B/V. Külsı szakmai gyakorlat kidolgozása (tananyagának, tematikáinak, módszertani útmutatóinak kidolgozása a mentorok számára) Bertóthyné dr. Végvári Erzsébet: Módszertani útmutató mentorok számára az Elektronikus írástechnika III. kurzus szakmai gyakorlatához 2012. I. negyedév TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt
Elektronikus írástechnika III. kurzushoz kapcsolódó Szakmai és vizsgakövetelmények Felsıfokú Szakképzés: Titkárságvezetı Gazdasági idegen nyelvő menedzser Modul: 2559-06 Irat- és dokumentumkezelés, -készítés Írásbeli vizsga 1. vizsgafeladat: A nyomtatott formában rendelkezésére bocsátott kb. 1500-2000 karakter terjedelmő magyar vagy idegen nyelvő szöveg begépelése és javítása a megadott korrektúrajelek figyelembevételével. 2. vizsgafeladat: A begépelt szöveg, levél formázása a tanult szövegszerkesztı program alkalmazásával a megadott szerkesztési utasítások szerint és kinyomtatása. Elektronikus írástechnika III. kurzushoz kapcsolódó Módszertani útmutató mentorok számára A módszertani útmutató a fent említett felsıfokú szakképzés szakmai és vizsgakövetelményeihez igazítva nyújt segítséget a külsı szakmai gyakorlatot végzı hallgatók mentorai számára. A hallgatók az irat- és dokumentumkezelés, -készítés mint mindennapos irodai írásbeli munkatevékenység hatékony végzése során kérhetik a mentorok segítségét. A szakmai gyakorlat megkezdése elıtt a mentoroknak mindenképpen ajánlott áttanulmányozni a módszertani útmutatóban megjelölt anyagot. A mentorok betekintést nyernek a módszertani útmutató által a hallgatók szakmai és vizsgakövetelményeibe, megismerkednek az elvárt szakmai kompetenciákkal, megismerik a hallgatók által elsajátított ismereteket. Elsajátítják azokat a követelményeket, amelyeket a szakmai gyakorlatot teljesítı hallgatóktól elvárhatnak. Az egyes részfeladatok teljesítését követıen célszerő a mentoroknak feljegyzést készíteni a hallgatók tevékenységérıl. A feljegyzés tartalmazza: megfelelı szakmai ismeretekkel rendelkezik-e a hallgató, az elméleti ismereteket hogyan tudja a gyakorlatban megvalósítani. A mentor véleménye szerint hasznos-e az ismeretanyag, használható-e a gyakorlatban? Mire kell figyelnie a hallgatónak stb. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 2
1. Ismeret: Különleges másolási feladatok végzése A hallgató képes legyen az adott munkahelyen nemcsak mechanikusan írni, hanem többféle, úgynevezett különleges másolási feladatot elvégezni. Különleges másolási feladatok végzése: A különleges másolási feladatok minden szervezetnél másképpen jelentkeznek, de mindenütt jelen vannak. Különleges másolási feladatok típusai: - őrlapok, kész nyomtatványok kitöltése - borítékok címzése - kézírásos szövegrıl gépirat készítése - javított kéziratról történı szövegbevitel gépírással - egyéb, speciális munkák A hallgatónak biztosítani kell a lehetıséget, hogy ezeket a feladatokat is pontosan, hibátlanul elvégezhesse. Lehetıség szerint biztosítani kell, hogy minél többféle különleges másolási feladatot láthasson, illetve végezhessen a külsı szakmai gyakorlat keretében. Mindenképpen szükséges, hogy segítséget kapjon a szervezet dolgozóitól, mert a belsı tanirodai gyakorlatban nem biztos, hogy mindenfajta különleges másolási feladatot megismert. Általában a cég által használt őrlapok kitöltése jelenti a legnagyobb gondot a hallgatóknak, különösen akkor, ha ehhez írógépet kell használniuk. Az írógépek kezelését az adminisztrátoroknak, vagy vezetıknek meg kell ismertetniük a hallgatókkal. Lényeges, hogy pontos, érthetı utasításokkal segítsék a hallgatókat ezekben a feladatokban. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 3
2. Ismeret: Ergonómikus munkatér beállítása Bemelegítı tornagyakorlatok Bemelegítı ujjtechnikai gyakorlatok A hallgató önállóan készüljön fel az írásbeli irodai munkavégzésre. Ergonómikus munkatér beállítása: A hallgatónak tudnia kell önállóan beállítani az ergonómikus munkaterületet az egészséges munkavégzés céljából. A vállalatnak lehetıség szerint biztosítania kell a megfelelı számítógépet, laptopot, munkaasztalt, irodai széket, papírtámasztót, világítást, és egyéb olyan eszközt, amely elısegíti az egészséges munkavégzést. Amennyiben valamilyen különleges eszközzel rendelkezik a vállalat, szervezet, azt mindenképpen célszerő bemutatni a hallgatóknak, hogy ezzel is bıvüljenek ilyen jellegő ismeretei (pl. fitneszlabdán történı ülés, különleges gerinctámasztó stb.) Bemelegítı tornagyakorlatok: A hallgató számára biztosítsák a szervezetek, hogy a munkavégzés megkezdése elıtt, illetve fáradtság esetén munkavégzés közben is különféle tornagyakorlatokat végezhessen az egészségmegırzés, a foglalkozási betegségek megelızése céljából. Bemelegítı ujjtechnikai gyakorlatok: Az írásbeli munkavégzés megkezdése elıtt, amennyiben a hallgató szükségét érzi, bemelegítı ujjtechnikai gyakorlatokat végez. Ez néhány percet vesz mindössze igénybe, a szervezet részérıl történjen meg ennek a biztosítása. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 4
3. Ismeret: Kéziratról történı szövegbevitel A hallgató tudjon emberi kéz által történı iratról hibátlan, gépelt másolatot készíteni. Kéziratról történı szövegbevitel: Fontos lenne, hogy többfajta írástípussal készített kézirattal is találkozzon a hallgató a munkahelyen, így nagyobb gyakorlatra tesz szert ebben a munkatípusban. A kéziratról történı szövegbevitel, másolás általában nehézséget jelent a hallgatók számára. Attól függıen nehéz vagy könnyebb a munka, hogy mennyire olvasható, rendezett a kézírás. Amennyiben lehetıség van rá, kezdetben adjunk számára könnyen olvasható, szép, rendezett kézírással készített dokumentumot, hogy hozzászokjon a tanuló. Késıbb lehet nehezen/nehezebben olvasható írásmunkát is a kezébe adni, s szükség esetén segíteni annak elolvasásában. Célszerő a kézírás készítıjével is megismertetni a hallgatót, biztosítani számára, hogy kérdezhessen, így könnyebben el tudja végezni a munkát. A kéziratról készített dokumentumot a hallgatónak meg kell formáznia az elvárásoknak megfelelıen, azt többször átolvasni, tisztázni. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 5
4. Ismeret: Diktálás utáni írás A hallgató képes hallás után, diktálásra dokumentumokat készíteni. Diktálás utáni írás: A hallgató minden fajta ügyviteli témájú szöveget, dokumentumot elkészít diktálás után. A diktált anyagok lehetıleg minél hosszabb terjedelmőek legyenek, hogy a hallgató hozzászokjék a hosszú lélegzető munkákhoz, kitartása, precíz munkavégzése alakuljon, fejlıdjön, erısödjön. A diktálás tempója igazodjék a tanuló írássebességéhez azaz kb. 170 karakter/perc. Lehetıleg kerülje a hadarást. A diktáló a diktálandó szöveg egybe tartozó részeit igyekezzen egyben diktálni, figyeljen a megfelelı hangsúlyozásra, a szavakat érthetıen mondja ki, ügyeljen a szóvégek érthetıségére; megfelelıen érzékeltesse a mondathatárokat. A diktálás közben, amennyiben észreveszi, hogy a hallgató lemarad, adjon idıt, hogy utolérje magát. Amennyiben szükséges, ismételje meg az egyes részeket. A diktálás befejezése után adjon idıt a tanulónak a diktátum tisztázására, a precíz hibajavításra, a központozás elvégzésére. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 6
5. Ismeret: Javított kéziratról történı szövegbevitel A tanuló javított kéziratról legyen képes hibátlan, jól megszerkesztett dokumentumot készíteni. Javított kéziratról történı szövegbevitel: A javított kéziratról történı dokumentumok készítésénél tulajdonképpen hasonlóak a mentorok feladatai, mint a kéziratról történı szövegbevitelnél. Általában az a tapasztalat, hogy a kézirat mindig javított, hiszen nincs lehetıség gépi törlésre a dokumentum készítésekor, tehát áthúzással, fölé írással, margóra történı kiírással, beszúrással, csillagozással jelzi a készítıje a helyes megoldásokat. Több esetben kiemelési módokat is megjegyez közben a készítı, amelyre a hallgatónak oda kell figyelnie, és azt alkalmaznia kell a szövegbevitel során. A hallgatók ismerik a különféle paramétereket, kiemelési módokat, a mentor bátran bízza rá, hogy melyiket alkalmazza, s a kész dokumentumot együtt nézzék át, ilyenkor esetleg lehet néhány ötletet adni a hallgatónak. Illetve, ha az adott szervezetnél van megszokott minta, azt a készítés elıtt ismertetni kell a hallgatóval. Amennyiben a hallgató végképp nem boldogul a szöveggel, kérheti a mentora vagy más segítségét, nehogy hibás dokumentumot adjon ki a kezébıl. Ha a mentor türelmes, segítıkész, a hallgató önbizalmát ezzel erısíti és kedvet csinál a munkához. Az elkészült dokumentumot többször is ellenıriztessük szóról szóra a hallgatóval. Elvárható, hogy a dokumentum gépírási és formai szempontból is hibátlan legyen. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 7
6. Ismeret: Hibás dokumentum javítása, helyesen történı szövegbevitele A hallgató gépírási, helyesírási, nyelvhelyességi, formai szempontból hibátlan munkát adjon ki a kezébıl. Hibás dokumentum javítása, helyesen történı szövegbevitele: Elıfordul, hogy a hallgató dokumentum másolása közben többféle hibával találkozik, amelyek az eredeti dokumentumban nem voltak jelezve, azaz hibás a dokumentum. A mentor feladata, hogy már a gyakorlat kezdetén közölje a hallgatóval, amennyiben hibát észlel, azt nyugodtan javítsa ki, de ha nem biztos a dolgában, kérje ki a felettese véleményét. A hibák többfélék lehetnek egy írásos dokumentum esetében: gépelési hibák ilyenkor általában a helyesírás-ellenırzı program jelez, tehát ezt könnyő javítani; helyesírási hibák ez esetben is jelez a fent nevezett program, amennyiben mégsem, a hallgatónak tudnia kell a nyelvtanilag helyes megoldást, de ha nem biztos a dolgában, használhatja a helyesírási szótárt, vagy megkérdezheti a felettesét; nyelvhelyességi hibák ebben az esetben a nyelvhelyesség ellenırzı programot hívhatja a hallgató segítségül; ennek használata kockázatos azonban, mivel az egyes szaknyelvek a magyar nyelvhelyesség szempontból kifogásolhatók (pl. jogi nyelv), tehát ezt a programot csak nagyon óvatosan javasoljuk a hallgatónak használni, és inkább a felettes véleményének kikérésére biztatjuk ıket. A feladat elkészítésének végén követeljük meg a hallgatótól, hogy szóról szóra ellenırizze le a kész munkáját. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 8
7. Ismeret: Hivatalos iratok írása diktálás/hallás után A hallgató az ügyviteli munka során elıforduló hivatalos iratformákat formai és tartalmi szempontból hibátlanul tudja elkészíteni diktálás után. Hivatalos iratok írása diktálás/hallás után: A hallgatók a tanulmányaik során megismerkednek az egyes ügyiratformákkal, azok tartalmi és formai követelményeivel. A mentorok feladata, hogy minél többféle iratot készíttessenek a hallgatókkal a szakmai gyakorlat során. Alapvetı gond szokott lenni az egyes szervezeteknél, hogy a szabványtól eltérı módon többnyire formai szempontból készítik az egyes iratokat (pl. máshova kerülnek az irattári adatok, máshova kerül az aláírás stb.). A hallgatók egyfajta szabványt megtanulnak a képzés során, s azt készítik el a külsı szakmai gyakorlaton is. A mentornak már a feladat kiadása elıtt tanácsos megkérdezni a hallgatótól, hogyan, milyen formában készítették az egyes iratformákat, s felhívni a figyelmet arra, ha az adott cégnél ez másképpen történik. Fontos meghallgatni a hallgatót is, és megfontolni az ı megoldását, majd pedig valamilyen konszenzusra jutni. A diktálás során a hallgatónak sokfelé kell figyelnie, tehát ez nagyon nehéz feladat. Általában az a tapasztalat, hogy a hallgató leírja a diktált anyagot, és utólag formázza meg, javítja az esetleges hibáit. A mentor mindig ellenırizze le a hallgató által készített dokumentumokat, így kivédhetı az, hogy a hallgató hibás anyagot adjon ki a kezébıl. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 9
8. Ismeret: Másolással egybekötött dokumentumformázás A hallgató a dokumentum készítése közben formába gépelje a dokumentumot a gyorsabb, hatékony munkavégzés érdekében. Másolással egybekötött dokumentumformázás: Elıfordul az egyes munkahelyeken az, hogy nagyon gyorsan kell egy dokumentumot elkészíteni. Ilyen esetben már a másolás közben el kell végezni a szükséges formázásokat, hogy a lehetı leggyorsabban elkészüljön a munka. A hallgató számára ez összetett feladatot jelent, hiszen gépelés közben kell a formázási mőveleteket elvégezni. A szövegszerkesztı alkalmazásának tanulása során azonban erre felkészültek a hallgatók, s az a tapasztalat, hogy szívesen végzik ezt a fajta tevékenységet, mivel nem annyira monoton, mintha csak mechanikusan gépelne. A mentor részérıl fontos, hogy elég idıt adjon a hallgatónak ehhez a munkához, nehogy nagy hibákat kövessen el, ugyanakkor figyelmeztesse is, hogy gyorsan dolgozzon, mivel sürget az idı. Hozzá kell szoknia ugyanis a hallgatónak ahhoz, hogy egy munkahelyen bármikor közbe jöhet olyan feladat, amely határidıs. Ilyen esetben is figyelmeztesse a mentor a hallgatót, hogy bármilyen gyorsan is kész kell legyen, az ellenırzést nem szabad elmulasztani, azaz szóról szóra visszaolvasni, tisztázni a kész munkát. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 10
9. Ismeret: Állóképesség fejlesztése A hallgató legyen képes hosszú, bonyolult, összetett gépelési feladatokat elvégezni, kitartással, figyelemmel. Képes legyen hosszú ideig precíz munkát végezni. Állóképesség fejlesztése: Az irodai gépelési munkavégzés során többször találkozunk olyan munkákkal, amelyek hosszú órákig, napokig is tartanak. A hallgatónak ehhez is hozzá kell szoknia, és megfelelı állóképességgel kell elvégeznie. Az állóképesség fejlesztéséhez adjunk a hallgatónak sok, több oldalas másolást, akár több száz oldalas munkákat is. Figyelmeztessük elıre a hallgatót, hogy ilyen jellegő feladatot fog kapni, tehát megfelelıen készüljön fel rá ergonómikus munkaterület beállításával, tornával, bemelegítı ujjgyakorlatokkal stb. Biztosítsuk a számára, hogy másolás, munkavégzés közben, ha úgy érzi, hogy nagyon fáradt különféle tornagyakorlatokat végezhessen pl. szemtorna, kéztorna, testtorna stb. Amennyiben lehetséges, biztosítsuk, hogy óránként néhány percre felállhasson. Hívjuk fel a figyelmét arra, hogy bármilyen hosszú lélegzető is egy munka, azt precízen, hibátlanul kell elvégeznie. Ezért amikor elkészült egy-egy résszel, azt ellenırizze át, hogy amikor kész az egész nagy munkával, véletlenül se hagyjon hibát figyelmen kívül. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 11
10. Ismeret: Hosszabb terjedelmő másolások, háttérzajjal, háttérzenével A hallgató az irodai háttérzaj, esetleges háttérzene ellenére is képes legyen mindenféle írásos irodai munka hibátlan, precíz, gyors elvégzésére. Hosszabb terjedelmő másolások, háttérzajjal, háttérzenével: Minden irodai munkahelyen tapasztalható valamilyen háttérzaj, amely zavarhatja az ott dolgozók munkáját. Néhány munkahelyen a munkáltatók háttérzenét is alkalmaznak bizonyos céllal. Mindehhez a hallgatóknak hozzá kell szokniuk. A mentoroknak már a kezdetekkor el kell mondaniuk, hogy a hallgatók mire számítsanak, milyen háttérzaj fogja megzavarni a munkájukat. Miért alkalmaznak háttérzenét, stb. A hallgatók kezdetben bizonyára nehezen tőrik a háttérzajokat, mivel nincsenek hozzászokva, de ha a mentor türelmes, akkor néhány nap múlva valószínő, hogy ez már nem okoz túl nagy gondot a hallgatóknak. Amennyiben háttérzenét alkalmazunk, ügyeljünk arra, hogy az ne legyen túl hangos, a zene stílusa nyugtató, feszültségoldó legyen. A háttérzajban/zenében végzett munka nagy figyelemösszpontosítást kíván a hallgatótól, még precízebben kell az elkészült munkákat ellenırizni. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 12
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Fıiskola c. projekt 13