A beszerzési logisztikai folyamat tervezésének és működtetésének stratégiái II. Prof. Dr. Cselényi József Dr. Illés Béla PhD. egyetemi tanár tanszékvezető egyetemi docens MISKOLCI EGYETEM Anyagmozgatási és Logisztikai Tanszék A dolgozat I. részében részletesen foglalkoztunk azzal az elemzéssel, amely eredményeként a rendelési folyamat első lépésenként kialakultak azok az igények, amelyek az elkövetkező időszakban aktualizálandó megrendelésekre terjednek ki az anyagfajták, mennyiségek, szállítási határidők és egyéb feltételek megjelölésével. A konkrét megrendelésekre ajánlatokat kell kérni a beszállítóktól. Az ajánlatkéréstől általában akkor kell eltekinteni, ha törzs (stratégiai) beszállítóról van szó, akivel a szóban forgó árura egy hosszabb időszakra (pl. egy év) keretszerződést kötöttek. Az ajánlatkérést is megelőzi egy a beszállítók körében végzett piackutatás. A piackutatás mélységét ill. a kiküldendő ajánlatkérések számát befolyásolják: a szóban forgó anyag előzőekben már beszállításra került-e, és ha igen, akkor a beszállító milyen minősítéssel teljesítette azt, van-e vállalatnál olyan más anyagot beszállító, aki a szóban forgó anyagot ugyancsak képes beszállítani, alapvetően új anyagról van-e szó, mellyel kapcsolatos beszállítói tevékenységről eddig tapasztalatot nem szerzett, így a beszállítók szélesebb köréből kell a beszállítókat kiválasztani. A fentiektől függően változik, hogy hány ajánlatkérés kerül kiküldésre. A piackutatásnál meghatározó szerepe van az INTERNET-nek. A beérkező árajánlatok kiértékelésnél a következő szempontokat kell figyelembe venni: ajánlati ár, vállalt szállítási határidő, minőség, megbízhatóság, a beszállító közelsége, szállításra ajánlott árufajták száma. A beérkező ajánlatok kiértékelése utána kerül sor a megrendelésre. Az így előálló beszállítók tevékenységei folyamatosan értékelésre kerülnek és sorolhatóak különböző kategóriákba: stratégiai beszállítók, egyedi beszállítók. Ezektől függően a következő megrendeléseknél különböző prioritást élvezhetnek.
A megrendelések beérkezése alapján kerül sor a beszállítások ütemezésére, a szállítási mód, a szállítóeszköz és a szállítást végző egység megválasztására. A beszerzés logisztikai folyamatábrája szerint (lásd I. rész 1. ábra) ezt követően kerül sor beszállításra, amelyhez kapcsolódóan el kell dönteni, hogy mely rakodóhely(ek)en kerül sor az adott bejövő áru fogadásra, mely hely(ek)re (raktárak, termelő üzemi tárolók) kerüljenek milyen rakodó és szállítóeszközökkel betárolásra. Ugyancsak meg kell határozni, hogy a bejövő áruk egységrakományait meg kell-e bontani, milyen új egységrakományokat kell képezni, hol kell az egyes egységrakományokat a tárolókon belül elhelyezni. Végül sor kerül annak az eldöntésére is, hogy mikor kell az egyes anyagokat kitárolni, milyen egységrakományokat kell képezni, és a szükséges anyagoknak a tárolótér mely helyéről kell kikerülniük. Az előzőekben leírt anyagáramlási folyamathoz kapcsolódó jellemzőket számítógépes információs rendszerben rögzíteni kell (pl. raktárakba be- és kilépő áruk helye, időpontja, mennyisége, a készletszint a raktárban, tárolóhelyeknek és az áruk elhelyezkedésének a térképe stb.) Az előzőekben leírt beszerzési logisztikai folyamatoknál a tervezésnél ill. a működtetésnél számos döntési helyzet adódik. Napjainkban a döntéseket matematikai modellek alapján célszerű előkészíteni. A vállalati stratégia szintjén kerülnek a beszerzési logisztika stratégiái megalapozására. A következőkben ezekből a beszerzési logisztikai stratégiákból részletezünk néhány fontosabbat: Mely termékekre, mely alkatrészekre terjed ki a percre kész beszállítás? A percre kész (JIT) elvű beszállítás akkor valósítható meg, ha olyan termék gyártása folyik, amelyhez az alkatrész igény T időszakra (óránkénti, naponkénti, heti idővel stb.) közel állandó, vagy az alkatrész felhasználások igényének pontos időpontja annyival előbb ismert legalább, mint a rendelési idő. A JIT elvű beszállításnál a T időszaknak, vagyis a percre készség mértékének meghatározása is fontos feladat. A T optimalizálására felírható egy költségfüggvény, amely minimalizálásából a T adódik. K V ( T ) + K ( T ) + K ( T ) Min., (1.) S ahol K V ( T ) a vásárlási költség; K S ( T ) szállítási költség; K R ( T ) raktározási költség. R
Megállapítható, hogy K V ( T ) csökken, ha T növekszik, mert T növekedése általában nagyobb rendelési időt, ill. kisebb vásárlási költséget eredményezhet. Továbbá a T növekedéséhez tartozó nagyobb mennyiség kisebb fajlagos vásárlási költséget ad. A K S ( T ) szállítási költség általában csökken T növekedésével, mert a nagyobb mennyiséget kisebb fajlagos szállítási költséggel lehet beszállítani. A K R ( T ) raktározási költség a T növekedésével egyértelműen növekszik, mert ennek mértéke jelentősen függ az alkatrészek méretétől és tárolásával szemben támasztott követelményeitől. A JIT elvű alkatrész beszállítás köre bővíthető a beszállító és a felhasználó közötti szoros együttműködéssel. Közös információs rendszer, elektronikus kereskedelem alkalmazása, gyártási rendszerek összehangolása, felhasználó közeli elosztóraktárak létrehozása, hálózatszerű termelési struktúra kialakítása és logisztikával integrált termelésütemezés kiterjesztése eredményezheti mindezeket az intenzív együttműködési formákat. A vállalatok jelentős részében általában több önállóan gazdálkodó termelő-szolgáltató egység található. Ilyen vállalati szervezeti struktúra mellett felvetődik a kérdés, hogy bizonyos feladatokat célszerű centralizáltan egy-egy külön szervezeti egységnek ellátni. Ilyen feladatok lehetnek a logisztikai feladatok is. A beszerzési logisztikában két alapvető stratégiai kérdés adódik a centralizálással kapcsolatosan: centralizált vagy decentralizált legyen-e a beszerzés, centralizált vagy decentralizált legyen-e a raktározás. A centralizált beszerzést akkor célszerű alkalmazni, ha a következő esetek állnak fenn: az egyes önálló szervezeti egységek anyagszükségletének egy jelentős része azonos fajtájú anyagokból áll össze, és így a rendelések összevonhatók, nagyobb mennyiségű tételek adódnak, amelyeknél a fajlagos vásárlási költségek kisebbek, (lásd 2. ábra) az egyes önálló egységek anyagszükségleténél ugyan nem képeznek jelentős hányadot a közös anyagok, de ennek ellenére a beszállítók ill. a potenciális beszállítók köre jelentős átfedést mutat, mert ez esetben olcsóbban és könnyebben kialakíthatók az intenzív együttműködési kapcsolatok a központi beszerzésnél megfelelő informatikai háttér kialakításánál lehetőség nyílik a beszerzői piac alaposabb megismerésére, valamint a vállalaton belüli
készletigények folyamatos nyomon követésére, így fajlagosan kevesebb ügyfél kapcsolattal lehet ugyanazt a rendelésszámot lebonyolítani. 2. ábra Az i-edik anyagfajta fajlagos vásárlási költsége A két beszerzési forma az igények meghatározási módjában is különbözik. A rendelési mennyiség meghatározása során mindig figyelembe kell venni, hogy az igény általában nem adható meg egy-egy mennyiségértékkel, hanem a várható érték és a szórás összegeként határozható meg: qmij = q ij +ϕi σ ij, (2.) q a rendelési mennyiség az i. alapanyagból a j. felhasználónál, Mij q a rendelési mennyiség várható értéke az i. alapanyagból a j. felhasználónál, ij ϕ i az i. alapanyag szórásának szorzó tényezője, amely a p ij előírt valószínűségtől függ (lásd 3. ábra), σ ij az i. alapanyag rendelési mennyiségének szórása a j. felhasználó esetén.
3. ábra A q ij anyagra vonatkozó eloszlásfüggvény Decentralizált beszerzés esetén az i. alapanyagból megrendelendő mennyiség meghatározása során összegezni kell az egyes felhasználók rendelési mennyiségét: p q = q +ϕ σ. (3.) Mi ij i ij j= 1 j= 1 p Látható, hogy decentralizált beszerzés esetén az egyes felhasználóknál jelentkező bizonytalanságok nem kompenzálhatók, hiszen minden egyes felhasználó önállóan végzi a beszerzést. Centralizált beszerzés esetén ez az összegzés más formát ölt, hiszen ebben az esetben a rendelést központilag adják fel, ebből következik, hogy a rendelési mennyiség meghatározása az alábbi összefüggéssel írható fel: q p 2 = q +ϕ σ. Mi ij i ij j= 1 j= 1 p (4.) Az ismertetett összefüggésből látható, hogy centralizált beszerzés esetén az egyes felhasználók rendelési mennyiségeinek szórásából adódó bizonytalanságok az esetek jelentős részében kiegyenlíthetőek, ezáltal kisebb készletek érhetők el, míg decentralizált beszerzés esetén ez nem valósítható meg. A központi beszerzés kiépítése és működtetése jelentős költséget jelent. Ennek a kompenzációját kell biztosítani alacsonyabb készletszinttel, gyorsabb és megfelelőbb minőségű anyagbeszerzéssel, és a decentralizált beszerzéshez képest lényegesen kevesebb munkaráfordítással.
A decentralizált beszerzés jellegzetes esetei: a központi beszerzés szervezeti, informatikai és személyi feltételei, valamint a kölcsönös érdekeltség nem teremthető meg, speciális fajtájú anyagokat kell beszerezni, hosszú időn át kialakult a nem nagy fajtaszámú anyagok beszállítói köre, és kis %-át teszi ki a rendelt anyagoknál az új anyag, döntő mértékben olyan anyagok beszerzésére van szükség, amelyeknek egyértelműen kialakultak a beszállítói, akik szorosan együttműködő partnerek, és a változó igényeket az alkatrészek és anyagok vonatkozásában rövid határidővel tudják előállítani. Centralizált vagy decentralizált raktározás Centralizált raktározás esetén a beszerzett anyagok és áruk döntő része egy, esetleg több központi raktárba kerül elhelyezésre és onnan a felhasználás ütemébe jutnak az egyes üzemekbe, egységekbe ill. azok készenléti tárolóiba. Decentralizált raktározásnál általában minden üzem, vagy egység önálló raktározással rendelkezik. A centralizált és decentralizált raktározás lehet egyaránt: centralizált és decentralizált beszerzésnél. Ugyanakkor az esetek nagy részében centralizált beszerzésnél centralizált -, decentralizált beszerzésnél decentralizált raktározást alkalmazunk. A centralizált raktározás előnyei: kevesebb a tárolókapacitás szükséglet, javítható a termelő alapterületek aránya a tárolóterületekhez viszonyítva, korszerű és olcsóbb tárolási technikák és technológiák alkalmazhatók, kisebb fajlagos tárolási költségek adódnak, vállalti szinten követhetők a készletek, jobban kezelhetők az elfekvő készletek, az egyes anyagok készletszintjeinek ingadozásai jelentősen kiegyenlítődhetnek, ezért az összes tárolókapacitás szükséglet lényegesen kisebbre adódik, mint decentralizált esetben,
leegyszerűsítheti az üzemrészek közötti járműforgalmat, ha a külső járműveknek csak a központi raktárak és a belépési pontok között kell mozogni. A decentralizált raktározás előnyei: esetenként gyorsan ill. kisebb költséggel alakítható ki tárolási kapacitás, az anyagok azonnal rendelkezésre állnak, csökkenthetők az üzemrészek közötti belső szállítási költségek. Vizsgáljuk a raktározási-beszerzési költségeket centralizált ill. decentralizált raktározás esetén. 4. ábra Centralizált raktár ill. decentralizált raktár szállítási kapcsolatai A centralizált raktározás összköltsége a következő komponensekre bontható: K1 = KV + KS1+ KR1+ KS2 + K R2, (5.) ahol K vásárlási költség, v K S1 szállítási költség a vállalathoz való belépési ponttól a központi raktárba való beszállításig, K R1 raktározási költség a központi raktárban, K szállítási költség a központi raktárból az üzemi raktárig, S2
K R2 raktározási költség az egyes üzemekben lévő átmeneti tárolókon, raktárakban. Decentralizált raktározás összköltsége ahol K = K + K + K, (6.) 2 V S3 R3 K S3 szállítási költség a vállalathoz való belépési ponttól az üzembe (decentrumba) való beszállítási pontig, K raktározási költség az üzemi (decentralizált) raktárban. R3 Ha az egyes költségeket összehasonlítjuk, akkor a következők állapíthatjuk meg: a vásárlási költség nem függ attól, hogy centralizált vagy decentralizált a raktározás, csak attól, hogy milyen a beszerzés, ugyanis centralizáltan nagyobb tételben összevontan, kisebb fajlagos vásárlási költség mellett történhet a beszerzés, a raktározási költségek általában lényegesen kisebbek centralizált raktározásnál, mint decentralizált raktározásnál, a vállalaton belüli szállítási költségek jelentősen függnek a központi raktárak, az üzemek, üzemrészek valamint a bejárati kapuk elhelyezésétől, a vállalaton belül az üzemek-raktárak között kialakult útrendszertől, az egyes viszonylatbeli szállítások gyakoriságától, de általában centralizált raktározásnál adódik nagyobb költség. Megállapítható a két költségfüggvény összevetéséből, hogy a centralizált raktározás akkor gazdaságosabb, ha: ( ) K + K K < K K + K (7.) R1 R2 R3 S3 S1 S2 A fenti összefüggés alapján eldönthető, hogy egy adott vállalt adott viszonyai mellett mely üzemeknek, mely anyagait gazdaságos centralizáltan raktározni ill. melyeknél kell a decentralizált raktározást alkalmazni. Végül meg kell jegyezni, hogy centralizált ill. decentralizált raktározás nem csak az alapanyagoknál lehetséges, hanem a késztermékek raktározásánál is. Természetesen ez esetben a döntéseket az előzőekhez képest más tényezők is befolyásolnak, de bizonyos mértékben összefüggnek az alapanyag-raktározásnál alkalmazott centralizáltsággal.