KESZTHELY VÁROS ÖNKORMÁNYZATA Mőködési Kézikönyv közvetett támogatások lebonyolításához a Keszthely történelmi belvárosának rehabilitációja a gyalogos térrendszer kiterjesztésével II. ütem (NYDOP-3.1.1/A-09-2f-2011-0001) címő városrehabilitációs projekt keretében. Készült: 2012.
Tartalomjegyzék Bevezetés...3 Háttér, előzmények...3 Fogalmak bemutatása...3 1. a programalap felépítése...6 1.1. Elvárt célok...6 1.2. Megvalósítható tevékenységek...6 1.3. Támogatás formája...6 1.4. Támogatás összege...7 1.5. A megcélzott csoport részletes bemutatása, a Címzettek köre...7 1.6. A kiválasztás szempontrendszere, indokoltsága (a szükséges eszközök, akcióterületen/településen való működés igazolása, működés időtartama)...7 2. Pályázati folyamat bemutatása...7 2.1. Jelentkezés...7 2.2. Érkeztetés, értékelés, értékelési szempontrendszer, döntés...8 3. Megvalósítás menete... 13 3.1. Programtevékenységek végrehajtása... 13 3.2. Támogatásfolyósítás... 13 3.3. Pénzügyi beszámolók... 14 3.4. Projektzárás... 15 4. Teljesítési, fenntartási kötelezettségek, szankcionálás... 15 5. Ellenőrzés... 15 6. Programalap monitoring... 16 7. Mellékletek... 17 8. Program kommunikációs terve... 17 2
BEVEZETÉS Háttér, elızmények Keszthely Város Önkormányzata Keszthely történelmi belvárosának rehabilitációja a gyalogos térrendszer kiterjesztésével II. ütem címő, NYDOP-3.1.1/A-09-2f- 2011-0001 számú városrehabilitációs projektje feltételes, elsı fordulós támogatásban részesült. Az Önkormányzat benyújtotta a második fordulós pályázati dokumentációt, mely jelenleg elbírálás alatt áll. A ROP-forrásból megvalósuló városrehabilitációk esetén a közvetett támogatások rendszere lehetıvé teszi, hogy a városi szövet fizikai megújítása mellett a társadalmi megújulás érdekében kialakított ún. soft elemek megvalósításában olyan helyi szervezetek is részt vegyenek, melyek eddig az Európai Uniós pályázatokban az általuk végzett tevékenység kis léptéke, pályázói tapasztalatlanságuk, a bonyolultnak tőnı pályázati rendszertıl való félelem vagy pénzügyi, likviditási helyzetük miatt csak korlátozottan vettek részt. A közvetett támogatási rendszer célja olyan pályázói körök bevonása a pályázati rendszerbe, amelyek a standard pályázati eljárások keretében nem, vagy csak nem hatékonyan lennének képesek támogatási forrásokhoz jutni olyan térítésmentes, a helyi közösség bevonását célzó kisebb közösségi programok (kulturális rendezvények, sportesemények, stb.) megvalósítására, amelyek erısítik a helyi társadalom kohézióját. Városrehabilitáció esetén további cél, hogy a pályázatokban meghatározott soft tevékenységek sikeresen, a helyi adottságok ismeretében, a helyi célcsoport igényeinek megfelelıen, a helyi lakosságot mobilizálva valósuljanak meg. Ennek érdekében a közvetett eljárásrend révén az elıbb meghatározott pályázói körön belül is a helyi civil és egyéb társadalmi szervezetek kerüljenek bevonásra. A Mőködési Kézikönyv (MKK) bemutatja, hogy a városrehabilitációs pályázati projektek közvetett támogatás rendszere hogyan mőködtethetı a soft tevékenységek megvalósítása során. Ennek érdekében szabályozza a közvetett eljárás lépéseit. A soft elemek megvalósításának egy része közvetett támogatás keretében nyújtható. Az eljárásrend alkalmazásának követelményeit a Pályázati Útmutató (MKK 2. melléklet) részletezi. A soft elemek költségébe nem számítandó bele a projekt kommunikációjához és nyilvánosság biztosításához kapcsolódó tevékenység, valamint a teljes projektre vonatkozó menedzsment tevékenységek. Fogalmak bemutatása ESZA-típusú tevékenység Az Európai Szociális Alap beavatkozási körébe tartozó tevékenység, amely a pályázatot finanszírozó Operatív Program, prioritás, konstrukció, kiírás, illetve ehhez kapcsolódóan a támogató alap célkitőzéseivel összhangban van, ahhoz illeszkedik, abból levezethetı. 3
ERFA soft tevékenység Az ERFA-rendelet 1 alapján támogathatók olyan nem infrastruktúra-fejlesztési tevékenységek, amelyek fıszabályként ERFA-jellegőek, így nem járulnak hozzá az ESZA rendelet 2 3. cikkében foglalt célokhoz. A soft elemeknek minden esetben kapcsolódniuk kell a projekt keretében fejlesztésre kerülı infrastrukturális beruházások céljaihoz, továbbá elvárás, hogy a projekt megvalósítás idıszakát végigkísérjék. Közvetett támogatás Az eljárástípus keretében a Közvetítı Szervezet által kiírt egyszerősített pályázati feltételek teljesítése esetén juthat támogatáshoz a Címzett. Városrehabilitáció esetén Programalapnak a városrehabilitációs pályázatban soft jellegő elemekre tervezett elszámolható költségei közül a közvetett eljárásrend keretében megpályáztatott pénzügyi keretet értjük, amely a Keszthely Város Önkormányzata által elnyert pályázat szerint bruttó 8.575.000,- Ft, amely az összes soft elemre fordított költség 50 százaléka. A Programalap forrásai elnyerésének alapkritériuma, hogy az egy Címzett által elnyerhetı támogatás összeg a Programalap forrásának legfeljebb 20%-a lehet. Közvetítı Szervezet (projektgazda, KÖSZ) Közvetítı Szervezet az a szervezet, amely a Programalapot kezeli, valamint a támogatásközvetítıi tevékenységet végzi, azaz az önkormányzat, amelynek a projektmenedzsment szervezet nyújt ebben szakmai segítséget. A támogatásközvetítıi tevékenység, valamint a Címzettek által végrehajtott tevékenységek ( mini-projektek ) szabályos és szerzıdésszerő végrehajtásáért szakmai, pénzügyi és adminisztratív felelısséget a Közvetítı Szervezet visel. Címzett A Címzett az a vállalkozói tevékenységet folytató pályázó, amely a Közvetítı Szervezet által kiírt egyszerősített pályázati felhívás keretében benyújtott fejlesztési elképzelése ( mini-projektje ) megvalósításához támogatási összeg felhasználására vált jogosulttá. A Közvetítı Szervezet és a Címzett egyszerősített támogatási szerzıdést köt a Címzett fejlesztési elképzelésének megvalósítására, amelyek illeszkednek Keszthely Város Önkormányzata Keszthely történelmi belvárosának rehabilitációja a gyalogos térrendszer kiterjesztésével II. ütem városrehabilitációs projektjének fejlesztési elképzeléseihez és reagálnak az abban megfogalmazott problémákra. Az elnyerhetı támogatás összege Címzettenként a Programalap forrásának legfeljebb 20%-a, maximum bruttó 1.715.000 Ft. 1 1080/2006/EK Rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapról 2 1081/2006/EK Rendelete az Európai Szociális Alapról 4
Projekt, mini-projekt Jelen Mőködési Kézikönyvben szabályozott esetekben projekt alatt a városrehabilitációs pályázatban vállaltak megvalósítása értendı. A város fizikai rehabilitációja mellett a projekt része a soft elem, amelynek keretében elvégzett tevékenység a Közvetítı Szervezet által végzett szakmai, pénzügyi és menedzsment feladatokat magában foglaló támogatásközvetítıi tevékenység (projektelem) is. Mini-projekt kifejezés alatt a Címzettek által a Programalapból nyújtott támogatásból megvalósított tevékenységek értendık. 5
1. A PROGRAMALAP FELÉPÍTÉSE A Közvetítı Szervezet saját hatáskörben döntheti el, hogy a Programalap forrásait egy összegben egyszeri alkalommal, vagy több témában és több szakaszban hirdeti meg. A kiírás(ok)at az egyértelmő átláthatóság érdekében azonosítóval (kódszám) kell ellátni: NYDOP-3.1.1.-Keszthely/2012 1.1. Elvárt célok A városrehabilitációs projekt helyi lakossággal való megismertetése és elfogadtatása, az Integrált Városfejlesztési Stratégiában, és az Akcióterületi Tervben meghatározott célok teljesülésének elısegítése, a közösségi és kulturális élet fellendítése a projekt által érintett területen, kiemelten a következı beavatkozási pontok támogatásával: Közösségépítés, lokálpatriotizmus és helyi identitás erısítése A városi közösséget formáló civil szervezetek tevékenységének támogatása, szabadidıs (kulturális és sport) programok szervezése, különös tekintettel a helyi hagyományok, a történelmi múlt ápolására, valamint a minıségi kikapcsolódási lehetıségek biztosítására. 1.2. Megvalósítható tevékenységek közösségfejlesztést és a szabadidı hasznos eltöltését segítı programok, rendezvények kialakítása, megvalósítása (hagyományırzı közösségi kezdeményezések, játszó- és foglalkoztató házak, kulturális és sportrendezvények, kiállítások, civil programok megvalósítása stb.) az érintett lakosság bevonását célzó akciók településfejlesztési tevékenységekhez kapcsolódó helyi társadalmi akciók megszervezése, lebonyolítása közcélú képzések, szemléletformáló akciók szervezése, jó példák bemutatása, adaptálása A város történelmét feldolgozó programok szervezése A mini projektek jellemzıje, hogy egy-egy akcióra / akciósorozatra, szolgáltatásra korlátozódik, nem kíséri végig a projekt teljes idıszakát, nem szükséges hozzá hatósági vagy önkormányzati együttmőködés. A program keretében elszámolt költségeknek illeszkedniük kell a városrehabilitációs projektjavaslat pályázati útmutató Elszámolható költségek köre fejezetében elıírtakhoz (elérhetısége: www.nfu.hu). 1.3. Támogatás formája Vissza nem térítendı támogatás. A Programalap teljes összege: bruttó 8.575.000 Ft. Az 1.2 pontban megfogalmazott tevékenységek egy ütemben kerülnek megpályáztatásra. Támogatási intenzitás: 100%. 6
1.4. Támogatás összege Az igényelhetı minimális támogatás: bruttó 300.000,- Ft/projekt Az igényelhetı maximális támogatás: bruttó 1.715.000,- Ft/projekt. Címzettenként az elnyerhetı összeg nem haladhatja meg a Programalap összegének 20%-át, maximum 1.715.000 Ft-ot. 1.5. A megcélzott csoport részletes bemutatása, a Címzettek köre Nonprofit szervezetek (egyesület, alapítvány, közalapítvány, köztestület) Nonprofit gazdasági társaság 1.6. A kiválasztás szempontrendszere, indokoltsága (a szükséges eszközök, akcióterületen/településen való mőködés igazolása, mőködés idıtartama) A címzetti kör helyi, a településen bejegyzett székhellyel/telephellyel rendelkezı nonprofit szervezetek, akik a település lakosságával kapcsolatban vannak. A 1.5. pontban jelölt szervezetek közül nem vehetnek részt a programban: Azok a szervezetek, melyek székhelye nem Keszthely város területén található. Azok a szervezetek, amelyek konzorciumi partnerként részt vesznek a városrehabilitációs projektben. Nem nyújthatnak be pályázatot az 1989. évi XXXIII. törvény a pártok mőködésérıl és gazdálkodásáról szóló törvény hatálya alá tartozó szervezetek, továbbá azok a szervezetek, amelyek az önkormányzat valamely bizottsága, egyéb szerve által az elmúlt években kiírt pályázaton támogatást nyertek, ám annak összegével nem, vagy nem szabályszerően számoltak el. Nem nyújtható támogatás azon szervezeteknek, amelyek 30 napot meghaladó köztartozással rendelkeznek. 2. Pályázati folyamat bemutatása 2.1. Jelentkezés A pályázatok benyújtásának pontos idıpontjára, helyszínére vonatkozó tájékoztatásokat a Pályázati Felhívás és Útmutató szabályozza részletesen. A pályázatok benyújtásának menete: A pályázat magyar nyelven, kizárólag a Projekt adatlapon nyújtható be. A jelentkezés Keszthely Város Önkormányzata által pályázati kiírás részeként hivatalosan közzétett Jelentkezési lap (MKK 3. melléklet) alkalmazásával, valamint a Pályázati Útmutatóban felsorolt dokumentumok benyújtásával történik (aláírási címpéldány vagy aláírás-minta, létesítı okirat, költségvetést alátámasztó dokumentumok, árajánlatok). 7
A Közvetítı Szervezet által megjelentetett Jelentkezési lap a Címzett által sem tartalmában, sem alakjában nem változtatható. Kézzel írt pályázat esetén a pályázat feldolgozására nincs lehetıség! A Jelentkezési lapot hiánytalanul, minden kérdésére választ adva és az elıírt dokumentumok csatolásával kell benyújtani. A nyomtatott és elektronikus adathordozón benyújtott Jelentkezési lapban található eltérés esetén a nyomtatott és cégszerően aláírt Jelentkezési lap tekintendı hitelesnek. A pályázati dokumentáció hitelesítéseként a Jelentkezési lapot és nyilatkozatait a kijelölt hely(ek)en a megfelelı (cégszerő) aláírással kell ellátni. A pályázatot 2 példányban (egy eredeti és egy másolat, valamint további egy elektronikus példányban CD/DVD lemezen), zárt csomagolásban, kizárólag személyesen az alábbi címen kell benyújtani: Keszthely Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala, Polgármesteri Kabinet (8360 Keszthely, Fı tér 1.) A pályázatok csomagolásán fel kell tüntetni a pályázati kiírás kódszámát: NYDOP- 3.1.1.-Keszthely/2012 A jelentkezési lapok benyújtásának határideje: o 2012. július 20. Benyújtásnak az az idıpont minısül, amikor a személyes átadás-átvétel megtörtént. A Közvetítı Szervezet kötelezettsége biztosítani, hogy az átadásátvétel során az átvételi dokumentáció minden példányán szerepeljen az átvétel idıpontja az év, hónap, nap, óra, perc megjelölésével. A Közvetítı Szervezetnek a Programalap projektelem sikeres megvalósítása érdekében a Címzettek felé a következı kommunikációs csatornákat biztosítja: o Telefon: 83/505-541 o email: program@keszthely.hu A Programalap pályázati kiírása és a részletes mini-projekt pályázati útmutató elérhetı lesz a város honlapján, valamint nyomtatott formában a Polgármesteri Hivatal portáján. 2.2. Érkeztetés, értékelés, értékelési szempontrendszer, döntés A pályázatok érkeztetése: a benyújtott pályázatokat a beérkezésükkor a kiírás kódszámát is tartalmazó azonosítószámmal szükséges ellátni és a beérkezéstıl számítva a pályázatra vonatkozó információkat a Pályázati életút-lapon kell vezetni (7. sz. melléklet). Pályázatok értékelése: A pályázati útmutató alapján, mind formai, mind szakmai kritériumokkal Az értékelést végzıkre érvényesek a 255/2006 (XII. 8.) Korm. rendelet 18. -ban meghatározott összeférhetetlenségi feltételek; alapvetı elvárás a megfelelı szakmai ismeretekkel valamint legalább hároméves releváns (pályázati értékelés, projektmenedzsment, civil tevékenység, közösségfejlesztés, rendezvényszervezés) tapasztalattal rendelkezı értékelık bevonása. Az értékelık javaslata alapján a támogató döntést a Közvetítı Szervezet vezetıje, a polgármester hozza meg. 8
A pályázatokat valamint azok megvalósítására, ellenırzésére és a finanszírozására vonatkozó dokumentumokat a mini-projekt megvalósítója köteles elkülönítetten nyilvántartani és a városrehabilitációs projekt fenntartási idıszakának végéig, de legalább 2020. december 31-ig megırizni. 2.2.1. A projektkiválasztás folyamatának bemutatása Ssz. Jogosultsági követelmények (nem hiánypótolható) 1. A pályázat a benyújtási határidın belül érkezett be. Személyes benyújtás esetén az érkeztetés dátuma nem lehet késıbbi a benyújtási határidınél. 2. A pályázó jogosult a pályázat benyújtására. A pályázó az útmutató 1.5 pontjában felsorolt szervezet valamelyike. 3. A pályázó igazolta, hogy az érintett településen bejegyzett székhellyel. A pályázó székhelye / telephelye megállapítható a jelentkezési laphoz csatolt cégkivonat, vagy bírósági kivonat, vagy a hatályos létesítı okirat vagy hatósági igazolás alapján. A pályázó a kritériumnak Megfelel Nem felel meg Ssz. Formai követelmények (hiánypótolható) 1. A pályázat 1 eredeti, 1 másolati és 1 elektronikus példányban érkezett be. 2. A papír alapon benyújtott projekt adatlap az arra jogosult által, a megfelelı módon aláírásra került. Összehasonlításra került az aláírási címpéldány, ill. aláírás-minta a jelentkezési lapon szereplı aláírással. 3. A jelentkezési lap minden celláját kitöltötték. 4. Az eredeti és a másolati példányok megegyeznek. 5. Az igényelt támogatás összege nem haladja meg a maximálisan igényelhetı támogatási összeget. A pályázó a meghirdetett összeghatárokon belüli értéket jelölte meg támogatási igényként. 6. A csatolt dokumentumok és mellékletek köre teljes. A pályázó valamennyi, a pályázati útmutató által elıírt dokumentumot csatolta. 7. A pályázó támogatható tevékenységekre kér támogatást. A pályázat tevékenysége az útmutató 1.1 és 1.2 pontjában megfogalmazottakhoz kapcsolódik. A pályázó a kritériumnak Megfelel Nem felel meg 9
Teljesség Amennyiben a jelentkezési lap kitöltése nem felel meg az elıírtaknak, mert hiányosan vagy hibásan kerültek benyújtásra, akkor a Közvetítı Szervezet a pályázót kizárólag írásban, egyszeri alkalommal, minimum 8, maximum 15 naptári napos határidı kitőzésével formai hiánypótlásra szólítja fel. Ha a hiánypótlást a megadott határidın belül a projektgazda nem teljesíti teljeskörően, az a projektjavaslat elutasítását eredményezi. Jogosultság Amennyiben egyértelmően megállapítható, hogy a pályázat a hiánypótlás után sem felel meg a pályázati kiírás jogosultsági szempontjainak, további hiánypótlásnak nincs helye, és a pályázat elutasításra kerül. Befogadás Amennyiben a pályázat a fenti szempontokat figyelembe véve megfelel a jogosultság feltételeinek, a pályázat befogadásra és tartalmi értékelésre kerül. A Közvetítı Szervezet tetszés szerint bıvítheti az alább felsorolt tartalmi szempontok számát. A bıvítést valamennyi érintett dokumentumon szükséges végrehajtani. Az értékelés során az értékelınek szöveges úton rögzítenie kell, hogy a pályázó az adott kritériumnak megfelel vagy feltételekkel felel meg, vagy nem felel meg. Amennyiben az értékelés feltételekkel való megfelelést határoz meg, a feltételek pontosan rögzítésre szorulnak, azokról a Címzettet a kiértesítı levélben tájékoztatni szükséges, arra történı felhívással együtt, hogy a feltételeket a TSZ megkötéséig teljesíteni köteles, ellenkezı esetben a KÖSZ a támogatási szerzıdés megkötésétıl elállhat. Csak olyan esetben kaphat feltételekkel megfelel minısítést egy szempontnál a pályázat, amennyiben a Támogatási Szerzıdés megkötéséig a feltétel biztonsággal teljesíthetı. Minden további esetben a pályázatra nem felel meg minısítést szükséges adni és el kell utasítani, mivel azok a Programalap keretének kimerüléséig átdolgozás után ismételten benyújthatók. Ssz. Tartalmi követelmények A pályázó a kritériumnak Megfelel / feltételekkel megfelel Nem felel meg 1. A pályázó szervezet megfelelı tapasztalattal, jártassággal és humánerıforrás-kapacitással rendelkezik a jelentkezı szervezet a mini-projekt lebonyolításához. A pályázó tevékenysége, illetve tevékenységének célja a cégkivonat, vagy bírósági kivonat, vagy a hatályos létesítı okirat vagy hatósági igazolás alapján megfelelı és elfogadható a megnevezett programelem megvalósításához. 2. A mini-projektben megfogalmazott szakmai célok illeszkednek a pályázati kiírásban megfogalmazott szakmai célokhoz. A jelentkezési lapon ismertetett célok egyeznek a teljes komplex projekt által megfogalmazott, a Programalap mőködtetésén keresztül elérni kívánt célokkal. 3. A pályázatban megjelölt célcsoport megfelel a pályázati útmutató célcsoportjának és meghatározása egyértelmő. A mini-projekt hozzájárul a célcsoport 10
bevonásához, aktivizálásához. A célcsoportok meghatározásra kerültek, egyértelmően kimutatott, hogy milyen lakosságcsoportokat vár a pályázó a programelemre és ezek a célcsoportok egyeznek a pályázati útmutatóban megjelölt célcsoportokkal. 4. A költségvetés világos és részletes. Minden olyan tevékenység mellett szerepel szöveges indoklás, melyre költséget terveztek, és azok számítással (mennyiségegységár) alátámasztottak. A pályázó tevékenységenként fajlagos költségekkel részletezte a beállított költségeket. A költségvetés számszakilag hibátlan, minden tevékenység esetében világos azok bekerülési költsége, a költségvetés minden sora szövegesen és számításokkal is értelmezett. 5. A szöveges indoklás alapján a költségek nagysága és szükségessége megfelelıen alátámasztott. A költségvetés indokolt mértékő költségeket tartalmaz. A tervezett kiadások lényegesek a projekt megvalósítása szempontjából. Az egyes költségtételek szükségesek a projekt céljainak eléréséhez. A pályázó tevékenységenként bemutatta az elszámolni kívánt költségek körét, amely alapján azok mindegyike indokolt és kapcsolódik a megvalósításra kerülı tevékenységhez, ezen költségek nélkül a projekt nem vagy csak kisebb mértékben teljesítené a kitőzött célokat. 6. A tervezett kiadások reálisak, a helyi piaci árakat nem haladják meg. A tervezett költségek az értéket a pénzért elvet követik. A pályázó tevékenységenként árajánlatokkal, fajlagos költségekkel indokolta a beállított költségeket. 7. A pályázatban szereplı tevékenységek egymásra épülnek, egymással koherensek. A tevékenységek megvalósíthatóak. Amennyiben a pályázó több tevékenységet is megvalósít, ill. több alkalommal valósítja meg a programelemet, az egyes alkalmakat logikusan ütemezte, a különbözı tevékenységek pedig kapcsolódnak egymáshoz. (Amennyiben a pályázó egyetlen tevékenységet hajt végre, a pályázat e szempont tekintetében megfelelt.) 8. A mini-projekt végrehajtási ütemterve reális, és illeszkedik a pályázati kiírásban szereplı ütemezéshez. A pályázó figyelembe vette a komplex projekt megvalósítási ütemtervét és illeszkedik ahhoz. A tartalmi értékelés során minden szempont alapján háromféle minısítés adható: megfelel, feltételekkel megfelel, nem felel meg. A projekt abban az esetben még támogatható, ha a tartalmi értékelés során legfeljebb három szempontból kap feltételekkel megfelelt minısítést. A bírálat során megfogalmazott feltételekrıl a Címzettet a támogatás megítélésérıl szóló kiértesítı 11
levélben kell tájékoztatni a feltételek pontos megfogalmazásával és a teljesítés határidejének megadásával. A mini-projekt elutasításra kerül, ha akár egyetlen szempont esetében is nem felel meg minısítést, vagy ha három szempontnál több esetben kap feltételekkel megfelel minısítést a pályázó. A pályázó jogosult a pályázati határidı lejárta elıtti idıszakban az átdolgozott mini-projektjét ismételten benyújtani. Ha a rendelkezésre álló keretnél nagyobb összegő a támogathatónak ítélt pályázatok összes támogatási igénye, akkor a rangsorolás a benyújtás sorrendjében történik. A pályázatok részbeni vagy csökkentett összegő támogatása a bírálóbizottság döntése alapján lehetıség van. 2.2.2. Támogatási döntés A mini-projektek hatékony tervezése és megvalósítása érdekében a mini-projekt javaslat értékelési folyamatának (beérkezéstıl a döntésig) idıigénye maximum 30 nap lehet, amely hiánypótlás esetén 15 nappal meghosszabbítható. Az értékelést a Közvetítı Szervezet belsı munkatársai vagy kapacitás hiányában külsı szakértık végezhetik. Az értékelık javaslata alapján a támogató döntést a Közvetítı Szervezet vezetıje hozza meg. A döntésrıl történı tájékoztatást a Közvetítı Szervezet 15 napon belül, postán és e-mailben is megküldi a pályázónak a jelen mőködési kézikönyvet kiegészítı 6.sz. mellékletben foglalt tartalmú kiértesítı levélnek megfelelıen. Támogatott mini-projekt javaslat esetén a Közvetítı Szervezet közzéteszi honlapján a Címzett nevét, a mini-projekt tárgyát, a megvalósulás idejét és helyszínét, a támogatás összegét, valamint írásban megküldi a Közremőködı Szervezet részére a mini-projektek összesítı adatait. A döntéssel szemben jogorvoslati, panaszkezelési lehetıség nincs. 2.2.3. Szerzıdéskötés, szerzıdésmódosítás A Közvetítı Szervezet a támogatói döntést tartalmazó levél megküldésekor tájékoztatja a Címzettet a szerzıdéskötéssel kapcsolatos további teendıkrıl, azok határidejének megjelölésével. A Támogatási Szerzıdés mellékletét képezi a jelentkezési lapon kívül minden engedély, mőszaki terv, szerzıdés, nyilatkozat, egyéb alátámasztó dokumentum, valamint ezek módosításai, amelyet a Címzett a mini-projekt mellékleteként benyújtott. A Támogatási Szerzıdés megkötéséhez a bírálat által elıírt feltételek teljes körő és hiánytalan teljesítésén túl az alábbi dokumentumok csatolása szükséges: a köztartozás-mentesség hatóság általi igazolása (amelynek aktualizált példányát a kifizetési kérelemhez annak mellékleteként ismételten szükséges majd benyújtani); a jelentkezési laphoz benyújtott bármely olyan jogosultságot igazoló dokumentum, amelynek tartalmában változás következett be kivéve a referenciaigazolást. A támogatási szerzıdést a Címzett és a Közvetítı Szervezet köti. A szerzıdéstervezet (MKK 4. melléklet) a pályázati dokumentáció része. A támogatási szerzıdés megkötésére a támogatói döntést tartalmazó levélben foglalt határidıig, de legkésıbb a mini projekt kezdı idıpontjáig van lehetıség. 12
A Közvetítı Szervezet a támogató döntéstıl és a támogatási szerzıdéskötéstıl elállhat, amennyiben a pályázó a szerzıdéskötéshez szükséges feltételeket határidıben nem teljesíti. A Közvetítı Szervezet a támogató döntéstıl és a támogatási szerzıdéskötéstıl való elállás tényérıl a pályázót írásban értesíti. A Címzett a mini-projekt megvalósításához igényelhet elıleget, melynek maximális mértéke 50%. A Címzett köteles a jelentkezési lapban leírtaknak, valamint a Támogatási Szerzıdésben rögzítetteknek megfelelıen megvalósítani a mini-projektet. Amennyiben a Címzett nem ennek megfelelıen jár el, úgy a Közvetítı Szervezet jogosult a finanszírozás felfüggesztésére, a támogatás visszavonására, a már kifizetett összeg teljes vagy részleges visszafizetésének kezdeményezésére, a szerzıdéstıl való elállásra. A Címzett a jelentkezési lapon vagy a TSZ-ben rögzített adatokban, illetve a teljesítéssel összefüggı adatokban bekövetkezett minden változást annak bekövetkeztét követıen 15 napon belül köteles írásban jelenteni a Közvetítı Szervezet részére. Szerzıdés módosítására csak kivételesen indokolt esetben van lehetıség, amelyet mindkét fél kezdeményezhet írásban. A Címzett által kezdeményezett módosítási kérelmet megfelelı indoklással kell alátámasztani és a Közvetítı Szervezet számára írásban postai úton eljuttatni. A szerzıdésmódosítás nem irányulhat a projekt keretében végrehajtandó tevékenységek és a Címzett személyének megváltoztatására. A módosítási kérelem tárgyában hozott döntésrıl a Közvetítı Szervezet 15 napon belül levélben tájékoztatja a Címzettet. A döntéssel szemben jogorvoslati, panaszkezelési lehetıség nincs. 3. Megvalósítás menete 3.1. Programtevékenységek végrehajtása A mini-projekt megvalósítását megelızıen egyeztetésre kerül sor a Közvetítı Szervezet és a Címzett között, melynek keretében lehetıség nyílik többek között a program/rendezvény elıkészítése során felmerült kérdések, problémák megtárgyalására. A Címzett köteles a mini-projektet a jelentkezési lapon és a Támogatási szerzıdésben rögzítetteknek megfelelıen végrehajtani. A megvalósítást a Címzett fotóval, és a miniprojekt jellégétıl függıen jelenléti ívvel támasztja alá. A végrehajtást követıen a Címzett a kifizetési kérelmével együtt benyújtja szakmai és pénzügyi beszámolóját, mely a mini-projekt javaslatban foglalt feladatok megvalósulását mutatja be. A szakmai beszámolóban felsorolt megvalósított feladatoknak igazodniuk kell a pénzügyi beszámolóhoz. 3.2. Támogatásfolyósítás A támogatás folyósítása az alábbi formákban történhet: - támogatási elıleg; - a Címzett által kifizetett számlák támogatási összegének utólagos megtérítése közvetlenül a Címzett bankszámlájára. A Címzett a Támogatási szerzıdés aláírásával elılegigénylésre válik jogosulttá, melynek mértéke a megítélt támogatás maximum 50 %-a lehet. Az elıleg összegét a támogatási szerzıdésben szükséges rögzíteni. A Közvetítı Szervezet döntési jogkörébe 13
tartozik, hogy a Címzett által igényelt elıleg mértékét elfogadja, vagy csökkentett összeget hagy jóvá. Amennyiben nem az igényelt, hanem csökkentett összeget hagyja jóvá, arról haladéktalanul az elılegigénylés beérkezését követı 10 napon belül levélben és e-mailben értesíti a Címzettet. Az elıleg nyújtására a Támogatási Szerzıdés megkötését követıen kerülhet sor. A Címzett dönti el, hogy elılegként a maximálisan meghatározott mértékhez képest mennyit igényel, döntését a Támogatási Szerzıdés releváns rovatában tünteti fel. A Közvetítı Szervezet a Címzett számára a szerzıdés aláírását követı 30 naptári napon belül a megadott bankszámlaszámra átutalja az elıleg összegét. A Közvetítı Szervezet az elıleg összegén túl a mini-projekt megvalósítása során felmerülı költségeket utófinanszírozással téríti meg. 3.3. Pénzügyi beszámolók A Címzett pénzügyi beszámolót csak a Támogatási Szerzıdésben rögzített tevékenységekre nyújthat be. Amennyiben a benyújtandó elszámolást igazoló dokumentumon szereplı összeg meghaladja a Támogatási Szerzıdésben rögzített támogatási összeget, a különbözetet a Címzett saját erejébıl finanszírozza. Pénzügyi beszámolót a mini-projekt megvalósításának rövid idıtartama miatt egyszer nyújt be a Címzett a Közvetítı Szervezet számára, mely egyben tartalmazza az elılegként felvett összeg, illetve utófinanszírozással kért támogatás elszámolását. A mini-projekt elszámolására egy összegben kerül sor. Kivételt jelent a félévesnél hosszabb mini-projekt, amely esetében a városrehabilitációs projekt aktuális Projekt Elırehaladási Jelentéséhez (PEJ) kapcsolódva kell beszámolót készítenie a mini-projekt megvalósítójának a Közvetítı Szervezet felé. Az elszámolást igazoló dokumentumok legkésıbb a mini-projekt megvalósítását követı 30 naptári napon belül nyújthatók be. Az elszámolást igazoló dokumentumokat a Közvetítı Szervezet 30 napon belül ellenırzi és fogadja el. A Közvetítı Szervezet a benyújtott dokumentum elfogadását követıen 15 napon belül utalja át a támogatásból fennmaradt részt. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok körét, illetve a szükséges sablonokat a 10.sz. melléklet, valamint az Irányító Hatóság által kiadott, az NFÜ honlapján elérhetı Pénzügyi elszámolás részletes szabályai városrehabilitációs projekt keretében elkülönített Programalap felhasználásával megvalósuló mini-projektekhez címő útmutató tartalmazza (http://www.nfu.hu). A mini-projekt keretében elszámolható költségek körét a 2. sz. melléklet tartalmazza. Amennyiben nem kerül sor az elszámolást igazoló dokumentum megadott határidın belüli benyújtására, úgy a Közvetítı Szervezet egyszeri alkalommal felszólítja a Címzettet ezen dokumentum 10 naptári napon belüli megküldésére. Ha ezen határidı letelte után sem kerül benyújtásra a szükséges igazolás, akkor a Közvetítı Szervezet felbontja a Támogatási Szerzıdést, és szükség esetén az elıleg visszafizetésére szólítja fel a Címzettet. A támogatási elıleg visszafizetése esetén a Címzett az elıleget a folyósítás napjától számított Ptk. szerinti kamattal növelt mértékben köteles visszafizetni. Ha a visszafizetéssel késedelembe esik, a késedelme után a Ptk. szerinti kamatot is érvényesíteni kell. A kamatszámítás kezdı idıpontja a költségvetésbıl nyújtott támogatás folyósításának napja, utolsó napja a visszafizetési kötelezettség teljesítésének napja. 14
A Közvetítı Szervezet a KSZ felé történı elszámolását a fentiekhez hasonlóan szintén a Pénzügyi elszámolás részletes szabályai címő melléklet tartalmazza az alábbi kiegészítéssel. Az útmutató a Közvetítı Szervezet saját könyveiben megjelenı költségeire vonatkozik. A Címzett felé közvetített támogatások összegével a Közvetítı Szervezet az alábbi dokumentumok benyújtásával számolhat el egy idıben saját kifizetési igényének benyújtásakor: Címzettel kötött támogatási szerzıdés; Szakmai teljesítésigazolás a megvalósult mini-projekttel kapcsolatban; Számlaösszesítı a címzetteknél felmerült költségekrıl (11. sz. melléklet); Címzett felé kifizetett támogatást igazoló bizonylat; Nyilatkozat a teljesítésigazolásra került költségek alátámasztottságának dokumentum alapon megtörtént ellenırzésérıl (12. sz. melléklet). 3.4. Projektzárás A mini-projekt lezárása a megvalósításáról szóló szakmai beszámoló, továbbá a program teljes költségvetésének elszámolásáról készített pénzügyi beszámoló alapján történik. A pályázati program lezárásának tényérıl a Közvetítı Szervezet értesíti a Címzettet. A Címzett köteles a mini projekt megvalósítása kapcsán felmerült összes számlát, vagy egyéb, elszámolást alátámasztó dokumentumot egy helyen, hozzáférhetı módon, projektdossziéban tárolni, és a városrehabilitációs projekt fenntartási idıszakának végéig, de legalább 2020. december 31-ig megırizni. A Közvetítı Szervezet a mini-projekt kapcsán készült valamennyi dokumentumot megırzi, és a városrehabilitációs projekt aktuális elırehaladási jelentésének elkészítéséhez felhasználja. Javasolt a mini-projektek befejezését a projekt befejezésénél egy-két hónappal korábbra ütemezni, hogy a mini-projektnek legyen tartalékideje, illetve hogy a Közvetítı Szervezet be tudja építeni a Záró PEJ-be a mini-projektek beszámolóját, eredményeit. 4. Teljesítési, fenntartási kötelezettségek, szankcionálás A Címzett köteles a jelentkezési lapon és a Támogatási szerzıdésben rögzítettek szerint végrehajtani a mini-projektet. Amennyiben a Címzett nem ennek megfelelıen jár el, úgy a Közvetítı Szervezet jogosult a finanszírozás felfüggesztésére, a támogatás visszavonására, a már kifizetett összeg teljes vagy részleges visszafizetésének kezdeményezésére, a szerzıdéstıl való elállásra, valamint a közvetett eljárás keretében meghirdetésre kerülı pályázati kiírásból való kizárásra. Mivel a mini-projektek egy-egy akcióra, szolgáltatásra korlátozódnak, így a Címzettet fenntartási kötelezettség nem terheli. 5. Ellenırzés A Közvetítı Szervezet ellenırzési feladata kettıs: - egyrészt ellenırzi a Címzett által benyújtott dokumentumokat, - másrészt helyszíni ellenırzést tart. Mivel a mini-projektek várhatóan egy-egy akcióra/akciósorozatra, vagy szolgáltatásra korlátozódnak, így a Közvetítı Szervezetnek helyszíni ellenırzést kell végeznie: a 15
program/rendezvény kivitelezésének idıpontjában a helyszínen, valamint pénzügyi ellenırzést a projektdosszié megtekintésekor. A helyszíni látogatás során a jelentkezési lapon vállalt feladatok teljesülésének vizsgálata történik. Az ellenırzést végzı személy elkészíti a helyszíni szemle jegyzıkönyvét (9. melléklet), melyet mindkét fél által aláírva csatol az adott mini-projekt dokumentációjához. A jegyzıkönyv fotódokumentációval, és a mini-projekt jellégétıl függıen jelenléti ívvel kiegészíthetı. A támogatásra került mini-projektek helyszíni ellenırzésére szúrópróbaszerően a Közremőködı Szervezetnek is joga van. Ennek érdekében a Közvetítı Szervezet köteles tájékoztatni a Közremőködı Szervezetet a mini-projektek aktuálisan tervezett eseményeirıl, annak hiányában honlapján elérhetıvé kell tenni a mini-projektek keretében tervezett rendezvényeket bemutató, folyamatosan frissített eseménynaptárt. 6. Programalap monitoring A Közvetítı Szervezet a Programalap mőködése során monitoring feladatokat lát el a városrehabilitációs projekt keretében közvetett eljárásrend szerint megvalósítani kívánt programok/rendezvények hatékony megvalósítása érdekében. A Közvetítı Szervezet a monitoring mutatók ellenırzését a mini-projekt zárásakor ellenırzi. Amennyiben a Programalap mőködtetése meghaladja a tíz hónapot, a monitoring mutatókat kétszer kell ellenırizni: egyszer a Programalap mőködtetési idıintervallumának felénél, másodszor a Programalap mőködtetésének zárásakor. A közbensı értékelés lényege, hogy felszínre kerüljenek a tervezetthez képesti esetleges eltérések, és így lehetıvé váljon azok kezelése, korrigálása. A Közvetítı Szervezet a Programalap mőködtetése során az alábbi mutatók teljesülését kíséri nyomon, éves bontásban: Mutató egység Célérték* Tényérték** Programalapból kiutalt összeg Ft Támogatott száma mini-projektek db Bevont non-profit szervezetek száma Megvalósított programok/rendezvények száma Programok résztvevıinek száma (becsült érték) A városrehabilitációs projektben fejlesztett, a közvetett eljárás során helyszínként megjelenı intézmények, közterületek száma db db fı db * A szerzıdésben szereplı tervezett érték ** A beszámolók és ellenırzések alapján teljesített érték 16
7. Mellékletek 7.1. Felhívás 7.2. Útmutató, benne: Formai, jogosultsági és szakmai értékelési sablon 7.3. Jelentkezési lap 7.4. Szerzıdés tervezet (benne elılegigénylés) 7.5. Szakmai és pénzügyi beszámoló, kifizetési kérelem 7.6. Értesítı levél 7.7. Pályázati életút-lap 7.8. Kommunikációs kötelezettség 7.9. Helyszíni szemle sablon 8. Program kommunikációs terve A program sikeres megvalósítása érdekében szükséges a széleskörő tájékoztatás és nyilvánosság. Ezzel válik biztosítottá mind a kitőzött célok elérése, mind a célcsoport aktivizálása. A projektek eltérı jellegébıl fakadóan a Közvetítı Szervezetek, illetve a kedvezményezettek eltérı tartalmú kommunikációs csomagokat kötelesek megvalósítani, amelyrıl minden esetben a városrehabilitációs pályázati dokumentáció részét képezı pályázati útmutató rendelkezik. A mini projektek esetében a kommunikációs tevékenységek tervezése és összehangolása a Címzettel együttmőködve kötelezıen a Közvetítı Szervezet felelıssége. A városrehabilitációs projekt kommunikációs kötelezettségébe a mini projektek kommunikációja is beletartozik. A megvalósítás során folyamatosan, bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik, a kedvezményezett (Közvetítı Szervezet) és a Címzett is köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet. A Címzettel szemben elvárt kommunikációs kötelezettségek tekintetében a 8. számú melléklet iránymutatásai mérvadóak. 17