGR rendszerbe és javítása 14 22
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi MÁK Igazgató ok 14 Hibaellenőrzés: mérleghez pénzforgalmi jelentéshez nincs Eltérések megállapítása van Javítás az ellenőrző programban Kinyomtatás és az elektronikus portálon keresztüli továbbítás Aláírás 4 példányban, 3 példány visszaküldése a GESZ-be Aláírás 3 példányban visszaküldése a GESZ-be Listázás intézmények részére, kiküldés, aláírása Jelentések átvétele Aláírt dokumentumok 1 példány beküldése a MÁK-ba,1 példány beküldése a Polgármesteri Hivatal felé, 1 példány elhelyezése a GESZ irattárába Jelentések átvétele 23
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 1.9. Beszámoló készítésének folyamata 1.9.1. Kormányrendeletek és módosításaik szerinti beszámoló Helyesbítő könyvelési feladás Helyesbítő és vegyes könyvelési feladás Zárás előtti főkönyvi kivonatok nyomtatása, ellenőrzése, szükséges könyvelések elvégzése. Pénzforgalmi jelentések, beszámoló táblák kinyomtatása ECOSTAT programból, ellenőrzés főkönyvi kivonatokhoz. Kerekítések meghatározása, előirányzatok egyeztetése. Vagyonkimutatás tábla (38-as) egyeztetése mérlegekhez és főkönyvi kivonatokhoz, kerekítések meghatározása. 15 24
Polgármesteri Hivatal Magyar Államkincstár GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi Intézmények 15 ok Létszámadatok kérése Kiegészítő melléklet táblák elkészítése, egyeztetése. Intézmények 34-es, 35-ös, 36-os, 37-es űrlapmegküldése Táblák betöltése a KGR rendszerbe. Futtatás, ellenőrzés. nincs Hibalista van Hiba meghatározása, javítás. Hibátlan intézményi beszámoló táblák kinyomtatása. Mérlegsoronkénti melléklet elkészítése mérleg alátámasztás. 16 25
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi MÁK Igazgató ok 16 Intézményi beszámolók jóváhagyatása Irányító Szervvel. (szükséges korrekciók, javítás ) Ellenőrzés, jóváhagyás. Intézményi beszámoló táblák esetleges módosítása, tesztelt beszámolók elkészítése Aláírás 4 példányban, 3 példány visszaküldése a GESZ-be Aláírás 3 példányban Hibátlan intézményi beszámolók kinyomtatása KGR rendszerből, kiküldés aláírásra az intézmények felé, KGR rendszerben a beszámolók jóváhagyása Beszámolók, és mellékletek átvétele Igazgató Pénzügyi részére beszámolók másolati példányának átadása tájékoztatásul. Visszaküldött beszámoló: 1 példány továbbküldése a MÁKba, 1 példány továbbküldése a Polgármesteri Hivatal részére, 1 példány elhelyezése a GESZ irattárába Intézményi beszámolók átvétele 26
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi Magyar Államkincstár ok 1.9.2.Önkormányzat Képviselő Testület felé címrend szerinti beszámoltatás az intézményekről Intézményi előirányzatok és azok teljesítésének kidolgozása, ellenőrzése, javítás. Időszakok: féléves I-III negyedéves éves Beküldés. Jelentés átvétele Az analitikus nyilvántartás alapján vagyonkimutatás elkészítése, ellenőrzése főkönyvi kivonathoz, beküldés. Időszak: éves Vagyonkimutatás átvétele Létszám adatok Költségvetési rendeletben engedélyezett létszám és az átlagos statisztikai állományi létszám kimutatása, beküldése. Időszak: éves Kimutatás átvétele 17 27
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 17 Az analitikus nyilvántartás alapján a felhalmozási feladatok teljesüléséről szóló kimutatás elkészítése, ellenőrzése az előirányzatok módosítása és teljesítéshez javítás Időszakok: Féléves I-III negyedéves éves Kimutatás átvétele Pénzforgalmi kimutatások a pénzmaradvány megállapításához táblák elkészítése, ellenőrzése, javítás, beküldés. Időszak: éves Pénzmaradvány jelentés átvétele 18 28
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 18 Pénzügyi Kötelezettségvállalások Szállítói tartozások Szerződéssel lekötöt, áthúzódó kötelezettségek táblák elkészítése, ellenőrzése a kötelezettségvállalásokhoz, pénzmaradványhoz ; javítás, beküldés. Időszak: éves Kötelezettségvállalások átvétele Igazgató részére Szöveges értékelés átvétele Elkészült táblák és kimutatások alapján szöveges értékelés elkészítése. Időszakok: féléves I-III negyedéves éves Értékelés átvétele 19 29
Polgármesteri Hivatal Intézmények GESZ Számviteli Ágazatokat irányító Pénzügyi ok 20 Dokumentációk átvétele Elkészült dokumentációk illetékesség szerinti átadása ágazatokat irányító és GESZ ainak. Dokumentációk átvétele Dokumentációk lerakása irattárba helyezése. 30
Intézmények Számviteli Pénzügyi AVK Zrt. PH. Pénzügyi 1.10. Tárgyi eszközök bevételezése Bevételi bizonylat Vásárolt tárgyi eszközök bevételezése. Átutalásos, készpénzes számlák átvétele Leltárba vétel Könyvelés KONTROLL Egyeztetés Átadás, átvétel Átadás-átvételi bizonylat intézmények között Átvezetés az eszköznyilvántartáson. Térítésmentes átadás Ajándék és alapítványi eszköz átadás intézményi értesítő alapján, Beruházásból származó eszközök üzembe helyezési okmány alapján Bevételi bizonylat Ajándékba, alapítványból kapott eszközök bevételezése Könyvelés 31
Intézmények Számviteli Igazgató 1.11. Leltározás Leltározási ütemterv Leltározási ütemterv Leltározási időpont egyeztetés Visszaigazolás Előkészület a leltárra Előkészület a leltárra Intézményi tartós tárgyi eszközök, és kis értékű eszközök listájának, vonalkódok kinyomtatása Leltározás KONTROLL Intézmények eszközeinek ellenőrzése a GESZ nyilvántartásával. Intézményvezető hitelesítése Leltár kiértékelése, záró egyeztetés Leltár eltérésjelentés 32
Intézmények Számviteli Ágazatot irányító Igazgatóság ok 1.12. Selejtezés Selejtezendő eszközök listájának és javaslatainak beküldése KONTROLL Selejtezendő eszközök egyeztetése Selejtezendő nagy értékű eszközök selejtezési jóváhagyása Iktatása Intézményvezető engedélyezése Selejtezési jegyzőkönyv elkészítése Selejtezés engedélyezése a GESZ-nél Selejtezett eszközök megsemmisítése Selejtezett tárgyi eszközök kivezetése a nyilvántartásból 33
Szállító Intézmények Raktár Számviteli Pénzügyi Igazgató 1.13. Központi beszerzés 2012. 06. 30-ig Irodaszer, nyomtatvány, tisztítószer, edény, megrendelő Intézményi megrendelések összesítése Engedélyezés Árajánlatok bekérése, kiértékelése KONTROLL Megrendelés Kötelezettség vállalási nyilvántartás Esetleges reklamációk Árú átvétel, tárolás Számla Árú bevételezése Kontírozás, rögzítés, könyvelés Érvényesítés, ellenjegyzés, utalás 21 34
Intézmények Raktár Gépkocsi vezető Pénzügyi Igazgató 21 Előkészítés az intézményi kiszállításhoz Megrendelés szerinti árú átvétel A kiszállított árúk listája Áruszállítás, rakodás 35
Raktár Számviteli Negyedévenkénti zárás Intézményenkénti felhasználás számítógépes feldolgozása, főkönyvi feladás készítése Főkönyvi feladás alapján intézményenkénti előirányzat terhelése, rögzítése, könyvelése Készletkimutatás, leltár Ellenőrzés, összesítés A tisztítószer és az irodaszer beszerzése a közbeszerzési törvény szabályának megfelelően történik. Cikktörzsállomány karbantartása Raktár területének tisztántartása 36
Raktár GESZ Számviteli 1. 14. Központi raktár megszűntetése Intézményi záró leltár elkészítése 2012.06.30. nappal Eszközök, anyagok kivezetése az állományból, szükséges selejtezések elvégzése GESZ költség vetésének megterhelése anyagfelhasználás szempontjából. Leltár és selejt jegyzőkönyvek elkészítése, aláírása, irattárba helyezése 37
Intézmény Számviteli Gépkocsi vezető Pénzügyi 1. 15. Anyagbeszerzés GESZ részére Terv szerinti illetve ok igényei alapján árajánlat bekérők elkészítése, árajánlatok iktatása, kiértékelése, jóváhagyása az igazgatóval, megrendelés, készpénzigénylés a gépkocsivezető részére, számlák alapján előleg elszámolás, utalásos számlák igazoltatása, iktatása. Anyagbeszerzés és szállítás Készpénz felvétel pénztárból. Tárgyi eszköz számlájának kontírozása, bevételezése nyilvántartásba vétele Számlák utalása Előleg elszámolás Intézmény részére Intézmény által igényelt árúra árajánlat kérése, optimális ár kiválasztása, megrendelése, átvétele Szállítás, rakodás Megrendelés szerinti átvétel, számlák igazoltatása Tárgyi eszköz számlájának kontírozása, bevételezése, nyilvántartásba vétele. 38
Polgármesteri Intézmény Számviteli Hivatal 1. 16. Negyedéves zárlati feladatok, és jelentési kötelezettségek az eszköznyilvántartás területén Készletek, értékcsökkenés Analitikus nyilvántartás zárása Pénzforgalmi számlák egyeztetése Tárgyi eszköz értékcsökkenésének elszámolása Intézményi készlet kimutatás Főkönyvi feladás készítése, egyeztetése, könyvelése Beruházás Feladás a raktár forgalmáról (2012.06.30- ig) (raktár negyedéves zárás) Aktiválás, jegyző könyvek küldése Aktiválás könyvelése Továbbítás a KSH felé. Beruházási statisztika elkészítése, továbbítása a Polgármesteri Hivatal felé. 39
II. PÉNZÜGYI OSZTÁLY Feladatok Intézmény GESZ Pénzügyi Polgármesteri Hivatal 2.1. Likviditási terv Pénzellátási igény, állandó illetmény, előleg felvitel, készpénzes számlák, hétvégi hazautazás, munkába járás, nem rendszeres bérek, intézményt érintő átutalásos számlák Egyéb költségek, szolgáltatások tervezése, közüzemi számlák,étkezéses számlák, befizetendő adók közös költség, karbantartási számlák Számviteli beszerzés Bér és Munkaügyi bérjellegű kiadások Heti likvidítási terv készítése címrendenként Átadás minden hét csütörtökig a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi számára Pénzügyi rendezés 40
Szállítók Intézmény Iktató Pénzügyi 2.2. Banki forgalom Számlák postával Számlák (kézben) Bejövő posta érkeztetése, iktatása az ECOSTAT rendszerben Bejövő posta iktatóból történő átvétele Reklamáció, hiányok pótlása Reklamáció, hiányok pótlása Ellenőrzés alakilag, számszakilag, kötelezettségvállaló pénzügyi ellenjegyző ellenőrzése, ECOSTAT programban kötelezettségvállalás elkészítése, gépi nyilvántartás, szerződések, megrendelők nyomon követése Számviteli ra bevételezés céljából Informatikai Osztály felé Szakmai teljesítés igazolás céljából XIII. ker. Közszolgáltató Zrt. felé Szakmai teljesítés igazolás céljából Utalvány készítése Utalandó tételek rögzítése a terminálon. Aláíratás érvényesítővel, utalványozóval. 1 41
Pénzügyi Számviteli 1 Utalandók listája ellenőrzés Feladás, aláírás Aláírt csomag továbbítása a bank felé Ellenőrzés, hogy minden tétel elfogadásra került - e Banki anyag összeállítása Banki anyag átadása Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés 42
Vevők Intézmény Pénzügyi Számviteli 2. 3. Kimenő számlák Önköltségszámítás Szerződés kötés Szerződés kötés, bérleti szerződés minták alapján Bérbeadás, szolgáltatás, eszközértékesítés Egyéb, Rögzítése ECOSTAT programba Aláírt szerződések, önköltség számítási dokumentumok Számszaki, tartalmi ellenőrzés valamint az intézményi önköltség számítással való egyeztetés után a bérleti szerződések nyilvántartása. Kimenő számlák elkészítése teljesítésigazolás alapján Számlák cégszerű aláírással való ellátása Átutalásos számla 1. példány Postázás Készpénzes számla eredeti példánya Készpénz fizetés esetén 2. példány a pénztárnak Átutalás esetén : 2.példány Eszközeladás esetén: Számla másolata Bevételi pénztár bizonylat Lefűzés 3-4 példány Követelések előírása 43
Vevők Intézmény Pénzügyi Számviteli Banki bordero Napi bevételek rendszerezése intézményi bankszámlakivonatok alapján, alap-áfa bontása, keretre rendezés A kimenő számla 2. példánya és a bizonylat párosítása, rögzítése a bevételnél. Utalvány készítés Nyilvántartásból kivezetés Napi bank átadása. Rögzítés, könyvelés Egyeztetés számviteli osztállyal Egyeztetés a pénzügyi osztállyal. Fizetési felszólítás Kamatlevél Egyenlegközlés Ügyvédi felszólítás Fizetési felszólítás Kamatlevél Egyenlegközlő Ügyvédi felszólítás Postázás Fizetési felszólítás Kamatlevél Ügyvédi felszólítás 44
Intézmény Pénzügyi Pénztár Számviteli 2.4. Pénzfelvétel bankból Készpénz igény Összesítés intézményenként Készpénz igény Készpénzfelvételi utalványok, címletjegyzék Engedélyezők aláírása Készpénz kihozatal Ellenőrzés Bevételi pénztárbizonylatok Összesítés Időszaki pénztárjelentések Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés 45
Intézmény Pénzügyi Pénztár GESZ Számviteli Igazgató 2. 5. Előleg felvétel Intézményvezető írásos kérelme Kifizetés érvényesítése, utalványozása 300 ezer forint felett GESZ igazgató engedélye Előleg nyilvántartás Kiadási pénztárbizonylat Készpénz átvétel Készpénz kifizetés Időszaki pénztárjelentés Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés 46
Intézmény Pénzügyi Pénztár Számviteli Bér - Munkaügyi 2.6. Illetmény előleg Igénylés Ellenőrzés, előkészítés Készpénz átvétele Készpénz kifizetés Időszaki pénztárjelentés Rögzítés, könyvelés Fizetési előleg hó végi összesítése Adatszolgáltatás Adatszolgáltatás 47
Intézmény. Pénzügyi Pénztár Számviteli 2.7. Elszámolás az előleggel Elszámolás rovatíven, előleg elszámolási lapon számlákkal Kivezetés az előleg nyilvántartásból, pályázatból Előleg elszámolás Utalványkészítés pénztár felé Pénzügyi rendezés Bevételi, kiadási pénztárbizonylat Összesítés Időszaki pénztárjelentés Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés 48
Pénzügyi Pénztár 2.8. Pénztárzárás Kiadási pénztárbizonylatok összesítése Bevételi pénztárbizonylatok összesítése Készpénz rovancs intézményi pénztáranként Összesítés intézményenként KONTROLL nem igen Időszaki pénztárjelentések 49
Intézmény Számviteli Pénzügyi Pénztár Bér - Munkaügyi 2.9. Pályázati anyag továbbítása Pályázati anyag továbbítása értesítés Pályázatok nyilvántartása, bonyolítása Utalványok átadása Átkönyvelési bizonylatok átadása Utalvány Átkönyvelési bizonylatok készítése Kifizetés 50
Intézmény Számviteli Gépkocsi előadó Pénzügyi Pénztár Bér - Munkaügyi 2.10. Üzemanyag elszámolás Menetlevél leadás Üzemanyag fogyasztás számolása Ellenőrzés, utalvány készítés Kifizetés Adatszolgáltatás Közlekedési költség igény elszámolása 2.11. Közlekedési költség Módosítás új dolgozó megszűnés esetén Rögzítés a KIR rendszerbe Adatszolgáltatás Egyeztetés az utalt illetve kifizetett tétellel 2.12. Készpénzes számla kifizetése Elszámolás számla alapján Utalvány készítés Pénztári rendezés 51
Intézmény Pénzügyi Számviteli Konyha 2.13. Élelmezés elszámolása A. Oktatási ágazat élelmezése Étkezést igénylők havi adatai, a térítési díj befizetését igazoló csekk Csekk ellenőrzése Adatok számítógépes feldolgozása Pótrendelés és a befizetett csekk bemutatása Pótrendelés ellenőrzése számítógépes feldolgozása Heti megrendelés elkészítése. Analitikus listák lehúzása gépből Heti megrendelés analitikus listáinak elküldése Főkönyvi feladás számlánként Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés Lemondások Adagok lemondása (reggel 8-9 óra között) Analitikus listák lehúzása gépből. Lemondás továbbítása konyhák felé. Lemondások számítógépes listájának elküldése 52 2.
Intézmény Pénzügyi Számviteli Konyha 2. Egyeztetés, ellenőrzés Számla Utalás B. Szociális ágazat élelmezése Étkezést igénylők havi adatai, a térítési díj befizetését igazoló csekk Csekk ellenőrzése Adagok számítógépes feldolgozása Főkönyvi feladás számlánként Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés Egyeztetés, ellenőrzés Számla Utalás 53
Intézmények Pénzügyi Bér-és Munkaügyi 2.14. Adóalanyi feladatok ellátása Rehabilitációs hozzájárulás intézményenkénti bevallása Csökkent munkaképességű alkalmazottak jelentése Egyeztetés Átlagos állományi statisztika, havi béradatok Kimutatás összeállítása Kézi, gépi számítások Bevallás kitöltése címrendenként Elektronikus úton elküldése, átutalás az Nav felé ÁFA bevallás Listák elkészítése az ECOSTAT programból címrendenként Egyeztetés Bevallás összeállítása címrendenként Elektronikus úton elküldése, átutalás az NAV felé 54
Intézmények Pénzügyi Számviteli 2.15. Káresemények bejelentése, elszámolása A Polgármesteri Hivatal által a PRO-MIX Brókeren keresztül az UNIQA Biztosítóval kötött szerződés alapján. Értesítés rendőrségi feljelentésről, káreseményről Káresemény bejelentése a PRO-MIX Bróker felé. Káresemény nyilvántartás Kárösszeg beérkezés Beérkezett összeg egyeztetése Intézmény vezető értesítése Rögzítés, könyvelés 55
GESZ Intézmények Pénzügyi Bér és Munkaügyi 2.16. Erzsébet utalványok megrendelése GESZ lista készítése Intézmények lista készítése KONTROLL A beérkezett megrendelés összesítése gazdálkodónként elküldése a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítvány internetes oldalán keresztül A számla pénzügyi rendezése Az utalványok szállítása Pénztárral való elszámolás. Intézményeknek való szétosztása 56
Intézmények Igazgató Jogász Pénzügyi 2.17. Jogi szolgáltatás igénybevétele Szabályzatok jogi esetek Jogi esetek, problémák előterjesztése Továbbítása Szerződések jogi felülvizsgálata Peres ügyek Jogi esetek megvizsgálása, Problémák megoldása Ügyvédi felszólítások kiküldése Tájékoztatás Tájékoztatás elküldése Tájékoztatás 57
Pénzügyi Számviteli Pályázók Igazgató Jogász 2.18. Közbeszerzési eljárás lefolytatása Éves közbeszerzési terv elkészítése szolgáltatásokra vonatkozóan Éves közbeszerzési terv elkészítése beszerzésekre GESZ weboldalán Közbeszerzési terv megjelenítése Pályázat kiírása Megjelenítési kötelezettség Pályázat kiírása Megjelenítési kötelezettség Pályázati anyagok iktatása, jogszabályi ellenőrzése Pályázati anyagok iktatása, jogszabályi ellenőrzése Pályázati anyagok határidőre megküldése 3. 4. 58
Pénzügyi Számviteli Pályázók Igazgató Jogász 3. Felhívás hiánypótlásra 4. Felhívás hiánypótlásra Hiánypótlás teljesítése Komplett pályázati anyagok elbírálása Komplett pályázati anyagok elbírálása Felkérés szerződés kötésre Felkérés szerződés kötésre Értesítés pályázat eredményéről Értesítés pályázat eredményéről, felkérés szerződéstervezet megírására Szerződés tervezet megismerése Szerződés tervezet megismerése Szerződés tervezet Elkészítése, ismertetése Szerződés kötés Pályázat dokumentálása, irattározása, GESZ weboldalán megjelenítése, szerződés nyilvántartása 59
III. BÉR ÉS MUNKAÜGYI OSZTÁLY Feladatok Intézmény Bér és Munkaügyi Pénzügyi 3.1. Hó közi illetmények számfejtése Intézmények Számfejtési okiratok Értesítés a hiányzó anyagokról Ellenőrzés Nyilvántartásba vétel Hiányok pótlása Rögzítés a számítógépes programba Utazási költségtérítés névszerinti jegyzéke Étkezési jegyek névszerinti jegyzéke Teljes számfejtés bérjegyzékek, összesítők lehúzása Tételes ellenőrzés Bér ellenőr igen Hibás? Nem Fizetési jegyzék átadása Intézményenkénti fizetési jegyzék elkészítése Pénzügyi teljesítés Továbbküldés a MÁK felé interneten keresztül 60
Intézmény Bér és Munkaügyi 3. 2. A havi illetmények számfejtésének összehangolása a központosított illetményszámfejtő hellyel Intézmények Számfejtési okiratok Értesítés a hiányzó anyagokról Ellenőrzés, továbbításra előkészítés Hiányok pótlása Rögzítés a számítógépes programba Küldés a Magyar Államkincstár felé 61
Intézmények Bér és Munkaügyi 3.3. Munkaügyi feladatok A. Felvételi eljárás Szociális ágazat GESZ 2012. július 01-től Közterület-felügyelet Felvételi javaslat Okiratok begyűjtése, ellenőrzése Nyilvántartásba vétel, kinevezés elkészítése Munkáltató általi aláírásra Személyi anyagba történő berakás, illetve továbbítás a MÁK felé papíralapon és interneten keresztül számfejtésre. B. Jogviszony megszüntetési eljárás Szociális ágazat GESZ 2012. július 01-től Közterület-felügyelet Elszámoló lap és felmondás Munkáltató aláírása Közalkalmazotti jogviszony megszüntető Továbbítás a MÁK felé papíralapon és interneten keresztül számfejtésre. 3.4. NYENYI lapok elkészítése és továbbítása jogszabályban meghatározottak szerint. 3.5. OEP jelentés a biztosítottakról jogszabályban meghatározottak szerint. 62
IV. INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÓ KÖZPONT Feladatok Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 1. Intézményi rendszerek kiépítése 4. 1. 1. Intézményi hálózati infrastruktúra kialakítás 4. 1. 2. Intézményi szerver infrastruktúra kialakítás 4. 1. 3. Intézményi számítógépek rendszerbe vonása Egyeztetés intézményvezetővel a munka előkészítése Intézményi hálózat kialakítása (Hálózat manegement ügyintézők) Intézményi kiszolgálók rendszerbe állítása (Szerver manegement ügyintézők) Kommunikáció ellenőrzése a központi rendszerekkel Javítás, kiegészítés van 1 4 63
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 1 4 Intézményi számítógépek rendszerbe vonása (Help Desk ügyintézők) Tesztelés (Help Desk ügyintézők) Adatok, működés ellenőrzése (intézményi felhasználó) Hiba van nincs Hiba megállapítás Javítás 3 2 64
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 2 3 Kiváltott rendszer archiválása (Szerver management ügyintézők) Utólagos felhasználói hibajelzés Hiba megállapítás Adatvisszatöltés szükséges Hiba megállapítás Javítás dokumentálás help desk rendszerben Adatvisszatöltés nem szükséges 65
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 1. 4. Intézményi hálózati infrastruktúra ellenőrzése Kommunikáció ellenőrzése Intranet, Internet Hibajavítás Kapcsolatfelvétel szerződött szolgáltatóval Hiba az Internet kapcsolatban Hiba? Hiba Intraneten nincs hiba Dokumentáció elkészítése 66
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 1. 5. Intézményi szerver infrastruktúra ellenőrzése Kommunikáció ellenőrzése központi szerverek, intézmény szerverek között Hibajavítás Hiba? Hiba Dokumentáció elkészítése nincs hiba 67
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 2. Rendszerekben észlelt hibák javítása 4. 2. 1. Intézményi hálózati hiba javítása Hibakeresés (Hálózat management ügyintézők) Felhasználói hibajelzés Kapcsolatfelvétel szerződött szolgáltatóval Hiba az Internet kapcsolatban Hiba? Hiba Interneten nincs hiba Hibajavítás Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése 68
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 2. 2 Intézményi szerver hiba javítása Hibakeresés (szerver management ügyintézők) Felhasználói hibajelzés Hiba? Hiba nincs hiba Hibajavítás Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése 69
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 2. 3. Intézményi számítógépek hibáinak javítása Help Desk rendszerben dokumentálás Felhasználói hibajelzés Feladat kiosztás, besorolása Hiba esetén Hibajavítás Ellenőrzés Jóváhagyás esetén Dokumentáció elkészítése Esemény lezárása Help Desk rendszerben 70
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 2. 4. Oktatási programcsomag telepítése Egyeztetés Programcsomag ok igénylése Telepítés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése Esemény lezárása Help Desk rendszerben 71
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 2. 5. Egyéb programcsomag telepítése Programcsomagok igénylése Egyeztetés Telepítés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése Esemény lezárása Help Desk rendszerben 72
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 3. Informatikai beszerzések új eszközök üzembe helyezése 4. 3. 1. Egyéni informatikai beszerzés szakmai kontrollja Megrendelőlap összeállítás Véleményezés Árajánlatok bekérése Megrendelés Beüzemelés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése 73
Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Központ Intézmények 4. 3. 2. Központosított informatikai beszerzés Igények felmérése Műszaki dokumentáció összeállítása Megrendelés központosított közbeszerzésben vagy pályázat kiírása 74